文件管理制度
在社會(huì )發(fā)展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的文件管理制度，歡迎大家分享。
文件管理制度1
前言：
為貫徹執行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎工作，改善公司經(jīng)營(yíng)管理，提高公司素質(zhì)，確保量值傳遞準確，保證公司產(chǎn)品質(zhì)量和降低物質(zhì)消耗，提高經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。
1.計量組織及人員職責
1.1計量組織
本公司計量工作在管理者代表的領(lǐng)導下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責整個(gè)公司計量工作的日常管理，各車(chē)間班組長(cháng)作為兼職計量員負責管轄內的計量管理。
1.2人員職責
1.2.1計量工作分管領(lǐng)導職責
負責公司計量工作的全面領(lǐng)導；
負責國家有關(guān)計量法律法規在公司的貫徹落實(shí)；負責審核公司計量器具配置規劃；負責審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責審核公司計量管理制度。
1.2.2品管科負責人
負責公司計量工作的具體領(lǐng)導；負責編制公司計量管理制度；
負責督促公司計量管理制度的有效實(shí)施；負責制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責核準計量器具的內部校準結果；
負責組織新購計量器具/送修計量器具回廠(chǎng)的驗收；負責計量檢測點(diǎn)的確定并確保進(jìn)行相應的計量檢測。
1.2.3品管科計量員
負責公司計量工作的日常管理；負責編制計量器具的內部校準規程；負責編制計量器具編號及管理臺帳；負責執行計量器具的內部校準；
負責組織計量器具的送檢；
負責計量器具使用狀況及維護保養的督查；負責計量管理相關(guān)表格的填報；負責計量文件/資料檔案的保管。1.2.4各車(chē)間班組兼職計量員
負責管轄范圍內計量工作的管理；負責在班組貫徹落實(shí)公司計量管理制度；
負責督促管轄范圍內計量器具的日常維護/保養，確保使用的計量器具狀態(tài)良好；
負責計量管理相關(guān)記錄的收集/整理/保管。
2.計量器具采購/入庫/流轉
2.1計量器具的采購
2.1.1請購
各部門(mén)根據實(shí)際需求提出計量器具采購申請，由部門(mén)負責人填寫(xiě)《采購計劃單》，明確計量器具的名稱(chēng)、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責人確認，再由管理者代表或總經(jīng)理核準，最后交由采購部執行采購。
2.1.2計量器具生產(chǎn)/供應廠(chǎng)家的選擇及采購執行
采購部接到經(jīng)批準的《采購計劃單》后，即著(zhù)手選擇計量器具的生產(chǎn)廠(chǎng)家，計量器具生產(chǎn)廠(chǎng)家要有生產(chǎn)許可證，且在其生產(chǎn)的器具或包裝上有明確的標識。同時(shí)具備質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應商店考察，對照實(shí)物并查看相關(guān)說(shuō)明書(shū)，了解生產(chǎn)廠(chǎng)家資格，比對價(jià)格等，確認符合要求即可購買(mǎi)。如果是大型貴重的計量器具，采購部應充分聽(tīng)取使用部門(mén)、項目工程師及品管科的意見(jiàn)并進(jìn)行市場(chǎng)調研、詢(xún)價(jià)，綜合評估然后選定一家質(zhì)量保證、價(jià)格合理的生產(chǎn)/供應廠(chǎng)商報總經(jīng)理批準再落單訂貨，如需與廠(chǎng)商進(jìn)行技術(shù)談判應請專(zhuān)業(yè)人員參加，就計量器具的性能、品質(zhì)、價(jià)格、交貨期、保修、備件及操作培訓等事項達成協(xié)議，報總經(jīng)理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執行。
2.2計量器具的入庫
2.2.1計量器具的驗收
計量器具到廠(chǎng)后，采購部即通知品管科，由品管科負責人組織使用單位、專(zhuān)業(yè)人員、計量員對計量器具進(jìn)行驗收，驗收的主要項目是：
A.隨機資料和備件是否齊全；
B.設備狀態(tài)是否正常；
C.按設備說(shuō)明書(shū)或相關(guān)作業(yè)指引調試設備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫(xiě)《監視和測量設備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應商協(xié)商作退貨處理或其它妥善的解決方式。
2.2.2計量器具的編號/臺帳
計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進(jìn)行編號，并登錄于《監視和測量設備臺帳》中列管。
2.2.3計量器具的入庫
計量器具驗收合格后，采購部將發(fā)票連同驗收單辦理入庫手續，若手續不全，倉管有權拒絕入庫，財務(wù)有權拒絕報銷(xiāo)。
2.3計量器具的流轉
2.3.1計量器具的領(lǐng)用
計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領(lǐng)用。領(lǐng)用時(shí)使用單位需填寫(xiě)《監視和測量設備移交單》，由品管科計量員保存備案。
2.3.2計量器具的流轉
2.3.2.1當計量器具需在公司內部借用時(shí)，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業(yè)務(wù)的調整，需對公司計量器具進(jìn)行調配時(shí)，由品管科提出方案，經(jīng)管理者代表審批后執行，品管科計量員則予以登記備案。
2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實(shí)需要外借，必須經(jīng)品管科負責人同意和管理者代表或總經(jīng)理批準，品管科計量員需跟進(jìn)外借計量器具的歸還時(shí)間及其歸還時(shí)的狀態(tài)。必要時(shí)需進(jìn)行校準/檢定后才能使用。
3.計量器具的檢定/校準
3.1計量器具的分類(lèi)
根據計量器具的應用范圍，對計量器具進(jìn)行分類(lèi)管理,本公司計量器具分A、B、C共三類(lèi)。品管科根據以下分類(lèi)原則對公司所有計量器具進(jìn)行分類(lèi)，在計量器具臺帳上予以注明。
