公司文件管理管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，制度使用的頻率越來(lái)越高，制度具有合理性和合法性分配功能。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？下面是小編精心整理的公司文件管理管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
公司文件管理管理制度1
第一節總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節文件分類(lèi)
一、規定。發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用“規定”。
二、決定、決議。對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”。經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用“決議”。
三、通知。轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用“通知”。
四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用“通報”。
五、請示、報告。向上級請求批示與批準,用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”。
六、批復。答復請示事項用“批復”。
七、函。商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用“函”。
八、會(huì )議紀要。傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用“會(huì )議紀要”。第三節文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:①“xx發(fā)”、②“xx人發(fā)”、③“xx客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的.整體意志。發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。力避隨意發(fā)文�！皒x發(fā)”用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;“xx人發(fā)”、“xx客發(fā)”分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。(公司其他部門(mén)均以“xx發(fā)”的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。
七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。
八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。第四節收文
一、收文一律使用《xx有限公司收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。第六節發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《xx有限公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
公司文件管理管理制度2
(一)總則為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二)文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,同級函、電、來(lái)文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
(三)收文的管理
1、公文的簽收凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書(shū)要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
2、公文的編號保管辦公室文書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件,公司領(lǐng)導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
3、公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書(shū),切忌橫傳。辦公室辦公室文書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
(四)發(fā)文的管理
1、發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。
2、公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規章制度;公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項;公布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;其他有關(guān)公司的重大事項。
3、公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五)文件的.立卷與歸檔
1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關(guān)來(lái)文,包括上級對公司報告、申請的批復;
�、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;
�、芄疽患壗M織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、文件的銷(xiāo)毀對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
公司文件管理管理制度3
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來(lái)文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書(shū)對上級公文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書(shū)辦理正常手續。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號,個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長(cháng)批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的.決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì )議紀要。
�、芨鳂I(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應以集團公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)。
(7)對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì )簽的文稿,應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽。
(9)文稿審核、會(huì )簽后,按批準權限的規定呈送公司領(lǐng)導簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專(zhuān)人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責任者,并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關(guān)來(lái)文包括上級對公司報告、申請的批復統一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
(4)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
1、凡上級和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類(lèi)編號、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導批閱。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門(mén)接文件后,要當日閱辦,并根據領(lǐng)導批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。
5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結果寫(xiě)在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時(shí)間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門(mén)收到上級主管部門(mén)直接下達的文件或參加有關(guān)會(huì )議收到會(huì )議文件,均需交公司綜合部統一登記,并按文件處理程序閱辦。
公司文件管理管理制度4
1.0總則
為減少發(fā)文數量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
2.0文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,同級函、電、來(lái)文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。
3.0收文的管理
3.1公文的簽收
3.1.1凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
3.2公文的編號保管
3.2.1辦公室文書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件,公司領(lǐng)導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續。
3.2.2本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存。
3.3公文的閱批與分轉
3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
3.3.2一般函、電、單據等,分別由辦公室機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.3.3為加速文件運轉,機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。
3.4文件的傳閱與催辦
3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過(guò)2天,閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失泄密。
3.4.4文件閱完后,應送交辦公室機要秘書(shū),切忌橫傳。
3.4.5辦公室機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
3.4.6按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件,或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4.0發(fā)文的管理
4.1發(fā)文的'規定
4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中于公司,各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠(chǎng)辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3對全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導批準簽發(fā)。
4.2發(fā)文的范圍
4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文范圍。
4.2.2公司下發(fā)文件主要用于:
�、俟脊疽幷轮贫�;
�、谵D發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;
�、酃脊倔w制機構變動(dòng)或干部任免事項;
�、芄脊拘缘闹卮箝_(kāi)發(fā)、項目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
�、莅l(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
�、奁渌嘘P(guān)公司的重大事項。
4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于:
�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
�、谕值軉挝宦�(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
4.2.4在公司日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。
4.2.6各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
5.0文件的立卷與歸檔
5.1文件的歸檔范圍
5.1.1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:
�、偕霞墮C關(guān)來(lái)文,包括上級對公司報告、申請的批復;
�、诠景l(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;
�、劢�(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì )、公司管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;
