高校辦公平臺信息化的優(yōu)化策略研究論文
21 世紀信息化的勢頭十分強勁，交流與溝通更多的是利用各種通訊工具，辦公無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò )的便捷，信息的及時(shí)共享，真正實(shí)現了“天涯若比鄰”，通信的迅猛發(fā)展帶來(lái)的是更便捷、更加及時(shí)的交流，而我們的辦公環(huán)境也在這種大環(huán)境下實(shí)現了無(wú)紙化，那么在無(wú)紙化的基礎上，對現在的信息化環(huán)境有一個(gè)更加優(yōu)化，實(shí)現更加人性化、更加完善的辦公環(huán)境是非常重要的�，F階段，教育事業(yè)的日趨信息化使得人們更加傾向于辦公平臺的全面信息化，文件的發(fā)布和妥善的處理都需要信息及時(shí)的更新，現有辦公平臺的信息發(fā)布不及時(shí)會(huì )導致溝通受阻，阻礙事件的及時(shí)處理，綜合性高校應利用信息技術(shù)的發(fā)展與現有人才進(jìn)行辦公平臺的更深層次的優(yōu)化。
1 高校辦公平臺信息化的現狀分析
自上個(gè)世紀80 年代以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展遠超人們的想象，傳統的手工書(shū)寫(xiě)文件、傳統信件的形式逐漸被打印、傳真、電子郵件等一系列高效、便捷的辦公形式所替代，從而實(shí)現了信息的及時(shí)的傳輸與共享。
由于國家擴招的政策，現今高校的辦學(xué)規模越來(lái)越大，各高校的上級部門(mén)與各院系的基礎辦公室之間、教職工之間、教師與學(xué)生之間溝通的難度也越來(lái)越大，信息化的辦公方式拉近了彼此的距離，使得管理者與基礎辦公人員的直接交流得以實(shí)現，不僅提高了辦公的效率，也順應了新時(shí)代形式下的必然的辦公發(fā)展趨勢。
現階段高校的辦公平臺大多依托于校園網(wǎng)頁(yè)，而校園網(wǎng)基礎建設的不足也是制約校園辦公系統完善的一大問(wèn)題，大部分高校的校園網(wǎng)頁(yè)建立較早，隨著(zhù)信息化大潮的影響，校園網(wǎng)頁(yè)的腳步?jīng)]有跟上學(xué)校的發(fā)展，勢必也會(huì )影響辦公信息化建設的腳步。
2 現有的辦公平臺的弊端
2.1 辦公形式單一
現在的綜合性高校多是應用OA 平臺以及教務(wù)管理平臺進(jìn)行實(shí)時(shí)的辦公和信息共享，而OA 平臺的信息發(fā)布多是單方面的通信，只能做到“下達”而不能做到“上傳”，學(xué)校發(fā)布辦公任務(wù)，各二級學(xué)院進(jìn)行及時(shí)處理，并通過(guò)其他通信媒介進(jìn)行文件的二次收發(fā)。更多的時(shí)候，綜合性高校需要的是部門(mén)與部門(mén)之間的協(xié)同，而現有的辦公平臺多數不能滿(mǎn)足此要求，或者是借助于其它通訊媒介進(jìn)行溝通，專(zhuān)業(yè)的交流平臺的不完善使得高校各院系之間的相互協(xié)作出現了很大的局限性。
2.2 功能不全面
現階段高校校園多是利用校園網(wǎng)頁(yè)作為媒介進(jìn)行辦公、公告發(fā)布等信息傳播方式，但是在此基礎上，完善各項功能，針對不同的受眾，發(fā)布不同的“干貨”，確保能適應不同群體的需求，如：學(xué)生對于招生就業(yè)信息的渴求，教師針對于各種教育資源、培訓會(huì )議的需要等。面向不同的群體，進(jìn)行全面的規劃，而并不是一味地強加一些功能，是新形勢下的辦公平臺所必須的。
2.3 平臺的安全性有所欠缺
辦公信息化的主要形式為數字信息的傳輸，而這些信息在傳輸的.時(shí)候常常遭受到人為或一些客觀(guān)的不可抗因素的影響，比如辦公人員保密意識淡薄，賬號丟失，辦公計算機的訪(fǎng)問(wèn)密碼忘記等，未遵守基本的防范原則導致的信息泄露，或者因為計算機病毒的入侵、黒客的蓄意攻擊使得辦公資料被惡意盜取。
2.4 使用率不高
由于現階段大部分高校對辦公信息化平臺還在起步探索和完善的階段，還未形成健全的監督機制、使用觀(guān)念和意識尚不夠，并且平臺的使用是否簡(jiǎn)潔明了也是關(guān)乎使用程度的一大指標。信息化社會(huì )的多元化日新月異，人們的實(shí)際工作需要也在不斷變化，適應變化的辦公平臺才能提高自己的使用壽命，有很好的辦公體驗才是能持續完善辦公信息化平臺的保障。
3 高校信息化辦公的建議
3.1 加強人才隊伍建設，強化辦公信息化的意識
3.1.1 開(kāi)發(fā)人才隊伍建設
針對現階段各高校的普遍需求對辦公平臺進(jìn)行模塊化建設，如“辦公”、“教育”、“培訓”、“應用”等具體的模塊，根據不同的角色可設置不同的資源查看，根據高校各種角色的不同，分別訂制“辦公”界面，力求將不同人群最關(guān)心的信息呈現在第一個(gè)頁(yè)面，這樣可避免對信息的篩選所帶來(lái)的時(shí)間成本的增加，使工作頁(yè)面、工作流程盡量簡(jiǎn)潔。