3.1.1用于產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、貿易結算、環(huán)境安全衛生計量檢測和公司同類(lèi)計量最高標準的計量器具為A類(lèi)；
3.1.2用于內部物料、能源消耗考核、工藝參數監控、機修使用等相應的計量器具為B類(lèi)；
3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類(lèi)。
3.2計量器具的檢定/校準
3.2.1臨時(shí)檢定/校準
有下列情形之一時(shí)，計量器具的使用部門(mén)應提出臨時(shí)檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實(shí)施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；
固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數據產(chǎn)生懷疑時(shí)。
3.2.2周期檢定/校準
3.2.2.1檢定/校準方式
1）A類(lèi)計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構進(jìn)行檢定；
2）B類(lèi)計量器具由品管科進(jìn)行內部校準；
3）C類(lèi)計量器具可以免校。
3.2.2.2檢定/校準計劃
品管科根據計量器具的類(lèi)別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監視和測量設備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經(jīng)管理者代表審批后分發(fā)相關(guān)部門(mén)。3.2.2.3檢定/校準的執行
1）外校
a）品管科根據校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門(mén)做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外�！�，則由品管科統籌安排，聯(lián)系條件符合的機構，洽談檢定/校準時(shí)間和方式（送檢或由檢定機構來(lái)公司檢定），由其執行檢定。
b）檢定結束后，由檢定機構出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標明其檢定狀態(tài)。
2）內校
a）屬于“內�！钡挠嬃科骶�，由品管科執行校準，校準時(shí)需嚴格按計量器具的內校規程進(jìn)行，并做好內校記錄。
b）內校完成后，品管科根據內校結果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標識，以標明其校準狀態(tài)。
3.2.2.4檢定/校準不合格的處理
1）由品管科貼上不準使用標識，并及時(shí)組織修理，修理好后再進(jìn)行檢定/校準。無(wú)法修理的計量器具，由使用部門(mén)填寫(xiě)《監視和測量設備報廢申請單》申請報廢，經(jīng)品管科確認、管理者代表或總經(jīng)理批準后予以報廢。
2）對使用該不合格計量器具測量的產(chǎn)品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結果的有效性，并采取妥善的處理措施。
4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養
4.1計量器具應按其使用說(shuō)明書(shū)的要求貯存于合適的`環(huán)境中。4.2搬移計量器具時(shí)，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應由品管科進(jìn)行指導，并使用合適的搬運工具，搬移后應由品管科對其進(jìn)行檢查確認，必要時(shí)要經(jīng)過(guò)檢定/校準合格后再繼續使用。
4.3凡投入使用的A、B類(lèi)的計量器具必須經(jīng)過(guò)檢定/校準合格，而且在有效期內，C類(lèi)計量器具也需由品管科對其狀態(tài)進(jìn)行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規程進(jìn)行操作，無(wú)關(guān)人員不得擅自使用。發(fā)現計量器具異常時(shí)，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應通知品管科，由品管科組織專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行處理。
4.5計量器具使用部門(mén)和人員要經(jīng)常對計量器具進(jìn)行維護/保養，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。
5.計量檢測
5.1項目工程師負責對每個(gè)產(chǎn)品制定工藝規范、原材料標準、產(chǎn)品標準，確定需要檢測的工藝參數、原材料、產(chǎn)品質(zhì)量指標，品管科確認計量“檢測點(diǎn)”并配置相應的計量器具對其進(jìn)行檢測，并保持檢測記錄。
5.2原材料進(jìn)廠(chǎng)、生產(chǎn)領(lǐng)料、生產(chǎn)投料、產(chǎn)品分裝、產(chǎn)品出廠(chǎng)必須進(jìn)行嚴格的計量，而且要填寫(xiě)相應的進(jìn)倉單、領(lǐng)料單、投料記錄、產(chǎn)品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數值和計量單位。
5.3生產(chǎn)/生活用電、用水、用油要通過(guò)相應的計量器具進(jìn)行計量，能夠細分的盡量細分，計量結果也要進(jìn)行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產(chǎn)品成本的正確核算。
5.4環(huán)境、安全、衛生的監測一般委托有資格的相關(guān)監測機構進(jìn)行檢測，但較簡(jiǎn)單的項目可以由公司進(jìn)行檢測。
5.5應使用國家法律法規規定的計量單位。
6.計量監督管理
6.1現場(chǎng)品管員每天對車(chē)間使用的計量器具的準確性進(jìn)行檢查，督促車(chē)間對計量器具進(jìn)行維護保養，發(fā)現計量器具異常則及時(shí)報告品管科計量員進(jìn)行處理。
6.2品管科負責對實(shí)驗室使用的計量器具的準確性進(jìn)行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進(jìn)行維護保養，發(fā)現計量器具異常則及時(shí)進(jìn)行處理。
