- 相關(guān)推薦
文件管理制度(集合15篇)
在現在社會(huì )，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編收集整理的文件管理制度，歡迎大家分享。
文件管理制度1
技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙,各種技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
一、技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項管理工作共同的技術(shù)依據,必須加強管理,切實(shí)做好各種技術(shù)文件的登記、保管、復制、收發(fā)、注銷(xiāo)、歸檔和保密工作。
保證技術(shù)文件的完整,準確清晰、統一等。
二、技術(shù)文件的制訂,按各有關(guān)管理細則及有關(guān)技術(shù)標準及資料執行。
并嚴格執行逐級會(huì )審,會(huì )簽制度。
三、技術(shù)文件的修改必須按級、按各職能部門(mén)的業(yè)務(wù)分管范圍執行。
四、技術(shù)文件修改前,負責修改部門(mén)要提出修改理由及具體內容,交有關(guān)領(lǐng)導審批。
五、修改后的技術(shù)文件必須重新履行會(huì )審、會(huì )簽及批準手續,填發(fā)更改通知書(shū)。
六、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門(mén)負責領(lǐng)導。
七、各有關(guān)單位應有兼職的技術(shù)資料管理員,負責此項工作。
八、技術(shù)文件任何部門(mén)、個(gè)人不得擅自復制,因工作需要必須復制時(shí),經(jīng)主管領(lǐng)導批準,辦理一定的手續后方可復印。
九、公司的技術(shù)文件均由技術(shù)資料室管理,技術(shù)部門(mén)負責領(lǐng)導。
十、各有關(guān)單位應有兼職的技術(shù)資料管理員,負責此項工作。
十一、技術(shù)文件任何部門(mén)、個(gè)人不得擅自復制,因工作需要必須復制時(shí),經(jīng)主管領(lǐng)導批準,辦理手續后方可復印。
文件管理制度2
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠(chǎng)車(chē)輛，簽發(fā)機動(dòng)車(chē)維修竣工出廠(chǎng)合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產(chǎn)情況由專(zhuān)人持道路運輸許可證副本到管理部門(mén)購領(lǐng)。
3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺帳。
4、總檢員須逐項填寫(xiě)合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。
文件管理制度3
1.主題內容與適用范圍
本標準規定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會(huì )簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進(jìn)行有效的控制。
本標準適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《設計文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《設計文件管理制度第4部分：設計文件的分類(lèi)編號》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03-20xx 《項目（設計/開(kāi)發(fā)）控制程序》 GB/T 19017-20xx質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企業(yè)檔案分類(lèi)編號及標識》 3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求
3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線(xiàn)。必須以產(chǎn)品為單位，提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀
態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息，即:要求/規范（技術(shù)指標）、設計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規范、維護和操作手冊及文件版本號。
3.2在產(chǎn)品實(shí)現過(guò)程中的關(guān)鍵件、重要件，應在文件中進(jìn)行標識，確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏
感器件、濕度敏感器件等，應予以標識，以便加強防護。
3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應以產(chǎn)品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會(huì )簽完整。其編制要求和填寫(xiě)格式及十
進(jìn)分類(lèi)編號、名稱(chēng)必須符合SJ 207的規定。產(chǎn)品成套設計文件、工藝文件資料的編制明細要求見(jiàn)附錄A。 3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求（見(jiàn)附錄B）。 4.各部門(mén)職責
技術(shù)開(kāi)發(fā)部：負責產(chǎn)品研制過(guò)程中的產(chǎn)品實(shí)現策劃，設計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審
核、齊套、會(huì )簽及更改，并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現行有效性負責。對應用軟件工具，研發(fā)過(guò)程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉進(jìn)行掌控，對電子文件的質(zhì)量負責。
生產(chǎn)管理部及車(chē)間：負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過(guò)程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領(lǐng)用的產(chǎn)
品圖樣完整、安全和回收負責；
質(zhì)量控制部：負責產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過(guò)程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。
銷(xiāo)售服務(wù)部：負責收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、技術(shù)協(xié)議、來(lái)自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部：負責收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設計任務(wù)書(shū)、設計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類(lèi)保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。
5.會(huì )簽
5.1會(huì )簽的產(chǎn)品圖樣由設計師負責提供，未經(jīng)會(huì )簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。 5.2會(huì )簽路線(xiàn)
產(chǎn)品圖樣按下列規定逐級會(huì )簽：
擬制審核工藝（需要時(shí)）標準化批準
研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會(huì )簽可簡(jiǎn)化為：擬制審核批準
文件管理制度4
第一節文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門(mén)起草簽發(fā)的文件由部門(mén)負責人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門(mén)文秘工作人員統一安排打字,打印后送回起草部門(mén)校對,校對無(wú)誤方能復印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存備查。
四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明'秘密'字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規定,由專(zhuān)人印制、報送。
五、文件統一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門(mén)、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專(zhuān)人按核定的范圍報送。
