行政事業(yè)單位內控信息化創(chuàng )建研究論文
摘要：隨著(zhù)經(jīng)濟的快速發(fā)展, 社會(huì )的進(jìn)步, 行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟發(fā)展中占據著(zhù)愈為重要的地位。對此, 加強行政事業(yè)單位內部控制管理, 促進(jìn)信息現代化建設的快速提升, 成為經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節。其中, 行政事業(yè)單位內部控制信息化是《行政事業(yè)單位內部控制規范 (試行) 》實(shí)施和落地的重要途徑。文章就行政事業(yè)單位內部控制信息化建設思路進(jìn)行詳細的分析, 并針對其中可能存在的問(wèn)題提出相應的解決方案, 以促進(jìn)內部控制管理質(zhì)量的提升, 促進(jìn)行政事業(yè)單位的進(jìn)步與發(fā)展。
關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位; 內部控制; 信息化建設
一、行政事業(yè)單位內部控制信息化建設需要解決的問(wèn)題
1.內部控制信息化的覆蓋面比較小。行政事業(yè)單位內部控制主要包含單位層面內部控制和業(yè)務(wù)層面內部控制。其中, 前者主要是對部門(mén)職能、崗位職責分工等職權進(jìn)行控制, 主要通過(guò)加強日常規范管理及文化建設進(jìn)行管控;而對于后者, 則是需要利用強制手段進(jìn)行完成, 主要涉及預算業(yè)務(wù)的處理、收入業(yè)務(wù)的管控等, 將控制的核心點(diǎn)與具體業(yè)務(wù)運營(yíng)系統進(jìn)行相互融合, 提升控制的效率。此外, 行政事業(yè)單位還可以通過(guò)規范中的“評價(jià)與監督”手段對內部控制進(jìn)行有效的反饋, 同時(shí)著(zhù)重加強對內部審計的管控, 以便在最大程度上發(fā)揮審計的行政職能, 控制風(fēng)險。單位進(jìn)行系統化的信息管理, 對于事業(yè)單位的評價(jià)與整改起著(zhù)關(guān)鍵性的作用。
2.內部控制信息化與現存系統存在矛盾的關(guān)系。在開(kāi)展內部控制信息化建設之前, 事業(yè)單位已經(jīng)存在建成的業(yè)務(wù)信息處理系統并, 例如辦公自動(dòng)化系統、財務(wù)系統、固定資產(chǎn)系統等, 這些系統基本上已經(jīng)是可以滿(mǎn)足單位內部控制的基本管理需求。但是, 由于行政事業(yè)單位工作的特殊性及技術(shù)環(huán)境的變化、市場(chǎng)的進(jìn)步與發(fā)展等因素, 導致了這些系統在管理過(guò)程中與采用的信息技術(shù)框架產(chǎn)生了一定的矛盾。因此, 單位需要采取一定的措施以保障內部控制信息化建設與現有的系統進(jìn)行一個(gè)整合, 并對內部控制信息化建設進(jìn)行重組與整改。
3.內部控制信息化建設的組織結構不完善, 責任沒(méi)有進(jìn)行明確的落實(shí)。由于我國體制的建設與發(fā)展, 行政事業(yè)單位與市場(chǎng)多數以盈利為目的的企業(yè)不同, 通常沒(méi)有設置專(zhuān)門(mén)的內部控制管理部門(mén), 而是交由財務(wù)部門(mén)進(jìn)行集中的管理。但是實(shí)際上單位內部控制信息化建設與財務(wù)部門(mén)的管理是存在一定區別的。針對這一情況, 單位內部控制部門(mén)應當是由單位負責人牽頭, 財務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)、信息部門(mén)共同參與的專(zhuān)門(mén)職能組織。內部控制部門(mén)具有一定的獨立性, 擁有一定的獨立權利以便可以保證在最短時(shí)間內將問(wèn)題進(jìn)行解決, 這樣才可以保障內部控制信息化建設的順利完成。
