高校財務(wù)檔案數字化實(shí)施方案

　　為了確保事情或工作得以順利進(jìn)行，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，方案具有可操作性和可行性的特點(diǎn)。方案要怎么制定呢？以下是小編幫大家整理的高校財務(wù)檔案數字化實(shí)施方案，希望對大家有所幫助。

　　目前，人類(lèi)社會(huì )已進(jìn)入信息社會(huì )，計算機的應用已經(jīng)完全融入人們的生活之中，電子記錄隨時(shí)隨地產(chǎn)生于生活的方方面面，人類(lèi)保存的檔案逐漸過(guò)渡到以電子檔案為主，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等的價(jià)值。高校財務(wù)檔案是記錄學(xué)校在各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)中的會(huì )計資料，包括會(huì )計記賬憑證、原始報賬單、相關(guān)發(fā)票、以及支撐附件材料等，是專(zhuān)業(yè)的會(huì )計核算材料。財務(wù)檔案同時(shí)也是高校在教學(xué)、科研、后勤保障、運行管理等工作中形成的原始歷史記錄，對于高校管理工作、預算編制、決策制定、財務(wù)審計都是重要的信息資源。高效、科學(xué)地利用好財務(wù)會(huì )計檔案，有利于提高高校的管理水平，規范各項業(yè)務(wù)流程。

　　一、高校財務(wù)檔案管理的現狀與財務(wù)檔案數字化建設的必要性

　　近年來(lái)，隨著(zhù)高校不斷地發(fā)展，各類(lèi)經(jīng)費增加，經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)增多，使得財務(wù)會(huì )計檔案數量也迅速增加，需要大量的空間來(lái)存放會(huì )計檔案，加之為了監控高校規范使用經(jīng)費，各種審計工作也越來(lái)越頻繁，對檔案查詢(xún)和利用的頻率不斷上升，同時(shí)也對財務(wù)檔案的保管和人員的配置提出了更高的要求。財務(wù)紙質(zhì)檔案按照憑證號的時(shí)間順序整理成本，加裝封皮，依次排列于財務(wù)庫房的檔案架上。傳統紙質(zhì)檔案的管理和利用存在諸多問(wèn)題：紙質(zhì)檔案查詢(xún)不便，需要到財務(wù)庫房按照憑證號翻找，耗時(shí)耗力；紙質(zhì)檔案隨著(zhù)時(shí)間推移，有些字跡可能會(huì )逐漸變得模糊不清，使查詢(xún)工作變得更加困難；紙質(zhì)檔案對保存條件要求高，需要做好八防工作，增加了檔案管理工作的成本和難度。綜上所訴，傳統的財務(wù)紙質(zhì)檔案保管方式已明顯不能滿(mǎn)足現代財會(huì )檔案管理的需求。根據最新修訂的《會(huì )計檔案管理辦法》，未來(lái)會(huì )計檔案將逐步向電子檔案發(fā)展，這有利于財務(wù)檔案的信息化管理，實(shí)現歸檔、存檔、查檔的數字化轉變�，F階段已經(jīng)有部分高校開(kāi)始掃描記錄財務(wù)檔案，建立電子財務(wù)檔案庫。

　　二、高校財務(wù)電子檔案的收集與數字化平臺的建設

　　隨著(zhù)電子發(fā)票的逐漸普及，以及智能財務(wù)系統的應用，高校財務(wù)檔案迎來(lái)了新的變革。通過(guò)使用電子發(fā)票，報銷(xiāo)人不再需要從對方公司取得紙質(zhì)發(fā)票，只需在財務(wù)報銷(xiāo)系統中上傳電子發(fā)票，填寫(xiě)相關(guān)的報賬單信息，即可到財務(wù)處報賬，其具體流程為報賬人上傳賬單、發(fā)票等材料的電子照片，系統結合圖像文字識別等技術(shù)進(jìn)行報賬材料的初審，財務(wù)審核人員根據報賬規則，給出審核結果，并由系統形成一套完整的會(huì )計電子檔案。此外，智能財務(wù)系統與各大平臺通過(guò)對接建立辦公平臺提供在線(xiàn)服務(wù)，如與京東對接購買(mǎi)辦公用品，與攜程對接購買(mǎi)機票、火車(chē)票、預定酒店等，與滴滴對接提供市內交通打車(chē)服務(wù)，后續財務(wù)報銷(xiāo)也直接通過(guò)對接平臺傳遞電子發(fā)票，生成智能財務(wù)憑證，全程線(xiàn)上處理，實(shí)現無(wú)紙化報銷(xiāo)，最終形成會(huì )計電子檔案。智能財務(wù)系統建立起了一個(gè)能及時(shí)收集各種有效的財務(wù)信息資源的管理系統，生成了大量的財務(wù)信息電子檔案。高校財務(wù)系統信息化改革也帶動(dòng)了財務(wù)檔案數字化平臺建設。智能財務(wù)系統收集的電子財務(wù)檔案通過(guò)建立接口的方式，共享到檔案管理系統中。設定數據結構框架，將重要的字段，如憑證號、金額、摘要、所屬校區、日期等信息，以及財務(wù)系統內記錄的電子發(fā)票圖片和其他財務(wù)憑證資料電子照片傳送到檔案管理系統，形成電子財務(wù)檔案的記錄信息，儲存在檔案管理系統的服務(wù)器中，其內容分類(lèi)、編目等都應符合會(huì )計資料歸檔與管理規范。財務(wù)檔案數字化平臺為檔案工作者提供操作管理后臺，為查閱檔案的經(jīng)辦人提供查詢(xún)界面，電子檔案數據根據查詢(xún)條件從服務(wù)器上的數據庫中獲取，并定時(shí)生成日志供系統技術(shù)人員查看。智能財務(wù)系統與檔案管理系統相互融合，梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，共建高校財務(wù)電子檔案數字化平臺。

