小區檔案管理制度

　　隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展，各種制度頻頻出現，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。到底應如何擬定制度呢？下面是小編精心整理的小區檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

小區檔案管理制度1

　　1整體檔案管理

　　檔案資料的建立應與今后的創(chuàng )優(yōu)結合起來(lái),按照《全國優(yōu)秀示范小區評分標準》的分類(lèi)標準建立檔案資料。

　　第一節基礎管理資料

　　1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　�、糯苯ㄊ�、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

　�、扑�施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項、分部質(zhì)檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質(zhì)量保證書(shū)

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統一專(zhuān)業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質(zhì)證書(shū)

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷(xiāo)售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責、權、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實(shí)施意見(jiàn)

　　5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責、權、利明確總戶(hù)數戶(hù),入住戶(hù),入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)

　　6.建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關(guān)規定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財務(wù)管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的來(lái)源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法

　　d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說(shuō)明書(shū)

　　2)公共管理制度

　�、胖伟补芾碇贫�

　�、葡�防管理制度

　�、情T(mén)衛管理制度

　�、葯C動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度

　�、煞菣C動(dòng)車(chē)管理制度

　�、恃b修管理規定

　　3)政府有關(guān)文件

　　8.業(yè)主委員會(huì )按規定程序成立,并按規章制度履行職責

　　1)業(yè)主委員會(huì )籌備工作資料

　�、抨P(guān)于組建業(yè)主委員會(huì )實(shí)施方案

　�、茦I(yè)主委員會(huì )資料(詳見(jiàn)業(yè)主意見(jiàn)調查表)

　�、菢I(yè)主委員會(huì )章程

　　9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng )優(yōu)規劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì )同意

　　1)創(chuàng )優(yōu)規劃

　　2)創(chuàng )優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標書(shū))

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區達標申報資料資料

　　10.小區物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實(shí)措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語(yǔ)及各專(zhuān)業(yè)服務(wù)語(yǔ)言流程規范

　　3)部門(mén)職責

　�、殴�司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

　�、茊T工手冊

　�、枪芾碇行穆氊�

　�、蓉攧�(wù)部職責

　�、勺o衛部?jì)葎?wù)條令、崗位職責

　　4)部門(mén)工作程序、操作程序

　�、咆攧�(wù)部管理制度

　�、瓶蛻�(hù)服務(wù)中心工作程序

　�、枪こ滩吭O備運行維修工作程序

　�、认�防工作管理制度

　�、筛鞣N應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　�、胖蛋嘀贫�

　�、苹卦L(fǎng)制度

　�、菣n案管理制度

　�、仍�始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　�、殴芾砣藛T考核細則

　�、曝攧�(wù)管理人員考核細則

　�、蔷S修人員考核細則

　�、惹鍧�、綠化人員考核細則

　�、勺o衛員考核細則

　�、首o衛部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　�、砰T(mén)崗值班記錄

　�、票O控中心值班記錄

　�、蔷o急情況記錄

　�、韧＼�(chē)場(chǎng)車(chē)輛進(jìn)出原始記錄

　�、煞课菅b修管理記錄

　�、恃b飾裝修申請書(shū)、責任書(shū)

　�、酥蛋嘤涗�

　�、袒卦L(fǎng)記錄

　�、途S修派工單

　�、巫�戶(hù)檔案

　�、暇S修員值班記錄

　�、性O施設備巡查保養等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統一著(zhù)工裝、佩帶明顯標志,工作規范,作風(fēng)嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱(chēng)、上崗證復印件

　　2)管理中心專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證

　　3)護衛員上崗證

　　4)員工勞動(dòng)合同

　　12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。

　　1)小區住戶(hù)基本資料(備份文件夾類(lèi))

　　2)小區物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類(lèi)管理制度、文件夾

　�、抛o衛類(lèi)

　�、曝攧�(wù)類(lèi)

　�、枪芾眍�(lèi)

　�、缺�潔類(lèi)

　�、山�(jīng)營(yíng)類(lèi)

　�、嗜耸骂�(lèi)

　�、藰I(yè)主委員會(huì )

　�、踢\行維修表

　　5)住戶(hù)費用繳費統計資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務(wù)管理、會(huì )計核算、稅收等方面執行有關(guān)規定,至少半年公開(kāi)一次物業(yè)服務(wù)費用收支情況。

　　1)年月--財務(wù)收支報告

　　2)向住戶(hù)公布費用收支情況,資料

　　照片

　　3)物業(yè)管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類(lèi)成冊,管理完善,查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統

　　3)可視對講、監控系統

　　4)消防系統

　　5)背景音樂(lè )系統

　　6)光纖電視系統

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶(hù)檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。

