項目會(huì )議管理制度
在學(xué)習、工作、生活中，我們都跟制度有著(zhù)直接或間接的聯(lián)系，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么擬定制度真的很難嗎？下面是小編整理的項目會(huì )議管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
項目會(huì )議管理制度1
1.0客服部負責項目會(huì )議室(多功能廳)的使用管理工作。
2.0客戶(hù)使用會(huì )議室時(shí),請提前與客服聯(lián)系,填寫(xiě)《客戶(hù)會(huì )議通知單》注明會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、要求等。
3.0如需懸掛橫幅、標語(yǔ)時(shí),應在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4.0客戶(hù)如需要使用廳內各項專(zhuān)用設備、物品時(shí),應與客服部聯(lián)系,按項目規定付費,客服部安排工程技術(shù)人員協(xié)助操作使用,如未請示,擅自使用及造成損失的,除補交正常使用費用外還需賠償全部損失。
5.0與會(huì )人員,不可在廳內吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不可大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節賠償一定的清洗及損失費。
6.0入住公司需要會(huì )議室時(shí),應填《客戶(hù)會(huì )議通知單》,由客服部將單據發(fā)送有關(guān)部門(mén),按客戶(hù)要求做好準備。如需音響設備時(shí),由客服部通知工程部專(zhuān)人負責。
7.0客戶(hù)如有其它儀器、設備安裝用電等要求時(shí),由客服部征求工程部、保安部意見(jiàn)后,嚴格按消防安全規定實(shí)施,客戶(hù)自請工程人員操作時(shí),應主動(dòng)服從項目工程技術(shù)人員、保安人員的.監督指導,違章操作并造成損失時(shí),項目有權處以適當的經(jīng)濟賠償。
8.0對非入住公司租用會(huì )議室由客服部上報經(jīng)理領(lǐng)導審定。
項目會(huì )議管理制度2
一、目的:
保證集團公司各類(lèi)會(huì )議的順利召開(kāi)和規范有序使用,加強會(huì )議室管理,提高會(huì )議室使用效率。
二、范圍:
適用于xx嘉園辦公區內各類(lèi)會(huì )議室的使用管理。
三、職責:
各會(huì )議室統一歸口管理處客服中心負責管理,協(xié)調安排會(huì )議室使用。
四、工作流程:
1、會(huì )議室由客服中心負責管理。
2、會(huì )議室只限本管理處相關(guān)職能部門(mén)使用,外單位借用會(huì )議室須經(jīng)客服中心主管批準,并到辦公室辦理借用手續。各部門(mén)無(wú)權將會(huì )議室借給外單位使用。
3、管理處各部門(mén)使用會(huì )議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關(guān)手續,領(lǐng)取會(huì )議室鑰匙。
4、使用會(huì )議室的'部門(mén),必須愛(ài)護會(huì )議室的設施,保持會(huì )議室清潔。用后應及時(shí)清洗水杯和煙灰缸,打掃衛生,檢查安全,鎖好門(mén)、關(guān)好窗,將鑰匙交還辦公室。
5、任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)辦公室同意不得將會(huì )議室的各種設施拿出會(huì )議室或轉做他用。
6、會(huì )議室內的衛生每周至少要清潔一次,遇有會(huì )議時(shí),要一次一清潔。
7、每次會(huì )議之前,管理人員應進(jìn)行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時(shí))等工作。
8、會(huì )議室管理人員要嚴格室內物品的管理和維護(含花木等)做到會(huì )散、人走、電源關(guān)、門(mén)上鎖。
9、與會(huì )人員要愛(ài)護會(huì )議室內的公共設施,損壞賠償,不許將室內物品移做他用。
