飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度

　　在我們平凡的日常里，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編整理的飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　1.目的：統籌管理本公司管理有效運作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門(mén)能合理地獲得并使用正確的文件。

　　2.范圍：本公司日常管理有效運作的流程、各類(lèi)管理卡、規范、標準、方案、表格、管理制度以及外來(lái)文件或電子文件均屬之。(技術(shù)類(lèi)文件由技術(shù)中心另行統籌管理)

　　3.定義：

　　3.1外來(lái)文件：本公司范圍之外的機構所提供的文件，如客戶(hù)資料、法律法規等。

　　4.工作內容：

　　4.1文件制作：

　　由各部門(mén)負責人按日常工作所需進(jìn)行策劃，或由公司按發(fā)展所需進(jìn)行確定所需制訂的文件主題，安排各部門(mén)對應工作負責人進(jìn)行撰寫(xiě)，文件格式由文管中心統一安排、確保文件清晰，易于識別。

　　4.2文件在正式發(fā)行前，需根據需要安排相關(guān)人員共同對文件內容進(jìn)行研討，撰寫(xiě)人再根據研討結果對文件進(jìn)行調整，再交由各相關(guān)部門(mén)負責人進(jìn)行會(huì )簽，最終交由總經(jīng)理批準，會(huì )簽人員若有休假，則由上一級主管或職務(wù)代理人簽核。

　　4.3文件編號：目前公司實(shí)施的文件按如下規則進(jìn)行編號：

　　4.3.1SF-JH-00SF：生發(fā)簡(jiǎn)稱(chēng)JH：部門(mén)之稽核中心簡(jiǎn)稱(chēng)00：流水號

　　4.3.2技術(shù)類(lèi)文件由技術(shù)部門(mén)進(jìn)行編號;外來(lái)文件不予編號，由文管中心采用登記表進(jìn)行登記管理。

　　4.4文件版本管理：文件若有不合現狀需修改、增訂者，由提議部門(mén)填寫(xiě)《文件制訂(修訂)申請單》，提出修訂原因，交原擬案部門(mén)研討修改，送上級主管批準，由文管中心進(jìn)行修訂、更換，文件修改后，版本號上升一位流水號，當修訂次數超過(guò)9次時(shí)，則版本號字母更改為下一字母。為考慮節約成本，如修改內容較少時(shí)，文管中心根據實(shí)際情況可只對修改當頁(yè)進(jìn)行更換或利用文件修改章進(jìn)行明確標示，但需在封面修訂記錄欄上進(jìn)行簡(jiǎn)要記錄，修訂次數可無(wú)限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。

　　4.5文件分發(fā)回收：

　　4.5.1經(jīng)會(huì )簽發(fā)行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發(fā)的部門(mén)，影印相應分數，加蓋“受控文件”章后發(fā)行。

　　4.5.2文件修訂及廢止時(shí)，舊版失效之文件應于新版文件頒布發(fā)行時(shí)即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫(xiě)上日期，加以保存，需與有效之新文件分開(kāi)。

　　4.5.3對外發(fā)行之文件，由適當之對外部門(mén)填寫(xiě)《文件增(補)發(fā)申請單》，經(jīng)制訂部門(mén)主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準后，方可由文管中心登記入冊、發(fā)行，失效文件不予回收。

　　4.5.4外來(lái)文件分發(fā)：各部門(mén)如收到外來(lái)文件，應交由文管中心統一處理，登記于《外來(lái)文件登記表》上，進(jìn)行歸檔，如文件需分發(fā)至其它部門(mén)，由文管中心按實(shí)際需要，確定分發(fā)部門(mén)及份數，并做好簽收記錄，登記在《外來(lái)文件登記表》上，同時(shí)加蓋發(fā)行章進(jìn)行控制。

　　4.5.5外來(lái)文件之更改：

　　4.5.5.1外來(lái)文件變更：

　�、偻鈦�(lái)標準發(fā)行新版本且為本公司采用時(shí)。

　�、诳蛻�(hù)提供之規格、圖樣等變更時(shí)。

　�、奂夹g(shù)參數發(fā)生更改時(shí)。

　　4.5.5.2外來(lái)文件若有更改通知，則由文管中心在《外來(lái)文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內注明“更正”。如有分發(fā)，依原部門(mén)重新分發(fā)，舊版文件收回，銷(xiāo)毀或蓋作廢章處理。