6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進(jìn)行檢查，發(fā)現異常及時(shí)處理。
6.4現場(chǎng)品管員按規定的頻率和數量抽檢投料數量、包裝重量的準確性，同時(shí)檢查實(shí)際包裝重量與標識的符合性，發(fā)現異常及時(shí)處理。
6.5品管科負責對公司計量管理制度的執行情況進(jìn)行監控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進(jìn)整改效果，直到問(wèn)題得到徹底解決。
7.計量檔案資料管理
計量檔案資料包括相關(guān)計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內校規程及內校記錄、計量器具使用說(shuō)明書(shū)、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規定的保存期限、保存環(huán)境、標識方法進(jìn)行管理。
文件管理制度2
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的`章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。
3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
文件管理制度3
機要文件管理制度的重要性不言而喻。
一方面，它保護企業(yè)的核心競爭力，防止商業(yè)秘密外泄，維護公司的經(jīng)濟利益。
另一方面，它確保信息的準確性和一致性，避免因錯誤或誤導性的信息導致的決策失誤。
此外，遵守相關(guān)法規，避免因信息管理不當引發(fā)的.法律風(fēng)險，也是制度實(shí)施的關(guān)鍵。
文件管理制度4
�。ㄒ唬┠康�
建立主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷(xiāo)毀程序,特制定本規定。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
�。ㄈ┮幏缎砸梦募�
《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國檔案法》
�。ㄋ模┞氊�
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門(mén)負責本部門(mén)的安全記錄和檔案的管理。
�。ㄎ澹┕芾硪�
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類(lèi)清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠(chǎng)、處室自行按規定保管。
2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專(zhuān)人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專(zhuān)人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學(xué)、規范，便于查找。
3.歸檔時(shí)間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門(mén)負責人批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務(wù)數據、考勤、工資等須部門(mén)分管領(lǐng)導批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的`，須部門(mén)主管批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門(mén)批準，予以復制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專(zhuān)業(yè)工具書(shū)，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長(cháng)期使用的，部門(mén)內部應自備一本。
5.5外單位來(lái)公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長(cháng)為半個(gè)月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長(cháng)期使用的部門(mén)內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛(ài)護公司財產(chǎn)，使用過(guò)程中嚴禁在檔案、資料上劃線(xiàn)、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺(jué)遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì )議材料各部門(mén)進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進(jìn)行管理，復制中形成的廢頁(yè)應作為密件銷(xiāo)毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并履行登記手續。未經(jīng)同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過(guò)期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監督銷(xiāo)毀，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開(kāi)的檔案，可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準，未經(jīng)批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發(fā)生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫(xiě)修改、補充申請單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門(mén)不得擅自改動(dòng)。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監督和檢查。