3.1.2 維護人才隊伍建設
由于辦公平臺面臨著(zhù)大范圍的使用，對于平臺的維護必不可少，少部分高校正是由于平臺缺少相關(guān)后期的檢查與維護，辦公系統的使用隨著(zhù)系統的崩潰也土崩瓦解，隨之替代的仍是傳統的辦公方式，為了改變這種局面，應適當通過(guò)高校自身培養或者人才引進(jìn)的方式加強對相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員隊伍的建設。
3.1.3 培訓人才隊伍建設
現今專(zhuān)業(yè)技術(shù)隊伍的缺失對于改變傳統辦公形式的局面并不樂(lè )觀(guān)，辦公隊伍的專(zhuān)業(yè)匱乏帶來(lái)的弊端是對于辦公平臺的使用率低，仍然依賴(lài)于傳統的辦公形式，不思求變，舊管理體制下所帶來(lái)的人們觀(guān)念上的固步自封，應通過(guò)相關(guān)宣傳和培訓逐步改觀(guān)，使這些人們對信息化辦公的接受度越來(lái)越高，因為無(wú)論多么方便快捷的辦公平臺，最終都離不開(kāi)辦公的主體“人”，故在心理上認同、接受并高頻率地使用才能創(chuàng )造一個(gè)良好的辦公環(huán)境。
3.2 加大對辦公信息化平臺的投入
先進(jìn)的辦公的軟硬件設施能適應越來(lái)越多元化的辦公要求，對于配套設施的及時(shí)采購才能更好地發(fā)揮辦公信息化的效能。由于智能化社會(huì )的加速發(fā)展，軟硬件的更新速度越來(lái)越快，實(shí)現的功能越來(lái)越強大，可操作性以及設計的人性化都越來(lái)越先進(jìn)，對于及時(shí)的采購，及時(shí)的推廣使用，及時(shí)的對于辦公人員的使用推廣，或者是在現階段辦公平臺的基礎上，完善功能的人性化設計，使得平臺的使用趨于穩定，根據高校的情況，對自身的需求做一個(gè)系統化的評估，選擇與之相適應的軟硬件設備和信譽(yù)良好的廠(chǎng)家進(jìn)行相關(guān)的購買(mǎi)，為辦公信息化提供良好的軟硬件支持。
3.3 加強監管
對于平臺的信息有一個(gè)信息的最新的發(fā)布和更新，使得平臺的使用者可以分享到更多新鮮的資訊，現代社會(huì )是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，保持資訊的可看性是必須的。傳統的通知、公告發(fā)布通過(guò)文件印發(fā)的方式得以實(shí)現，在這個(gè)崇尚效率的社會(huì )大背景下，采取無(wú)紙化的信息辦公方式不僅環(huán)保，且節省了許多辦公費用，繁復的工作通過(guò)信息的發(fā)布，無(wú)論何時(shí)何地都可以及時(shí)的處理，使得工作效率大幅提升。
3.4 加強監督、管理制度建設
完善一項工作離不開(kāi)客觀(guān)環(huán)境的約束，大多數辦公平臺是基于校園網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行設置的，那么重視網(wǎng)絡(luò )辦公平臺的監管才能保證它的日常運行。高校的網(wǎng)絡(luò )中心應加強對平時(shí)辦公平臺的運行有全過(guò)程的監測與控制，對于辦公系統信息的發(fā)布需要有必要的審批流程，既要保證信息的及時(shí)性，也要保證發(fā)布信息的真實(shí)可靠性。
3.5 加強平臺的安全性建設
(1)對于平臺自身，應通過(guò)相應技術(shù)手段完善系統軟硬件的保密性。如通過(guò)加密盾進(jìn)行登錄和訪(fǎng)問(wèn)辦公頁(yè)面，利用信息加密算法、防火墻技術(shù)等加強網(wǎng)絡(luò )本身的安全防范;
(2)對于使用個(gè)體本身，應加強保密和防范的意識，防止重要信息泄露。高校應加強宣傳和教育，讓師生們了解網(wǎng)絡(luò )安全和辦公信息化平臺的使用安全的重要性，并針對具體事件可以有選擇性的簽訂相關(guān)保密協(xié)議。對于平時(shí)自己計算機的使用應設置安全系數高的密碼，安裝木馬病毒的防護系統，并及時(shí)修補操作系統的漏洞，對重要文件進(jìn)行加密處理和備份，對瀏覽痕跡的清理等等一系列操作，都可以更好地保障信息化辦公的安全。
4 結語(yǔ)
當今社會(huì )，辦公平臺信息化建設已然是高校順應時(shí)代，進(jìn)行自身改革和發(fā)展的必然趨勢，雖然在其完善的過(guò)程中難免會(huì )碰到許多問(wèn)題，客觀(guān)因素的限制，但是仍要勇于探索，在跌跌撞撞中總結失敗的經(jīng)驗，用于指導實(shí)踐，便可尋求到完善的解決方法。信息化辦公將是提高辦公效率和質(zhì)量的必經(jīng)之路，而它所帶來(lái)的也將是高校自身的繁榮發(fā)展。
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