試述會(huì )計電算化的應用與管理
改革是振興我國經(jīng)濟的必由之路，也是建立有中國特色的社會(huì )主義會(huì )計的必由之路。在深化經(jīng)濟體制改革的過(guò)程中，財務(wù)管理與成本核算的改革問(wèn)題越來(lái)越受到大家的關(guān)注。在科技高速發(fā)展的今天，利用計算機替代人工手工記帳已成為現實(shí)，為實(shí)現會(huì )計數據信息的高速傳遞及上報提供了可靠的物質(zhì)保障。所謂會(huì )計電算化，是指計算機技術(shù)在會(huì )計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記帳、算帳、報帳，以及對會(huì )計信息進(jìn)行分析和利用的工程。利用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算和會(huì )計管理，實(shí)現會(huì )計電算化，是規范會(huì )計工作及會(huì )計工作現代化的重要組成部分，是深化會(huì )計改革、貫徹新《會(huì )計法》、進(jìn)一步提高會(huì )計工作水平和質(zhì)量的迫切需要。
一、會(huì )計電算化的工作原理
會(huì )計電算化是將繁瑣、單調、機械性較強的會(huì )計核算工作交由計算機進(jìn)行處理，提高會(huì )計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會(huì )人員的勞動(dòng)強度，使財會(huì )人員從繁重的手工勞動(dòng)和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來(lái)，更好地參與單位的經(jīng)營(yíng)決策，加強財務(wù)管理。使財務(wù)管理工作電算化，將會(huì )計數據進(jìn)行匯總、統計、分析，提供宏觀(guān)管理所必需的決策數據是現代化財務(wù)管理的主要內容。會(huì )計電算化是管理現代化和會(huì )計自身改革和發(fā)展的客觀(guān)需要，是時(shí)代發(fā)展的必然，是會(huì )計工作的發(fā)展方向。在會(huì )計核算電算化的基礎上，提高數據分析處理的自動(dòng)化和科學(xué)化是財會(huì )工作向高水平發(fā)展的重要前提。
會(huì )計電算化是把系統工程、電子計算機技術(shù)等科學(xué)與會(huì )計理論和方法融為一體，通過(guò)貨幣計量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運算和輸出，運用最新科技成果，以現代機器工作取代手工操作，實(shí)現會(huì )計工作方式的變革和人的解放，提供計劃和控制經(jīng)濟過(guò)程需要的會(huì )計信息。LOCAlhOST會(huì )計電算化是會(huì )計工作從核算型向管理型轉變的必然趨勢，是現代會(huì )計工作的發(fā)展方向，它在經(jīng)濟管理工作中開(kāi)始發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。大力發(fā)展會(huì )計電算化事業(yè)，也是深化會(huì )計改革，進(jìn)一步提高治黃事業(yè)會(huì )計工作水平的迫切要求。
二、會(huì )計電算化在我局中的實(shí)際應用
我局是1998年11月由黃委會(huì )組織的第一批會(huì )計電算化試點(diǎn)單位，經(jīng)省局、黃委會(huì )會(huì )計電算化驗收領(lǐng)導小組實(shí)際驗收與測驗率先于20xx年1月1日正式實(shí)行的會(huì )計電算化。
自1998年11月份我局參加黃委會(huì )計電算化試點(diǎn)以來(lái)，會(huì )計電算化的高速、快捷、方便等特性已通過(guò)四年的會(huì )計決算及季報、月報、數據的查詢(xún)、提取與手工記帳的差別越來(lái)越明顯的突出起來(lái)。充分利用用友會(huì )計電算化軟件（我局會(huì )計電算化試點(diǎn)安裝的是黃委統一配置的用友軟件公司提供的會(huì )計電算化程序）所提供的總帳、工資、固定資產(chǎn)、ufo報表功能，極大的提高了會(huì )計數據的統計、數據共享、匯總效率與精確度。
三、會(huì )計電算化的操作與管理
