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辦公用管理制度
在現在的社會(huì )生活中，我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編整理的辦公用管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
辦公用管理制度1
為有利于各部門(mén)工作的正常開(kāi)展，規范管理辦公用品，合理控制各類(lèi)辦公用品的正常使用，在滿(mǎn)足工作需要的前提下做到勤儉節約，特制定該管理制度。
一、辦公用品的.采購
�。ㄒ唬┍局贫人Q(chēng)辦公用品指除水文設施設備外，各科室日常需要的辦公用品及文印消耗品。
�。ǔＳ闷�，均由辦公室統一登記造冊，集中管理。
�。ǘ└黝�(lèi)物資存放要做到安全，避免物資損壞；物資要分類(lèi)存放，清理記賬，列好收支明細表，做到心中有數。
�。ㄈ┙栌霉�，必須登記入冊，按時(shí)歸還。
�。ㄋ模└骺剖宜柁k公用品，應填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)取單。
�。ㄎ澹┰瓌t上公物不得外借或合用，外單位因特殊情況借用我局公物，須經(jīng)分管領(lǐng)導或辦公室主任批準，辦公室統一登記并辦理借還手續。
�。┌l(fā)給各科室的辦公用品，要管好、用好，不得亂放亂扔或損壞遺失，人為損壞或因保管不善遺失的，責任人按價(jià)賠償。
�。ㄆ撸┕芾韱T每季度清賬一次，將各科室領(lǐng)物情況列表通報。
�。ò耍└骺剖夜ぷ魅藛T，要熱愛(ài)集體，愛(ài)護公物，增強集體觀(guān)念，勤儉節約，廉潔勤政，保持艱苦創(chuàng )業(yè)的工作作風(fēng)和奮斗精神。
辦公用管理制度2
一、編制目的
為規范辦公室辦公用品的采購、保管、領(lǐng)取和使用,使之管理有序,節儉節約、避免浪費,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司辦公用品的管理。
三、辦公用品采購
1.除公司領(lǐng)導特別要求外,公司的辦公用品由綜合辦公室統一購買(mǎi),統一管理,并有專(zhuān)人負責。
2.辦公用品的購買(mǎi)應本著(zhù)“節約開(kāi)支,合理使用”的原則,在購買(mǎi)辦公用品時(shí)應查清庫存,避免重復浪費。
3.辦公用品管理員在購買(mǎi)辦公用品時(shí)應準確掌握市場(chǎng)價(jià)格,進(jìn)行比較,盡量以最低的價(jià)格購買(mǎi)到最好的'物品。
4.管理員購買(mǎi)辦公用品應填寫(xiě)《辦公用品申購表》,詳細注明所購買(mǎi)用品的名稱(chēng)、數量、價(jià)格、型號等情況。隨用隨買(mǎi)的個(gè)別零散性采購,一次性采購在500元以下的,報綜合辦公室主任審批;金額在500元以上的,報總經(jīng)理審批。
5.辦公用品購買(mǎi)后,由財務(wù)部與辦公用品管理員依據辦公用品購買(mǎi)清單辦理入庫登記,填寫(xiě)《入庫登記表》。
四、辦公用品保管
1.庫存辦公用品的種類(lèi)和數量要科學(xué)確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過(guò)量積壓,確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。
2.定期進(jìn)行辦公用品庫存盤(pán)點(diǎn),確保帳物相符。隨時(shí)掌握庫存物品的數量、質(zhì)量和需求情況,適時(shí)增加庫存,保障供給。
3.加強對辦公舊物的管理,階段性使用和暫時(shí)閑置的物品要妥善保管,隨時(shí)待用。
五、辦公用品領(lǐng)用
1.辦公用品領(lǐng)取時(shí),領(lǐng)取人須在《物品領(lǐng)取登記表》上寫(xiě)明日期、領(lǐng)取物品名稱(chēng)及規格、數量等項并簽字。
2.辦公用品管理員應恪盡職守,堅持原則,照章辦事,嚴格控制辦公用品的領(lǐng)取數量和次數,保證辦公需要。對于消耗品,可根據歷史記錄和經(jīng)驗法則設定領(lǐng)取基準。明顯超出常規的申領(lǐng),領(lǐng)取人應作出解釋,否則管理員有權拒付。
3.領(lǐng)取的非消耗性辦公用品(如訂書(shū)機、計算器、剪刀)應列入移交,如重復申領(lǐng),應說(shuō)明原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報冒領(lǐng)。
4.對于各部門(mén)使用情況,辦公用品管理人員應做好月、季及年度統計,填寫(xiě)《辦公用品使用統計表》。
5.新進(jìn)員工到職時(shí)管理員應及時(shí)提供必需的辦公用品;員工離職時(shí),管理員應將剩余的辦公用品收回,并及時(shí)辦理入庫登記。
六、辦公用品使用
1.使用辦公用品要牢固樹(shù)立節約光榮、浪費可恥的思想,在日常工作中,處處精打細算,提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢(qián),努力降低辦公成本。
