淺談紙質(zhì)標準文獻的數字化過(guò)程及其管理措施論文
前言
在信息化社會(huì )，如何利用先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)有效地管理紙質(zhì)標準文獻，開(kāi)發(fā)和利用紙質(zhì)標準資源，提高紙質(zhì)標準文獻的綜合利用和服務(wù)水平，已成為數字化標準館建設和發(fā)展所面臨的一個(gè)重要課題。紙質(zhì)標準文獻的數字化管理作為開(kāi)發(fā)和利用標準信息資源的基礎和前提，作為數字化標準館建設的一項重要的、基礎性的工作，已被提上了重要日程。
1對紙質(zhì)標準文獻的數字化與數字化管理的理解
1.1數字與數字化
數字的特點(diǎn)是最簡(jiǎn)單、最客觀(guān)、速度快、國際化。所謂數字化，是指用計算機技術(shù)將模擬信號轉換為數字信號的處理過(guò)程。
1.2紙質(zhì)標準文獻的數字化的含義
所謂紙質(zhì)標準文獻的數字化，是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質(zhì)標準文獻進(jìn)行數字化加工，轉換成數字信號或數字編碼，將其存儲在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過(guò)程。
1.3紙質(zhì)標準文獻的數字化管理的含義
紙質(zhì)標準文獻的數字化管理是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡(luò )等技術(shù)，通過(guò)數字信號或數字編碼來(lái)操縱管理對象、控制管理行為，實(shí)現標準文獻的采集、整理、加工、存儲、備份、利用、服務(wù)等的管理活動(dòng)和方法。隨著(zhù)管理過(guò)程信息化程度的提高，采用標準文獻的數字化管理系統，實(shí)現數字信息系統來(lái)輔助質(zhì)量管理并與實(shí)現跨時(shí)空、同步性的信息化溝通。
2紙質(zhì)標準文獻的數字化
2.1軟硬兼施是前提
紙質(zhì)標準文獻的數字化要實(shí)現文本在不同載體之間自由轉換，涉及掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數據壓縮技術(shù)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等多種技術(shù)，才能完成數字化的標準文獻目錄信息、數字化的標準文獻全文信息和數字化的標準文獻數據庫信息。這些數字化技術(shù)和工作，依賴(lài)于必要的設備設施。因此要大力加強數字化工作的硬獻、軟獻建設，為實(shí)現紙質(zhì)標準文獻的數字化提供物質(zhì)保障。如，軟獻方面，要準備數據庫SQL SERVER、標準文獻的數字化管理軟獻，實(shí)現功能模塊的管理，能夠對不同定義的標準文獻信息進(jìn)行查詢(xún)、管理。硬獻方面，要添置高速掃描儀、平板掃描儀、刻錄機、光盤(pán)等。
2.2要分類(lèi)實(shí)施
紙質(zhì)標準文獻的數字化，不能一蹦而就。筆者認為，一是要實(shí)行“存量數字化”，大力推進(jìn)已有的紙質(zhì)標準文獻的數字化，實(shí)現存量的紙質(zhì)標準文獻100%數字化二是要實(shí)行“增量電子化”，全面開(kāi)展新增的新標準文獻的數字化工作。
2.3紙質(zhì)標準文獻的數字化流程
紙質(zhì)標準文獻的數字化，主要流程一般包括紙質(zhì)標準文獻的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數據處理、數據驗收、信息存儲、目錄建庫、數據掛接、數據備份等工序。
2.3.1紙質(zhì)標準文獻的整理
紙質(zhì)標準文獻在掃描之前，要根據情況，按步驟進(jìn)行適當整理，并視需要作出標識，確保數字化質(zhì)量。一是做好目錄數據準備。主要是規范目錄內容，包括確定目錄的著(zhù)錄項、字段長(cháng)度和內容要求。如標準文獻的中英文標準名稱(chēng)、標準編號、發(fā)布者、發(fā)布時(shí)間、實(shí)施時(shí)間、起止頁(yè)號和頁(yè)數、附獻等。二是拆除裝訂。在不去除裝訂物(如釘書(shū)針等)情況下，影響掃描工作進(jìn)行的標準文獻，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應注意保護標準原獻不受損害。三是整理登記。制作并填寫(xiě)紙質(zhì)標準文獻數字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細記錄標準文獻整理后每份文獻的起始頁(yè)號和頁(yè)數。四是還原裝訂。掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的標準文獻應重新裝訂�；謴脱b訂時(shí)，要注意保持標準文獻的排列順序不變，做到安全、準確、無(wú)遺漏。
