商務(wù)慶典的籌備與禮儀
商務(wù)慶典，簡(jiǎn)稱(chēng)慶典，是各種慶祝禮儀式的統稱(chēng)。在商務(wù)活動(dòng)中，商務(wù)人員參加慶祝儀式的機會(huì )是很多的，既有可能為本單位組織一次慶祝儀式，也有可能應邀去出席其他單位的慶祝儀式。 就內容而論，在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類(lèi)：第一類(lèi)，本單位成立周年慶典。第二類(lèi)本單位榮獲某項榮譽(yù)的慶典。第三，本單位取得重大業(yè)績(jì)的慶典。第四類(lèi)，本單位取得顯著(zhù)發(fā)展的慶典
就形式而論，商界各單位所舉行的各類(lèi)慶祝儀式，都有一個(gè)最大的特色，那就是要務(wù)實(shí)而不務(wù)虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感，并且使社會(huì )各界對本單位重新認識、刮目相看，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進(jìn)行一些人、財、物的投入，任何理智、精明的商家，都會(huì )對此在所不惜。所之，若是對于宣傳本單位的新形象、增強本單位全體員工的自豪感無(wú)所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個(gè)錢(qián)，也沒(méi)有必要好大喜功、非要去搞它不可。
對商界人士業(yè)講，組織慶典與參加慶典時(shí)，往往會(huì )各有多方面的不同要求。慶典的禮儀，即有關(guān)慶典的禮儀規范，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下，對其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典，如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷(xiāo)售一樣，先要對它作出一個(gè)總體的計劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，需要記住兩大要點(diǎn)：其一，要體現出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內容。
毋庸多言，慶典既然是慶�；顒�(dòng)的一種形式，那么它就應當以慶祝為中心，把每一項具體活動(dòng)都盡可能組織熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過(guò)程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實(shí)力，擴大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。
如果站在組織者的角度來(lái)考慮，慶典的內容安排，至少要注意出席者的確定、來(lái)賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問(wèn)題。
首先，應當精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應當濫竽充數，或是讓對方勉為其難確定慶典出席者名單時(shí)，始終應當以慶典的宗旨為指導思想，一般來(lái)說(shuō)，慶典的出席者通常應包括如下人士：
一是上級領(lǐng)導。地方黨政領(lǐng)導、上極主管部門(mén)的領(lǐng)導，大都對單位的發(fā)展給予過(guò)關(guān)心、指導。邀請他們參加，主要是為了表示感激之心。
二是社會(huì )名流。根據公共關(guān)系學(xué)中的“名人效應”原理，社會(huì )各界的名人對于公眾最有吸引力，能夠請到創(chuàng )始們，將有助于更好地提高本單位的知名度。
三是大眾傳媒。在現代社會(huì )中，報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介，被稱(chēng)為僅次于立法、行政、司法三權的社會(huì )“第四權力”。邀請它們，并主動(dòng)與它們合作，將有助于它們公正地介紹本單位的成就，進(jìn)而有助于加深社會(huì )對本單位的了解和認同。
四是合作伙伴。在商務(wù)活動(dòng)中，合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來(lái)與自己一起分享成功的喜悅，是完全應該的，而且也是絕對必要的。
五是社區關(guān)系。它們是指那些與本單位共居于同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會(huì )實(shí)體。例如，本單位周?chē)木用裎瘑T會(huì )、街道辦事處、醫院、學(xué)校、幼兒園、養老院、商店以及其他單位等等。請他們參加本單位的`慶典，會(huì )使對方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位，或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。員工是本單位的主人，本單位每一項成就的取得，都離不開(kāi)他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時(shí)，是不容許將他們完全“置之度外”的。
以上人員的具體名單一旦確定，就應盡量發(fā)出邀請或通知。鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬(wàn)不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。
其次，應當精心安排好來(lái)賓的接待工作。與一般商務(wù)交往中來(lái)賓的接待相比，對出席慶祝儀式的來(lái)賓的接待，更應突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應當熱心細致地照顧好全體來(lái)賓，而且還應當通過(guò)主方的接待工作，使來(lái)賓感受到主人真摯的尊重與敬意，并且想方設法使每位來(lái)賓都能心情舒暢。
最好的辦法，是慶典一經(jīng)決定舉行，即成立對此全權負責的籌備組�；I備組成員通常應當由各方面的有關(guān)人士組成，他們應當是能辦事、會(huì )辦事、辦實(shí)事的人。
在慶典的籌備組之內，應根據具體的需要，下設若干專(zhuān)項小組，在公關(guān)、禮賓、財務(wù)、會(huì )務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。
慶典的接待小組，原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。
接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來(lái)賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場(chǎng)迎接或送別來(lái)賓。其二，來(lái)賓的引導。即由專(zhuān)人負責為來(lái)賓帶路，將其送到既定的地點(diǎn)。其三，來(lái)賓的陪同，對于某些年事已高或非常重要的來(lái)賓，應安排專(zhuān)人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。其四，來(lái)賓的接待。即指派專(zhuān)人為來(lái)賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照。
凡應邀出席慶典的來(lái)賓，絕大多數人對本單位都是關(guān)心和友好的。因此，當他們光臨時(shí)，主人沒(méi)有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來(lái)賓的接待上若得過(guò)且過(guò)、馬馬虎虎，是會(huì )傷來(lái)賓的自尊心的。
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