六、外來(lái)的文件由辦公專(zhuān)人負責簽收,并分類(lèi)登記。由辦公主管提出處理意見(jiàn)后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門(mén),不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時(shí)報送。
七、傳閱文件由辦公專(zhuān)人負責收回,對領(lǐng)導指示的文件,辦公應及時(shí)組織傳達和落實(shí)。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統一辦理。
九、財務(wù)文書(shū)由財務(wù)管理人員按照財務(wù)管理制度統一辦理
第二節文書(shū)打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內部遞傳的簡(jiǎn)單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準發(fā)文權的領(lǐng)導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經(jīng)所在部門(mén)負責人簽字同意后才予辦理;部門(mén)負責人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時(shí)給有關(guān)部門(mén)、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來(lái)拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹(shù)立嚴格的保密觀(guān)念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來(lái)打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統計核算。屬業(yè)務(wù)部門(mén)的,由各部門(mén)承擔費用;屬行政、管理部門(mén)的,統一歸列辦公開(kāi)支。
七、要節約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。
第三節文件書(shū)寫(xiě)
一、行文類(lèi)別
(一)請示:請上級指示和批準,用'請示'。
(二)報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱(chēng):日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)
(三)指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復:答復請示事項,用'批復'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表?yè)P好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過(guò)會(huì )議討論通過(guò),要求貫徹執行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門(mén)請示批準等詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題,用'函'。
(十)會(huì )議紀要:傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執行的,用'會(huì )議紀要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書(shū):依據司法部門(mén)規定程序實(shí)施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡(jiǎn)報:主要用于小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時(shí)使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書(shū)寫(xiě)格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說(shuō)明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁(yè)。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁(yè)腳頁(yè)碼,多份多頁(yè)應注明份數和總頁(yè)數和順序編號。
(八)附件 :有附件的應標注清楚
(九)落款成文時(shí)間:以全稱(chēng)落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫(xiě)為'o',相互對稱(chēng);加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁(yè)沒(méi)有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書(shū)寫(xiě)。
(十一)財務(wù)文書(shū)書(shū)寫(xiě)按照財務(wù)管理制度和規范執行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規范嚴謹,宣傳語(yǔ)言應當生動(dòng)活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語(yǔ)言,簡(jiǎn)明平實(shí),準確反映信息。
文件管理制度5
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍：公司的規劃、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責：
1.貫徹執行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策。嚴格遵守《檔案管理法》。
2.積極參加檔案工作的對外協(xié)作活動(dòng)。
3.集中統一管理公司各類(lèi)檔案資料，努力學(xué)習檔案專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高檔案管理水平。
4.定期檢查檔案，做到檔案無(wú)霉變、褪色、塵污、破損及蟲(chóng)蛀，無(wú)失、泄密事件。
5.做好借閱和利用效果登記;做好檢查、借閱、回收、整理歸檔工作;做好分類(lèi)和綜合工作。
6.保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案的借閱
1.因工作需要，公司員工需借閱檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理核批。
2.公司檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批。
3.檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
五、檔案的銷(xiāo)毀
1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
4.經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
文件管理制度6
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調動(dòng)等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺階,同時(shí)為以后的工作提供依據,體現'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現生產(chǎn)和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
�、傥募凹夹g(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過(guò)程中具有保存價(jià)值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類(lèi)整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門(mén)。
�、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿(mǎn)足施工生產(chǎn)的需要,出了問(wèn)題,有據可查,從而起到穩定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過(guò)程中發(fā)生的往來(lái)文件,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成制度貫徹落實(shí)。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
�、傥募芾矸椒�
