檔案管理對企業(yè)標準化工作的意義和作用論文

　　引言

　　企業(yè)檔案管理是指對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料和歷史記錄進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)。企業(yè)標準化是以獲得企業(yè)的最佳生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序和經(jīng)濟效益為目標，以搞好生產(chǎn)、管理、技術(shù)和營(yíng)銷(xiāo)等各項工作為主要內容，制定、貫徹實(shí)施和管理維護標準的一種有組織的活動(dòng)。中國加入WTO以來(lái)，標準化戰略在企業(yè)發(fā)展中所起的技術(shù)杠桿作用早已深入常識。檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和基礎性工作，所提供的大量以事實(shí)為基礎的原始數據和對這些原始數據的統計，則為企業(yè)標準化工作的正常開(kāi)展提供了珍貴優(yōu)質(zhì)的土壤�？梢哉f(shuō)，檔案管理是企業(yè)標準化活動(dòng)正常開(kāi)展的一項基礎性工作。檔案管理對企業(yè)開(kāi)展標準化工作的意義具體表現哪些方面呢?筆者認為可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述:

　　1檔案管理能為企業(yè)標準制訂提供充分的文獻資料和必要的原始記錄

　　企業(yè)科學(xué)合理地制定企業(yè)標準離不開(kāi)檔案管理工作的支持。企業(yè)在制定企業(yè)標準時(shí)，需要先查詢(xún)現有國家行業(yè)標準是否已對企業(yè)產(chǎn)品某項技術(shù)指標作出強制性規定，如果違反這些強制性標準的規定，就是違反了《標準化法》的規定;當國家行業(yè)內對該產(chǎn)品某些指標并無(wú)限制性規定時(shí)，這些指標的確定就要通過(guò)對產(chǎn)品以往生產(chǎn)檢驗記錄和客戶(hù)反饋數據的統計分析來(lái)確定。由此可見(jiàn)，企業(yè)能否制定出科學(xué)合理的企業(yè)標準，在很大程度上取決于企業(yè)檔案管理工作所提供的信息資源是否充分全面。例如:某公司在制定《消防高溫混流風(fēng)機》企業(yè)標準時(shí)，就應先查詢(xún)國家對風(fēng)機的“耐高溫性能”有無(wú)強制性規定;由于公司重視檔案管理工作，對本行業(yè)必須收集的國家標準和行業(yè)標準都整理在檔，為企業(yè)標準的制定提供了豐富的標準信息資料。又如:某企業(yè)生產(chǎn)高鉻鉑抗磨合金鑄件，其產(chǎn)品牌號是公司自己設計開(kāi)發(fā)出來(lái)的，因此其化學(xué)成份、機械性能指標均不同于國家現有標準規定。應客戶(hù)招標要求，也為適應新形勢下企業(yè)規范化的要求，該企業(yè)制定了自己的企業(yè)標準《高鉻鉑抗磨合金鑄件》。為正確確定鑄件標準中的化學(xué)成份和機械性能指標，公司將歷年存檔的工藝配方、熱處理、化學(xué)元素成分化驗、機械性能檢測等原始記錄找出，用科學(xué)統計分析方法確定能給企業(yè)帶來(lái)最佳的經(jīng)濟效益的標準指標。如果該公司平時(shí)不注重檔案管理工作，不注重歷史記錄的收集，就不能為該公司企業(yè)標準的制訂提供必要的原始記錄，就無(wú)法制定出科學(xué)合理的企業(yè)標準，當然也就不能實(shí)現標準化活動(dòng)最佳秩序和經(jīng)濟效益的目的。

　　2檔案管理能為企業(yè)標準化活動(dòng)的有效性和合法性提供證據

　　企業(yè)標準化的許多工作都需要大量保存良好的生產(chǎn)檢驗和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的歷史記錄作為其有效性和合法性的證據。這表現在以下方面:

