論現代虛擬辦公室的管理模式論文
[摘要]虛擬辦公室是信息時(shí)代的新潮流，它使得員工能不必依賴(lài)工業(yè)時(shí)代的辦公條件，同樣可以進(jìn)行現代化的辦公。與傳統辦公模式相比具有靈活、效率高等特點(diǎn)，是符合現代社會(huì )發(fā)展的一種先進(jìn)的辦公模式。
[關(guān)鍵詞]虛擬辦公模式;管理;團隊重構
隨著(zhù)經(jīng)濟全球化和信息技術(shù)的發(fā)展，對有些人而言，工作不再是到辦公室去，而是完成一些具體事情，這就是虛擬辦公室工作模式。計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使我們的學(xué)習、生活、工作方式發(fā)生了巨大的變化，完全改變了人們工作、學(xué)習、交流的習慣。人們已經(jīng)意識到這種改變正在影響著(zhù)我們的社會(huì )。虛擬辦公是信息社會(huì )的產(chǎn)物，虛擬辦公室是信息時(shí)代的一種新辦公形式，它有很多種模式，如遠程辦公模式、在家辦公模式、旅館辦公工作模式、完全流動(dòng)辦公模式等。虛擬辦公室用計算機網(wǎng)絡(luò )取代傳統的私人辦公模式，使得員工不必依賴(lài)工業(yè)時(shí)代的辦公條件同樣開(kāi)展業(yè)務(wù)，能更自由地支配時(shí)間，因此備受越來(lái)越多的公司和員工的親睞，已成為信息時(shí)代的新潮流。
一、現代虛擬辦公室模式的優(yōu)勢
虛擬辦公室之所以能迅速成長(cháng)為信息時(shí)代辦公的新潮流，源于虛擬辦公室和傳統的辦公方式相比具有很多優(yōu)勢，主要體現在以下幾個(gè)方面：1.降低辦公成本在虛擬辦公方式下，取消了大量的私人和公用辦公室、檔案柜、辦公設備。據有關(guān)統計資料顯示，采用虛擬辦公模式至少可以節省15%—18%的辦公空間，因為有效地減少了辦公空間，不但節省了蓋辦公樓的費用或租用房屋的租金，而且還減少了為雇員聚集開(kāi)會(huì )、討論而支付的旅行、辦公費用和重新安置員工的費用，它還使得組織有可能減少某些雇員，如秘書(shū)、清潔工、電工、建筑工的聘用，從而節約工資和福利支出，有利于降低辦公費用。這是越來(lái)越多的公司采用這一辦公模式的主要原因之一。
2.加快信息匯集和流動(dòng)
虛擬辦公方式下的員工散居在各地，由于采取了先進(jìn)的信息技術(shù)，可以及時(shí)地進(jìn)行信息交流，防止信息滯留，并能很容易地實(shí)現信息共享，從而加快了信息匯集和流動(dòng)。
3.彈性的工作時(shí)間促進(jìn)工作效率
在虛擬辦公方式下的員工，不必每天趕著(zhù)到辦公室報到，它可以節省員工每天花在上班途中的時(shí)間，從而使員工有更多的時(shí)間與客戶(hù)接觸，更靈活地控制自己的時(shí)間，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率。
4.節約的時(shí)間可以用來(lái)更多地與客戶(hù)進(jìn)行聯(lián)系交流在虛擬辦公方式下的公司，可以通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )對員工進(jìn)行嚴格而合理的監控，有助于公司建立客戶(hù)關(guān)系檔案，可以有效的防止核心員工跳槽而帶走客戶(hù)。此外，由于部分員工分散在各地，能方便地獲取各地顧客的信息，更全面地了解顧客，并能及時(shí)解決顧客的相關(guān)問(wèn)題和反映顧客的需求，有利于組織獲取良好的顧客信息，盡快設計和開(kāi)發(fā)出滿(mǎn)足顧客需求的產(chǎn)品和服務(wù)。
5.柔性工作制可以獲取和留住公司和組織機構所需要的優(yōu)秀人才虛擬辦公方式下員工的招聘，不再受員工居住地及組織機構所在地的限制，員工的來(lái)源更為廣泛，這為獲取很難招聘到的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員創(chuàng )造了良好條件，有利于選拔任用人才;同時(shí)，還可以防止因公司和組織機構或員工的遷徙而流失公司和組織機構優(yōu)秀人才。另外，由于員工更多的自由支配時(shí)間，也允許優(yōu)秀人才在公司兼職，公司就有更多途徑獲得優(yōu)秀員工。
6.促進(jìn)環(huán)保，節約資源
統計資料顯示，在主要大城市，采用虛擬辦公的公司員工的行車(chē)里程數降低了25%，這樣就降低了雇員的相應開(kāi)支又減低了資源的耗費，減少了廢氣的污染，有利于環(huán)保。