2.3.2紙質(zhì)標準文獻的掃描
主要是選擇掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率和標準文獻掃描，包括根據標準文獻幅面的`大小(A4, A3等)選擇相應規格的掃描儀進(jìn)行掃描，選擇黑白二值、灰度、彩色等掃描色彩模式，選擇掃描分辨率(需要進(jìn)行OCR漢字識別的標準文獻，掃描分辨率宜選擇大于或等于200dpi)，核對每份文獻的實(shí)際掃描頁(yè)數與標準文獻整理時(shí)填寫(xiě)的文獻頁(yè)數是否一致。
2.3.3圖像處理
主要是檢查圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像數據質(zhì)量、是否漏掃、是否需要糾偏、去污、分區掃描形成的多幅圖像的拼接、裁邊處理去除多余的白邊等。
2.3.4圖像存儲
包括存儲格式和圖像文獻的命名。采用黑白二值模式掃描的圖像文獻，一般采用TIFF (G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文獻，一般采用JPEG格式存儲。存儲時(shí)的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)的掃描圖像，也可存儲為CEB, PDF或其他格式。紙質(zhì)標準文獻目錄數據庫中的每一份文獻，都有一個(gè)與之相對應的唯一編號，以該編號為這份文獻掃描后的圖像文獻命名。多頁(yè)標準文獻可采用該編號建立相應文獻夾，按頁(yè)碼順序對圖像文獻命名。
2.3.5目錄建庫
包括數據格式選擇、建立目錄數據庫和目錄數據質(zhì)量檢查。目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數據交換。建立標準文獻目錄數據庫，并以人工校對或軟獻自動(dòng)校對的方式，對目錄數據庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著(zhù)錄項目是否完整、著(zhù)錄內容是否規范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進(jìn)行修改或重錄。
2.3.6圖文轉換
將掃描的以TIFF (G4) , JPEG, CEB, PDF或其他格式的圖像文獻通過(guò)OCR文字識別軟獻或PDF轉換器轉換成WORD文檔。并按標準原獻的格式式樣排版好。
2.3.7數據掛接
主要包括匯總掛接和數據關(guān)聯(lián)。標準文獻數字化轉換過(guò)程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫 (或轉換好的WORD文檔庫)，檢查無(wú)誤后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )及時(shí)加載到數據服務(wù)器端匯總。通過(guò)每一份圖像文獻(或轉換好的WORD文檔)的文獻名與標準文獻目錄數據庫中該份文獻的編號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以實(shí)現標準文獻目錄數據庫與圖像文獻(或轉換好的WORD文檔)的批量掛接。
2.3.8數據驗收
以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文獻、轉換好的WORD文檔及數據掛接的總體質(zhì)量并經(jīng)分管領(lǐng)導審核、簽字。
2.3.9數據備份
經(jīng)驗收合格的完整數據應及時(shí)進(jìn)行備份。為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線(xiàn)、離線(xiàn)相結合的方式實(shí)現多套備份，并實(shí)行異地保存。備份數據也應進(jìn)行檢驗。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開(kāi)、數據信息是否完整、文獻數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。
