客戶(hù)投訴管理制度（通用23篇）
在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的客戶(hù)投訴管理制度，歡迎大家分享。
客戶(hù)投訴管理制度 1
一、弄清投訴定義
眾所周知，物業(yè)管理是寓服務(wù)、管理、經(jīng)營(yíng)為一體的服務(wù)性行業(yè)，而作為服務(wù)性行業(yè)的物業(yè)管理企業(yè)要想杜絕業(yè)主住戶(hù)投訴是完全不可能的。你做得很出色，業(yè)主住戶(hù)不一定會(huì )贊揚你，而一旦你做得不夠好，業(yè)主住戶(hù)就一定會(huì )投訴你。
為何投訴呢？它是指業(yè)主住戶(hù)（即物業(yè)所有人和使用人）在使用物業(yè)或享受服務(wù)的過(guò)程中，由于對房屋質(zhì)量、設施設備運行、毗鄰關(guān)系以及服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等產(chǎn)生不滿(mǎn)情緒或抱怨，而提請物業(yè)管理企業(yè)解決處理，或者直接向有關(guān)主管部門(mén)反映的行為。處理投訴，是物業(yè)管理企業(yè)日常管理與服務(wù)工作的一項重要任務(wù)，也是與業(yè)主住戶(hù)直接交流與溝通的最佳方式。
二、剖析投訴成因
俗話(huà)說(shuō)：“金無(wú)赤足，人無(wú)完人”，盡管物業(yè)管理公司盡心盡力、盡職盡責，但也不可能把工作做到十全十美，無(wú)懈可擊。因此，投訴也就在所難免。產(chǎn)生投訴的原因，可以歸納為以下幾點(diǎn)：
1、房屋質(zhì)量方面：如房屋滲水、內外墻體開(kāi)裂、管道裂縫或堵塞、下水道不暢通等等。
2、物業(yè)配套方面：如水電、煤氣或有線(xiàn)電視、防盜系統等未到位，垃圾房布置不合理，沒(méi)有足夠的車(chē)輛停放場(chǎng)所，沒(méi)有休閑與娛樂(lè )場(chǎng)所或活動(dòng)室。
3、設備設施方面：如電梯經(jīng)常出故障，防盜門(mén)禁電子系統無(wú)法正常使用等。
4、服務(wù)技巧方面：如服務(wù)態(tài)度：如物業(yè)管理人員禮儀禮節欠佳，出言不遜，態(tài)度生硬，橫眉冷眼等。服務(wù)時(shí)效：如工作效率低、處理問(wèn)題速度慢，維修不及時(shí)，辦事拖拉等。務(wù)質(zhì)量：如人身、財產(chǎn)的`安全得不到保障，環(huán)境衛生臟、亂、差，綠化區域內雜草叢生，維修返修率高等。服務(wù)項目：主要是指物業(yè)管理企業(yè)所提供的物業(yè)服務(wù)項目單一，不能滿(mǎn)足各類(lèi)不同層次業(yè)主的需求。
5、管理費用方面：主要是對物業(yè)管理服務(wù)費、各種分攤費用等感到不滿(mǎn)：如認為物業(yè)管理費太高，各類(lèi)公共能耗等費用的分攤不均或不合理等。
6、突發(fā)事件方面：如突然停電，被困于電梯，室內被盜、家室浸水，遭受意外的火災、車(chē)輛的丟失、私人物件被損等。
7、相鄰關(guān)系方面：主要是由于業(yè)戶(hù)與相鄰業(yè)戶(hù)之間產(chǎn)生的矛盾協(xié)調不成而轉至物業(yè)管理企業(yè)的各類(lèi)投訴：如漏水、噪音等等。
三：洞察投訴動(dòng)機，充分了解物業(yè)管理投訴者及其心態(tài)是物業(yè)管理從業(yè)人員處理物業(yè)管理投訴的關(guān)鍵所在，知己知彼，才能百戰不殆。
1、投訴者的類(lèi)別：
A、職業(yè)投訴者。這些人不間斷地以不同的理由進(jìn)行投訴，希望通過(guò)這樣的途徑能直接或間接的獲得經(jīng)濟上的更多的收益或補償，以及為其提供超高的服務(wù)水準。投訴的內容往往是小問(wèn)題，但投訴者總是試圖以之夸大。
B、問(wèn)題投訴者。在物業(yè)管理投訴項目中，絕大多數都屬于這一類(lèi)，他們對所出現的問(wèn)題感到不滿(mǎn)，但不想小題大做只想將問(wèn)題或不滿(mǎn)通過(guò)各種有效途徑進(jìn)行反映，以求得到妥善處理。
C、潛在投訴者。這類(lèi)投訴者有其合理的投訴事由，但出于某種原因的考慮并不想進(jìn)行投訴，盡管有時(shí)也會(huì )向自己的親朋好友“訴苦”或不間斷地發(fā)牢騷、埋怨。此類(lèi)投訴者只有在被“逼上梁山”才會(huì )轉為問(wèn)題投訴者。
2、投訴者的心態(tài)
A、心態(tài)之一：求尊重。這主要是指那些有身份地位、有財富及其他類(lèi)型（如自我感覺(jué)良好等）的業(yè)主，他們往往口氣大，來(lái)勢猛，有時(shí)甚至還大吵大鬧，盛氣凌人。他們力圖通過(guò)這一系列行為向物業(yè)管理企業(yè)提示：你要關(guān)注我、尊重我、要不折不扣的為我辦事等。
B、心態(tài)之二：求發(fā)泄。這種心態(tài)類(lèi)型的業(yè)主，由于他在工作上、家庭生活中受到不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通過(guò)對某一件小事甚至想盡辦法尋找投訴點(diǎn)，發(fā)泄心中的郁悶或不快，以此來(lái)滿(mǎn)足心理上的安慰。
C、心態(tài)之三：求補償�！氨砝锊灰弧笔沁@種類(lèi)型業(yè)戶(hù)最好的心態(tài)表述。這種人來(lái)勢往往不兇猛，來(lái)了以后并不是單刀直入，而是甜言蜜語(yǔ)、夸這贊那，弄的物業(yè)管理人員暈頭轉向，在未來(lái)得及還神時(shí)，突然直截了當地反轉話(huà)鋒，正式切入主題，目的是要獲得經(jīng)濟上的補償。
D、心態(tài)之四：求解決。業(yè)戶(hù)確實(shí)遇到問(wèn)題，希望通過(guò)物業(yè)管理企業(yè)幫助或協(xié)調解決。
客戶(hù)投訴管理制度 2
制度內容:
對處理客戶(hù)投訴的工作行為的管理
適用范圍:
適用于物業(yè)管理中心對投訴的處理。確�？蛻�(hù)的投訴能及時(shí)、準確、合理地得到解決。其內容包括:
1.客戶(hù)服務(wù)部負責對客戶(hù)投訴的記錄和協(xié)調處理工作。
2.被投訴的部門(mén)按照客戶(hù)服務(wù)部對投訴處理的安排具體解決有關(guān)問(wèn)題�？蛻�(hù)服務(wù)經(jīng)理負責對投訴處理的效果進(jìn)行檢查。
管理標準:
1.受理投訴耐心，處理投訴及時(shí)，事后應有回訪(fǎng);
2.有處理記錄，有客戶(hù)對投訴處理意見(jiàn)的反饋。
處理投訴工作流程:
1.客戶(hù)服務(wù)部接到客戶(hù)投訴后，應首先向客戶(hù)表示歉意，并在《客戶(hù)投訴記錄》上做好登記。
2.客戶(hù)服務(wù)部根據投訴內容進(jìn)行核實(shí)之后通知相關(guān)部門(mén)限期解決，特殊情況應向部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導匯報。
3.針對客戶(hù)較嚴重的投訴，客戶(hù)服務(wù)部應及時(shí)向客戶(hù)服務(wù)經(jīng)理匯報，由經(jīng)理組織相關(guān)人員進(jìn)行檢討，落實(shí)解決措施及責任人，限期進(jìn)行處理。
4.相關(guān)部門(mén)在處理完投訴后，要迅速將處理結果報客戶(hù)服務(wù)部，由客戶(hù)服務(wù)助理安排回訪(fǎng)。
5.客戶(hù)服務(wù)部負責將投訴處理結果填寫(xiě)在《客戶(hù)報修/投訴/求助記錄》中，并由具體解決部門(mén)的`負責人簽字認可。
6.對客戶(hù)的惡意投訴，做到堅持原則并耐心解釋。
7.投訴記錄由客戶(hù)服務(wù)部兼職助理進(jìn)行統一管理。
投訴規避:
1.管理中心工作人員應熟知《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》的內容，明確物業(yè)管理公司和客戶(hù)或使用人的權利義務(wù)，防止以后不必要的麻煩。
2.對物業(yè)的設施安排合理的日常維護、檢修，使事故減少到最低點(diǎn)。
3.經(jīng)常開(kāi)展反饋調查便民服務(wù)，了解信息，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題解決問(wèn)題。
投訴受理:
1.開(kāi)通投訴熱線(xiàn)，由客服前臺接待員負責受理。
2.詳盡記錄投訴人姓名、投訴事項、單元號碼、投訴內容及聯(lián)系電話(huà)。
3.耐心聽(tīng)取客人投訴，禁止以任何理由或借口推卸責任。即使錯誤在本身，亦不可當面指出，顧客態(tài)度即使很壞，亦不可頂撞顧客，并記下投訴內容。
3.對于客戶(hù)的設訴，能當場(chǎng)做出解釋?xiě)攬?chǎng)給客戶(hù)解決，若不能馬上處理的應記下投訴人的姓名、事項內容、投訴對象以及投訴人的`聯(lián)系方法，以便及時(shí)反饋結果。
4.應感謝客人指出的不是或不足之處，對客人提出的建議表示感謝，并把事件提交到相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理或報上級主管審批。
5.對于某個(gè)人違紀的投訴，應詳細登記投訴的事件經(jīng)過(guò)、證明人以及證物、投訴人及聯(lián)系電話(huà)、簽字。及時(shí)派有關(guān)人員的檢查，確保事實(shí)的準確性，在依照事件的大小提請有關(guān)部門(mén)給予處理。
6.投訴處理完畢致電或走訪(fǎng)客戶(hù)，詢(xún)問(wèn)其對處理結果是否滿(mǎn)意，是否有別的建議，并再次感謝其對我們工作所做出的幫助。
工作表格:
1.客戶(hù)投訴/報修/求助記錄
2.投訴處理反饋意見(jiàn)記錄
3.每月投訴情況分析
客戶(hù)投訴處理流程圖
客戶(hù)投訴管理制度 3
一、目的
�。ㄒ唬┮钥蛻�(hù)為導向，從滿(mǎn)足客戶(hù)需求出發(fā)，提高服務(wù)質(zhì)量及投訴處理時(shí)效，切實(shí)做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作。
�。ǘ┻M(jìn)一步重視客戶(hù)服務(wù)投訴，并在遇到各類(lèi)異常及突發(fā)事件時(shí)有章可循、避免事態(tài)擴大，做到既讓客戶(hù)滿(mǎn)意，又最大限度地維護企業(yè)品牌形象和利益。
�。ㄈ┍局贫纫幎ê艚兄行募肮靖鲗用嬖诳蛻�(hù)投訴管理工作中的職責和權限，確定了投訴管理的流程和服務(wù)規范，是公司客戶(hù)服務(wù)中心、營(yíng)業(yè)部門(mén)進(jìn)行客戶(hù)投訴管理的指南，同時(shí)也是對公司各層面客戶(hù)投訴管理工作監控、考核的依據。
二、范圍
適用于全公司，用于指導正確處理客戶(hù)投訴。
三、適用文件
此制度制定后可依據相關(guān)內容制定相應的實(shí)施細則。
四、內容
�。ㄒ唬┩对V來(lái)源
1、外部投訴，指來(lái)源于公司外部的客戶(hù)投訴。
2、內部投訴，指來(lái)源于公司內部員工的投訴。
�。ǘ┩对V渠道
1、外部投訴渠道包括：統一服務(wù)熱線(xiàn)投訴、網(wǎng)站在線(xiàn)留言投訴、總經(jīng)理信箱投訴、電話(huà)回訪(fǎng)投訴、傳真投訴、外部網(wǎng)站投訴、3.15消費者協(xié)會(huì )投訴、送貨滿(mǎn)意度調查短信投訴等。
2、內部投訴渠道包括：統一服務(wù)熱線(xiàn)投訴、郵箱投訴、傳真投訴等。
�。ㄈ┩对V類(lèi)型
1、業(yè)務(wù)投訴，主要針對公司業(yè)務(wù)銷(xiāo)售或運作上的差錯而引起，主要分為：貨損、貨差、時(shí)效延誤、財務(wù)、理賠、價(jià)格、信息、問(wèn)題差錯、及其他類(lèi)型投訴等。
貨損類(lèi)投訴：貨物潮濕、外包裝破損、內物破損；
貨差類(lèi)投訴：公司內部丟貨、汽運網(wǎng)點(diǎn)丟貨、空運網(wǎng)點(diǎn)丟貨；
時(shí)效延誤類(lèi)投訴：中轉不及時(shí)、分撥不及時(shí)、配載不及時(shí)、通知提貨不及時(shí)、送貨不及時(shí)、接貨不及時(shí)；
財務(wù)類(lèi)投訴：傭金、代收貨款、發(fā)票、稅金；
理賠類(lèi)投訴：理賠時(shí)效不及時(shí)、理賠結果不滿(mǎn)意；
信息類(lèi)投訴：手機信息反饋錯誤、無(wú)信息反饋、GPS信息反饋錯誤；
業(yè)務(wù)差錯類(lèi)投訴：開(kāi)單差錯、分批配載、標簽差錯、承諾不兌現、信息反饋不及時(shí)、虛假簽收、貨物被冒領(lǐng)；
其他類(lèi)型投訴：除以上類(lèi)型以外的業(yè)務(wù)投訴。
2、服務(wù)態(tài)度投訴，主要針對公司服務(wù)人員的服務(wù)品質(zhì)，語(yǔ)言、行為、態(tài)度方面等服務(wù)禮儀不滿(mǎn)而引起的投訴。
�。ㄋ模┩对V程度
1、業(yè)務(wù)投訴；
A、一般投訴：指投訴事項屬實(shí)且事態(tài)比較一般，未造成公司利益損失或損失金額在1000元以下的投訴。
B、中度投訴：指投訴事項屬實(shí)且造成公司損失金額或索賠金額在1000—5000元（含5000元）的投訴。
C、重大投訴：指投訴事項屬實(shí)且造成客戶(hù)2次以上投訴、嚴重不滿(mǎn)，或造成公司損失金額或索賠金額5000元以上的投訴。
2、服務(wù)態(tài)度投訴
�。�1）一般投訴
a、接聽(tīng)或掛斷電話(huà)沒(méi)有使用公司標準服務(wù)用語(yǔ)的，通話(huà)過(guò)程中離開(kāi)未作任何解釋將客戶(hù)電話(huà)撂一邊的；
b、當客戶(hù)到營(yíng)業(yè)部門(mén)發(fā)貨時(shí)，沒(méi)有微笑服務(wù)，出現不倒水、不耐煩、客戶(hù)咨詢(xún)不回答等現象的；
c、當客戶(hù)查詢(xún)貨物時(shí)，不接受查詢(xún)，或接受查詢(xún)后，但是不回復的；
d、對待他人咨詢(xún)問(wèn)題敷衍了事，急于打發(fā)；
e、語(yǔ)氣推諉，事不關(guān)已，高高掛起；
f、客戶(hù)要求得到某項服務(wù)時(shí)部門(mén)間相互推諉等；
g、客戶(hù)提出某項服務(wù)自身無(wú)法解決時(shí)沒(méi)有給予正確的引導；
�。�2）中度投訴
a、通話(huà)未結束，主動(dòng)掛斷電話(huà)的；
b、故意向客戶(hù)提供錯誤或虛假信息的；
c、對客戶(hù)或同事出言不遜的；
d、語(yǔ)氣粗暴；
e、服務(wù)意識差、愛(ài)理不理、態(tài)度傲慢、與他人斗嘴、強詞奪理等；
f、當著(zhù)客戶(hù)面指責客戶(hù)及評價(jià)客戶(hù)缺點(diǎn)；
�。�3）重度投訴
a、與客戶(hù)發(fā)生爭吵的；
b、與客戶(hù)或同事發(fā)生言語(yǔ)沖突，用言語(yǔ)行為進(jìn)行威脅的'；
c、與客戶(hù)或同事發(fā)生肢體沖突，打架的。
�。ㄎ澹┩对V處理時(shí)效對于客戶(hù)的投訴，各部門(mén)應通力合作，迅速作出反應，力爭在最短的時(shí)間內全面解決問(wèn)題，給客戶(hù)滿(mǎn)意的答復。
1、業(yè)務(wù)投訴時(shí)效
a、一般投訴：接到投訴起一個(gè)工作日內處理完畢。
b、中度投訴：接到投訴起三個(gè)工作日內處理完畢。
c、重度投訴：接到投訴起七個(gè)工作日內處理完畢。
2、服務(wù)態(tài)度投訴時(shí)效接到投訴起兩個(gè)工作日內處理完畢。
�。┩对V處理流程
1、投訴受理統一服務(wù)熱線(xiàn)話(huà)務(wù)員負責受理投訴信息。話(huà)務(wù)員接到投訴時(shí)，必須詳細準確地記錄投訴人反饋的內容，綜合已有信息初步判斷投訴是否成立，對于當場(chǎng)即可判斷不成立的投訴，須做好解釋工作；對于投訴成立或需進(jìn)一步調查了解的投訴，必須在5分鐘將信息內容反饋給相關(guān)責任部門(mén)要求處理，對于規定時(shí)間內未處理妥善的需將投訴升級，同時(shí)告知投訴人事情處理進(jìn)度并跟蹤到底，在承諾客戶(hù)回復時(shí)效內回復投訴人。
2、投訴處理
�。�1）業(yè)務(wù)投訴處理話(huà)務(wù)員接到來(lái)自客戶(hù)的業(yè)務(wù)投訴后，首先判斷投訴的嚴重性及緊急程度。
一般性業(yè)務(wù)投訴：由話(huà)務(wù)員直接電話(huà)聯(lián)系相關(guān)責任部門(mén)經(jīng)理處理，相關(guān)責任部門(mén)經(jīng)理必須無(wú)條件配合呼叫中心工作，如部門(mén)經(jīng)理因故不能直接處理的，必須安排專(zhuān)人負責，并保證在20分鐘內做出建議方案并回復投訴客戶(hù)，呼叫中心話(huà)務(wù)員自接到投訴后30分鐘對客戶(hù)進(jìn)行滿(mǎn)意度回訪(fǎng)。
緊急或重大業(yè)務(wù)投訴：初步判斷責任部門(mén)20分鐘內無(wú)法處理完畢的，話(huà)務(wù)員須于接到投訴后5分鐘內將投訴內容升級到相關(guān)部門(mén)上一層級領(lǐng)導，并上報本部門(mén)經(jīng)理處理。
內部業(yè)務(wù)投訴：為了促進(jìn)公司內部的橫向溝通和解決效率，貨物異常等問(wèn)題處理先相關(guān)部門(mén)之間進(jìn)行橫向溝通處理，如果溝通未果，可以進(jìn)一步向品質(zhì)管理中心要求協(xié)助處理。如已超出品質(zhì)管理中心職責無(wú)法處理的，可以進(jìn)一步向呼叫中心要求協(xié)助處理。
�。�2）服務(wù)態(tài)度投訴處理過(guò)程
a、外部服務(wù)態(tài)度投訴處理呼叫中心接到外部（客戶(hù)）服務(wù)態(tài)度投訴后，如實(shí)詳細地記錄客戶(hù)投訴的內容，填寫(xiě)《服務(wù)態(tài)度投訴管理表單》，通過(guò)OA郵件形式發(fā)送到相關(guān)部門(mén)負責人（一般為被投訴人的上一級領(lǐng)導）處，并指定接到表單1個(gè)工作日內回復事件經(jīng)過(guò)。呼叫中心根據部門(mén)調查結果及客戶(hù)投訴的內容作出判斷，1個(gè)工作日內作出處理結果，并回復客戶(hù)。
b、內部服務(wù)態(tài)度投訴處理內部服務(wù)態(tài)度投訴，呼叫中心接到內部服務(wù)態(tài)度投訴后，如實(shí)詳細地記錄投訴人投訴的內容，填寫(xiě)《服務(wù)務(wù)態(tài)度投訴管理表單》，通過(guò)OA郵件形式發(fā)送給廣州總部行政部經(jīng)理或經(jīng)理指定專(zhuān)人進(jìn)行調查核實(shí)，并指定接到表單1個(gè)工作日內做出判決結果和處理方案（如遇星期日、節假日，時(shí)間順延；特殊情況不能及時(shí)處理完畢的，必須提前電話(huà)聯(lián)系呼叫中心說(shuō)明情況，并承諾回復時(shí)間）回復呼叫中心，呼叫中心對投訴人進(jìn)行滿(mǎn)意度回訪(fǎng)。
五、獎懲依據
1、業(yè)務(wù)投訴處罰細則客戶(hù)通過(guò)400進(jìn)行業(yè)務(wù)投訴，經(jīng)核實(shí)成立的，給予責任部門(mén)負責人50元/票的負激勵，在當月工資中體現。部門(mén)負責人針對被投訴事項填寫(xiě)《投訴整改表》，并于1個(gè)工作日內提交到呼叫中心。
