文件管理制度15篇（熱門(mén)）
在我們平凡的日常里，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編收集整理的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
文件的收發(fā)、閱批、執行、催辦工作是醫院實(shí)施有效行政管理的重要途徑,各級領(lǐng)導和部門(mén)必須執行如下規定:
1、由上級機關(guān)下發(fā)的各類(lèi)行政、政工、醫療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應由醫院辦公室簽收登記,各職能部門(mén)和個(gè)人不能私自簽收保存文件。
2、醫院辦公室主任負責對各類(lèi)收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導或部門(mén)傳閱和執行。院級領(lǐng)導批閱一般文件不超過(guò)三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門(mén)對院領(lǐng)導批示文件應在規定時(shí)間抓好落實(shí),落實(shí)后應將執行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負責對文件批轉及執行過(guò)程中的督促、檢查,有權對延誤工作的`部門(mén)提出批評。
5、執行文件批轉過(guò)程中的簽收、注銷(xiāo)規定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導提出處理意見(jiàn)。
6、各類(lèi)文件在批轉過(guò)程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書(shū)寫(xiě),字跡要工整。
文件管理制度2
維修技術(shù)資料、工藝文件管理制度之相關(guān)制度和職責
1、技術(shù)負責人負責收集汽車(chē)維修的法律、法規和國家標準、行業(yè)標準以及相關(guān)技術(shù)標準，具備所承修車(chē)型相關(guān)維修技術(shù)標準和工藝文件，確保文件完整并及時(shí)更新，以上資料交由資料管理員保管。
2、資料管理員對所有資料進(jìn)行分類(lèi)編號，定期對資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)并做好記錄，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導匯報。
3、借用資料時(shí)，資料管理員應認真、完整地填寫(xiě)資料借用登記表。
4、借用人對資料必須愛(ài)護，保證資料的完好、整潔。對于使用中出現的'損壞現象，應主動(dòng)向管理員說(shuō)明，并酌情賠償。
5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書(shū)或及時(shí)復印此書(shū)，資料管理員對借用人進(jìn)行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，并上報領(lǐng)導。
6、為保證資料內容清晰完整，翻閱資料時(shí)雙手一定要潔凈，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。
文件管理制度3
1、目的：
為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門(mén)都應堅持實(shí)事求是、尊重客觀(guān)、理論聯(lián)系實(shí)際、認真負責的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全，嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門(mén)負責本部門(mén)的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專(zhuān)用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的.檢查與監督。
5、文件分類(lèi)：公司的公文主要可分為以下類(lèi)：
5.1管理制度：適用于公司各部門(mén)的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法�！皸l例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動(dòng)、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進(jìn)行匯報請示的行文。
5.5會(huì )議紀要適用于公司各級會(huì )議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個(gè)人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁(yè)邊距設置為2.5CM，頁(yè)腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標和中英文名稱(chēng)。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門(mén)）、抄報（送)單位(部門(mén)）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類(lèi)文件須統一編制發(fā)文編號，編號數字不分按年度時(shí)間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門(mén)發(fā)文為該部門(mén)為主要責任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類(lèi)發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財務(wù)部發(fā)文瑞普財字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號
6.5.7營(yíng)銷(xiāo)中心發(fā)文瑞普銷(xiāo)字【xx】號
6.6簽發(fā)人：制度類(lèi)和通知類(lèi)文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關(guān)負責人手寫(xiě)簽名。文件底部應添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線(xiàn)，兩橫線(xiàn)間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距�！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O級以上領(lǐng)導，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門(mén)或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應該了解的部門(mén)或人員。對于版面一頁(yè)稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁(yè)內，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導簽字，在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類(lèi)文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調配合、逐項落實(shí)，確保工作在規定的時(shí)間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，一般不要簡(jiǎn)稱(chēng)，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線(xiàn)上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數文件都必須添加頁(yè)碼，位置為頁(yè)面底端，對齊方式為居中，首頁(yè)顯示頁(yè)碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標點(diǎn)正確、用字準確、格式規范；
6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專(zhuān)人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時(shí)報送。
7.3文書(shū)處理工作：
7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門(mén)文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類(lèi)管理，文件夾側面標題設置為4個(gè)字，添加公司徽標和英文簡(jiǎn)稱(chēng)。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見(jiàn)附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門(mén)主管領(lǐng)導（經(jīng)理、總監）審核→公司主管領(lǐng)導（總監、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門(mén)經(jīng)理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經(jīng)公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁(yè)面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
文件管理制度4
�。ㄒ唬┕墓芾�
�、惫姆N類(lèi)：人大常委會(huì )共有三類(lèi)公文，人大常委會(huì )文件、人大常委會(huì )黨組文件、人大常委會(huì )辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會(huì )同辦公室商定。
�、补钠鸩荩喊凑疹I(lǐng)導指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會(huì )或黨組文件發(fā)文，由常委會(huì )主要領(lǐng)導簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后，底稿交由文書(shū)存檔。因多次修改底稿無(wú)法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書(shū)存檔。