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來(lái)文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)應根據文件的行文類(lèi)別區分。同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎上,對技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)按技術(shù)檔案本身的自然形成規律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類(lèi),原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類(lèi)別下,又可按專(zhuān)業(yè)分為若干類(lèi)。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復核制,來(lái)源于施工過(guò)程中的資料,必須現場(chǎng)填寫(xiě)且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實(shí)際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開(kāi)始就著(zhù)手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。
�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績(jì)掛鉤,作為獎罰的依據之一。
文件管理制度7
1、總經(jīng)辦設專(zhuān)人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時(shí)拆封、分類(lèi)、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會(huì )議通知收到后立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理；其余文件均應交公司領(lǐng)導批示后，再由總經(jīng)辦專(zhuān)人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。
3、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統一進(jìn)行登記編號。
4、部門(mén)或個(gè)人借閱文件，應辦理借閱手續，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規定分類(lèi)整理，裝訂成冊，歸檔。
5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點(diǎn)份數，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導批準后在文件保管處閱讀。
6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導報告，情況嚴重的應提交領(lǐng)導給予責任人必要的處理。
文件管理制度8
1為有效控制與公司特種設備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規范管理，制定本制度。
2文件管理
2·1職責
2·1·1公司安全生產(chǎn)責任人負責審核特種設備管理自編文件。
2·1·2特種設備管理部門(mén)負責特種設備的管理文件編制；審核操作規程；獲取、辨識、對特種設備的法律、法規、上級文件。
2·1·3特種設備管理部門(mén)負責特種設備文件登記工作。
2·1·4設備管理部門(mén)負責操作規程的編制。
2·2特種設備法律、法規和上級文件管理
2·2·1特種設備法律法規及其他要求的獲取，可通過(guò)網(wǎng)上下載；書(shū)店購買(mǎi)；政府部門(mén)或相關(guān)方等獲取。
2·2·2對于獲取回來(lái)的特種設備法律法規及其他要求，由特種設備安全管理部門(mén)識別其適用性，并由特種設備安全管理部門(mén)負責及時(shí)通知到相關(guān)部門(mén)。
2·2·3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門(mén)通過(guò)對其施加影響的方式進(jìn)行傳達，如可以通過(guò)簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規和其他要求的要求。
2·2·4當公司特種設備型號、規格、使用條件、管理或法律法規及其他要求等發(fā)生變化時(shí)，由特種設備安管理部門(mén)及時(shí)識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規及其他要求，并負責通知到相關(guān)部門(mén)。
2·3公司制定的特種設備管理文件由特種設備管理部門(mén)負責組織編寫(xiě)，安全生產(chǎn)責任人審核批準。特種設備安全操作規程由設備部門(mén)或使用部門(mén)負責組織編寫(xiě)，特種設備管理部門(mén)審核，安全生產(chǎn)責任人批準。
2·4特種設備管理負責特種設備文件歸檔，檔案室負責發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。
2·5特種設備文件由設備管理部門(mén)負責保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。
2·6文件更改由文件更改申請部門(mén)提出申請，特種設備管理部門(mén)審核，安全生產(chǎn)責任人批準后執行更改
2·7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問(wèn)公司，政府機關(guān)或客戶(hù)等，由特種設備安全管理部門(mén)請示安全生產(chǎn)責任人批準后方可外借。
3記錄管理
3·1管理職責
3·1·1特種設備管理部門(mén)負責監督有關(guān)部門(mén)實(shí)施政府部門(mén)制定的記錄；負責檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監督有關(guān)部門(mén)使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3·1·2特種設備管理部門(mén)負責記錄的格式設計；使用部門(mén)本部門(mén)負責記錄的整理、保存等。各部門(mén)自行編制的記錄應交一份給特種設備管理部門(mén)備案。
3·2政府部門(mén)制定的記錄或特種設備安全管理部門(mén)制定的記錄，由特種設備安全管理部門(mén)發(fā)放，各相關(guān)部門(mén)簽收領(lǐng)用。
3·3記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒(méi)必要填寫(xiě)的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負責人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數據或內容，應采用斜杠“/”劃去原始數據或內容，在其旁邊寫(xiě)上更改后的數據或內容，同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
文件管理制度9
1、目的：促進(jìn)公司提高管理水平，規范公司程序文件書(shū)寫(xiě)的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規范、科學(xué)，確保文件結構與樣式的統一等制定本規定。
4、管理職責：企業(yè)負責人負責質(zhì)量管理體系文件的批準、頒布；質(zhì)量負責人負責審核；各部門(mén)負責人與質(zhì)管部共同起草其部門(mén)的質(zhì)量體系文件，并執行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開(kāi)展工作。質(zhì)量管理部負責按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有文件由人事行政部負責分發(fā)、保管、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀，各程序文件與質(zhì)量文件的系統摘要編寫(xiě)人均須按本規定制訂文件；
6、質(zhì)量管理體系文件劃分：質(zhì)量管理制度、部門(mén)及崗位職責、操作規程、檔案、報告、記錄、憑證。
6.1.1、管理制度文件：是指企業(yè)為規范內部管理活動(dòng)，對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據；
6.1.2、部門(mén)及崗位職責文件：是指企業(yè)為規范經(jīng)營(yíng)行為，明確各部門(mén)及崗位職責，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據；
6.1.3、操作規程文件：是指企業(yè)為規范過(guò)程管理，明確規定其操作程序和要求，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據；
6.1.4、檔案：企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件；
6.1.5、報告：是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議時(shí)使用的文件；