2、服務(wù)態(tài)度投訴處罰細則一般服務(wù)態(tài)度投訴：同一責任人累計只允許出現3次。一般服務(wù)態(tài)度投訴成立的，對責任人處于負激勵50元/次，停崗1天；同時(shí)對責任人所在部門(mén)的負責人罰款20元；同一責任人一個(gè)月內出現2次服務(wù)態(tài)度被投訴的，對責任人處于負激勵100元，并降薪一級；同一責任人1年內出現3次的，退回人力資源部，責任人上一級領(lǐng)導負激勵100元，并停崗1天。
中度服務(wù)態(tài)度投訴：同一責任人累計只允許出現2次。中度服務(wù)態(tài)度投訴成立的，對責任人處于負激勵100元/次；同一責任人出現2次服務(wù)態(tài)度被投訴的，退回人力資源部，責任人上一級領(lǐng)導負激勵100元，并停崗1天。
重度服務(wù)態(tài)度投訴：出現重度服務(wù)態(tài)度投訴一經(jīng)核實(shí)成立，立即將責任人退回人力資源部。責任人上一級領(lǐng)導負激勵100元，并停崗1天。
出現服務(wù)態(tài)度被投訴的責任人，核實(shí)投訴成立后，必須在一個(gè)工作日內到呼叫中心進(jìn)行服務(wù)態(tài)度培訓一天，并提交不少于500字的整改書(shū)。（除華南區域外的其他區域由所屬區域行政人事代為培訓）出現外部（客戶(hù)）服務(wù)態(tài)度被投訴，經(jīng)核實(shí)投訴成立的，責任部門(mén)的直接分管領(lǐng)導均需親自上門(mén)拜訪(fǎng)客戶(hù)，做好客戶(hù)安撫工作，并將拜訪(fǎng)情況在3個(gè)工作日內反饋到呼叫中心，由呼叫中心跟進(jìn)最終處理結果及回復客戶(hù)；如果該分管領(lǐng)導未按規定執行或反饋的，一經(jīng)查實(shí)，處于負激勵100元。
3、查詢(xún)、投訴處理不回復或未及時(shí)回復處罰細則在查詢(xún)、投訴處理過(guò)程中，出現1次不回復或未及時(shí)回復呼叫中心的，對責任人負激勵50元/次，對部門(mén)負責人負激勵100元/次，在當月工資中扣除體現；同一部門(mén)一月內累計2次未及時(shí)回復呼叫中心，對部門(mén)負責人降薪一級處理，對其上級領(lǐng)導處罰100元/次。同一部門(mén)一月內累計3次未及時(shí)回復呼叫中心，對部門(mén)負責人退回人力資源部處理，對其直接分管領(lǐng)導降薪一級處理。
4、內部業(yè)務(wù)投訴沒(méi)有經(jīng)過(guò)內部橫向溝通，直接投訴到呼叫中心的處罰細則業(yè)務(wù)投訴沒(méi)有經(jīng)過(guò)內部橫向溝通，直接投訴到呼叫中心的，呼叫中心將對投訴人負激勵50元/次，并撤回投訴。
5、投訴處理結案不及時(shí)的處罰細則投訴處理結案不及時(shí)的，給予部門(mén)負責人負激勵50元/次，在當月工資中扣除體現；責任部門(mén)一個(gè)月內累計三次處理結案時(shí)效不合格，呼叫中心將對部門(mén)負責人及其直接上級領(lǐng)導進(jìn)行OA通報批評。
6、不執行呼叫中心指令的處罰細則呼叫中心在聯(lián)系各部門(mén)處理投訴時(shí)，出現拒絕執行呼叫中心指令的，立即對責任部門(mén)經(jīng)理退回人力資源部處理，直接分管領(lǐng)導連帶責任200元/次，并同時(shí)給予OA記過(guò)通報。
7、相關(guān)獎勵客戶(hù)致電呼叫中心表?yè)P部門(mén)或個(gè)人，呼叫中心將相關(guān)內容如實(shí)記錄，并填寫(xiě)《表?yè)P信》，及時(shí)發(fā)送給行政部調查核實(shí)，如屬實(shí)將進(jìn)行通報表?yè)P，同時(shí)將先進(jìn)事跡上報至企業(yè)文化處，在《新邦人》上進(jìn)行宣傳。
營(yíng)業(yè)服務(wù)過(guò)程中，難免會(huì )遇到一些刁難、無(wú)理取鬧的客戶(hù)，發(fā)生出口傷人或動(dòng)人打人的情況．為鼓勵員工服務(wù)過(guò)程中堅持罵不還口，打不還手原則．對能堅持服務(wù)原則的員工與行為，給予精神及物質(zhì)獎勵。公司設立“安撫獎”，部門(mén)經(jīng)理通過(guò)ＯＡ安撫獎流程進(jìn)行申報，給予30—150元獎勵，并撰寫(xiě)通報進(jìn)行表?yè)P。
六、權限
�。ㄒ唬┢鸩莶块T(mén)；呼叫中心（二）審核部門(mén)；副總經(jīng)理辦公室（三）批準部門(mén)；總經(jīng)理（四）執行部門(mén)；呼叫中心七、解釋?zhuān)ㄒ唬┍疽幎ㄗ园l(fā)文之日起生效。
�。ǘ┰锻对V管理辦法HJ—0010 》、《關(guān)于改善客戶(hù)滿(mǎn)意度，提升公司服務(wù)質(zhì)量的實(shí)施方案HJ—0014》、《400投訴機制的管理辦法》即時(shí)廢止。
�。ㄈ┍局贫纫幎ń忉尩闹鞴懿块T(mén)：呼叫中心。
七、附錄
附錄一：回復時(shí)限表回復時(shí)限表基本原則：公司利益高于一切，解決客戶(hù)眼前問(wèn)題是當務(wù)之急。
時(shí)限分類(lèi)分類(lèi)描述數據來(lái)源時(shí)限要求備注1話(huà)務(wù)員接到投訴后30分鐘內必須回復投訴人。
以投訴為準30分鐘回復方式包括：電話(huà)、郵件、備注信息、短消息等。特殊情況不能及時(shí)處理完成回復，須及時(shí)通知呼叫中心相關(guān)話(huà)務(wù)員，并承諾下次回復時(shí)間2話(huà)務(wù)員聯(lián)系各部門(mén)經(jīng)理處理業(yè)務(wù)投訴，包括一般性業(yè)務(wù)投訴及重大業(yè)務(wù)投訴，各部門(mén)須在20分鐘內回復。
話(huà)務(wù)員監督20分鐘3話(huà)務(wù)員接到業(yè)務(wù)投訴后5分鐘內必須電話(huà)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)處理。
以投訴為準5分鐘4各部門(mén)在處理業(yè)務(wù)投訴20分鐘內仍未有最終處理結果，必須在超出規定時(shí)間5分鐘內電話(huà)通知呼叫中心相應話(huà)務(wù)員。
話(huà)務(wù)員監督5分鐘5對于升級的重大業(yè)務(wù)投訴，相關(guān)領(lǐng)導（部門(mén)經(jīng)理級以上）在20分鐘內無(wú)法處理完畢，須及時(shí)通知呼叫中心。
話(huà)務(wù)員監督20分鐘6服務(wù)態(tài)度投訴處理2個(gè)工作日內處理完畢。
話(huà)務(wù)員監督1個(gè)工作日7一般業(yè)務(wù)投訴處理1個(gè)工作日內處理完畢。
話(huà)務(wù)員監督1個(gè)工作日8中度業(yè)務(wù)投訴處理3個(gè)工作日內處理完畢。
話(huà)務(wù)員監督3個(gè)工作日9重大業(yè)務(wù)投訴處理7個(gè)工作日內處理完畢。
話(huà)務(wù)員監督7個(gè)工作日10因服務(wù)態(tài)度被投訴，分管領(lǐng)導須于3個(gè)工作日內對客戶(hù)進(jìn)行回訪(fǎng)并回復呼叫中心。
話(huà)務(wù)員監督3個(gè)工作日2。
附錄二：業(yè)務(wù)投訴處理流程圖；
附錄三：服務(wù)態(tài)度處理流程圖；
附錄四：服務(wù)態(tài)度投訴管理表單服務(wù)態(tài)度投訴管理表單處理部門(mén)受理人受理部門(mén)發(fā)送人發(fā)送時(shí)間投訴人聯(lián)系方式被投訴人工號所屬部門(mén)反饋內容請相關(guān)領(lǐng)導核實(shí)情況并回復呼叫中心。
處理完成時(shí)間：1個(gè)工作日；事情核實(shí)經(jīng)過(guò)：xxx。
附錄五：內部業(yè)務(wù)溝通一覽表基本原則：解決客戶(hù)眼前問(wèn)題是當務(wù)之急。
序號分類(lèi)描述第一程序處理第二程序處理第三程序處理1貨物到達目的地客戶(hù)提貨反饋貨物短缺，外包裝完好丟失、缺少和多貨始發(fā)部門(mén)/上一環(huán)節責任部門(mén)品質(zhì)管理中心呼叫中心2到達部門(mén)反饋客戶(hù)長(cháng)時(shí)間沒(méi)來(lái)提貨或客戶(hù)要求長(cháng)時(shí)間放置到達部門(mén)的始發(fā)部門(mén)品質(zhì)管理中心3到達部門(mén)送貨時(shí)反饋收貨客戶(hù)收貨時(shí)間太長(cháng)，車(chē)輛成本高始發(fā)部門(mén)品質(zhì)管理中心4到達部門(mén)送貨時(shí)反饋客戶(hù)要求搬運貨物，并搬到倉庫里面，但沒(méi)人搬運或要求加費用始發(fā)部門(mén)品質(zhì)管理中心5貨物到達目的地客戶(hù)提貨反饋丟失、缺少始發(fā)/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心6貨物有送貨費、卸貨費及到付費用異常，終端無(wú)法正常操作始發(fā)/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心7終端到達部門(mén)或操作中心反饋車(chē)輛混裝或裝車(chē)不規范責任部門(mén)品質(zhì)管理中心8時(shí)效類(lèi)（部門(mén)、操作中心卸貨不及時(shí)、不按照公司規定正常安排送貨時(shí)）責任/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心9中轉外發(fā)公司不送貨、亂加收送貨費、到付運費，引起客戶(hù)投訴需要進(jìn)行考核并更換責任/終端部門(mén)品質(zhì)管理中心10偏線(xiàn)外發(fā)貨物異常處理及時(shí)效延誤，服務(wù)及運作問(wèn)題引起客戶(hù)投訴始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心11汽運中心延誤貨物的出港時(shí)間，造成時(shí)效延誤始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心12汽運到達配送貨物異常（貨損貨差、配送延誤）始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心13汽運快線(xiàn)由于廣州汽運中心的原因延誤，造成客戶(hù)投訴需要專(zhuān)車(chē)送貨始發(fā)部門(mén)/操作中心品質(zhì)管理中心14晚上兩地卸車(chē)輛到達營(yíng)業(yè)部門(mén)無(wú)卸貨終端部門(mén)品質(zhì)管理中心15空運貨物異常（拉貨、貨損貨差、網(wǎng)點(diǎn)服務(wù)、送貨不及時(shí)、費用異常）始發(fā)部門(mén)空運網(wǎng)絡(luò )管理部。
附錄六：投訴整改表投訴整改表整改部門(mén)經(jīng)理發(fā)表時(shí)間要求回復時(shí)間投訴人投訴時(shí)間反饋內容所需處理完成時(shí)間：xx個(gè)工作日；
事情經(jīng)過(guò)：xxx；
產(chǎn)生投訴原因：xxx；
分析整改方案/有效建議：xxx
整改責任人：xxx
整改結果/效果：（整改表回復后三個(gè)工作日內再次提交）
客戶(hù)投訴管理制度 4
第一條為規范我司客戶(hù)投訴管理工作，提高投訴處理工作效率，保障客戶(hù)投訴得到及時(shí)有效處理，維護我司的良好形象，特制定本辦法。
第二條本辦法中所稱(chēng)的客戶(hù)投訴，是指我司工作人員在為客戶(hù)辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中，客戶(hù)對工作人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量以及對我司所提供的業(yè)務(wù)產(chǎn)品、業(yè)務(wù)流程、服務(wù)環(huán)境、服務(wù)設施設備等不滿(mǎn)意，通過(guò)我司各受理電話(huà)、各部門(mén)、客戶(hù)意見(jiàn)簿、服務(wù)質(zhì)量監督員、新聞媒體、舉報信件等渠道向我司提出的現場(chǎng)或非現場(chǎng)意見(jiàn)、建議或投訴。
第三條本辦法適用于我司所有從業(yè)人員。
第四條各一級支行、營(yíng)業(yè)部（以下簡(jiǎn)稱(chēng)一級行部）設置“客戶(hù)援助電話(huà)”，銀行卡（電子銀行）部設置“客服熱線(xiàn)”，人力資源部設置“服務(wù)監督電話(huà)”，各受理電話(huà)公布于營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，明確專(zhuān)人負責，保證24小時(shí)接聽(tīng)客戶(hù)投訴。形成客戶(hù)援助電話(huà)、客服熱線(xiàn)、服務(wù)監督電話(huà)三級聯(lián)動(dòng)的格局，各級電話(huà)均可接聽(tīng)客戶(hù)投訴，并做好相關(guān)記錄，及時(shí)反饋至服務(wù)監督電話(huà)。
(一）客戶(hù)援助電話(huà)：負責接聽(tīng)客戶(hù)投訴，處理本級客戶(hù)投訴。
(二）客服熱線(xiàn)：負責接聽(tīng)客戶(hù)投訴，將客戶(hù)投訴轉至客戶(hù)援助電話(huà)或服務(wù)監督電話(huà)處理。
(三）服務(wù)監督電話(huà)：負責接聽(tīng)客戶(hù)投訴，處理全行客戶(hù)投訴，酌情回訪(fǎng)客戶(hù)。
第五條客戶(hù)投訴按照業(yè)務(wù)類(lèi)別實(shí)行“對口處理、分工負責”的管理體制。
(一）總行人力資源部負責全行客戶(hù)投訴的指導、協(xié)調、督促等工作，總行優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作領(lǐng)導小組具體負責全行客戶(hù)投訴的調查、甄別和處理工作。
(二）總行各部室負責本條線(xiàn)業(yè)務(wù)范疇的客戶(hù)投訴的協(xié)調處理工作。
(三）一級行部為本級服務(wù)管理部門(mén)，負責對客戶(hù)投訴涉及相關(guān)部門(mén)、網(wǎng)點(diǎn)關(guān)系的協(xié)調，并全程督促相關(guān)部門(mén)、網(wǎng)點(diǎn)在時(shí)限內進(jìn)行處理。
(四）各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)負責處理職責范圍內、相關(guān)部門(mén)或通過(guò)服務(wù)監督電話(huà)和客服熱線(xiàn)轉接、信訪(fǎng)等客戶(hù)投訴的調查和協(xié)助處理工作。
(五）對客戶(hù)投訴涉及紀檢監察室處理的內容，由總行紀檢監察室負責調查處理。
(六）由于服務(wù)工作差錯被媒體曝光的，由總行人力資源部會(huì )同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)，按照規定對責任單位和責任人進(jìn)行調查處理。
(七）各支行、各部室，要安排專(zhuān)人負責客戶(hù)投訴工作，并建立客戶(hù)投訴登記制度、重大投訴報告制度和處理結果反饋制度。
第六條客戶(hù)投訴分為有效投訴和特殊投訴。
有效投訴：由于員工主觀(guān)原因或我司網(wǎng)絡(luò )、產(chǎn)品、流程及其他硬件方面存在缺失，給客戶(hù)造成精神上和物質(zhì)上實(shí)際損失，并對我司形象和信譽(yù)造成不良影響的客戶(hù)投訴。
特殊投訴：經(jīng)過(guò)總行相關(guān)部門(mén)調查取證判定的在操作規范情況下所發(fā)生的客戶(hù)投訴，以及其他與事實(shí)不符的投訴。
第七條受理客戶(hù)投訴工作程序及處理時(shí)限。
(一）營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)直接受理的客戶(hù)投訴。
1.投訴登記。營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)接到客戶(hù)的現場(chǎng)投訴后，要耐心聽(tīng)取客戶(hù)投訴，對投訴情況進(jìn)行詳細登記（詳見(jiàn)附件），積極做出正面解釋?zhuān)灰c客戶(hù)爭論，避免矛盾激化產(chǎn)生不良影響。同時(shí)應把客戶(hù)請離業(yè)務(wù)區，盡可能減少負面影響，網(wǎng)點(diǎn)負責人要主動(dòng)出面調解（網(wǎng)點(diǎn)負責人不在場(chǎng)的情況下，可由會(huì )計主管或大堂經(jīng)理出面調解），進(jìn)行個(gè)別處理；若超出處理權限，應及時(shí)轉交給本級服務(wù)管理部門(mén)處理。
2.投訴調查。通過(guò)詢(xún)問(wèn)當事人、查閱查看相關(guān)資料和現場(chǎng)錄像，了解客戶(hù)投訴的原因，并做好相關(guān)記錄；涉及重大責任事故或案件時(shí)要及時(shí)上報，并注意保密。
3.投訴處理。屬營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)內處理的客戶(hù)投訴問(wèn)題，應在職責范圍內妥善解決；需要上級部門(mén)協(xié)調解決的問(wèn)題，應及時(shí)報告本級服務(wù)管理部門(mén)�，F場(chǎng)投訴屬有效投訴的，應當場(chǎng)向客戶(hù)賠禮道歉，取得客戶(hù)諒解；屬特殊投訴的，也應耐心做好客戶(hù)的解釋疏導工作，不可頂撞客戶(hù)。
4.投訴反饋。由營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)負責處理的投訴，可即時(shí)回復的即時(shí)回復，不能即時(shí)回復的，應在一個(gè)工作曰解決并回復客戶(hù)；處理完畢后，填寫(xiě)“客戶(hù)投訴處理單”，反饋至一級行部及總行。
(二）一級行部及客戶(hù)援助電話(huà)受理的客戶(hù)投訴。
1.投訴登記。接到客戶(hù)投訴或相關(guān)部門(mén)轉接的投訴，要做好相關(guān)記錄。
2.投訴調查。根據客戶(hù)投訴的情況進(jìn)行調查，酌情轉至營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)或自行處理，查明原因，分清責任，重大問(wèn)題應報服務(wù)監督電話(huà)。
3.投訴處理。根據客戶(hù)投訴調查情況，提出對相關(guān)問(wèn)題的處理意見(jiàn)，并將調查和處理結果及時(shí)向客戶(hù)反饋，力求客戶(hù)滿(mǎn)意。對有效投訴的責任人提出處理意見(jiàn)，報總行優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作領(lǐng)導小組。內解決并回復客戶(hù)；處理完畢后，填寫(xiě)“客戶(hù)投訴處理單”，反饋至營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及總行。
5.投訴總結。一級行部要幫助被投訴的單位和個(gè)人認真總結，找出不足，不斷改進(jìn)，避免類(lèi)似事件再次發(fā)生。
(三）客服熱線(xiàn)受理的.客戶(hù)投訴。接到客戶(hù)投訴后，要認真對投訴情況進(jìn)行登記，根據情況及時(shí)轉至客戶(hù)援助電話(huà)或服務(wù)監督電話(huà)。(四）服務(wù)監督電話(huà)受理的客戶(hù)投訴。
