文件檔案管理制度15篇
在生活中，制度起到的作用越來(lái)越大，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編精心整理的文件檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文件檔案管理制度1
1.目的
為進(jìn)一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規定，結合公司實(shí)際，制定本制度。
2.適用范圍
適用于本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱(chēng)安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專(zhuān)業(yè)知識，集中統一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門(mén)、車(chē)間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監督與指導。
3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責
(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規章制度。
(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執行有關(guān)法律、法規和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門(mén)、車(chē)間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。
(4)公司辦公室負責收集公司領(lǐng)導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。
4.檔案的范圍、收集與移交
4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內容：
1)基礎檔案
(1)企業(yè)基本情況；
(2)廠(chǎng)區平面布置圖；
(3)主要管理人員登記表；
(4)企業(yè)證照文書(shū)；
(5)危險化學(xué)品登記證；
(6)職業(yè)危害申報表及申報回執單；
(7)應急預案備案回執單；
(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；
(10)特種設備登記表；
(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。
2)組織機構
(1)安全生產(chǎn)組織架構圖；
(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組的通知；
(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；
(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。
(5)其他與安全組織有關(guān)的內容。
3)安全職責
各部門(mén)、各級人員安全生產(chǎn)職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；
(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
(3)員工三級教育培訓卡；
(4)員工三級安全教育培訓記錄；
(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；
(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
(8)應急救援預案演練記錄及總結，
(9)其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
(1)各級政府及行業(yè)主管部門(mén)監督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類(lèi)執法文書(shū)；
(2)企業(yè)執行各類(lèi)執法文書(shū)所采取的措施及上報主管部門(mén)的報告；
(3)安全監督執法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。
(4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。
(5)車(chē)間(部門(mén))、班組例行安全檢查記錄；
(6)各專(zhuān)項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
(9)各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
(1)全年安全投入的計劃及專(zhuān)項安全投入計劃；
(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
(3)安全隱患整改方面的投入記錄；
(4)勞動(dòng)防護用品方面的投入記錄；
(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；
(6)安全評價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
(7)其他與安全有關(guān)的投入。
9)“三同時(shí)”
(1)有關(guān)安全設施和勞動(dòng)防護職業(yè)衛生方面“三同時(shí)”項目的文件、資料；
(2)“三同時(shí)”項目的設計圖紙及相關(guān)資料；
(3)“三同時(shí)”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；
(4)其他與“三同時(shí)”項目相關(guān)的文件、資料。
10)防護裝置(含職業(yè)衛生設備、下同)
(1)各類(lèi)安全防護設備的種類(lèi)及型號等基本情況資料；
(2)各類(lèi)安全防護設備運行維護保養情況記錄；
(3)應急救援設備的種類(lèi)、數量、型號及管理部門(mén)、狀況記錄；
(4)其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄；
11)特種設備
(1)特種設備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料；
(2)特種設備的定期檢驗記錄；
(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；
(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
(5)特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
(1)變、配電室運行狀況記錄。
(2)臨時(shí)用電申請及拆除記錄；
(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；
(4)變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
(1)參加工傷保險員工的名單；
(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據；
(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據。
14)職業(yè)病防治
(1)本公司內產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi)；
(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；
(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
15)勞動(dòng)防護用品
(1)各類(lèi)勞動(dòng)防護用品發(fā)放記錄；
(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護用品的記錄；
(3)其他與勞動(dòng)防護用品有關(guān)的文件、材料。
16)事故調查處理
(1)事故調查收集各類(lèi)證據；
(2)事故調查的相關(guān)會(huì )議記錄；
(3)工傷事故調查處理報告書(shū)(表)；
(4)按“四不放過(guò)”原則對事故進(jìn)行處理的文件；
(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。
17)消防安全
(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；
(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；
(4)火險火災應急處置預案框圖及實(shí)施細則；
(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；
(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
(9)有關(guān)電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；
(10)火災隱患及其整改情況記錄；
(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內容。
4.2收集與移交
(1)歸檔材料應是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。
(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。
(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。
(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。
(5)本公司及各部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應隨時(shí)歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結束后整理歸檔。
(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門(mén)送交的各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續。
