體系文件管理制度

　　現如今，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家收集的體系文件管理制度，希望對大家有所幫助。

體系文件管理制度1

　　一、體系文件的構成及分類(lèi)

　　生產(chǎn)、研發(fā)

　　一級文件

　　二級文件

　　三級文件

　　四級文件

　　對物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個(gè)子系統構成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營(yíng)銷(xiāo)管理體系;人事行政管理體系;財務(wù)管理體系。其分別對應企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營(yíng)銷(xiāo);人事;財務(wù)'五種基本職能。

　　文件體系分四個(gè)層次，'管理手冊'為一級文件，'程序文件'為二級文件，'工作手冊'為三級文件，'企業(yè)標準'為四級文件。

　　二、體系文件使用指南

　　質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件

　　我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過(guò)認證，符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標準要求。

　　質(zhì)量、環(huán)境手冊:iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標準，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據自身特點(diǎn)，用行業(yè)的語(yǔ)言來(lái)理解、描述iso9001、 iso14001標準條款的要求，從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊》章節號和iso9001標準基本相同，通過(guò)把iso14001條款映射到iso9001結構中，將其進(jìn)行整合�！顿|(zhì)量、環(huán)境手冊》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級文件，通過(guò)閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊》，可對物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現過(guò)程、環(huán)保節能、監測分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。

　　程序文件:《程序文件》對物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過(guò)程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識別，并告訴每個(gè)過(guò)程應做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰(shuí)來(lái)做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的'第二級文件。

　　接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質(zhì)量體系中的第三級文件，基本按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過(guò)程與業(yè)主入伙過(guò)程的5w1h(比程序文件要詳細得多)，并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。

　　工程管理手冊:包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。

　　支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標準(四級文件)�！斗课菰O備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規程、經(jīng)濟性運行措施等內容，《房屋設備保養標準》為我司企業(yè)標準，按'三級保養'詳細敘述保養內容及應達到的標準�！豆澞墉h(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導書(shū)。

　　清潔綠化手冊:實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過(guò)程控制程序、綠化過(guò)程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。

　　安全護衛手冊:由安全管理、消防管理、車(chē)輛管理三大部分構成。其中物業(yè)管理安全護衛全方位管理、消防管理中的人防管理、車(chē)輛管理中的轄區和車(chē)場(chǎng)管理。包括部分應急情況的處理，如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛員的職責、紀律、權限、著(zhù)裝方面進(jìn)行詳細說(shuō)明。

　　應急手冊:識別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現的緊急情況、災害、事故，并制定了預防、反應措施及解決方案。

　　服務(wù)手冊:廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱(chēng)為服務(wù)，可分為公共服務(wù)、專(zhuān)項服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊中的服務(wù)'是指除基礎性的公共服務(wù)外的專(zhuān)項服務(wù)、特約服務(wù)及社區文化活動(dòng)，'客戶(hù)'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊是進(jìn)行專(zhuān)項服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區文化活動(dòng)及會(huì )所管理的指導性文件。

　　人事行政管理體系

　　行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的，在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規則、檔案管理、保密制度、印章管理、車(chē)輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對外宣傳等。

　　人事手冊:文件規定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說(shuō)明。

　　財務(wù)管理體系

　　財務(wù)管理手冊:財務(wù)管理手冊是在嚴格按照國家財務(wù)管理制度的基礎上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊，包括財務(wù)人員職責、財務(wù)管理、核算體制、各類(lèi)費用政府標準等。

　　營(yíng)銷(xiāo)管理體系

　　市場(chǎng)拓展手冊:是企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)的指導性文件。

體系文件管理制度2

　　1目的

　　運用科學(xué)有效的管理方法，規范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運行。

　　2適用范圍

　　適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

　　3職責

　　3.1管理部質(zhì)量主管負責所有質(zhì)量體系文件的控制。

　　3.2分公司內部使用的作業(yè)指導書(shū)由部門(mén)內部人員編制;管理處內部使用的作業(yè)指導書(shū)由相關(guān)人員編制。

　　3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負責分公司內部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內部使用的質(zhì)量體系文件。

　　3.4分公司經(jīng)理負責分公司內部和管理處內部使用的質(zhì)量體系文件的批準。

　　4實(shí)施程序

　　4.1質(zhì)量體系文件的建立

　　4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。

　　4.1.2管理處作業(yè)指導書(shū)

　　4.1.2.1管理處作業(yè)指導書(shū)由管理處各部門(mén)相關(guān)人員編寫(xiě)、排版、打印。

　　4.1.2.2相關(guān)部門(mén)主管需要對作業(yè)指導書(shū)進(jìn)行會(huì )審，分管副總經(jīng)理負責復審，總經(jīng)理負責審批。