�、彻拇蛴。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會(huì )議的有關(guān)材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應填寫(xiě)兩聯(lián)單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結算。
�、垂男Γ河蓴M稿人校對，并由核稿人再次進(jìn)行校對，確認無(wú)差錯后方可印制。
�、倒难b訂：文件印完后，起草人要及時(shí)進(jìn)行裝訂，并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務(wù)員交待清楚。グ嬡ㄋ有
�、豆姆职l(fā)：公務(wù)員接到文件后應及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達有關(guān)單位，急辦文件隨印隨發(fā)。
�、饭拇鏅n：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時(shí)交文檔管理人員，文書(shū)要及時(shí)存檔立卷，不得漏存漏報。
�。ǘn案管理
�、蔽募䴔n案實(shí)行專(zhuān)人管理。所有密級文件和內部資料，要嚴格登記、傳閱和借閱手續，嚴防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。
�、矅栏裎臋n借閱制度。借閱文件要經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導同意。未經(jīng)允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂放，不準將文件帶回家中。
�、硨κ盏降腵各類(lèi)文件，文檔人員要及時(shí)查收并按要求進(jìn)行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類(lèi)保管，積極提供利用，并做好年終文件的。清退工作。
�、磸U舊文件不得同舊報刊混同處理，一律打捆送造紙廠(chǎng)打漿，以防失泄密和影響單位形象。
文件管理制度5
為了更好地規范各類(lèi)文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節，特制定本制度。
一、上級來(lái)文和外單位來(lái)文。辦公室人員對上級來(lái)文和外單位來(lái)文首先要在收文登記簿上詳細登記，來(lái)文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫(xiě)好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見(jiàn)的，辦公室應提醒有關(guān)人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時(shí)將文件收回，分類(lèi)別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類(lèi)文件包括簡(jiǎn)報的起草均有辦公室人員負責起草，部門(mén)專(zhuān)業(yè)文件由各部門(mén)專(zhuān)業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡(jiǎn)報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫(xiě)發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫(xiě)發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒(méi)有總經(jīng)理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫(xiě)文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。
四、報告、請示、匯報、制度、規定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動(dòng)類(lèi)一般應以簡(jiǎn)報形式印發(fā)，每周例會(huì )的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實(shí)公司會(huì )議精神的`情況匯報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時(shí)銷(xiāo)毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過(guò)八小時(shí)的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。
太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日
文件管理制度6
一、檔案資料的管理規定
1、為保證所有文件、合同、各類(lèi)檔案資料能全面地保存并管理，同時(shí)也方便各部門(mén)有效地使用所有資料，公司的文檔資料實(shí)行統一管理制度。
2、由運營(yíng)中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門(mén)例會(huì )和重要會(huì )議均要有會(huì )議紀要并提交運營(yíng)中心。
4、所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份，一份交客戶(hù)，另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔，各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。
5、圖書(shū)資料由各部門(mén)自己保管，但各部門(mén)需向運營(yíng)中心提交清單，并在每次新增資料后及時(shí)向運營(yíng)中心提交新增的`資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會(huì )議紀要、公告等；
2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料；
3、各部門(mén)例會(huì )和重要會(huì )議的會(huì )議紀要；
4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復印件、學(xué)歷復印件及其它相關(guān)重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績(jì)效考核等資料；
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關(guān)文檔的原則。
2、調用本部門(mén)文檔，須經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理申批。
3、調用外部門(mén)文檔，經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫(xiě)有關(guān)調用文檔表格方可調用。
4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門(mén)調用文檔，違者按情節輕重予以處罰。
文件管理制度7
第一章總則
第一條
為了加強市政基礎設施工程施工技術(shù)文件的規范化管理，使其真實(shí)反映工程實(shí)體質(zhì)量和管理水平，根據《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》和國家有關(guān)規范、標準，制定本規定。
第二條
本規定所稱(chēng)高超基礎設施工程，是指城市范圍內道路、橋架、廣場(chǎng)、隧道、公共交通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理處置等工程。
第三條
本規定適用于新建、改建、擴建的市政基礎設施工程。凡參加上述工程的有關(guān)單位按本規定執行。本規定中未涉及到的或有特殊要求需要增、減內容的，應按國家有關(guān)規定和設計要求執行。
第四條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件，是指在施工過(guò)程中，施工單位執行工程建設強制性標準和國家、地方有關(guān)規定而填寫(xiě)、收集、整理的文字記錄、圖紙、表格、音像材料等必須歸檔保存的文件。
第五條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件，應按本規定的統一表格、表式(見(jiàn)附件)填寫(xiě);未規定統一表格、表式的，省級建設行政主管部門(mén)可根據需要作出規定。
第二章管理與職責
第六條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件由施工單位負責編制，建設單位、施工單位負責保存，其他參建單位按其在工程中的相關(guān)職責做好相應工作。
建設單位應按《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-20xx)的要求，于工程竣工驗收后三個(gè)月內報送當地城建檔案管理機構。
第七條
實(shí)行總承包的工程項目，由總承包單位負責匯集、整理各分包單位編制的有關(guān)施工技術(shù)文件。
第八條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件應隨施工進(jìn)度及時(shí)整理，所需表格應按本規定中的要求認真填寫(xiě)、字跡清楚、項目齊全、記錄準確、完整真實(shí)。
第九條
市政基礎設施工程施工技術(shù)文件中，應由各崗位責任人簽認的，必須由本人簽字(不得蓋圖章或由他人代簽)。工程竣工，文件組卷成冊后必須由單位技術(shù)負責人和法人代表或法人委托人簽字并加蓋單位公章。
第十條
建設單位與施工單位在簽訂施工合同時(shí)，應對施工技術(shù)文件的編制要求和移交期限做出明確規定。建設單位應在施工技術(shù)文件中按有關(guān)規定簽署意見(jiàn)。實(shí)行監理的工程應有監理單位按規定對認證項目的認證記錄。
第十一條
建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對施工技術(shù)文件進(jìn)行預驗收，驗收不合格不得組織工程竣工驗收。城建檔案管理機構在收到施工技術(shù)文件七個(gè)工作日內提出驗收意見(jiàn)，七個(gè)工作日內不得出驗收意見(jiàn)，視為同意。