1.投訴登記。接到客戶(hù)投訴或相關(guān)部門(mén)轉接的投訴，要做好相關(guān)記錄。
2.投訴調查。根據客戶(hù)投訴的情況進(jìn)行調查，酌情轉至營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、客戶(hù)援助電話(huà)或自行處理，重大問(wèn)題報總行優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作領(lǐng)導小組。
3.投訴處理。根據客戶(hù)投訴調查情況，提出對相關(guān)問(wèn)題的處理意見(jiàn)，并將調查和處理結果及時(shí)向客戶(hù)反饋，力求客戶(hù)滿(mǎn)意。對有效投訴的責任人提出處理意見(jiàn)，報總行優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作領(lǐng)導小組。對重大的投訴問(wèn)題及時(shí)向監管機構報告。
4.投訴反饋。屬總行協(xié)調解決的客戶(hù)投訴，由服務(wù)監督電話(huà)負責協(xié)調，指定主辦單位及協(xié)辦單位，在三個(gè)工作曰內解決，并將處理結果回復客戶(hù)（對暫時(shí)不能解決的投訴要明確給出承諾解決時(shí)限)；處理完畢后，填寫(xiě)“客戶(hù)投訴處理單”，反饋至營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及一級行部。
5.投訴總結。幫助被投訴的單位和個(gè)人認真總結，有必要全行通報、吸取教訓的要及時(shí)通報；有改進(jìn)服務(wù)和管理價(jià)值的，要及時(shí)向相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)反饋，進(jìn)一步修訂完善我司服務(wù)和管理制度。
(五）其他業(yè)務(wù)部門(mén)受理的客戶(hù)投訴，可按照上述工作流程進(jìn)行，屬部門(mén)內部處理的客戶(hù)投訴問(wèn)題，應在職責范圍內妥善解決；需要服務(wù)監督電話(huà)協(xié)調解決的問(wèn)題，應及時(shí)報告。
(六）客戶(hù)投訴處理可采取處理單或電話(huà)聯(lián)系的方式進(jìn)行，處理時(shí)限以處理單送達或接到電話(huà)通知之時(shí)算起。超出期限造成影響或損失的，要追究相關(guān)單位、人員的責任。投訴處理傳遞時(shí)限為：本部門(mén)不能解決的投訴應在1個(gè)小時(shí)內傳遞，接到處理任務(wù)的部門(mén)應在兩小時(shí)內啟動(dòng)工作。
第八條在投訴處理過(guò)程中嚴禁出現以下情況：
(一）與客戶(hù)爭吵、謾罵客戶(hù)。
(二）讓客戶(hù)有受輕視、冷漠或不耐煩的感受。
(三）強行讓客戶(hù)接受處理結果。
第九條客戶(hù)投訴處理中各相關(guān)單位、人員應盡職盡責，密切配合，不得積壓、推諉和拖延。處理過(guò)程中，需其它部室、其它營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)配合的，應及時(shí)提供有關(guān)資料或信息，積極協(xié)助，不可推諉、拖延。因客戶(hù)投訴引起一級行部之間、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)之間服務(wù)爭議的，由上級服務(wù)管理部門(mén)負責協(xié)調處理，一級行部、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)要執行上級服務(wù)管理部門(mén)的協(xié)調處理結果。
第十條對有效投訴，按以下規定處罰：
(一）對因服務(wù)態(tài)度惡劣或服務(wù)效率低下而導致客戶(hù)投訴，經(jīng)調查情況屬實(shí)的，將視情節輕重對直接責任人及網(wǎng)點(diǎn)負責人分別處以100元至1000元的罰款。
(二）對因違規操作而導致客戶(hù)受損，經(jīng)調查情況屬實(shí)的，將視情節輕重對直接責任人及網(wǎng)點(diǎn)負責人分別處以200元至2000元的罰款。情節嚴重的，對相關(guān)人員按有關(guān)規定給予行政處分。
(三）對被新聞媒體曝光、監管部門(mén)問(wèn)責，給我司聲譽(yù)造成嚴重不良影響的單位和個(gè)人，經(jīng)調查情況屬實(shí)的，往上追究?jì)杉夘I(lǐng)導責任，直接責任人扣發(fā)績(jì)效工資，對相關(guān)責任人、網(wǎng)點(diǎn)負責人及其上級服務(wù)主管部門(mén)負責人分別處以300元至3000元的罰款；對服務(wù)質(zhì)量特別差的員工，要予以下崗，造成重大損失或惡劣影響的，要開(kāi)除或責令辭職。
第十一條客戶(hù)投訴處理中出現爭議的問(wèn)題，可向總行工會(huì )提請申訴。
第十二條本辦法由總行人力資源部負責解釋。
第十三條本辦法自印發(fā)之日起開(kāi)始執行。
客戶(hù)投訴管理制度 5
第一章總則
第一條、為提高公司客戶(hù)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，規范客戶(hù)投訴處理程序，形成有效的投訴管理機制，根據公司相關(guān)制度和規定，制定本制度。
第二條、對客戶(hù)投訴的處理應以有關(guān)規章制度為依據，以實(shí)事求是、公平合理、處理及時(shí)為原則，最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)的正當要求，認真解決客戶(hù)提出的問(wèn)題，改進(jìn)工作，優(yōu)化服務(wù)，及時(shí)發(fā)現客戶(hù)糾紛風(fēng)險和不穩定因素，維護公司信譽(yù)和合法權益。
第二章客戶(hù)投訴
第三條、公司各部門(mén)的經(jīng)理為公司一般投訴事項的處理負責人。涉及違規行為和導致訴訟的投訴事件，由公司總經(jīng)理負責處理。公司總經(jīng)理為投訴事件的最終處理負責。
第四條、公司如遇到客戶(hù)撥打電話(huà)或上門(mén)投訴的情況，應當穩定客戶(hù)情緒，耐心聽(tīng)取意見(jiàn)，做好投訴記錄并立即報告客服中心。
第五條、客戶(hù)投訴的具體事項應當按照公司有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導的要求，配合投訴事項的調查、反饋等工作。
第六條、在處理投訴過(guò)程中，如發(fā)現公司各部門(mén)相關(guān)責任人存在違規行為的，應當立即報告上級領(lǐng)導核實(shí)。
第七條、每周將投訴記錄情況提交運營(yíng)部。
第三章處理原則
第八條、客戶(hù)投訴時(shí)，投訴受理人應做到耐心聽(tīng)取、認真審閱，做到及時(shí)、專(zhuān)業(yè)、禮貌，體現良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識，堅持“冷處理”原則。
第九條、客戶(hù)投訴時(shí)，投訴受理人須注意方式方法，耐心說(shuō)服教育，切忌態(tài)度粗暴生硬，切忌隨意表態(tài)、許愿，對于客戶(hù)的不合理要求，也要耐心解釋和說(shuō)服防止矛盾激化;對揚言采取過(guò)激行為的對象要落實(shí)專(zhuān)人負責看管，對可能被報復的人員和被破壞的目標，采取有效的防范措施;
第十條、投訴受理須與客戶(hù)在合法、合理、自愿的基礎上積極協(xié)商，妥善解決，不得簡(jiǎn)單了事，力爭把矛盾和問(wèn)題在公司內部解決和消化。
第四章基本處理程序
第十一條、投訴按方式可分為電話(huà)投訴、上門(mén)投訴等。
各類(lèi)客戶(hù)投訴的受理及處理的基本程序如下：
(一)受理：客服人員及投訴受理人員需了解客戶(hù)投訴事情的`過(guò)程，記錄投訴事件內容，對客戶(hù)進(jìn)行必要和適當的解釋及安撫。如客戶(hù)對受理人的解釋、回復表示滿(mǎn)意，并表示不再就同一事件繼續投訴，則將客戶(hù)投訴處理情況記錄完整，處理完畢;
(二)轉發(fā)：客服人員對受理的投訴事件需要公司其他部門(mén)協(xié)助核查或轉辦的，投訴受理人在受理客戶(hù)投訴后1小時(shí)內，轉發(fā)給相關(guān)投訴事件責任部門(mén);
(三)處理：相關(guān)責任部門(mén)應在收到客戶(hù)投訴處理通知后的24小時(shí)內與客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系，妥善處理客戶(hù)投訴，特殊情況下應在3個(gè)工作日內處理完畢。對不能立即回復的投訴，應主動(dòng)告知客戶(hù)目前的處理進(jìn)度;
(四)記錄：投訴事件記錄相關(guān)的電子文檔整理保存完整;
第五章不同內容投訴的處理
第十二條、對于影響公司形象和聲譽(yù)的重大投訴，投訴受理人員應先上報分管領(lǐng)導及公司總經(jīng)理后進(jìn)行投訴處理。
第十三條、對客戶(hù)的信函投訴，要分清投訴信件和舉、檢信件。如舉、檢信件則應及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報，并及時(shí)通報公司總經(jīng)理。
第十四條、投訴按內容可區分為服務(wù)質(zhì)量投訴(服務(wù)態(tài)度)、業(yè)務(wù)投訴(員工工作失誤、系統及機具故障、公司內部協(xié)調)、非公司責任投訴等。
第十五條、對因服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度而引起的投訴，經(jīng)調查如確屬員工服務(wù)態(tài)度或操作技能問(wèn)題，當事人和主管領(lǐng)導應主動(dòng)向客戶(hù)道歉，取得客戶(hù)諒解。
第十六條、對因部門(mén)之間溝通、協(xié)調不足引起的投訴，應首先協(xié)調將客戶(hù)業(yè)務(wù)辦理完畢，然后由投訴時(shí)間受理人提交建議，建議相關(guān)上級領(lǐng)導進(jìn)行部門(mén)協(xié)調，提出解決方法，理順內部關(guān)系。
第十七條、對非公司責任的投訴，如因客戶(hù)對有關(guān)規定不理解或因操作不當引起的投訴，判斷客戶(hù)的要求是否超出或違反公司規定及政策的，應向客戶(hù)做耐心解釋和說(shuō)明，化解矛盾和排除不合理要求。
客戶(hù)投訴管理制度 6
一、總則
為了加強公司與客戶(hù)之間的溝通與聯(lián)系，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，規范客戶(hù)投訴處理流程，特制定本客戶(hù)投訴管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司所有客戶(hù)針對產(chǎn)品或服務(wù)提出的投訴。
三、投訴渠道
公司應設立多種投訴渠道，包括電話(huà)、電子郵件、在線(xiàn)客服、投訴信箱等，確�？蛻�(hù)能夠方便地進(jìn)行投訴。
四、投訴處理流程
1. 接收投訴：公司應設立專(zhuān)門(mén)的投訴受理部門(mén)或崗位，負責接收客戶(hù)的投訴，并登記相關(guān)信息，如投訴人姓名、聯(lián)系方式、投訴內容等。
2. 核實(shí)投訴：投訴受理部門(mén)應對客戶(hù)投訴進(jìn)行核實(shí)，了解詳細情況，確保投訴的真實(shí)性和準確性。
3. 分類(lèi)處理：根據投訴的性質(zhì)和嚴重程度，投訴受理部門(mén)應將投訴分為一般投訴、重要投訴和緊急投訴等不同類(lèi)別，并采取相應的處理措施。
4. 分配責任：投訴受理部門(mén)應根據投訴內容和部門(mén)職責，將投訴分配給相應的責任部門(mén)或人員進(jìn)行處理。
5. 處理反饋：責任部門(mén)或人員應在規定時(shí)間內對投訴進(jìn)行處理，并向投訴受理部門(mén)反饋處理結果。投訴受理部門(mén)應及時(shí)將處理結果告知客戶(hù)，并征求客戶(hù)對處理結果的滿(mǎn)意度。
6. 跟蹤回訪(fǎng)：投訴處理完畢后，投訴受理部門(mén)應進(jìn)行跟蹤回訪(fǎng)，了解客戶(hù)對處理結果的滿(mǎn)意度和后續需求，以進(jìn)一步提升服務(wù)質(zhì)量。
五、投訴處理原則
1. 公平公正：在處理客戶(hù)投訴時(shí)，應秉持公平公正的`原則，不偏袒任何一方，確保處理結果的公正性。
2. 積極主動(dòng)：公司應積極主動(dòng)地處理客戶(hù)投訴，及時(shí)響應客戶(hù)需求，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度。
3. 持續改進(jìn)：通過(guò)處理客戶(hù)投訴，公司應總結經(jīng)驗教訓，不斷改進(jìn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，提升客戶(hù)體驗。
六、責任追究與激勵
1. 責任追究：對于因處理客戶(hù)投訴不當而導致客戶(hù)流失或公司聲譽(yù)受損的情況，公司應追究相關(guān)責任部門(mén)或人員的責任，并采取相應的懲罰措施。
2. 激勵措施：對于在客戶(hù)投訴處理中表現突出的部門(mén)或人員，公司應給予相應的獎勵和表彰，以激勵全體員工積極參與客戶(hù)投訴處理工作。
七、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執行，如有未盡事宜，由公司根據實(shí)際情況進(jìn)行補充和完善。
2. 公司應定期對客戶(hù)投訴管理制度進(jìn)行審查和更新，以確保其適應公司發(fā)展的需要。
客戶(hù)投訴管理制度 7
1.投訴的受理
1.1客戶(hù)對測試結果如有異議，可在接到測試報告后十日內以書(shū)面形式提出申訴，詳細說(shuō)明申訴的理由及有關(guān)依據，并填寫(xiě)“抱怨申述登記表”。
1.2技術(shù)業(yè)務(wù)室受理申訴，填寫(xiě)“抱怨受理登記表”，及時(shí)報告質(zhì)量負責人，質(zhì)量負責人主持處理。
2.投訴的調查處理
2.1對一般事務(wù)投訴的調查處理
2.1.1各部門(mén)負責人負責調查處理客戶(hù)對本部門(mén)的投訴，分析產(chǎn)生投訴的原因，采取必要的.處理措施，并將處理結果記錄在《客戶(hù)投訴處理登記表》《投訴受理登記表》中，交技術(shù)業(yè)務(wù)室。
2.1.2各部門(mén)負責人對本部門(mén)難以調查處理的客戶(hù)投訴，在《客戶(hù)投訴處理登記表》中記錄下來(lái)，交辦公室�？蛻�(hù)投訴管理制度。
2.1.3辦公室組織有關(guān)責任部門(mén)和人員對滿(mǎn)意度調查發(fā)現的以及其他部門(mén)難以調查處理的客戶(hù)投訴進(jìn)行調查處理，必要時(shí)可成立調查小組。責任部門(mén)負責調查事實(shí)真相，分析產(chǎn)生投訴的原因，采取必要的處理措施，并將處理結果記錄在《客戶(hù)投訴處理登記表》中。
2.2對監測數據投訴的調查處理
2.2.1技術(shù)業(yè)務(wù)室組織有關(guān)室和檢驗人員查看原始記錄、相關(guān)儀器設備，對測試全過(guò)程進(jìn)行回顧檢查，提出初步處理意見(jiàn)，報質(zhì)量負責人審批。
2.2.2如需復檢，由技術(shù)業(yè)務(wù)室將樣品密碼編號，按《監測質(zhì)量控制程序》規定執行。
2.2.3復檢樣品以原樣為準。若屬于采樣或運輸過(guò)程等有誤，須按程序文件《樣品采樣程序》、《樣品管理(處置)程序》重新采樣。
2.2.4復檢時(shí)應由兩人同時(shí)測試�？蛻�(hù)投訴管理制度。
2.2.5復檢結果在受理后15日內以書(shū)面形式通知申訴人，緊急申訴應在三個(gè)工作日內答復。當證實(shí)原檢驗結果正確無(wú)誤時(shí)，則維持原報告。如原檢驗結果確實(shí)有誤，報授權簽字人批準，由技術(shù)業(yè)務(wù)室收回原報告，加蓋作廢章，出具正確的檢驗報告并加蓋更改(g)標識，并將結果填寫(xiě)于“抱怨受理登記表”“處理結果”欄。
3.投訴處理結果的反饋
3.1如果投訴不合理，即本站無(wú)過(guò)錯，投訴處理部門(mén)應以書(shū)面形式有禮貌地向客戶(hù)說(shuō)清道理，解釋清楚。
3.2如投訴合理，被投訴部門(mén)和人員在采取處理措施后，應以書(shū)面形式及時(shí)通知客戶(hù)。
3.3投訴處理部門(mén)應以書(shū)面形式征求客戶(hù)對投訴處理結果的意見(jiàn)，讓客戶(hù)填寫(xiě)《投訴處理結果客戶(hù)反饋登記表》。
4.如果客戶(hù)對處理結果不滿(mǎn)意，責任部門(mén)應重新對該投訴進(jìn)行調查處理，直至客戶(hù)滿(mǎn)意為止。
5.客戶(hù)投訴處理涉及不符合時(shí)應執行《不符合監測工作控制程序》和《糾正措施程序》。
6.如果客戶(hù)合理投訴的事項給客戶(hù)造成經(jīng)濟損失，應與客戶(hù)協(xié)商賠償事宜。
7.辦公室負責將與投訴處理有關(guān)的所有記錄按存檔要求定期交站檔案管理員歸檔保存。
客戶(hù)投訴管理制度 8
一、總則
為了有效處理客戶(hù)投訴，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度，維護公司聲譽(yù)和形象，特制定本客戶(hù)投訴管理制度。本制度旨在規范客戶(hù)投訴處理流程，明確各部門(mén)職責，確保投訴問(wèn)題得到及時(shí)、公正、合理的解決。
二、適用范圍
本制度適用于公司所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的客戶(hù)投訴處理工作。
三、投訴受理與記錄
1. 公司設立專(zhuān)門(mén)的客戶(hù)投訴受理渠道，包括電話(huà)、郵件、在線(xiàn)客服等，確�？蛻�(hù)能夠便捷地提出投訴。
2. 受理人員應認真傾聽(tīng)客戶(hù)訴求，詳細記錄投訴內容、時(shí)間、聯(lián)系方式等信息，并及時(shí)向相關(guān)部門(mén)轉達。
四、投訴調查與處理
1. 相關(guān)部門(mén)在收到投訴后，應立即組織調查，了解事實(shí)真相，分析問(wèn)題原因。
2. 根據調查結果，制定針對性的處理方案，明確責任人和處理時(shí)限。
3. 對于能夠立即解決的`問(wèn)題，應立即采取措施予以解決；對于需要一定時(shí)間處理的問(wèn)題，應向客戶(hù)說(shuō)明情況，并保持溝通，確保問(wèn)題得到妥善解決。
五、投訴反饋與跟進(jìn)
1. 處理完成后，應及時(shí)向客戶(hù)反饋處理結果，并征求客戶(hù)意見(jiàn)，確�？蛻�(hù)滿(mǎn)意。
2. 對于客戶(hù)不滿(mǎn)意的處理結果，應重新進(jìn)行調查和處理，直至客戶(hù)滿(mǎn)意為止。
3. 建立投訴處理檔案，對處理過(guò)程進(jìn)行記錄，以便日后查閱和總結。
六、投訴分析與改進(jìn)
1. 定期對投訴數據進(jìn)行統計分析，找出投訴問(wèn)題的共性和規律性，為改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)提供依據。