二、現代虛擬辦公室管理所面臨的問(wèn)題
盡管虛擬辦公室具有很多優(yōu)點(diǎn)，但它畢竟是一種全新的工作方式。它是否是一種較好的工作方式?虛擬辦公室在員工考核、滿(mǎn)足感、集體感、合作精神等方面是否有不利影響?研究調查表明，許多員工對虛擬辦公感到擔憂(yōu)，對一些人來(lái)說(shuō)聽(tīng)起來(lái)很像裁員、部分工作制或者是很虛的“顧問(wèn)性工作”，他們對自己的工作感到擔憂(yōu)，覺(jué)得沒(méi)有安全感。有些人因為失去日常的社會(huì )交往而感到無(wú)所適從。一些人害怕打破安逸的家庭生活和高壓緊張的工作生活之間的差異。高級員工也不愿意放棄經(jīng)過(guò)多年努力才獲得的辦公室。電子化的工作似乎帶來(lái)了這樣的問(wèn)題：那些人與人之間的交往時(shí)必須的，它還有使組織分裂的危險，人們開(kāi)始擔心是什么使他們團結在一起。如何保證員工的精力投入和生產(chǎn)率的提高。
虛擬辦公室工作模式下由于雇員散居世界各地，可能來(lái)自不同的國家、種族和組織存在文化差異，不同語(yǔ)言的員工之間進(jìn)行交流容易導致大量信息的流失和扭曲，是交流的主要障礙。不同文化的員工在社會(huì )化過(guò)程，對信息的感知以及某些概念比如最后期限的理解等各方面，均存在著(zhù)顯著(zhù)地差異。這些最終都會(huì )從不同的側面影響工作的效率和組織目標的實(shí)現。
此外，虛擬辦公室模式下的雇員之間的.交流和溝通，主要依賴(lài)于電話(huà)、傳真、計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段進(jìn)行遠距離的交流，無(wú)法像面對面交流一樣借助面部表情、聲音感染力、手勢等傳播富有社會(huì )、情感、非口頭的信息。其次，在雇員之間的遠距離溝通往往僅限于正式溝通，而與工作無(wú)關(guān)的非正式溝通大為減少。雇員之間的非正式溝通往往有助于員工體驗組織文化，有助于員工滿(mǎn)足社會(huì )關(guān)系的需求，有助于團隊凝聚力的形成。這種交往的減少易使雇員產(chǎn)生孤立感、焦慮感。另外，溝通手段的脆弱性使得虛擬辦公室面臨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )安全性等信息技術(shù)的挑戰。
三、建立虛擬辦公室模式必須解決的主要問(wèn)題
1.改變傳統的工作格局，營(yíng)造寬松和有創(chuàng )造性的氣氛虛擬辦公室雖然取消了大量私人辦公室和辦工桌，但應保留部分工作間為特殊員工所用，用一些小的“退隊工作間”或“項目工作間”代替傳統的辦公環(huán)境，由流動(dòng)的項目或部門(mén)經(jīng)理就近輪流使用，用以解決一些特殊問(wèn)題。每個(gè)房間應該包含一個(gè)圓形會(huì )議桌、入網(wǎng)計算機接口和電話(huà)等設施。
還可以考慮需要時(shí)租用酒店辦公用桌。此外，還應設立較大的開(kāi)放的公共場(chǎng)所以方便雇員聚會(huì )、演示使用。
2.組織結構扁平化和管理人員集權化傾向的沖突組織信息化后組織結構呈現扁平化趨勢，管理的層次減少但管理的幅度擴大。由于管理者的能力有限，這一轉變要求分權，即授予下屬更多的決策權和自主權。但管理者普遍具有集權化傾向，他們可能會(huì )通過(guò)各種途徑設置障礙使得權力更加集中，從而人為地阻塞信息通道，影響組織的效率。在這一類(lèi)組織中，領(lǐng)導的權威應更多的來(lái)源于領(lǐng)導者個(gè)人的能力和知識所形成的威望，而不是來(lái)源于組織結構中的“位置”所賦予的權力，應培養和選拔魅力型的領(lǐng)導。組織的中層管理者的角色應由考評者、監督者轉變?yōu)椤敖叹殹�、“領(lǐng)袖”，主要起協(xié)助和鼓舞下屬的作用。必要時(shí)使用決策工具以幫助領(lǐng)導及時(shí)、迅速地作出決策。
3.建立適合虛擬辦公模式的團隊結構在采用虛擬辦公工作模式的組織中，由于雇員間存在著(zhù)文化差異，溝通問(wèn)題會(huì )導致員工滿(mǎn)足感的缺乏，產(chǎn)生焦慮孤獨的情緒，會(huì )影響團隊精神及員工間的合作，所以在虛擬辦公室工作模式下團隊重構，實(shí)施跨文化管理顯得尤為重要。我認為應從以下幾個(gè)方面努力：(1)明確組織的目標、意愿在虛擬辦公室成立時(shí)或新員工加入時(shí)，盡量讓每個(gè)雇員了解組織的目標、宗旨，將個(gè)人目標與組織目標結合起來(lái)，并在以后的工作中通過(guò)培訓等途徑不斷地進(jìn)行強化。經(jīng)常與員工溝通組織目前的狀況，要求員工自我磨合與目標、宗旨之間的偏差;當組織目標和員工個(gè)人目標發(fā)生沖突時(shí)，要做好協(xié)調工作。