第十二條
不得任意涂改、偽造、隨意抽撤損毀或丟失文件，對于弄虛作假、玩忽職守而造成文件不符合真實(shí)情況的，由有關(guān)部門(mén)追究責任單位和個(gè)人的責任。
第三章內容與要求
第十三條
施工組織設計
(一)施工單位在施工之前，必須編制施工組織設計;大中型的工程應根據施工組織總設計編制分部位、分階段的施工組織設計。
(二)施工組織設計必須經(jīng)上一級技術(shù)負責人進(jìn)行審批加蓋公章方為有效，并須填寫(xiě)施工組織設計審批表(合同另有規定的，按合同要求辦理)。在施工過(guò)程中發(fā)生變更時(shí)，應有變更審批手續。
(三)施工組織設計應包括下列主要內容：
1、工程概況：工程規模、工程特點(diǎn)、工期要求、參建單位等。
2、施工平面布置圖。
3、施工部署和管理體系：施工階段、區劃安排;進(jìn)度計劃及工、料、機、運計劃表和組織機構設置。組織機構中應明確項目經(jīng)理、技術(shù)責任人、施工管理負責人及其它各部門(mén)主要責任人等。
4、質(zhì)量目標設計：質(zhì)量總目標、分項質(zhì)量目標，實(shí)現質(zhì)量目標的主要措施、辦法及工序、部位、單位工程技術(shù)人員名單。
5、施工方法及技術(shù)措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技術(shù)、新工藝、新材料、新設備等)。
6、安全措施。
7、文明施工措施。
8、環(huán)保措施。
9、節能、降耗措施。
10、模板及支架、地下溝槽基坑支護、降水、施工便橋便線(xiàn)、構筑物頂推進(jìn)、沉井、軟基處理、預應力筋張拉工藝、大型構件吊運、混凝土澆注、設備安裝、管道吹洗等專(zhuān)項設計。
第十四條
施工圖設計文件會(huì )審、技術(shù)交底。
(一)工程開(kāi)工前，應由建設單位組織有關(guān)單位對施工圖設計文件進(jìn)行會(huì )審并按單位工程填寫(xiě)施工圖設計文件會(huì )審記錄。設計單位應按施工程序或需要進(jìn)行設計交底。設計交底應包括設計依據、設計要點(diǎn)、補充說(shuō)明、注意事項等，并做交底紀要。
(二)施工單位應在施工前進(jìn)行技術(shù)交底。各種交底的文字記錄，應有交底雙方簽認手續。
第十五條
原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)、出廠(chǎng)檢(試)驗報告及復試報告。
(一)一般規定
1、必須有出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)和出廠(chǎng)檢(試)驗報告，并歸入施工技術(shù)文件。
2、合格證書(shū)、檢(試)驗報告為復印件的必須加蓋供貨單位印章方為有效，并注明使用工程名稱(chēng)、規格、數量、進(jìn)場(chǎng)日期、經(jīng)辦人簽名及原件存放地點(diǎn)。
3、凡使用新技術(shù)、新工藝、新材料、新設備的，應有法定單位鑒定證明和生產(chǎn)許可證。產(chǎn)品要有質(zhì)量標準、使用說(shuō)明和工藝要求。使用前應按其質(zhì)量標準進(jìn)行檢(試)驗。
4、進(jìn)入施工現場(chǎng)的原材料、成品、半成品、構配件，在使用前必須按現行國家有關(guān)標準的規定抽取試樣，交由具有相應資質(zhì)的檢測、試驗機構進(jìn)行復試，復試結果合格方可使用。
5、對按國家規定只提供技術(shù)參數的測試報告，應由使用單位的技術(shù)負責人依據有關(guān)技術(shù)標準對技術(shù)參數進(jìn)行判別并簽字認可。
6、進(jìn)場(chǎng)材料凡復試不合格的，應按原標準規定的要求再次進(jìn)行復試，再次復試的結果合格方可認為該批材料合格，兩次報告必須同時(shí)歸入施工技術(shù)文件。
7、必須按有關(guān)規定實(shí)行見(jiàn)證取樣和送檢制度，其記錄、匯總表納入施工技術(shù)文件。
8、總含堿量有要求的地區，應對混凝土使用的水泥、砂、石、外加劑、摻合料等的含堿量進(jìn)行檢測，并按規定要求將報告納入施工技術(shù)文件。
(二)水泥
1、水泥生產(chǎn)廠(chǎng)家的檢(試)驗報告應包括后補的28天強度報告。
2、水泥使用前復試的主要項目為：膠砂強度、凝結時(shí)間、安定性、細度等。試驗報告應有明確結論。
(三)鋼材(鋼筋、鋼板、型鋼)
1、鋼材使用前應按有關(guān)標準的規定，抽取試樣做力學(xué)性能試驗;當發(fā)現鋼筋脆斷，焊接性能不良或力學(xué)性能顯著(zhù)不正常等現象時(shí)，應對該批鋼材進(jìn)行化學(xué)成分檢驗或其它專(zhuān)項檢驗;如需焊接時(shí)，還應做可焊接性試驗，并分別提供相應的試驗報告。
2、預應力混凝土所用的高強鋼絲、鋼絞線(xiàn)等張拉鋼材，除按上述要求檢驗外，不定期應按有關(guān)規定進(jìn)行外觀(guān)檢查。
3、鋼材檢(試)驗報告的項目應填寫(xiě)齊全，要有試驗結論。
(四)瀝青
瀝青使用前復試的主要項目為：延度、針入度、軟化點(diǎn)、老化、粘附性等(視不同的道路等級而定)。
(五)涂料
防火涂料應具有經(jīng)消防主管部門(mén)的認定證明材料。
(六)焊接材料
應有焊接材料與母材的可焊性試驗報告。
(七)砌塊(磚、料石、預制塊等)
用于承重結構時(shí)，使用前復試項目為：抗壓、抗折強度。
(八)砂、石
工程所使用的砂、石應按規定批量取樣進(jìn)行試驗。試驗項目一般有：篩分析、表觀(guān)密度、堆積密度和緊密密度、含泥量、泥塊含量、針狀和片狀顆粒的總含量等。結構或設計有特殊要求時(shí)，還應按要求加做壓碎指標值等相應項目試驗。
(九)混凝土外加劑、摻合料
各種類(lèi)型的混凝土外加劑、摻合料使用前，應按相關(guān)規定中的要求進(jìn)行現場(chǎng)復試并出具試驗報告和摻量配合比試配單。
(十)防水材料及粘接材料
防水卷材、涂料、填縫、密封、粘接材料，瀝青馬蹄脂、環(huán)氧樹(shù)脂等應按國家相關(guān)規定進(jìn)行抽樣試驗，并出具試驗報告。
(十一)防腐、保溫材料
其出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)應標明該產(chǎn)品質(zhì)量指標、使用性能。
(十二)石灰
石灰在使用前就按批次取樣，檢測石灰的氧化鈣和氧化鎂含量。
(十三)水泥、石灰、粉煤灰燈混合料
1、混合料的生產(chǎn)單位按規定，提供產(chǎn)品出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)。
2、連續供料時(shí)，生產(chǎn)單位出具合格證書(shū)的有效期最長(cháng)不得超過(guò)7天。
(十四)瀝青混合料
瀝青混合料生產(chǎn)單位應按同類(lèi)型、同配比、每批次至少向施工單位提供一份產(chǎn)品質(zhì)量合格證書(shū)。連續生產(chǎn)，每20xx噸提供一次。
(十五)商品混凝土
1、商品混凝土生產(chǎn)單位應按同配比、同批次、同強度等級提供出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)。
2、總含堿量有要求的地區，應提供混凝土堿含量報告。
(十六)管材、管件、設備、配件
1、廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程成套設備應有產(chǎn)品質(zhì)量合格證書(shū)、設備安裝使用說(shuō)明等。工程竣工后整理歸檔。
2、廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程的其它專(zhuān)業(yè)設備及電氣安裝的材料、設備、產(chǎn)品按現行國家或待業(yè)相關(guān)規范、規程、標準要求進(jìn)行進(jìn)場(chǎng)檢查、驗收，并留有相應文字記錄。
3、進(jìn)口設備必須配有相關(guān)內容的中文資料。
4、上述1、2兩項供應廠(chǎng)家應提供相關(guān)的檢測報告。
5、混凝土管、金屬管生產(chǎn)廠(chǎng)家應提供有關(guān)的強度、嚴密性、無(wú)損探傷的檢測報告。施工單位應依照有關(guān)標準進(jìn)行檢查驗收。
(十七)預應力混凝土張拉材料
1、應有預應力錨具、連接器、夾片、金屬波紋管等材料的出廠(chǎng)檢(試)驗報告及復試報告。
2、設計或規范有要求的橋梁預應力錨具，錨具生產(chǎn)廠(chǎng)家及施工單位應提供錨具組裝件的靜載錨固性能試驗報告。
(十八)混凝土預制構件
1、鋼筋混凝土及預應力鋼筋混凝土梁、板、墩、柱、擋墻板等預制構件生產(chǎn)廠(chǎng)家，應提供相應的能夠證明產(chǎn)品質(zhì)量的基本質(zhì)量保證資料。如：鋼筋原材復試報告、焊(連)接檢驗報告;達到設計強度值的混凝土強度報告(含28天標養及同條件養護的);預應力材料及設備的檢驗、標定和張拉資料等。
2、一般混凝土預制構件如欄桿、地袱、掛板、防撞墩、小型蓋板、檢查井蓋板、過(guò)梁、緣石(側石)、平石、方磚、樹(shù)池砌件等，生產(chǎn)廠(chǎng)家應提供出廠(chǎng)合格證書(shū)。
3、施工單位應依照有關(guān)標準進(jìn)行檢查驗收。
(十九)鋼結構構件
1、做為主體結構使用的鋼結構構件，生產(chǎn)廠(chǎng)家應依照本規定提供相應的能夠證明產(chǎn)品質(zhì)量的基本質(zhì)量保證資料。如：鋼材的復試報告、可焊性試驗報告;焊接(縫)質(zhì)量檢驗報告;連接件的檢驗報告;機械連接記錄等。
2、施工單位應依照有關(guān)標準進(jìn)行檢查驗收。
(二十)各種地下管線(xiàn)的各類(lèi)井室的井圈、井蓋、踏步等，應有生產(chǎn)單位出具的質(zhì)量合格證書(shū)
(二十一)支座、變形裝置、止水帶產(chǎn)品應有出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)和設計有要求的復試報告
第十六條
施工檢(試)驗報告
(一)凡有見(jiàn)證取樣及送檢要求的，應有見(jiàn)證記錄、有見(jiàn)證試驗匯總表。
(二)壓實(shí)度(密度)、強度試驗資料
1、填土、路床壓實(shí)度(密度)資料
(1)有按土質(zhì)種類(lèi)做的最大干密度與最佳含水量試驗報告。
(2)有按質(zhì)量標準分層、分段取樣的填土壓實(shí)度試驗記錄。
2、道路基層壓實(shí)度和強度試驗資料
(1)石灰類(lèi)、水泥類(lèi)、二灰類(lèi)等無(wú)機混合料基層的標準擊實(shí)試驗報告。
(2)有按質(zhì)量標準分層分段取樣的壓實(shí)度試驗記錄。
(3)道路基層強度試驗報告。
A、石灰類(lèi)、水泥類(lèi)、二灰類(lèi)等無(wú)機混合料應有石灰、水泥實(shí)際劑量的檢測報告。
B、石灰、水泥等無(wú)機穩定土類(lèi)道路基層應有7天齡期的無(wú)側限抗壓強度試驗報告。