2. 根據分析結果，制定改進(jìn)措施，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升服務(wù)質(zhì)量。
七、責任追究與獎懲
1. 對于因工作失誤或故意造成客戶(hù)投訴的員工，應依法依規進(jìn)行責任追究，并采取相應的處罰措施。
2. 對于在投訴處理過(guò)程中表現突出的員工，應給予表彰和獎勵，樹(shù)立榜樣，激勵全體員工積極處理客戶(hù)投訴。
八、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執行，如有未盡事宜，由公司根據實(shí)際情況進(jìn)行補充和完善。
2. 本制度的解釋權歸公司所有，如有爭議，應提交公司管理層進(jìn)行裁決。
客戶(hù)投訴管理制度 9
為加強對客戶(hù)投訴處理工作的質(zhì)量管理，牢固樹(shù)立“以顧客為中心”的服務(wù)意識，提高服務(wù)水平和工作質(zhì)量，密切同客戶(hù)的關(guān)系，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，進(jìn)一步搞好銷(xiāo)售工作，特制訂本管理制度。
一、 投訴接待熱線(xiàn)
略
二、 受理流程
1、電話(huà)投訴
接到客戶(hù)的電話(huà)投訴能解答的當即解答，不能解答的立即建立客戶(hù)投訴表把客戶(hù)的姓名，地址、電話(huà)號碼、以及投訴的內容，立即同相關(guān)部門(mén)聯(lián)系情況，在24小時(shí)答復客戶(hù)，在客戶(hù)咨詢(xún)登記表記錄答復結果。
2、客戶(hù)書(shū)面投訴
收到客戶(hù)的書(shū)面投訴，要立即向營(yíng)銷(xiāo)辦管理部匯報，請示。并在24小時(shí)內給客戶(hù)進(jìn)行登記、回復客戶(hù)確認。
3、客戶(hù)口頭投訴或轉交投訴
客戶(hù)當面口頭投訴或轉交投訴在24小時(shí)登記，并按按投訴內容分類(lèi)處理。
處理辦法分四種情況：
3.1 投訴內容是產(chǎn)品質(zhì)量(口感，風(fēng)味、包裝)的問(wèn)題，由質(zhì)量部的專(zhuān)業(yè)人員去進(jìn)行調查。根據調查原因能立即解答的，立即解答。不能立即解答的，立即和上級部門(mén)領(lǐng)導匯報，質(zhì)量部進(jìn)行整改處理方案， 給客戶(hù)承諾三個(gè)工作日的回復期限和投訴答復情況。
3.2 客戶(hù)產(chǎn)品退貨是指產(chǎn)品出現沉淀，較大懸浮物，質(zhì)量部根據調查，情況事實(shí)，按退貨的流程辦理。如果因客戶(hù)倉儲不當導致的包裝發(fā)霉，瓶蓋扭斷，滲漏等現象不屬于質(zhì)量事故不給于退貨。如果是在出庫15天內發(fā)霉，質(zhì)量部會(huì )根據銷(xiāo)售出庫審核表進(jìn)行審核，情況屬實(shí)，按退貨的受理流程辦理無(wú)條件退貨。
3.3 投訴內容是產(chǎn)品的`售后服務(wù)，工作人員的失職，工作態(tài)度等營(yíng)管辦會(huì )對被投訴的當事人進(jìn)行通報批評，并且將處罰和批評的結果反饋給客戶(hù)。
3.4 投訴內容是客戶(hù)對工作人員誤解的，營(yíng)管辦負責人根據情況的真實(shí)對客戶(hù)進(jìn)行解答，消除客戶(hù)與工作人員的誤會(huì )。
三、投訴處理的期限要求
客戶(hù)投訴處理期限不能超過(guò)三個(gè)工作日，特殊情況不能超過(guò)七個(gè)工作日。
四、投訴處理結果的反饋和歸檔
客戶(hù)投訴的責任部門(mén)在投訴處理完畢后，營(yíng)管辦在24小時(shí)內會(huì )將客戶(hù)處理反饋單反饋給投訴客戶(hù)，征求投訴客戶(hù)對處理結果的意見(jiàn)和建議，努力做到客戶(hù)對全良液售后服務(wù)的認可。
公司營(yíng)管辦對各責任部門(mén)的投訴處理結果進(jìn)行抽查驗證。
公司營(yíng)管辦做好投訴登記和處理歸檔工作，資料保存一年，重要的資料長(cháng)期保存。
五、投訴分析和改進(jìn)
營(yíng)銷(xiāo)辦管理部對客戶(hù)投訴情況進(jìn)行分類(lèi)統計，分析客戶(hù)投訴與期望值，綜合評價(jià)，由營(yíng)銷(xiāo)總監每周或者每月的例會(huì )提出整改建議，改進(jìn)工作和服務(wù)策略，提高服務(wù)水平。
六、客戶(hù)投訴處理管理要求
營(yíng)銷(xiāo)辦管理部門(mén)要做到投訴件件有落實(shí)，事事有回復，認真填寫(xiě)客戶(hù)抱怨投訴登記表，和客戶(hù)投訴處理單，由營(yíng)銷(xiāo)辦管理進(jìn)行保存。
七、客戶(hù)投訴考核辦法
客戶(hù)投訴考核按投訴一次扣一分，以此類(lèi)推。
客戶(hù)投訴管理制度 10
一、目的
為提升公司的服務(wù)意識、完善公司服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法，對客戶(hù)投訴處理進(jìn)行規范。
二、范圍
客戶(hù)投訴：指客戶(hù)對公司產(chǎn)品、服務(wù)等方面不滿(mǎn)意，通過(guò)信函、傳真、電話(huà)、E-MAIL等方式直接或通過(guò)消協(xié)等機構間接向本公司提出的投訴。
三、處理責任部門(mén)及其職責
市場(chǎng)發(fā)展部經(jīng)常與客戶(hù)溝通，現決定市場(chǎng)發(fā)展部作為公司對外處理客戶(hù)投訴的主要部門(mén)，負責協(xié)調各部門(mén)及時(shí)處理客戶(hù)投訴，主要內容包括：
(1)對直接收到的及各部門(mén)轉呈的客戶(hù)投訴進(jìn)行登記。
(2)了解客戶(hù)投訴內容、理由及要求。
(3)根據客戶(hù)投訴內容召集相關(guān)部門(mén)人員分析原因，判定責任歸屬，制定處理方案。
(4)對客戶(hù)投訴的處理進(jìn)程進(jìn)行督促。
(5)對客戶(hù)投訴的最終處理結果進(jìn)行登記。
(6)根據客戶(hù)投訴情況，對公司相關(guān)部門(mén)提出改進(jìn)產(chǎn)品、服務(wù)的建議；根據客戶(hù)投訴問(wèn)題的責任歸屬，由各部門(mén)負責客戶(hù)投訴問(wèn)題的具體解決。
四、客戶(hù)投訴處理流程：
1、公司各部門(mén)人員在接到客戶(hù)投訴時(shí)，作為“首問(wèn)責任人”，必須對客戶(hù)投訴進(jìn)行記錄，了解客戶(hù)投訴內容、理由及要求；“首問(wèn)責任人”必須關(guān)注、配合客戶(hù)投訴的處理進(jìn)程；對無(wú)合理理由而未能按客戶(hù)指定期限內解決客戶(hù)投訴的，“首問(wèn)責任人”承擔連帶責任；
2、“首問(wèn)責任人”對能夠獨立解決的客戶(hù)投訴問(wèn)題，應立即予以解釋、解決；
3、市場(chǎng)發(fā)展部根據客戶(hù)投訴內容召集相關(guān)部門(mén)人員分析原因，判定責任歸屬，制定處理方案；
4、對屬于客戶(hù)自身原因的，公司由市場(chǎng)發(fā)展部或相關(guān)部門(mén)予以解釋?zhuān)瑓f(xié)助客戶(hù)解決問(wèn)題；
5、對屬于公司原因的，由有關(guān)責任部門(mén)在客戶(hù)指定的期限內給予答復、解決問(wèn)題，直到客戶(hù)滿(mǎn)意；
6、市場(chǎng)發(fā)展部對客戶(hù)投訴的處理進(jìn)程進(jìn)行督促；
7、對客戶(hù)投訴的處理結果進(jìn)行登記；
8、根據客戶(hù)投訴情況，對公司相關(guān)部門(mén)提出改進(jìn)產(chǎn)品、服務(wù)的建議；
9、客戶(hù)投訴處理完成后，由投訴處理部門(mén)上級主管或總經(jīng)理提出投訴處理意見(jiàn)，被處罰人有異議的可向總經(jīng)理申訴；
10、對客戶(hù)投訴事項的責任難以明確的(包括公司與客戶(hù)之間、公司各部門(mén)之間的責任)，由市場(chǎng)發(fā)展部提交公司分管副總或總經(jīng)理處理。
五、客戶(hù)投訴處理期限
“客戶(hù)投訴”處理期限：自“首問(wèn)責任人”受理起5個(gè)工作日或客戶(hù)與公司協(xié)商確定的日期。
六、客戶(hù)投訴責任人員的處罰
1、無(wú)合理理由而對客戶(hù)投訴未能按時(shí)解決的直接責任人(指“首問(wèn)責任人”、行政部負責人、投訴事項解決的承辦人及其部門(mén)主管中一位或多位)，當月考核工資應予以相應扣除，并予以點(diǎn)名批評。
2、對員工由于自己工作過(guò)失、過(guò)度承諾等造成客戶(hù)投訴，已造成公司直接經(jīng)濟損失或造成客戶(hù)經(jīng)濟損失并由公司進(jìn)行賠償的'，員工向公司進(jìn)行賠償，10000元以?xún)炔糠职?0%的比例向公司進(jìn)行賠償，10000元以上部分按10%的比例進(jìn)行賠償。同時(shí)取消該筆業(yè)務(wù)的提成(已發(fā)放的予以扣回)。
3、對因自身原因被客戶(hù)投訴的員工，當月考核工資中予以相應扣除；賠償損失的一般在當月進(jìn)行，金額較大的，由員工與公司協(xié)商支付期限及支付方式。
七、為配合客戶(hù)投訴制度的完善，公司制定、實(shí)施“節假日值班制度”，詳見(jiàn)具體規定。
客戶(hù)投訴管理制度 11
客戶(hù)投訴管理辦法
(一)目的
為求迅速處理客護投訴案件，維護公司信譽(yù)，促進(jìn)質(zhì)量改善與售后服務(wù)，制定本辦法。
(二)范圍
包括客戶(hù)投訴表單編號原則，客戶(hù)投訴的調查處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決權限及處理逾期反應等項目。
(三)適用時(shí)機
凡本公司PCB產(chǎn)品遇客戶(hù)反應質(zhì)量異常的申訴(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“客戶(hù)投訴”)時(shí)，依本施行辦法的規定辦理。(如未造成損失時(shí)業(yè)務(wù)部或有關(guān)單位前往處理時(shí)，應填報“異常處理單”反應有關(guān)單位改善)。
(四)處理程序
(五)客戶(hù)投訴分類(lèi)
客戶(hù)投訴處理作業(yè)依客戶(hù)投訴異常原因的不同區分為：
1.非質(zhì)量異�？蛻�(hù)投訴發(fā)生原因(指人為因素造成)。
2.質(zhì)量異�？蛻�(hù)投訴發(fā)生原因。
(六)處理部門(mén)
(七)處理職責
各部門(mén)客戶(hù)投訴案件的處理職責
1.業(yè)務(wù)部門(mén)
(1)詳查客戶(hù)投訴產(chǎn)品的訂單編號、料號、數量、交運日期。
(2)了解客戶(hù)客戶(hù)投訴要求及客戶(hù)投訴理由的確認。
(3)協(xié)助客戶(hù)解決疑難或帶給必要的參考資料。
(4)迅速傳達處理結果。
2.質(zhì)量管理部
(1)綜理客戶(hù)投訴案件的調查、提報與職責人員的擬定。
(2)發(fā)生原因及處理、改善對策的檢查、執行、督促、防之提報。
(3)客戶(hù)投訴質(zhì)量的檢驗確認。
3.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組
(1)客戶(hù)投訴案件的登記，處理時(shí)效管理及逾期反應。
(2)客戶(hù)投訴資料的審核、調查、提報。
(3)客戶(hù)投訴立會(huì )的聯(lián)系。
(4)處理方式的'擬定及職責歸屬的判定。
(5)客戶(hù)投訴改善案的提出、洽辦、執行成果的督促及效果確認
(6)協(xié)助有關(guān)部門(mén)與客戶(hù)接洽客戶(hù)投訴的調查及妥善處理。
(7)客戶(hù)投訴處理中客戶(hù)投訴反應的意見(jiàn)提報有關(guān)部門(mén)追蹤改善。
4.制造部門(mén)
(1)針對客戶(hù)投訴資料詳細調查，并擬定處理對策及執行檢查
(2)提報生產(chǎn)單位、機班別、生產(chǎn)人員，及生產(chǎn)日期。
(八)客戶(hù)投訴處理表編號原則
1.客戶(hù)投訴處理的編號原則
年度(××)月份(××)流水編號(××)
2.編號周期以年度月份為原則。
(九)客戶(hù)反應調查及處理
1.業(yè)務(wù)部人員于接到客戶(hù)反應產(chǎn)品異常時(shí)，應即查明該異常(編號、料號、交運日期、數量、不良數量)、客戶(hù)要求，并即填具“客戶(hù)抱怨處理表”(表14.6.3)連同異常樣品簽注意見(jiàn)后送總經(jīng)理室辦理。
若客戶(hù)要求退(換)貨數量因客戶(hù)尚在加工中而無(wú)法確定時(shí)應于“客戶(hù)要求”欄注明：“客戶(hù)加工中未確定”。
2.客戶(hù)投訴案件若需會(huì )勘者，業(yè)務(wù)部門(mén)在未填立“客戶(hù)抱怨處理單”前為應客戶(hù)需求及確保處理時(shí)效：業(yè)務(wù)人員應立即反應質(zhì)量管理部人員(或制造部品保組)會(huì )同制造部門(mén)人員共同前往處理，若質(zhì)量管理部人員無(wú)法及時(shí)前往時(shí)由總經(jīng)理指派有關(guān)人員前往處理，并于處理后向總經(jīng)理報告。
3.為及時(shí)了解客戶(hù)反應異常資料及處理狀況，由質(zhì)量管理部或有關(guān)人員于調查處理后三天內提出報告呈總經(jīng)理批示。
4.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組接到業(yè)務(wù)部門(mén)的“客戶(hù)抱怨處理表”后即編列客戶(hù)投訴編號并登記于“客戶(hù)抱怨案件登記追蹤表”后送質(zhì)量管理部追查分析原因及判定職責歸屬部門(mén)后，送生產(chǎn)單位分析異常原因并擬定處理對策，并送經(jīng)理室批示意見(jiàn)，另依異常狀況送研發(fā)部提示意見(jiàn)，再送回總經(jīng)理室查核后送回業(yè)務(wù)部門(mén)擬定處理意見(jiàn)，再送總經(jīng)理室綜合意見(jiàn)后，依核決權限呈核再送回業(yè)務(wù)部依批示處理。
5.業(yè)務(wù)人員收到總經(jīng)理室送回的“客戶(hù)抱怨處理表”時(shí)，應立即向客戶(hù)說(shuō)明、交涉，并將處理結果填入表中，呈主管核閱后送回總經(jīng)理室。
6.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組接到業(yè)務(wù)部填具交涉結果的“客戶(hù)抱怨處理表”后，應于一日內就業(yè)務(wù)與工廠(chǎng)的意見(jiàn)加以分析作成綜合意見(jiàn)，依據核決權限分送業(yè)務(wù)部經(jīng)理、副總經(jīng)理或總經(jīng)理核決。
7.判定發(fā)生單位，若屬我方質(zhì)量問(wèn)題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定，并依“客戶(hù)投訴損失金額核算基準”及“客戶(hù)投訴罰扣判定基準”擬定職責部門(mén)損失金額，個(gè)人懲處種類(lèi)呈主管批示后，依罰扣標準辦理，若涉及行政處分則依“客戶(hù)投訴行政處理原則”辦理。
8.經(jīng)核簽結案的“客戶(hù)抱怨處理表”第一聯(lián)質(zhì)量管理部存，第二聯(lián)制造部門(mén)存，第三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門(mén)依批示辦理，第四聯(lián)送會(huì )計科存，第五聯(lián)總經(jīng)理室存。
9.“客戶(hù)抱怨處理表”會(huì )決后的結論，若客戶(hù)未能理解時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)應再填一份新的“客戶(hù)抱怨處理表”附原抱怨表一并呈報處理。
10.總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組每月10日前匯總上月份結案的案件于“客戶(hù)投訴案件統計表”會(huì )同制造部、質(zhì)量管理部、研發(fā)部及有關(guān)部門(mén)主管判定職責歸屬確認及比率并檢查各客戶(hù)投訴項目進(jìn)行檢查改善對策及處理結果。
11.業(yè)務(wù)部門(mén)不得超越核決權限與客戶(hù)做任何處理的答復協(xié)議或承認。對“客戶(hù)抱怨處理表”的批示事項據以書(shū)信或電話(huà)轉答客戶(hù)(不得將“客戶(hù)抱怨處理表”影印送客戶(hù))。
12.各部門(mén)對客戶(hù)投訴處理決議有異議時(shí)得以“簽呈”專(zhuān)案呈報處理。
13.客戶(hù)投訴資料若涉及其他公司，原物料供應商等的職責時(shí)由總經(jīng)理室會(huì )同有關(guān)單位共同處理。
14.客戶(hù)投訴不成立時(shí)，業(yè)務(wù)員于接獲“客戶(hù)抱怨處理表”時(shí)，以規定收款期收回應收帳款，如客戶(hù)有異議時(shí)，再以“簽呈”呈報上級處理。
(十)客戶(hù)投訴案件處理期限
1.“客戶(hù)抱怨處理表”處理期限自總經(jīng)理室受理起國內13天國外17天內結案。
2.各單位客戶(hù)投訴處理作業(yè)流程處理期限
(十一)客戶(hù)投訴金額核決權限
(十二)客戶(hù)投訴職責人員處分及獎金罰扣
1.客戶(hù)投訴職責人員處分
總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組每月10日前應審視上月份結案的客戶(hù)投訴案件，凡經(jīng)批示為行政處分者，經(jīng)整理后送人事單位提報“人事公布單”并公布。
2.客戶(hù)投訴績(jì)效獎金罰扣：
制造部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及服務(wù)部的職責歸屬單位或個(gè)人由總經(jīng)理室依客戶(hù)投訴案件發(fā)生的項目原因決定職責歸屬單位，并開(kāi)立“獎罰通知單”呈總經(jīng)理核準后復印三份，一份自存，一份會(huì )計單位查核，一份送罰扣部門(mén)罰扣獎金。
(十三)成品退貨帳務(wù)處理
1.業(yè)務(wù)部門(mén)于接到已結案的“客戶(hù)抱怨處理表”第三聯(lián)后依核決的處理方式處理：
(1)折讓、賠款：業(yè)務(wù)人員應依“客戶(hù)抱怨處理單”開(kāi)立“銷(xiāo)貨折讓證明單”一式二聯(lián)，呈經(jīng)(副)理、總(副)經(jīng)理核簽及送客戶(hù)簽章后一份存業(yè)務(wù)部，一份送會(huì )計作帳。
(2)退貨、重處理：即開(kāi)立“成品退貨單”注明退貨原因，處理方式及退回依據后呈經(jīng)(副)理核示后，除第一聯(lián)自存督促外其余三聯(lián)送成品倉儲據以辦理收料。
2.會(huì )計科依據“客戶(hù)抱怨處理表”第四聯(lián)中經(jīng)批示核定的退貨量與“成品退貨單”的實(shí)退量核對無(wú)誤后，即開(kāi)立傳票辦理轉帳，但若數量、金額不符時(shí)依左列方式辦理。
(1)實(shí)退量小于核定量或實(shí)退量大于核定量于必須比率(即以該客戶(hù)訂制時(shí)注明的“超量允收比率，若客戶(hù)未注明時(shí)依本公司規定)以?xún)葧r(shí)，應依“成品退貨單”的實(shí)退數量開(kāi)立“傳票”辦理轉帳。
