檔案局保管利用科實(shí)習報告f范文

　　一、實(shí)習單位簡(jiǎn)介

　　我實(shí)習的單位是西安市長(cháng)安區檔案館(局)，它是集中管理全區檔案的文化事業(yè)機構，負責接收、保管和提供利用進(jìn)館檔案，并對全區檔案工作進(jìn)行監督和指導。館(局)內設辦公室、監督指導科、保管利用科、區志辦、執法科，隸屬區委領(lǐng)導，業(yè)務(wù)上受西安市檔案局指導。目前保管有不同歷史時(shí)期長(cháng)安黨政機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位形成的各類(lèi)文書(shū)檔案、科技。檔案、會(huì )計檔案、實(shí)物檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動(dòng)檔案等140個(gè)全宗約12萬(wàn)卷。這些檔案分別放到四個(gè)檔案庫里，按全宗號排列，一個(gè)全宗內先按保管期限排列再按時(shí)間先后排列。

　　長(cháng)安區檔案局的查檔程序是：填寫(xiě)登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應的案卷、復印、蓋章、收費、完成。

　　二、主要工作

　　我所在的科室是保管利用科，主要工作是：

　　1.負責接收、征集全區黨政機關(guān)、群眾團體及有關(guān)組織和企事業(yè)單位的重要檔案資料;

　　2.負責館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;

　　3.負責館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;

　　4.負責館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;

　　5.負責全區檔案資料目錄中心的建立和管理工作;

　　6.負責館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案開(kāi)放工作;

　　7.負責館藏檔案資料的技術(shù)保護和搶救工作。

　　我們兩個(gè)實(shí)習生的主要工作就是接待來(lái)館查詢(xún)檔案的群眾，為其提供檢索、查詢(xún)、復印的服務(wù)。另外就是協(xié)助老師到單位接收檔案，做些記錄的工作�？偟膩�(lái)說(shuō)大部分時(shí)間還是和人打交道。

　　三、實(shí)習過(guò)程中接觸到的專(zhuān)業(yè)知識

　　1，歸檔的過(guò)程

　　按年份分開(kāi) 剔除沒(méi)有保存價(jià)值的文件 分成永久、長(cháng)期、短期(30年，10年)三個(gè)保存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復在前、申請在后) 蓋歸檔章、編號 按編好號的文件打印目錄 裝盒(檔案盒上注上全宗號，起止件號，保存期限) 上架

　　2，掛靠檔案：因為某次重大活動(dòng)或某事件臨時(shí)成立的機構或組織在其活動(dòng)過(guò)程中形成的檔案不足以形成一個(gè)全宗而外掛到與之有關(guān)的某一全宗上稱(chēng)為掛靠檔案。

　　3，長(cháng)安區檔案館從06年開(kāi)始實(shí)行新標準，即開(kāi)始以件為保管單位進(jìn)行檔案管理。

　　4，本單位在保存檔案的時(shí)候只需保存以本單位為主體或單一接收對象的文件，普發(fā)性的只需各單位知曉的文件則由發(fā)文機關(guān)保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件的重復保存，可節約資源和空間，也有利于檔案的有效保管利用。

　　5，在檔案部門(mén)工作要有起碼的保密意識。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財產(chǎn)的檔案不能隨便查詢(xún)，必須本人攜帶照片的證件來(lái)查，他人代查則必須持經(jīng)過(guò)公證處公證的委托書(shū)方可。另外，打印出錯、重復的紙張不能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專(zhuān)人處理來(lái)避免他們個(gè)人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經(jīng)過(guò)工作人員同意。當然，更不允許利用者改動(dòng)檔案，破壞其原始性。

　　6，長(cháng)安區檔案局在革委會(huì )期間的檔案大部分沒(méi)有明確的單位、部門(mén)劃分，全部收到革委會(huì )全宗里面。

　　7，檔案的外借：在實(shí)習期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經(jīng)過(guò)協(xié)商以后，把外借的檔案先復印備份，然后用負責人的身份證押到檔案局再借出去。

　　8，人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時(shí)間、單位排列的，是按姓氏筆畫(huà)排列。(不知道所有公共檔案館都是這樣還是僅限于長(cháng)安區檔案局)

　　9，長(cháng)安區檔案局用的是世紀科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的`軟件，是規范檔案管理、提高利用效率的有效方式。

　　10，國家新政策的出臺直接影響著(zhù)檔案館的接待人數，比如，前段時(shí)間的“145號文”要為下方人員，名辦教師辦醫療保險就需要檔案館很是忙碌一陣子了。

　　11，檔案館和圖書(shū)館有很大的一個(gè)區別就是要收取費用，調檔費為5元卷，復印費1元張，單身證明50元份，莊基地證明200元份。也是有工商局頒發(fā)的收費許可證，是合理的收費，收取的費用也不會(huì )留作檔案館的活動(dòng)經(jīng)費，要上交財政局。

　　四、長(cháng)安區檔案館的存在的一些問(wèn)題及我的建議

　　1， 辦公條件、設備落后：天天卡紙的復印機，時(shí)而不出紙的彩印機，打開(kāi)WORD都卡的電腦，需要技巧才能打開(kāi)的庫房門(mén)，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門(mén)掉了搖手的密集架，只有八個(gè)座位和科室辦公室一體的接待處……

　　2， 電子化程度低且進(jìn)程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打印;莊基地的檔案還在掃描過(guò)程中;照片檔案全部進(jìn)行了掃描。這些大部分還是在申請AAA級檔案館的時(shí)候作為考核項目建設的。大部分還是要通過(guò)傳統的手工檢索，到庫房取實(shí)體檔案進(jìn)行復印來(lái)提供服務(wù)。而且，因為當時(shí)在生成電子目錄的時(shí)候雇傭人來(lái)打印的，錯誤百出，也影響檔案的查準率、查到率。

　　3， 檔案的檢索途徑單一、電子目錄只能以題名為檢索詞進(jìn)行檢索，手工檢索則要確定日期，沒(méi)有日期就很難找到想要的檔案內容.

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