C、其它基層強度試驗報告。
3、道路面層壓實(shí)度資料
(1)有瀝青混合料廠(chǎng)提供的標準密度。
(2)有按質(zhì)量標準分層取樣的實(shí)測干密度。
(3)有路面彎沉試驗報告。
(三)水泥混凝土抗壓、抗折強度，抗滲、抗凍性能試驗資料
1、應有試配申請單和有相應資質(zhì)的試驗室簽發(fā)的配合比通知單。施工中如果材料發(fā)生變化時(shí)，應有修改配合比的通知單。
2、應有按規范規定組數的試塊強度試驗資料和匯總表。
(1)標準養護試塊28天抗壓強度試驗報告。
(2)水泥混凝土橋面和路面應有28天標養的抗壓、抗折強度試驗報告。
(3)結構混凝土應有同條件養護試塊抗壓強度試驗報告作為拆模、卸支架、預應力張拉、構件吊運、施加臨時(shí)荷載等的依據。
(4)冬季施工混凝土，應有檢驗混凝土抗凍性能的同條件養護試塊抗壓強度試驗報告。
(5)主體結構，應有同條件養護試塊抗壓強度試驗報告，以驗證結構物實(shí)體強度。
(6)當強度未能達到設計要求而采取實(shí)物鉆芯取樣試壓時(shí)，應同時(shí)提供鉆芯試壓報告和原標養試塊抗壓強度試驗報告。如果混凝土鉆芯取樣試壓強度仍達不到設計要求時(shí)，應由設計單位提供經(jīng)設計負責人簽署并加蓋單位公章的處理意見(jiàn)資料。
3、凡設計有抗滲、抗凍性能混凝土，除應有抗壓強度試驗報告外，還應有按規范規定組數標養的抗涌、抗凍試驗報告。
4、商品混凝土應以現場(chǎng)制作的標養28天的試塊抗壓、抗折、抗滲、抗凍指標作為評定的依據，并應在相應試驗報告上標明商品混凝土生產(chǎn)單位名稱(chēng)、合同編號。
5、應有按現行國家標準進(jìn)行的強度統計評定資料。(水泥混凝土路面、橋面要有抗折強度評定資料)
(四)砂漿試塊強度試驗資料
1、有砂漿試配申請單、配比通知單和強度試驗報告。
2、預應力孔道壓漿每一工作班留取不少于三組的.7.07*7.07*7.07立方米試件，其中一組作為標準養護28天的強度資料，其余二級做移運和吊裝時(shí)強度參與值資料。
3、有按規定要求的強度統計評定資料。
4、使用瀝青馬蹄脂、環(huán)氧樹(shù)脂砂漿等粘接材料，應有配合比通知單和試驗報告。
(五)鋼筋焊、連接檢(試)驗資料
1、鋼筋連接接頭采用焊接方式或采用錐螺紋、套管等機械連接接頭方式的，均應按有關(guān)規定進(jìn)行現場(chǎng)條件下連接性能試驗，留取試驗報告。報告必須對抗彎、抗增試驗結果有明確結論。
2、試驗所用的焊(連)接試件，應從外觀(guān)檢查合格后的成品中切取，數量要滿(mǎn)足現行國家規范規定。試驗報告后應附有效的焊工上崗證復印件。
3、委托外加工的鋼筋，其加工單位應向委托單位提供質(zhì)量合格證書(shū)。
(六)鋼結構、鋼管道、金屬容器等及其它設備焊接檢(試)驗資料應按國家相關(guān)規范執行
(七)樁基礎應按有關(guān)規定，做檢(試)驗并出具報告
(八)檢(試)驗報告應由具有相應資質(zhì)的檢測、試驗機構出具
第十七條
施工記錄
(一)地基與基槽驗收記錄
1、地基與基槽驗收時(shí)，應按下列要求進(jìn)行記錄：
(1)核對其位置、平面尺寸、基底標高等內容，是否符合設計規定。
(2)核對基底的土質(zhì)和地下水情況，是否與勘察報告相一致。
(3)對于深基礎，還應檢查基坑對附近建筑物、道路、管線(xiàn)等是否存在不利影響。
2、地基需處理時(shí)，應由設計、勘察部門(mén)提出處理意見(jiàn)，并繪制處理的部位、尺寸、標高等示意圖。處理后，應按有關(guān)規范和設計的要求，重新組織驗收。
一般基槽驗收記錄可用隱蔽工程驗收記錄代替。
(二)樁基施工記錄
1、樁基施工記錄應附有樁位平面示意圖。分包樁基施工的單位，應將施工記錄全部移交給總包單位。
2、打樁記錄
(1)有試樁要求的應有試樁或試驗記錄。
(2)打樁記錄應記入樁的錘擊數、貫入度、打樁過(guò)程中出現的異常情況等。
3、鉆孔(挖孔)灌注樁記錄
(1)鉆孔樁(挖孔樁)鉆進(jìn)記錄。
(2)成孔質(zhì)量檢查記錄。
(3)樁混凝土灌注記錄。
(三)構件、設備安裝與調試記錄
1、鋼筋混凝土大型預制構件、鋼結構等吊裝記錄。內容包括：構件類(lèi)別、編號、型號、位置、連接方法、實(shí)際安裝偏差等，并附簡(jiǎn)圖。
2、廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程大型設備安裝調試記錄。內容包括：
(1)設備安裝設計文件。
(2)設備安裝記錄：設備名稱(chēng)、編號、型號、安裝位置、簡(jiǎn)圖、連接方法、允許安裝偏差和實(shí)際偏差等。特種設備的安裝記錄還應符合有關(guān)部門(mén)及行業(yè)規范的規定。
(3)設備調試記錄。
(四)施加預應力記錄
1、預應力張拉設計數據和理論張拉伸長(cháng)值計算資料。
2、預應力張拉原始記錄。
3、預應力張拉設備——油泵、千斤頂、壓力表等應有由法定計量檢測單位進(jìn)行校驗的報告和張拉設備配套標定的報告并繪有相應的P—T曲線(xiàn)。
4、預應力孔道灌漿記錄。
5、預留孔道實(shí)際摩阻值的測定報告書(shū)。
6、孔位示意圖，其孔(束)號、構件編號與張拉原始記錄一致。
(五)沉井下沉時(shí)，應填寫(xiě)沉井下沉觀(guān)測記錄
(六)混凝土澆注記錄
凡現場(chǎng)澆注C20(含)強度等級以上的結構混凝土，均應填寫(xiě)混凝土澆注記錄。
(七)管道、箱涵頂推進(jìn)記錄
(八)構筑物沉降觀(guān)測記錄(設計有要求的要做沉降觀(guān)測記錄)。
(九)施工測溫記錄
(十)其它有特殊要求的工程，如廠(chǎng)(場(chǎng))、站工程的水工構筑物，防水、鋼結構及管道工程的保溫等工程項目，應按有關(guān)規定及設計要求，提供相應的施工記錄。
第十八條
測量復核及預檢記錄
(一)測量復核記錄
1、施工前建設單位應組織有關(guān)單位向施工單位進(jìn)行現場(chǎng)交樁。施工單位應根據交樁記錄進(jìn)行測量復核并留有記錄。
2、施工設置的臨時(shí)水準點(diǎn)、軸線(xiàn)樁及構筑物施工的定位樁、高程樁的測量復核記錄。
3、部位、工序的測量復核記錄。
4、應在復核記錄中繪制施工測量示意圖，標注測量與復核的數據及結論。
(二)預檢記錄
1、主要結構的模板預檢記錄，包括幾何尺寸、軸線(xiàn)、標高、預埋件和預留孔位置、模板牢固性和模內清理、清理口留置、脫模齊涂刷等檢查情況。
2、大型構件和設備安裝前的預檢記錄應有預埋件、預留孔位置、高程、規格等檢查情況。
3、設備安裝的位置檢查情況。
4、非隱蔽管道工程的安裝檢查情況。
5、補償器預拉情況、補償器的安裝情況。
6、支(吊)架的位置、各部位的連接方式等檢查情況。
7、油漆工程。
第十九條
隱蔽工程檢查驗收記錄
凡被下道工序、部位所隱蔽的，在隱蔽前必須進(jìn)行質(zhì)量檢查，并填寫(xiě)隱蔽工程檢查驗收記錄。隱蔽檢查的內容應具體，結論應明確。驗收手續應及時(shí)辦理，不得后補。需復驗的要辦理復驗手續。
第二十條
工程質(zhì)量檢驗評定資料
(一)工序施工完畢后，應按照質(zhì)量檢驗評定標準進(jìn)行質(zhì)量檢驗與評定，及時(shí)填寫(xiě)工作質(zhì)量評定表。表中內容應填寫(xiě)齊全，簽字手續完備規范。
(二)部位工程完成后應匯總該部位所有工序質(zhì)量評定結果。進(jìn)行部位工程質(zhì)量等級評定。簽字手續完備、規范。
(三)單位工程完成后，由工程項目負責人主持，進(jìn)行單位工程質(zhì)量評定，填寫(xiě)單位工程質(zhì)量評定表。由工程項目負責人和項目技術(shù)負責人簽字，加蓋公章作為竣工驗收的依據之一。
第二十一條
功能性試驗記錄
(一)一般規定
功能性試驗是對市政基礎設施工程在交付使用之前所進(jìn)行的使用功能的檢查。功能性試驗按有關(guān)標準進(jìn)行，并有有關(guān)單位參加，填寫(xiě)試驗記錄，由參加各方簽字，手續完備。
(二)市政基礎設施工程功能試驗主要項目一般包括：
1、道路工程的彎沉試驗。
2、無(wú)壓力管道嚴密性試驗。
3、橋梁工程設計有要求的動(dòng)、靜載試驗。
4、水池滿(mǎn)水試驗。
5、消化池氣密性試驗。
6、壓力管道的強度試驗、嚴密性試驗和通球試驗等。
7、其它施工項目如設計有要求，按規定及有關(guān)規范做使用功能試驗。
第二十二條
質(zhì)量事故報告及處理記錄
發(fā)生質(zhì)量事故，施工單位應立即填寫(xiě)工程質(zhì)量事故報告，質(zhì)量事故處理完畢后須填寫(xiě)質(zhì)量事故處理記錄。工程質(zhì)量事故報告及質(zhì)量事故處理記錄歸入施工技術(shù)文件。
第二十三條
設計變更通知單、洽商記錄
設計變更通知單、洽商記錄是施工圖的補充和修改，應在施工前辦理。內容應明確具體，必要時(shí)附圖。
(一)設計變更通知單，必須由原設計人和設計單位負責人簽字并加蓋設計單位印章方為有效。
(二)洽商記錄必須有參建各方共同簽認方為有效。
(三)設計變更通知單、洽商記錄應原件存檔。如用復印件存檔時(shí)，應注明原件存放處。
(四)分包工程的設計變更、洽商，由工程總包單位統一辦理。
第二十四條
竣工總結與竣工圖
(一)竣工總結主要應包括下列內容：工程概況;竣工的主要工程數量和質(zhì)量情況;使用了何種新技術(shù)、新工藝、新材料、新設備;施工過(guò)程中遇到的問(wèn)題及處理方法;工程中發(fā)生的主要變更和洽商;遺留的問(wèn)題及建議等。
(二)竣工圖
1、工程竣工后應及時(shí)進(jìn)行竣工圖的整理。繪制竣工圖須遵照以下原則：
(1)凡在施工中，按圖施工沒(méi)有變更的，在新的原施工圖上加蓋“竣工圖”的標志后，可作為竣工圖。
(2)無(wú)大變更的，應將修改內容按實(shí)際發(fā)生的描繪在原施工圖上，并注明變更或洽商編號，加蓋“竣工圖”標志后作為竣工圖。
(3)凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及其它重大改變;或雖非重大變更，但難以原施工圖上表示清楚的，應重新繪制竣工圖。
2、改繪竣工圖，必須使用不褪色的黑色繪圖墨水。
第二十五條
竣工驗收
(一)工程竣工報告
工程竣工報告是由施工單位對已完工程進(jìn)行檢查，確認工程質(zhì)量符合有關(guān)法律、法規和工程建設強制性標準，符合設計及合同要求而提出的工程告竣文書(shū)。該報告應經(jīng)項目經(jīng)理和施工單位有關(guān)負責人審核簽字加蓋單位公章。
實(shí)行監理的工程，工程竣工報告必須經(jīng)總監理工程師簽署意見(jiàn)。
(二)工程竣工驗收證書(shū)
第四章組卷方法和要求
第二十六條
施工技術(shù)文件要按單位工程進(jìn)行組卷。文件材料較多時(shí)可以分冊裝訂。
第二十七條
卷內文件排列順序一般為封面、目錄、文件材料和備考表。
(一)文件封面應具有工程名稱(chēng)、開(kāi)竣工日期、編制單位、卷冊編號、單位技術(shù)負責人和法人代表或法人委托人簽字并加蓋單位公章。
(二)文件材料部分排列宜按以下順序
1、施工組織設計
2、施工圖設計文件會(huì )審、技術(shù)交底記錄
3、設計變更通知單、洽商記錄
