玉樹(shù)大地震中檔案管理的意義與安全管理策略論文
0 前 言。
2010 年 4 月 14 日 7 時(shí) 49 分是一個(gè)撼動(dòng)人們心靈深處的恐懼、悲痛的時(shí)刻，7. 1 級的強烈地震似乎要吞噬青海省玉樹(shù)藏族自治州的一切。據青海省玉樹(shù)藏族自治州檔案館的數據統計，災區的檔案共計 13 萬(wàn)卷，在地震過(guò)程中，有 9 家檔案室傾覆，將近萬(wàn)卷的檔案掩埋在廢墟之中，剩余的12 萬(wàn)卷檔案在地震結束之后均處在危房中[1],對災后檔案重建工作造成不可估計的困難。而追溯到 2008 年的汶川 8. 0 級大地震，我們會(huì )發(fā)現除了重大的人員傷亡和財產(chǎn)損失之外，重災區的檔案受到了嚴重的損毀，造成不可估量的毀滅性影響。
地震帶給我們的傷痛是沉重而長(cháng)久的。因此，在災難發(fā)生之前，我們需要做好各方面的預防性工作，防患于未然，最大限度地降低損失與傷害，同時(shí)，這也是全世界檔案管理部門(mén)共同面臨的重大難題。如何在災難發(fā)生前充分意識檔案管理的重要性，做好檔案的高效管理工作，防患于未然，減少檔案的損毀，保證檔案的安全，才能有效規避災難的重演。本文闡述了檔案管理的重要性及其安全管理，期望能夠為當今檔案管理工作提供一定的參考與指導。
1 檔案管理的重要性。
1. 1 彌補我國檔案管理的硬件建設缺口，提升檔案管理規范的需要。
由 2010 年 4 月 14 日 7 時(shí) 49 分的青海省玉樹(shù)藏族自治州 7. 1 級的強烈地震引發(fā)的檔案損毀，可以看出我國檔案管理的硬件建設的缺口比較大，表現為檔案館等建筑的抗震性能比較差，消防等級偏低，而且大部分檔案室的安防、供電、給排水、采暖等基礎設施普遍存在老化現象，檔案室內濕度較大。據相關(guān)數據統計，其濕度一般在70% 左右，就已經(jīng)超過(guò)國家標準 60% 的上限，不利于檔案的長(cháng)久保存。除此之外，檔案的包裝盒也不合格。這些問(wèn)題，均會(huì )造成檔案的難以搶救與修復。因此，強化檔案硬件建設，查漏補缺，為檔案管理提供更加牢靠的基礎保障[2].
同時(shí)輔助規范化的檔案管理模式，即利用信息技術(shù)，實(shí)現檔案信息管理的規范化、標準化，具體做法是將檔案信息的收集、整理、著(zhù)錄、鑒定以及保管的任何一個(gè)環(huán)節都嚴格依照統一的計算機程序進(jìn)行科學(xué)的管理。要注意以下幾點(diǎn)： ①對檔案信息進(jìn)行普查篩檢、剔重。傳統老套的`檔案管理模式往往沒(méi)有做全面的清查，而且檔案劃分保管的期限都存在一定的偏差，許多檔案存在失去參考價(jià)值或者多份現象。②利用信息技術(shù)，對檔案進(jìn)行重新組合分類(lèi)，使其規范化。將傳統老套的管理辦法中過(guò)于厚重、內容混雜的案卷，根據實(shí)際需要重新整理成冊，案卷要盡最大可能的將原本就存在一定聯(lián)系的文件有機地組合在一起。③檔案要設置統一的分類(lèi)號，保證案卷能夠被成功檢索。利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行檢索的優(yōu)勢在于滿(mǎn)足大眾對檔案信息檢索的需求。另外，為了確保檢索的完整性，要因事制宜的設定一些明細規則，約束其規范性操作。④檔案提名要規范，保證檢出的準確性。
1. 2 保障檔案管理安全性的需要---強化工作人員的安全意識，完善管理體系。
目前，我國檔案管理工作人員的安全意識較為薄弱，其管理體系也十分落后，不能保障檔案安全，雖然部分地方按照國家檔案局的相關(guān)規定，建立了檔案安全制度（ 符合當地實(shí)際發(fā)展水平） ,但往往流于形式。在具體的執行過(guò)程中，由于相關(guān)工作人員的安全意識薄弱，且業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)不高，工作效率低等問(wèn)題，檔案管理的安全性常常不能落到實(shí)處。除此之外，大部分的檔案管理部門(mén)缺乏規范、科學(xué)的管理體系，往往表現在過(guò)于表面化，也就是俗話(huà)說(shuō)的走過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有規范性的獎懲制度，即使犯了小錯誤，往往也能規避，助長(cháng)了工作人員的惰性，不利于安全意識的提升。長(cháng)此以往，便會(huì )造成嚴重的檔案損失，而且一旦發(fā)生災難性事件，便會(huì )造成不可估量的檔案損毀，甚至無(wú)法修復，對人們的切身利益造成嚴重的損害。因此，對檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)培訓，提高他們的專(zhuān)業(yè)性是必要的。通過(guò)多種方式培育工作人員的安全意識，在管理制度上，要實(shí)行安全管理，主要表現為檔案的統計管理，要按輕重緩急進(jìn)行有序操作。在推進(jìn)檔案的利用程度、價(jià)值大小以及利用率等方面，需要做到公正公開(kāi)，對所有的檔案進(jìn)行輕重緩急的排序，增加檔案管理循序漸進(jìn)的可操作性。