(優(yōu)秀)文件管理制度
隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的文件管理制度，歡迎大家分享。
文件管理制度 篇1
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價(jià)信息；培訓記錄；標準化系統評價(jià)報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛生檢查與監護記錄；安全生產(chǎn)會(huì )議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價(jià)報告等。
3.2公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時(shí)間：
�。�1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
�。�2）凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
�。�3）外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。
�。�4）工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。
�。�5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
�。�6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
�。�8）聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。
�。�9）相關(guān)會(huì )議（技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議），在會(huì )議結束后歸檔。
�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。
�。�11）變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
�。�12）公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
�。�13）公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的`基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。
�。�2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。
�。�3）借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。
�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
�。�5）凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門(mén)窗及箱柜應及時(shí)關(guān)鎖。
�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。
�。�4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。
�。�5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。
�。�6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
�。�7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
3.16行政部管理制度
�。�1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。
2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
�。�2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。
2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。
3）行政部門(mén)窗須安裝窗簾，行政部?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀^(guò)100lx。
4）避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度
�。�1）根據《檔案法》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。
�。�2）保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。
�。�3）從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。
�。�4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。
�。�5）銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告報總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
�。�1）認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。
�。�2）負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。
�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
�。�6）負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
文件管理制度 篇2
文件的收發(fā)、閱批、執行、催辦工作是醫院實(shí)施有效行政管理的重要途徑,各級領(lǐng)導和部門(mén)必須執行如下規定:
1、由上級機關(guān)下發(fā)的各類(lèi)行政、政工、醫療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應由醫院辦公室簽收登記,各職能部門(mén)和個(gè)人不能私自簽收保存文件。
2、醫院辦公室主任負責對各類(lèi)收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導或部門(mén)傳閱和執行。院級領(lǐng)導批閱一般文件不超過(guò)三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門(mén)對院領(lǐng)導批示文件應在規定時(shí)間抓好落實(shí),落實(shí)后應將執行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負責對文件批轉及執行過(guò)程中的督促、檢查,有權對延誤工作的部門(mén)提出批評。
5、執行文件批轉過(guò)程中的'簽收、注銷(xiāo)規定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導提出處理意見(jiàn)。
6、各類(lèi)文件在批轉過(guò)程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書(shū)寫(xiě),字跡要工整。
文件管理制度 篇3
一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的'上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門(mén)要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件管理制度 篇4
物業(yè)管理招標文件是物業(yè)管理招標人向投標人提供的指導投標工作的規范文件。招標文件編制的好壞,直接關(guān)系到招標人和投標人雙方面的利益,因此招標文件的內容既要做到詳盡周到,以維護招標人的利益,又要做到合理合法,以體現招標公平、公正的原則。本章分為兩部分,第一部分是對招標文件內容的剖析;第二部分是以一份詳盡的招標文件樣本作為編制招標文件的參考。
一、招標文件的內容
不同類(lèi)型的項目其招標文件的內容也繁簡(jiǎn)各異,然而按照國際慣例,招標文件的內容大致可概括為三大部分。第一部分,投標人為投標所需了解并遵循的規定,具體包括投標邀請書(shū)、投標人須知、技術(shù)規范及要求;第二部分,(投標人)物業(yè)管理企業(yè)必須按規定填報的投標書(shū)格式,這些格式將組成附件作為招標文件的一部分;第三部分,中標的物業(yè)管理企業(yè)應簽訂的合同的條件(包括一般條件和特殊條件)及應辦理的文件格式。
三大部分的內容具體可歸納為組成招標文件的六要素:①投標邀請書(shū);②技術(shù)規范及要求;③投標人須知;④合同一般條件;⑤合同特殊條件;⑥附件(附表、附圖、附文等)。
1.投標邀請書(shū)
投標邀請書(shū)與招標公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,從而使潛在投標人獲悉物業(yè)管理項目招標信息后,決定是否參加投標。其主要內容包括:業(yè)主名稱(chēng)、項目名稱(chēng)、地點(diǎn)、范圍、技術(shù)規范及要求的簡(jiǎn)述、招標文件的售價(jià)、投標文件的投報地點(diǎn)、投標截止時(shí)間、開(kāi)標時(shí)間、地點(diǎn)等。投標邀請書(shū)可以歸入招標文件中,也可以單獨寄發(fā)。如采用邀請招標方式招標,投標邀請書(shū)往往作為投標通知書(shū)而單獨寄發(fā)給潛在投標人,因而不屬于招標文件的一部分;但如果采取公開(kāi)招標方式招標,往往是先發(fā)布招標公告和資格預審通告,之后發(fā)出的投標邀請書(shū)是指招標人向預審合格的潛在投標人發(fā)出的正式投標邀請,應作為招標文件的一部分。
2.技術(shù)規范及要求
這一部分主要是說(shuō)明業(yè)主或開(kāi)發(fā)商對物業(yè)管理項目的具體要求,包括服務(wù)所應達到的標準等。例如對于某酒店項目,招標人要求該物業(yè)的清潔衛生標準應達到五星級,這些要求就應在“技術(shù)規范及要求”部分寫(xiě)明。對于若干子項目的不同服務(wù)標準和要求,可以編列一張“技術(shù)規范一覽表”,將其加以綜合。
另外,在技術(shù)規范部分,應出具對物業(yè)情況進(jìn)行詳細說(shuō)明的物業(yè)說(shuō)明書(shū),以及物業(yè)的設計施工圖紙。物業(yè)說(shuō)明書(shū)和圖紙應在附件部分中作詳細說(shuō)明。
3.投標人須知
投標人須知的目的是為整個(gè)招標投標的過(guò)程制定規則,是招標文件的重要組成部分,其內容包括:①總則說(shuō)明;②招標文件說(shuō)明;③投標書(shū)的編寫(xiě);④投標書(shū)的遞交;⑤開(kāi)標和評標;⑥授予合同。以下分別予以具體說(shuō)明。