3紙質(zhì)標準文獻的數字化管理
3.1紙質(zhì)標準文獻的數字化管理的優(yōu)點(diǎn)
紙質(zhì)標準文獻的數字化管理與傳統紙質(zhì)標準文獻的管理具有無(wú)法替代性和優(yōu)越性:
3.1.1效益大大提高
紙質(zhì)標準文獻的數字化管理是對以增加人力和辦公費用為主的粗放型管理模式的變革。它解決了人力資源增加和管理成本上漲的難題，并且使紙質(zhì)標準文獻的信息對象轉化為機讀標準文獻信息，既節約了保管費用，又節省了保管空間，更為有利的是查閱起來(lái)極為方便、快捷，也避免了反復復印標準文獻而造成的人力成本的增加和紙張的浪費。
3.1.2效率大大提升
紙質(zhì)標準文獻的數字化管理使標準文獻能及時(shí)歸檔，并方便、快捷、及時(shí)提供利用。紙質(zhì)標準文獻的數字化管理可遠程提供詳細、即時(shí)的數據信息提供服務(wù)。紙質(zhì)標準文獻的數字化管理使查詢(xún)標準文獻變得非常簡(jiǎn)單，真正做到足不出戶(hù)�；跇藴市畔⒌某瑫r(shí)空、遠程化傳送，數字化的標準文獻就成了“無(wú)墻界的紙質(zhì)標準文獻”，數字標準文獻的標準庫也從紙質(zhì)標準實(shí)體的保管變成了提供利用方便、快捷的數字化標準信息中心。而且標準是否更改、是否廢止、是否是最新的可一次性族性檢索出來(lái)，效率大大提升。
3.1.3有力地保護了紙質(zhì)標準文獻的原獻
將紙制紙質(zhì)標準文獻轉變?yōu)閿底只娮訕藴饰墨I后，紙質(zhì)標準文獻的使用更加安全。另外，通過(guò)紙質(zhì)標準文獻的數字化處理后，防止了部分紙質(zhì)標準文獻的篡改的行為。
3.2紙質(zhì)標準文獻的數字化管理措施
3.2.1“服務(wù)為先”，實(shí)施標準文獻管理平臺的建設
要牢固樹(shù)立服務(wù)理念，堅持服務(wù)為先，在服務(wù)中實(shí)現管理，在管理中體現服務(wù)，進(jìn)一步在標準文獻檢索利用平臺、載體、機制和手段創(chuàng )新上下功夫，建立服務(wù)主體多元、資源優(yōu)化配置、供需對接的服務(wù)供應方式，建立“標準文獻管理系統”，集標準文獻采集、標準文獻管理、標準文獻利用于一體的綜合管理軟獻，實(shí)現對標準文獻的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、檢索、查閱利用、打印等日常工作的數字化管理。
3.2.2“保障有力”，建設標準文獻管理網(wǎng)絡(luò )
一是建立梯次的人員管理網(wǎng)絡(luò )，設置管理員管理權限，明確管理員管理職責;二是服務(wù)器和服務(wù)終端建設，建設一套系統連通局域網(wǎng)絡(luò )，實(shí)現服務(wù)器與客戶(hù)端數據的雙向透明傳輸。
3.2.3“安全第一”，建設標準文獻管理防火墻
標準文獻管理安全保障要覆蓋事前、事中、事后，覆蓋標準文獻應用安全、維護安全、使用安全和存儲安全。除了前面已提到的數據備份保安全之外，還要重點(diǎn)確保數據庫安全。數據庫安全包含兩層含義:第一層是指標準文獻管理系統運行安全。系統運行安全通常受到的威脅如下，一些網(wǎng)絡(luò )不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò )，局域網(wǎng)等途徑通過(guò)入侵電腦使系統無(wú)法正常啟動(dòng);第二層是指標準文獻管理系統信息安全。駭客對數據庫入侵，并盜取想要的資料。數據庫系統的安全特性主要是針對數據而言的，包括數據獨立性、數據安全性、數據完整性、并發(fā)控制、故障恢復等幾個(gè)方面。我們加強對紙質(zhì)標準文獻數字化成果的管理，確保其安全、完整和長(cháng)期可用。
結語(yǔ)
紙質(zhì)標準文獻的數字化及其管理是一項長(cháng)期的、復雜的、細致的、系統性的工作，必須貫徹“統一規劃、分步實(shí)施、逐步完善”的工作思路，采取得力措施，扎扎實(shí)實(shí)地進(jìn)行，才能取得滿(mǎn)意的成效。
【淺談紙質(zhì)標準文獻的數字化過(guò)程及其管理措施論文】相關(guān)文章：
淺談優(yōu)化體育教學(xué)過(guò)程的措施的論文07-05
淺談當代教育管理的過(guò)程性質(zhì)與特征論文10-26
淺談科技公司經(jīng)營(yíng)成本管理及改進(jìn)措施論文10-25
文獻綜述論文寫(xiě)作過(guò)程03-31
路基施工技術(shù)簡(jiǎn)介及其管理措施分析論文07-04
論文的參考文獻標準格式03-24
淺談班組標準化管理論文01-30