　　4.5.5.3技術(shù)資料發(fā)生局部更改時(shí)，由發(fā)文部門(mén)通知各接收部門(mén)，可在原分發(fā)資料上進(jìn)行修改，并在收發(fā)登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。

　　4.6文件增補發(fā)作業(yè)：

　　4.6.1各部門(mén)如須增發(fā)文件，應填寫(xiě)《文件增補發(fā)申請單》。提出申請，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準后，由文管中心發(fā)行。

　　4.6.2若文件遺失或破損時(shí)，須由責任部門(mén)填寫(xiě)《文件增補發(fā)申請單》。提出補發(fā)申請，經(jīng)審查、核準后，由文管中心發(fā)行。

　　4.7文件保存、銷(xiāo)毀作業(yè)：

　　4.7.1文件保存：

　　4.7.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。

　　4.7.1.2經(jīng)發(fā)行之文件，現場(chǎng)使用的應分類(lèi)置放于適當場(chǎng)所，非現場(chǎng)使用的由收件部門(mén)依文件類(lèi)別集中保管。

　　4.7.1.3外來(lái)文件的保存：

　�、偎�有外來(lái)文件與資料都應妥善保存，避免受潮受損。

　�、谔厥鈾C密文件由對應部門(mén)主管保存。

　�、蹅髡骖�(lèi)：各部門(mén)應在接收傳真資料時(shí)復印保存，以免傳真紙失效。

　�、苡嬎銠C軟件檔案應備份保存。

　�、萃鈦�(lái)文件保存期限由部門(mén)主管依實(shí)際情況決定。

　　4.7.2文件銷(xiāo)毀：文件如需銷(xiāo)毀時(shí)，由文管中心負責收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進(jìn)行利用，如不可利用則銷(xiāo)毀。文件原稿不進(jìn)行銷(xiāo)毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門(mén)視需要自行決定銷(xiāo)毀與否。如不進(jìn)行銷(xiāo)毀時(shí)，應能夠清楚識別其狀態(tài)以免誤用。

　　4.8文件管理：

　　4.8.1文管中心：

　　4.8.1.1文管中心設專(zhuān)人管理，以確保文件之正確使用。

　　4.8.1.2經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由文管中心依文件類(lèi)別在計算機中備份存盤(pán)。

　　4.8.2使用部門(mén)：

　　4.8.2.1分發(fā)至各部門(mén)的正式文件，嚴禁影印及私自借予非相關(guān)人員或帶出廠(chǎng)外。

　　4.8.2.2現場(chǎng)部門(mén)使用的文件必須置于作業(yè)場(chǎng)所適當位置。

　　4.8.2.3非現場(chǎng)部門(mén)使用之文件必須由部門(mén)派專(zhuān)人集中保管，但應便于取閱。

　　4.8.2.4使用者不得在正式文件上標注文字、符號，不得隨意修改文件內容。

　　4.9文件借閱：當各部門(mén)有需要向文管中心借閱文件時(shí)，借閱者須經(jīng)部門(mén)主管核準后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門(mén)借閱相關(guān)文件時(shí)，應取得該部門(mén)主管的許可。

　　4.10文件評審：

　　4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門(mén)應召集與該文件內容相關(guān)的部門(mén)人員，對新訂文件內容進(jìn)行統一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門(mén)也可根據實(shí)際情況以《文件傳閱單》的形式由相關(guān)的人員對文件內容進(jìn)行評審，待取得統一意見(jiàn)后該文件方可生效。

　　4.10.2文件修訂時(shí)，修訂部門(mén)亦可根據需要召集相關(guān)作業(yè)部門(mén)人員對新訂文件內容進(jìn)行評審，待取得一致后該修訂內容方可生效。

　　4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據公司實(shí)際編制相關(guān)管理辦法進(jìn)行有效管理。

　　4.12表格、記錄管理：

　　4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門(mén)組織編制，其部門(mén)負責人負責審批。為利于統一管理，所有空白表格均須進(jìn)行編號，編號原則如下：