6.1.6、記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動(dòng)的證據的文件；
6.1.7、憑證：是指能夠用來(lái)證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生、明確經(jīng)濟責任并據以登記賬簿、具有法律效力的書(shū)面證明；
6.1.8、技術(shù)標準：是對產(chǎn)品質(zhì)量、規格、驗收方法等所做的技術(shù)規定，這里主要指藥品標準或其他相應的技術(shù)標準；
6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類(lèi)代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。
用兩位阿拉伯數字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類(lèi)推。
6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類(lèi)代碼+文件順序號+兩位數流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產(chǎn)生的第一個(gè)表格；
6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序
6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規程、崗位職責由質(zhì)量管理部負責和操作部門(mén)共同起草和修訂，各部門(mén)文件由各職能部門(mén)負責人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質(zhì)量負責人審核，經(jīng)企業(yè)負責人批準后執行；
6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個(gè)質(zhì)量管理制度、操作規程、崗位職責上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準人（姓名）、批準日期在文件流轉中直接錄入，文件打印出來(lái)后，相應人員同時(shí)在紙質(zhì)《文件審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期；
6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內容、頁(yè)數、頁(yè)碼、實(shí)施日期、文件狀態(tài)。
6.3.2.1、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管 理規范》及其實(shí)施細則等法律、法規；
6.3.2.2、文字應準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結構緊密、用語(yǔ)規范、內容真實(shí)、完整（不空格、不漏項），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫(xiě)，沒(méi)有發(fā)生的項目記“無(wú)”或畫(huà)“/”，各相關(guān)負責人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發(fā)生錯誤需更改，應用“─”劃去原內容，寫(xiě)上更改后的內容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫(xiě)要清晰，年月日用8位數標明，如：170401；
6.3.2.3、文件應標明題目、種類(lèi)、以及文件編號和版本號；
6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應結合公司的實(shí)際情況，可操作性強；
6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；
6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發(fā)、簽收；
6.3.5質(zhì)量管理部每季度對質(zhì)量管理體系執行情況進(jìn)行檢查考核，做好《質(zhì)量管理體系評審記錄》；
6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執行過(guò)程中如需調整，或因與國家法律、法規、政策文件相沖突需修訂時(shí)，由機構負責擬稿，質(zhì)量負責人核稿，經(jīng)企業(yè)負責人批準后由人事行政部發(fā)執行，原制度同時(shí)廢除，修訂原因及變更日期應詳細記錄在《文件修改審批表》中；
6.4.3、作廢文件由人事行政部進(jìn)行“作廢”標識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；
6.5.1、公司制定的制度，由于經(jīng)營(yíng)管理不斷更新或與國家相關(guān)法律、法規政策相違背，已不適應或過(guò)時(shí)，須進(jìn)行撤銷(xiāo)；
6.5.2、制度的撤銷(xiāo)是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件，或每年對發(fā)文進(jìn)行一次清理，對不適當或過(guò)時(shí)文件填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀登記表》，經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負責人同意后進(jìn)行銷(xiāo)毀；
6.6、文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀等應當按照文件管理操作規程進(jìn)行，并保存相關(guān)記錄；
6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應當為現行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現場(chǎng)出現；
6.9、非本部門(mén)執行文件，需要供讀時(shí)需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫(xiě)文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時(shí)間。
6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要文件，并嚴格按照規定開(kāi)展工作。
文件管理制度10
1、目的
規定本公司文件資料的編寫(xiě)、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項工作正常開(kāi)展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫(xiě)、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。
3、職責
3.1各職能部門(mén)負責工作文件的編寫(xiě)、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的`控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1文件的產(chǎn)生
5.1.1各相關(guān)部門(mén)根據工作需求編寫(xiě)文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類(lèi)別
5.2.1受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規和外來(lái)文件;
e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶(hù)登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進(jìn)行分類(lèi)和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2
c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規:4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
x-x.x-xx