2.辦公用品應為辦公所用,不得據為己有,挪作私用;不得用辦公設備干私活,謀私利;不許將辦公用品隨意丟棄廢置。
3.精心使用辦公設備,認真遵守操作規程,及時(shí)關(guān)閉電源,定期維護保養,最大限度的延長(cháng)辦公設備、用品使用壽命。
4.辦公用品使用要物有所值,物盡其用,不要大材小用,貴材賤用。復印紙應用于復印;大頭針、曲別針等應反復使用;紙張可雙面利用,充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。
5.印制文件材料要有科學(xué)性和計劃性。要根據文件材料印制要求及數量選擇合適的印制方式,既要方便快捷,又要使成本最低,并力求使印制數與需用數基本相符,略有余富,避免不必要的浪費。
6.對于高檔耐用辦公用品,部門(mén)間應盡量協(xié)調相互借用,一般不得重復購置。使用中辦公設備出現故障,由原采購人員負責協(xié)調和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜;故意造成設備損壞的,直接責任人應賠償。
七、其他
本制度自簽發(fā)之日起執行。
本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
辦公用管理制度3
1、目的
為規范辦公用品采購與管理流程,保證部門(mén)(科室)申請的辦公用品得到有效利用,避免出現閑置、浪費現象,制定本制度。
2、適用范圍
2.1本制度適用于辦公用品與低值辦公設備的管理。
2.2辦公用品分為一次性使用物品(如簽字筆、鉛筆、膠棒、筆記本、色帶等)與可重復使用的物品(如筆筒、剪刀、訂書(shū)機、文件夾等)兩大類(lèi)。
2.3低值辦公設備是指掃描儀、噴墨打印機、傳真機、電話(huà)等購置金額小于1000元(含)的辦公設備。
3、原則
3.1采購前貨比三家,購買(mǎi)價(jià)廉物美的商品。
3.2先申請,后領(lǐng)用,庫存最少的原則。
4、職責部門(mén)
4.1院辦(人事行政部、后勤)指定專(zhuān)人(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“采購專(zhuān)員”)負責醫院辦公用品采購與管理工作;
4.2院辦(人事行政部、后勤)負責人(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“采購主管”)負責審批各部門(mén)辦公用品申領(lǐng)計劃及匯總分析辦公費用使用情況,向上級領(lǐng)導匯報。
4.3采購專(zhuān)員負責匯總各部門(mén)(科室)的辦公用品申領(lǐng)計劃,經(jīng)采購主管批準后集中購買(mǎi)并發(fā)放;負責辦理采購報銷(xiāo)手續;負責核算各部門(mén)(科室)辦公費用,按月上報采購主管。
4.4部門(mén)(科室)指定專(zhuān)人(下簡(jiǎn)稱(chēng)“部門(mén)文秘”)負責本部門(mén)(科室)辦公用品的申請、領(lǐng)用與《部門(mén)辦公用品臺帳》的日常管理。
5、工作程序
5.1申請
5.1.1部門(mén)文秘每月末匯總本部門(mén)(科室)對辦公用品的需求,填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)表》并交至采購專(zhuān)員。
5.2采購
5.2.1采購專(zhuān)員匯總各部門(mén)(科室)上報的辦公用品申請計劃,針對采購項目向供貨方詢(xún)價(jià),經(jīng)采購主管審批簽字后,進(jìn)行集中采購(采購期間一般為三天之內);辦公設備采購需報總經(jīng)理(院長(cháng))審批。
5.2.2辦公用品采購金額超過(guò)1000元(單件價(jià)格,含)時(shí),需報總經(jīng)理(院長(cháng))審批。
5.3入庫及領(lǐng)用
5.3.1采購專(zhuān)員完成采購后,根據采購項目明細單逐項辦理入庫手續;
5.3.2入庫完成后,采購專(zhuān)員通知部門(mén)文秘領(lǐng)取所申請的辦公用品;
5.3.3部門(mén)文秘根據申領(lǐng)明細在部門(mén)(科室)內發(fā)放物品,按照領(lǐng)用情況分別登記《部門(mén)辦公用品臺賬》(,并對“需歸還類(lèi)”(可重復使用)物品做出標記。辦公用品領(lǐng)用人需在《部門(mén)辦公用品臺帳》本人頁(yè)上簽字確認。
5.4配發(fā)
5.4.1新員工入職時(shí)配發(fā)的`辦公用品一般包括簽字筆、筆記本、筆筒、文件夾、文件架各一件,其它因公必備辦公用品按需申領(lǐng)。
5.4.2對于每人每月必須定額發(fā)放的必備用品(如勞保用品等),可以根據實(shí)際情況及匡算量每月一次性配發(fā),以減少申請程序。
5.5返還
5.5.1部門(mén)(科室)出現領(lǐng)用量剩余或不再使用的物品時(shí),需退還采購專(zhuān)員辦理核銷(xiāo),沖抵本部門(mén)(科室)辦公費用;
5.5.2員工離(調)職時(shí),需提取《部門(mén)辦公用品臺賬》的本人頁(yè)到院辦(人事行政部、后勤)辦理“需歸還類(lèi)”辦公用品的返還手續。
5.5.3需歸還辦公用品在正常使用情況下?lián)p壞,可到采購專(zhuān)員處以舊換新;如丟失則應由領(lǐng)用人按用品的采購價(jià)格予以賠償。