(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調，按國家有關(guān)法規做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與�；菲髽I(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類(lèi)別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
(1)法律、法規和標準
(2)機構和職責
(3)風(fēng)險管理；
(4)管理制度；
(5)培訓教育；
(6)生產(chǎn)設施及工藝安全
(7)作業(yè)安全
(8)職業(yè)健康
(9)危險化學(xué)品管理
(10)事故與應急
(11)檢查與自評
2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán))可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專(zhuān)用柜屜，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。
4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(cháng)期(五年)、短期(一年)三種。
5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應寫(xiě)出鑒定報告并編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷(xiāo)毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續，由兩人以上監銷(xiāo)，銷(xiāo)毀清冊長(cháng)期保存。
6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。
6.檔案利用
(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。
(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。
(3)應積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監督管理部門(mén)對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監督指導。
文件檔案管理制度2
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過(guò)程監督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來(lái)文和下發(fā)文件，先行登記、分類(lèi)存放，按照領(lǐng)導簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔，每項活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類(lèi)存檔保管，檔案分為長(cháng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿(mǎn)3年之后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實(shí)現從購臵到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專(zhuān)人負責管理，實(shí)習專(zhuān)柜存放，落實(shí)防護措施，防止損毀。
文件檔案管理制度3
一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門(mén)要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
文件檔案管理制度4
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、適用范圍
1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。
2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等
3、公司的請示與上級批復文件
4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告
5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件
二、檔案保管
1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。
2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。
3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
三、檔案借閱
1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。
2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。
3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
四、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。
五、檔案保密
1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
文件檔案管理制度5
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調動(dòng)等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺階,同時(shí)為以后的工作提供依據,體現'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現生產(chǎn)和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
�、傥募凹夹g(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過(guò)程中具有保存價(jià)值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類(lèi)整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門(mén)。
�、谖募凹夹g(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿(mǎn)足施工生產(chǎn)的需要,出了問(wèn)題,有據可查,從而起到穩定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
�、傥募芾碇贫�
施工過(guò)程中發(fā)生的往來(lái)文件,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。
�、诩夹g(shù)檔案管理制度
施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成制度貫徹落實(shí)。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
�、傥募芾矸椒�
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來(lái)文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)應根據文件的行文類(lèi)別區分。同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎上,對技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)按技術(shù)檔案本身的自然形成規律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類(lèi),原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類(lèi)別下,又可按專(zhuān)業(yè)分為若干類(lèi)。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復核制,來(lái)源于施工過(guò)程中的資料,必須現場(chǎng)填寫(xiě)且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實(shí)際。
�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開(kāi)始就著(zhù)手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。
�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。
�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績(jì)掛鉤,作為獎罰的依據之一。
文件檔案管理制度6
第一章文件管理制度
第一條本條規定所指文件是總公司及公司各部門(mén)與外界來(lái)往的文書(shū)及公司內部各部門(mén)來(lái)往文書(shū),從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。
第二條公司與外部來(lái)往的文書(shū)的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來(lái)文書(shū)的打印、復制、收發(fā)、登記、分類(lèi)、校對、監印、歸檔管理。
第三條各部門(mén)指定專(zhuān)人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條公司常用公文種類(lèi)為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會(huì )議紀要等,要求按公文規定格式行文。
第五條以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條打印、復印資料憑部門(mén)負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條制發(fā)文件涉及到多部門(mén)時(shí),由主辦部門(mén)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商會(huì )簽。