(2)成品倉儲收到退貨，應依業(yè)務(wù)部送來(lái)的“成品退貨單”核對無(wú)誤后，予以簽收(如實(shí)際與成品退貨單所載不符時(shí)，得請示后依實(shí)際狀況簽收)�！俺善吠素泦巍钡诙�(lián)成品倉儲存，第三聯(lián)會(huì )計科存，第四聯(lián)業(yè)務(wù)部存。
(3)因客戶(hù)投訴之故，而影響應收款項回收時(shí)，會(huì )計部門(mén)于計算業(yè)務(wù)人應收帳款回收率的績(jì)效獎金時(shí)，應依據“客戶(hù)抱怨處理表”所列料號之應收金額予以扣除。
(4)業(yè)務(wù)人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單”應在下列三種方式中擇一取得退貨證明：
�、偈栈卦_(kāi)立統一發(fā)票，要求買(mǎi)受人在發(fā)票上蓋統一。
�、谑栈刈⒚魍素洈盗�、單價(jià)、金額及實(shí)收數量、單價(jià)金額的原開(kāi)立統一發(fā)票的影印本，且務(wù)必由買(mǎi)受人蓋統一。
�、厶顚�(xiě)“銷(xiāo)貨退回證明單”由買(mǎi)受人蓋統一后簽回，取得上述文件后與成品銷(xiāo)貨退回單一并送會(huì )計部作帳。
(5)客戶(hù)投訴處理結果為銷(xiāo)貨折讓時(shí)，業(yè)務(wù)人員依核決結果開(kāi)立“銷(xiāo)貨折讓證明單”依下列三種方式取得折讓證明：
�、偈栈刈⒚髡圩寙蝺r(jià)，金額及實(shí)收單價(jià)、金額的原開(kāi)立統一發(fā)票影印本，影印本上務(wù)必由買(mǎi)受人蓋買(mǎi)受人蓋統一。
�、谔顚�(xiě)“銷(xiāo)貨折讓證明單”由買(mǎi)受人蓋統一后簽回。
取得上述文件之后與“銷(xiāo)貨折讓證明單”一并送會(huì )計科作帳。
(十四)處理時(shí)效逾期的反應
總經(jīng)理室于客戶(hù)投訴案件處理過(guò)程中，對于逾期案件應開(kāi)立“催辦單”催促有關(guān)部門(mén)處理，對于已結案的案件，應查核各部門(mén)處理時(shí)效，對于處理時(shí)效逾期案件，得開(kāi)立“洽辦單”送有關(guān)部門(mén)追查逾期原因。
(十五)實(shí)施與修訂
本辦法呈總經(jīng)理核準后實(shí)施，修訂時(shí)亦同。
客戶(hù)投訴行政處罰準則
(一)凡發(fā)生客戶(hù)投訴案件，經(jīng)職責歸屬判決行政處分，給予一個(gè)月的轉售時(shí)間，如果售出，則以A級售價(jià)損失的金額，依職責歸屬分攤至個(gè)人或班。未售出時(shí)以實(shí)際損失金額依職責歸屬分攤。
(二)客戶(hù)投訴實(shí)際損失金額的職責分攤計算：
由總經(jīng)理室每月10日前匯總結案與制造部依發(fā)生異常原因歸屬職責，若系個(gè)人過(guò)失則全數分攤至該員，若為兩人以上的共同過(guò)失(同一部門(mén)或跨越部門(mén))則依職責輕重分別判定職責比例，以分攤損失金額。
(三)處分標準如下表：(經(jīng)判定后的個(gè)人職責負擔金額)。
(四)客戶(hù)投訴行政處分判定項目補充說(shuō)明：
1.因票據錯誤或附樣等資料錯誤遭客戶(hù)投訴者。
2.因財務(wù)錯誤遭客戶(hù)投訴者。
3.未依“制作規范”予以備料、用料遭致客戶(hù)投訴者。
4.經(jīng)剔除的不合格產(chǎn)品混入正常品繳庫遭致客戶(hù)投訴者。
5.成品交運超出應收范圍未經(jīng)客戶(hù)同意遭客戶(hù)投訴者。
6.擅自減少有關(guān)生產(chǎn)資料者。
7.業(yè)務(wù)人員對于特殊質(zhì)量要求，未反映給有關(guān)部門(mén)遭客戶(hù)投訴者。
8.訂單誤記造成錯誤者。
9.交貨延遲者。
10.裝運錯誤者。
11.交貨單誤記交運錯誤者。
12.倉儲保管不當及運輸上出問(wèn)題者。
13.外觀(guān)標示不符規格者。
14.檢驗資料不符。
15.其他。
以上一經(jīng)查覺(jué)屬實(shí)者，即依情節輕重予以行政處分，并以簽呈呈總經(jīng)理核示后會(huì )人事單位公布。
(五)行政罰扣折算：
1.警告一次，罰扣400元以上。
2.小過(guò)一次，以每基數罰扣800元以上。
3.大過(guò)以上者，當月效益獎金全額罰扣。
(六)以上處分原則，執行時(shí)由總經(jīng)理室依應受處分人及情節的輕重，確定以簽呈會(huì )各職責部門(mén)，并呈總經(jīng)理核示后會(huì )人事單位公布。
客戶(hù)投訴經(jīng)濟處罰準則
(一)客戶(hù)投訴罰扣的職責歸屬，制造部門(mén)以各組單元為最小單位以歸屬至發(fā)生各組單元為原則。未能明確歸屬至發(fā)生組單元者方歸屬至全科。
(二)業(yè)務(wù)部門(mén)、服務(wù)部門(mén)以歸屬至個(gè)人為原則，未能明確歸屬至個(gè)人者，才歸屬至業(yè)務(wù)部門(mén)、服務(wù)部門(mén)。
(三)客戶(hù)投訴罰扣方式：
1.客戶(hù)投訴案件罰扣依“客戶(hù)投訴罰扣判定基準”的原則，判定有關(guān)部門(mén)或個(gè)人，予以罰扣個(gè)人效益獎金，其罰扣金額歸屬公司。
2.客戶(hù)投訴罰扣按件分別罰扣。
3.客戶(hù)投訴罰扣標準依“客戶(hù)投訴損失金額核算基準”罰扣，職責歸屬部門(mén)的營(yíng)業(yè)人員，以損失金額除以該職責部門(mén)的總基點(diǎn)數，再乘以個(gè)人的總基點(diǎn)數即為罰扣金額。
4.客戶(hù)投訴罰扣最高金額以全月效率獎金50%為準，該月份超過(guò)50%以上者逐月分期罰扣。
(四)制造部門(mén)的罰扣方式：
1.歸屬至發(fā)生部門(mén)者，依“客戶(hù)投訴罰扣標準”計扣該部門(mén)應罰金額。
2.歸屬至全科營(yíng)業(yè)人員，依“客戶(hù)投訴罰扣標準”每基點(diǎn)數罰扣計全科每人的基點(diǎn)數。
客戶(hù)投訴管理制度 12
為及時(shí)、有效地處理客戶(hù)的投訴及意見(jiàn)反饋，切實(shí)保障客戶(hù)的利益，提高服務(wù)質(zhì)量，完善服務(wù)制度，經(jīng)合伙人會(huì )議討論決定，特制定本制度。
一、投訴及意見(jiàn)反饋的接待和受理工作
(一)電話(huà)或上門(mén)的投訴和意見(jiàn)反饋由總臺接待并轉專(zhuān)門(mén)負責人受理。
(二)書(shū)面的投訴和意見(jiàn)反饋由行政總臺負責受理。
(三)司法行政機關(guān)、律師協(xié)會(huì )轉來(lái)的投訴和意見(jiàn)反饋由專(zhuān)門(mén)負責人受理。
(四)接待受理人員的工作:
1、填寫(xiě)投訴或意見(jiàn)反饋處理登記表及臺帳；
2、留存相關(guān)材料的原件；
3、將相關(guān)材料及處理登記表按規定轉給相關(guān)處理人員。
二、投訴和意見(jiàn)反饋的處理工作
(一)被投訴人應當回避。
(二)先由專(zhuān)門(mén)負責人出具書(shū)面意見(jiàn)，再由業(yè)務(wù)分管合伙人處理，如分管合伙人不在，則由主任或其他合伙人處理。重大事項應由所務(wù)會(huì )議或合伙人會(huì )議討論決定。
(三)處理人員應當對相關(guān)事情及材料的真實(shí)性進(jìn)行調查。
(四)涉及原則性問(wèn)題或重大問(wèn)題的投訴，應召開(kāi)所務(wù)會(huì )議或合伙人會(huì )議討論處理方案，并確定是否向相關(guān)管理部門(mén)通報。
(五)應及時(shí)與投訴人或意見(jiàn)反饋人聯(lián)系，明確告知處理的'工作安排狀況。
(六)處理人員應當簽署明確處理意見(jiàn)，并將相關(guān)材料移交專(zhuān)門(mén)負責人，由專(zhuān)門(mén)負責人組織實(shí)施。
(七)處理工作的注意事項:
1、相關(guān)人員在受理或處理相關(guān)事宜時(shí)，不得與投訴人發(fā)生爭執；
2、處理投訴應當認真、細致，仔細核查相關(guān)狀況的細節；
3、應盡可能緩解投訴人的情緒，但在作來(lái)源理決定前不得做任何承諾；
4、處理人員不得將投訴及處理事宜告知不相關(guān)人員；
5、原則上要求采用書(shū)面形式回復意見(jiàn)。
三、信息反饋及資料存檔工作
(一)處理完結后的所有材料由行政人員歸檔備查。行政人員應按年度建立案宗。
(二)調查相關(guān)人員對處理意見(jiàn)的滿(mǎn)意度。
(三)如投訴人或被投訴人對處理意見(jiàn)不滿(mǎn)意，應及時(shí)向處理人員反映，并做好后續工作。
(四)將處理意見(jiàn)及相關(guān)狀況及時(shí)反饋給專(zhuān)門(mén)負責人。
客戶(hù)投訴管理制度 13
第一章總則
第一條、為加強和規范我行營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)客戶(hù)投訴處理工作，提高服務(wù)質(zhì)量，以客戶(hù)為中心，切實(shí)提升我行“窗口”形象，制定本規范。
第二條、本規范適用于我行各分行及下屬各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、xx直屬支行的客戶(hù)投訴管理工作。
第二章基本規定
第三條、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)受理客戶(hù)投訴的方式主要包括現場(chǎng)口頭投訴、客戶(hù)意見(jiàn)簿投訴、信函投訴、電話(huà)投訴等，以上各項投訴均需進(jìn)行記錄。
用于記錄客戶(hù)投訴的登記簿分為客戶(hù)意見(jiàn)簿和意見(jiàn)登記簿，其中客戶(hù)意見(jiàn)簿由各網(wǎng)點(diǎn)放置于營(yíng)業(yè)廳顯著(zhù)位置，主要用于客戶(hù)日常填寫(xiě)投訴意見(jiàn)或建議；意見(jiàn)登記簿用于各網(wǎng)點(diǎn)負責投訴管理的專(zhuān)人記錄口頭投訴、信函投訴、電話(huà)投訴等其他投訴。
第四條、各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)負責人為客戶(hù)投訴處理的主要責任人，應切實(shí)承擔起處理客戶(hù)投訴的責任，并指定專(zhuān)人負責營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的投訴管理（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“投訴管理人”）。受理、處理、
回復客戶(hù)投訴，統計、分析、上報客戶(hù)投訴處理情況。營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)所有員工均負有受理客戶(hù)投訴的義務(wù)，及在崗位處理權限內進(jìn)行處理的責任。
第五條、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)應在醒目位置擺放客戶(hù)投訴電話(huà)公示牌，我行客戶(hù)投訴電話(huà)為xxxxxx。
第三章投訴處理
第六條、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)受理客戶(hù)投訴實(shí)行“首問(wèn)負責制”，即第一位受理客戶(hù)投訴的員工應在其處理權限內負責解決問(wèn)題；若超出其權限，該員工應及時(shí)將投訴問(wèn)題轉交負責客投訴管理人處理，由投訴管理人負責協(xié)調、解決，并將處理結果回復客戶(hù)；同時(shí)，投訴管理人應立即向營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)負責人匯報、反映，爭取將客戶(hù)投訴在網(wǎng)點(diǎn)層面解決。
第七條、營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)處理客戶(hù)投訴的基本要求
�。ㄒ唬┱J真、耐心、誠懇地受理客戶(hù)投訴，在全面了解事實(shí)的基礎上，及時(shí)妥善處理，盡量讓客戶(hù)滿(mǎn)意。禁止推諉或采取粗暴的態(tài)度。
�。ǘ﹫猿忠钥蛻�(hù)為中心，認真分析造成投訴的原因，不回避矛盾，能立即答復的要當場(chǎng)予以答復；對當場(chǎng)不能答復的，應在三日內回復客戶(hù)。
�。ㄈ⿲Τ霰揪W(wǎng)點(diǎn)處理權限的投訴，應及時(shí)向總行規范服務(wù)管理部門(mén)報告。營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)要及時(shí)跟蹤投訴處理情況，確保及時(shí)回復客戶(hù)。
�。ㄋ模┨幚砜蛻�(hù)投訴時(shí)，要對客戶(hù)投訴的問(wèn)題進(jìn)行核實(shí)，開(kāi)展詳盡的調查。
�。ㄎ澹⿲φ{查證實(shí)我行應負責任的投訴，責任人或責任部門(mén)要向客戶(hù)道歉，及時(shí)糾正錯誤，同時(shí)要采取相應措施，認真整改，防止類(lèi)似情況再次發(fā)生。對經(jīng)查證我行無(wú)責任的投訴，要耐心向客戶(hù)做好解釋工作。
第八條、現場(chǎng)口頭投訴處理
�。ㄒ唬┦孜皇芾砜蛻�(hù)投訴的員工要認真傾聽(tīng)、記錄客戶(hù)的投訴內容，并向客戶(hù)復述主要問(wèn)題，避免出現理解歧義。對能給予答復的問(wèn)題，應立即向客戶(hù)解釋說(shuō)明。無(wú)法答復的，應立即轉交投訴管理人。
�。ǘ楸苊猱a(chǎn)生不良影響，投訴管理人應盡可能把客戶(hù)請到不影響其他客戶(hù)的場(chǎng)所，積極提出解決辦法、做好與客戶(hù)溝通工作。必要時(shí)，向網(wǎng)點(diǎn)負責人報告，盡量當場(chǎng)予以答復。
�。ㄈ┊攬�(chǎng)不能答復的，投訴管理人要安撫客戶(hù)情緒，并和客戶(hù)約定回復時(shí)限，請示網(wǎng)點(diǎn)負責人處理。投訴處理完畢后將處理情況回復客戶(hù)，投訴管理人要在意見(jiàn)登記薄上記錄處理和回復情況，并由網(wǎng)點(diǎn)負責人簽字確認。
�。ㄋ模┙�(jīng)網(wǎng)點(diǎn)負責人確認，客戶(hù)投訴超出本網(wǎng)點(diǎn)處理權限的，要及時(shí)將客戶(hù)投訴報總行規范服務(wù)管理部門(mén)處理。
第九條、客戶(hù)意見(jiàn)簿投訴處理
投訴管理人應每日查閱客戶(hù)意見(jiàn)簿，及時(shí)了解客戶(hù)意見(jiàn)和建議。對屬于本網(wǎng)點(diǎn)處理權限的投訴，應及時(shí)通知責任人進(jìn)行處理；對超出本網(wǎng)點(diǎn)處理權限的投訴，經(jīng)網(wǎng)點(diǎn)負責人確認后，報總行規范服務(wù)管理部門(mén)處理。投訴處理完畢，投訴管理人要在客戶(hù)意見(jiàn)簿上回復相關(guān)處理意見(jiàn)，并簽字確認；客戶(hù)留有聯(lián)系方式的.，必須回復客戶(hù)。
第十條、信函投訴處理
�。ㄒ唬┩对V管理人負責客戶(hù)信函投訴。應認真將信函投訴內容記錄在意見(jiàn)登記薄中。
�。ǘ⿲儆诒揪W(wǎng)點(diǎn)處理權限的，投訴管理人應及時(shí)調查了解投訴情況，解決投訴問(wèn)題后，將處理情況回復客戶(hù)。投訴處理完畢，投訴管理人要在意見(jiàn)登記薄上記錄處理和回復情況，并由網(wǎng)點(diǎn)負責人簽字確認。
�。ㄈ┏霰揪W(wǎng)點(diǎn)處理權限的，經(jīng)網(wǎng)點(diǎn)負責人確認后，投訴管理人應及時(shí)將投訴信函報總行規范服務(wù)管理部門(mén)處理。投訴信函應復印，留存備查。
�。ㄋ模┘皶r(shí)配合了解總行投訴處理情況，并在登記薄予以記錄。
第十一條、電話(huà)投訴處理
�。ㄒ唬I(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)接到客戶(hù)電話(huà)投訴。
1、首位受理客戶(hù)投訴的員工要認真傾聽(tīng)、記錄客戶(hù)的投訴內容，并向客戶(hù)復述主要問(wèn)題，避免出現理解歧義。對能答復的問(wèn)題，應立即向客戶(hù)解釋說(shuō)明。無(wú)法答復的，應立即轉交投訴管理人。
2、投訴管理人接到轉交的客戶(hù)投訴后，應積極提出解決辦法、做好與客戶(hù)溝通工作，盡量當場(chǎng)給予答復。
3、當場(chǎng)不能答復的，投訴管理人要在意見(jiàn)登記薄上記錄客戶(hù)信息和投訴內容，并和客戶(hù)約定回復時(shí)限。調查處理后將處理情況回復客戶(hù)，并在意見(jiàn)登記薄上記錄處理和回復情況，由網(wǎng)點(diǎn)負責人簽字確認。
4、超出本網(wǎng)點(diǎn)處理權限的，經(jīng)網(wǎng)點(diǎn)負責人確認后，負責客戶(hù)投訴管理的專(zhuān)人應及時(shí)將客戶(hù)投訴報總行規范服務(wù)管理部門(mén)處理。
5、及時(shí)配合了解總行投訴處理情況，并在登記薄予以記錄。
�。ǘ┛蛻�(hù)在營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)現場(chǎng)撥打客戶(hù)服務(wù)電話(huà)，并將電話(huà)轉交營(yíng)業(yè)人員接聽(tīng)時(shí)。
1、受理人員在確認對方為客服后，應認真如實(shí)解答相關(guān)問(wèn)題。
2、受理人員應積極與客服共同妥善處理投訴，不得拒絕接聽(tīng)或強行掛斷電話(huà)，嚴禁在客戶(hù)面前與客服人員發(fā)生爭執。
客戶(hù)投訴管理制度 14
客戶(hù)投訴處理管理制度
為加強對客戶(hù)投訴處理工作的質(zhì)量管理，牢固樹(shù)立“以顧客為中心”的服務(wù)意識，提高服務(wù)水平和工作質(zhì)量，密切同客戶(hù)的關(guān)系，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，進(jìn)一步搞好銷(xiāo)售和網(wǎng)建各項工作，特制訂本管理制度。
一、客戶(hù)投訴的定義
客戶(hù)投訴：本組織為客戶(hù)帶給卷煙商品和服務(wù)的過(guò)程中，因商品或服務(wù)無(wú)法滿(mǎn)足客戶(hù)需求，導致客戶(hù)質(zhì)詢(xún)或投訴的溝通行為。
二、客戶(hù)投訴處理管理原則
實(shí)行“分級負責、屬地管理、三線(xiàn)互控”的原則。
分公司營(yíng)銷(xiāo)中心訂單部、各縣級公司負責本部門(mén)客戶(hù)投訴處理及跟蹤、驗證，包括采取必要的糾正措施防止類(lèi)似的事件再次發(fā)生。
分公司營(yíng)銷(xiāo)中心訂單部負責將本部接收的或其它部門(mén)轉來(lái)的`客戶(hù)投訴分類(lèi)傳送到職責部門(mén)，并督促處理，跟蹤驗證。
三、投訴的受理(一)投訴電話(huà)的設立
1、分公司卷煙營(yíng)銷(xiāo)中心設立免費投訴監督電話(huà)：xxxx，并向外公布。
2、縣級公司區域營(yíng)銷(xiāo)部等部門(mén)要設立投訴電話(huà)，并向卷煙零售客戶(hù)公布。
(二)投訴的受理
