商務(wù)會(huì )議禮儀的重要性
商務(wù)會(huì )議禮儀的重要性1
會(huì )議前
�、僬埬慊仡櫼幌伦约旱墓ぷ鳡顟B(tài)，除了在自己工位上的時(shí)間、電話(huà)溝通的時(shí)間會(huì )多一些，還有哪種溝通方式多一些?這就是會(huì )議溝通。下面我們就來(lái)談在會(huì )議當中應該注意哪些禮儀。
�、诎磪�(huì )人員來(lái)分類(lèi)，會(huì )議基本上可以簡(jiǎn)單地分成公司外部會(huì )議和公司內部會(huì )議。公司外部會(huì )議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì )、研討會(huì )、座談會(huì )等。
�、蹆炔繒�(huì )議包括定期的工作周例會(huì )、月例會(huì )、年終的總結會(huì )、表彰會(huì )，以及計劃會(huì )等等。
我們以外部會(huì )議為例，講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細節。在會(huì )議前的準備工作中，我們需要注意以下這幾方面：
�、賅HEN-時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì )人員，會(huì )議開(kāi)始的時(shí)間和要進(jìn)行多長(cháng)時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì )議的人員很好地安排自己的工作。
�、赪HERE-地點(diǎn)，是指會(huì )議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì )議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì )議的進(jìn)行。
�、踂HO-人物，以外部客戶(hù)參加的公司外部會(huì )議為例，會(huì )議有哪些人物來(lái)參加，公司這邊誰(shuí)來(lái)出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來(lái)出席這個(gè)會(huì )議。
�、躓HAT-會(huì )議的議題，就是要討論哪些問(wèn)題。
�、軴THERS-會(huì )議物品的準備，就是根據這次會(huì )議的類(lèi)型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。
會(huì )議中
在會(huì )議進(jìn)行當中，我們需要注意以下這幾方面：
(1)會(huì )議主持人
主持會(huì )議要注意·介紹參會(huì )人員·控制會(huì )議進(jìn)程·避免跑題或議而不決·控制會(huì )議時(shí)間
(2)會(huì )議座次的安排
一般情況下，會(huì )議座次的安排分成兩類(lèi)：方桌會(huì )議和圓桌會(huì )議。
一般情況下會(huì )議室中是長(cháng)方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會(huì )議，方桌可以體現主次。
在方桌會(huì )議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導，那么他一般坐在這個(gè)長(cháng)方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說(shuō)以會(huì )議室的門(mén)為基準點(diǎn)，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來(lái)參加的會(huì )議，一般分兩側來(lái)就坐，主人坐在會(huì )議桌的右邊，而客人坐在會(huì )議桌的左邊。
還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會(huì )議。在圓桌會(huì )議中，則可以不用拘泥這么多的禮節，主要記住以門(mén)作為基準點(diǎn)，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。
會(huì )議后
在會(huì )議完畢之后，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：
�、贂�(huì )談要形成文字結果，哪怕沒(méi)有文字結果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面上，還應該有專(zhuān)人負責相關(guān)事物的跟進(jìn);
�、谫浰凸镜募o念品;
�、蹍⒂^(guān)，如參觀(guān)公司，或廠(chǎng)房等。
�、苋绻匾�，合影留念。
商務(wù)禮儀的'重要性
隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的深入發(fā)展，各種商務(wù)活動(dòng)日趨繁多，禮儀也在其中發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越大的作用。
