公司文件管理制度8篇

　　在社會(huì )發(fā)展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編為大家整理的公司文件管理制度，歡迎大家分享。

公司文件管理制度1

　　第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我單的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，作分類(lèi)登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發(fā)員(文書(shū))應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū))，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發(fā)員(文書(shū))，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發(fā)文的管理

　　第八條 發(fā)文的規定

　　1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文，方可按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　第九條 發(fā)文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度；

　　(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機構變動(dòng)或干部任免事項；

　　(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　　(6)其他有關(guān)重大事項；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各科室書(shū)面或口頭自行通知執行，一般不用發(fā)文。

　　5.各科室如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　(四)發(fā)文程序與要求

　　第十條 發(fā)文程序規定：

　　1.各科室需要發(fā)文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內容、質(zhì)量負責)；

　　7.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚；

　　8.需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；

　　9.文稿審核會(huì )簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；

　　10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統一編號送打字室打��；

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負責歸檔：

　　(1)上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；

　　(3)黨支部會(huì )、主任辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、職工委員會(huì )以及各種例會(huì )記錄；

　　(4)支部黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　　(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等；

　　(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的'文件及上報的有關(guān)材料。

　　2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷(xiāo)毀

　　第十七條 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。

公司文件管理制度2

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業(yè)務(wù)與分工

　　1.技術(shù)部負責人。負責本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。

　　2.技術(shù)員。負責總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術(shù)文件的種類(lèi)

　�。�1）技術(shù)類(lèi)文件

　　由技術(shù)部負責的圖紙及各類(lèi)工藝規程、工藝卡片、作業(yè)指導書(shū)。

　�。�2）管理類(lèi)文件

　　由技術(shù)部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　�。�1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱(chēng)、數量、文件編制時(shí)間。

　�。�2）文件接收后，技術(shù)員應及時(shí)對文件進(jìn)行分類(lèi)編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類(lèi)型進(jìn)行保管。

　　4.文件的借用

　�。�1）文件的借閱應開(kāi)具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　�。�1）當某專(zhuān)業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)的工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）分析確定是否需要修改。

　�。�2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專(zhuān)業(yè)工程師（或專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)負責人）填寫(xiě)《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　�。╝）技術(shù)文件名稱(chēng)、編號、或圖紙名稱(chēng)、圖號；

　�。╞）更改理由；

　�。╟）會(huì )審意見(jiàn)、會(huì )審簽名；

　�。╠）設計、工藝負責人簽名；

　�。╡）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　�。�3）技術(shù)文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術(shù)部負責人進(jìn)行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì )議通過(guò)審定后，由技術(shù)部負責人簽字后交公司批準。

　�。�4）技術(shù)員接到《設計更改單》后，應立即著(zhù)手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統一性（圖紙更改后的發(fā)放除執行發(fā)放規定外，應同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。

　�。�5）技術(shù)文件的管理應以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應作出標記）。

公司文件管理制度3

　　（一）總則

　　第一條爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來(lái)廠(chǎng)公啓文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導訂啓的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親啓文件，廠(chǎng)領(lǐng)導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。

　　3、爲加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規定

　　1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群衆團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2、各群衆團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群衆團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用於：

　�。�1）公布全廠(chǎng)規章制度；

　�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；

　�。�3）公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；

　�。�4）公布全廠(chǎng)性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　�。�6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；

　　3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用於：

　�。�1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠(chǎng)日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。

　　5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。

　　（四）發(fā)文程式與要求

　　第十條發(fā)文程式規定：

　　1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；

　　2、黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；

　　7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；

　　8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；

　　9、文稿審核會(huì )簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；

　　10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列��；

　　11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。

　　第十四條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的。立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復；

　�。�2）黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；

　�。�3）廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；

　�。�4）廠(chǎng)黨代會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；

　�。�6）叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等；

　�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；

　�。�8）反映本廠(chǎng)生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；

　�。�9）工廠(chǎng)日志和大事記；

　�。�10）工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。

　　2、業(yè)務(wù)科室，各群衆團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷(xiāo)毀

　　第十七條對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　第十八條經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。

公司文件管理制度4

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

公司文件管理制度5

　　1 目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規范化、科學(xué)化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定，實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。

　　2 適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)文件和外來(lái)文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門(mén)，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2 總經(jīng)辦負責公司質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關(guān)外來(lái)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件有部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發(fā)布的權責

　　3.4.1 總經(jīng)辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務(wù)部負責制定公司財務(wù)管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產(chǎn)部負責制定公司生產(chǎn)管理制度文件。

　　3.4.5 質(zhì)檢部負責組織制定公司質(zhì)量體系文件、產(chǎn)品認證文件，并負責制定質(zhì)量管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規程、檢驗作業(yè)指導書(shū)等文件。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術(shù)管理規范、產(chǎn)品技術(shù)標準、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)輸出文件（設計圖樣、產(chǎn)品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7 工廠(chǎng)負責制定產(chǎn)品bom、產(chǎn)品工藝文件、操作規程、生產(chǎn)作業(yè)指導書(shū)等文件（由打樣工廠(chǎng)負責）。

　　3.4.8 公司及各部門(mén)文件制定由部門(mén)負責人或指定人員編制，公司副總或部門(mén)負責人審核，總經(jīng)理批準。

　　3.4.9 公司及各部門(mén)文件分發(fā)布前，應向總經(jīng)辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5 質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質(zhì)量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4.定義

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū)，是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。

　　4.2 受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件。(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分類(lèi)

　　5.1.1 文件屬性分類(lèi)

　�。�1）質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃及質(zhì)量體系運行過(guò)程中形成的文件。

　�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　�。�3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設計開(kāi)發(fā)流程等。

　�。�4） 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　�。�5） 外來(lái)文件：國家有關(guān)法律、法規、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶(hù)提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2 文件階層分類(lèi)

　�。�1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規劃/計劃、質(zhì)量手冊。

　�。�2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開(kāi)展所有過(guò)程控制的程序文件。

　�。�3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術(shù)規程、作業(yè)指導書(shū)、外來(lái)文件等。

　�。�4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

公司文件管理制度6

　　一、總則

　　1、為規范公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，公司上報下發(fā)的各種文件，同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。其中工程系統與甲方的往來(lái)函件按《檔案管理制度》執行。

　　3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

　　一、文件的分類(lèi)

　　1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

　　2、外發(fā)文：以公司名義向外部發(fā)送的文件。

　　3、內行文：公司內部下發(fā)的文件，分為正式文件和臨時(shí)文件（指時(shí)效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

　　三、內行文的管理

　　1、內行文的范圍：

　　凡是以公司名義對內發(fā)布的制度、辦法、通知、決定、決議、會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬內行文范圍。

　　2、內行文的編號

公司文件管理制度7

　　一、總則

　　第一條、為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。

　　5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。

　　第八條、各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：

　　1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄。

　　3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。

　　4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果。

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　五、文件的銷(xiāo)毀

　　第十一條、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執行。

公司文件管理制度8

　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。

　　2、實(shí)行收文登記批辦制度，收文由秘書(shū)辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門(mén)分工和職責，傳達部門(mén)負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關(guān)人員均應簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。

　　4、各部門(mén)收到的函件，應交辦公室即時(shí)登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發(fā)文

　　1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統一編號、發(fā)出。

　　2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門(mén)對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執行。

　　4、向上級單位呈報的文件，由辦公室派專(zhuān)人，按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。

　　5、監理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢(xún)

　　1、凡查詢(xún)、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機密及項目當事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導同意后才能查詢(xún)。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

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