8.銷(xiāo)毀
8.1檔案室對已保管期滿(mǎn)，擬銷(xiāo)毀檔案提出存毀的初步意見(jiàn)，并對擬銷(xiāo)毀檔案按類(lèi)別登記，由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷(xiāo)毀或續存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導進(jìn)行初審。
8.2匯總初審意見(jiàn)，編造檔案銷(xiāo)毀清單。銷(xiāo)毀清單是準備銷(xiāo)毀案卷的登記簿。同時(shí)還應該撰寫(xiě)一份銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報告。
8.3銷(xiāo)毀清單連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。
8.4銷(xiāo)毀時(shí)要進(jìn)行監銷(xiāo)。
經(jīng)鑒定批準銷(xiāo)毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀，不準出賣(mài)或做其它用；銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須派專(zhuān)人護送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上注明"已銷(xiāo)毀"字樣和銷(xiāo)毀日期，監銷(xiāo)人要簽名蓋章，以示負責。經(jīng)審查不準銷(xiāo)毀的檔案仍繼續保存，并再銷(xiāo)毀清單上詳細注明。
8.5檔案銷(xiāo)毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷(xiāo)毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)提出申請，由公司分管領(lǐng)導及相關(guān)負責人審核簽批，對審批同意銷(xiāo)毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀記錄上簽字。
文件管理制度5
第一章總則
第一條為保守公司秘密，維護公司權益，根據國家相關(guān)法律法規和總公司相關(guān)規定，特制定本制度。
第二條公司秘密是關(guān)系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內只限一定范圍的人員知悉的事項。
第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。
第四條公司保密工作，遵行既確保秘密又便利工作的方針。
第二章保密范圍和密級確定
第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項：
1、公司重大決策中需保密的事項；
2、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及經(jīng)營(yíng)決策；
3、公司所掌握的尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息；
4、公司內部掌握的合同、協(xié)議及重要會(huì )議記錄；
5、公司財務(wù)預決算報告及各類(lèi)財務(wù)報表、統計報表；
6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料；
7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節的內部資料；
8、生產(chǎn)運行過(guò)程中產(chǎn)生的需內部掌握的資料；
9、銷(xiāo)售活動(dòng)中涉及用戶(hù)的內部信息資料；
10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會(huì )和經(jīng)理辦公會(huì )確定的其他應當保密的事項。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。
第七條保密級別分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
絕密是最重要的`公司秘密，泄露會(huì )使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的公司秘密，泄露會(huì )使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司秘密，泄露會(huì )使公司的權益和利益遭受損害。
第八條保密級別的確定
1、公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；
2、公司的規劃、財務(wù)報表、統計資料、重要會(huì )議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機密級；
3、公司人事檔案、各類(lèi)合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節的資料、生產(chǎn)運行中產(chǎn)生的需內部掌握的資料、尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級。
第九條屬于公司秘密的文件及資料，應當明確文件的歸口管理部門(mén)，由相關(guān)歸口管理部門(mén)負責標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿(mǎn)，自行解密。
第十條公司絕密文件的歸口管理部門(mén)為綜合辦公室，一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀均由綜合辦公室負責；公司機密文件和秘密文件由文件所在部門(mén)進(jìn)行歸口管理，一切涉及機密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)工作均由文件所在部門(mén)負責。
第三章保密措施
第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，根據文件的密級程度由相關(guān)歸口部門(mén)負責。
第十二條對于秘密文件、資料，相關(guān)歸口管理部門(mén)必須采取以下保密措施：
1、非經(jīng)總經(jīng)理批準，不得借閱、復制和摘抄；
2、經(jīng)總經(jīng)理批準收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)指定專(zhuān)人負責，并采取必要的安全措施。