第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。
第十一條公司重要文件資料及各部門(mén)接收的重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。
第二章檔案管理制度
第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關(guān)部門(mén)分類(lèi)管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門(mén)、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第十三條公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)檔案工作,負責管理公司的全部文書(shū)、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會(huì )議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;
4、會(huì )議形成的領(lǐng)導講話(huà)、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門(mén)的發(fā)文;
7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門(mén)的抄送信件;
9、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門(mén)負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。
3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。
文件檔案管理制度7
一、目的
為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
三、職責
1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。
2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；
3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。
四、內容
1、文件資料的收集
安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：
�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求；
�。�2）上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等；
�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；
�。�4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等；、
�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；
�。�6）供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；
�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；
�。�8）食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等；
2、立卷歸檔
�。�1）、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；
�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；
�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統一保存；
�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化，應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄；
�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷；
3、檔案保管
�。�1）、檔案應入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；
�。�2）、應采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；
4、檔案借閱
�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續借手續；
�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人；
�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；
5、檔案銷(xiāo)毀
對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；
五、相關(guān)記錄
《文件檔案清單》
六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
文件檔案管理制度8
�。ㄒ唬┠康�
建立主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全記錄檔案，并加強對安全記錄的有效管理，充分利用文件和檔案信息資源，為安全生產(chǎn)服務(wù),規范安全生產(chǎn)文件檔案材料保管借閱銷(xiāo)毀程序,特制定本規定。
�。ǘ┻m用范圍
本制度適用于公司的文件、檔案管理。
�。ㄈ┮幏缎砸梦募�
《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》
《中華人民共和國檔案法》
�。ㄋ模┞氊�
1、行政人事處負責公司安全文件和檔案的日常管理。
2、公司各部門(mén)負責本部門(mén)的安全記錄和檔案的管理。
�。ㄎ澹┕芾硪�
1.檔案管理范圍
1.1公司對涉及主要安全生產(chǎn)過(guò)程、事件、活動(dòng)、檢查的安全生產(chǎn)資料（包括文件和記錄）定期歸檔，實(shí)施檔案管理。
1.2對一般的安全記錄按公司的《記錄控制程序》執行。
2.保管事項
2.1公司的安全生產(chǎn)文件和檔案的保管，要符合國家文件和檔案管理要求，有文件柜存檔的文件，使用文件夾檔案袋存柜，分類(lèi)清楚合理，便于查閱，做到防火防潮防鼠防蛀清潔通風(fēng)干燥。
2.2重要的文件檔案，要按時(shí)歸檔，存放在公司檔案室。
2.3一般文件、記錄，由各分廠(chǎng)、處室自行按規定保管。
2.4保管檔案的場(chǎng)所要做到有專(zhuān)人負責、配備滅火器材，標示嚴禁煙火標志。
2.5檔案箱、柜；鑰匙專(zhuān)人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
2.6完善安全保管措施，防止檔案人為或自然的損壞。
2.7案資料的保管和存放應科學(xué)、規范，便于查找。
3.歸檔時(shí)間
3.1辦理完畢的文件，按工作階段性進(jìn)行歸檔。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年歸檔。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一經(jīng)識別就立即歸檔。
3.4凡是有機密性的文件，隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔。
4.文件和檔案保存形式檔案用紙張形式保管。
5.安全檔案的借閱
5.1凡本公司職工因工作需要查閱技術(shù)文件檔案，技術(shù)人員登記后方可查閱，其它人員須部門(mén)負責人批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；如查閱財務(wù)數據、考勤、工資等須部門(mén)分管領(lǐng)導批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱；查閱其它文件的，須部門(mén)主管批準，并經(jīng)檔案員同意后，方可查閱。
5.2查閱檔案需辦理登記手續，原件不外借，確因工作需要，須經(jīng)主管部門(mén)批準，予以復制。
5.3公司重要的文件、技術(shù)資料、合同(協(xié)議)，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準同意，任何人不得查閱、借閱。
5.4專(zhuān)業(yè)工具書(shū)，一律實(shí)行先歸檔保存，再辦理借閱手續，如長(cháng)期使用的，部門(mén)內部應自備一本。
5.5外單位來(lái)公司查閱檔案、資料，必須得到分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導的批準同意。
5.6每次借閱檔案資料時(shí)間最長(cháng)為半個(gè)月，可以續借，到期由檔案室人員負責催討，如須長(cháng)期使用的部門(mén)內部則復印予以備份，并保證文件內容不得外泄。
5.7查閱、借閱檔案資料人員，要愛(ài)護公司財產(chǎn)，使用過(guò)程中嚴禁在檔案、資料上劃線(xiàn)、標號涂改、抽取等損害檔案、資料的情況發(fā)生，違者嚴肅處理。
6.保密事項
6.1檔案管理人員要自覺(jué)遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
6.2對公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì )議材料各部門(mén)進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放
6.3保密文件的復制必須履行審批、登記手續。要嚴格按照批準的份數，不得擅自多印留存。復制文件應按原文密級進(jìn)行管理，復制中形成的廢頁(yè)應作為密件銷(xiāo)毀。
6.4絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并履行登記手續。未經(jīng)同意，不得擅自復印、翻印和摘抄。
6.5報廢的、過(guò)期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監督銷(xiāo)毀，確保保密安全。
6.6對夠不上密級又不宜公開(kāi)的檔案，可劃為“內部”。
6.7密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核批準。