5.6保管
5.6.1采購專(zhuān)員需清楚掌握辦公用品庫存情況,并經(jīng)常整理,保證物品不受侵蝕。
5.7盤(pán)點(diǎn)
5.7.1采購專(zhuān)員應定期盤(pán)點(diǎn)辦公用品庫存(根據庫存大小自行安排盤(pán)點(diǎn)周期,一般每月進(jìn)行一次)。盤(pán)點(diǎn)要求作到賬物相符,如果不一致必須查找原因,經(jīng)采購主管批準后調整賬目,使兩者一致。
5.8費用結算
5.8.1采購專(zhuān)員每月第一周應將上月發(fā)生的辦公用品采購、發(fā)放情況及分攤的費用匯總成表,上報采購主管審批后辦理付款手續。
辦公用管理制度4
(一)目的
為規范辦公用品的'管理,特制訂本制度。
(二)辦公用品種類(lèi)
本制度稱(chēng)辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種:
1、消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫(xiě)紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書(shū)釘等。
2、管理消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。
3、管理品:剪刀、美工刀、釘書(shū)機、打孔機、大型機、大型削筆器、算盤(pán)、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺等。
工程部專(zhuān)用辦公用具:圈尺、靠尺、米尺、小鐵錘、計算器等。
(三)辦公用品的管理辦法
1、辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種�！皞�(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮;“部門(mén)領(lǐng)用”系本部門(mén)共同使用用品如打孔機、大型釘書(shū)機、打碼機及工程部專(zhuān)用辦公具。
2、消耗品可依據歷史記錄(如以過(guò)去半年耗用平均數)、經(jīng)驗法則(估計消耗時(shí)間)設定。
3、領(lǐng)用管理基準(如碳素筆每月發(fā)放一支),并可隨部門(mén)或人員的工作調整發(fā)放時(shí)間。
4、管理消耗品文具應限定人員使用,自第三次發(fā)放起,必須以舊品替換新品,但消耗品不在此限。
5、管理性辦公用品列入移交,如有故障或損壞,應以舊品換新品,如遺失應由個(gè)人或部門(mén)賠償或自購。
6、辦公用品的申請應于每周日前由各部門(mén)提出“辦公用品申請單”,交采購部統一采購。
7、辦公用品嚴禁取回家私用。
8、印刷品(如信紙、信封、表格、手冊……)除各部門(mén)特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。
辦公用管理制度5
(九)1目的及適用范圍
1.1厲行節約,杜絕浪費,物盡其用;
1.2公司所有辦公用品的申購、領(lǐng)用、發(fā)放等相關(guān)事項均適用于本辦法;2管理組織
2.1公司行政部負責公司辦公用品、耗材的采購、保管、發(fā)放、費用分攤及報銷(xiāo)
2.2各部門(mén)根據行政部領(lǐng)用標準提報并領(lǐng)取使用;3管理內容
3.1辦公用品的申請
3.1.1各部門(mén)指定專(zhuān)人負責辦公用品及耗材管理,在每月5日前根據本部門(mén)需要及《部門(mén)辦公用品金額標準》(附件1),填寫(xiě)《辦公用品---月領(lǐng)用申請單》(附件2),經(jīng)過(guò)部門(mén)領(lǐng)導同意后,轉行政部。其中《部門(mén)辦公用品金額標準》由各公司根據當地情況自行確定,報行政總監批準。
3.1.2行政部資產(chǎn)管理專(zhuān)員根據個(gè)人辦公領(lǐng)用標準(公司自定,報總部行政部備案,并不斷優(yōu)化提高)及辦公用品庫存情況,確認各部門(mén)領(lǐng)用數量,填寫(xiě)《辦公用品需求匯總單》(附件3),報行政總監同意后,轉采購專(zhuān)員組織采購進(jìn)貨。
3.2辦公用品購置
3.2.1采購專(zhuān)員購買(mǎi)到位后組織驗收,辦理入庫手續,填寫(xiě)《入庫單》(附件4)。
3.2.2辦公用品原則上由行政部統一采購。
3.2.3財務(wù)專(zhuān)用辦公用品由財務(wù)部自行執行采購,但申購、入出庫手續必須遵守行政審批規定。
3.3辦公用品的入庫
3.3.1資產(chǎn)管理專(zhuān)員根據《入庫單》所列物品與所需采購物品核對,并清點(diǎn)入庫,填寫(xiě)《辦公用品庫存臺帳》(附件6)。
3.3.2資產(chǎn)管理專(zhuān)員應每月對庫存辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),做到帳物相符。
3.4辦公用品的領(lǐng)用保管
3.4.1資產(chǎn)管理專(zhuān)員在入庫完成后,聯(lián)系各部門(mén)辦公用品領(lǐng)用人領(lǐng)取。