第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的，需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)對情況進(jìn)行核實(shí)，報總經(jīng)理批準后方可提供。
第十四條召開(kāi)和舉辦屬于公司保密內容的會(huì )議和其他活動(dòng)，根據密級程度確定主辦部門(mén)，并應采取下列保密措施：
1、選擇具備保密條件的會(huì )議場(chǎng)所；
2、根據需要限定參加會(huì )議人員的范圍，或根據會(huì )議密級程度指定參會(huì )人員；
3、依照保密規定使用會(huì )議設備和管理會(huì )議文件；
4、確定會(huì )議內容的傳達范圍。
第十五條公司員工不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛�，不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。
第十六條公司員工發(fā)現公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時(shí)，應當及時(shí)告知綜合辦公室，綜合辦公室了解相關(guān)情況后應第一時(shí)間報告總經(jīng)理，并及時(shí)采取相應措施進(jìn)行處理。
第四章責任與懲罰
第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工，經(jīng)綜合辦公室認定，需與公司簽訂保密協(xié)議，并根據協(xié)議要求嚴格遵守相關(guān)規定。
第十八條出現下列情況之一者，給予嚴重警告，并處以10元以上500元以下罰款：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規定，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；
2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規定內容的；
3、已泄露公司秘密但已采取補救措施且尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的。
第十九條出現下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟損失：
1、違反保密協(xié)議相關(guān)規定，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
2、故意或過(guò)失泄露公司秘密未采取補救措施，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
3、故意或過(guò)失泄露公司秘密雖已采取補救措施，但仍給公司造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；
4、違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違規提供公司秘密的；
5、利用職權強制他人違反保密規定的。
第五章附則
第二十條本制度由綜合辦公室負責解釋。
第二十一條本制度自下發(fā)之日起執行。
文件管理制度6
監理文件管理制度對于項目的順利實(shí)施至關(guān)重要，它：
1、保證信息的`準確傳遞：避免因文件管理混亂導致的信息錯漏和延誤。
2、提升工作效率：通過(guò)標準化流程，提高文件處理的速度和效率。
3、保障項目質(zhì)量：確保監理工作依據準確無(wú)誤的文件進(jìn)行，防止質(zhì)量問(wèn)題。
4、防范風(fēng)險：良好的文件管理能減少法律糾紛，保護公司利益。
5、促進(jìn)知識積累：通過(guò)有序的文件歸檔，積累項目經(jīng)驗和知識。
文件管理制度7
文件的收發(fā)、閱批、執行、催辦工作是醫院實(shí)施有效行政管理的.重要途徑,各級領(lǐng)導和部門(mén)必須執行如下規定:
1、由上級機關(guān)下發(fā)的各類(lèi)行政、政工、醫療科研教學(xué)和后勤等方面的下行文件,都應由醫院辦公室簽收登記,各職能部門(mén)和個(gè)人不能私自簽收保存文件。
2、醫院辦公室主任負責對各類(lèi)收文的審閱,并按文件性質(zhì)送有關(guān)主管領(lǐng)導或部門(mén)傳閱和執行。院級領(lǐng)導批閱一般文件不超過(guò)三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門(mén)對院領(lǐng)導批示文件應在規定時(shí)間抓好落實(shí),落實(shí)后應將執行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負責對文件批轉及執行過(guò)程中的督促、檢查,有權對延誤工作的部門(mén)提出批評。
5、執行文件批轉過(guò)程中的簽收、注銷(xiāo)規定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領(lǐng)導提出處理意見(jiàn)。
6、各類(lèi)文件在批轉過(guò)程中必須使用規定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書(shū)寫(xiě),字跡要工整。
文件管理制度8
管理文件管理制度是企業(yè)運營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，它涉及到企業(yè)內部信息的組織、存儲、檢索和處理。主要內容包括：
1、文件分類(lèi)與編碼：建立一套清晰的文件分類(lèi)體系，對各類(lèi)文件進(jìn)行編號，便于識別和管理。
2、文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng )建、審批、存儲、使用、更新、廢棄等全過(guò)程。
3、權限控制：設定不同層級員工對文件的'訪(fǎng)問(wèn)、修改和刪除權限。
4、文件安全與保護：確保文件的安全性，防止未經(jīng)授權的訪(fǎng)問(wèn)和泄露。
5、電子化管理：推動(dòng)紙質(zhì)文件向電子化轉變，提高效率，降低存儲成本。
6、文件歸檔與備份：定期對重要文件進(jìn)行歸檔和備份，以備不時(shí)之需。
7、文件審計與合規：確保文件管理符合企業(yè)政策和法律法規要求。
內容概述：
1、制度建設：制定詳盡的文件管理政策和操作規程，明確責任分工。
2、技術(shù)支持：選擇合適的文件管理系統，如文檔管理系統（dms）等，以技術(shù)支持制度實(shí)施。