　　4.1.2.3質(zhì)量主管對文件進(jìn)行編號及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導書(shū)審批單》。

　　a.編號方法為:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　順序號

　　文件類(lèi)別號

　　上海分公司xxx管理處代碼

　　作業(yè)指導書(shū)代碼

　　文件類(lèi)別號有九類(lèi)，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、設備)、ag(消防、安管、車(chē)輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶(hù)服務(wù)、

　　社區文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財務(wù)管理)、bm(部門(mén)工作指導)、st(食堂)。

　　b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。

　　4.1.2.4對于分公司各個(gè)部門(mén)的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場(chǎng)部，33-04為工程部，33-05為財務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。

　　4.1.3物業(yè)管理方案

　　4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫(xiě)。

　　4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復審后報總公司主管領(lǐng)導批準。

　　4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號、排版和打印。

　　4.2質(zhì)量體系文件的修改

　　4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中，對審核和批準不通過(guò)的質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫(xiě)。

　　4.2.2對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批，審批權限參照文件建立審批權限。

　　4.2.3文件修改時(shí)，由提出人填寫(xiě)《體系文件修改申請單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內容加到正式文件中。

　　4.2.4文件內容修改后，對修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。

　　4.2.5當文件修改超過(guò)5次或修改內容較多時(shí)，應換版。

　　4.3質(zhì)量體系文件的`使用

　　4.3.1作業(yè)指導書(shū)的編制人員負責向文件執行人員進(jìn)行文件解讀和培訓，并對文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查，質(zhì)量主管負責建立《體系文件目錄》。

　　4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

　　4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放

　　4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)時(shí)，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門(mén)主管，讓其自行選擇本部門(mén)需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內容復印發(fā)放給相關(guān)部門(mén)。

　　4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。

　　4.4.3除外來(lái)文件以外，發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控文件章'。

　　4.5質(zhì)量體系文件的借閱

　　4.5.1除公司領(lǐng)導外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準，并填寫(xiě)《文件借閱登記表》。

　　4.5.2借出和歸還文件時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續，由質(zhì)量主管和借閱者當面核對清楚。

　　4.5.3未經(jīng)批準不得對質(zhì)量體系文件進(jìn)行復制。

　　4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應措施，并追究當事者責任。

　　4.6質(zhì)量體系文件的保存

　　4.6.1管理處作業(yè)指導書(shū)保存一份原件，作業(yè)指導書(shū)的電子文檔要做備份。

　　4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書(shū)原件存放于管理部文件架內，應排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件由各部門(mén)自行保存，不得遺失。

　　4.6.3文件存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。

　　4.6.4作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷(xiāo)毀。

　　4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書(shū)因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷(xiāo)毀，

　　但須保存一份加蓋'作廢'章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷(xiāo)毀，并建立《作廢文件保存清單》。

　　5質(zhì)量要求

　　所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導書(shū)還需按照本文件的規定進(jìn)行控制。

　　6監督檢查

　　總經(jīng)理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監督和檢查。

　　7改進(jìn)分析

　　本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現不適用的應及時(shí)修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

　　8記錄、標識

　　8.1 《作業(yè)指導書(shū)審批單》

　　8.2 《文件借閱登記表》

　　8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

　　8.4 《作廢文件保存清單》

　　8.5 《文件修改狀態(tài)頁(yè)》

　　8.6 《體系文件目錄》

　　8.7 《體系文件修改申請單》

體系文件管理制度3

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀的'管理,確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據

　　《中華人民共和國藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監督管理辦法》、《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規范（國家食品藥品監督管理總局令第13號）》及附錄。

　　3．適用范圍

　　本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀等。

　　4．職責

　　4．1質(zhì)量管理部負責組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導、監督文件的執行；

　　4．2文件使用部門(mén)、人員嚴格按本制度進(jìn)行文件的使用。

　　5．內容

　　5．1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門(mén)及崗位職責、操作規程、進(jìn)貨評審、內審等組成；

　　5．2編制質(zhì)量管理文件時(shí)遵循以下原則：

　　5．2．1合法性原則：質(zhì)量管理文件應符合國家法律、法規以及部門(mén)規章和有關(guān)政策；

　　5．2．2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營(yíng)規模、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式相適應，與企業(yè)組織機構、人員崗位設置、設施設備、計算機系統的設置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；

　　5．2．3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當高法定標準，采用先進(jìn)科學(xué)的管理辦法和手段，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；

　　5．2．4強制性原則：提供必要的人力、財力、物力和措施，有必要的獎懲措施和辦

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