(2)建立有效的溝通機制
有效溝通是團隊存在和發(fā)展的基礎。為了實(shí)現雇員間有效地溝通，首先應解決技術(shù)上的問(wèn)題，給雇員配備必需的技術(shù)裝備，如便攜式電腦、傳真機等，并通過(guò)培訓讓員工熟練地掌握使用方法，同時(shí)還應配備專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員負責。了解文化差異的狀況及由此可能引起的問(wèn)題，使之接受和認可他人的文化背景，減少由文化差異帶來(lái)的沖突。
(3)加強溝通與社會(huì )交流
在虛擬辦公室中雇員間的溝通僅限于遠距離正式溝通，而缺乏面對面的非正式溝通。由于成員會(huì )有孤獨感，組織成員的社會(huì )化程度低。因此，虛擬辦公室的管理應注意促成成員的社會(huì )化，盡可能在適當的時(shí)候安排成員間面對面的交流，加強非正式溝通，在工作之余適當加一些幽默、笑話(huà)，使成員間有可能建立個(gè)人關(guān)系，減少孤獨感。
(4)建立以信任為基礎的團隊文化在虛擬辦公室中需要雇員間廣泛的合作和交流，信任是合作的基礎，建立以信任為基礎的團隊文化，首先意味著(zhù)承認個(gè)體，對個(gè)體技能、技能、態(tài)度、行為、文化背景的認可、接受、尊重。以強調個(gè)人作用為基礎，在組織中培育和倡導一種知識分享的文化氛圍，但同時(shí)應有知識產(chǎn)權保護意識。
雇員間要有信息知識的分享，要有相互間的信任。
4.建立合理的激勵模式
如何激勵員工是管理虛擬辦公室所面臨的另一挑戰。
虛擬辦公室的運作，更需要員工的自我管理和自我控制。因此，建立良好的激勵模式，合理合法地激勵員工尤為重要。
虛擬辦公室的雇員一般都是知識型員工，具備特殊技能，通常要采取高薪，并提供具有挑戰性的工作以及良好的培訓和學(xué)習機會(huì )，方向以留住人才。高薪讓員工有能力照顧家庭，解除員工后顧之憂(yōu)，使員工能全心投入工作;富有挑戰性的工作能給員工高度的滿(mǎn)足感、成就感;良好的培訓機會(huì )，包括溝通技能和相應專(zhuān)門(mén)技能的培訓和學(xué)習能使員工獲得提高和發(fā)展。
5.調動(dòng)員工工作積極性，做好監督管理經(jīng)對在家工作員工進(jìn)行調查發(fā)現：這些雇員的生產(chǎn)率和工作精力的投入都難以保證，除非他們跟辦公室保持密切的聯(lián)系。員工要從主觀(guān)意識上樹(shù)立以自己工作為己任的工作態(tài)度，管理虛擬辦公室應對員工進(jìn)行監督，讓雇員跟辦公室保持密切的聯(lián)系，可以用公司規定和工作章程的形式明文規定，雇員每天至少應跟辦公室聯(lián)系兩次以上，按規定上報每天工作計劃及工作進(jìn)展完成情況。辦公室每天通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò )下達工作任務(wù)，還可以使用軟件和程序對員工的個(gè)人電腦使用情況等進(jìn)行監視。但這必須是合法地，不能侵犯員工的個(gè)人隱私權，它還應該是合理的，否則會(huì )傷害員工的感情。支持每個(gè)人為單位的總體目標創(chuàng )造性地工作，有時(shí)甚至強調而不公開(kāi)地抵制慣例，充分發(fā)揮每個(gè)人的才智。
6.利用現代科技技術(shù)保障虛擬辦公室安全在虛擬辦公室工作模式下，員工與辦公室、員工與員工之間的溝通，主要依賴(lài)于互聯(lián)網(wǎng)、計算機、電話(huà)、傳真等科技手段，而這些手段是脆弱的，如互聯(lián)網(wǎng)易受到h客的攻擊等。管理虛擬辦公應注意系統的安全性、穩定性、以及系統的可靠性和可延展性�？梢圆捎迷O置防火墻、對數據加密等方法防止計算機病毒和h客的襲擊。另外應做好數據的保存和異地備份，防止意外事件造成巨大的損失。最后，應盡可能提供有效地溝通方式，利用網(wǎng)上傳度3DS立體圖像的技術(shù)進(jìn)行有效的溝通。
總之，虛擬辦公室是組織發(fā)展的一種新模式，是現代經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展的需要，越來(lái)越多的企業(yè)采取這種管理模式，并從中獲得了收益，已經(jīng)成為現代化管理模式的主要趨勢，逐漸成為企業(yè)的核心競爭力。
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