項目會(huì )議管理制度3
�。ㄒ唬┗驹瓌t
1、堅持以多種會(huì )議形式貫徹和落實(shí)公司各種規章制度及有關(guān)決定，及時(shí)研究和解決工程建設管理中存在的問(wèn)題，多方交流信息，加快信息反饋的速度，不斷完善和改進(jìn)管理工作。
2、所召開(kāi)的會(huì )議本著(zhù)既要解決問(wèn)題，又要縮短時(shí)間的原則。盡量精簡(jiǎn)會(huì )議頻率，可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì )，堅決不開(kāi)；可在基層現場(chǎng)解決的問(wèn)題，不在會(huì )上研究；屬于部門(mén)職責范圍內的事情，不開(kāi)全體會(huì )議。必須召開(kāi)的會(huì )議，應于會(huì )前通報議題，事先準備好供會(huì )議討論的重要事項或文件材料。凡涉及對外或需向上級請示的，一定要在會(huì )前做好協(xié)調和請示等準備工作。要使各種會(huì )議開(kāi)得有內容、有決議、有效果。
3、各次會(huì )議要明確主辦部門(mén)，同時(shí)明確召集人和會(huì )議籌備人員，準備好與會(huì )人員簽到表。凡屬部門(mén)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的業(yè)務(wù)會(huì )議，原則上各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)自行組織召集會(huì )議，辦公室協(xié)辦。
4、凡涉及到公司會(huì )議，或者兩個(gè)部門(mén)以上參加的會(huì )議，以及要求上級領(lǐng)導參加的會(huì )議，均需事前報辦公室備案并取得協(xié)調安排后，始得召開(kāi)。
5、凡會(huì )議需要費用開(kāi)支的，主辦部門(mén)必須提前做好會(huì )務(wù)方案，專(zhuān)門(mén)編制預算，經(jīng)辦公室、財務(wù)部門(mén)審核并報公司領(lǐng)導批準后，由辦公室統籌安排。
6、會(huì )議決定的事項由辦公室或會(huì )議主辦部門(mén)根據會(huì )議紀要逐項負責落實(shí)、督辦，應將執行情況及時(shí)向公司領(lǐng)導匯報。
7、對會(huì )議決定的事項，各部門(mén)要堅決執行、抓緊辦理。在執行過(guò)程中如存在問(wèn)題，應及時(shí)反饋。對各自職責范圍內的問(wèn)題，要積極協(xié)調解決；對涉及其他部門(mén)經(jīng)協(xié)商仍解決不了的，要如實(shí)向公司分管領(lǐng)導反映并提取建議，由公司領(lǐng)導協(xié)調解決。
�。ǘ⿻�(huì )議形式
工程建設管理會(huì )議按召開(kāi)類(lèi)別主要可分為公司員工大會(huì )、公司周辦公例會(huì )、部門(mén)內部工作會(huì )、工地現場(chǎng)會(huì )、技術(shù)專(zhuān)題研討會(huì )、工程重大問(wèn)題專(zhuān)題會(huì )（質(zhì)量、安全、進(jìn)度）、監理協(xié)調會(huì )、工地會(huì )議等形式。
工程建設管理會(huì )議召開(kāi)時(shí)間可分為定期會(huì )議和臨時(shí)會(huì )議兩種。定期會(huì )議要有固定的議題、時(shí)間、參加人員和會(huì )議地點(diǎn)。臨時(shí)會(huì )議一般是指由針對性解決專(zhuān)項問(wèn)題的專(zhuān)題會(huì )議。
�。ㄈ�、會(huì )議的組織與落實(shí)
1、員工大會(huì )
公司員工大會(huì )是臨時(shí)會(huì )議，主要任務(wù)是傳達公司董事會(huì )和公司領(lǐng)導層對建設項目管理的要求，本項目總體工作計劃安排和發(fā)展目標，公司最新決策、決議，以及公司下一步重要工作事項布置等。員工大會(huì )一般每季度或半年召開(kāi)一次，由總經(jīng)理主持，公司全體員工參加。
會(huì )議由辦公室負責籌辦和召集，并擬定會(huì )議議程報公司經(jīng)理審定。辦公室負責會(huì )議記錄并在會(huì )后3天內整理出會(huì )議紀要，由總經(jīng)理簽發(fā)并送公司各部門(mén)。
2、公司周辦公例會(huì )