(1)總則說(shuō)明
總則說(shuō)明主要對招標文件的適用范圍、常用名稱(chēng)的釋義、合格的投標人和投標費用進(jìn)行說(shuō)明。
(2)招標文件說(shuō)明
招標文件說(shuō)明主要是對招標文件的構成、招標文件的澄清、招標文件的修改進(jìn)行說(shuō)明。
(3)投標書(shū)的編寫(xiě)
投標人須知中應詳細列出對投標書(shū)編寫(xiě)的具體要求。這些要求包括:①投標所用的語(yǔ)言文字及計量單位;②投標文件的組成;③投標文件格式;④投標報價(jià);⑤投標貨幣;⑥投標有效期;⑦投標保證金;⑧投標文件的份數及簽署。如果由于采取邀請招標或議標方式招標,而沒(méi)有進(jìn)行投標資格預審,則在招標文件的投標人須知中還應要求投標人按預定格式和要求遞交投標人資格的證明文件。招標文件對投標書(shū)編寫(xiě)要求的說(shuō)明通常有兩種,一是文字說(shuō)明,應歸入投標人須知部分;另一種是在招標文件中列出投標文件的一定格式,要求投標人只要按格式要求填入內容。這些格式通常包括:投標書(shū)格式、授權書(shū)格式、開(kāi)標一覽表、投標價(jià)格表、項目簡(jiǎn)要說(shuō)明一覽表及投標人資格證明書(shū)格式等。這些格式統一歸入“附件”部分。
(4)投標文件的遞交
投標文件的遞交的內容主要是對投標文件的密封和標記、遞交投標文件的截止時(shí)間、遲交的投標文件、投標文件的修改和撤銷(xiāo)的說(shuō)明。
(5)開(kāi)標和評標
開(kāi)標和評標是招標文件體現公平、公正、合理的招標原則的關(guān)鍵,包括以下內容:
�、賹﹂_(kāi)標規則的說(shuō)明。
�、诮M建評標委員會(huì )的要求。
�、蹖ν稑宋募憫缘拇_定。即審查投標文件是否符合招標文件的所有條款、條件和規定且沒(méi)有重大偏離和保留。
�、芡稑宋募某吻�。即寫(xiě)明投標人在必要時(shí)有權澄清其投標文件內容。
�、輰ν稑宋募脑u估和比較(說(shuō)明評估和比較時(shí)所考慮的因素)。
�、拊u標原則及方法。
�、咴u標過(guò)程保密。
(6)授予合同
授予合同的內容通常包括:
�、俣藴蕜t。說(shuō)明定標的準則,包括“業(yè)主不約束自己接受最低標價(jià)”的申明等。
�、谫Y格最終審查。即說(shuō)明招標人會(huì )對最低報價(jià)的投標人進(jìn)行履行合同能力的審查。
�、劢邮芎途芙^任何或所有投標的權力。
�、苤袠送ㄖ�。
�、菔谟韬贤瑫r(shí)變更數量的權力。即申
明招標人在授予合同時(shí)有權對招標項目的規模予以增減。
�、藓贤瑓f(xié)議書(shū)的簽署。說(shuō)明合同簽訂的時(shí)間、地點(diǎn)以及合同協(xié)議書(shū)的格式(詳見(jiàn)附件)。
�、呗募s保證金。
4.合同一般條款
合同的一般條款不是合同的主要內容,通常包括以下條款和內容:
(1)定義。即對合同中的關(guān)鍵名稱(chēng)進(jìn)行釋義。
(2)適用范圍。即寫(xiě)明本合同的適用范圍。
(3)技術(shù)規格和標準。該條款的內容一般與招標文件的第二部分“技術(shù)規范及要求”的內容相一致。
(4)合同期限。一般可參照委托管理的期限。
(5)價(jià)格。即物業(yè)管理費的計取,一般應與中標人的投標報價(jià)表相一致。
(6)索賠。索賠條款主要說(shuō)明在投標人(合同的乙方)發(fā)生違約行為時(shí),招標人(合同的甲方)有權按照索賠條款規定提出索賠。其具體內容包括索賠的方案和索賠的程序。
(7)不可抗力。不可抗力條款是指在發(fā)生預料不到的人力無(wú)法抗拒事件的情況下,合同一方難以或者不可能履行合同時(shí),對由此引致的法律后果所作的規定。不可抗力條款一般包括三個(gè)部分:不可抗力的內容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出報告和證明文件;遭受不可抗力事件一方的責任范圍。
(8)履約保證金。該條款主要是規定中標人在簽訂合同后,為保證合同履行而須提交的履約保證金的比例,以及提供履約保證金的形式。
(9)爭議的解決。該條款主要的內容是預先規定合同雙方在合同履行過(guò)程中發(fā)生爭議時(shí)的解決途徑和方法。如在該條款中規定以仲裁作為解決爭議的途徑等。
(10)合同終止。該條款的主要內容是說(shuō)明合同的期限和合同終止的條件(如物業(yè)管理企業(yè)違約情節嚴重;業(yè)主破產(chǎn);物業(yè)被征用等)。
(11)合同修改。該條款應申明對于合同的未盡事項,需進(jìn)行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內容簽訂書(shū)面的合同修改書(shū),作為合同的補充協(xié)議。
(12)適用法律。即寫(xiě)明合同適用的法律。
(13)主導語(yǔ)言與計量單位。
(14)合同文件及資料的使用。條款中應寫(xiě)明合同文件及資料的使用范圍及事宜,如對保密的規定等。
(15)合同份數。
(16)合同生效。
5.合同特殊條款
合同的特殊條款是為了適應具體項目的特殊情況和特殊要求作出的特殊規定,例如對執行合同過(guò)程中更改合同要求而發(fā)生偏離合同的情況作出某些特殊規定。此外合同特殊條款還可以是對合同一般條款未包括的某些特殊情況的補充,如關(guān)于延遲開(kāi)工而賠償的具體規定,以及有關(guān)稅務(wù)的具體規定等。
在合同執行中,如果一般條款和特殊條款不一致而產(chǎn)生矛盾時(shí),應以特殊條款為準。
6.附件
附件是對招標文件主體部分文字說(shuō)明的補充,包括附表、附文和附圖,具體有:
(1)附表
�、偻稑藭�(shū)格式;
�、谑跈鄷�(shū)格式;
�、坶_(kāi)標一覽表;
�、茼椖亢�(jiǎn)要說(shuō)明一覽表;
�、萃稑巳速Y格的證明文件格式;
�、尥稑吮：袷�;
�、邊f(xié)議書(shū)格式;
�、嗦募s保證金格式(通常為銀行保函)。
(2)附文
物業(yè)說(shuō)明書(shū)。
(3)附圖
物業(yè)的設計和施工圖紙。
二、招標文件樣本
這里以物業(yè)管理公開(kāi)招標為例,以一份完整的招標文件樣本來(lái)說(shuō)明物業(yè)管理招標文件全文的編制方法。
招 標 文 件
招標編號:____________
招標項目名稱(chēng):________
年月××招標中心統一印制
招標文件目錄
第一部分 投標邀請
第二部分 技術(shù)規范及要求
第三部分 投標人須知
a 總則說(shuō)明
1.適用范圍
2.定義
3.合格的投標方
4.投標費用
b 招標文件說(shuō)明
5.招標文件的構成
6.招標文件的澄清
7.招標文件的修改
c 投標文件的編寫(xiě)
8.語(yǔ)言及計量單
位
9.投標文件的組成
10.投標文件格式
11.投標報價(jià)
12.投標貨幣
13.投標人資格的證明文件
14.投標有效期
15.投標保證金
16.投標文件的份數和簽署
d 投標文件的遞交
17.投標文件的密封和標記
18.遞交投標文件的截止時(shí)間
19.遲交的投標文件
20.投標文件的修改和撤銷(xiāo)
e 開(kāi)標和評標
21.開(kāi)標
22.評標委員會(huì )
23.投標文件響應性的確定
24.投標文件的澄清
25.對投標文件的評估和比較
26.評標原則及方法
27.保密
f 授予合同
28.定標準則
29.資格最終審查
30.接受和拒絕任何或所有投標的權力
31.中標通知
32.授予合同時(shí)變更數量的權力
33.合同協(xié)議書(shū)的簽署
34.履約保證金
35.中標服務(wù)費
第四部分 合同一般條款
1.定義
2.適用范圍
3.技術(shù)規格和標準
4.委托管理期限
5.價(jià)格
6.索賠
7.不可抗力
8.履約保證金
9.爭議的解決
10.合同終止
11.合同修改
12.適用法律
13.主導語(yǔ)言與計量單位
14.合同份數
15.合同生效
第五部分 合同特殊條款
第六部分 附件
第一部分 投標邀請
受用戶(hù)委托對________________項目的物業(yè)管理服務(wù)進(jìn)行公開(kāi)招標。茲邀請合格投標人以密封標書(shū)的方式前來(lái)投標。
1.招標編號:
2.招標項目的簡(jiǎn)要說(shuō)明:
3.項目開(kāi)工期:
4.投標地點(diǎn):
5.投標截止時(shí)間:年月日(北京時(shí)間),逾期收到的或不符合規定的投標文件不接受。
6.開(kāi)標時(shí)間、地點(diǎn):
7.凡對本次招標提出詢(xún)問(wèn),請在年月日前與 聯(lián)系(技術(shù)方面的詢(xún)問(wèn)請以信函或傳真的形式)。
地址:
郵編:
電話(huà):
傳真:
聯(lián)系人:
(署名)
年 月 日
第二部分 技術(shù)規范及要求
1. 項目技術(shù)要求一覽表
2.項目所在地
關(guān)于物業(yè)所在地及物業(yè)的詳細情況和資料詳見(jiàn)物業(yè)說(shuō)明書(shū)和物業(yè)圖紙(略)。
第三部分 投標人須知
a 總則說(shuō)明
1 適用范圍
1.1 本招標文件僅適用于本投標邀請中所敘述物業(yè)的物業(yè)管理服務(wù)。
2 定義
2.1 “招標方”系指第一部分所指的組織本次招標的招標機構。
2.2 “投標方”系指向招標方提交投標文件的物業(yè)管理企業(yè)。
2.3 “項目”系指物業(yè)管理企業(yè)(即投標人)按招標文件規定,須向用戶(hù)提供的物業(yè)管理服務(wù)。
2.4 “用戶(hù)”系指委托進(jìn)行本次招標的××開(kāi)發(fā)商或業(yè)主委員會(huì )。
3 合格的投標方
3.1 經(jīng)過(guò)本次招標的資格預審確認為合格的投標人稱(chēng)為合格的投標方。投標方應遵守有關(guān)的中國法律和規章條例。
4 投標費用
4.1 無(wú)論投標過(guò)程中的做法和結果如何,投標方自行承擔所有與參加投標有關(guān)的全部費用。
b
招標文件說(shuō)明
5 招標文件的構成
5.1 招標文件用以闡明所需物業(yè)管理服務(wù)、招標投標程序和合同條款。招標文件由下述部分組成:
(1)投標邀請;
(2)技術(shù)規格及要求;
(3)投標人須知;
(4)合同一般條款;
(5)合同特殊條款;
(6)附件。
5.2 招標文件以中文、英文兩種文字編印,兩種文字具有同等效力。中、英文本如有差異時(shí),以中文本為準。
5.3 投標人被視為熟悉上述與履行合同有關(guān)的一切情況。
6 招標文件的澄清
6.1 投標方對招標文件如有疑點(diǎn),可要求澄清,應在投標截止時(shí)間前15天按投標邀請中載明的地址以書(shū)面形式(包括信函、電報或傳真,下同)通知到招標人。招標人將視情況確定采用適當方式予以澄清或以書(shū)面形式予以答復,并在其認為必要時(shí),將不標明查詢(xún)來(lái)源的書(shū)面答復發(fā)給已購買(mǎi)招標文件的每一投標方。
7 招標文件的修改
7.1 在投標截止日期10天前,招標方可主動(dòng)地或依據投標方要求澄清的問(wèn)題而修改招標文件,并以書(shū)面形式通知所有購買(mǎi)招標文件的每一投標方,對方在收到該通知后應立即以電報或傳真的形式予以確認。