1、各單位接訴部門(mén)接到客戶(hù)投訴時(shí)應認真傾聽(tīng)記錄客戶(hù)投訴，按要求在[客戶(hù)投訴記錄表]詳細記錄客戶(hù)投訴。
2、各單位接收超出本單位范圍投訴的，應及時(shí)登記，傳真到分公司客戶(hù)服務(wù)部。
3、分公司營(yíng)銷(xiāo)中心接收的及由其它部門(mén)反饋的客戶(hù)投訴，填寫(xiě)[客戶(hù)投訴登記表]和處理意見(jiàn)，及時(shí)傳送到相關(guān)部門(mén)。
四、投訴處理
客戶(hù)投訴分咨詢(xún)、推薦、投訴三種類(lèi)型。(一)客戶(hù)咨詢(xún)類(lèi)：
接訴單位能直接解答的，當即解答，不能解答的錄入[客戶(hù)投訴登記表]，立即同相關(guān)部門(mén)聯(lián)系了解狀況，在24小時(shí)答復客戶(hù)，在[客戶(hù)投訴登記表]記錄答復結果。
(二)客戶(hù)推薦類(lèi)：
由接收部門(mén)錄入[客戶(hù)投訴登記表]向有關(guān)領(lǐng)導匯報、請示。需要回復的，要給客戶(hù)承諾必須回復期限，待領(lǐng)導做出批示后向客戶(hù)答復推薦被采用狀況。
(三)客戶(hù)投訴類(lèi)：
職責部門(mén)接到投訴后，要根據資料分類(lèi)處理，部門(mén)要指定專(zhuān)人進(jìn)行調查。投訴工作或服務(wù)的，根據事實(shí)和公司有關(guān)規定判定屬于違規或工作失職的，應將具體狀況向本部門(mén)領(lǐng)導匯報，按組織程序處理；屬于一般工作失誤、服務(wù)欠缺的，按所在單位有關(guān)規章制度和考核規定對當事人進(jìn)行處理，并使其立即糾正，同時(shí)，根據實(shí)際，提
出整改方案；屬于客戶(hù)自身問(wèn)題或誤解引起投訴的，應做好對客戶(hù)的解釋工作，消除誤會(huì )。
投訴卷煙商品問(wèn)題的，受理人要及時(shí)反饋到縣級營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)，由縣級營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)協(xié)調處理。
(四)投訴處理的期限要求
客戶(hù)投訴處理期限不能超過(guò)三個(gè)工作日，特殊狀況不能超過(guò)7個(gè)工作日。
(五)處理結果的反饋和歸檔
1、接訴部門(mén)在投訴處理完畢后，將處理結果反饋給投訴人，征求投訴人對處理結果的意見(jiàn)和推薦。
2、分公司營(yíng)銷(xiāo)中心對各單位的投訴處理結果進(jìn)行抽查驗證。
3、接訴單位要做好投訴登記和處理歸檔工作，資料保存一年，重要的資料延期保存。
五、投訴分析和改善
接訴部門(mén)對客戶(hù)投訴狀況進(jìn)行分類(lèi)統計，分析客戶(hù)投訴與期望值，綜合評價(jià)，提出整改推薦，改善工作和服務(wù)策略，提高服務(wù)水平。
六、客戶(hù)投訴處理管理要求
各單位務(wù)必做到投訴件件有落實(shí)，事事有回復。認真填寫(xiě)，妥善保存[客戶(hù)投訴登記表]。
各單位要對投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結與評析，找出問(wèn)題根源，吸取經(jīng)驗教訓，提出改善對策，防止同類(lèi)問(wèn)題的再度出現。
客戶(hù)投訴的處理，務(wù)必實(shí)事求是，分公司營(yíng)銷(xiāo)中心負責檢查各單位客戶(hù)投訴管理工作，對不按要求執行或經(jīng)驗證處理結果不符的，要提出批評，責令職責單位限期整改。
客戶(hù)投訴管理制度 15
第一條為保證客戶(hù)（終端消費者、代理商、加盟商）對本公司商品銷(xiāo)售所發(fā)生的客戶(hù)投訴案件有統一規范的處理手續和方法，防范類(lèi)似情況再次發(fā)生，特制定本辦法。
第二條本辦法所指客戶(hù)投訴案件系指出現第三條所列事項，客戶(hù)提出減價(jià)、退貨、換貨、損害賠償、批評建議等。
第四條本公司各類(lèi)人員對投訴案件的處理，應以謙恭禮貌、迅速周到為原則。各被投訴部門(mén)應盡力防范類(lèi)似情況的再度發(fā)生。
第七條各門(mén)店接到投訴后，應確認其投訴理由是否成立，呈報上級主管裁定是否受理。如屬客戶(hù)原因，應迅速答復客戶(hù)，婉轉講明理由，請客戶(hù)諒解。
第九條行政人事部在接到上述第一種情況的`投訴記錄卡時(shí)，要確定具體受理部門(mén)，指示受理部門(mén)調查。
第十一條受理部門(mén)將調查情況匯總，填制“投訴調查報告”，隨同原投訴書(shū)一同交主管審核后，交行政人事部。
第十二條行政人事部收到調查報告后，經(jīng)整理審核附具體意見(jiàn)后，呈報總經(jīng)理批閱，回復受理部門(mén)。
第十三條受理部門(mén)根據行政人事部意見(jiàn)，形成具體處理意見(jiàn)，報請上級主管審核。
第十四條受理部門(mén)根據主管審核意見(jiàn)，返回營(yíng)運部客服，由客服以書(shū)面或者口頭形式答復客戶(hù)。
第十五條客戶(hù)投訴記錄卡中應寫(xiě)明投訴客戶(hù)名稱(chēng)、客戶(hù)要求、受理時(shí)間和編號、受理部門(mén)處理意見(jiàn)。
第十七條調查報告內容包括發(fā)生原因、具體經(jīng)過(guò)、具體責任者、結論、對策和防范措施。
第十八條投訴處理中的折價(jià)、賠償處理依照有關(guān)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)處理規定處理。
第二十五條本辦法所涉及到的投訴，以營(yíng)運部客服為主，行政人事部負責案件的檢查、監督、落實(shí)與協(xié)調。
第二十六條投訴處理期限：至接到投訴7天結案。
第二十七條行政人事部應于每月初10日內填報投訴統計表，呈報總經(jīng)理審核。
第二十八條本辦法從20xx年7月1日開(kāi)始執行。本辦法最終解釋權屬公司行政人事部。
客戶(hù)投訴管理制度 16
為了迅速處理客護投訴案件，避免擴大影響，維護公司信譽(yù)，促進(jìn)質(zhì)量改善與售后服務(wù)，制定本制度。
第一條 適用范圍
本制度適用于本公司在銷(xiāo)售服務(wù)和售后服務(wù)中的下列投訴：
1、與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的投訴。
2、與新車(chē)銷(xiāo)售購銷(xiāo)合同有關(guān)的投訴。
3、與維修質(zhì)量有關(guān)的投訴。
4、與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的投訴。
5、客戶(hù)提出的各類(lèi)提案，建議，批評與意見(jiàn)。
第二條 客戶(hù)投訴管理原則
1、預防原則。為防患于未然，本制度要求如下：
�。�1）提高全體員工的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。
�。�2）加強企業(yè)內外部的信息交流。
�。�3）保持全心全意為公司和客戶(hù)著(zhù)想的工作態(tài)度。
2、及時(shí)原則。各部門(mén)通力合作，迅速做出反應，力爭在最短的時(shí)間內全面解決問(wèn)題，給投訴者一個(gè)及時(shí)的圓滿(mǎn)答復。
3、責任原則。本制度規定責任原則含義如下：
�。�1）確定投訴處理責任。
�。�2）確定造成客戶(hù)投訴的責任部門(mén)和責任人。
�。�3）確定客戶(hù)投訴得不到及時(shí)圓滿(mǎn)解決的責任。
4、記錄原則
對每一起客戶(hù)投訴做詳細記錄，為企業(yè)吸取教訓，總結投訴處理經(jīng)驗，加強投訴管理提供寶貴的原始資料。
第三條 投訴處理職責劃分
客戶(hù)關(guān)系顧問(wèn)/客戶(hù)關(guān)系專(zhuān)員
詳細記錄客戶(hù)投訴并協(xié)助處理
客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理
判定投訴性質(zhì)和類(lèi)別及受理責任人
協(xié)助受理責任人調查原因和處理投訴
跟進(jìn)投訴處理的進(jìn)程
配合業(yè)務(wù)部門(mén)制定預防糾正措施
監督預防糾正措施的落實(shí)
銷(xiāo)售經(jīng)理/服務(wù)經(jīng)理
本部門(mén)的主要投訴受理人
調查原因和直接責任者
提出具體解決辦法
預防糾正措施的制定和落實(shí)
總經(jīng)理
投訴解決方案的批準
批準預防糾正措施并指派人員進(jìn)行監督
檢查預防糾正措施的落實(shí)
第四條 客戶(hù)投訴管理流程
對一般意義的客戶(hù)投訴，本制度規定投訴處理的主要步驟如下：
1、客戶(hù)關(guān)系顧問(wèn)或客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理詳細記錄客戶(hù)投訴內容，包括投訴時(shí)間、投訴內容、投訴人、投訴人車(chē)牌號等信息，認真傾聽(tīng)，保持冷靜；同情理解并安慰客戶(hù)。
2、客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理調查原因后判定投訴性質(zhì)。首先確定客戶(hù)投訴的類(lèi)別；判定客戶(hù)投訴理由是否充分，投訴要求是否合理，然后填寫(xiě)客戶(hù)投訴處理表確定投訴處理責任。按照客戶(hù)投訴內容分類(lèi)，確定具體的受理部門(mén)。
3、投訴受理責任人調查原因。查明出現客戶(hù)投訴的`具體原因和具體責任者，在一個(gè)工作日內提出解決辦法。
4、投訴解決辦法經(jīng)總經(jīng)理同意后，客戶(hù)關(guān)系專(zhuān)員或客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理迅速通知客戶(hù)，并盡快反饋客戶(hù)反應。
5、關(guān)心詢(xún)問(wèn)客戶(hù)對處理結果的滿(mǎn)意程度
7、對投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結與綜合評價(jià)，提出改善對策并落實(shí)。
對重大客戶(hù)投訴， 本制度規定投訴處理的主要步驟如下：
1、客戶(hù)關(guān)系顧問(wèn)或客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理詳細記錄客戶(hù)投訴內容。
2、客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理將投訴內容迅速傳遞給責任部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理，并立即召緊急會(huì )議，商磋解決辦法。
3、擬訂解決辦法后由業(yè)務(wù)部門(mén)經(jīng)理和客戶(hù)關(guān)系經(jīng)理出面與客戶(hù)協(xié)商解決。
4、關(guān)心詢(xún)問(wèn)客戶(hù)對處理結果的滿(mǎn)意程度。
5、對投訴處理過(guò)程進(jìn)行總結與綜合評價(jià)，提出改善對策并落實(shí)。
第五條 投訴受理人員對投訴案件的處理，應以謙恭，禮貌，迅速，周到為原則。
第六條 處罰制度
1、依照投訴所造成的損失大小對具體責任者和部門(mén)主管進(jìn)行責任處罰。
2、對不及時(shí)處理投訴造成延誤的投訴受理人進(jìn)行責任處罰。
客戶(hù)投訴管理制度 17
一、為規范酒店客戶(hù)投訴處理程序，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，特制定本規定。
二、本規定中“客戶(hù)投訴”是指客戶(hù)因未能享受到其預期的出品、服務(wù)等而以口頭或書(shū)面等形式提出，期望酒店給予回復或補償的一種要求。
三、酒店各級員工均有職責受理及根據自身的職責、權限即時(shí)處理客戶(hù)投訴或將客戶(hù)投訴反饋給上一級管理層人員或被投訴部門(mén)。
四、各部門(mén)為客戶(hù)投訴處理的直接職責部門(mén)，部門(mén)負責人為客戶(hù)投訴處理的直接職責人。營(yíng)銷(xiāo)部負責定期對客戶(hù)投訴進(jìn)行匯總分析，并帶給相關(guān)推薦。
五、根據客戶(hù)提出投訴時(shí)間的不同，“客戶(hù)投訴”可分為在酒店消費過(guò)程中所提出的投訴（以下簡(jiǎn)稱(chēng)消費中投訴）及在酒店消費離開(kāi)后所提出的投訴（以下簡(jiǎn)稱(chēng)消費后投訴）。
六、客戶(hù)投訴的處理
一）投訴處理程序
1、消費中投訴
1）投訴本部門(mén)
�。�1）酒店員工接到投訴后，應先了解相關(guān)狀況（包括投訴事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、主要當事人姓名及客戶(hù)聯(lián)系方式等，下同），然后根據實(shí)際狀況即時(shí)處理；
�。�2）如處理后客戶(hù)仍不滿(mǎn)意或其提出的要求超出受理人員權限范圍時(shí)，受理人員應逐級向上級請示處理，直至部門(mén)負責人；
�。�3）如部門(mén)負責人處理后客戶(hù)仍不滿(mǎn)意或其提出的要求超出部門(mén)負責人權限范圍時(shí)，由部門(mén)負責人向分管副總請示處理；如處理后客戶(hù)仍不滿(mǎn)意的，由部門(mén)負責人或分管副總請示總經(jīng)理后予以處理。
2）投訴其他部門(mén)
�。�1）酒店員工接到投訴后，應先了解相關(guān)狀況，然后即時(shí)向本部門(mén)負責人匯報。
�。�2）受理部門(mén)負責人負責與被投訴部門(mén)負責人共同協(xié)商處理方案后，按相關(guān)方案予以處理。
�。�3）客戶(hù)對處理方案不滿(mǎn)意的，由被投訴部門(mén)負責人請示分管副總處理；如處理后客戶(hù)仍不滿(mǎn)意的，由被投訴部門(mén)負責人或其分管副總請示總經(jīng)理后予以處理。
2、消費后的投訴
1）投訴本部門(mén)
�。�1）酒店員工接到投訴后，應先了解或記錄相關(guān)狀況，然后即時(shí)向部門(mén)負責人匯報。由部門(mén)負責人組織人員調查后予以處理。
�。�2）如處理后客戶(hù)不滿(mǎn)意或其提出的要求超出部門(mén)負責人權限范圍時(shí)，由部門(mén)負責人向分管副總請示處理；如處理后客戶(hù)仍不滿(mǎn)意的，由部門(mén)負責人或分管副總請示總經(jīng)理后予以處理。
2）投訴其他部門(mén)
參照本條第一）款第1項第2）點(diǎn)程序執行。
二）投訴處理的時(shí)限要求
1、消費中投訴，從受理投訴到最終處理，原則上不得超過(guò)客人要求給予處理的時(shí)間。
2、消費后投訴，從受理投訴到最終處理，原則上不得超過(guò)三個(gè)工作日。
七、客戶(hù)投訴的。匯總與分析
1、每周周末，各部門(mén)負責根據本周已受理的客戶(hù)投訴編制《客戶(hù)投訴記錄表》（見(jiàn)附件一），并由部門(mén)營(yíng)銷(xiāo)專(zhuān)員或部門(mén)指定人員于下周一將本周的'《客戶(hù)投訴記錄表》交營(yíng)銷(xiāo)部存檔。
2、每月中旬，營(yíng)銷(xiāo)部負責根據各部門(mén)上月交來(lái)的《客戶(hù)投訴記錄表》，對客戶(hù)投訴處理狀況進(jìn)行匯總分析，編制《顧客投訴統計分析報告表》（見(jiàn)附件二），作為營(yíng)銷(xiāo)月報附件上報總經(jīng)室審閱。
八、如客戶(hù)所投訴事項屬公司（部門(mén)）規范化文件無(wú)明確規定或部門(mén)未開(kāi)展過(guò)相關(guān)培訓的，投訴處理人還須于投訴處理完畢后填寫(xiě)《顧客投訴處理報告表》（見(jiàn)附件三），于表中寫(xiě)明客戶(hù)投訴的原因、部門(mén)調查處理結果及今后為避免同類(lèi)投訴的發(fā)生而推薦編寫(xiě)規范化文件或開(kāi)展培訓的名稱(chēng)，經(jīng)部門(mén)負責人簽認后送營(yíng)銷(xiāo)部加簽意見(jiàn)，然后報總經(jīng)室審批。審批后，由相關(guān)部門(mén)按批示意見(jiàn)執行。
九、各部門(mén)內部處理客戶(hù)投訴的操作程序及各級員工處理客戶(hù)投訴的職責、權限，由各部門(mén)自行擬訂相關(guān)作業(yè)指導書(shū)后執行。
十、本規定經(jīng)總經(jīng)理批準后生效，自公布之日起執行。
十一、本規定的解釋權、修訂權屬總經(jīng)室。
客戶(hù)投訴管理制度 18
1. 總則
1.1 “及時(shí)快速響應”是客戶(hù)投訴處理的基本要求；
1.2 “盡量避免與客戶(hù)打官司”是投訴處理必須堅持的原則；
1.3 成立由總經(jīng)理任組長(cháng)的危機事件處理小組，負責重大客戶(hù)投訴的預警管理及處理；
2.客戶(hù)投訴處理流程
2.1客戶(hù)投訴：客戶(hù)來(lái)電、到店投訴，銷(xiāo)售顧問(wèn)、客戶(hù)關(guān)系專(zhuān)員、客戶(hù)關(guān)系部回訪(fǎng)。
2.2客戶(hù)投訴一般由客戶(hù)關(guān)系部接待，銷(xiāo)售部/售后部原接待員參與；但對原接待個(gè)人的.投訴，原接待員工不得參與。
2.3 接待人員應耐心傾聽(tīng)客戶(hù)的訴求，穩定情緒，了解來(lái)龍去脈，并做好記錄（投訴人姓名、電話(huà)、車(chē)型、車(chē)牌、投訴內容），并立即在OMS中查詢(xún)客戶(hù)信息是否屬實(shí)。
2.4 集團呼叫中心接到客戶(hù)投訴后，準確記錄客戶(hù)的投訴信息（投訴人姓名、電話(huà)、車(chē)型、車(chē)牌、投訴內容），通過(guò)OMS傳遞給4S店，并短信通知客戶(hù)關(guān)系部經(jīng)理，4S店按《客戶(hù)投訴流程》予以處理，在處理完畢后的24小時(shí)內將處理結果反饋至集團客服部，由客服部進(jìn)行回訪(fǎng)和投訴處理滿(mǎn)意度調查。
2.5 重大客戶(hù)投訴包括：重復投訴、向廠(chǎng)方投訴、堵門(mén)、鬧事、退換車(chē)、媒體負面報道、4S店認為影響面大或性質(zhì)惡劣的其他投訴；重大投訴在處理的同時(shí)，應該在24小時(shí)內向品牌事業(yè)部/管理部、法務(wù)部預警報備，品牌事業(yè)部/管理部及時(shí)向運營(yíng)副總裁、CEO報備，并提供相應協(xié)助。
2.6 當4S店發(fā)生重大客戶(hù)投訴時(shí)，由投訴受理人第一時(shí)間通知部門(mén)負責人、總經(jīng)理，由總經(jīng)理召集4S店危機處理小組開(kāi)會(huì )商討應對辦法。
2.7 重大投訴按廠(chǎng)家相關(guān)技術(shù)規范和業(yè)務(wù)規范要求進(jìn)行預警。未按廠(chǎng)家要求進(jìn)行預警造成公司損失，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和4S店相關(guān)管理人員承擔責任。
2.8客戶(hù)投訴及其處理，必須錄入OMS形成周報、月報。
2.9客戶(hù)投訴涉及賠償、補償等按權限核決表審批。
客戶(hù)投訴管理制度 19
