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現代秘書(shū)基本禮儀注意事項
禮儀是一門(mén)綜合性較強的行為科學(xué)，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來(lái)表現的律己、敬人的完整行為。由于地區和歷史的原因，各地區、各民族對于禮儀的認識各有差異。在長(cháng)期的國際往來(lái)中，逐步形成了外事禮儀規范，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強調交往中的規范性、對象性、技巧性。隨著(zhù)我國改革開(kāi)放腳步的加快，人們在生活和工作中外事交往增多，了解涉外禮儀的內容和要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。中國人民大學(xué)國際關(guān)系學(xué)院外交系主任，金正昆教授，從政務(wù)、商務(wù)和日常生活三個(gè)方面，詳細闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識要求。
他認為，人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會(huì )互動(dòng)，這是三個(gè)重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會(huì )了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國際交往的角度來(lái)看，宏觀(guān)上涉外禮儀有三個(gè)基本要求：
第一個(gè)要求尊重為本，要強調自尊自愛(ài)，要尊重自己的職業(yè)，要尊重自己的單位.
第二個(gè)方面的理念就是要善于表達。在國際交往中，接待外國客人，
第三個(gè)方面是要強調接待三聲：“來(lái)有迎聲，問(wèn)有答聲、去有送聲”。
金正坤教授結合日常交往和社交活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)的一些內容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請外國朋友等等需要使用的一些常規的禮儀。從而在衣食住行訪(fǎng)談送等方面，使人們對涉外禮儀有一個(gè)全面地了解。他認為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發(fā)現別人的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)際上就等于肯定自我，那說(shuō)明你寬容，說(shuō)明你謙虛，說(shuō)明你好學(xué)。所以在國際交往中，要善于發(fā)現別人的所長(cháng)。
什么是涉外禮儀？涉外禮儀實(shí)際上就是我們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規范，規范就是標準。你講不講規范，是你這個(gè)人懂不懂規范的問(wèn)題；你講不講規范，是你這個(gè)單位有沒(méi)有規范的問(wèn)題。這個(gè)在國際交往中是很強調的。比如在大庭廣眾之下，一個(gè)男人一個(gè)女人著(zhù)裝，他又規范的說(shuō)法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什么呢？看發(fā)型，比如染不染色，長(cháng)度如何等等。像我們服務(wù)行業(yè)，政府機關(guān)一般公務(wù)員是不染彩色發(fā)的，除非把花白的頭發(fā)染黑。