3.4.2屬于需臨時(shí)支領(lǐng)的辦公用品,行政部按定額標準核定后領(lǐng)取,辦理出庫手續,填寫(xiě)出庫單。
3.4.3對于大件器具類(lèi)辦公用品,行政部應本著(zhù)多人合用原則組織領(lǐng)用;同時(shí)確定使用人。
3.4.4如因工作調動(dòng)或離職,須按公司規定將個(gè)人保管的所有辦公用品(耗材除外)全部交回行政部,需要本部門(mén)繼續留用的,確定使用人報行政,便于行政跟蹤辦公用品的使用情況。
3.5機器耗材(配件)管理
3.5.1耗材、配件申請領(lǐng)用同辦公用品,可在每月《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》中的填寫(xiě)。
3.5.2計算機配件如鍵盤(pán)、鼠標等出現故障需要更換的,確認不能維修的,可到行政部辦理領(lǐng)用手續,并將已壞配件歸還行政部。
3.5.3對于打印機、傳真機耗材,各部門(mén)應本著(zhù)節約原則,提前作出需求計劃,通知行政部;同時(shí)行政部作為管理部門(mén),應對相應耗材的使用情況有詳細了解,對于常用、耗費量大的.物件作合理庫存。
3.5.4資產(chǎn)管理專(zhuān)員對以上機器耗材(配件)同時(shí)也應建立臺帳進(jìn)行管理。
3.6辦公用品及耗材的盤(pán)點(diǎn)及費用分攤
3.6.1資產(chǎn)管理專(zhuān)員每月末應對庫存物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),保證庫房物品帳務(wù)相符。
3.6.2資產(chǎn)管理專(zhuān)員在每月30日前應對辦公用品、耗材按各部門(mén)領(lǐng)用情況,將費用分解到各部門(mén),進(jìn)行費用核定,填寫(xiě)《辦公用品、耗材報表》(附件7),明確各部門(mén)費用。同時(shí)行政部將《辦公用品、耗材報表》中的各部門(mén)費用抄送各部門(mén)負責人。
3.7庫房管理:庫房物品必須擺放整齊,非庫房人員,未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
3.8報銷(xiāo):行政部采購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報表》作為報銷(xiāo)依據進(jìn)行報銷(xiāo)。
3.9相關(guān)說(shuō)明
3.9.1對于不能按時(shí)提報辦公用品月度申請表的部門(mén),行政部有權認為該部門(mén)當月無(wú)辦公用品申請,不予采購相應用品。
3.9.2部門(mén)申請金額超過(guò)計劃標準,行政部有權取消相應金額的申請數量。4附表
4.1《部門(mén)辦公用品金額標準》
4.2《辦公用品------月領(lǐng)用申請單》
4.3《辦公用品需求匯總單》
4.4《入庫單》
4.5《辦公用品(耗材)庫存臺帳》
4.6《辦公用品、耗材報表》
辦公用管理制度6
(五)第一章 總則
第一條 為加強公司辦公用品管理,控制費用開(kāi)支,規范辦公用品的采購與使用,特制定本制度。
第二條 本制度適用于對辦公日常消耗品、宣傳品、設備耗材等的管理。第二章 辦公用品采購
第三條 辦公用品的采購采用集中采購、定量供應的辦法。
1、集中采購由行政管理部負責并管理。
2、集中采購的辦公用品包括復印紙、傳真紙等紙張;計算機消耗的磁盤(pán);打印機消耗的色帶、硒鼓、墨盒;日記本、各類(lèi)筆墨等。
3、實(shí)行定期計劃批量采購供應。即:每月15日前各部室向行政管理部提報當月所需用品計劃,由行政管理部統一采購。
4、特殊辦公用品可以經(jīng)行政管理部門(mén)同意授權各部門(mén)自行采購。
5、各部門(mén)或班組若臨時(shí)急需采購辦公用品,由部門(mén)或班組專(zhuān)人填寫(xiě)《辦公用品請購單》,并在備注欄內注明急需采購的原因,經(jīng)班組負責人審定同意后,交行政管理部批準同意后,實(shí)施采購任務(wù)。
6、必需品、采購不易或耗用量大者應約量庫存。
7、結算辦法。公司辦公室根據各單位辦公用品領(lǐng)用數量及單價(jià),編制明細表經(jīng)確認后報財務(wù)劃轉。第三章 辦公用品的'分發(fā)領(lǐng)用
第四條 各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品須填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》,一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品,另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。
第五條 接到各部門(mén)的《辦公用品領(lǐng)用單》(兩份)之后,有關(guān)人員要進(jìn)行核對,并做好登記。然后再填寫(xiě)一份《辦公用品分發(fā)通知書(shū)》交發(fā)送室。
第六條 發(fā)送室進(jìn)行核對后,把申請所要全部用品備齊,分發(fā)給各部門(mén)。