　　例：RS-001/A。

　　RS代表人事，001代表流水號，A代表表格修訂次數。

　　各部門(mén)取部門(mén)前兩個(gè)中文字的拼音第一個(gè)字母作為部門(mén)代碼，將部門(mén)編制的表格統一進(jìn)行編號，制作所有使用表格的清單，連同編號、空白表格樣版一并送交文管中心。

　　4.12.2標識、歸口、編目、保存期限：

　　1)空白記錄表格由主要使用部門(mén)管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應根據產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規要求的保存期及合同的有效期等規定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門(mén)進(jìn)行規定)。

　　2)已填寫(xiě)的記錄由規定的保存(發(fā)出與送達)部門(mén)按易于識別、查閱和檢索的原則進(jìn)行歸口管理。在歸檔時(shí)進(jìn)行按類(lèi)別編目和標記，以方便檢索。

　　3)各部門(mén)人員在接收記錄時(shí)，應檢查記錄項目填寫(xiě)是否齊全，確保所收集的記錄有效。

　　4.12.3記錄空白表格的使用和填寫(xiě)規定

　　4.12.3.1文管中心文件管理員根據《記錄總覽表》，將最新版本的空白表格復制或印刷后發(fā)放給使用部門(mén)。

　　4.12.3.2記錄人員應清楚地填寫(xiě)記錄的每項內容，確保記錄完整、準確、清晰，反映實(shí)際情況。

　　4.12.4管理、保護和過(guò)期處置

　　4.12.4.1各部門(mén)應確保記錄的貯存地點(diǎn)、貯存方式、貯存環(huán)境適宜，同時(shí)注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內不會(huì )丟失、損壞或變質(zhì)。

　　4.12.4.2必要時(shí)，文管中心可檢查各部門(mén)對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內不會(huì )丟失、損壞或變質(zhì)。

　　4.12.4.3對于超過(guò)保存期限的記錄，由各部門(mén)整理后，報部門(mén)負責人審批后，統一銷(xiāo)毀。

　　4.12.5空白記錄表格的增減、更改：

　　1)記錄表格類(lèi)別的增減通過(guò)修改相應程序文件的方式進(jìn)行。

　　2)同一類(lèi)別記錄表格的增減，根據各項工作任務(wù)的策劃結果直接確定。

　　3)修改：提出部門(mén)填寫(xiě)《文件制訂〈修訂〉申請單》，部門(mén)負責人確認后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。

　　4)更改申請獲得批準后，由文件管理員按要求對記錄進(jìn)行修改，并進(jìn)行記錄。

　　5)文管中心文件管理員按《記錄總覽表》的規定將最新的版本的空白表格復制并發(fā)放給使用部門(mén)，收回舊版的空白表格并對其使用加以限制。

　　5.管理約定：

　　5.1未按本文件規定要求使用統一格式編寫(xiě)文件或未按程序進(jìn)行會(huì )簽者，罰款5元/次;

　　5.2未經(jīng)許可私自影印文件者，每次對責任人罰款20元;

　　5.3未經(jīng)許可私自對文件內容進(jìn)行修改者，每次對責任人罰款10元;

　　5.4文件因管理不善導致有亂涂亂畫(huà)或損壞者對其部門(mén)負責人罰款10元/份，導致文件丟失者罰款20元/份;

　　5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對責任人罰款20元;

　　5.6私自將公司文件或電子檔案傳遞給外部人員或機構者處罰50元/份(正常業(yè)務(wù)往來(lái)除外)，造成公司機密外泄者按公司相關(guān)規定進(jìn)行處理。

　　6.記錄表格：

　　6.1《文件制訂〈修訂〉申請單》

　　6.2《文件收發(fā)登記表》

　　6.3《外來(lái)文件登記表》

　　6.4《文件總覽表》

　　6.5《記錄總覽表》

【飼料質(zhì)量安全文件與記錄管理制度】相關(guān)文章：

文件記錄管理制度（精選12篇）02-27

文件記錄管理制度（精選12篇）12-14

文件質(zhì)量管理制度03-09

飼料質(zhì)量安全承諾書(shū)12-21

安全生產(chǎn)文件管理制度02-24

飼料質(zhì)量管理制度（通用17篇）11-07

安全生產(chǎn)文件管理制度9篇02-24

質(zhì)量會(huì )議記錄07-23

質(zhì)量會(huì )議記錄07-24