通過(guò)四年半的會(huì )計電算化的試點(diǎn)與程序運行，深刻體會(huì )到要使整個(gè)系統能高效、穩定、安全地運行起來(lái)，避免因誤操作而導致數據失真和丟失，保證發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)發(fā)現、糾正，同時(shí)保證會(huì )計電算化信息資源的正確性、完整性和連續性，達到盡早甩脫手工帳，完全實(shí)現電算化之目的，不但要多方面練習與操作、盡快提高自身的業(yè)務(wù)水平、熟悉會(huì )計電算化程序運行的過(guò)程，還要確保系統安全、穩定的運行。必須嚴格按照計算機操作規程及各項規章制度去做，以免出現大的錯誤。
上機人員必須嚴格按照各自的權限進(jìn)行操作，不得越權，為防止此類(lèi)情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統；應及時(shí)作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；不能使用來(lái)歷不明的軟盤(pán)和進(jìn)行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經(jīng)批準，不能使用格式化和刪除等dos命令；嚴禁在微機內安裝或運行游戲軟件。
為更好地完成系統維護任務(wù)，及時(shí)、全面、準確地了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處理結果等情況是非常必要的，為此應制定：
1、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫(xiě)日期、操作員姓名、操作內容、運行時(shí)間和運行情況。
2、操作過(guò)程中若沒(méi)有問(wèn)題則應在運行情況欄填寫(xiě)運行正常字樣，若有問(wèn)題則應及時(shí)登記記錄，并向系統管理員報告。
3、系統維護員在維護過(guò)程中發(fā)現的異�，F象和處理方法、處理結果都應有明確記載。對于嚴重或重大運行故障，除按規定登記外還須另外填寫(xiě)運行故障報告單，并向系統管理員匯報。
4、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。
5、要真實(shí)完整地填寫(xiě)操作記錄。對發(fā)生問(wèn)題不登記者，將根據問(wèn)題的嚴重程度，按有關(guān)制度予以處理。
上報主管部門(mén)的會(huì )計報表，根據主管部門(mén)要求的格式上報。內部會(huì )計報表，根據主管領(lǐng)導要求來(lái)設定。對內部基層部門(mén)上報的會(huì )計報表格式也要由主管領(lǐng)導統一規定，一經(jīng)確定不允許輕易變動(dòng)。嚴格遵循報表處理程序。由計算機自動(dòng)生成的會(huì )計報表，與帳簿數據必須銜接一致。存貯在硬盤(pán)上的會(huì )計報表數據必須建立軟盤(pán)備份，備份次數每月不得少于一次。做備份前要填寫(xiě)《備份數據登記簿》。每月的會(huì )計報表必須以書(shū)面形式打印出來(lái)，并經(jīng)主管領(lǐng)導審閱簽字或蓋章。每月的會(huì )計報表必須以軟盤(pán)和書(shū)面兩種形式并存，軟盤(pán)會(huì )計報表和書(shū)面會(huì )計報表的數據必須一致。每年年終時(shí)，必須將全年會(huì )計報表數據（包括備份軟盤(pán)和打印書(shū)面報表）統一整理，轉檔案管理員辦理存檔手續。
根據會(huì )計電算化程序運行的特點(diǎn)還應健全相應的系統維護與管理制度：
�。ㄒ唬�、對系統維護的任務(wù)
1、實(shí)施對系統的日常檢查和維護，以保證系統的正常運行；
2、在系統發(fā)生故障時(shí)，排除故障和恢復運行；
3、根據電算化工作實(shí)際需要，提出系統擴充報告，上報主管領(lǐng)導；
4、在系統擴充時(shí)負責安裝、調試，直至運行正常；
5、在系統環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應性的維護工作。
�。ǘ�、對硬件系統的維護