第七條 用品分發(fā)后應做好登記,寫(xiě)明分發(fā)日期、品名與數量等。一份申請書(shū)連同《辦公用品分發(fā)通知書(shū)》轉交辦公用品管理室記賬存檔;另一份《辦公用品分發(fā)通知書(shū)》連同分發(fā)物品一起返回各部門(mén)。第四章 辦公用品管理
第八條 新進(jìn)人員到職時(shí)由各部門(mén)提出辦公用品申請,向行政管理部請領(lǐng)辦公用品并列入領(lǐng)用卡,人員離職時(shí),應將剩余辦公用品一并繳交辦公室。
第九條 印刷品(如信紙、信封、表格等)除各部門(mén)特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。
第十條 部門(mén)使用的辦公用品由部門(mén)指定專(zhuān)人保管維護。
第十一條 對決定報廢的辦公用品,要做好登記,在《報廢處理冊》上填寫(xiě)用品名稱(chēng)、價(jià)格、數量及報廢處理的其他有關(guān)事項,并報相關(guān)領(lǐng)導同意后,到相關(guān)人員處理報廢注銷(xiāo)手續。
第十二條 辦公用品(價(jià)格在1000元以上的)正常使用發(fā)生的損壞時(shí),要及時(shí)向行政管理部報告,由行政管理部安排修理,如不報告或擅自將損壞的辦公用品丟棄,使用者個(gè)人按非正常使用損壞照價(jià)賠償。
第十三條 公司對辦公用品的使用情況,實(shí)行年內不定期檢查、年末普查的檢查制度,檢查工作由行政管理部負責。第五章 附則
第十四條 本制度由行政管理部制定、解釋,報總經(jīng)理批準后執行,修改時(shí)亦同。
辦公用管理制度7
為杜絕浪費，提高辦公效率，降低辦公成本，加強辦公用品的管理，分公司以“滿(mǎn)足工作需求”為原則，本著(zhù)“勤儉節約，避免浪費”的宗旨，從合理、實(shí)際的角度出發(fā)特制定本制度：
一、辦公用品的購買(mǎi)
(一)分公司機關(guān)各科室所需辦公用品的購、管全部由辦公室統一購置并及時(shí)詳細地辦理入、出庫手續;
(二)分公司所屬各項目部所需辦公用品均由各項目經(jīng)理納入自身項目成本，自行負責購置、管理;
(三)分公司機關(guān)每月26-28日各科室負責人將本科室下月所需的辦公用品計劃提交辦公室,由分公司經(jīng)理審批后統一購置。過(guò)期將視為無(wú)計劃，辦公室不再予以受理;
(四)辦公室要做到：辦公用品品種合適、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、進(jìn)出適當。
二、辦公用品的管理
(一)負責辦公用品的人員要建立臺帳，記錄好入庫、出庫臺賬，出庫時(shí)必須由領(lǐng)用人簽字;
(二)分公司辦公用品領(lǐng)用方式：按計劃、需用量、逐項領(lǐng)用;
(三)領(lǐng)用人員規定為：科室負責人或科室負責人指定人員;
(四)辦公室不定期對各科室辦公用品的使用情況進(jìn)行抽查，每月按使用物品的'價(jià)值，調撥給項目部，進(jìn)入項目成本;
(五)各項目在分公司使用辦公用品，直接對口科室借用，最后匯總至辦公室統一轉帳，各科室要把借用手續辦理完整;
(六)辦公室每半年對機關(guān)各科室的辦公行政用品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，并做好記錄。
三、辦公固定電話(huà)的管理
(一)各科室固定電話(huà)只允許打市內電話(huà);
(二)因辦公需要打長(cháng)途或收發(fā)傳真統一到辦公室辦理，并辦理登記手續。
四、違規使用辦公用品處罰辦法
(一)對干私活或浪費辦公用品者，經(jīng)查實(shí)扣本人當月工資50元，并扣科室負責人3分/次;
(二)對于消耗用的辦公紙張要正反使用，一次性口杯用于接待，分公司人員禁止使用，發(fā)現一次罰10元;
(三)周轉使用辦公用品(如計算器)，辦公室要建立臺帳，還舊領(lǐng)新，否則由辦公室承擔。
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1、酒店的辦公設備：電腦、打印機、復印機、傳真機、電話(huà)機等均為酒店辦公而配備使用的，應以服務(wù)于酒店為宗旨，不得挪為他用，不得轉借他人。酒店為員工配置合理辦公用品，員工有責任正確使用、維護、保管好辦公用品。若因個(gè)人原故造成遺失、損壞及損失，由其按價(jià)賠償。
2、一切辦公用品的添置均由部門(mén)按照節約、方便工作的實(shí)用原則報計劃給總辦，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、酒店總經(jīng)理審批后由采購統一購置，由倉庫發(fā)放和管理。
3、辦公人員領(lǐng)用的所有辦公用具用品均需在領(lǐng)用單上簽字，若因故離開(kāi)酒店應如數交還。
4、財務(wù)部對配置在各辦公桌的辦公設備實(shí)行編號管理，任何人未經(jīng)辦公室的許可不得擅自調換。出現故障，必須申報維修，若自作主張予以更換或修理，辦公室、財務(wù)部將視其損壞程度責成當事人賠償。
5、辦公用品原則上由各部門(mén)每月向采購部申購一次，部門(mén)根據工作實(shí)際需要，將申購辦公用品的品名、規格、數量、用途及上次領(lǐng)用時(shí)間等填寫(xiě)清楚后，統計好后交財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批，再報采購部，按采購計劃嚴格執行。