　　1)住戶(hù)檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶(hù))

　　16.建立24小時(shí)值班制度,設立服務(wù)電話(huà),接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務(wù)報修、求助、建議、問(wèn)詢(xún)、質(zhì)疑、投訴等各類(lèi)信息的收集、反饋并及時(shí)處理,有回訪(fǎng)制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪(fǎng)制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛門(mén)崗值班記錄

　　7)主動(dòng)征求業(yè)主對物業(yè)管理服務(wù)的意見(jiàn)和建議

　　17.定期向住戶(hù)發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見(jiàn),對合理的建議及時(shí)整改,滿(mǎn)意率為%以上。

　　1)《客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)表》

　　18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時(shí)率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪(fǎng)記錄。

　　1)物管中心工作程序(見(jiàn)工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見(jiàn)工作守則)

小區檔案管理制度2

　　第二節房屋管理與維修養護

　　1.主出入口設有小區平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶(hù)門(mén)標號標志明顯。

　　2.無(wú)違反規劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現象。

　　3.房屋外觀(guān)完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。

　　4.戶(hù)外招牌、廣告牌、霓虹燈按規定設置,保持整潔、統一、美觀(guān),無(wú)安全隱患或破損。

　　5.封閉陽(yáng)臺統一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

　　戶(hù)外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。

　　6.空調安裝位置統一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線(xiàn)和損害他人利益的現象。

　　1)住戶(hù)裝修申請表、裝修責任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶(hù)檔案)

　　2)裝修現場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)

　　第三節共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無(wú)隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和維護人員嚴格遵守操作規程與保養規范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養記錄

　　3.室外共用管線(xiàn)統一入地或公共管道,無(wú)架空管線(xiàn),無(wú)礙觀(guān)瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車(chē)輛行人通行。

　　6.制定供電系統管理措施并嚴格執行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規定

　　2)配電系統工作內容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節安防、消防、車(chē)輛管理

　　1.小區基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料

　　2)治安管理規定

　　3)門(mén)衛管理規定

　　2.有專(zhuān)業(yè)護衛隊實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護衛熟悉小區的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語(yǔ)規范、認真負責。

　　1)護衛部工作、內務(wù)條令

　　2)護衛崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o衛值班記錄

　�、谱o衛訓練記錄

　�、且归g巡查記錄

　�、葋�(lái)訪(fǎng)登記表

　�、勺o衛培訓日程、訓練記錄及資料

　�、首o衛工作考核、巡查、評分統計資料

　�、俗o衛基礎知識考核答卷

　�、套o衛文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標識和具體的`防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施

　　4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設施

　　6)義務(wù)消防隊員消防演練

　　5.機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度完善,管理責任明確,車(chē)輛進(jìn)出有登記。

　　1)機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理規定

　　2)機動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)登記

　　3)護衛巡邏記錄

　　4)護衛工作考核標準

　　5)交通指揮管理規范有序

　　6.非機動(dòng)車(chē)輛管理制度完善,按規定位置停放,管理有序。

　　1)非機動(dòng)車(chē)管理規定

　　2)按規定位置停放、管理有序

　　3)護衛工作考核標準

　　第五節環(huán)境衛生管理

　　1.環(huán)衛設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

　　1)環(huán)衛設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區環(huán)境衛生資料

　　2.清潔衛生實(shí)行責任制,有專(zhuān)職的清潔人員明確的責任范圍,實(shí)行標準化保潔。

　　1)清潔衛生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無(wú)蟻害。

　　5.小區內道路等共用場(chǎng)地無(wú)紙屑、煙頭等廢棄物,小區內衛生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛生標準,無(wú)亂設攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現象。

　　8.無(wú)違反規定飼養寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無(wú)污染。

　　第六節綠化管理

　　1.小區內綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無(wú)改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。

　　3.花草樹(shù)木長(cháng)勢良好,修繕整齊美觀(guān),無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現象、無(wú)斑禿。

　　4.綠地無(wú)紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區文化活動(dòng),創(chuàng )造條件,積極配合,支持并參與社區文化建設。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權區域建設,愛(ài)護小區公共設施資料

　　b小區安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區住戶(hù)參與文化娛樂(lè )活動(dòng)資料

　　d培訓護衛消防安全知識,培訓資料

　　第八節管理效益

　　1.管理服務(wù)費收繳率為98%以上

　　1)20xx年3月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項目資料及照片。

　　1)20xx年3月--20xx年月的財務(wù)報告

　　3.本小區物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區住戶(hù)公布物管費收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內裝修管理協(xié)議書(shū)

　　5]消防安全責任書(shū)

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線(xiàn)圖等

　　9]裝修違規的整改通知書(shū)

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書(shū)面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

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