1、硬件設備的管理：會(huì )計電算化專(zhuān)用硬件設備由財經(jīng)科統一管理和使用，其他部門(mén)一般情況下不得使用，確需使用時(shí)必須經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并確認不影響會(huì )計電算化之正常工作，必須進(jìn)行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名、批準時(shí)間等事項。會(huì )計電算化硬件設備專(zhuān)門(mén)用于運行帳務(wù)處理系統、報表處理系統和其它會(huì )計事務(wù)處理軟件。任何人不得用于對外服務(wù)。為保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線(xiàn)路及打印電纜、顯示器連接線(xiàn)等。
2、硬件設備的維護：會(huì )計電算化硬件設備的維護工作由系統維護員負責進(jìn)行，一般維護工作需填寫(xiě)《系統維護登記表》，大的硬件維護還需做系統維護報告，報系統管理員。會(huì )計科目不得隨意改動(dòng)、增刪，在每年年初，由會(huì )計主管批準并授權有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動(dòng)，原則上年中不許改動(dòng)、增刪會(huì )計科目，確需變動(dòng)的要經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并作相應的并帳、分帳、撤帳等處理。
�。ㄈ�、對會(huì )計軟件的升級
應經(jīng)主管領(lǐng)導批準，由系統管理員組織，系統維護員具體實(shí)施，并編寫(xiě)升級報告，形成文檔進(jìn)入檔案。
�。ㄋ模�、對會(huì )計軟件的管理
1、會(huì )計軟件的升級與更換，必須統一規劃、以地（市）局為單位統一管理，不得隨意更換或處理。財務(wù)處在獲得會(huì )計軟件的同時(shí)，必須做軟盤(pán)備份，并分別存放在檔案室、機房和財務(wù)處的專(zhuān)用鐵柜內，存放在檔案室的備份軟件由檔案管理員管理，存放在其它兩處的備份軟件由數據管理員統一保管。
2、運行中的.會(huì )計軟件必須安裝在計算機硬盤(pán)上，一般情況下不得重新安裝。
�。ㄎ澹�、對電算化會(huì )計檔案的管理和利用
電算化會(huì )計檔案是電算化會(huì )計活動(dòng)的產(chǎn)物，又是電算化會(huì )計活動(dòng)的客觀(guān)表現，在經(jīng)濟活動(dòng)中具有史料和查證作用。所以加強電算化會(huì )計檔案管理，是電算化會(huì )計工作連續進(jìn)行的保證；是電算化會(huì )計信息系統內數據安全完整的保證；是電算化會(huì )計信息系統正常運行的保證。因此必須做好：會(huì )計憑證的收集和整理、會(huì )計帳簿的收集和整理、會(huì )計報表的收集和整理、會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤(pán)數據的收集和整理。
存貯在硬盤(pán)上的會(huì )計數據必須建立軟盤(pán)備份。根據《帳務(wù)系統管理制度》和《報表系統管理制度》的規定，帳務(wù)數據和報表數據的備份由數據管理員建立。備份次數每月不得少于一次。備份的軟盤(pán)與檔案管理員辦理存檔手續。用做備份的軟盤(pán)必須妥善保管。備份軟盤(pán)應貼上保護標簽并用印章或封條簽封。備份軟盤(pán)應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所，并定期進(jìn)行轉貯。雙備份下的兩套備份軟盤(pán)應存放在不同的地點(diǎn)保管。
只有認真按照財政部發(fā)布的《會(huì )計電算化工作規范》來(lái)管理、使用、維護計算機，才能真正做好單位內部信息資源的共享，充分發(fā)揮會(huì )計電算化的快捷、方便，保障會(huì )計電算化工作的順利、全面展開(kāi)，有機地將會(huì )計核算、物資管理工作及系統安全有效地長(cháng)期運行提供可靠的數據保障，從而促進(jìn)黃河系統財會(huì )電算化網(wǎng)的數據共享長(cháng)期有效、穩定地發(fā)展下去，使財會(huì )人員真正擺脫繁瑣、單調、機械的手工操作，提高會(huì )計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，更好地為單位的經(jīng)營(yíng)決策、財務(wù)管理以及整個(gè)治黃事業(yè)服好務(wù)，保障會(huì )計電算化會(huì )計工作的順利開(kāi)展。
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