�、芄疽患壗M織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信,來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;
�、迏⒓由霞壵匍_(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等;
�、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;
�、喾从彻旧a(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;
�、峁救罩竞痛笫掠�;
�、夤鞠蛏霞壵埱笈鷱偷奈募吧蠄蟮挠嘘P(guān)材料。
5.1.2業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。
5.2立卷要求
5.2.1文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
5.2.2立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。
5.2.4上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0文件的銷(xiāo)毀
6.1對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司機要室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
6.2經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應派專(zhuān)車(chē)分別由公司機要秘書(shū)和正(副)主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。
公司文件管理管理制度5
第一節總則
一、為適應公司全方位規范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發(fā)布公司行政規章制度、指示、請示和答復問(wèn)題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。
三、公司全體員工都應發(fā)揚深入調查、聯(lián)系群眾、結合實(shí)際、實(shí)事求是和認真負責的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時(shí)、安全,嚴格按照規定的時(shí)限和要求完成。
公司文件由總經(jīng)辦統一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節文件分類(lèi)
一、規定。
發(fā)布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。
經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。
轉發(fā)上級機關(guān)文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。
四、通報。
表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用'請示'。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。
答復請示事項用'批復'。
七、函。
商洽工作、詢(xún)問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等,用'函'。
八、會(huì )議紀要。
傳達會(huì )議議定事項和主要精神,要求與會(huì )者共同遵守的,用'會(huì )議紀要'。
第三節文件格式
一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(送)單位(部門(mén))等部份組成。
二、文件標題應準確簡(jiǎn)要概括文件的主要內容。
三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發(fā)文代號分為四種:
�、�'發(fā)'、②'人發(fā)'、③'客發(fā)'。
冠以上述發(fā)文代號的內發(fā)文件應對全公司具有效力,對外發(fā)文應代表公司的'整體意志。
發(fā)文一般應該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡(jiǎn)報等形式流轉。
力避隨意發(fā)文。
'發(fā)'用于公司及各部門(mén)的對內對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統一編號;
'人發(fā)'、'客發(fā)'分別用于人力資源部的對內對外發(fā)文及客戶(hù)服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門(mén)自行編號,總經(jīng)辦統一認定。
(公司其他部門(mén)均以'發(fā)'的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內容要求事實(shí)清楚、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準確。
九、發(fā)文單位必須注明全稱(chēng)。
十、多頁(yè)文件應標明頁(yè)碼。
十一、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來(lái)文均由行政部指定專(zhuān)人收文,由總經(jīng)辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門(mén)。
第五節辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經(jīng)辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協(xié)辦部門(mén)必須積極配合主辦部門(mén)完成文件處理。
四、文件的催辦由總經(jīng)辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時(shí)限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人保管、立卷歸檔。
第六節發(fā)文
一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。
二、發(fā)文程序如下:公司內部發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理核準→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門(mén)經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→總經(jīng)辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
第七節其他
一、時(shí)限要求:
1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內完成。
2、急:限8個(gè)工作時(shí)內完成。
3、平:限16個(gè)工作時(shí)內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發(fā)文部門(mén),并由發(fā)文部門(mén)保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
公司文件管理管理制度6
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。
第四條、公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的'文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。
5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第八條、各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等。
2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷(xiāo)毀
第十一條、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。
六、附則
第十二條、本制度解釋權歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執行。
公司文件管理管理制度7
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來(lái)文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門(mén),并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書(shū)對上級公文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書(shū)辦理正常手續。
(2)公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號,個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據文件內容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
�、菫榧铀傥募\轉,辦公室秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時(shí)間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
�、情單臅r(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續,以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書(shū)。
(4)辦公室秘書(shū)對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時(shí)歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口發(fā)文。
�、菍θ居绊戄^大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長(cháng)批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
�、侔l(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件。
�、诠局卮笊a(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的重大事項。
�、枪旧闲形�、外發(fā)文主要用于以下事項。
�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。
�、谠诠救粘Ｉa(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執行,一般不用公司文件發(fā)布。
�、鄯哺鳂I(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì )議紀要。
�、芨鳂I(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應以集團公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
�、遣輸M文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據公司的要求和上級有關(guān)指示精神,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)。
(7)對審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。
(8)需經(jīng)會(huì )簽的文稿,應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽。
(9)文稿審核、會(huì )簽后,按批準權限的'規定呈送公司領(lǐng)導簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專(zhuān)人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續,任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。
第十三條辦公室秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現文件丟失、必須及時(shí)查明原因和責任者,并如實(shí)向領(lǐng)導報告。
第十四條各部門(mén)應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關(guān)來(lái)文包括上級對公司報告、申請的批復統一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等。
�、枪究偨�(jīng)理辦公會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。
(4)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。 第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關(guān)規定,辦理申請銷(xiāo)毀手續。
第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,由辦公室主任和辦公室秘書(shū)監視銷(xiāo)毀。
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