首先，對于那些緊急需求的檔案，要進(jìn)行先行處理，為需求者提供用檔保證，從而提高檔案的管理效率，同時(shí)擴大檔案的備份，做到安全性管理，避免發(fā)生災難時(shí)數據的丟失。其次，利用信息技術(shù)可以將檔案的著(zhù)錄工作開(kāi)展的更加順利，在節省時(shí)間的同時(shí)，降低相關(guān)工作人員的工作強度和工作難度。在著(zhù)錄的過(guò)程中，將檔案的內容按照事實(shí)的單一、復雜程度等，進(jìn)行重新錄入。若一些檔案的內容存在重復或者類(lèi)似的情況，要對其進(jìn)行合并整理，形成系統性、科學(xué)性的新的著(zhù)錄案卷，節省內容所占的空間，提高管理效率。第三，對于那些重要文件或者內容所反映的事件比較重大的檔案，要做特殊的標識，然后，利用信息技術(shù)，給出相應的分類(lèi)號。這樣，既可以使原有的零散、老套的檔案更加規范化，又可以全面提升檔案的管理水平，多方面的協(xié)調管理，能夠增強檔案的安全性，也方便災后檔案數據的找回。
2 檔案的安全性管理。
做好檔案的安全性管理，首先要規范專(zhuān)業(yè)性操作，具體做法為： ①檔案的有效裝訂。工作人員可以參考《文件歸檔整理規范》中的裝訂模式，且要根據實(shí)際情況進(jìn)行裝訂變通，但要切記文字材料必須裝訂，不可差錯漏掉。另外，對于必須參考的圖片，一定是記錄清晰正確、耐久性強的圖片。
裝訂檔案要采用左側裝訂法，牢固、整齊、簡(jiǎn)潔的保管和整理好信息資料。②檔案在裝訂過(guò)程中，要注意上孔要和“檔案館號”齊平； 中孔取上下兩孔的中心，水平方向上要與左邊緣在平行線(xiàn)上； 下孔要與“保管期限”持平，這樣整理好的檔案，不僅能夠便于資料的保管，更加美化了檔案的視覺(jué)效果。③檔案的秩序排列要以時(shí)間及重要程度為中心，不要人為破壞資料文件自身的有機結構，保證資料的完整性，方便資料的快速查找以及資料的有效利用。檔案管理工作人員要根據實(shí)際情況，將各種文件資料進(jìn)行機構、保管期限、時(shí)間整理，這樣才能使檔案資料的編排合理，提高利用效率。做好檔案管理的基本工作，提高專(zhuān)業(yè)素養，實(shí)現檔案管理質(zhì)的跨越。
其次，檔案的安全性管理需要相關(guān)法律法規的約束，需要做好以下幾個(gè)方面的工作： ①相關(guān)政府部門(mén)及相關(guān)單位要加強對檔案管理的法律法規宣傳力度，并建立相應的獎罰機制，約束執行過(guò)程中的行為，使其規范化、制度化。相關(guān)規章制度的建立和完善，能夠促使相關(guān)工作人員全面學(xué)習法律法規知識，提高檔案正確的安全管理意識，增強責任意識，確保檔案各項數據、資料的完整性和真實(shí)性。②重大建設項目檔案管理，如基礎建設類(lèi)，施工單位在施工的各個(gè)階段的招投標文件、設計方案、實(shí)際操作情況及相應的圖紙、資料、文件、監理的真實(shí)記錄等要進(jìn)行及時(shí)的收集整理，并且由專(zhuān)業(yè)管理人員統一規范歸檔，保證建設檔案的真實(shí)性、完整性、連續性和安全性[3].③檔案庫房是檔案館建筑中最重要、最特殊的一部分，是為保護檔案提供基本物資條件的重要場(chǎng)所。檔案庫房設計、建筑的合理性和設備的經(jīng)濟實(shí)用性，直接關(guān)系到檔案的安全。還要配備一定的配套設施，最基本的設備主要包括空氣調節裝置、檔案裝具、檔案保護技術(shù)設備、專(zhuān)用信息化設備、檔案利用設備、檔案維護監控設備、檔案搶救與恢復設備等。
第三，嚴格規范每一細節，在強烈的社會(huì )責任感的鞭策下，不斷地改進(jìn)檔案管理模式，保證其質(zhì)量，并且加強基礎建設，全面改善檔案管理現狀，預防災害造成嚴重的檔案損毀，吸取在玉樹(shù)地震中檔案損毀的經(jīng)驗教訓。
3 結 語(yǔ)。
環(huán)境的惡化，氣候的更迭，致使自然災害的發(fā)生率頻增，在災害中，大量的檔案損毀，造成不可估量的社會(huì )效益損失，尤其是“4·14”玉樹(shù) 7. 1級強烈地震引發(fā)的檔案損毀更是讓人扼腕，為防患于未然，不僅要加固檔案基礎建設、優(yōu)化管理模式，不斷加強工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，還要不斷強化相關(guān)法律法規的約束。在此基礎上，形成良好的、規范的、科學(xué)的檔案管理體系，利用當代先進(jìn)的信息、管理技術(shù)，建立異地備份制度，利用強大的數據功能，即使自然災害對紙質(zhì)檔案造成了嚴重的損毀，電子版的檔案也能發(fā)揮其重要作用，不至于造成毀滅性的災害。因此，檔案管理重要性及其安全管理最為關(guān)鍵的在于防患于未然，真正意義上執行好檔案管理的每一個(gè)細節。
參考文獻：
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[3] 陳佳麗。 談水利工程建設項目監理檔案管理[J]. 黑龍江科技信息，2013（ 27） :187 -189.
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