另外頭發(fā)不宜過(guò)長(cháng)，作為女性，一般工作崗位上不長(cháng)于肩部。有同志講了，長(cháng)于肩部如何？長(cháng)于肩部要做技術(shù)性處理，盤(pán)起來(lái)、挽起來(lái)、梳起來(lái)，不能隨意披散開(kāi)來(lái)。道理很簡(jiǎn)單，年輕姑娘的一頭飄逸的長(cháng)發(fā)是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒(méi)準附近的每個(gè)人就暈了�！澳腥丝囱�，看什么了？不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什么品牌，而是看這樣一個(gè)細節，要上掛不掛東西。我們說(shuō)句涉外交往中的行話(huà)，一個(gè)有社會(huì )地位的.人，一個(gè)有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見(jiàn)過(guò)普京總統腰上掛手機嗎？你見(jiàn)過(guò)安南腰上有一串鑰匙嗎？所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個(gè)特點(diǎn)，就是規范性。
那么實(shí)際上從比較研究的角度來(lái)看，我們現在講的涉外禮儀，國際交往中要遵守的國際慣例，和我國傳統禮儀還是有一些差異的。我國有五千年的傳統文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個(gè)良好的氛圍中繼任成長(cháng)，那么我們大家應該說(shuō)是學(xué)識源遠流長(cháng)，但是，從國際交往的角度來(lái)看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國際禮儀它是強調關(guān)心有度，換而言之，不得打探或者涉及個(gè)人隱私問(wèn)題。而我國傳統禮儀，強調親密無(wú)間。這個(gè)恐怕在國際交往中，此點(diǎn)不了解就麻煩了，按照我們的規范性說(shuō)法，國際交往中不宜隨便探討對方、請教對方的問(wèn)題有五，我們叫涉外交往五不問(wèn)：第一不問(wèn)收入問(wèn)題，第二不問(wèn)年紀大小，第三不問(wèn)婚姻家庭，第四不問(wèn)健康狀態(tài)，第五不問(wèn)個(gè)人經(jīng)歷。第二個(gè)特征講對象性，對不同的人，有不同的要求，內外有別，自己人你該問(wèn)還是問(wèn)，但是外人你還是不問(wèn)比較好。比如在國際交往中，每個(gè)人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會(huì )跟你合作？那缺乏可*程度嘛，但是說(shuō)實(shí)話(huà)，這個(gè)問(wèn)題是我們很多人比較愛(ài)問(wèn)的。
那么從國際較晚個(gè)角度來(lái)看，涉外禮儀有什么基本要求呢？宏觀(guān)上來(lái)講有三個(gè)基本要求：第一個(gè)要求尊重為本，這個(gè)尊重二字，應該是禮儀之本，也是待人接物之道的根基之所在。你不管是坐、請坐、請上坐也好，茶、上茶、上好茶也好，關(guān)鍵是要通過(guò)這種形式，向別人傳遞出尊重對方的信息，這恐怕是要點(diǎn)。但是尊重在國際交往中，有兩個(gè)方面的要求，不能夠偏袒于一方。第一個(gè)方面的要求就是要自尊為本，要強調自尊自愛(ài)。一個(gè)人在國際交往中，不講自尊，就不能得到別人的尊重。首先要尊重自己，你自己要把你當會(huì )事，站有站相，坐有坐相，舉止大方。有同志這方面差勁了，往人家對面一站，或者一坐，也不管對方是熟人是生人是同性是異性，比較灑脫，比如腿伸出去，男同志，順手把褲管往上一拉，露出一條飛毛腿
。但是此種人，那么在國際交往中，在比較重要的場(chǎng)合，怎么會(huì )得到別人的尊重呢？所以要尊重自我。其次要尊重自己的職業(yè)。工作你分工不同，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專(zhuān)政”，在任何國家、任何社會(huì )，真正被人家尊重的人，是有實(shí)力的人，是學(xué)有所長(cháng)的人，是專(zhuān)業(yè)方面有本事的人。所以要愛(ài)崗敬業(yè)，這樣的人才會(huì )贏(yíng)得尊重，各國皆然。最后，第三個(gè)方面要尊重自己的單位。大到我們的國家和民族，小到我們現在供職的地方，那在國際交往中，我們有責任、有義務(wù)維護它的尊嚴形象。其次我們強調要尊重交往的對象，不僅要自尊，而且要對交往對象表示尊重。