二、行政事業(yè)單位內部控制信息化的主要思路探討
行政事業(yè)單位內部信息控制管理在長(cháng)期的發(fā)展中存在一定的問(wèn)題, 將從以下幾方面對行政事業(yè)單位內部控制信息化的主要思路進(jìn)行有效性探討。一是從信息化控制的對象進(jìn)行探討, 內部控制信息系統的控制對象一般是單位日常的經(jīng)濟活動(dòng)。其中, 經(jīng)濟活動(dòng)主要是涉及業(yè)務(wù)活動(dòng), 既包含單位日常的管理活動(dòng), 也包含單一具體的經(jīng)濟運行活動(dòng), 例如材料采購、資產(chǎn)管理或是費用報銷(xiāo)等。業(yè)務(wù)流程貫穿部門(mén)預算系統、政府采購系統等等核心管理系統當中, 連接著(zhù)整體與部分的關(guān)系, 通過(guò)物流和資金流的運作形成對應的信息流。二是從采集系統方面進(jìn)行分析。采集系統是收集控制對象行動(dòng)結果信息的子系統, 在管理活動(dòng)中大范圍采集有效的信息和及時(shí)獲取單位運營(yíng)過(guò)程產(chǎn)生的信息, 這些信息通過(guò)分析及論證之后會(huì )將有用的數據存儲于數據庫中, 借此為分析風(fēng)險來(lái)源提供有效的依據支持。由于采集信息的速度與質(zhì)量直接影響到控制的效率與質(zhì)量, 所以在信息化環(huán)境下, 應當確定需要采集的內容, 并定期對數據內容進(jìn)行清理, 以保障采集經(jīng)濟活動(dòng)信息的深度、廣度、及時(shí)性。三是從規則庫系統方面進(jìn)行分析。規則庫系統顧名思義是由內部控制標準規范等具體詳細的準則所規定的控制指令和程序組成的數據庫。在規則庫系統中, 可通過(guò)結構化語(yǔ)言或是非結構語(yǔ)言對其進(jìn)行描述并嵌入信息系統中以支持自動(dòng)控制。其中主要的不同點(diǎn)在于非結構語(yǔ)言并沒(méi)有嚴格的評判標準, 不具備一定的強制性。四是從風(fēng)險分析系統進(jìn)行分析。主要是將風(fēng)險分析的結果與規則庫系統中的標準控制進(jìn)行比對, 若是控制對象與控制標準偏差過(guò)大, 則可以將信息傳遞至控制系統進(jìn)而阻止該經(jīng)濟活動(dòng)繼續進(jìn)行或提示該經(jīng)濟活動(dòng)已經(jīng)不具備有效的實(shí)際操作性能, 可實(shí)施性能降低不利于行政單位的進(jìn)步與發(fā)展。五是從控制監督系統進(jìn)行分析�？刂葡到y應當基于單位當前實(shí)際的經(jīng)濟運行情況, 在了解行政單位管控中出現的問(wèn)題之后進(jìn)行針對性的系統控制, 在保持管理系統整體性的基礎上進(jìn)行有效性管理, 保證信息化建設的順利進(jìn)行。同時(shí), 在控制系統的運行過(guò)程中也絕不能離開(kāi)監督系統的輔助。監督系統能夠進(jìn)一步排除其中可能存在的風(fēng)險, 及時(shí)發(fā)現問(wèn)題, 以便及時(shí)解決, 避免問(wèn)題的堆積造成不必要的風(fēng)險與危害。六是從決策管理系統方面進(jìn)行分析。決策管理系統是行政單位進(jìn)行內部控制管理的核心, 對于單位的長(cháng)期發(fā)展與進(jìn)步起著(zhù)至關(guān)重要的作用。因此, 管理者在進(jìn)行決策的過(guò)程中, 決不能僅僅根據自己的主觀(guān)認識及經(jīng)驗進(jìn)行主觀(guān)判斷, 必須建立在有效數據的`基礎之上進(jìn)行, 才能保障決策的準確性。