3、培訓與教育：對員工進(jìn)行文件管理培訓，提升其文件管理意識和技能。
4、監控與評估：定期對文件管理效果進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)調整策略。
5、持續改進(jìn)：根據業(yè)務(wù)發(fā)展和法規變化，不斷優(yōu)化文件管理制度。
文件管理制度9
體系文件管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 提升效率：通過(guò)標準化流程，減少錯誤，提高工作效率。
2. 保證質(zhì)量：確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量穩定，滿(mǎn)足客戶(hù)期望。
3. 風(fēng)險管理：預防潛在問(wèn)題，降低法律風(fēng)險和聲譽(yù)風(fēng)險。
4. 促進(jìn)溝通：明確的'職責和流程有助于部門(mén)間的溝通和協(xié)作。
5. 支持審計：為外部審計提供證據，證明企業(yè)的合規性和透明度。
文件管理制度10
技術(shù)文件是企業(yè)技術(shù)知識和經(jīng)驗的重要載體，其管理制度的重要性不言而喻：
1. 知識傳承：通過(guò)規范化的`文件，確保技術(shù)知識和經(jīng)驗的積累與傳承。
2. 操作指南：為員工提供清晰的操作指引，提高工作效率。
3. 質(zhì)量保證：確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量符合設計和規范要求。
4. 法規遵從：滿(mǎn)足行業(yè)法規和標準對技術(shù)文件的要求，避免法律風(fēng)險。
5. 內部溝通：促進(jìn)部門(mén)間的信息共享，減少誤解和沖突。
文件管理制度11
1. 提高效率：清晰的文件制度能減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率。
2. 保證質(zhì)量：通過(guò)審批流程確保文件內容的準確性和完整性，降低錯誤發(fā)生的可能性。
3. 防范風(fēng)險：嚴格的文件管理能防止敏感信息泄露，保護企業(yè)利益。
4. 促進(jìn)合規：符合行業(yè)標準和法規要求的`文件制度，有助于企業(yè)在審計和檢查中順利過(guò)關(guān)。
5. 傳承知識：完善的文件存儲和歸檔，有助于企業(yè)知識的積累和傳承。
文件管理制度12
第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關(guān)規定，結合我集團的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 根據文件信息依賴(lài)存儲介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類(lèi)區分：行政類(lèi)〈有關(guān)規章制度、事項決策、通知、會(huì )議紀要等〉，業(yè)務(wù)類(lèi)〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶(hù)函件等經(jīng)營(yíng)事項〉，人事類(lèi)〈有關(guān)人員招聘、安排、獎懲等〉，技術(shù)類(lèi)〈有關(guān)技術(shù)標準、工程技術(shù)文件等〉，其它類(lèi)〈不宜歸入上述各類(lèi)的〉。具體內容主要包括上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書(shū)、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有文件(除領(lǐng)導或各部門(mén)訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，辦公室文秘需注意檢查封口,對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收后應及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類(lèi)登記編號、保管。 2.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個(gè)公司或部門(mén)會(huì )辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第六條 文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔。
6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發(fā)文的規定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門(mén)需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。
3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第八條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要，均屬發(fā)文范圍。
2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；
(3)公布單位組織機構變動(dòng)或人事任免事項；
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；
(6)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關(guān)重大事項；
3.集團各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執行，一般不用發(fā)文。
第九條 發(fā)文程序規定：
1.各部門(mén)需要發(fā)文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應以不違反國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。
4.文稿擬好后，擬搞人應填發(fā)文申請單，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領(lǐng)導指示和有關(guān)制度規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內容負責)；
7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；