7.2 為使投標方在準備投標文件時(shí)有合理的時(shí)間考慮招標文件的修改,招標方可酌情推遲投標截止時(shí)間和開(kāi)標時(shí)間,并以書(shū)面形式通知已購買(mǎi)招標文件的每一投標方。
7.3招標文件的修改書(shū)將構成招標文件的一部分,對投標方有約束力。
c 投標文件的編寫(xiě)
8 語(yǔ)言及計量單位
8.1 投標文件及投標方和招標方就投標交換的文件和來(lái)往信件,應以中文或英文書(shū)寫(xiě)。
8.2 除在招標文件的技術(shù)規格中另有規定外,計量單位應使用中華人民共和國國法定計量單位(國際單位制和國家選定的其他計量單位)。
9 投標文件的組成
9.1 投標文件包括下列部分:
(1)投標書(shū)、授權書(shū)、開(kāi)標一覽表以及項目簡(jiǎn)要說(shuō)明一覽表;
(2)投標資格證明文件;
(3)投標符合招標文件規定的證明文件及投標方認為需加以說(shuō)明的其他內容;
(4)投標保證金。
投標應將投標文件裝訂成冊,并填寫(xiě)“投標文件資料清單”。
10 投標文件格式
10.1 投標方應按招標文件提供的投標文件格式填寫(xiě)投標書(shū)、授權書(shū)、開(kāi)標一覽表及項目簡(jiǎn)要說(shuō)明一覽表(見(jiàn)附件1~4)。
11 投標報價(jià)
11.1 投標方應在招標文件所附的開(kāi)標一覽表(附件3)上寫(xiě)明投標項目的單價(jià)和投標總價(jià)。如果單價(jià)與總價(jià)有出入,以單價(jià)為準。投標方對每種項目只允許有一個(gè)報價(jià),招標方不接受有任何選擇的報價(jià)。
11.2 投標方按格式填寫(xiě)報價(jià)以供招標方評標方便,但不限制××開(kāi)發(fā)商以其他方式簽訂合同的權力。
12 投標貨幣
12.1 投標書(shū)和開(kāi)標一覽表中的報價(jià)對國外投標方用美元或其他國際主要貨幣填報(若采用其他外國貨幣報價(jià),為便于比較價(jià)格,招標方將按12.2款規定折算成美元)。
12.2 以開(kāi)標日中國銀行公布的賣(mài)出價(jià)作為折算報價(jià)的依據。
13 投標人資格的證明文件
13.1 投標方必須提交證明其有資格進(jìn)行投標和有能力履行合同的文件(格式見(jiàn)附件5),作為投標文件的一部分。
14 投標有效期
14.1 投標文件從開(kāi)標之日起,投標有效期為90天,特殊招標項目在“技術(shù)規范及要求”部分另行規定。
14.2 要求投標方同意延長(cháng)有效期,要求與答復均應為書(shū)面形式。投標方可以拒絕上述要求而其投標保證金不被沒(méi)收。對于同意該要求的投標方,既不要求也不允許其修改投標文件,但將要求其相應延長(cháng)投標保證金的有效期,有關(guān)退還和沒(méi)收投標保證金的規定在投標有效期的延長(cháng)期內繼續有效。
15 投標保證金
15.1 投標保證金為投標文件的組成部分之一。
15.2 投標方向招標方提交不少于投標總報價(jià)2%的投標保證金。
15.3 投標保證金用于保護本次招標免受投標方的行為而引起的風(fēng)險。
15.4 投標保證金幣種應與投標報價(jià)幣種相同,可以下列任何一種方式提交:
(1)由下列銀行開(kāi)具保函:
�、僦袊y行總行或其分行;
或。
�、谥袊y行在海外的往來(lái)行通過(guò)中國銀行;或。
�、墼谥腥A人民共和國國營(yíng)業(yè)的任何其他中國或外國銀行;或。
�、苡芍袊嗣胥y行授權的其他銀行。
投標保證金保函應按招標文件附件6格式提供,并在投標文件有效期過(guò)后30天內繼續有效。
(2)銀行本票、匯票、支票或現金(在投標有效期滿(mǎn)前,因票據即將到期,招標方有權暫時(shí)行使票據權力)。
15.5 未按規定提交投標保證金的投標,將被視為投標無(wú)效。
15.6 未中標的投標方的投標保證金,將按31.2款的規定予以無(wú)息退還。
15.7 中標的投標方的投標保證金,在中標方簽訂合同并交納履約保證金和中標服務(wù)費后,經(jīng)銀行扣除手續費,予以無(wú)息退還。
15.8 發(fā)生以下情況投標保證金將被沒(méi)收:
(1)開(kāi)標后投標方在投標有效期內撤回投標;或。
(2)如果中標方未能做到:
�、侔幢卷氈�33條規定簽訂合同;或。
�、诎幢卷氈�34條規定提供履約保證金;或。
�、郯幢卷氈�35條規定繳納中標服務(wù)費。
16 投標文件的份數和簽署
16.1 投標方應準備一份正本和四份副本,在每一份投標文件上要明確注明“正本”或“副本”字樣,一旦正本和副本有差異,以正本為準。
16.2 投標文件正本和副本須打印并由經(jīng)正式授權的投標方代表簽字。
16.3 除投標方對錯處作必要修改外,投標文件中不許有加行、涂抹或改寫(xiě)。若有修改須有簽署投標文件的人簽字。
16.4 電報、電話(huà)、傳真形式的投標概不接受。
d 投標文件的遞交
17 投標文件的密封和標記
17.1 投標方應將投標文件正本或副本分別用信封密封,并標明招標編號、投標項目名稱(chēng)及正本或副本。
17.2 為方便開(kāi)標唱標,投標方應將正本的投標書(shū)、開(kāi)標一覽表和投標保證金保函單獨密封,并在信封上標明“開(kāi)標一覽表”字樣,然后再裝入正本投標文件密封袋中。
17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投標邀請中規定的開(kāi)標日期及時(shí)間)不準啟封”的字樣。
17.4 如投標文件由專(zhuān)人送交,投標方應將投標文件按19.1~19.3款中的規定進(jìn)行密封和標記后,按投標邀請注明的地址送至招標方。
17.5 如果投標文件通過(guò)郵寄遞交,投標方應將投標文件用內、外兩層信封密封。
(1)內層信封的封裝與標記同17.1~17.3款規定。
(2)外層信封裝入17.1款及17.2款所述全部?jì)确赓Y料,并注明招標編號、管理項目名稱(chēng)、招標方名稱(chēng)、地址。同時(shí)應寫(xiě)明投標方的名稱(chēng)、地址,以便將遲交的投標文件原封退還。
17.6 如果未按上述規定進(jìn)行密封和標記,招標方對投標文件的誤投或提前拆封不負責任。
18 遞交投標文件的截止時(shí)間
18.1 所有投標文件不論派人送交還是通過(guò)郵寄遞交,都必須在招標方在投標邀請中規定的投標截止時(shí)間之前送至招標方。
18.2 出現5.2款因招標文件的修改推遲投標截止時(shí)間時(shí),則按招標方修改通知規定的`時(shí)間遞交。
19 遲交的投標文件
19.1 招標方將拒絕在投標截止時(shí)間后收到的投標文件。
20 投標文件的修改和撤銷(xiāo)
20.1 投標方在提交投標文件后可對其投標文件進(jìn)行修改或撤銷(xiāo),但招標方須在投標截止時(shí)間之前收到該修改或撤銷(xiāo)的書(shū)面通知,該通知須有經(jīng)正式授權的投標方代表簽字。
20.2 投標方對投標文件修改的書(shū)面材料或撤銷(xiāo)的通知應按第16和第17條規定進(jìn)行編寫(xiě)、密封、標注和遞交,并注明“修改投標文件”或“撤銷(xiāo)投標”字樣。
20.3 投標截止時(shí)間以后不得修改投標文件。
20.4 投標方不得在開(kāi)標時(shí)間起到投標文件有效期期滿(mǎn)前撤銷(xiāo)投標文件,否則招標方將按14.7款的規定沒(méi)收其投標保證金。
e 開(kāi)標和評標
21 開(kāi)標
21.1 招標方在招標通告或投標邀請規定的時(shí)間和地點(diǎn)公開(kāi)開(kāi)標。投標方派代表參加。
21.2 開(kāi)標時(shí),查驗投標文件密封情況,確認無(wú)誤后拆封唱標,唱正本“開(kāi)標一覽表”內容,以及招標方認為合適的其他內容并記錄。
22 評標委員
會(huì )
22.1 招標方將根據物業(yè)管理的特點(diǎn)組建評標委員會(huì ),其成員由工程技術(shù)、市場(chǎng)、商貿、法律等方面的專(zhuān)家和招標機構、招標委托方的代表組成。
22.2 評標期間,希望投標方派代表參加詢(xún)標。
23 投標文件響應性的確定
23.1 開(kāi)標后,招標方將組織審查投標文件是否完整,是否有計算錯誤,要求的保證金是否已提供,文件是否恰當地簽署。如果單價(jià)與總價(jià)有出入,以單價(jià)為準;若文字大寫(xiě)表示的數據與數字表示的有差別,則以文字大寫(xiě)表示的數據為準。若投標方拒絕接受上述修正,其投標將被拒絕。
23.2 在對投標文件進(jìn)行詳細評估之前,招標方將依據投標方提供的資格證明文件審查投標方的財務(wù)、技術(shù)和管理能力。如果確定投標方無(wú)資格履行合同,其投標將被拒絕。
23.3 招標方將確定每一投標是否對招標文件的要求作出了實(shí)質(zhì)性的響應,而沒(méi)有重大偏離。實(shí)質(zhì)性響應的投標是指投標文件符合招標文件的所有條款、條件和規定且沒(méi)有重大偏離或保留。
23.4 招標方判斷投標文件的響應性?xún)H基于投標文件本身而不靠外部證據。
23.5 招標方將拒絕被確定為非實(shí)質(zhì)性響應的投標,投標方不能通過(guò)修正或撤銷(xiāo)不符之處而使其投標成為實(shí)質(zhì)性響應的投標。
23.6 招標方將允許修改投標中不構成重大偏離的微小的、非正規、不一致或不規則的地方。
24 投標文件的澄清
24.1 為了有助于對投標文件進(jìn)行審查、評估和比較,招標方有權向投標方質(zhì)疑,請投標方澄清其投標內容。投標方有責任按照招標方通知的時(shí)間、地點(diǎn)指派專(zhuān)人進(jìn)行答疑和澄清。
24.2 重要澄清的答復應是書(shū)面的,但不得對投標內容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改。
25 對投標文件的評估和比較
25.1 招標方及其組織的評標委員會(huì )將對實(shí)質(zhì)性響應的投標文件進(jìn)行評估和比較。
25.2 評估時(shí)除考慮投標價(jià)以外,還將考慮物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量、物業(yè)管理企業(yè)的信譽(yù)和物業(yè)管理方案的先進(jìn)程度等因素。
26 評標原則及方法
26.1 對所有投標方的投標評估,都采用相同的程序和標準。
26.2 評標嚴格按照招標文件的要求和條件進(jìn)行。
26.3 在評標時(shí)按下列程序確定最低評標價(jià)標:
(1)開(kāi)標后,將對實(shí)質(zhì)性響應的投標報價(jià)分別與標底價(jià)比較,并按其報價(jià)的合理程度給予打分,合理性越強則得分越高。
(2)在第一次打分的基礎上,根據第25條考慮因素,對投標進(jìn)行第二次打分,服務(wù)質(zhì)量越高,管理方案越先進(jìn),則得分就越高。
(3)將兩次打分分別與商務(wù)評審權權數和技術(shù)評審權權數加權求出總得分,最高得分者即系最低評標價(jià)標。
27 保密
27.1 有關(guān)投標文件的審查、澄清、評估和比較以及有關(guān)授予合同的意向的一切情況都不得透露給任一投標方或與上述評標工作無(wú)關(guān)的人員。
27.2 投標方不得干擾招標方的評標活動(dòng),否則將廢除其投標。
f 授予合同
28 定標準則
28.1 合同將授予其投標符合招標文件要求,并能圓滿(mǎn)地履行合同的、對買(mǎi)方最為有利的最低評標價(jià)標的投標方。