　　一是當上級部門(mén)對企業(yè)標準的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監督和檢查時(shí)，企業(yè)需要提供真實(shí)的生產(chǎn)檢驗記錄，證明產(chǎn)品已按《標準化法》和企業(yè)標準的要求進(jìn)行了檢驗并簽發(fā)合格證才出廠(chǎng)銷(xiāo)售。顯然，這些記錄的保存和提供是以企業(yè)具有良好的檔案管理為基礎的。國家質(zhì)量監督檢驗檢疫總局發(fā)布《泵產(chǎn)品生產(chǎn)許可證實(shí)施細則》中就對企業(yè)的文件記錄等檔案管理有多項規定，如:企業(yè)應將其產(chǎn)品所需的各類(lèi)國家行業(yè)標準收集完整，按標準要求生產(chǎn)檢驗并保管好相關(guān)的歷史記錄;相關(guān)崗位人員應具備的知識、技能和培訓要求均應形成文件存檔備查;生產(chǎn)檢驗等過(guò)程所涉及的工藝技術(shù)文件和圖紙應按企業(yè)制訂的文件檔案管理制度發(fā)放和管理等等。生產(chǎn)許可證審查組來(lái)到企業(yè)現場(chǎng)實(shí)地檢查打分時(shí)，除了現場(chǎng)核查生產(chǎn)場(chǎng)地和設備設施是否符合要求，其余基本要根據企業(yè)所保存的生產(chǎn)檢驗的歷史記錄來(lái)判斷企業(yè)是否符合領(lǐng)證要求。有些記錄的保存是否完好，甚至關(guān)系到企業(yè)是否能通過(guò)考核驗收，如:《泵產(chǎn)品生產(chǎn)許可證企業(yè)實(shí)地核查辦法》中6. 3條是核查組現場(chǎng)檢查判定的否決項，也即:這條要求如果不符合規定，其余項目即使符合要求也不能通過(guò)。這一條規定的主要內容就是:企業(yè)應提供近幾年的出廠(chǎng)檢驗記錄，以證實(shí)企業(yè)一直按企業(yè)標準的要求進(jìn)行了出廠(chǎng)檢驗。如果企業(yè)未能在這些方面做好檔案管理工作，不但不利于標準化工作的開(kāi)展，還將給企業(yè)造成難以挽回的損失。

　　二是在發(fā)生質(zhì)量糾紛時(shí)，生產(chǎn)檢驗等歷史記錄可以從一定程度上保障企業(yè)的利益。上世紀八十年代，中國某企業(yè)從日本進(jìn)口一臺價(jià)格昂貴、技術(shù)先進(jìn)的大型生產(chǎn)設備。設備運行一年左右便出現了故障。企業(yè)的有關(guān)人員便向日本企業(yè)反應情況并要求他們作出相應的修理或賠償。日本方派專(zhuān)業(yè)人員前來(lái)處理，專(zhuān)業(yè)人員查看狀況后進(jìn)行了分析，認為設備出現故障的原因在于中國企業(yè)未按設備標準的要求進(jìn)行日常保養，要求中國企業(yè)提供近一年來(lái)設備生產(chǎn)、保養、維護和大修的記錄。中國企業(yè)的設備維護人員雖然也按規定做了這方面的工作，但由于企業(yè)根本沒(méi)有檔案管理的意識，提供不出完整的記錄，也就不能為自己的工作提供證據。面對日本企業(yè)提供的保存完好的檔案記錄包括了該臺設備從采購零部件進(jìn)廠(chǎng)檢驗、生產(chǎn)加工過(guò)程的半成品檢驗到整臺設備檢驗合格后出廠(chǎng)的所有記錄，中國企業(yè)只能啞巴吃黃連有苦說(shuō)不出。近幾年來(lái)，很多企業(yè)在標準化意識提高的同時(shí)，檔案意識也有所提高。企業(yè)逐漸認識到當出現質(zhì)量糾紛時(shí)，產(chǎn)品標準就是仲裁依據，執行標準的記錄可以為企業(yè)提供較有力的證據。

　　3檔案管理能為企業(yè)標準化活動(dòng)的持續改進(jìn)提供可靠的原始數據

　　企業(yè)標準化的最終目的是追求企業(yè)最佳秩序和最大利益。要達到這一目的，企業(yè)應形成發(fā)現問(wèn)題、分析原因、針對原因解決問(wèn)題從而不斷持續改進(jìn)的良性循環(huán)機制。這種良性循環(huán)機制中最關(guān)鍵的前兩步“發(fā)現問(wèn)題”和“分析原因”要得以正常開(kāi)展，就需要企業(yè)有良好的檔案管理工作。如:某公司為了確保出廠(chǎng)的成品質(zhì)量能符合標準要求，會(huì )對一些關(guān)鍵的生產(chǎn)加工過(guò)程進(jìn)行監控。對于可能影響最終成品質(zhì)量的各類(lèi)半成品的技術(shù)指標都要檢驗并記錄，公司質(zhì)管員將通過(guò)監控這些記錄數據是否有偏差來(lái)發(fā)現產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程是否有問(wèn)題。當這些檢驗記錄出現偏差時(shí)，就有可能影響最終成品的質(zhì)量，相關(guān)人員必須針對發(fā)現的問(wèn)題查找原因并采取糾正措施。在查找原因時(shí)，也需要大量的生產(chǎn)檢驗歷史記錄作為基礎，同時(shí)還可利用歷史數據所具有的追根溯源的能力，找出真正存在的問(wèn)題，有的放矢進(jìn)行解決，從而達到持續改進(jìn)的目的。