4、原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠(chǎng)質(zhì)量合格證書(shū)，出廠(chǎng)檢(試)驗報告和復試報告(須一一對應)。
5、施工試驗資料
6、施工記錄
7、測量復核及預檢記錄
8、隱蔽工程檢查驗收記錄
9、工程質(zhì)量檢驗評定資料
10、使用功能試驗記錄
11、事故報告
12、竣工測量資料
13、竣工圖
14、工程竣工驗收文件
注：對于設備安裝工程可參照上述順序組卷
第二十八條
案卷規格及圖紙折疊方式按城建檔案管理部門(mén)要求辦理。
第五章附則
第二十九條
各省、自治區、直轄市人民政府建設行政主管部門(mén)可根據本規定制定實(shí)施細則。
第三十條
本規定由建設部負責解釋
第三十一條
自本規定發(fā)布之日起，原《市政工程施工技術(shù)資料管理規定》建城[1994]469號同時(shí)廢止。
附：市政基礎設施工程施工技術(shù)文件主要項目統一規定表格、表式(略)
文件管理制度8
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。
3職責
3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。
3.2總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。
3.4.5質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品BOM、檢驗標準、規范測試）等文件。
3.4.7工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品BOM、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。
3.4.8公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。
3.4.9公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類(lèi)
5.1.1文件屬性分類(lèi)
�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的`文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。
�。�4）技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。
�。�5）外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類(lèi)
�。�1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。
�。�2)二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。
�。�3)三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。
�。�4)四階文件：各記錄表單、報表等。
5.1.3文件密級分類(lèi)
�。�1）絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營(yíng)決策并影響公司權益的核心文件，如公司經(jīng)營(yíng)方針、戰略與重大經(jīng)營(yíng)舉措；公司內部重大改革、重大研發(fā)項目資料；產(chǎn)品原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財務(wù)總體狀況資料。
�。�2）機密文件：
a、公司尚未付諸實(shí)施的中長(cháng)期經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)/產(chǎn)品項目、經(jīng)營(yíng)決策及經(jīng)營(yíng)能力配置。
b、各階段的營(yíng)銷(xiāo)政策及商務(wù)、服務(wù)策略。
c、公司內部掌握的合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、招標文件及可行性報告、重要會(huì )議記錄。
d、公司財務(wù)預、決算報告及內部經(jīng)營(yíng)指標、各類(lèi)經(jīng)營(yíng)情況分析。
e、研發(fā)輸出的產(chǎn)品標準、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本核算資料。
f、公司計算機網(wǎng)絡(luò )資料及所涉及公司經(jīng)營(yíng)管理的重要資料。
�。�3）秘密文件
a、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公布的各類(lèi)信息統計數據。
b、公司員工人事檔案、人員統計資料及統計報表、薪資標準、調薪計劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料。
c、公司機構設置和人員編制情況、尚未公開(kāi)的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、任用、調動(dòng)、獎懲信息。
d、供應商檔案、采購合同/價(jià)格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等。
e、客戶(hù)檔案、銷(xiāo)售合同/價(jià)格協(xié)議、商品需求及報價(jià)信息、商務(wù)談判記錄。
f、產(chǎn)品材料明細表、技術(shù)規范、經(jīng)驗規程、各類(lèi)工藝文件。
g、各類(lèi)印章（含印模）和重要證件。
�。�4）無(wú)密級文件：公司公開(kāi)發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、通知/通告、一般性決定和決議等。
5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤(pán)貝和電子媒體等。
5.2文件標識與編號
5.2.1文件標識
�。�1）受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁(yè)面均加蓋紅色“受控”文件專(zhuān)用印章（正本原稿除外），并標明分發(fā)號。
�。�2）正式發(fā)布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門(mén)印章。
�。�3）質(zhì)量體系文件、管理性文件發(fā)布時(shí)，應在文件封面及正文頁(yè)腳處標明版本/修訂狀態(tài)標識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。
�。�4）技術(shù)類(lèi)文件的受控標識及版本/修訂狀態(tài)標識，依《技術(shù)文件管理制度》的相關(guān)規定執行。
�。�5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁(yè)右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。
�。�6）無(wú)紅色印章標識的文件不得在公司內作為正式的工作依據使用，一經(jīng)發(fā)現，予以沒(méi)收并按作廢文件的規定進(jìn)行處置。
�。�7）失效或作廢文件需要留作參考時(shí)，文件持有人應到原發(fā)文部門(mén)辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。
5.2.2文件編號規則
文件管理制度9
一、總則
(一)為適應公司規范化、科學(xué)化管理需要，做好公司紅頭文件管理工作，根據公司實(shí)際情況修訂本制度。
(二)紅頭文件是接收傳達方針政策，發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復等問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具，必須認真做好管理，有效為公司發(fā)展服務(wù)。
(三)綜合辦公室是公司紅頭文件處理工作的管理部門(mén)，負責公司紅頭文件的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等工作，對各部門(mén)的紅頭文件處理進(jìn)行檢查指導和監督管理。
(四)紅頭文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全，嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。
二、公司紅頭文件使用范圍和紅頭文件代號
(一)規定。
紅頭文件代號為“規”。用于發(fā)布重要的行政規章制度，采取重大的強制性行政措施。
(二)決定、決議。
紅頭文件代號為“決”。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項，用“決議”。
(三)通知、通報。
紅頭文件代號為“通”。轉發(fā)上級機關(guān)紅頭文件，批轉下級紅頭文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用“通知”；表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。
(四)請示、報告。
紅頭文件代號為“請”。向上級請求批示與批準，用“請示”；向上級匯報工作、反映和說(shuō)明情況、提出建議，用“報告”。
(五)批復。
紅頭文件代號為“復”。用于答復請示事項。
(六)聯(lián)系函。
紅頭文件代號為“函”。用于商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
(七)會(huì )議紀要。
紅頭文件代號為“紀”。用于傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求與會(huì )者共同遵守。
(八)任免。
紅頭文件代號為用于對公司經(jīng)營(yíng)管理各崗位職務(wù)、職稱(chēng)等進(jìn)行任免。
三、紅頭文件分類(lèi)編號和紅頭文件編碼
(一)公司發(fā)文，一定要由綜合辦公室統一按照紅頭文件使用范圍標注紅頭文件分類(lèi)編號。
1.以公司董事會(huì )名義發(fā)文，以“永青董字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
2.以公司行政名義發(fā)文，以“永青公司字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
3.以公司黨委名義發(fā)文，以“永青黨字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