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類(lèi)別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門(mén)對各種工作文件進(jìn)行編寫(xiě)、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門(mén)別類(lèi)包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類(lèi)別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時(shí)易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門(mén)工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時(shí)應立即追回,同時(shí)作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時(shí)歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會(huì )決議,公司財務(wù)報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經(jīng)營(yíng)專(zhuān)項審批文件等的調用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規類(lèi)文件的調用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門(mén)負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶(hù))因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來(lái)單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門(mén),如公安機關(guān)、檢察機關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來(lái)訪(fǎng)單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫(xiě)復印文件的名稱(chēng),復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時(shí),應填寫(xiě)[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發(fā)新文件時(shí)應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續原來(lái)文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷(xiāo)毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷(xiāo)毀處理。
5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷(xiāo)毀的文件,應在[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷(xiāo)毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門(mén)書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱(chēng)
編號
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr--wd01--02--01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄](méi)
qr--wd01--02--02
辦公室
長(cháng)期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr--wd01--02--03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr--wd01--02--04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr--wd01--02--05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr--wd01--02--06
辦公室
一年
7
[作廢、銷(xiāo)毀文件登記表]
qr--wd01--02--07
辦公室
一年
起草人:審核人:審批人:
日期:日期:日期:
文件管理制度11
文件管理內容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類(lèi)文件外來(lái)和內發(fā)統一由總經(jīng)辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有文件(除董事長(cháng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專(zhuān)人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門(mén)并登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1.文件拆封和簽收后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類(lèi)登記編號、保管。
2.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據文件內容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領(lǐng)導或分管領(lǐng)導閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據等可由總經(jīng)辦直接分轉處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì )辦的文件應同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閱與督辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時(shí)間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。
5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時(shí)歸檔保存。
6.按照閱文范圍。一線(xiàn)員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。
五、發(fā)文的規定
1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核�？偨�(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規定設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
六、發(fā)文的范圍
1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：
(1)公布公司規章制度
(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
(3)公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項
(4)公布單位重大建設、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報
(6)其他相關(guān)重大事項
3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術(shù)、管理、建設工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執行一般不用發(fā)文。
5.各部門(mén)如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
七、發(fā)文程序規定
1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)
3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經(jīng)辦應根據董事長(cháng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿
5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿對文稿內容、質(zhì)量負責
6.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚
7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長(cháng)、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)
8.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統一編號送打字室打印
9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名
10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
八、文件的借閱和清退
各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。
借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
文件的立卷與歸檔范圍
1.凡下列文件統一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責歸檔