28.2 最低報價(jià)不是被授予合同的保證。
29 資格最終審查
29.1 招標方將審查最低評標價(jià)標的投標方的財務(wù)、技術(shù)、管理能力及信譽(yù),確定其是否能圓滿(mǎn)地履行合同。
29.2 如果確定該投標方無(wú)條件圓滿(mǎn)履行合同,招標方將對下一個(gè)最低評標價(jià)標的投標方資格作出類(lèi)似的審查。
30 接受和拒絕任何或所有投標的權力
30.1 招標方在授予合同之前仍有選擇或拒絕任何或全部投標的權力,并對所采取的行為不作任何解釋。
31 中標通知
31.1 評標結束15日內,招標方將以書(shū)面形式發(fā)出中標通知書(shū),但發(fā)出時(shí)間不超過(guò)投標有效期。中標通知書(shū)一經(jīng)發(fā)出即發(fā)生法律效力。
31.2 招標方在收到中標方提交的履約保證金后,將向落標的投標方發(fā)出落標通知書(shū),并退還其投標保證金。
31.3 中標通知書(shū)將作為簽訂合同協(xié)議書(shū)的依據。
32 授予合同時(shí)變更數量的權力
32.1 招標方在授予合同時(shí)有權對“項目一覽表”中規定的項目規�；蚬ぷ髁坑枰栽鰷p。
33 合同協(xié)議書(shū)的簽署
33.1 中標方按中標通知書(shū)指定的時(shí)間、地點(diǎn)與開(kāi)發(fā)商或業(yè)主委員會(huì )按指定的協(xié)議書(shū)格式簽訂合
同協(xié)議書(shū)(見(jiàn)附件7)。
33.2 招標文件、中標方的投標文件及其澄清文件,均為簽訂合同協(xié)議書(shū)的依據。
34 履約保證金
34.1 合同簽訂后30天內,中標方須根據合同條款的規定按招標文件附件8格式向甲方提交履約保證金。
35 中標服務(wù)費
35.1 中標方須向招標方按如下標準和規定交納中標服務(wù)費:
(1)以中標通知書(shū)中確定的中標總金額作為收費的計算基數。
(2)中標服務(wù)費為中標總金額的1.5%。
(3)中標服務(wù)費幣種與中標簽訂合同的幣種相同,或以人民幣支付(按開(kāi)標日中國銀行公布匯率賣(mài)出價(jià)折算)。
第四部分 合同一般條款
1 定義
1.1 “合同”系指甲方和乙方(簡(jiǎn)稱(chēng)合同雙方)已達成的協(xié)議,即由雙方簽訂的合同格式中的文件,包括所有的附件、附錄和組成合同部分的所有其他文件。
1.2 “合同價(jià)格”系指根據合同規定,在乙方全面正確地履行合同義務(wù)時(shí)應支付給乙方的款項。
1.3 “甲方”系指通過(guò)招標方式,接受合同服務(wù)的開(kāi)發(fā)商或業(yè)主委員會(huì )。
1.4 “乙方”系指中標后提供合同服務(wù)的物業(yè)管理企業(yè)或單位。
2 適用范圍
2.1 本合同條款僅適用于本次招標活動(dòng)。
3 技術(shù)規格和標準
3.1 本合同項下所提供服務(wù)的技術(shù)規格和標準應與本招標文件技術(shù)規格規定的標準相一致。
4 委托管理期限
年。即自 年 月 日起至 年 月 日止。
5 價(jià)格
5.1 除非合同中另有規定,乙方為其所提供物業(yè)管理服務(wù)而要求甲方支付的金額應與其投標報價(jià)一致。
6 索賠
6.1 乙方對所提供服務(wù)與合同要求不符負有責任,并且甲方已于合同規定的委托管理期內提出索賠,乙方應按甲方同意的下述一種或多種方法解決索賠事宜:
(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服務(wù)項目,退還已經(jīng)收取的該類(lèi)項目的物業(yè)管理費、傭金和酬金。
(2)對于情節輕微的,經(jīng)雙方同意可降低該類(lèi)項目的物業(yè)管理服務(wù)價(jià)格。
(3)對于情節嚴重,造成甲方損失金額巨大的,同意甲方終止全部委托管理合同,并賠償甲方因此造成的損失。
6.2 如果甲方提出索賠通知后30天內乙方未能予以簽復,該索賠應視為已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索賠通知的30天內或甲方同意的更長(cháng)一些的時(shí)間內,按甲方同意的上述任何一種方式處理索賠事宜,甲方將從議付款或乙方提供的履約保證金中扣回索賠金額,同時(shí)保留進(jìn)一步要求賠償的權利。
7 不可抗力
7.1 簽約雙方任一方由于受諸如戰爭、嚴重火災、洪水、臺風(fēng)、地震等不可抗力事故的影響而不能執行合同時(shí),履行合同的期限應予以延長(cháng),則延長(cháng)的期限應相當于事故所影響的時(shí)間。不可抗力事故系指甲乙雙方在締結合同時(shí)所不能預見(jiàn)的,并且它的發(fā)生及其后果是無(wú)法避免和無(wú)法克服的事故。
7.2 受阻一方應在不可抗力事故發(fā)生后盡快用電報或傳真通知對方,并于事故發(fā)生后14天內將有關(guān)當局出具的證明文件用特快專(zhuān)遞或掛號信寄給對方審閱確認。一旦不可抗力事故的影響持續120天以上,雙方應通過(guò)友好協(xié)商在合理的時(shí)間內達成進(jìn)一步履行合同的協(xié)議。
8 履約保證金
8.1 乙方應在合同簽訂后30天內,向甲方按合同貨幣提交合同總價(jià)10%的履約保證金,履約保證金的有效期至合同有效期滿(mǎn)。履約保證金應由以下銀行開(kāi)具:
(1)中國銀行,或。
(2)根據國外銀行給中國銀行的反保函,由中國銀行開(kāi)具,或。
(3)在中國境內營(yíng)業(yè)的其他銀行。
8.2 乙方提供的履約保證金按規定格式以銀行保函的形式提供,與此有關(guān)的費用由乙方負擔。
8.3 如果乙方未能按合同規定履行其義務(wù),甲方有權從履約保證金取得補償。
9 爭議的解決
9.1 在執行合同中發(fā)生的或與本合同有關(guān)的爭端,雙方應通過(guò)友好協(xié)商解決,經(jīng)協(xié)商在60天內不能達成協(xié)議時(shí),應提交仲裁。
9.2 提交正式仲裁的爭端屬涉外的,應在北京或在中國國內其他地點(diǎn)內指定的國際經(jīng)濟仲裁委員會(huì )根據該委員會(huì )的仲裁程序或規則予以最終裁決。
9.3 合同雙方均為國內法人的,其爭端的仲裁應由當地工商行政管
理局根據其仲裁程序和暫行規則進(jìn)行。
9.4 仲裁裁決應為最終決定,并對雙方具有約束力。
9.5 除另有裁決外,仲裁費應由敗訴方負擔。
9.6 在仲裁期間,除正在進(jìn)行仲裁部分外,合同其他部分繼續執行。
10 合同終止
10.1 本合同期限為年。合同到期甲乙雙方均未提出新的意向,合同自行終止。合作期內任何一方不得擅自停止協(xié)議,否則應負擔所造成的一切損失。如一方因故需終止合同,必須提前三個(gè)月書(shū)面通知另一方,經(jīng)雙方達成一致意見(jiàn)后,方可終止。
10.2 出現下列情況時(shí)合同自動(dòng)終止:
(1)發(fā)生不可抗力時(shí)。
(2)一方不履行合同條款,造成另一方無(wú)法執行合同協(xié)議,協(xié)商又不能求得解決。合同終止,責任方賠償損失。
(3)物業(yè)被征用或甲方破產(chǎn)。
11 合同修改
11.1 對于合同的未盡事宜,需進(jìn)行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內容簽訂書(shū)面的合同修改書(shū),作為合同的補充協(xié)議。
12 適用法律
12.1 本合同應按中華人民共和國國的法律解釋。
13 主導語(yǔ)言與計量單位
13.1 合同應以中文或英文書(shū)寫(xiě)。甲乙雙方所有的來(lái)往信函以及與合同有關(guān)的文件均應以中文或英文書(shū)寫(xiě)。
13.2 除技術(shù)規格另有規定外,計量單位均使用中華人民共和國國法定計量單位。
14 合同份數
14.1 本合同正本連同附件共____頁(yè),一式三份,甲乙雙方及物業(yè)管理主管部門(mén)(備案)各執一份,具有同等法律效力。
15 合同生效
15.1 除非合同中另有說(shuō)明,本合同經(jīng)雙方簽字蓋章,并在甲方收到乙方的履約保證金后,即開(kāi)始生效。
第五部分 合同特殊條款
具體條款(略)。
合同特殊條款是合同一般條款的補充和修改。如果兩者之間有抵觸,應以特殊條款為準。
第六部分 附件
附件1
投 標 書(shū)
合同名稱(chēng):
致 業(yè)主:
先生們:
1.在考察了物業(yè)現場(chǎng)和研究了上述項目的投標人須知、合同條款、技術(shù)規格、圖紙以及第 號至第 號補充通知或修改書(shū)后,我方愿以人民幣 元(大寫(xiě))(rmb 元)的總價(jià)或上述招標文件確定(算術(shù)上的核實(shí)與改正后)的另一金額,按招標文件的要求,承擔上述項目的全部物業(yè)管理工作。
2.如果貴方接受我方投標,我方保證在接到項目開(kāi)工的指令后天開(kāi)工,并在招標文件規定的期限內完成合同規定的全部工作。
3.我方同意在從規定的遞交標書(shū)截止之日起天內遵守本投標。在該期限滿(mǎn)期之前,本投標對我方始終有約束力,并可隨時(shí)被接受。
4.在正式合同協(xié)議制定和簽署之前,本投標書(shū)連同貴方的中標通知書(shū)應成為約束貴、我雙方的合同。
5.我方理解,貴方不一定接受最低報價(jià)的投標或其他任何你們可能收到的投標。
年月日
簽字:
姓名:
以資格經(jīng)授權并代表簽署標書(shū)。
投標人地址:
證人:
簽字:
姓名:
所在單位及地址:
職務(wù):
附件2
授 權 書(shū)
根據本文件宣布,簽名人(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱(chēng))、(公司注冊地點(diǎn))合法授權代表上述公司,特此任命在下面簽字的(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱(chēng))為正式和合法的代理人,并授權該代理人在有關(guān)(項目名稱(chēng))的投標方面,以該公司的名義代表該公司簽署投標書(shū),進(jìn)行談判,簽署合同和處理一切與此有關(guān)的必要事務(wù)。
現分別在下面簽字以資證明。
年月日
授權人簽字:
代理人簽字:
公證人簽字:
公證人姓名:
公證人地址:
公證人職務(wù):
附件5
投標人資格的證明文件
投標人概況
1. 投標人的身份證明
文件管理制度 篇5
一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的`完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。
2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；
3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：
�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求；
�。�2）上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；
�。�4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