我們一般要講五句話(huà)：“尊重上級是一種天職，尊重同事是一種本分，尊重下級是一種美德，尊重客戶(hù)是一種常識，尊重所有人是一種教養。這五個(gè)方面，涉及到我們人際交往的方方面面，要尊重，要全方位的尊重，不能失禮于人，尊重為本。但是，光講尊重為本，在國際交往中是遠遠不夠的，我們還要第二個(gè)方面的理念的要求，就是要善于表達。你要把你對對方的尊重恰到好處地表現出來(lái)。你不表現他真么會(huì )知道你尊重他呢？它有個(gè)表現程式的問(wèn)題。
比如我們在國際交往中，接待外國客人，我們強調接待三聲：“來(lái)有應聲，問(wèn)有答聲，去有送聲”，是吧?來(lái)了話(huà)你要先說(shuō)個(gè)歡迎光臨，然后再說(shuō)事。我在我們保衛處的同志講過(guò)課，我跟他講：“那要來(lái)了客人的話(huà)，你首先要問(wèn)先生你好，然后再說(shuō)事，你能上來(lái)問(wèn)，找誰(shuí)，人家是犯罪嫌疑人嗎？”你打電話(huà)也是，拿起話(huà)筒第一句話(huà)：“你好中國人民大學(xué)”，然后再說(shuō)事，不能上來(lái)就喂喂喂，再問(wèn)“有人嗎？”那人家不是人嗎？那你這是基本禮貌，你這個(gè)“三聲”，你算什么？
在日常交往和社交活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)等方面，金正昆教授以詼諧幽默的言語(yǔ)闡述了交往過(guò)程中應注意的一些問(wèn)題及如何做自我介紹和介紹別人等細節要點(diǎn)。
名片已成為我們日常禮儀交往中的一種重要手段和方式，名片雖小，但是使用過(guò)程中也要注意禮儀交往。第一，名片制作上在國際交往中，講三個(gè)不準：名片不隨意涂改。第二不提供私宅電話(huà)。涉外禮儀和我國傳統禮儀的一大區別，涉外禮儀是研究保護個(gè)人隱私，有教養、有身份的人不向別人索取電話(huà)號碼、私宅電話(huà)諸如此類(lèi)。那么在國際交往中，你要注意，他講公司有別，我因公跟你打交道的話(huà)，我給你的電話(huà)就是辦公室的電話(huà)，手機號碼不給你，私宅電話(huà)更不給你。
我們國內同志有些人沒(méi)這個(gè)感覺(jué)，那天一個(gè)外國朋友給我們一個(gè)同志一張名片，這上面沒(méi)有私宅電話(huà)，我們那位就問(wèn)，家里有電話(huà)嗎？那位裝聽(tīng)不動(dòng)。你家都沒(méi)裝電話(huà)，是不是很貴？互動(dòng)出現問(wèn)題。第三個(gè)點(diǎn)你要注意制作名片的話(huà)，一般不提供兩個(gè)以上的頭銜。名片上不出現兩個(gè)以上的頭銜，他講“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻”。倘若一個(gè)名片上給的頭銜越多，有三心二意、用心不專(zhuān)、蒙人之嫌，所以很多外國客人，他有地位有身份的人，他身上會(huì )有好幾種名片，它是對不同的交往對象，強調自己不同身份的時(shí)候，使用的不同的名片，這個(gè)要說(shuō)一下。索要名片也要注意禮儀的交往，一般索要名片有這么幾個(gè)點(diǎn)你要注意。第一個(gè)點(diǎn)盡量不要去索取名片，第二個(gè)點(diǎn)最好不要采取直白的表達。接過(guò)名片一定要看，是否對人家尊重，看是對對方表示重視，看是要了解對方的確切身份。
公務(wù)接待宴請在國際交往中也很重要。這里有一個(gè)五m公則,第一個(gè)m，費用的問(wèn)題。第二個(gè)m是講菜單，就是講菜肴的安排，講內容。民族禁忌、宗教禁忌尤其不可觸犯；第三個(gè)m是環(huán)境，那么實(shí)際上宴請客人從高層次來(lái)講，是講一個(gè)檔次，是講一個(gè)環(huán)境。第四個(gè)m是講音樂(lè )。高檔的宴請，強調音樂(lè )伴宴；最后要注意就是舉止。
最后，金正昆教授就國際交往禮儀的一個(gè)基本原則---三a規則做了總結。第一個(gè)a接受對方。第二個(gè)a重視對方。第三個(gè)a是贊美對方。
一、握手
1、握手時(shí)力度要適中，大家可以練練。太輕給人以輕視。太重，也不好。