8.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
9.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統一編號送辦公室打��；
11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；
12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。
第十條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)，辦公室主任簽字，并填寫(xiě)文件借閱單，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的'公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十三條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門(mén)來(lái)文，包括上級對單位報告、申請的批復；
(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門(mén)各種會(huì )議記錄；
(4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報等；
(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；
(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報材料等；
(7)政府領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；
(9)工作日志和公司大事記；
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2.各部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門(mén)負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 文件的時(shí)效性
是指文件內容在一定時(shí)間階段是有效的，超過(guò)這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無(wú)效的，只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性且無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷(xiāo)毀管理程序。 第十六條 文件銷(xiāo)毀流程
對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關(guān)職能部門(mén)辦理申請銷(xiāo)毀手續，認真填寫(xiě)文件資料銷(xiāo)毀申請表，對無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，并登記造冊。 第十七條 文件銷(xiāo)毀要求
經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導及辦公室主任的共同監督下銷(xiāo)毀。對銷(xiāo)毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣(mài)和作它用。參與銷(xiāo)毀文檔的員工要在“檔案銷(xiāo)毀清冊”上簽字，以示負責，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷(xiāo)毀檔案材料。
文件管理制度13
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。
三、相關(guān)職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的文件,均應由綜合辦公室專(zhuān)人負責開(kāi)拆、登記。
2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強的.會(huì )議通知和文件等,應立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類(lèi)文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,并提出擬辦意見(jiàn)。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專(zhuān)人負責及時(shí)轉交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復印、打印的文件,則由承辦部門(mén)按規定辦理。
5.各職能部門(mén)需要發(fā)文件,先由各職能部門(mén)自行擬稿,經(jīng)部門(mén)負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)編好文號,確定印制份數,并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專(zhuān)人負責。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應經(jīng)辦公室負責人同意,辦理有關(guān)登記手續,借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天,復印件應妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)收集、整理,分類(lèi)存查,并按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
文件管理制度14
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的'完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件管理制度15
醫療文件管理制度的重要性不言而喻。
它是保障醫療服務(wù)質(zhì)量和患者安全的基礎，確保醫療信息的準確無(wú)誤。
文件管理符合法律法規要求，防止信息泄露，保護患者隱私。
良好的文件管理制度有助于醫療機構的.內部溝通和協(xié)作，提高工作效率。
它為醫療糾紛的解決提供了客觀(guān)依據，維護了醫患雙方的權益。
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