�。�6）供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；
�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統一保存；
�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化，應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續借手續；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；
5、檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
文件管理制度 篇6
�。ㄒ唬┠康�
為規范管理本企業(yè)的安全生產(chǎn)規章制度，確保符合國家相關(guān)法律法規、標準和規范，符合本企業(yè)的特點(diǎn)，具有實(shí)際的指導意義，制訂本制度。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于xx水泥有限公司安全生產(chǎn)規章制度，安全操作規程及其他安全生產(chǎn)文件的編制、發(fā)布、使用、評審、修訂等管理。
�。ㄈ┮幏缎砸梦募�
《文件控制程序》
�。ㄋ模┞氊�
1.總經(jīng)理負責組織制定、審核、簽發(fā)并落實(shí)本單位安全生產(chǎn)規章制度和、崗位安全操作規程和崗位生產(chǎn)責任制。
2.生產(chǎn)技術(shù)處負責實(shí)施對安全規章制度、崗位安全操作規程和崗位生產(chǎn)責任制文件的編制組織、審核修訂，包括與安全標準化有關(guān)的外來(lái)文件。
3.各分廠(chǎng)、處室在職權范圍內分工負責本單位的安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程和崗位生產(chǎn)責任制的編制和管理。
(五)管理要求
1.安全標準化文件的分類(lèi)、編號
1.1本企業(yè)的安全標準化文件主要包括：安全生產(chǎn)規章制度、安全操作規程、崗位安全生產(chǎn)責任制、事故應急救援預案等。
1.2安全標準化文件的受控狀態(tài)
安全標準化文件分“受控”和“非受控”兩種形式�！笆芸亍蔽募陌l(fā)放對象為本公司與標準化運行有關(guān)的部門(mén)或個(gè)人�！笆芸亍蔽募l(fā)放時(shí)其封面加蓋“受控”章，進(jìn)行統一編號，并對持有者進(jìn)行登記，必要時(shí)蓋xx水泥有限公司專(zhuān)用章�！胺鞘芸亍蔽募贿M(jìn)行編號和記錄，可作為一次性文件提供給顧客，發(fā)出后不再進(jìn)行管理。
1.3安全標準化文件的編號規則：
1.3.1公司自行編制的安全標準化文件的編號規則：
注：
“WNXN”，是“xx水泥有限公司”的代碼
“WN”是，“威寧”的拼音第一個(gè)字母縮寫(xiě)；
“XN”，指公司名稱(chēng)“西南”；
“R”是指“記錄”；
“AQ”，指各安全文件的編號，安全生產(chǎn)規章制度WNXN-AQZD，操作規程WNXN-CZGC，安全責任制WNXN-AQZRZ等開(kāi)始編，需保留文件控制的`相關(guān)記錄。
1.3.2國家行業(yè)地方等標準采用原編號。
2.安全標準化文件的編制
2.1生產(chǎn)技術(shù)處負責組織編寫(xiě)《安全生產(chǎn)管理制度匯編》，包括《應急救援預案》《崗位安全操作規程》《崗位安全生產(chǎn)責任制》等文件的編寫(xiě)，按照安全標準化的13個(gè)要素進(jìn)行分解，各分廠(chǎng)、處室按照職權范圍負責本部門(mén)所涉及的安全標準化要素進(jìn)行安全文件的編寫(xiě)。
2.2 《安全生產(chǎn)管理制度匯編》至少包含下列內容：安全目標管理、安全生產(chǎn)責任制管理、法律法規標準規范管理、安全投入管理、文件和檔案管理、風(fēng)險評估和控制管理、安全教育培訓管理、特種作業(yè)人員管理、設備設施安全管理、建設項目安全“三同時(shí)”管理、生產(chǎn)設備設施驗收管理、生產(chǎn)設備設施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業(yè)安全管理、相關(guān)方及外用工（單位）管理、職業(yè)健康管理、勞動(dòng)防護用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應急管理、事故管理、安全績(jì)效評定管理等。
2.3制度內容要符合國家相關(guān)法律、法規，標準和規范，應符合本企業(yè)的實(shí)際，不能照抄照搬。
2.4制度的編寫(xiě)人員應了解國家相關(guān)法律、法規，標準和規范，熟悉本企業(yè)的組織架構和管理特點(diǎn)，確保合規性。制度的格式建議包括以下內容：目的、適用范圍、規范性引用文件、職責、管理要求、記錄等。
2.5 《崗位安全操作規程》要涵蓋本企業(yè)的所有崗位（或設備），內容要基于特定的危險源（危害因素）辨識和風(fēng)險分析評價(jià)和控制。其格式建議包括以下內容：目的、范圍、主要風(fēng)險及控制措施、操作規程、安全注意事項、應急處置、附件等。
2.6應急預案的編寫(xiě)應符合《生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位安全生產(chǎn)事故應急預案編制導則》的要求，應按規定評審，并報安監部門(mén)備案。
3.安全標準化文件的會(huì )簽
3.1安全標準化文件草稿編制結束后，生產(chǎn)技術(shù)處應將草稿發(fā)放到相關(guān)部門(mén)，或組織相關(guān)部門(mén)、人員討論，廣泛征求各部門(mén)人員的意見(jiàn)。
3.2各部門(mén)人員提出的意見(jiàn)，生產(chǎn)技術(shù)處應做好記錄，斟酌采納后融入到其中。
4.安全標準化文件的審批
4.1《安全生產(chǎn)管理制度匯編》由生產(chǎn)技術(shù)處組織編寫(xiě)，生產(chǎn)技術(shù)處負責人審核后報請主管領(lǐng)導，由總經(jīng)理批準。
4.2各部門(mén)負責編制的安全標準化文件由各單位自行起草，生產(chǎn)技術(shù)處負責人審核后報請主管領(lǐng)導，公司總經(jīng)理批準。
4.3安全標準化文件在發(fā)布前，審核時(shí)規定發(fā)放范圍。
4.4各分廠(chǎng)、處室負責人負責審核部門(mén)起草的文件，報公司總經(jīng)理批準。
5.安全標準化文件的發(fā)布
5.1受控文件由行政人事處根據文件的發(fā)放范圍統一發(fā)放。
5.1．1公司重要安全文件、制度由行政人事處文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過(guò)公司OA或ERP管理信息平臺發(fā)放到相關(guān)部門(mén)，相關(guān)部門(mén)應及時(shí)查閱，獲取存檔。
5.1．2一般的安全文件，由擬定文件部門(mén)，按文件發(fā)放程序發(fā)放，發(fā)放途徑通過(guò)公司OA或ERP管理信息平臺發(fā)放到相關(guān)部門(mén)或本部門(mén)，相關(guān)部門(mén)或本部門(mén)應及時(shí)查閱，獲取存檔。
5.2安全標準化文件發(fā)放應在《文件發(fā)放/回收登記表》上登記，受控文件應記錄發(fā)放號，并有文件接收人簽名，保留發(fā)放記錄。
5.3各分廠(chǎng)編制的安全生產(chǎn)管理制度及崗位安全操作規程應由行政人事處發(fā)放到相關(guān)崗位，并組織培訓考核，保留記錄資料。
5.4安全標準化文件應以公司正式文件發(fā)布。
5.5各分廠(chǎng)、處室應嚴格按照安全標準化文件的要求執行。
6.安全標準化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破損嚴重影響使用時(shí)，應向辦公室辦理更換手續，交回破損文件，補發(fā)新文件。補發(fā)新文件，分發(fā)號不變。
6.2文件使用人丟失受控文件應向行政人事處報告，說(shuō)明丟失原因，經(jīng)原批準人批準后補發(fā)新文件。
6.3行政人事處保存相關(guān)《受控文件目錄》。
7.安全標準化文件的評審
7.1公司每年至少組織一次對安全生產(chǎn)法律法規、標準規范、規章制度和操作規程、崗位安全生產(chǎn)責任制的執行情況及適用情況進(jìn)行全面檢查和評估，并編寫(xiě)評估報告。
7.2個(gè)別文件因可操作性等原因需要臨時(shí)評審的，由使用單位提出，生產(chǎn)技術(shù)處負責組織安全標準化文件評審，以確定是否需要修改。
7.3出現下列情況時(shí)，評審工作可以立即開(kāi)展，確保安全規章制度和安全操作規程的適用性和有效性：
7.3.1國家安全生產(chǎn)新的法律法規標準及其他要求在官方媒體公布或通過(guò)文件精神下達時(shí)。
7.3.2省市等上級部門(mén)安全生產(chǎn)行政管理部門(mén)新下發(fā)的安全管理相關(guān)文件通知時(shí)。
7.3.3公司新工藝新技術(shù)、新裝置、新產(chǎn)品和新方法的投入使用時(shí)。
7.3.4當發(fā)生事故時(shí)，工藝技術(shù)材料等發(fā)生變更時(shí)。
7.3.5企業(yè)發(fā)生并購重組時(shí)。
8.安全標準化文件的修訂
8.1制定文件修訂的計劃，并根據文件評審結果、安全檢查反饋的問(wèn)題、生產(chǎn)安全事故案例和績(jì)效評定結果等，對安全生產(chǎn)規章制度及崗位安全操作規程進(jìn)行修訂，確保其有效和適用；
8.2安全標準化文件需要更改時(shí)，應有文件更改人書(shū)面說(shuō)明原因及更改內容；重大更改（如技術(shù)等）還應附有充分的理由和依據，經(jīng)單位負責人簽字，文件主管部門(mén)審核后，報原文件批準人批準。原批準人發(fā)生變化或其職能發(fā)生變化時(shí)，應報接替其職能的人員批準。
8.3安全標準化文件經(jīng)修改后應注明修改狀態(tài)，自0開(kāi)始順序編號，修改頁(yè)超過(guò)2/3時(shí)應換版。
8.4安全標準化文件的換版和文件的作廢及銷(xiāo)毀要進(jìn)行登記。
9.安全標準化文件的管理
9.1經(jīng)批準的文件應按文件的編號規則予以編號登記。文件起草部門(mén)應將文件原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放文件應加密/將磁盤(pán)標識存檔。
9.2需臨時(shí)借閱安全標準化文件時(shí)，應經(jīng)安全文件管理部門(mén)負責人批準并予以登記，借閱者應在規定的日期時(shí)間內歸還文件。文件原稿不對外借閱。
9.3文件復印和拷貝需填寫(xiě)申請單，由行政人事處負責人批準后執行。未經(jīng)批準任何人不得擅自打印復印和拷貝。
文件管理制度 篇7
一、文件管理內容緊要包含：上級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件，實(shí)在由辦公室負責。