時(shí)間：在心里默數1,2,3,4,5后才緊開(kāi)手。
二、迎接禮儀
1、要先介紹最高領(lǐng)導，依次介紹。你好！這位是我們公司的姚主席，這位是張副主席。
2、把男士介紹給女士。"你好，這是王先生"。
3、把小的介紹給老的。"劉總，你好，這是小王"。千萬(wàn)別調換了。
4、飛機場(chǎng)接人時(shí)，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么樣？"
三、接待禮儀
1、引導，要走在客人前面。上樓、下樓都走在客人前面距離為一、兩個(gè)臺階，不要走的太快。一步走兩、三個(gè)臺階，有的客人尤其是女的，穿著(zhù)小裙子，走不動(dòng)，你一下邁兩、三個(gè)臺階，她要在后面跑，才能跟上你，會(huì )累壞人家的。
2、要讓客人走樓梯的內側。主人走外側。所謂內側是繞著(zhù)中心的一側。
四、乘車(chē)禮儀
進(jìn)乘電梯時(shí)主人要先進(jìn)去，按按鈕，再請客人進(jìn)來(lái)。出電梯時(shí)要請客人先出去。
一般的商務(wù)車(chē)是小驕車(chē)。當坐小驕車(chē)時(shí)，大家說(shuō)司機旁邊、司機后排的左、中、右，哪個(gè)是第一重要位置、第二....第四重要位置呢？
答案是：后排的右，左，中，前排的司機旁。
如果開(kāi)車(chē)的是主人呢？答案是：前排的司機旁、后排的右、左、中。因為是以右為尊。這是禮儀方面。當然安全方面就要另有別論了。
五、西餐禮儀
左手拿刀，右手拿*。美國人有時(shí)累的時(shí)候可以換過(guò)來(lái)用。而歐洲人不可以換著(zhù)用。
當吃完不要把刀*一起放到盤(pán)中，這時(shí)服務(wù)員會(huì )來(lái)幫你收起來(lái)的，即使還有許多好吃的你都沒(méi)有吃，你也不能說(shuō)："我還沒(méi)吃完"，會(huì )很丟面子的。把刀、*放到左右兩邊表示你吃完了，所以服務(wù)員要來(lái)收的。
那么要怎么做呢？要把刀和*分別放到盤(pán)的兩邊。
記得有一次一個(gè)中國人到美國，剛下飛機就去赴晏。服務(wù)員們在每個(gè)人的旁邊都上了一碗水，這時(shí)由于這位中國人剛下飛機特別的口渴，所以就拿起碗就咕嚕咕嚕地喝了下去，這時(shí)大家都在驚訝地盯著(zhù)他。他的導師是其中權位最高的，為了挽回這個(gè)尷尬的場(chǎng)面，也順手地拿起碗喝了下去，大家看導師喝了也都喝了下去。后來(lái)，飯后，別人告訴他那碗水是飯前用來(lái)洗手的，這時(shí)他覺(jué)得很內疚，要是早知道多好呀！就不會(huì )讓導師跟著(zhù)他一起喝這碗水了。
西方上菜一般是按開(kāi)胃菜、湯、主食、薩拉、水果。你可不要一上來(lái)猛吃，后面的還沒(méi)有吃到呢？你就已經(jīng)吃不進(jìn)去了。
吃飯時(shí)不要高談闊論。
六、送禮禮儀
要以禮輕情意重。
從前有一個(gè)人，他的朋友特別喜歡鉤魚(yú)，常常把鉤的魚(yú)送給他。有一天他就想我該送他什么呢？他特別有錢(qián)，穿的、用的都是名牌，而且他還很挑剔的，后來(lái)他就去跟他的朋友說(shuō)，我陪你去鉤魚(yú)吧。他說(shuō)：好呀，我明天開(kāi)車(chē)來(lái)接你。結果呢？這天他們很不走運一條魚(yú)也沒(méi)有鉤到。這時(shí)，他們旁邊有一個(gè)小伙子運氣特別好，一個(gè)接一個(gè)的，可是他每次鉤上來(lái)大魚(yú)后又把它放回去。這時(shí)這個(gè)人覺(jué)得特別奇怪，想想他們今天來(lái)挺辛苦的，一條也沒(méi)有鉤到就買(mǎi)一條回去吧。正在拿錢(qián)時(shí)，突然這個(gè)小伙子一下鉤上來(lái)一個(gè)小魚(yú)，小伙子很高興的說(shuō)，這下終于鉤到了。這個(gè)人覺(jué)得特別奇怪地問(wèn)?你為什么把幾次鉤上來(lái)的這么大的魚(yú)都放了，鉤了一條小魚(yú)就這么高興"。他說(shuō)："你想知道嗎？這還不簡(jiǎn)單，我家的鍋只有這么小呀？"
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