4.以公司紀委名義發(fā)文，以“永青紀字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
5.以公司工會(huì )名義發(fā)文，以“永青工會(huì )字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
6.以公司監事會(huì )名義發(fā)文，以“永青監字A【20BB】C號”進(jìn)行編號；
(二)公司發(fā)文和收文，一定要由綜合辦公室統一進(jìn)行紅頭文件編碼，發(fā)文和收文分別以發(fā)【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE進(jìn)行編碼管理。
(三)字母釋義。
A：為紅頭文件代號，如“規、決、通、請、復、函、紀、任”；
【20BB】：為所發(fā)紅頭文件的年份，如“【20xx】”；
C號：為本年度所發(fā)紅頭文件的順序號，如“1號”。
DD：為月份，如“01”；
EEEE：為本年度所收紅頭文件的順序號，如“0001”。
四、紅頭文件內容
(一)紅頭文件內容一般由密級、緊急程度、標題、發(fā)文字號（分類(lèi)編號）、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主送機構（部門(mén)）、抄報（送）機構（部門(mén)）、印發(fā)部門(mén)和時(shí)間等部份組成。
(二)密級分為“A級”、“B級”、“C級”。
(三)緊急程度分為“特急”、“緊急”、“普通”。
(四)紅頭文件標題應準確、簡(jiǎn)要概括紅頭文件的主要內容。
(五)發(fā)文字號包括代號、年份、順序號。
(六)公司對內發(fā)紅頭文件對全公司具有效力，對外發(fā)紅頭文件代表公司的整體意志。
(七)紅頭文件應在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。
(八)紅頭文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
(九)發(fā)文機構（部門(mén)）必須注明全稱(chēng)。
(十)多頁(yè)紅頭文件應標明頁(yè)碼。
(十二)紅頭文件須經(jīng)蓋章方為有效。紅頭文件一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的.事項的宣告，日常的程序性、流程性文檔則應以信息聯(lián)絡(luò )單、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉，避免隨意發(fā)文，發(fā)文由綜合辦公室統一進(jìn)行編碼，確保唯一性。
五、紅頭文件排版格式
(一)紅頭文件首頁(yè)套印公司統一文頭，紅頭文件最后一頁(yè)頁(yè)腳應注明：主題詞、印發(fā)日期、印發(fā)份數等內容。
(二)紙型一般采用A4紙。面頁(yè)設置：上頁(yè)邊距2.5CM、下頁(yè)邊距2.0CM、左頁(yè)邊距2.5CM、右頁(yè)邊距2.0CM。
(三)字體規定。文頭：公司名稱(chēng)，仿宋體紅色一號字；文號，宋體黑色四號字；紅頭文件名稱(chēng)，黑體黑色小二號字；紅頭文件臺頭稱(chēng)謂及一級標題，黑體黑色四號字；紅頭文件正文，宋體黑色小四號字；紅頭文件頁(yè)腳，楷體黑色四號字。
(四)行間距1.5倍、字符間距標準。
六、收文
(一)所有收到的外來(lái)紅頭文件均交綜合辦公室專(zhuān)人收辦，并統一拆封、編號、登記，及時(shí)報領(lǐng)導簽批并送相關(guān)部門(mén)處理。
(二)收文辦理程序：綜合辦公室登記、分發(fā)→領(lǐng)導簽批→各部門(mén)承辦→綜合辦公室催辦→立卷→歸檔→銷(xiāo)毀。
(三)收文的管理。
1.紅頭文件的簽收。通過(guò)各渠道收到的紅頭文件（除公司領(lǐng)導親啟的除外）均由綜合辦公室專(zhuān)人簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要紅頭文件由專(zhuān)職機要員簽收管理）后，由綜合辦公室專(zhuān)人統一拆封、編號、登記。對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的紅頭文件，由專(zhuān)職機要員進(jìn)行信封、紅頭文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯紅頭文件的文號。
2.紅頭文件的編號保管。綜合辦公室文件管理員對收到紅頭文件后應及時(shí)附上“紅頭文件專(zhuān)用處理簽”，并分類(lèi)編碼、登記、傳閱、存檔。
3.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的紅頭文件及資料應及時(shí)送交綜合辦公室進(jìn)行分類(lèi)編碼、登記、傳閱、存檔，不得個(gè)人保存。
七、發(fā)文
(一)發(fā)文辦理程序。
1.董事會(huì )發(fā)文：
董事會(huì )秘書(shū)擬稿→董事長(cháng)核準→綜合辦公室統一編號、編碼、登記→打印→蓋章→發(fā)文→備案。
文件管理制度10
第一條 管理要點(diǎn)
1、 為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、 制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě)，統一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內容等信息;措辭規范，表達無(wú)歧義。
4、 根據文件屬性、類(lèi)別，對所有文件進(jìn)行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草，行政人事部負責審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門(mén)校對，校對無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的.文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。
6、 各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時(shí)間、內容、部門(mén)、名稱(chēng)等內容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
文件管理制度11
為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結合本校實(shí)際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導小組，明確一位校領(lǐng)導分管檔案工作，負責協(xié)調、解決檔案工作中存在的問(wèn)題。
第二條學(xué)校設立綜合檔案室，隸屬教導處領(lǐng)導，統一管理學(xué)校各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，并負責指導其他各部門(mén)做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門(mén)設兼職檔案人員，負責部門(mén)文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門(mén)平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項重要任務(wù)，必須認真做好。
第五條各類(lèi)文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動(dòng)資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書(shū)、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì )計、基建分類(lèi)，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書(shū)檔案按保管期限、年度分類(lèi)，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會(huì )計檔案，按會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表和其會(huì )計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類(lèi)，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類(lèi)、整理，由教務(wù)處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類(lèi)排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門(mén)每學(xué)期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長(cháng)遠利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。
2、長(cháng)期保存。凡是在相當長(cháng)時(shí)間內需要查考的文件，劃為長(cháng)期保存。長(cháng)期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會(huì )議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類(lèi)表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門(mén)名稱(chēng)組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進(jìn)行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重復文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。
第十三條歸檔時(shí)間。