二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的。核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應適時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保管，如職工工作需要借閱的`可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）依據文件內容和性質(zhì)閱簽后，分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，緊要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避開(kāi)文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度 篇8
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括：
1）開(kāi)發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2）開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。
3）產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4）產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等務(wù)必貼合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員務(wù)必按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都務(wù)必按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都務(wù)必重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的.文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制務(wù)必嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。
2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。
5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法持續不具權限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可透過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。
3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊狀況需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責追究
各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
文件管理制度 篇9
一、學(xué)院的公文均由董事長(cháng)、黨委書(shū)記或院長(cháng)簽發(fā)。
1、學(xué)院對外公文、副處級（含副處級）以上干部的任免和內部重要的行政、財務(wù)、資產(chǎn)管理等公文由董事長(cháng)簽發(fā)。
2、學(xué)院教學(xué)、科研、招生、學(xué)生管理、后勤服務(wù)管理和副處級以下干部的任免等內部公文由院長(cháng)簽發(fā)。
3、學(xué)院黨委的公文由黨委書(shū)記簽發(fā)。
二、學(xué)院公文擬稿與簽發(fā)程序：
1、公文擬稿需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導同意或交辦。
2、公文內容涉及其他部門(mén)和單位的，主辦單位或部門(mén)在擬稿前應與協(xié)辦單位商議形成共識。
3、擬稿人對行文的目的`與內容要了解清楚，所擬公文要條理清楚、簡(jiǎn)明嚴謹、文字規范。
4、擬稿人擬稿后交部門(mén)或單位主要負責人審查文稿內容及其表述形式。其內容不得與國家法規、政策、政府有關(guān)文件和學(xué)院有關(guān)規定相抵觸。審查完畢簽字后轉交協(xié)辦單位負責人會(huì )簽；會(huì )簽者無(wú)論同意與否，均須用文字明確表述意見(jiàn)。
5、會(huì )簽后的文稿由分管院領(lǐng)導進(jìn)行審核，并簽署審核意見(jiàn)。
6、分管院領(lǐng)導審核后的文稿由院辦公室或黨委工作部進(jìn)行文字與格式審核，并簽署審核意見(jiàn)。
7、院辦公室或黨委工作部審核文稿后按本制度第一條之規定送請有關(guān)領(lǐng)導簽發(fā)。
8、簽發(fā)后的文稿由學(xué)院辦公室或黨委工作部負責編號、印制、蓋章和發(fā)送。其格式要符合公文規范；校對由擬稿人負責，做到準確無(wú)誤。
9、未嚴格按程序辦理的文稿，院辦公室或黨委工作部不得受理。
三、呈送上級的公文，其文件紅線(xiàn)左上方設置文號，右上方打印簽發(fā)人及其姓名；屬于“請示”類(lèi)文件，須在印鑒與日期的左下方，用括號打印聯(lián)系人姓名與電話(huà)號碼。
四、部門(mén)公文由各部門(mén)擬稿、核稿、校對，由分管院領(lǐng)導審定簽發(fā)。格式審定和編號由院辦公室或黨委工作部負責（詳見(jiàn)下表）。
注：
1、共產(chǎn)黨員和教職工處分類(lèi)文件，由紀檢監察室擬稿，視錯誤程度和類(lèi)型分別用紀檢監察室、院紀委或院黨委、學(xué)院的文件公布（通知）。
2、學(xué)生處分文件，由學(xué)生工作部擬稿，除勒令退學(xué)和開(kāi)除學(xué)籍的用學(xué)院文件外，其余用學(xué)生工作部的名義發(fā)文公布（通知）。
3、凡為了規范統一，需用學(xué)院函頭紙打印下發(fā)的資料（文稿），不屬此列。
附件2：
文印管理制度
一、學(xué)院文件資料的制發(fā)由辦公室統一管理。
二、學(xué)院的文件、公函以及院領(lǐng)導交辦需印制的資料由文印室辦理；各部門(mén)需印制文稿的，按《公文簽發(fā)管理規定》中的程序完成審批后，由院辦公室繕印。未按規定程序辦理的，文印室不得印制。
三、文印程序：
四、文印室工作人員要加強政治與業(yè)務(wù)學(xué)習，增強職業(yè)道德素養，嚴守文件機密，不斷提高文印質(zhì)量。
五、院辦公室要加強對文印室的管理，嚴格按規定程序辦文。
文件管理制度 篇10
1.目的
及時(shí)糾正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格,防止不合格服務(wù)的再發(fā)生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務(wù)的產(chǎn)生,實(shí)現持續改進(jìn),為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.適用范圍
適用于公司所有糾正預防措施活動(dòng)的實(shí)施。
3.職責
3.1管理者代表負責監督、協(xié)調改進(jìn)、糾正和預防措施的實(shí)施。
3.2質(zhì)主管負責在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應的通知,并跟進(jìn)驗證實(shí)施效果。
3.3部門(mén)相關(guān)主管負責落實(shí)糾正和預防措施的實(shí)施。
3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門(mén)主辦以上管理人員負責組織調查產(chǎn)生不合格的原因,制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預防措施的責任。
4.方法和過(guò)程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發(fā)生。
4.1.2對以下信息采用統計技術(shù)或試驗的方法進(jìn)行識別,對不合格項進(jìn)行確定。
a.顧客的投訴(建議)
b.緊急事件及重大質(zhì)量事故
c.品質(zhì)主管對各部門(mén)日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務(wù)的評估
e.顧客滿(mǎn)意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標及質(zhì)量體系要求的情況
4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質(zhì)量審核程序》的要求執行。
4.1.4對于情況d,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》,交責任部門(mén)通知分承包方,要求分承包方對原因進(jìn)行分析,提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對其措施審核后由責任部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)情況,相關(guān)結果在《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄,并簽名確認,該表品質(zhì)主管和責任部門(mén)各存一份。
4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監督執行。
4.1.6對于其他不合格,品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》,對不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責任部門(mén),責任部門(mén)對不合格事實(shí)進(jìn)行確認后填寫(xiě)'原因分析'項目,制定糾正措施并實(shí)施,品質(zhì)主管負責對糾正措施進(jìn)行評估并跟蹤驗證實(shí)施效果,表格品質(zhì)主管和責任部門(mén)各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。
4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規范引起的不合格,由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證,提出修改意見(jiàn),呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā),并保存與此有關(guān)的文件和記錄。
4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格,由人事行政主管會(huì )同責任部門(mén)主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經(jīng)理負責監督實(shí)施。
4.1.10因服務(wù)設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等,由總經(jīng)理負責監督實(shí)施。
