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集團公司檔案管理制度

時(shí)間:2023-02-15 10:23:32 制度 我要投稿

集團公司檔案管理制度

  在學(xué)習、工作、生活中,大家逐漸認識到制度的重要性,制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。擬定制度的注意事項有許多,你確定會(huì )寫(xiě)嗎?下面是小編幫大家整理的集團公司檔案管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

集團公司檔案管理制度

  一、檔案是指公司各項工作中形成的,具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

  二、檔案應有專(zhuān)人統一管理,維護其完整、準確、系統、安全,并便于集團內共享和方便使用。

  三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦為檔案的業(yè)務(wù)主管單位,對檔案形成部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導和監督檢查。

  四、處理部門(mén)在文件材料辦理完畢后,應及時(shí)將具有保存價(jià)值的文件材料整理、組卷,并向單位檔案部門(mén)移交。

  五、文件材料的歸檔實(shí)行隨辦隨歸的辦法。

  六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動(dòng),有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案,列為永久保存。

  七、電子版文件形成后,應制成相應的紙質(zhì)文件與電子文件一同歸檔,并保證兩者內容、形式的一致。

  八、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對營(yíng)業(yè)執照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理,建立借閱登記和張貼存放登記制度。

  九、經(jīng)營(yíng)公司行政辦對員工個(gè)人檔案必須統一存檔管理,如身份證復印件,戶(hù)口本復印件,最高學(xué)歷復印件,駕照復印件,獲得的各類(lèi)證書(shū)復印件,在公司工作期間獲得的各類(lèi)獎勵等。新員工入職時(shí)進(jìn)行現場(chǎng)復印,每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息,培訓信息,養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發(fā)集團綜合管理部(利于保險等增減變動(dòng));員工調動(dòng)時(shí)原單位將員工檔案交集團綜合管理部,由集團綜合管理部登記后轉移給新單位行政辦。

  十、為了便捷工作,公司章程、股東會(huì )決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時(shí)備份電子版存檔。

  十一 、公司簽收的政府職能部門(mén)的批復文件,建設過(guò)程中的規劃、圖紙資料,公司下發(fā)的文件等必須由行政辦保存原件,并完善借閱手續。

  十二、集團存檔管理內容:

  1、營(yíng)業(yè)執照辦理或變更;

  2、每年的審計報告存檔;

  3、公司建設過(guò)程中政府職能部門(mén)或工廠(chǎng)紅頭文件、批復、圖紙等等(原件);

  4、各公司的營(yíng)業(yè)執照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等電子版;

  5、員工個(gè)人檔案:身份證復印件,戶(hù)口本復印件,最高學(xué)歷復印件,駕照復印件,獲得的各類(lèi)證書(shū)復印件,在公司工作期間獲得的工廠(chǎng)公司各類(lèi)獎勵證書(shū)等。

  6、員工花名冊電子版(基礎信息,培訓信息,養老醫保信息)

  十三、經(jīng)營(yíng)公司行政辦檔案管理內容:

  1、營(yíng)業(yè)執照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理,必須建立借閱登記和張貼存放登記;

  2、員工檔案存檔(復印件)

  3、營(yíng)業(yè)執照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等正副本原件,電子版存檔;

  4、考慮工作便捷,要求將公司章程、股東會(huì )決議、驗資報告、審計報告、房租合同等,做成電子版存檔;

  5、員工調動(dòng)檔案:原單位整理封口后交由本人,傳遞給集團綜合管理部,集團登記后轉移給新單位行政辦。

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