　　三、高校財務(wù)電子檔案數字化平臺開(kāi)發(fā)利用實(shí)施方案

　　1、配備軟硬件設施。為建設電子財務(wù)檔案數字化平臺，需要先配備相應的軟硬件設施。首先，海量的財務(wù)電子憑證需要大容量的存儲器和服務(wù)器進(jìn)行存儲，以及穩定的操作系統進(jìn)行管理，保障系統安全穩定地運行。其次，根據本校的實(shí)際需求，設計開(kāi)發(fā)財務(wù)電子檔案管理系統，使其具有收集、分類(lèi)、立卷、檢索、管理和銷(xiāo)毀電子財務(wù)檔案的功能，并增設系統后臺管理、人員權限管理、角色管理、校區分類(lèi)管理、系統參數維護、日志信息維護等模塊，方便系統管理員對平臺進(jìn)行全面的控制與管理。給檔案管理人員配備相應的計算機、高拍儀、掃描儀、打印機等辦公設備，方便工作人員掃描財務(wù)檔案資料。配置公用的計算機和打印機，供辦事人員查詢(xún)使用。開(kāi)發(fā)一體式查詢(xún)機，嵌入財務(wù)檔案查詢(xún)系統，學(xué)校教職工掃描校園卡即可登錄使用。

　　2、建立一系列的管理制度。高校財務(wù)電子檔案數字化平臺的實(shí)施和運行離不開(kāi)一套完整的規章管理制度。按照國家《會(huì )計檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件要求，結合本校的實(shí)際工作業(yè)務(wù)流程，建立和完善一系列的管理制度，明確財務(wù)電子檔案歸檔、移交、保管、銷(xiāo)毀、保密以及檔案管理人員的職責，規范收集、保管、利用電子財務(wù)檔案的具體流程，從而推動(dòng)高校財務(wù)電子檔案標準化、科學(xué)化地管理。涉及需要保密的財務(wù)檔案，對此類(lèi)檔案的保管和利用要遵守國家或有關(guān)部門(mén)的保密規定，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要有穩妥的保密措施。依靠制度規范對財務(wù)電子數據的管理，降低人為因素對電子檔案管理的不利影響。

　　3、提高財務(wù)電子檔案管理人員的計算機水平。電子財務(wù)檔案數字化平臺的應用離不開(kāi)信息系統，而信息系統的實(shí)施就需要既懂檔案管理專(zhuān)業(yè)知識又懂計算機技術(shù)的復合型人才。財會(huì )檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到財會(huì )信息的質(zhì)量，因此財會(huì )檔案管理人員應該熟練掌握計算機及信息網(wǎng)絡(luò )相關(guān)知識，才能提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱服務(wù)。但就國內現狀來(lái)看，許多高校都存在對檔案管理工作不夠重視的情況，認為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的歸檔、保管和借閱，配置相應崗位的人員所具備的計算機知識比較有限。在信息化建設的背景下，高校領(lǐng)導應該轉變觀(guān)念，調整財會(huì )檔案管理崗位的人員，或者對該崗位人員進(jìn)行電子檔案相關(guān)技術(shù)的培訓。通過(guò)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和計算機水平的提升不斷優(yōu)化檔案管理隊伍，從而適應檔案信息化管理的要求。