4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質(zhì)主管根據總經(jīng)理意見(jiàn)組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題討論,對質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析,指定措施并組織實(shí)施,并總經(jīng)理負責監督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發(fā)生。
4.2.2對以下信息進(jìn)行分析,識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題
b.品質(zhì)主管對日常工作的檢查和有關(guān)建議
c.顧客滿(mǎn)意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的.實(shí)施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門(mén)應根據日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門(mén)未能識別的潛在不合格,根據潛在問(wèn)題的影響程度,由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門(mén)講明原因,制定預防措施,同時(shí)指定責任部門(mén)。品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄,責任部門(mén)分析原因后制定預防措施并付諸實(shí)施,品質(zhì)主管負責跟蹤并驗證實(shí)施效果,同時(shí)對有效性進(jìn)行評審。在《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認,表格品質(zhì)主管與責任部門(mén)各留存一份。
4.2.5品質(zhì)主管負責對各部門(mén)所采取的預防措施、實(shí)施過(guò)程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。
4.3在改進(jìn)、糾正和預防措施的實(shí)施過(guò)程中,管理者代表負責配置必要的資源,協(xié)助分析原因和確定責任部門(mén),并監督措施實(shí)施過(guò)程。
4.4由改進(jìn)、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執行。
5.質(zhì)量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實(shí)施記錄表》
文件管理制度 篇11
一、總則
1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執行。
3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。
二、文件的分類(lèi)
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。
3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件(指時(shí)效性較強的文件)。本制度的內行文所指的是正式文件。
三、內行文的管理
1、內行文的范圍：
凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬內行文范圍。
2、內行文的編號
各部門(mén)發(fā)放文件之前，應交至辦公室統一編號并留存一份(見(jiàn)附件一《編號規則》)。
3、格式要求(附件二)
�、�、每一頁(yè)頁(yè)眉右側注明公司名稱(chēng)并用五號宋體加粗字體。
�、�、每一頁(yè)頁(yè)腳中心注明頁(yè)數和總頁(yè)數，其中總頁(yè)數用“()”括起。
�、�、在首頁(yè)正文上方注明文件的編號、生效時(shí)間、修訂時(shí)間、總頁(yè)數、擬定部門(mén)，簽發(fā)人。
�、�、文件標題使用宋體小二號字居中。
�、�、正文使用小四或四號宋體，行間距1.5倍。
�、�、主題詞/抄報/抄送使用小四或四號宋體。
�、�、公司全稱(chēng)：在落款、合同文本等情形必須用全稱(chēng)。
注：主題詞即文件內容的'關(guān)鍵詞。抄報適用于需了解文件內容的公司管理層，抄送適用于需了解文件內容的相關(guān)單位、部門(mén)及同級部門(mén)。
4、辦公室負責對各部門(mén)起草的文件格式進(jìn)行審核，對不符合格式要求的，有權退回并按要求格式改正。
文件管理制度 篇12
1.目的
建立文件與資料管理制度，規范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀的管理,確保文件的有效性和適宜性。
2.依據
《中華人民共和國藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監督管理辦法》、《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規范（國家食品藥品監督管理總局令第13號）》及附錄。
3．適用范圍
本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的`起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀等。
4．職責
4．1質(zhì)量管理部負責組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導、監督文件的執行；
4．2文件使用部門(mén)、人員嚴格按本制度進(jìn)行文件的使用。
5．內容
5．1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門(mén)及崗位職責、操作規程、進(jìn)貨評審、內審等組成；
5．2編制質(zhì)量管理文件時(shí)遵循以下原則：
5．2．1合法性原則：質(zhì)量管理文件應符合國家法律、法規以及部門(mén)規章和有關(guān)政策；
5．2．2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營(yíng)規模、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式相適應，與企業(yè)組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統的設置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；
5．2．3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進(jìn)科學(xué)的管理辦法和手段，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；
5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦
文件管理制度 篇13
1目的
運用科學(xué)有效的管理方法，規范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運行。
2適用范圍
適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。
3職責
3.1管理部質(zhì)量主管負責所有質(zhì)量體系文件的控制。
3.2分公司內部使用的作業(yè)指導書(shū)由部門(mén)內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書(shū)由相關(guān)人員編制。
3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負責分公司內部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質(zhì)量體系文件。
3.4分公司經(jīng)理負責分公司內部和管理處內部使用的質(zhì)量體系文件的批準。
4實(shí)施程序
4.1質(zhì)量體系文件的建立
4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。
4.1.2管理處作業(yè)指導書(shū)
4.1.2.1管理處作業(yè)指導書(shū)由管理處各部門(mén)相關(guān)人員編寫(xiě)、排版、打印。
4.1.2.2相關(guān)部門(mén)主管需要對作業(yè)指導書(shū)進(jìn)行會(huì )審，分管副總經(jīng)理負責復審，總經(jīng)理負責審批。
4.1.2.3質(zhì)量主管對文件進(jìn)行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導書(shū)審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號
文件類(lèi)別號
上海分公司xxx管理處代碼
作業(yè)指導書(shū)代碼
文件類(lèi)別號有九類(lèi)，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車(chē)輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶(hù)服務(wù)、
社區文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財務(wù)管理)、bm(部門(mén)工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。
4.1.2.4對于分公司各個(gè)部門(mén)的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場(chǎng)部，33-04為工程部，33-05為財務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業(yè)管理方案
4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫(xiě)。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復審后報總公司主管領(lǐng)導批準。
4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號、排版和打印。
4.2質(zhì)量體系文件的修改
4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中，對審核和批準不通過(guò)的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫(xiě)。
4.2.2對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批，審批權限參照文件建立審批權限。