1.0目的：明確客戶(hù)意見(jiàn)及投訴分類(lèi)，規范客戶(hù)意見(jiàn)及投訴處理責任部門(mén)及運作方式，提高公司市場(chǎng)反饋?lái)憫俣扰c解決問(wèn)題效率，促進(jìn)公司產(chǎn)品質(zhì)量、銷(xiāo)售運作、物流運作和客戶(hù)服務(wù)水平的不斷提高，從而持續提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。
2.0范圍：適用于所有涉及喜臨門(mén)北方家具有限公司產(chǎn)品、市場(chǎng)銷(xiāo)售、物流和客戶(hù)服務(wù)的意見(jiàn)和投訴。
3.0職責:
3.1客戶(hù)服務(wù)部主任負責公司各類(lèi)市場(chǎng)銷(xiāo)售文件通知對客戶(hù)的發(fā)放，并承接各類(lèi)客戶(hù)投訴；
3.2相關(guān)歸口部門(mén)負責客戶(hù)意見(jiàn)及投訴問(wèn)題的調查與解決；
3.3綜合管理部監督本文件的執行。
4.0內容
4.1客戶(hù)投訴分類(lèi)
4.2客戶(hù)投訴處理
4.2.1客戶(hù)投訴處理流程詳見(jiàn)附件一。
4.2.2投訴的承接
4.2.2.1投訴承接窗口與責任人：
客戶(hù)服務(wù)部為公司承接客戶(hù)投訴的唯一窗口，客戶(hù)主任為承接客戶(hù)投訴的主要責任人，客戶(hù)主任不在崗期間，必須委托本部門(mén)其他員工予以代理。
4.2.2.2投訴承接方式
1）公司接收客戶(hù)或業(yè)務(wù)人員電話(huà)或書(shū)面形式投訴，公司投訴電話(huà)為010-59000916；
2）客服主任接到投訴電話(huà)時(shí)，應認真在《客戶(hù)投訴登記及跟蹤處理記錄表單》“投訴承接”欄內進(jìn)行記錄；對于書(shū)面投訴，也應在收到投訴后第一時(shí)間內電話(huà)咨詢(xún)投訴人詳細情況并作記錄。
3）“投訴承接”欄的填寫(xiě)要求：
�、佟皢翁枴钡木幋a規則為AABBCCDDD，AA代表年度，BB代表月份，CC代表日期，DDD是代表年度內投訴次數，如“100912099”表示20xx年度9月12日承接的投訴，為20xx年度第99起投訴；
�、谕对V承接表頭的基本信息應記錄清晰明確完整；
�、弁对V事件描述應將事件的時(shí)間、地點(diǎn)及具體內容表述條理清晰客觀(guān)，特別是對于嚴重投訴類(lèi)事件。
4）客服主任在清楚理解投訴人所表述的內容后，對事件內容進(jìn)行判斷并將投訴進(jìn)行分類(lèi)標識；
5）對于能立即答復的投訴特別是客戶(hù)抱怨類(lèi)投訴，客服主任應立即給投訴人解答以解決問(wèn)題；對不能立即解決的問(wèn)題，客服主任應根據責任歸屬填寫(xiě)轉交處理部門(mén)及崗位并簽字確認，經(jīng)總經(jīng)理審批后轉交對應崗位調查處理；
6）投訴轉交時(shí)，客服主任與接收人應憑《客戶(hù)投訴轉交處理聯(lián)系單》進(jìn)行交接，雙方簽字確認后聯(lián)系單由客服主任存檔備查。
4.2.3投訴的調查處理
4.2.3.1抱怨類(lèi)投訴處理
1）對于抱怨類(lèi)投訴，客服主任在承接后應立即給以解答與釋疑，及時(shí)消除客戶(hù)的誤解、牢騷和怨言；
2）對于因客戶(hù)對市場(chǎng)有關(guān)政策的不知曉、不理解或誤解而引起的抱怨，客服主任在妥善答復客戶(hù)后，亦應轉交銷(xiāo)售副總經(jīng)理，追查相關(guān)業(yè)務(wù)人員責任。
3）為確�？蛻�(hù)熟知公司市場(chǎng)有關(guān)政策，降低抱怨類(lèi)投訴率，公司對客戶(hù)發(fā)放各類(lèi)文件、通知規范如下：
�、傧嚓P(guān)部門(mén)擬定文件/通知，經(jīng)系統負責人審核，總經(jīng)理審批后，交由客服主任書(shū)面傳真到各客戶(hù)，客服主任為公司唯一向客戶(hù)正式發(fā)文崗位，其他任何部門(mén)不得向客戶(hù)發(fā)放各類(lèi)文件/通知；
�、诳头魅螒_保相關(guān)文件/通知及時(shí)發(fā)送到所有相關(guān)客戶(hù)手中，并將各類(lèi)文件/通知分類(lèi)存檔，以備查閱；相關(guān)文件/通知應同時(shí)知會(huì )各業(yè)務(wù)人員（可以是電子版本）；
�、垆N(xiāo)售經(jīng)理負責及時(shí)將相關(guān)文件/通知內容知會(huì )對應客戶(hù)，確�？蛻�(hù)熟知與理解；
�、芤蚩蛻�(hù)對市場(chǎng)有關(guān)政策的不知曉、不理解或誤解而引起的抱怨類(lèi)投訴，每發(fā)生一次，對于責任銷(xiāo)售經(jīng)理處以50元經(jīng)濟處罰；
�、菸唇�(jīng)有效審批，或私自向客戶(hù)發(fā)文或傳達非正式市場(chǎng)政策信息者，每人次處以50元經(jīng)濟處罰；由此而造成客戶(hù)誤解而引發(fā)投訴，當事人處以100元經(jīng)濟處罰；
�、薮祟�(lèi)處罰由副總經(jīng)理（銷(xiāo)售）調查，并提出處罰，在《客戶(hù)投訴登記及跟蹤處理記錄表單》“投訴調查處理意見(jiàn)”相關(guān)欄內填寫(xiě)意見(jiàn)，經(jīng)總經(jīng)理審批后執行；
�、咚袑ν獍l(fā)文客服主任需提交綜合管理部存檔備案。
4.2.3.2建議類(lèi)投訴處理
1）對客戶(hù)所提出的意見(jiàn)和建議，客服主任應詳細了解背景與具體內容，并詳細記錄；
2）有價(jià)值的客戶(hù)建議應提交副總經(jīng)理（銷(xiāo)售）進(jìn)行研究處理；無(wú)價(jià)值的建議客服主任應在承接投訴同時(shí)向客戶(hù)進(jìn)行分析并有藝術(shù)性的回絕；
3）副總經(jīng)理應及時(shí)對客戶(hù)建議進(jìn)行調查研究，并在“投訴調查處理意見(jiàn)”相關(guān)欄內填寫(xiě)意見(jiàn)，經(jīng)總經(jīng)理審批后執行。
4.2.3.3產(chǎn)品質(zhì)量類(lèi)投訴處理
1）產(chǎn)品質(zhì)量投訴處理分外部處理與內部處理兩個(gè)步驟進(jìn)行，外部處理旨在調查事件真實(shí)情況，認定工廠(chǎng)與客戶(hù)責任以及處理方式，并與客戶(hù)達成共識；內部處理旨在根據外部處理相關(guān)決定組織返修、發(fā)貨，并追究?jì)炔肯嚓P(guān)崗位人員責任，制定糾正預防措施。
2）外部處理
�、俟境闪a(chǎn)品質(zhì)量投訴處理委員會(huì )，負責產(chǎn)品質(zhì)量類(lèi)投訴的外部處理工作，委員會(huì )成員及對應職責如下：
�、谏a(chǎn)部經(jīng)理接收客服部轉交的產(chǎn)品質(zhì)量投訴后，應立即通知關(guān)聯(lián)銷(xiāo)售經(jīng)理到現場(chǎng)調查，獲取現場(chǎng)資料；
�、垆N(xiāo)售經(jīng)理接到生產(chǎn)部經(jīng)理通知后就立即到現場(chǎng)收集產(chǎn)品質(zhì)量投訴基本資料，資料應客觀(guān)、真實(shí)、全面，并在《客戶(hù)產(chǎn)品質(zhì)量投訴處理備忘單》清晰記錄，不得弄虛作假；屬銷(xiāo)售經(jīng)理代客戶(hù)向客服部提出的質(zhì)量投訴，在提出投訴時(shí)銷(xiāo)售經(jīng)理應將《客戶(hù)產(chǎn)品質(zhì)量投訴處理備忘單》一并提交客服部；
�、苌a(chǎn)部經(jīng)理根據獲取的基本資料，組織委員會(huì )成員召開(kāi)現場(chǎng)或電話(huà)會(huì )議，對事件進(jìn)行分析，并就“責任認定”、“返修費用預算”和“返修交貨備忘”等形成一致意見(jiàn)，責任認定比例為返修費用預算工廠(chǎng)與客戶(hù)分攤的依據；
�、蒌N(xiāo)售經(jīng)理根據會(huì )議精神，就處理意見(jiàn)與客戶(hù)進(jìn)行溝通確認后，進(jìn)行會(huì )簽；
�、奕艨蛻�(hù)對處理有異意，銷(xiāo)售經(jīng)理應盡量從客觀(guān)事實(shí)出發(fā)幫助客戶(hù)消除異意；對客戶(hù)合理要求銷(xiāo)售經(jīng)理應反饋委員會(huì )再行討論，直至達成共識；
�、摺犊蛻�(hù)產(chǎn)品質(zhì)量投訴處理備忘單》應在生產(chǎn)部經(jīng)理接收到投訴處理后第2個(gè)工作日內完成。
3）內部處理
�、俜敌尢幚恚荷a(chǎn)部經(jīng)理根據備忘單返修期限安排車(chē)間返修，并跟蹤返修進(jìn)度；
�、诎l(fā)貨處理：財務(wù)倉儲物流系統負責人跟蹤返修產(chǎn)品的`發(fā)貨整個(gè)進(jìn)度；
�、圪|(zhì)量事故委員會(huì )依據《質(zhì)量事故處理規定》對相關(guān)責任人進(jìn)行處理，處理期限不得超過(guò)接收投訴后的3個(gè)工作日。
4）生產(chǎn)部經(jīng)理負責在《客戶(hù)投訴登記及跟蹤處理記錄表單》“投訴調查處理意見(jiàn)”欄對事件處理情況進(jìn)行描述，并提交審批后將表單反饋客服主任處。
5）由總部生產(chǎn)的產(chǎn)品所發(fā)生的質(zhì)量投訴，由生產(chǎn)部經(jīng)理提交副總經(jīng)理（生產(chǎn)）與集團協(xié)商解決方案，并及時(shí)知會(huì )客服主任。
4.2.3.4外觀(guān)包裝類(lèi)投訴處理
1）物流承運商和公司客戶(hù)應嚴格按照《喜臨門(mén)北方家具有限公司發(fā)貨與收貨管理規定》執行；
2）客戶(hù)接收貨物時(shí)，對貨物進(jìn)行仔細驗收，發(fā)現外包裝破損、淋濕或其他損壞應及時(shí)向客服部提出投訴，確保信息及時(shí)反饋公司；
3）接到客服外觀(guān)類(lèi)包裝投訴后，倉儲物流主任應立即依據相關(guān)規定和承運商合同組織處理，在第2個(gè)工作日完成處理意見(jiàn)并反饋客服主任（包括《客戶(hù)投訴登記及跟蹤處理記錄表單》和《客戶(hù)產(chǎn)品質(zhì)量投訴處理備忘單》）。
4.2.3.5服務(wù)質(zhì)量類(lèi)投訴處理
1）由引發(fā)服務(wù)質(zhì)量類(lèi)投訴的責任人所在系統負責人負責對投訴的調查和處理；
2）服務(wù)質(zhì)量類(lèi)投訴依據《員工基本素養規范》、《訂單處理規定》和《喜臨門(mén)北方家具有限公司發(fā)貨與收貨管理規定》處理，制度未涉及問(wèn)題由對應系統負責人根據實(shí)際情況提出處理意見(jiàn)；
3）對應系統負責人應在接收投訴后第2個(gè)工作日完成處理意見(jiàn)并反饋客服主任。
4.3客戶(hù)投訴回復
1）客服主任在得到投訴處理人反饋后，應第一時(shí)間了解清楚具體情況，并向客戶(hù)知會(huì )投訴事件的處理意見(jiàn)，體現公司對客戶(hù)投訴的響應速度與對客戶(hù)的重視；
2）在知會(huì )客戶(hù)投訴處理意見(jiàn)的同時(shí)，客服主任應了解客戶(hù)對本次處理的滿(mǎn)意程度，獲取客戶(hù)真實(shí)想法，并作記錄。
4.4客戶(hù)投訴回訪(fǎng)
1）產(chǎn)品質(zhì)量類(lèi)投訴在返修產(chǎn)品交貨期第2天，客服主任應回訪(fǎng)客戶(hù)，了解客戶(hù)對處理結果的滿(mǎn)意程度，并作記錄；
2）其他類(lèi)問(wèn)題投訴在回復客戶(hù)處理意見(jiàn)后15天，客服主任應回訪(fǎng)客戶(hù)，了解客戶(hù)對處理結果的滿(mǎn)意程度，并作記錄。
客戶(hù)投訴管理制度 20
第一條 目的
為求迅速處理客戶(hù)投訴(客訴)案件，維護公司的信譽(yù)，促進(jìn)質(zhì)量改善與售后服務(wù)，制定本辦法。
第二條 范圍
包括客訴表單編號原則，客訴的處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限，核決權限及處理逾期反應等項目。
第三條 適用時(shí)機
凡本公司產(chǎn)品遇客戶(hù)反應質(zhì)量異常的申訴(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“客訴”)時(shí)，依本施行辦法的規定辦理。(如未造成損失時(shí)業(yè)務(wù)部或有關(guān)單位前往處理時(shí)，應填報“異常處理單”反應有關(guān)單位改善)。
第四條 進(jìn)行客訴處理時(shí)，必須依據客訴處理程序來(lái)進(jìn)行。
第五條 客訴分類(lèi)
客訴處理作業(yè)依客訴異常原因的不同區分為：
(一)非質(zhì)量異�？驮V發(fā)生原因(指人為因素造成)。
(二)質(zhì)量異
�？驮V發(fā)生原因。
第六條 處理部門(mén)
第七條 處理職責
各部門(mén)客訴案件的處理職責
(一)業(yè)務(wù)部門(mén)
1．詳細檢查客訴產(chǎn)品的訂單編號、料號、數量、交運日期。
2.了解客訴要求及確認客訴理由。
3．協(xié)助客戶(hù)解決疑難或提供必要的參考資料。
4．迅速傳達處理結果。
(二)質(zhì)量管理部
1．進(jìn)行客訴案件的調查、上報以及責任人員的擬定。
2．發(fā)生原因及處理、改善對策的檢查、執行、督促。
3．客訴質(zhì)量的檢驗確認。
(三)總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組
1．客訴案件的登記，處理時(shí)效管理及逾期反應。
2．客訴內容的審核、調查、上報。
3.處理方式的擬定及責任歸屬的判定。
4．改善客訴方案的提出、執行成果的督促及效果確認。
5．協(xié)助有關(guān)部門(mén)進(jìn)行客訴的調查及妥善處理。
6．客訴處理中提出客訴反應的意見(jiàn)，并上報有關(guān)部門(mén)進(jìn)行追蹤改善。
(四)制造部門(mén)
1．針對客訴內容進(jìn)行詳細調查，并擬定處理對策及執行檢查。
2. 提報生產(chǎn)單位、機班別、生產(chǎn)人員，及生產(chǎn)日期。
第八條 客訴處理表編號原則
(一)客訴處理的編號原則
年度(××)月份(××)流水編號(××)
(二)編號周期以年度月份為原則。
第九條 客戶(hù)反應調查及處理
(一)業(yè)務(wù)部人員于接到客戶(hù)反應產(chǎn)品異常時(shí)，應即查明該異常(編號、料號、交運日期、數量、不良數量)、客戶(hù)要求，并即填具“客戶(hù)抱怨處理表”(附表2)連同異常樣品簽注意見(jiàn)后送總經(jīng)理室辦理。若客戶(hù)要求退(換)貨數量因客戶(hù)尚在加工中而無(wú)法確定時(shí)應于“客戶(hù)要求”欄注明:“客戶(hù)加工中未確定”
(二)為及時(shí)了解客戶(hù)反應異常內容及處理情況，由質(zhì)量管理部或有關(guān)人員于調查處理后三天內提出報告,上報總經(jīng)理批示。
(三)總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組接到業(yè)務(wù)部門(mén)的“客戶(hù)抱怨處理表”后即編列客訴編號并登記于“客戶(hù)抱怨案件登記追蹤表”后,送質(zhì)量管理部追查分析原因及判定責任歸屬部門(mén)后，送生產(chǎn)單位分析異常原因并擬定處理對策，并送經(jīng)理室批示意見(jiàn)，另依異常狀況送研發(fā)部提示意見(jiàn)，再送回總經(jīng)理室查核后送回業(yè)務(wù)部門(mén)擬定處理意見(jiàn)，再根據總經(jīng)理室的綜合意見(jiàn)后，依核決權限再送回業(yè)務(wù)部依批示處理。
(四)業(yè)務(wù)人員收到總經(jīng)理室送回的“客戶(hù)抱怨處理表”時(shí)，應立即向客戶(hù)說(shuō)明、交涉，并將處理結果填入表中，經(jīng)主管核閱后送回總經(jīng)理室。
(五)總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組接到業(yè)務(wù)部填具交涉結果的“客戶(hù)抱怨處理表”后，應于一日內就業(yè)務(wù)與工廠(chǎng)的意見(jiàn)加以分析作成綜合意見(jiàn)，依據核決權限分送業(yè)務(wù)部經(jīng)理、副總經(jīng)理或總經(jīng)理核決。
(六)判定發(fā)生單位，若屬我方質(zhì)量問(wèn)題應另擬定處理方式，改善方法是否需列入追蹤(人為疏忽免列案追蹤)作明確的判定，并依“客訴損失金額核算基準”(附件1)及“客訴罰扣判定基準”擬定責任部門(mén)損失金額，個(gè)人懲處種類(lèi)呈主管批示后，依罰扣標準辦理，若涉及行政處分則依“客訴行政處理原則”辦理。
(七)經(jīng)核簽結案的“客戶(hù)抱怨處理表”第一聯(lián)質(zhì)量管理部存，第二聯(lián)制造部門(mén)存，第三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門(mén)依批示辦理，第四聯(lián)送會(huì )計科存，第五經(jīng)理室存。
(八)“客戶(hù)抱怨處理表”會(huì )決后的結論，若客戶(hù)未能接受時(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)應再填一份新的“客戶(hù)抱怨處理表”附原抱怨表一并呈報處理。
(九)總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組每月十日前匯總上月份結案的案件于“客訴案件統計表”會(huì )同制造部、質(zhì)量管理部、研發(fā)部及有關(guān)部門(mén)主管判定責任歸屬確認及比率并檢查各客訴項目進(jìn)行檢查改善對策及處理結果。
(十)業(yè)務(wù)部門(mén)不得超越核決權限與客戶(hù)做任何處理的答復協(xié)議或承認。對“客戶(hù)抱怨處理表”的批示事項據以書(shū)信或電話(huà)轉答客戶(hù)(不得將“客戶(hù)抱怨處理表”影印送客戶(hù))。
(十一)各部門(mén)對客訴處理決議有異議時(shí)得以“簽呈”專(zhuān)案呈報處理。
(十二)客訴內容若涉及其他公司，原物料供應商等的責任時(shí)由總經(jīng)理室會(huì )同有關(guān)單位
共同處理。
(十三)客訴不成立時(shí)，業(yè)務(wù)員在接到“客戶(hù)抱怨處理表”時(shí)，在規定收款期收回應收帳款，如客戶(hù)有異議時(shí)，再呈報上級進(jìn)行處理。
第十條 客訴案件處理期限
(一)“客戶(hù)抱怨處理表”處理期限自總經(jīng)理室受理起國內十五天國外二十天內結案。
(二)各單位客訴處理作業(yè)流程及處理期限
第十一條 客訴金額核決權限
第十二條 客訴責任人員處分及獎金處罰
(一)客訴責任人員處分
總經(jīng)理室生產(chǎn)管理組每月十日前應審視上月份結案的客訴案件，凡經(jīng)批示為行政處分，經(jīng)整理后送人事單位并在“人事公布單”上公布。
(二)客訴績(jì)效獎金處罰
制造部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及服務(wù)部的'的責任歸屬單位或個(gè)人由總經(jīng)理室依客訴案件發(fā)生的項目原因決定責任歸屬單位，并開(kāi)立“獎罰通知單”呈總經(jīng)理批準后復印三份,一份自存，一份會(huì )計單位查核，一份送處罰部門(mén)處罰獎金。
第十三條 成品退貨帳務(wù)處理