(1)上級部門(mén)來(lái)文包括上級對本部門(mén)報告、申請的批復(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會(huì )議、行政辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、全體職工大會(huì )以及各種例會(huì )記錄(4)總經(jīng)理辦公會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果
(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料
(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
九、立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷(xiāo)毀
1、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定辦理申請銷(xiāo)毀手續。
2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。
文件管理制度12
一、總經(jīng)辦設專(zhuān)人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時(shí)拆封、分類(lèi)、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會(huì )議通知收到后立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理；其余文件均應交公司領(lǐng)導批示后，再由總經(jīng)辦專(zhuān)人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。部門(mén)閱辦后的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時(shí)主動(dòng)地退給總經(jīng)辦，以做好文件歸檔工作。
三、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統一進(jìn)行登記編號。
四、部門(mén)或個(gè)人借閱文件，應辦理借閱手續，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規定分類(lèi)整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點(diǎn)份數，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導批準后在文件保管處閱讀。
六、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導報告，情況嚴重的應提交領(lǐng)導給予責任人必要的處理。
文件管理制度13
為了推進(jìn)機關(guān)涉密文件管理工作規范化、制度化、科學(xué)化，提高涉密文件處理工作的效率和質(zhì)量，結合工作實(shí)際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門(mén)發(fā)來(lái)的文件后要履行簽收手續，簽收人應注明收到的具體時(shí)間，書(shū)寫(xiě)其文件的全稱(chēng)。簽收后要認真核對信封號碼、件數，開(kāi)拆后要認真核對文件的文號、件數與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關(guān)部門(mén)反映，文件拆封應由文件管理人員或指定的人員負責，其他人員無(wú)權拆封。對注有領(lǐng)導同志“親收”字樣的信件，應由領(lǐng)導同志本人或指定的專(zhuān)人拆封。收文后要認真填寫(xiě)收文登記簿，將來(lái)文單位、文件標題、文號、密級、份數、收到時(shí)間等內容登記清楚。
二、發(fā)文。分發(fā)上級來(lái)文和本單位形成的文件，要根據文件的內容和領(lǐng)導的批示意見(jiàn)確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認真實(shí)行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當日的文件要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據領(lǐng)導的批辦意見(jiàn)，認真辦理。在辦理過(guò)程中，要注意把握好每一個(gè)環(huán)節，交辦有手續，收回有注銷(xiāo)。做到及時(shí)、不拖、不壓、不誤。對領(lǐng)導批示的查辦件，要及時(shí)檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導報告。
四、傳閱。按照上級有關(guān)規定和領(lǐng)導批示意見(jiàn)進(jìn)行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內進(jìn)行。傳閱的文件要放在文件夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽文件，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時(shí)，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱文件要經(jīng)過(guò)批準，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長(cháng)使用時(shí)間，須辦理續借手續。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規定。借閱的文件要登記，歸還后要及時(shí)注銷(xiāo)。
六、復印。不經(jīng)批準，不得隨意復印上級文件和領(lǐng)導同志的講話(huà)。確因工作需要必須復印時(shí)，要經(jīng)發(fā)文機關(guān)同意。要嚴格登記、管理制度，對復印的文件、資料，應與正式文件一樣對待，認真辦好分發(fā)手續，按時(shí)清退，不得遺失。
七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內分類(lèi)放置，經(jīng)常清點(diǎn)核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現短缺，應及時(shí)查找。領(lǐng)導人參加上級會(huì )議帶回的文件，要及時(shí)交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實(shí)查找不到的要追究責任，落實(shí)到人，并作出適當處理。
九、銷(xiāo)毀。各級黨委、政府、各部門(mén)嚴禁私自銷(xiāo)毀涉密文件，銷(xiāo)毀涉密件要經(jīng)過(guò)上級保密管理部門(mén)、本單位領(lǐng)導審核同意后方可銷(xiāo)毀。嚴禁向廢品收購部門(mén)和攤販出售內部文件、刊物和資料。
文件管理制度14
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活
動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
文件管理制度15
機要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時(shí)、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)報主要領(lǐng)導或主持工作的領(lǐng)導簽批，文件應于當日處理，電報、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級部門(mén)。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領(lǐng)導閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)對于機要文件，要單獨存放，嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
(四)各級領(lǐng)導要嚴格執行領(lǐng)導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過(guò)夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時(shí)清理收回，分類(lèi)整理，堅持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì )議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時(shí)送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時(shí)將機要文件收回。
【文件管理制度】相關(guān)文章：
文件管理制度06-01
文件記錄管理制度12-06
企業(yè)文件管理制度06-29
文件收發(fā)管理制度06-29
作業(yè)文件管理制度11-14
技術(shù)文件管理制度06-14
公司文件管理制度05-13
文件管理制度(15篇)07-06
公司技術(shù)文件管理制度07-05
公司文件收發(fā)管理制度06-28