　　4、完善平臺數據庫的財務(wù)檔案電子數據。隨著(zhù)智能財務(wù)系統的應用，檔案館可以直接通過(guò)接口接收來(lái)自財務(wù)系統的電子檔案數據，按照設定好的程序將財務(wù)電子檔案存儲于財務(wù)檔案數字化平臺的數據庫中。對于已經(jīng)存放于檔案館的紙質(zhì)財務(wù)檔案，需要有組織、有計劃地展開(kāi)掃描錄機工作，將歷史形成的紙質(zhì)財務(wù)憑證資料，通過(guò)高拍儀拍照的方式，將電子照片上傳至財務(wù)檔案數字化平臺的后臺管理端，平臺再通過(guò)人工智能圖像文字識別技術(shù)，自動(dòng)從憑證照片中獲取憑證號信息，作為該筆憑證的唯一識別碼，獲取的其他字段信息也作為重要的參數信息一并記錄到數據庫中。根據相應的政策文件，制定財務(wù)電子檔案數據標準，將此數據標準通過(guò)算法的形式寫(xiě)入到財務(wù)電子檔案系統中，系統即可自動(dòng)檢測上傳的財務(wù)電子檔案是否符合數據標準規范，若不符合該數據標準，系統通過(guò)報錯的形式，提示檔案管理員對相應財務(wù)檔案進(jìn)行審查處理，從而確保財務(wù)檔案數字化系統中的財務(wù)檔案電子憑證規范化、標準化。完成紙質(zhì)財務(wù)檔案的采集工作，規范從財務(wù)處收集電子財務(wù)檔案的流程，即可完善財務(wù)檔案數字化平臺的數據信息。

　　5、采取多重措施保障電子檔案數據安全。數據安全是信息管理平臺最重要的一個(gè)環(huán)節，定時(shí)地對服務(wù)器中的財務(wù)檔案數據進(jìn)行雙重備份顯得尤為重要。做好網(wǎng)絡(luò )安全防護措施，安裝殺毒軟件和防火墻，有效防止外部非法訪(fǎng)問(wèn)。完善身份認證技術(shù)，要求檔案管理人員定期修改登陸賬號密碼，系統自動(dòng)檢測密碼的復雜度，達到要求的密碼才可以設置成功。對需要保密的財務(wù)數據通過(guò)算法進(jìn)行加密處理，獲得授權批準才可訪(fǎng)問(wèn)涉密數據。定期進(jìn)行系統安全檢測，及時(shí)升級操作系統和數據庫系統，修補漏洞，防止被黑客攻擊、篡改和盜用數據。檔案管理人員對電子檔案的操作權限也應采取分級管理：系統管理員擁有所有權限；財務(wù)檔案專(zhuān)職管理人員應有接收財務(wù)電子檔案數據、分類(lèi)財務(wù)電子檔案數據，利用財務(wù)電子檔案數據的權限；一般人員只擁有查詢(xún)權限。并且通過(guò)有效的系統控制，禁止一切企圖篡改電子檔案數據的操作。財務(wù)憑證是一所學(xué)校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要記載資料，涉及一些敏感的數據，因此財務(wù)檔案數字化平臺的使用范圍應設置在校園局域網(wǎng)內，需要保密的財務(wù)電子檔案數據應該進(jìn)行離線(xiàn)存儲，與外網(wǎng)物理隔離，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )控制的方式，限制訪(fǎng)問(wèn)范圍，從而確保財務(wù)電子檔案的安全使用。

　　6、提供多種查詢(xún)方式供師生選擇。為方便經(jīng)辦人員查詢(xún)財務(wù)電子檔案，財務(wù)電子檔案數字化平臺提供多種查詢(xún)方式供經(jīng)辦人選擇：在檔案館設置財務(wù)檔案查閱室，配備計算機或者一體機供到現場(chǎng)辦理業(yè)務(wù)的師生使用；在財務(wù)處的報賬大廳，也可以設置一體查詢(xún)機，報賬人員因為課題結題或其他相關(guān)的財務(wù)手續需要查詢(xún)財務(wù)檔案的，在現場(chǎng)即可直接查詢(xún)財務(wù)憑證，減少跑路次數；電子財務(wù)檔案查詢(xún)系統開(kāi)通網(wǎng)頁(yè)版的查詢(xún)界面，讓師生足不出戶(hù)就可以通過(guò)在線(xiàn)查詢(xún)的方式辦理業(yè)務(wù)；電子財務(wù)檔案管理系統開(kāi)放接口或鏈接給財務(wù)管理系統，辦事人員登陸財務(wù)處的系統，也有相應的功能模塊可以查詢(xún)電子財務(wù)檔案。無(wú)論選擇哪種查詢(xún)方式，經(jīng)辦人員通過(guò)財務(wù)電子檔案數字化平臺查詢(xún)財務(wù)數據應首先取得相應的授權，經(jīng)辦人在系統里發(fā)起查詢(xún)檔案的申請，等待財務(wù)處稽查科的審核，審核通過(guò)后，檔案管理人員再把相應憑證的查看權限開(kāi)放給經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員即可在系統里查看到該筆財務(wù)電子檔案。