1、階段歸：凡專(zhuān)項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門(mén)一個(gè)月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類(lèi)整理好，由專(zhuān)項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時(shí)歸：上級文件、通知，人事調動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調動(dòng)手續后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門(mén)一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類(lèi)整理好，由各部門(mén)負責人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門(mén)移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學(xué)校各項活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。
2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。
3、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號、頁(yè)號、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用黑色筆書(shū)寫(xiě)或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱(chēng)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的`原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防盜。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進(jìn)行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關(guān)登記表，檔案用完后應及時(shí)歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺(jué)維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對和注銷(xiāo)。
3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導同意方可進(jìn)行。只有在上一級黨政領(lǐng)導機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、復制檔案時(shí)，應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現對檔案有損壞或泄密者，應及時(shí)向分管領(lǐng)導報告，按有關(guān)規定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內容分類(lèi)、收集、整理，應保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時(shí)請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導、主要部門(mén)負責人員參加的鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導小組，負責學(xué)校檔案鑒定、銷(xiāo)毀。
第二十二條制定各類(lèi)檔案保管期限，作為檔案鑒定銷(xiāo)毀的依據。
第二十三條銷(xiāo)毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫(xiě)銷(xiāo)毀報告并登記造冊。
2、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀，應經(jīng)上級主管部門(mén)的批準。
3、其他檔案銷(xiāo)毀應由學(xué)校鑒定領(lǐng)導小組簽字，兩人以上參加銷(xiāo)毀，密件按規定要求銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規，嚴格遵守國家統一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。
文件管理制度12
一、嚴格履行保密職責,嚴守秘密,責任分明。
二、有專(zhuān)人負責領(lǐng)取密級文件,并由a、b角負責公務(wù)網(wǎng)的文件接收,并及時(shí)做好收文登記(并注明密級)、編號、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的保密文件及時(shí)放入專(zhuān)用保密箱,確保文件的。
四、保密文件采取專(zhuān)用文件夾進(jìn)行傳閱,注明周轉時(shí)間、文件編號、文件件數,嚴格辦理閱讀者簽名手續。
五、嚴格按規定控制傳閱范圍,每個(gè)環(huán)節都嚴格把關(guān),確保文件在每個(gè)環(huán)節的'安全。
六、嚴格做好不復印保密文件,不擅自擴大傳閱范圍,不自行橫傳、不隨意摘抄密件內容,不向傳閱范圍之外的人員談?wù)撁芗䞍热?真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規定及時(shí)清退密級文件。
八、按規定統一上交保密廢紙。
文件管理制度13
一、目的
為加強與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷(xiāo)毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關(guān)上級來(lái)文的轉發(fā)。
3、安全環(huán)保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類(lèi)文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業(yè)指導書(shū)、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門(mén)負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫(xiě)的規范性進(jìn)行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。
四、管理要求
1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類(lèi)
�。�1）安全生產(chǎn)目標；
�。�2）機構和職責；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規和管理制度；
�。�5）培訓教育；
�。�6）設備設施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應急救援；
�。�12）事故調查、報告和處理；
�。�13）績(jì)效評定和持續改進(jìn)。
2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業(yè)指導書(shū)、記錄等文件的編號由安全保衛科負責，按管理體系要求統一進(jìn)行編號控制。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時(shí)接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動(dòng)，應將“受控”文件交回文件發(fā)放部門(mén)。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門(mén)及上級單位下發(fā)的文件、規定等采用原名稱(chēng)及原編號。
3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準
安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛科組織編制、審核，職能部門(mén)負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門(mén)同時(shí)進(jìn)行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。
4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放
行政辦公室負責安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫(xiě)文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相關(guān)文件的最新版本。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導或主要負責人批準后，由xx發(fā)放。
安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實(shí)行無(wú)紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉程序實(shí)施文件的收發(fā)。
政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門(mén)負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。
5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評審、修訂
企業(yè)安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進(jìn)行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門(mén)提出修訂意見(jiàn)和建議，由編制單位進(jìn)行修訂、完善后按原審批程序進(jìn)行發(fā)布。文件評審組織部門(mén)應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動(dòng)可由更改人采用“劃線(xiàn)更正法”進(jìn)行更改，當一頁(yè)有三處以上（含三處）的更改時(shí)，采取換頁(yè)的方式進(jìn)行并標注修改次數。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號從1開(kāi)始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發(fā)生重大調整等情況時(shí)，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。
所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復制