(一)業(yè)務(wù)部門(mén)于接到已結案的“客戶(hù)抱怨處理表”第三聯(lián)后依核決的處理方式處理：
1．折讓、賠款2業(yè)務(wù)人員應依“客戶(hù)抱怨處理單”開(kāi)立“銷(xiāo)貨折讓證明單”一式二聯(lián)，呈經(jīng)副)理、總(副)經(jīng)理核簽及送客戶(hù)簽章后一份存業(yè)務(wù)部，一份送會(huì )計作帳。
2．退貨、重處理：即開(kāi)立“成品退貨單”注明退貨原因，處理方式及退回依據后呈經(jīng)(副)理批示后，除第一聯(lián)自存督促外其余三聯(lián)送成品倉儲據以辦理收料。
(二)會(huì )計科依據“客戶(hù)抱怨處理表”第四聯(lián)中經(jīng)批示核定的退貨量與“成品退貨單”的實(shí)退量核對無(wú)誤后，即開(kāi)立傳票辦理轉帳，但若數量、金額不符時(shí)依左列方式辦理。
1．實(shí)退量小于核定量或實(shí)退量大于核定量于一定比率(即以該客戶(hù)訂制時(shí)注明的“超量允收比率，若客戶(hù)未注明時(shí)依本公司規定)以?xún)葧r(shí)，應依“成品退貨單”的實(shí)退數量開(kāi)立“傳票”辦理轉帳。
2．成品倉儲收到退貨，應依業(yè)務(wù)部送來(lái)的“成品退貨單”核對無(wú)誤后，予以簽收(如實(shí)際與成品退貨單所載不符時(shí)，得請示后依實(shí)際情況簽收)�！俺善吠素泦巍钡诙�(lián)成品倉儲存。第三聯(lián)會(huì )計科存，第四聯(lián)業(yè)務(wù)部存。
3．因客訴之故，而影響應收款項回收時(shí)，會(huì )計部門(mén)于計算業(yè)務(wù)人應收帳款回收率的績(jì)效獎金時(shí)，應依據“客戶(hù)抱怨處理表”所列料號之應收金額予以扣除。
4．業(yè)務(wù)人員收到成品倉儲填回的“成品退貨單”應在下列三種方式中擇——取得退貨證明：
(1)收回原開(kāi)立統一發(fā)票，要求買(mǎi)受人在發(fā)票上蓋統一發(fā)票章。
(2)收回注明退貨數量、單價(jià)、金額及實(shí)收數量、單價(jià)金額的原開(kāi)立統一發(fā)票的影印本，且必須由買(mǎi)受人蓋統一發(fā)票章。
(3)填寫(xiě)“銷(xiāo)貨退回證明單”由買(mǎi)受人蓋統一發(fā)票章后簽回，取得上述文件后與成品銷(xiāo)貨退回單一并送會(huì )計部作帳。
客戶(hù)投訴管理制度 21
�。ㄒ唬╊櫩屯对V分類(lèi)：
1、非品質(zhì)異常投訴發(fā)生原因（指人為因素造成）。
2、品質(zhì)異常投訴發(fā)生原因。
3、《客戶(hù)投訴記錄表》編碼原則
1）年度（××）月份（××）流水編號（××）。
2）編號周期以年度月份為原則。
�。ǘ┨幚矸止ぃ�
1、銷(xiāo)售分公司和市場(chǎng)部
( 1 ) 詳查投訴產(chǎn)品之訂單編號、原料、數量、交貨日期、不良品數量。
( 2 ) 了解顧客投訴要求及投訴理由。
( 3 ) 協(xié)助顧客解決疑難或提供必要參考資料。
( 4 ) 迅速傳達處理結果。
( 5 ) 投訴案件的登記，處理時(shí)效管制及逾期反映。
( 6 ) 投訴改善方案的提出、執行效果跟蹤和確認。
2、主管副總經(jīng)理
( 1 ) 監督投訴案件的調查、上報及責任人員的確定。
( 2 ) 投訴改善方案的審核及效果確認。
( 3 ) 主持與客戶(hù)接洽投訴調查及妥善處理。
3、總經(jīng)理
( 1 ) 投訴內容的審核。
( 2 ) 處理方式的確定及責任歸屬之判定。
4、生產(chǎn)部門(mén)
( 1 ) 針對投訴內容詳細調查，并擬定處理對策及改善執行。
( 2 ) 投訴品質(zhì)量檢驗確認。
�。ㄈ� 顧客投訴處理流程
1、銷(xiāo)售分公司人員接到顧客投訴時(shí)，應熱情接待了解投訴內容，并首先判定責任發(fā)生單位。若本公司為責任方，應即查明有關(guān)資料（訂單編號、料號、交貨日期、數量、不良品數量）、顧客要求及交貨金額等各項目。
�。�1）能夠馬上解決的問(wèn)題應立即進(jìn)行協(xié)調和解決，給顧客一個(gè)滿(mǎn)意的答復。
�。�2）不能馬上答復顧客的問(wèn)題，須安撫顧客情緒的同時(shí)立即致電銷(xiāo)售分公司，請求批示，回復顧客。然后再將情況記錄在《顧客投訴記錄表》上。
�。�3）若顧客對回復不滿(mǎn)意，則應告知顧客十五天內給予答復，并最大程度地留住投訴產(chǎn)品，將此表連同投訴樣品，送交市場(chǎng)部。
2、市場(chǎng)部接到《顧客投訴記錄表》后，分析投訴原因、判定責任歸屬部門(mén)及確定處理對策。待顧客同市場(chǎng)部和銷(xiāo)售分公司人員共同商討解決辦法后，市場(chǎng)部填制《顧客投訴處理表》。最后由主管副經(jīng)理作出批示。
3、經(jīng)核簽的《顧客投訴處理表》第一聯(lián)由市場(chǎng)部留存，第二聯(lián)送銷(xiāo)售分公司留存。
4、市場(chǎng)部每年6月和12月的前10日匯總半年來(lái)的投訴處理情況，會(huì )同加工單位、銷(xiāo)售分公司經(jīng)理判定責任歸屬并討論各投訴項目，改善對策及處理結果。
5、銷(xiāo)售分公司不得超越權限向顧客做任何處理答復、協(xié)議或承認，只應對《顧客投訴處理表》中批示事項答復顧客（不得將《顧客投訴處理表》影印件送客戶(hù)）。
6、投訴內容若涉及其他公司或原物料供應商等責任時(shí)，由主管副總經(jīng)理會(huì )同市場(chǎng)部等有關(guān)部門(mén)共同處理。
7、投訴處理實(shí)行首問(wèn)負責制，即誰(shuí)受理誰(shuí)負責。
�。ㄋ模� 投訴案件處理期限
1、《顧客投訴處理表》處理期限自市場(chǎng)部受理起，國內15天，國外18天內處理。
2、各單位投訴處理作業(yè)流程處理期限如下：銷(xiāo)售分公司5天，市場(chǎng)部7天（如果涉及到加工單位，則其中加工單位的'處理期限是2天）。
�。ㄎ澹┩对V審核
1、各公司在接到通知之日起，須在公司備有《顧客意見(jiàn)簿》，方便顧客對本公司產(chǎn)品的監督與投訴。
2、各專(zhuān)賣(mài)店必須將顧客投訴記錄在案，不能有瞞報、漏報、謊報的行為。銷(xiāo)售分公司與市場(chǎng)部將不定期對顧客投訴進(jìn)行核對。如發(fā)現專(zhuān)賣(mài)店對顧客的投訴置之不理或顧客有二次投訴的現象，將對相關(guān)責任人進(jìn)行處罰。
�。� 投訴責任人員處分及罰扣金額
1、投訴罰扣責任歸屬，加工單位以各班組為最小單位。未及明確歸屬班組單位時(shí)，歸屬至全廠(chǎng)。
2、業(yè)務(wù)部門(mén)、服務(wù)部門(mén)以歸屬至個(gè)人為原則，未能明確歸屬個(gè)人時(shí)，歸屬至區域專(zhuān)賣(mài)店或分公司。
3、罰扣方式：
�、俜矊儆诋a(chǎn)品問(wèn)題，經(jīng)責任歸屬后，予以處理；
�、趯儆诜钱a(chǎn)品問(wèn)題，由銷(xiāo)售分公司負責處理。以上情況，凡情節嚴重的，呈總經(jīng)理核批后，由總經(jīng)理辦公室公布。
客戶(hù)投訴管理制度 22
為加強對客戶(hù)投訴處理工作的質(zhì)量管理，牢固樹(shù)立“以顧客為中心”的服務(wù)意識，提高服務(wù)水平和工作質(zhì)量，密切同客戶(hù)的關(guān)系，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，進(jìn)一步搞好銷(xiāo)售工作，特制訂本管理制度。
一、投訴接待熱線(xiàn)
二、受理流程
1、電話(huà)投訴
接到客戶(hù)的電話(huà)投訴能解答的當即解答，不能解答的立即建立客戶(hù)投訴表把客戶(hù)的姓名，地址、電話(huà)號碼、以及投訴的資料，立即同相關(guān)部門(mén)聯(lián)系狀況，在24小時(shí)答復客戶(hù)，在客戶(hù)咨詢(xún)登記表記錄答復結果。
2、客戶(hù)書(shū)面投訴
收到客戶(hù)的.書(shū)面投訴，要立即向營(yíng)銷(xiāo)辦管理部匯報，請示。并在24小時(shí)內給客戶(hù)進(jìn)行登記、回復客戶(hù)確認。
3、客戶(hù)口頭投訴或轉交投訴
客戶(hù)當面口頭投訴或轉交投訴在24小時(shí)登記，并按按投訴資料分類(lèi)處理。
處理辦法分四種狀況：
3.1投訴資料是產(chǎn)品質(zhì)量(口感，風(fēng)味、包裝)的問(wèn)題，由質(zhì)量部的專(zhuān)業(yè)人
員去進(jìn)行調查。根據調查原因能立即解答的，立即解答。不能立即解答的，立即和上級部門(mén)領(lǐng)導匯報，質(zhì)量部進(jìn)行整改處理方案，給客戶(hù)承諾三個(gè)工作日的回復期限和投訴答復狀況。
3.2客戶(hù)產(chǎn)品退貨是指產(chǎn)品出現沉淀，較大懸浮物，質(zhì)量部根據調查，狀況事實(shí)，按退貨的流程辦理。如果因客戶(hù)倉儲不當導致的包裝發(fā)霉，瓶蓋扭斷，滲漏等現象不屬于質(zhì)量事故不給于退貨。如果是在出庫15天內發(fā)霉，質(zhì)量部會(huì )根據銷(xiāo)售出庫審核表進(jìn)行審核，狀況屬實(shí)，按退貨的受理流程辦理無(wú)條件退貨。
3.3投訴資料是產(chǎn)品的售后服務(wù)，工作人員的失職，工作態(tài)度等營(yíng)管辦會(huì )對被投訴的當事人進(jìn)行通報批評，并且將處罰和批評的結果反饋給客戶(hù)。
3.4投訴資料是客戶(hù)對工作人員誤解的，營(yíng)管辦負責人根據狀況的真實(shí)對客戶(hù)進(jìn)行解答，消除客戶(hù)與工作人員的誤會(huì )。
三、投訴處理的期限要求
客戶(hù)投訴處理期限不能超過(guò)三個(gè)工作日，特殊狀況不能超過(guò)七個(gè)工作日。
四、投訴處理結果的反饋和歸檔
1、客戶(hù)投訴的職責部門(mén)在投訴處理完畢后，營(yíng)管辦在24小時(shí)內會(huì )將客戶(hù)處理反饋單反饋給投訴客戶(hù)，征求投訴客戶(hù)對處理結果的意見(jiàn)和推薦，努力做到客戶(hù)對全良液售后服務(wù)的認可。
2、公司營(yíng)管辦對各職責部門(mén)的投訴處理結果進(jìn)行抽查驗證。公司營(yíng)管辦做好投訴登記和處理歸檔工作，資料保存一年，重要的資料長(cháng)期保存。
五、投訴分析和改善
營(yíng)銷(xiāo)辦管理部對客戶(hù)投訴狀況進(jìn)行分類(lèi)統計，分析客戶(hù)投訴與期望值，綜合評價(jià)，由營(yíng)銷(xiāo)總監每周或者每月的例會(huì )提出整改推薦，改善工作和服務(wù)策略，提高服務(wù)水平。
六、客戶(hù)投訴處理管理要求
營(yíng)銷(xiāo)辦管理部門(mén)要做到投訴件件有落實(shí)，事事有回復，認真填寫(xiě)客戶(hù)抱怨投訴登記表，和客戶(hù)投訴處理單，由營(yíng)銷(xiāo)辦管理進(jìn)行保存。
七、客戶(hù)投訴考核辦法
客戶(hù)投訴考核按投訴一次扣一分，以此類(lèi)推。
客戶(hù)投訴管理制度 23
一、目的
1、以客戶(hù)為導向，從滿(mǎn)足客戶(hù)需求出發(fā)，提高服務(wù)質(zhì)量及投訴處理時(shí)效，切實(shí)做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作。
2、并通過(guò)對各網(wǎng)點(diǎn)、各分撥中心貨物異常及延誤的監控，從而提高客戶(hù)滿(mǎn)意度，最終達到提升網(wǎng)絡(luò )質(zhì)量的目的。
3、進(jìn)一步重視客戶(hù)服務(wù)投訴，并在遇到各類(lèi)異常及突發(fā)事件時(shí)有章可循、避免事態(tài)擴大，做到即讓客戶(hù)滿(mǎn)意，又最大限度地維護企業(yè)品牌形象和利益。
二、工作職責
1、結合公司營(yíng)銷(xiāo)策略，制訂客戶(hù)服務(wù)方案。
2、制訂客戶(hù)服務(wù)人員行為規范并督導貫徹執行。
3、建立客戶(hù)服務(wù)信息管理系統（客戶(hù)服務(wù)檔案、網(wǎng)絡(luò )服務(wù)質(zhì)量跟蹤及反饋）。
4、受理客戶(hù)或網(wǎng)絡(luò )內部投訴：包括貨損、貨差、時(shí)效延誤、服務(wù)態(tài)度、財務(wù)、理賠、價(jià)格費用及其他類(lèi)投訴
5、接聽(tīng)客戶(hù)投訴電話(huà)，記錄客戶(hù)投訴情況，并對客戶(hù)投訴進(jìn)行調查了解，并進(jìn)行有效的客戶(hù)
溝通，將客戶(hù)不滿(mǎn)度降到最低，確保公司服務(wù)質(zhì)量的不斷提升。
6、對各分撥中心、網(wǎng)點(diǎn)保價(jià)貨件理賠的情況進(jìn)行跟蹤統計。
6、將各項統計數據及分析報表提供給總裁辦，并根據分析結果提出改善意見(jiàn)。
8、組織客戶(hù)服務(wù)回訪(fǎng)，發(fā)現網(wǎng)絡(luò )客戶(hù)服務(wù)的不足處，并提出改善意見(jiàn)。
9、制訂客戶(hù)服務(wù)人員培訓計劃并實(shí)施培訓。
10、監督各網(wǎng)點(diǎn)客戶(hù)服務(wù)工作的開(kāi)展情況。
12、配合運營(yíng)管理部對終端到達服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤
13、對公司網(wǎng)站留言進(jìn)行回復。
14、公司網(wǎng)站在線(xiàn)客服應答。
三、工作內容
1、投訴來(lái)源
�。�1）外部投訴，指來(lái)源于公司外部的客戶(hù)投訴
�。�2）內部投訴，指來(lái)源于公司網(wǎng)絡(luò )內部網(wǎng)點(diǎn)的投訴。
2、投訴渠道
�。�1）外部投訴渠道包括：全國統一服務(wù)熱線(xiàn)400-689-xx投訴、商橋網(wǎng)站在線(xiàn)留言投訴。各類(lèi)客戶(hù)端投訴等
�。�2）內部投訴渠道包括：網(wǎng)絡(luò )內部間投訴、騰迅在線(xiàn)投訴等
3、投訴類(lèi)型
�。�1）業(yè)務(wù)投訴，主要針對公司業(yè)務(wù)銷(xiāo)售或運作上的差錯而引起，主要分為：貨損、貨差、時(shí)效延誤、財務(wù)、理賠、價(jià)格、信息、問(wèn)題差錯、及其他類(lèi)型投訴等。
貨損類(lèi)投訴：貨物潮濕、外包裝破損、內物破損；
貨差類(lèi)投訴：各分撥中心丟貨、網(wǎng)點(diǎn)丟貨、暫停網(wǎng)絡(luò )貨物處理外轉丟貨；
時(shí)效延誤類(lèi)投訴：中轉不及時(shí)、分撥不及時(shí)、配載不及時(shí)、通知提貨不及時(shí)、送貨不及時(shí)、接貨不及時(shí)；
財務(wù)類(lèi)投訴：傭金、代收貨款、發(fā)票、稅金；
理賠類(lèi)投訴：理賠時(shí)效不及時(shí)、理賠結果不滿(mǎn)意；
業(yè)務(wù)差錯類(lèi)投訴：開(kāi)單差錯、分批配載、標簽差錯、承諾不兌現、信息反饋不及時(shí)、虛假簽收、貨物被申領(lǐng)；
其他類(lèi)型投訴：除以上類(lèi)型以外的業(yè)務(wù)投訴。
四、投訴處理時(shí)效
對于客戶(hù)的投訴，各部門(mén)應通力合作，迅速作出反應，力爭在最短的時(shí)間內全面解決問(wèn)題，給客戶(hù)滿(mǎn)意的答復。
1、業(yè)務(wù)投訴時(shí)效
a一般投訴：接到投訴起一個(gè)工作日內處理完畢。
b中度投訴：接到投訴起三個(gè)工作日內處理完畢
c重度投訴接到投訴起七個(gè)工作日內處理完畢。
2、服務(wù)態(tài)度投訴時(shí)效
接到投訴起兩個(gè)工作日內處理完畢。
3、 客戶(hù)投訴
3.1 客戶(hù)投訴的重要性
3.1.1. 什么是投訴
A、從服務(wù)者的角度看，投訴就是“客戶(hù)向我反映一些令他不滿(mǎn)意的問(wèn)題”。
B、從客戶(hù)的角度看，投訴就是“反映不滿(mǎn)及尋求解決”。
3.1.2. 客戶(hù)投訴原因分析
A、客戶(hù)為何不滿(mǎn)
�、贈](méi)有達到期望值，不能滿(mǎn)足需要；
�、诓蛔屑汃雎�(tīng)；
�、鄄涣嫉膽B(tài)度；
�、懿唤o予表達情感的機會(huì )；
�、蓍L(cháng)時(shí)間的等候；
�、薏蛔袷爻兄Z；
�、邩I(yè)務(wù)知識不熟；
B、客戶(hù)不滿(mǎn)時(shí)想得到
�、偌毿鸟雎�(tīng)，得到尊重、關(guān)懷；
�、谔幨卤M責，立即見(jiàn)到行動(dòng)：一同解決問(wèn)題 / 一同尋求解決的辦法；
�、郢@得補償；
�、艹吻鍐�(wèn)題，提供改進(jìn)方案，使其不再發(fā)生。
3.1.3. 客戶(hù)投訴的內容
A、運輸投訴：主要包括貨物在運輸途中發(fā)生延誤、損壞、丟失和變質(zhì)，因包裝或裝卸 不當造成損失等。
B、服務(wù)投訴：主要包括企業(yè)各類(lèi)人員的服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、服務(wù)方式、服務(wù)技巧等 提出的批評與抱怨。
投訴類(lèi)用戶(hù)情緒安撫
客服員：我非常理解您的心情（您的心情我可以理解.....）
客服員：請原諒，給您造成這樣的麻煩
客服員：遇到這種情況我也會(huì )很生氣
客服員：我很愿意為您解決這個(gè)問(wèn)題 或：讓我看一下該如何幫助您
客服員：x 先生，對不起讓您感到不愉快了，我非常理解您此時(shí)的感受.....
客服員：（核查客戶(hù)的需求）我理解了您的`意思嗎?
3.2 處理客戶(hù)投訴的步驟
3.2.1. 專(zhuān)心傾聽(tīng)
A、為聆聽(tīng)做出準備
----手上準備筆和紙(系統如果支持，最好實(shí)現無(wú)紙辦公)
B、記錄重要的事項
----在適當時(shí)利用筆記，如在電話(huà)傾談中，需讓客戶(hù)知道你正在寫(xiě)下筆記，這樣才 可幫助客戶(hù)組織他的見(jiàn)解；
C、面帶微笑
----人的潛意識是相通的，你接聽(tīng)電話(huà)的聲調、面部表情、坐姿，對方是可以感覺(jué) 得到的。
面帶微笑能幫自己進(jìn)入最佳思維狀態(tài)，使你顯得更友好，更加有禮節。
D、表達你正在聆聽(tīng)中
----面對面接觸時(shí)需要全神貫注，利用身體語(yǔ)言，姿勢及眼神等表達；對電話(huà)聯(lián)絡(luò ) 方面應專(zhuān)心留意用詞（例如：我明白，沒(méi)問(wèn)題，嗯），讓客戶(hù)感受到我們真誠 的了解及處理問(wèn)題。
E、發(fā)出問(wèn)題
----找出他們真正需要是什么，多用開(kāi)放式的問(wèn)話(huà)（如：什么？哪位？什么時(shí)候？ 怎樣？），如問(wèn)題暫未能解決，需盡量減低客戶(hù)的怒氣及平息客戶(hù)的不滿(mǎn)。
F、重述聲明
----切忌重復又重復某些字句，應利用簡(jiǎn)單方式陳述聲明，只需提出重點(diǎn)并擅用客 戶(hù)的姓名，如客戶(hù)不想太公式化，可稱(chēng)呼客戶(hù)的名或英文名，認真聆聽(tīng)，簡(jiǎn)要 復述內容，確認完全了解客戶(hù)的問(wèn)題及事實(shí)，同時(shí)判斷抱怨屬于何種類(lèi)型。
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