6.8查閱“絕密”檔案必須由總經(jīng)理批準，未經(jīng)批準不得復制和摘抄。
6.9“絕密”檔案必須放在保險柜中單獨存放。
6.10定期檢查檔案保密工作，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。檔案人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄密事件發(fā)生，對造成泄密事件的責任者，要視情節嚴肅處理。
7.修改、補充事項
7.1修改、補充科技檔案，必須填寫(xiě)修改、補充申請單，并經(jīng)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導審批后，方可修改，任何個(gè)人或部門(mén)不得擅自改動(dòng)。
7.2檔案室必須對自己歸檔的科技檔案的修改，進(jìn)行監督和檢查。
8.銷(xiāo)毀
8.1檔案室對已保管期滿(mǎn)，擬銷(xiāo)毀檔案提出存毀的初步意見(jiàn)，并對擬銷(xiāo)毀檔案按類(lèi)別登記，由專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同鑒定檔案，確定銷(xiāo)毀或續存，分別送交分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導進(jìn)行初審。
8.2匯總初審意見(jiàn)，編造檔案銷(xiāo)毀清單。銷(xiāo)毀清單是準備銷(xiāo)毀案卷的登記簿。同時(shí)還應該撰寫(xiě)一份銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報告。
8.3銷(xiāo)毀清單連同銷(xiāo)毀檔案的書(shū)面報告送交公司總經(jīng)理審核批準。
8.4銷(xiāo)毀時(shí)要進(jìn)行監銷(xiāo)。
經(jīng)鑒定批準銷(xiāo)毀的檔案，必須送指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀，不準出賣(mài)或做其它用；銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須派專(zhuān)人護送到指定地點(diǎn)，由兩人（或兩人以上）監督銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀清單上注明"已銷(xiāo)毀"字樣和銷(xiāo)毀日期，監銷(xiāo)人要簽名蓋章，以示負責。經(jīng)審查不準銷(xiāo)毀的檔案仍繼續保存，并再銷(xiāo)毀清單上詳細注明。
8.5檔案銷(xiāo)毀的具體工作由辦公室承辦，并將銷(xiāo)毀清單歸檔。
對已到保存期限安全生產(chǎn)文件和檔案材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)提出申請，由公司分管領(lǐng)導及相關(guān)負責人審核簽批，對審批同意銷(xiāo)毀的材料，由公司生產(chǎn)技術(shù)處或相關(guān)部門(mén)銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀記錄上簽字。
文件檔案管理制度9
一、目的
加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用范圍
適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。
三、術(shù)語(yǔ)和定義
1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活
動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦
盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；
6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：
1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；
3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；
3、各部門(mén)檔案主管人員
文件檔案管理制度10
為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)
本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:
1、行政類(lèi):本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要。公司各類(lèi)證照。
2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。
3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。
4、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據,財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料等。
5、音像類(lèi):公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi),代碼為: 1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4財務(wù)類(lèi); 5音像類(lèi)。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以百位數進(jìn)行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類(lèi)別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類(lèi)文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。其中:股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )專(zhuān)項《文檔》由董事會(huì )秘書(shū)負責保管;人事專(zhuān)項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專(zhuān)項《文檔》由財務(wù)會(huì )計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料,由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記冊》,并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議記要、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。
3、五年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷(xiāo)毀
1、原則上,應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。
2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請單》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。
4、《文檔銷(xiāo)毀申請單》和《文檔銷(xiāo)毀登記表》各—式三份供申請部門(mén)、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下?tīng)I運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。
文件檔案管理制度11
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。
3.2各部門(mén)負責管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。
4實(shí)施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計劃、外來(lái)文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。
4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì )議紀要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類(lèi)建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統性進(jìn)行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應做到以下幾點(diǎn):
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛(ài)護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě);
4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長(cháng)遠利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改和補充。
4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊上簽名。
4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關(guān)規定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件檔案管理制度12
一、目的
通過(guò)對經(jīng)營(yíng)部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營(yíng)資料的完整性并保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可追溯性,有效督導經(jīng)營(yíng)部職員嚴格執行相關(guān)工作程序并作為公開(kāi)、公平考核經(jīng)營(yíng)部職員工作成績(jì)的依據。
二、適用范圍
適用于經(jīng)營(yíng)部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營(yíng)部人員文件處理程序指導文件。
三、管理職責
3.1經(jīng)營(yíng)部配備檔案管理員運用專(zhuān)用電腦及文件柜開(kāi)展檔案管理工作。