　　企業(yè)應將標準的檔案信息整理在檔。失敗標準的檔案信息可作為企業(yè)在歷年管理評審中尋找持續改進(jìn)的突破點(diǎn);成功標準的檔案信息則可作為企業(yè)下一次制定標準時(shí)的決策參考，以避免重復性浪費。如:某公司在制定《電線(xiàn)電纜料》企業(yè)標準時(shí)，對脆化溫度、熱穩定時(shí)間、老化時(shí)間技術(shù)指標等物理性能指標定在什么水平一直拿不定主意。因為公司歷次存檔的檢驗報告顯示這些性能指標的檢測數據遠遠高于相應國家標準的規定。如果指標僅按國家標準要求制定，顯示不出企業(yè)產(chǎn)品的技術(shù)競爭力;如果指標定得過(guò)高，有時(shí)反而會(huì )給企業(yè)造成不必要的資源浪費，不利于企業(yè)追求最佳秩序和最大利益。管理層綜合考慮了成本和市場(chǎng)等方面的因素，最終決定將企業(yè)標準的指標值定得低于歷次檢驗數據的加權平均值，但又稍高于國家標準的規定。企業(yè)利用檔案管理的優(yōu)勢，制定了高于國家標準水平的企業(yè)標準，既能更好地保障產(chǎn)品質(zhì)量，又體現了企業(yè)產(chǎn)品的特色和競爭力。

　　4檔案管理已滲透至企業(yè)標準化工作的方方面面

　　檔案管理不僅為標準化工作提供了必不可少的信息和數據，并且已滲透至標準化工作的方方面面，或者說(shuō)，檔案管理就是標準化工作的一部分。這體現在以下幾方面:一是在一個(gè)有著(zhù)較健全企業(yè)標準體系的企業(yè)，企業(yè)制定的技術(shù)標準、管理標準、工作標準總數達幾百個(gè)甚至上千個(gè)，對這些標準文件進(jìn)行的編號、分類(lèi)、登記、發(fā)放等管理工作本就是檔案管理所涉及的范圍。二是一些國際通用的質(zhì)量管理體系標準、環(huán)境管理體系標準對檔案管理有較高的要求。質(zhì)量管理體系標準工509001中對公司內部文件和記錄的管理就有較為嚴格的管理，如:標準中對文件和記錄的編號、發(fā)放、識別、保存、檢索、有效期、作廢或有效標識等要求都有明確規定;標準中規定企業(yè)在質(zhì)量管理過(guò)程中應保存的記錄就達22處。環(huán)境管理體系列標準工5014001要求企業(yè)在環(huán)保方面應保存的記錄達16處。這些標準在中國實(shí)施已很多年，剛實(shí)施這些標準時(shí)，大多數企業(yè)對于標準中有關(guān)文件和記錄的管理要求總覺(jué)得匪夷所思，難以堅持。其實(shí)，對于有著(zhù)良好檔案管理基礎的企業(yè)，這根本不是問(wèn)題。對于一直不重視檔案管理工作的企業(yè)，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的堅持，便感受到檔案管理對于企業(yè)標準化和其它方面的管理都是大有裨益的�？梢�(jiàn)，要在企業(yè)實(shí)施這些國際上較為先進(jìn)的管理標準，就需要企業(yè)有良好的檔案管理工作。三是在某些行業(yè)，檔案資料管理已以行業(yè)標準的形式在全國范圍內予以規定和統一，體現了國家對檔案管理工作的重視。如:在船舶行業(yè)，對檔案收集及其業(yè)務(wù)指導要求、檔案管理部門(mén)職責、實(shí)物檔案管理、案卷格式和一般要求、設備儀器、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)等一系工作均制定了船舶行業(yè)標準。截至目前，我國各行各業(yè)制定的有關(guān)檔案管理方面的行業(yè)標準近200個(gè)。

　　國內一位知名的檔案管理培訓專(zhuān)家曾說(shuō)，不想成長(cháng)的企業(yè)勿需檔案管理。筆者則說(shuō)，不想開(kāi)展標準化工作的企業(yè)勿需檔案管理。企業(yè)應認識到檔案管理在標準化工作中所起的作用，認真地做好檔案管理工作，為企業(yè)的標準化工作打好堅實(shí)的基礎。

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