6、采購回來(lái)的辦公用品全部入庫(嚴格按照品名、規格、數量和金額進(jìn)行登記，并分類(lèi)妥善保管)。在指定領(lǐng)料時(shí)間領(lǐng)用時(shí)，由部門(mén)自行填寫(xiě)領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)負責人、財務(wù)負責人及總經(jīng)理簽字后，在倉庫領(lǐng)出，直接交由使用部門(mén)。
7、各部門(mén)員工應本著(zhù)節約的'原則，按實(shí)際需要領(lǐng)用辦公用品，申請部門(mén)必須準確填寫(xiě)所需物品的名稱(chēng)、數量、用途、上次領(lǐng)用時(shí)間等，對于非初次申購或領(lǐng)用的物品，應堅持“以舊換新”原則，對于濫領(lǐng)辦公用品者，如不能做出合理解釋?zhuān)傓k和財務(wù)有權不予領(lǐng)用并視情節做出處理。
8、嚴格對復印紙、打印紙的管理，提倡節約，減少浪費，對報廢紙張集中使用，可用做文件校對稿的打印，或剪裁成小方紙做便箋紙使用。
9、倉庫每月進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)了解辦公用品的結存，對急需的辦公用品，應報采購部及時(shí)采購，保證酒店辦公用品的正常供應。
10、所有員工對辦公用品必須愛(ài)護，勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗、費用。耐用辦公用品如有損壞，凡屬產(chǎn)品本身質(zhì)量問(wèn)題的，辦理以舊換新手續;使用不當等原因造成的損壞或丟失，由使用人負責賠償。
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一、目的:
為了降低辦公用品消耗,減少損失和浪費,使辦公用品管理規范化,特制訂本制度。
二、辦公用品范圍
2.1文具、紙張等文案用品;
2.1.1文案用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種。個(gè)人領(lǐng)用系個(gè)人使用保管的用品,如筆、筆芯、筆記本、膠棒等。部門(mén)領(lǐng)用系本部門(mén)共同使用的用品,如訂書(shū)機、計算器、剪刀等。
2.2辦公桌、椅、檔案柜等用品;
2.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備以及公司集團手機卡。
三、辦公用品的申購及發(fā)放
3.1各部門(mén)每月25日向行政部提出采購申請,經(jīng)行政部核對并申報同意后由行政部統一采購、管理及發(fā)放。
3.2購入的辦公用品須按類(lèi)別,品種清點(diǎn),驗收,統一入庫管理。
3.3辦公常備用品每月10日、20日兩天進(jìn)行發(fā)放,領(lǐng)用時(shí)秉承以舊換新原則,由領(lǐng)用人簽字,說(shuō)明物品名稱(chēng)、數量等,以控制文具消耗。
3.4辦公設備及桌椅等由財務(wù)部負責核實(shí),行政部根據需要采買(mǎi)發(fā)放。
四、辦公用品的管理
4.1各部門(mén)應本著(zhù)節約的原則使用辦公用品。
4.2任何人未經(jīng)過(guò)允許不得擅自領(lǐng)取辦公用品,不得挪用辦公用品及其他物資。
4.3電腦、投影儀、打印機、復印機等辦公設備及公司集團手機卡均由專(zhuān)人管理,如有遺失或損壞,應由管理人全權負責。
4.3.1電腦管理
4.3.1.1保證機器的正常開(kāi)關(guān)機;
4.3.1.2嚴禁使用過(guò)程中冷關(guān)機,對硬盤(pán)造成損傷、縮短固件的使用壽命;
4.3.1.3嚴禁玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天;
4.3.1.4嚴禁登陸不良網(wǎng)站及非法網(wǎng)站。
4.3.1.5定期對電腦進(jìn)行殺毒;
4.3.1.6使用完畢后請按照正常關(guān)機順序關(guān)閉主機及顯示器。
4.3.2打印機、復印機:
4.3.2.1保證機器的正常開(kāi)關(guān)機;
4.3.2.2定期對設備進(jìn)行維護;
4.3.2.3復印機連續工作正反面20張時(shí),請待機8分鐘;
4.3.2.4各部門(mén)應保證機器所需耗材、紙張充足,及時(shí)向行政部領(lǐng)用;
4.3.3投影儀
4.3.3.1保證機器正常開(kāi)關(guān)機;
4.3.3.2關(guān)機后靜待風(fēng)扇停止后方可切斷電源;
4.3.3.3使用過(guò)程中保持良好的通風(fēng)環(huán)境,不要堵塞通風(fēng)口;
4.3.3.4禁止傾斜90°角以上播放文件;
4.3.3.5使用時(shí)間超過(guò)兩小時(shí)需斷電休息10分鐘。
4.3.4集團手機卡
4.3.4.1公司凡試用期滿(mǎn)的.員工,必須統一使用公司的集團手機卡,否則不享受公司的話(huà)費補貼(特殊情況經(jīng)經(jīng)理批準后除外)。