3.2檔案管理員負責經(jīng)營(yíng)部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類(lèi)整理、保密管理,提供檔案處理意見(jiàn);負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶(hù)定單的傳真、確認工作。
3.3經(jīng)營(yíng)部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經(jīng)營(yíng)部職員經(jīng)營(yíng)資料的監督管理及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料評審程序監督管理。
3.4經(jīng)營(yíng)部職員按工作程序開(kāi)展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準確、全面的經(jīng)營(yíng)資料,以便于轉化為經(jīng)營(yíng)部檔案。
3.5財務(wù)部負責經(jīng)營(yíng)部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類(lèi)檔案的審計、統計、報告工作;負責經(jīng)營(yíng)部檔案管理專(zhuān)用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。
3.6總經(jīng)理負責財務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作的協(xié)調及監督;負責經(jīng)營(yíng)部經(jīng)營(yíng)資料歸檔情況的監督;負責經(jīng)營(yíng)部檔案借閱、外調的審批及經(jīng)營(yíng)部檔案處理的最終審批。
3.7董事長(cháng)負責財務(wù)部對經(jīng)濟類(lèi)檔案管理工作的監督審核及報告的審批。
四、管理程序
4.1經(jīng)營(yíng)部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。
4.2客戶(hù)訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。
4.3客戶(hù)反饋情況的.書(shū)面報告、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結報告、經(jīng)營(yíng)部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導批示意見(jiàn)后方可視為有效文件存檔。
4.4經(jīng)營(yíng)部會(huì )議記錄由參會(huì )人員簽名后作為有效文件存檔。
4.5客戶(hù)聯(lián)系資料、客戶(hù)經(jīng)營(yíng)情況由客戶(hù)負責人簽名后作為有效文件存檔。
4.6經(jīng)營(yíng)部投標文件經(jīng)公司領(lǐng)導確認標書(shū)內容之日起存檔。
4.7量體訂制的客戶(hù)個(gè)人資料自客戶(hù)驗收產(chǎn)品之日起存檔。
4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶(hù)確認之日起作為有效文件存檔。
4.9經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件由經(jīng)營(yíng)部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。
4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時(shí)必須依據有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉化處理。
4.11檔案管理員發(fā)現不符合要求的文件應反饋至經(jīng)營(yíng)部負責人進(jìn)行監督協(xié)調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營(yíng)部負責人應調查研究事情原因并出具說(shuō)明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。
4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導補充完整進(jìn)行轉化并管理。
4.13檔案管理員應先對有效文件進(jìn)行分類(lèi)整理編號,并就文件名稱(chēng)、文件編號、主題內容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內容輸入專(zhuān)用電腦并按數據庫管理要求進(jìn)行檔案管理。
4.14檔案管理員的檔案柜應進(jìn)行分類(lèi)編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專(zhuān)用檔案柜。
4.15經(jīng)營(yíng)部打印資料由檔案管理員于專(zhuān)用電腦及設備進(jìn)行操作,便于文件的轉換工作。未在專(zhuān)用電腦中處理過(guò)的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。
4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營(yíng)部檔案管理專(zhuān)用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統計合同、發(fā)貨單、客戶(hù)訂單等相關(guān)經(jīng)濟類(lèi)檔案資料。
4.17借閱經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)營(yíng)部負責人同意;外調經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負責人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。
4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營(yíng)部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲(chóng)處理,對電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。
五、獎懲條例
5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的機密性、保證了公司經(jīng)營(yíng)的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應的經(jīng)濟獎勵。
5.2經(jīng)營(yíng)部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經(jīng)營(yíng)部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時(shí)的重要依據。
5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。
5.5對于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專(zhuān)用電腦,私自開(kāi)啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進(jìn)行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。
文件檔案管理制度13
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
文件檔案管理制度14
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：
1、上級機關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執行的文件；（主要收集部門(mén)：行政部）
2、上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
3、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門(mén)：行政部）
4、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門(mén)：行政部）
5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門(mén)：行政部）
6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門(mén)：行政部）
7、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門(mén)：行政部）
8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤(pán)片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部）
9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話(huà)記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門(mén)：行政部）
11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）
12、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)、有紀念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）
16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）
18、公司重大活動(dòng)中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來(lái)往文件等；（主要收集部門(mén)：行政部）
20、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）
21、各項目完成后專(zhuān)業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門(mén)：曬圖室）。
二、立卷歸檔