4.2.3文件修改時(shí)，由提出人填寫(xiě)《體系文件修改申請單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內容加到正式文件中。
4.2.4文件內容修改后，對修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。
4.2.5當文件修改超過(guò)5次或修改內容較多時(shí)，應換版。
4.3質(zhì)量體系文件的使用
4.3.1作業(yè)指導書(shū)的編制人員負責向文件執行人員進(jìn)行文件解讀和培訓，并對文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查，質(zhì)量主管負責建立《體系文件目錄》。
4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。
4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放
4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)時(shí)，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門(mén)主管，讓其自行選擇本部門(mén)需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關(guān)部門(mén)。
4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。
4.4.3除外來(lái)文件以外，發(fā)放到各部門(mén)的`質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。
4.5質(zhì)量體系文件的借閱
4.5.1除公司領(lǐng)導外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準，并填寫(xiě)《文件借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還文件時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續，由質(zhì)量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經(jīng)批準不得對質(zhì)量體系文件進(jìn)行復制。
4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。
4.6質(zhì)量體系文件的保存
4.6.1管理處作業(yè)指導書(shū)保存一份原件，作業(yè)指導書(shū)的電子文檔要做備份。
4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書(shū)原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件由各部門(mén)自行保存，不得遺失。
4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。
4.6.4作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷(xiāo)毀。
4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書(shū)因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷(xiāo)毀，
但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷(xiāo)毀，并建立《作廢文件保存清單》。
5質(zhì)量要求
所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導書(shū)還需按照本文件的規定進(jìn)行控制。
6監督檢查
總經(jīng)理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監督和檢查。
7改進(jìn)分析
本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現不適用的應及時(shí)修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業(yè)指導書(shū)審批單》
8.2 《文件借閱登記表》
8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》
8.4 《作廢文件保存清單》
8.5 《文件修改狀態(tài)頁(yè)》
8.6 《體系文件目錄》
8.7 《體系文件修改申請單》
文件管理制度 篇14
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學(xué)習政治理論和專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并根據《檔案法》及有關(guān)規定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程，掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。
4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實(shí)現檔案管理的現代化。
5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，造具銷(xiāo)毀清冊，寫(xiě)出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認真負責地銷(xiāo)毀。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的'完整與安全，最大限度地延長(cháng)檔案壽命。
7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。
8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿(mǎn)足各項業(yè)務(wù)工作的需要。
9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時(shí)、準確地向檔案管理部門(mén)填報機關(guān)檔案工作統計年報及其他調查統計表。
10、在做好單位內部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理，非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類(lèi)別排列存放。
4、檔案箱、櫥進(jìn)行統一編號，自門(mén)口開(kāi)始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個(gè)箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲(chóng)劑。
6、檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，應在離職前辦理交接手續。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬(wàn)無(wú)一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。
5、不在普通電話(huà)、明碼電報、通信中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關(guān)規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、會(huì )議檔案等各門(mén)類(lèi)、載體的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的全部檔案。
3、檔案移交時(shí)應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點(diǎn)核對，并在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續，并經(jīng)分管領(lǐng)導繁體字認證后方可離開(kāi)崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類(lèi)方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度”和文件形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類(lèi)準確，合理組卷。
4、立卷要做到書(shū)面材料規范，排列順序正確，目錄、頁(yè)碼清楚，標量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀(guān)。
5、文書(shū)檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門(mén)類(lèi)檔案按有關(guān)規定按期歸檔。文書(shū)檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門(mén)類(lèi)檔案的移交按有關(guān)規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。
7、檔案室對文書(shū)檔案和其它門(mén)類(lèi)檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度：
1、建立、健全科學(xué)的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質(zhì)量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實(shí)物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時(shí)原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細記錄。
5、逐步實(shí)現統計工作完整性，統計分類(lèi)標準化，統計基礎工作規范化。
七、檔案的開(kāi)發(fā)利用
1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。
2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。
3、對檔案的利用要及時(shí)登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應列入學(xué)校和各部門(mén)工作計劃，并列入有關(guān)人員的職責范圍及工作標準。
2、本標準由市社區服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員的依據。
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