4.3.4.2集團手機卡領(lǐng)用者必須嚴格遵守使用制度,如有損壞、丟失,及時(shí)報行政部予以補辦、處理。
4.3.4.3集團手機卡僅供領(lǐng)用者在公司任職期間使用,離職時(shí)必須到行政部辦理相關(guān)退還手續。
4.4辦公設備管理者具有保管與維護責任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及時(shí)收回時(shí),需指定專(zhuān)人負責保管。
4.5辦公設備要注意維護保養,嚴格按操作規程進(jìn)行操作,當設備出現損壞時(shí),須報直屬上級領(lǐng)導決定后方可修理。
4.6經(jīng)檢查確認破損辦公器具、設備已沒(méi)有修理必要時(shí),辦公用品管理員向直屬上級領(lǐng)導請示,予以報廢處理。
4.7嚴禁把辦公用品帶回家私用。
4.8凡純屬人為原因致使辦公器具、設備損壞或有意破壞者,追究其責任并照價(jià)賠償。
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第1條 辦公物品管理規定:
(一)辦公室負責公司辦公用品、辦公設備、低值易耗品、通信設備的采購、保管與發(fā)放、電腦及附屬設備的購置與管理。
(二)公司各部門(mén)將所需辦公用品提前半個(gè)月報至辦公室,辦公室根據實(shí)際用量和庫存情況制定購置計劃,經(jīng)總經(jīng)理批準后購置。
(三)所需辦公用品、低值易耗品和通信設備,須經(jīng)總經(jīng)理批準,由辦公室負責購置,然后登記入賬。
(四)發(fā)放辦公用品時(shí),應做好出賬登記,并由領(lǐng)用人簽領(lǐng)。
(五)備品保管實(shí)行“三清、兩齊、三一致”,即材料清、賬目清、數量清,擺放整齊、庫房整齊,賬、單、物一致。
(六)各部門(mén)的耐用辦公用品由辦公室不定期檢查使用情況,如非正常損壞或丟失,由當事人賠償。
(七)辦公室負責收回公司調離人員的辦公用品和物品。
(八)辦公室每季度對公司的辦公用品進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn),落實(shí)各辦公區域的辦公用品責任人,監理辦公用品統計一覽表并登記在案。
第2條 辦公用品的采購和使用:
(一)辦公用品的采購:由各部門(mén)每月初提出購物申請,在“以舊換新”的情況下填報購買(mǎi)計劃單,由辦公室匯總,交財務(wù)部審核,呈總經(jīng)理批示,按批示購置并登賬入庫。
(二)辦公用品的'領(lǐng)用:各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品原則上采用“以舊換新”制,即在領(lǐng)用新的辦公用品時(shí)須將原來(lái)舊的或已損耗的辦公用品交回辦公室,辦公室才發(fā)新的辦公用品。
(三)辦公用品通過(guò)造冊發(fā)放后,由承領(lǐng)人保管,認為損壞或遺失照價(jià)賠償,正常報廢的報批核銷(xiāo)。
第3條 全員厲行節支的規定:
(一)空調開(kāi)啟規定:冬天8℃以下(含)可開(kāi)放暖氣,夏天30℃(含)以上可開(kāi)放冷氣,辦公室內一律不準私自用取暖器,違者罰款10元/次。
(二)認真籌措資金,合理使用資金,節約資金,資金的使用做到一個(gè)蘿卜一個(gè)眼;購買(mǎi)貨物要貨比三家,既不浪費而又保證質(zhì)量;做到算了再吃。
(三)公司的長(cháng)途電話(huà)由辦公室負責管理,若各部門(mén)由外聯(lián)公事需掛長(cháng)途電話(huà)時(shí),經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意到辦公室登記、備案后方可辦理。杜絕用公司電話(huà)打私人電話(huà),違者罰款20元/次。
(四)盡職盡責的使用物品、保管物品,確保固定資產(chǎn)不流失,節約每一分錢(qián),做到供應合理化、節約化。
(五)因業(yè)務(wù)需要宴請時(shí)應盡量安排在酒家,宴請時(shí)由部門(mén)直接請示總經(jīng)理同意后方可實(shí)施,違者餐費不予報銷(xiāo),在外宴請的,事后如實(shí)憑票報帳,多報亂報者以1罰10,并予以嚴肅懲處。
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一、辦公用品分類(lèi)
辦公用品分為消耗品、管制消耗品及管制品三類(lèi),分別如下:
消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠水、大頭針、回形針、口取紙、復寫(xiě)紙、便條紙、信紙、圓珠筆、釘書(shū)釘等;
管制消耗品:簽字筆、白板筆、筆記本、修正液、直尺等;
管制品:剪刀、釘書(shū)器、計算器、印泥、名片等。
二、預算報批
1、行政部根據公司辦公用品需求的實(shí)際情況,制定年度辦公用品預算,經(jīng)財務(wù)部審核后,報董事長(cháng)批準,由行政經(jīng)理根據批準的預算采購辦公用品。
2、每月28日前由各部門(mén)提出辦公用品領(lǐng)用計劃,交行政部統一采購,次月5日前發(fā)放。但請領(lǐng)管制性文具不以上述時(shí)間為限。