三、行政事業(yè)單位內部控制信息系統的建設過(guò)程
1.完善組織的結構及具備良好的人事關(guān)系。在這部分建設過(guò)程的分析中, 主要以交通部某單位為例子進(jìn)行具體的闡述。該單位成立了以局長(cháng)為負責人的項目領(lǐng)導小組及建設小組, 輔以財務(wù)部門(mén)及信息部門(mén)等部門(mén)進(jìn)行管理, 業(yè)務(wù)部門(mén)參與, 軟件公司負責研發(fā)。這些部門(mén)應當具備其本身獨立的職權, 有獨立作為的主動(dòng)權, 但同時(shí)這些部門(mén)也應當是互力互助, 共同保證內部控制的順利進(jìn)行。在該行政單位內部控制管理的前期, 項目小組分別赴各地進(jìn)行考察, 并涵蓋預算管理、收支管理、政府采購管理及資產(chǎn)管理為主要內容進(jìn)行主要的調研, 以保障信息收集的有效性。
2.落實(shí)詳細的內部控制流程。在這一塊內容中, 首先, 需要建立起一套內控信息化體系, 并將單位的內部制度、崗位職責、崗位分工等內控信息歸集、整理錄入系統中, 并在系統中形成相關(guān)標準文檔。其次, 對辦公自動(dòng)化系統、預算管理系統、固定資產(chǎn)管理系統等按照內控規范進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理, 盡可能根據業(yè)務(wù)的范圍進(jìn)行風(fēng)險分析, 將經(jīng)濟活動(dòng)的決策與執行監督機制充分融合入實(shí)際的業(yè)務(wù)流程中, 強化內部控制信息化建設進(jìn)程。再次, 單位需要對內部控制在運行的過(guò)程中出現的問(wèn)題進(jìn)行詳細的記錄與報告, 以方便后期進(jìn)行修改和及時(shí)解決相關(guān)問(wèn)題, 同時(shí)也需要跟蹤和監督缺陷的整改過(guò)程, 隨時(shí)監督, 持續改進(jìn), 確保內部控制的執行力度。最后, 需要采取多樣的評價(jià)方法多角度評價(jià), 通過(guò)多方面人員共同參與評價(jià)的方式進(jìn)行全面評價(jià), 按照業(yè)務(wù)抽取、風(fēng)險點(diǎn)索引等方式建立內控自我評價(jià)報告制度, 以確保相關(guān)領(lǐng)導或部門(mén)可以及時(shí)獲取內控評價(jià)的相關(guān)數據和報告。
3.規范化管理單位內部的組織結構, 保障各部門(mén)之間的交流與合作。信息化建設的控制主要體現在數據資源、業(yè)務(wù)平臺、內控服務(wù)項目等。其中, 數據資源層的數據來(lái)源的渠道各異, 其中包含結構化數據及非結構數據。同時(shí), 將服務(wù)總線(xiàn)與內部控制服務(wù)進(jìn)行交互的融合, 這主要是將內部控制的管理平臺與信息服務(wù)的總線(xiàn)進(jìn)行有效連接, 在最大程度上保障信息數據的資源共享。系統應基于XML的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)作為標準的的分布式調用協(xié)議, 確保單位現有的系統可以與數據進(jìn)行相統一。
四、總結
行政事業(yè)單位內部控制信息化建設是受到多方面制約的, 例如單位內部的管理環(huán)境及市場(chǎng)的發(fā)展情況, 與時(shí)代信息化的發(fā)展密切相關(guān)。因此, 行政事業(yè)單位的信息化建設應當以長(cháng)遠發(fā)展的眼光為切入點(diǎn), 盡可能在單位內部建立起信息化系統, 并且保障多方部門(mén)系統的統一性、協(xié)調性, 共同為單位的發(fā)展貢獻一份力量。
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