文件立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
�。�1）各專(zhuān)業(yè)都要建立健全個(gè)專(zhuān)業(yè)的文件、圖書(shū)等材料，由各部專(zhuān)業(yè)集中統一保管。
�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類(lèi)別。
�。�3）文件承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
�。�4）卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
三、檔案保管
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。
四、檔案借閱
1、借閱檔案必須當面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。
5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。
6、底圖一般不予外借。
五、檔案銷(xiāo)毀
經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
六、檔案保密
1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。
3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。
文件檔案管理制度15
第一章總則
第一條為加強對公司各類(lèi)文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。
第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門(mén)。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì )計檔案和資金類(lèi)檔案,須由公司相應職能部門(mén)負責制定三類(lèi)專(zhuān)項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線(xiàn)管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類(lèi)檔案和技術(shù)類(lèi)檔案兩種。
一、綜合類(lèi)檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、技術(shù)類(lèi)檔案主要包括:各工程項目的開(kāi)發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價(jià)部、招投標采購部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專(zhuān)業(yè)性很強的部門(mén)必須設置專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜,并設專(zhuān)職人員保管,其它部門(mén)根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類(lèi)體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實(shí)同步歸檔制度,指導各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術(shù)類(lèi)檔案應符合國家有關(guān)規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整;
(三)文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案要清晰完整,符合有關(guān)規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專(zhuān)人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門(mén)負責人失職問(wèn)責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類(lèi)別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開(kāi)發(fā)報建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門(mén)專(zhuān)兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時(shí),須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時(shí),應根據移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認。對重要、機密類(lèi)的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無(wú)誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢(xún)審批表見(jiàn)附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶(hù)手續。逾期無(wú)法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)
二、借閱檔案最長(cháng)應在7個(gè)工作日內歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線(xiàn)、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領(lǐng)導指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問(wèn)責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類(lèi)的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無(wú)效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類(lèi)。(密級事項劃分表見(jiàn)附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應管理權限的領(lǐng)導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專(zhuān)人負責執行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門(mén)、柜應做到隨開(kāi)隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況,應及時(shí)報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò )中泄露公司秘密,不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專(zhuān)利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四)檔案形成部門(mén)規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統計。統計工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數據準確,符合客觀(guān)實(shí)際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見(jiàn)附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類(lèi)檔案,并定期檢查、通風(fēng);
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導批準,任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應繼續保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn);
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱(chēng)判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。
二、檔案銷(xiāo)毀規定
(一)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監銷(xiāo)人。監銷(xiāo)人應認真復核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請、報告、銷(xiāo)毀清冊等材料應立卷歸檔、長(cháng)久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(cháng)期和短期等,公司各類(lèi)檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻,或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實(shí)地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。
(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項工作流程規定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專(zhuān)兼職檔案資料管理人員培訓學(xué)習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專(zhuān)兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢(xún)審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
【文件檔案管理制度】相關(guān)文章：
文件管理制度06-01
公司文件管理制度05-13
檔案管理制度05-07
檔案工作管理制度04-27
公司文件管理制度范本最新04-24
公司文件管理制度（精選20篇）05-13
公司文件管理制度8篇04-24
學(xué)校檔案管理制度05-09
公司檔案管理制度04-24
財務(wù)檔案管理制度05-03