1.規范行為。
禮儀最基本的功能就舒范各種行為。在商務(wù)交往中，人們相互影響、相互作用、相互合作，如果不遵循一定的規范，雙方就缺乏協(xié)作的基礎。在眾多的商務(wù)規范中，禮益范可以使人明白應該怎樣做，不應該怎樣做，哪些可以做，哪些不可以做，有利于確定自我形象，尊重他人，贏(yíng)得友誼。
2.傳遞信息。
禮儀是一種信息，通過(guò)這種信息可以表達出尊敬、友善、真誠等感情，使別人感到溫暖。在商務(wù)活動(dòng)中，恰當的禮儀可以獲得對方的好感、信任，進(jìn)而有助于事業(yè)的發(fā)展。
3.增進(jìn)感情。
在商務(wù)活動(dòng)中，隨著(zhù)交往的深入，雙方可能都會(huì )產(chǎn)生一定的情緒體驗。它表現為兩種情感狀態(tài)：一是感情共鳴，另一種是情感排斥。禮儀容易使雙方互相吸引，增進(jìn)感情，導致良好的人際關(guān)系的建立和發(fā)展。反之.如果不講禮儀，粗俗不堪，那么就容易產(chǎn)生感情排斥，造成人際關(guān)系緊張，給對方造成不好的印象。
4.樹(shù)立形象。
一個(gè)人講究禮儀，就會(huì )在眾人面前樹(shù)立良好的個(gè)人形象;一個(gè)組織的成員講究禮儀，就會(huì )為自己的組織樹(shù)立良好的形象，贏(yíng)得公眾的贊省�，F代市場(chǎng)競爭除了產(chǎn)品競爭外，更體現在形象競爭。一個(gè)具有良好信譽(yù)和形象的公司或企業(yè)，就容易獲得社會(huì )各方的信任和支持，就可在激烈的競爭中處于不敗之地。所以，商務(wù)人員時(shí)刻注重禮儀，既是個(gè)人和組織良好素質(zhì)的體現，也是樹(shù)立和鞏固良好形象的需要。
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創(chuàng )造良好氛圍，拉近雙方距離
一個(gè)企業(yè)，如果能夠熱情周到、大方得體地接待客戶(hù)，想對方之所想，幫助對方解決困難，解決疑問(wèn)，尊重對方，就會(huì )使客戶(hù)感到你是有誠意的，樂(lè )意同你打交道。在一個(gè)寬松和諧的氛圍中談判，就會(huì )自然地縮短雙方的距離，容易找到一個(gè)雙方均能接受、彼此都可受益的結合點(diǎn)。
塑造良好形象，推動(dòng)交易成功
在商務(wù)會(huì )議中，交易雙方可能并不了解，而個(gè)人形象往往是企業(yè)形象的代表。有這樣一種常見(jiàn)的現象：在商務(wù)活動(dòng)中， 一方往往通過(guò)對方的儀容儀表、舉止言談來(lái)判斷對方，并通過(guò)對方來(lái)分析他(她)所代表的企業(yè)的可信程度，進(jìn)而影響與其交往的程度。由此可見(jiàn)，在商務(wù)活動(dòng)中，雙方人員的高尚道德情操，彬彬有禮的言談舉止，淵博的知識，得體的禮遇，都會(huì )給對方留下深刻的印象，并對企業(yè)產(chǎn)生好感，減少談判阻力，推動(dòng)交易成功。
加深理解，促進(jìn)友誼
在商務(wù)會(huì )議中，雙方都要維護各自的經(jīng)濟利益，難免會(huì )發(fā)生一些沖突。企業(yè)與企業(yè)、人與人之間因商務(wù)活動(dòng)而產(chǎn)生的沖突，不是對抗，更不可把交易中的矛盾變?yōu)閷δ硞�(gè)企業(yè)或個(gè)人的攻擊，而要把人和事區分開(kāi)來(lái)。在商務(wù)會(huì )議雙方相持不下的時(shí)候，也要注意禮儀規范，通過(guò)理解和勾通，找出雙方都能接受的方案，通過(guò)交易，雙方建立友誼，成為長(cháng)期的合作伙伴。即使交易不成，由于待人真誠，禮儀有加，雙方也會(huì )溝通感情，建立友誼，日后會(huì )尋找其他的合作途徑。商務(wù)會(huì )議是在人與人之間進(jìn)行的，因此談判的過(guò)程又是一個(gè)人際交往的過(guò)程。人際關(guān)系在談判中往往起著(zhù)十分微妙的作用。道德水平低，禮儀修養差的人和企業(yè)，是無(wú)信譽(yù)可言的，在商場(chǎng)上很難取得成功。而如果能夠以誠相待，尊重對方，禮儀有加，感情融洽，談判就可能取得理想的效果。因此，在談判過(guò)程的始終都應非常注重禮儀。
商務(wù)會(huì )議禮儀有哪些
一、服飾禮儀
服飾禮儀是國際商務(wù)會(huì )議中最基本的禮儀。得體的服飾，不僅是個(gè)人儀表美、素質(zhì)高的表現，而且是對他人的尊重。商界歷來(lái)最重視服飾規范，服飾是商人成功的關(guān)鍵。對國際商務(wù)會(huì )議這種正規場(chǎng)合更是要求穿得傳統、莊重、高雅。對于男性，一般應穿西裝系領(lǐng)帶，一套非常合體的深色套服— 通常是藍色、灰色或黑色 — 會(huì )適合大多數國家，甚至包括出席談判宴會(huì )或看演出。對于女性，職業(yè)套裝則是最佳選擇，這在世界任何地方都適用。男性切忌穿非正式的休閑裝，運動(dòng)裝;女性切忌穿得太露、太透，也切忌佩戴太多首飾，適當點(diǎn)綴一、兩件即可。無(wú)論男性或女性，稀奇的發(fā)型、過(guò)分的化妝、大量的珠寶、濃濃的香水味都會(huì )損壞商務(wù)職業(yè)人員的形象，給外國商人送去錯誤的信號。