　　四、高校財務(wù)檔案數字化平臺的實(shí)施對財務(wù)管理、檔案管理的影響

　　1、提高財務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)的工作效率以及經(jīng)濟效益。通過(guò)實(shí)施有效的財務(wù)檔案數字化建設方案，提高了財務(wù)檔案查詢(xún)的效率，也提升了財務(wù)會(huì )計人員和檔案管理人員的工作質(zhì)效。以前部門(mén)間的檔案傳遞是通過(guò)財務(wù)檔案專(zhuān)管員往返于財務(wù)處和檔案館手工傳遞財務(wù)檔案，取回來(lái)的財務(wù)檔案還有大量的裝訂、分類(lèi)、標記、上架工作，整個(gè)過(guò)程經(jīng)手人多，容易造成財務(wù)檔案的遺失，效率低下。財務(wù)檔案數字化管理平臺上線(xiàn)后，可以大大提高財務(wù)檔案收集工作的效率與質(zhì)量。無(wú)紙化辦公方式減少了紙張的浪費，也提高了對原始檔案的保護，轉化成電子文件的紙質(zhì)財務(wù)檔案，具有保存時(shí)間更長(cháng)、管理更方便安全的特點(diǎn)。而且也避免了因財務(wù)檔案數量迅猛增加造成的檔案庫房空間不夠和人手不足的問(wèn)題，有效地控制了用人成本，取得更好的經(jīng)濟效益。

　　2、促使財務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)用人體系改革，由基礎業(yè)務(wù)型向管理型用人轉變。一旦加速信息化建設，引入智能管理系統，人才結構不可避免需要轉變�，F階段的財務(wù)人員大多從事基礎核算工作，智能財務(wù)系統將財務(wù)人員從繁瑣的記賬、算賬、結賬、以及整理財務(wù)檔案的工作中解放出來(lái)，從而有更多的精力投入到財務(wù)管理的工作中。同樣的，財務(wù)檔案管理工作人員也是長(cháng)期從事庫房管理、檔案翻閱的工作，通過(guò)建立財務(wù)電子檔案數字化平臺，檔案管理工作者可以由單一機械的手工作業(yè)轉變?yōu)樾畔⑾到y后臺管理工作。這樣的轉變，對于財務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)的工作人員是新的契機，可以利用全新的工作平臺提高自身的業(yè)務(wù)能力水平。財務(wù)檔案管理人員可以通過(guò)加強計算機知識學(xué)習、積極實(shí)踐，轉型成為管理型、綜合性人才。

　　3、提升財務(wù)部門(mén)、檔案部門(mén)服務(wù)質(zhì)量，提高師生滿(mǎn)意度。師生查詢(xún)紙質(zhì)財務(wù)檔案，需要先在財務(wù)處取得授權后，再到檔案館的財務(wù)庫房進(jìn)行查閱。存在多校區的高校，查詢(xún)起來(lái)更是費時(shí)費力。因為整個(gè)過(guò)程流程繁瑣，經(jīng)辦人員通常需要花費大量的時(shí)間辦理業(yè)務(wù)。隨著(zhù)數字化財務(wù)檔案查詢(xún)平臺的實(shí)施，智能財務(wù)系統與檔案管理系統對接，建立一套完整的財務(wù)檔案管理查詢(xún)系統，提供多重接口供師生查詢(xún)財務(wù)檔案。經(jīng)辦人員可以根據自己的實(shí)際情況選擇查詢(xún)方式，讓數據多跑路，讓師生少跑腿，從而提高師生對財務(wù)檔案管理工作的滿(mǎn)意度。借助財務(wù)檔案數字化平臺，財務(wù)處和檔案館還可以高效率地配合學(xué)校完成審計、檢查等專(zhuān)項工作，根據處理程序快速提供備查的電子財務(wù)憑證檔案。

　　4、助力高校信息化改革，為實(shí)現高校治理體系和治理能力現代化添磚加瓦。高校信息化建設水平已經(jīng)成為一所學(xué)校綜合實(shí)力的重要標準，通過(guò)先進(jìn)的計算機技術(shù)，結合自身發(fā)展的需要，構建智能信息化校園。制定統一的數據編碼規則，打破數據孤島，將各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的數據關(guān)聯(lián)起來(lái)，集成到信息中心的大數據池中。財務(wù)處和檔案館也是信息智能校園建設不可缺少的一份子，是信息數據的提供者和使用者。高校財務(wù)檔案數字化平臺的使用既提高了財務(wù)檔案管理的信息化水平，又體現了電子數據檔案在財務(wù)管理中的應用價(jià)值。有效地開(kāi)發(fā)利用這些財務(wù)電子檔案數據，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在內部控制、預算決算、數據分析中的作用，將零星分散的財務(wù)數據實(shí)時(shí)按需匯總，為高校管理者提供準確的財務(wù)信息，為學(xué)校的重大決策提供依據，助力高校的信息化建設取得實(shí)質(zhì)性的成效。

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