企業(yè)檔案規范化管理及其建議論文
企業(yè)檔案是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項歷史記錄，以文字、圖像等形式保存下來(lái)的。檔案的規范化管理是將各種有保存價(jià)值的文字材料按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，其目的是實(shí)現檔案的有效利用。企業(yè)檔案規范化管理是現代檔案管理的要求，對于保證企業(yè)的工作質(zhì)量，提高工作效率，建立檔案信息中心，最大限度地管好用活庫藏檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)兩個(gè)文明建設中的作用，都具有重要的意義。
一、當前企業(yè)檔案規范化管理存在的問(wèn)題
�。ㄒ唬n案意識薄弱。在企業(yè)，很多領(lǐng)導干部認為，經(jīng)濟建設是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無(wú)。這些干部的思想落后，檔案意識較差，體現在檔案工作上就是管理松懈、規范性不強，有些企業(yè)沒(méi)有正規的檔案室、檔案員；有些企業(yè)雖然建了檔案室，但設施、設備等硬件條件差，使檔案室的服務(wù)功能成了擺設。沒(méi)有場(chǎng)所、人員做保障，檔案工作也就無(wú)所謂規范化、標準化了。
�。ǘn案管理從業(yè)人員素質(zhì)較低。很多企業(yè)檔案管理人員文化程度較低，專(zhuān)業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語(yǔ)水平不高，思想觀(guān)念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，導致信息化的檔案管理設備閑置。也有部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿(mǎn)足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應用于實(shí)際工作中，或者缺乏應用的動(dòng)力，不愿花費時(shí)間和精力來(lái)整合提高新的.技能。這一現狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng )新與發(fā)展。
�。ㄈn案管而不用現象嚴重。目前，很多企業(yè)建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流于形式，尤其是很多領(lǐng)導干部認為，檔案工作相比于經(jīng)濟發(fā)展來(lái)說(shuō)，顯得不是那么重要，因此，很多企業(yè)的檔案室就是個(gè)面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒(méi)有被利用起來(lái)。少數檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒(méi)有按制度落實(shí)，檔案管理工作沒(méi)有真正實(shí)施。
�。ㄋ模n案管理的信息化水平較低。檔案管理信息化既是推動(dòng)檔案管理規范化、統籌發(fā)展的必要舉措。然而目前大多數企業(yè)仍然沿用傳統的紙質(zhì)版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對企業(yè)的發(fā)展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著(zhù)計算機在檔案應用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經(jīng)不能只局限于收集、整理、歸檔中，它需要現代科學(xué)管理手段來(lái)管理檔案。
二、加強企業(yè)檔案管理規范化的建議
�。ㄒ唬┙y一對檔案進(jìn)行規范化處理。企業(yè)應該將檔案規范化管理工作作為一項中心工作來(lái)抓。有學(xué)者提出，規范化是當前檔案管理工作標準化建設的前提條件。因為現代檔案工作已不再屬于一個(gè)部門(mén)，而是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)地區甚至一個(gè)省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長(cháng)遠打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)、保密保管等基礎性工作；并根據國家紙質(zhì)文件、檔案管理、電子文件管理的標準和規范進(jìn)行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司通過(guò)全面加強檔案管理組織建設，完善檔案管理制度，以檔案管理達標工作為抓手，整體提升全系統檔案工作水平。同時(shí)，公司辦公室還計劃進(jìn)一步加強對基層單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導和督促檢查，使公司系統檔案規范化管理工作邁上了一個(gè)新的臺階。
�。ǘ┨岣咂髽I(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。當前對企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實(shí)現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。此外，對于一個(gè)不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應具有創(chuàng )新意識，能夠把握機遇，解放思想，以新思維對待新問(wèn)題，以新思路和新對策解決出現的問(wèn)題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。
�。ㄈ┨嵘龣n案管理信息化水平。檔案管理的信息化是適應新時(shí)期的必然需求，也是更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，對現代企業(yè)而言，應該將檔案信息化建設作為提升檔案管理水平的重點(diǎn)工作來(lái)抓，在文書(shū)檔案實(shí)行信息數字化后，積極推進(jìn)各種實(shí)物檔案的數據庫建設，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀(guān)賞性，為檔案的調閱利用提供便利，同時(shí)也為檔案管理實(shí)現標準化、規范化奠定基礎。
�。ㄋ模┱_處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機密是每個(gè)公民應盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，檔案管理人員應重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專(zhuān)用計算機進(jìn)行更新，定期維護復印機、打印機，加固檔案室防盜門(mén)，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。
�。ㄎ澹┏浞掷脵n案資源。傳統的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動(dòng)，這種做法，在保護檔案的同時(shí)，也使一些有價(jià)值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價(jià)值，這不是檔案保護的初衷。因此，應該對檔案進(jìn)行有效的利用，切不可失之偏頗。
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