中國有句俗話(huà)：穿衣戴帽，各有所好。在日常生活中是這樣，可在國際商務(wù)會(huì )議中卻是大忌。
二、見(jiàn)面禮儀
見(jiàn)面是商務(wù)會(huì )議中的一項重要活動(dòng)。見(jiàn)面禮儀主要包括介紹禮儀和握手禮儀。介紹一般是雙方主談各自介紹自己小組的成員。順序是女士?jì)?yōu)先，職位高的優(yōu)先。稱(chēng)呼通常為“女士”，“小姐”，“先生”。中國人有一個(gè)稱(chēng)呼叫“同志”，翻譯成英語(yǔ)是“comrade”,在西方的某些國家，意思是“同性戀”，所以為避免誤會(huì )，在商務(wù)會(huì )議中應禁用此詞。
握手是中國人最常用的一種見(jiàn)面禮，也是國際上通用的禮節。握手貌似簡(jiǎn)單，但這個(gè)小小的動(dòng)作卻關(guān)系著(zhù)個(gè)人及公司的形象，影響到談判的成功。
握手的力度。中國人初次見(jiàn)面，通常是握到為止，一般不會(huì )過(guò)重。而歐、美人則喜歡用力握對方的手，握得太輕則被認為是軟弱、沒(méi)有信心的表現。
握手的時(shí)間。握手的時(shí)間不宜太長(cháng)，也不宜太短，國際上通用的標準是三秒鐘左右。但老朋友重逢，或談判中達成了一項重大協(xié)議，或談判成功簽字后，握手的時(shí)間可略長(cháng)。
握手的順序。女士先伸出手，男士一般不先伸出手。在場(chǎng)人員較多時(shí)，要穩步尋找握手對象，防止交叉握手、爭手的情況發(fā)生。
握手時(shí)伴隨的動(dòng)作。握手時(shí)，雙眼要正視對方，面帶微笑，以示致意;不可東張西望，或面無(wú)表情。東張西望顯示心不在焉，面無(wú)表情顯示不友好，二者都缺乏對別人的尊重。
當然，在有些國家見(jiàn)面時(shí)并不握手，譬如日本常采用鞠躬的方式，泰國采用雙手合十的方式，法國人采用親吻的方式，阿根廷人不僅親吻而且擁抱，男人親吻女人，女人親吻女人，但男人不親吻男人。而在大多數非洲國家中，習慣用身體打招呼— 長(cháng)時(shí)間地把手放在客人的肩上。至于選擇采用何種見(jiàn)面禮儀，應視不同文化而定，入鄉隨俗是上策。
三、洽談禮儀
商務(wù)會(huì )議的過(guò)程，就是雙方洽談的過(guò)程。任何成功的談判，都是雙方洽談的結果。而任何洽談，都有一定的禮儀。要想洽談成功，就必須遵守洽談禮儀。
語(yǔ)言禮儀。語(yǔ)言是人類(lèi)進(jìn)行信息交流的符號系統。談判語(yǔ)言要做到既恰當又禮貌。所謂恰當，就是根據談判需要，該明確時(shí)明確，該模糊時(shí)模糊。所謂禮貌，就是言語(yǔ)、動(dòng)作謙虛恭敬，不講粗話(huà)，侮辱人格的話(huà)。
非言語(yǔ)禮儀。非言語(yǔ)溝通是指不通過(guò)語(yǔ)言而傳達出意思的溝通。有關(guān)研究表明，一個(gè)人所用的詞語(yǔ)遠不及形體語(yǔ)言所傳遞的信息重要。據研究者估計，觀(guān)眾只能聽(tīng)懂整個(gè)信息的實(shí)際內容的10%，大約30%歸功于一個(gè)講話(huà)人聲音的高音和次中音，60%的信息來(lái)源于非言語(yǔ)交流。非言語(yǔ)禮儀包括目光禮儀，面部表情禮儀，手勢禮儀，身體空間禮儀及沉默禮儀。非言語(yǔ)禮儀是一門(mén)真正的藝術(shù)— 主要由于它隨著(zhù)文化的不同而有很大的出入。在一種文化中的歡樂(lè )的手勢，可能在另一種文化中表示粗野的侮辱。點(diǎn)頭，在中國、美國和加拿大，表示“同意”。但在保加利亞和尼泊爾，點(diǎn)頭表示“不同意”。同日本人講話(huà)時(shí)，他們點(diǎn)頭僅表示“理解”，并不表示“同意”。美國人認為眼睛正視對方是誠實(shí)和真誠的象征;而在日本和中國則認為是不禮貌的。
四、饋贈禮品禮儀
饋贈禮品既是國際商務(wù)會(huì )議中的一種潤滑劑，又是一種文化地雷陣，因為它一方面能加深感情，促進(jìn)與客戶(hù)的關(guān)系，另一方面卻又由于文化差異而犯種種禁忌。贈酒在法國很流行，尤其是備受法國人歡迎和引以為豪的紅葡萄酒或白葡萄酒，但在阿拉伯國家卻是禁品。贈送綠色領(lǐng)帶給沙特阿拉伯人會(huì )大受歡迎，因為綠色是穆斯林喜歡的顏色;但贈送給捷克人則意味著(zhù)斷絕關(guān)系，因為綠色在那里是毒藥和毒素原料的象征。歐美人較重視禮物的意義，而不在價(jià)值，禮太重則有賄賂之嫌;而在亞、非、拉國家，禮太輕則不受歡迎。在中國，送禮以雙數為吉祥;在日本則以奇數表示吉利。在美國，收到禮品時(shí)應當場(chǎng)打開(kāi)，然后對禮品大加贊賞(即使你不喜歡)，并對送禮者表示感謝;而在日本，除非應送禮者請求，否則當面打開(kāi)禮物是不禮貌的。
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