安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門(mén)向文件發(fā)放部門(mén)提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)行政辦公室負責人審批同意后方可補發(fā)。
內外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時(shí)，應填寫(xiě)文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內外部人員需復制安全管理體系文件時(shí)，由分管領(lǐng)導批準。
7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設計和填寫(xiě)
各部門(mén)專(zhuān)用的記錄格式，由各部門(mén)組織設計編制并經(jīng)部門(mén)負責人審批后交安全保衛部備案。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動(dòng)，滿(mǎn)足支持性文件的有關(guān)要求。一般應包括：名稱(chēng)、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫(xiě)部門(mén)、填寫(xiě)人員、說(shuō)明等。
安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫(xiě)要及時(shí)、準確、真實(shí)、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫(xiě)；如因某種原因不能填寫(xiě)的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷(xiāo)毀
安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門(mén)或使用部門(mén)分類(lèi)進(jìn)行保管。需歸檔保存的安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項目完成時(shí)向檔案管理部門(mén)及時(shí)歸檔。
受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時(shí)，由原發(fā)放部門(mén)提出申請經(jīng)領(lǐng)導批準后方可作廢，作廢的文件應及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，需保存的`加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷(xiāo)毀的作廢文件，由原發(fā)放部門(mén)填寫(xiě)文件記錄銷(xiāo)毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可銷(xiāo)毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤(pán)格式化，損壞光盤(pán)等。
9、安全生產(chǎn)檔案的分類(lèi)
歸檔材料應是在生產(chǎn)過(guò)程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產(chǎn)資料實(shí)行檔案管理：
�。�1）安全生產(chǎn)目標；
�。�2）機構和職責；
�。�3）安全投入；
�。�4）法律法規和管理制度；
�。�5）培訓教育；
�。�6）設備設施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應急救援；
�。�12）事故調查、報告和處理；
�。�13）績(jì)效評定和持續改進(jìn)。
10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實(shí)、系統規范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。
歸檔材料應按照國家有關(guān)檔案管理的規定、標準和要求，進(jìn)行整理、編目造冊。
具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
11、安全生產(chǎn)歸檔時(shí)間
各部門(mén)在安全生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動(dòng)內容歸檔。
12、安全生產(chǎn)檔案保存期限
安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長(cháng)期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。
13、安全生產(chǎn)檔案的利用
借閱、復制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規辦理。
安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。
14、相關(guān)記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷(xiāo)毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復制記錄
文件管理制度14
工程部機房上墻文件:鑰匙管理制度
1、員工應牢記'安全第一'的原則,嚴格執行各專(zhuān)業(yè)制定的'崗位職責,提高對各機房鑰匙管理重要性的認識。
2、工程部指定一名員工負責管理工程部所有的機房、辦公用房鑰匙的管理。在特殊情況時(shí)需動(dòng)用備用鑰匙要經(jīng)工程經(jīng)理批準,用畢立即歸還。
3、員工在工作中對所管轄的機房鑰匙要進(jìn)行妥善保管、存放,嚴格執行鑰匙的交接制度。
4、工程部設備機房屬重點(diǎn)部位,員工在崗時(shí)不許私自將鑰匙轉借他人。
5、機房門(mén)鎖不能隨便更換,如門(mén)鎖損壞需更換或補配鑰匙時(shí),要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理同意,并把備用鑰匙交辦公室一把。
6、鑰匙一旦丟失,應立即向部門(mén)報告,不允許丟失后不匯報,私自補配鑰匙。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度15
為加強公司職代會(huì )文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類(lèi)文件材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》等有關(guān)規定，制定本規定。
一、歸檔范圍
1.公司工會(huì )職代會(huì )、工會(huì )換屆、辦公會(huì )等會(huì )議的文件材料;
(1)通知、名單、議程、報告、領(lǐng)導人講話(huà)、大會(huì )發(fā)言、提案、選舉結果、討論通過(guò)的文件、決議、紀要、公報、主席團會(huì )議記錄、簡(jiǎn)報及重要的照片、音像等文件材料;
(2)賀信、賀電、討論沒(méi)有通過(guò)的文件材料;
2.上級工委頒發(fā)的文件材料;
3.典型材料、代表發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄;
4.原始記錄;
5.公司工會(huì )的請示與上級工委的批復;
6.公司工會(huì )工作的總結、報告;
7.公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等文件材料;
8.處理員工來(lái)信來(lái)訪(fǎng)的文件材料;
9.上級工委與公司工會(huì )簽署的目標考核責任書(shū);
10.工會(huì )管理規章制度、實(shí)施計劃、調研、報告、總結;
二、歸檔時(shí)間
1.文書(shū)檔案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工會(huì )專(zhuān)責整理后，移交公司檔案室。
3.實(shí)物檔案根據實(shí)際情況自收到實(shí)物之日起1個(gè)月內移交公司檔案室。
三、歸檔要求
1.歸檔文件材料應完整、準確、系統，手續完備。
2.各種公文歸檔時(shí)，底稿應簽發(fā)齊全，必須有相關(guān)公司領(lǐng)導簽字、文件編號及用印。
3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領(lǐng)導審改、閱批、簽發(fā)，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書(shū)寫(xiě)。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。
4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久，紙質(zhì)應符合檔案保存要求。
5.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件等合并一件裝訂。
6.歸檔文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，按有關(guān)規定排列。
7.歸檔的材料必須按規定的格式逐件填寫(xiě)文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢后將紙質(zhì)目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。
8.有關(guān)歸檔文件材料的'情況說(shuō)明，應逐項填寫(xiě)在備考表內，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時(shí)間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁(yè)。
9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應托裱，書(shū)寫(xiě)材料不符合要求或字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔。歸檔材料應使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線(xiàn)的方法裝訂。
10.榮譽(yù)檔案、音像檔案按照榮譽(yù)檔案、音像檔案歸檔要求執行。
11.歸檔文件移交時(shí)，必須將對應的電子文件一同移交。
12.歸檔時(shí)擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。
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