3、每人每月辦公用品領(lǐng)用不得超過(guò)30元。
三、辦公用品的請購
1、當消耗品接近最低庫存限額,即接近辦公用品庫存最低限額時(shí),由保管人員填寫(xiě)《辦公用品采購申請單》,由 簽字,交采購人員采購。
2、當管制品需要購買(mǎi)時(shí),由使用人填寫(xiě)《辦公用品采購申請單》,由簽字,交行政部門(mén)采購人員采購。
3、當公共用品(如復印機零部件、裝訂機等)需要購買(mǎi)時(shí),由行政部填寫(xiě)《辦公用品采購申請單》,由 簽字,交采購人員采購。
四、辦公用品的采購
1、采購人員本著(zhù)《貨比三家,物美價(jià)廉》的原則進(jìn)行采購。
2、采購完畢的辦公用品需填寫(xiě)《辦公用品入庫單》(一式兩聯(lián)),同保管人員進(jìn)行交接。
3、采購人員負責編寫(xiě)大件辦公用品的編號(單價(jià)元以上)。
4、采購人員每次采購后填寫(xiě)電子版《采購清單》,每月匯總交行政部負責人審查。
五、辦公用品的保存
1、物品在倉庫內按材料主次、出入頻繁程度進(jìn)行合理排放,不得混雜堆放,并按《先進(jìn)先出》原則發(fā)放。
2、物品在倉庫內做好防水、防潮、防火措施。
3、每月20日定期盤(pán)點(diǎn)庫存并填寫(xiě)《庫存盤(pán)點(diǎn)表》。
六、辦公用品的領(lǐng)用
1、個(gè)人領(lǐng)取辦公用品,應填《寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用單》并由簽字。保管人員應以辦公用品領(lǐng)用單發(fā)放辦公用品,若為圓珠筆、膠水等以舊換新者,可直接換取,無(wú)需主管簽字。
2、保管人員應另辦理《辦公用品個(gè)人領(lǐng)料登記卡》,使每個(gè)人領(lǐng)用的`辦公用品一目了然。無(wú)具體使用人的,使用部門(mén)的部門(mén)領(lǐng)導為使用人;無(wú)具體使用部門(mén)的,則行政部為使用人。
3、各種原因離開(kāi)公司的職員,應在行政部監督下將剩余的辦公用品退回,并填寫(xiě)《離職人員辦公用品退回清單》。
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第一條、公司辦公物資分為消耗品類(lèi)(a類(lèi))、管制消耗品類(lèi)(b類(lèi))、管制品類(lèi)(c類(lèi))、辦公設備四種。
1、消耗品類(lèi)(a類(lèi)):墨水、鉛筆、筆芯、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫(xiě)紙、卷宗、標簽、信封、便條紙、橡皮擦、夾子、印刷品及各類(lèi)用紙等。a類(lèi)用品使用數量不受限制;
2、管制消耗品類(lèi)(b類(lèi)):名片、簽字筆、熒光筆、白板筆、卷宗夾、賬本、修正液、電池、圓珠筆、美工刀、文件袋、印泥以及各種自動(dòng)化辦公用耗材等。b類(lèi)用品使用數量由銷(xiāo)售主管進(jìn)行控制;
3、管制品類(lèi)(c類(lèi)):訂書(shū)機、打孔機、鋼筆、筆筒、尺、剪刀、文件架、計算器、名章等。c類(lèi)用品每個(gè)項目每人只能申領(lǐng)一次,但物品報廢后可以舊換新,但在未報廢前所造成的丟失、損壞,視具體情況由保管人賠償或由部門(mén)共同賠償;
4、辦公設備:辦公桌椅、電話(huà)機、復印機、傳真機、打印機、掃描儀、碎紙機、電腦、電熱扇、電風(fēng)扇等。辦公設備為營(yíng)銷(xiāo)中心公共使用,由銷(xiāo)售主管保管;
第二條、部門(mén)內所有資產(chǎn)、物品均實(shí)行入庫登記管理制度,由銷(xiāo)售主管進(jìn)行驗收、保管。
第三條、部門(mén)內員工領(lǐng)用物品,需進(jìn)行領(lǐng)用登記、簽字。
第四條、銷(xiāo)售主管對部門(mén)內資產(chǎn)、物品定期進(jìn)行清查、對帳,確保其安全。
第五條、銷(xiāo)售主管每月末進(jìn)行下月需用物品統計,并報公司統一領(lǐng)取或購買(mǎi)。
第六條、辦公用品申請程序:每月員工根據實(shí)際需要統一填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)單》(一式兩聯(lián),部門(mén)一份、辦公室一份)。
第七條、新員工入職時(shí),將根據其崗位需要,給每人配備一套辦公用品,并且每個(gè)員工建立一份《辦公用品領(lǐng)用檔案表》,待員工離職時(shí),根據其《辦公用品領(lǐng)用檔案表》回收辦公用品,崗位需要,需配備其他辦公用品時(shí),須經(jīng)過(guò)申請確認后予以配備。
第八條、策劃部、客服部門(mén)辦公用品由負責人統一管理,其他員工可到管理人處借用或領(lǐng)用。
第九條、員工在離職時(shí),必須退還個(gè)人低消耗品,若丟失需本人按折舊后的價(jià)格全部或部分賠償。
第十條、部門(mén)內公共財產(chǎn)屬于銷(xiāo)售部所有人員,待項目完工一并交予公司。
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