周辦公例會(huì )，一般在每周初或末召開(kāi)，會(huì )議由總經(jīng)理或委托副總經(jīng)理主持，公司各部門(mén)副職以上人員參加，辦公室負責會(huì )議召集并做好會(huì )議記錄，會(huì )后，需督促各部門(mén)積極完成公司布置的各項工作。
會(huì )議的主要議題是：
�。�1）檢查落實(shí)上周公司主要工作完成情況；
�。�2）各部門(mén)提出本周工作重點(diǎn)；
�。�3）對各部門(mén)之間的工作協(xié)調以及重要問(wèn)題的討論研究；
�。�4）其他需要在工作會(huì )議上討論決定的事項。
3、部門(mén)（項目工作站）內部工作會(huì )議 部門(mén)（項目工作站）內部工作會(huì )議可根據各部門(mén)的工作需要定期或不定期召開(kāi)，由各部門(mén)（項目工作站）負責人主持，主要是傳達公司領(lǐng)導的相關(guān)指示和對本部門(mén)（項目工作站）的工作要求，討論和解決本部門(mén)（項目工作站）工作中存在的問(wèn)題等。會(huì )議需做好會(huì )議記錄，以備查核。
4、工地現場(chǎng)會(huì )議
工地現場(chǎng)會(huì )議是針對施工現場(chǎng)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問(wèn)題的協(xié)調和討論設計變更、技術(shù)問(wèn)題等方面的臨時(shí)性會(huì )議，一般由監理代表擬訂會(huì )議議題，書(shū)面向公司相關(guān)部門(mén)（項目工作站）提出申請，也可由公司有關(guān)部門(mén)（項目工作站）提出。公司相關(guān)部門(mén)（項目工作站）根據具體事項，約定時(shí)間、地點(diǎn)，提前24小時(shí)書(shū)面通知承包人、監理代表處和公司有關(guān)部門(mén)人員參加，必要時(shí)邀請公司領(lǐng)導和其他有關(guān)人員參加。
工地現場(chǎng)會(huì )議由公司分管領(lǐng)導、主辦部門(mén)（項目工作站）負責人或授權人主持，監理代表處負責召集， 并負責會(huì )議記錄和整理會(huì )議紀要，經(jīng)會(huì )議主辦部門(mén)（項目工作站）審查后，由公司分管領(lǐng)導（或授權項目工作站負者人）簽發(fā)，在會(huì )后3天內發(fā)布。
5、技術(shù)專(zhuān)題研討會(huì )議
技術(shù)專(zhuān)題研討會(huì )議就是工程建設中重大技術(shù)問(wèn)題和重要施工方案討論而召開(kāi)的臨時(shí)會(huì )議，由公司有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面提出申請（包括會(huì )議議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、擬邀請專(zhuān)家名單、會(huì )議費用預算等），經(jīng)總工程師審查后報總經(jīng)理批準后召開(kāi)。
會(huì )議由總工程師主持，辦公室負責籌辦及會(huì )務(wù)工作，相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)有關(guān)人員參加會(huì )議。技術(shù)質(zhì)量部負責會(huì )議記錄和整理會(huì )議紀要，報總工程師審定后，由總經(jīng)理簽發(fā)。會(huì )后5天內發(fā)布。
6、工程重大問(wèn)題專(zhuān)題會(huì )議
工程重大問(wèn)題專(zhuān)題會(huì )議是指工程建設中，為加強施工質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理，開(kāi)展勞動(dòng)競賽活動(dòng)等專(zhuān)門(mén)召開(kāi)的大型動(dòng)員、總結會(huì )議。由總經(jīng)理主持，各監理代表處、各承包人及有關(guān)建設協(xié)作單位代表、公司各部門(mén)主管以上人員參加。必要時(shí)請董事長(cháng)及上級主管部門(mén)領(lǐng)導參加。辦公室負責會(huì )議籌辦和召集工作，提前3天預訂和布置會(huì )場(chǎng)，擬訂會(huì )議議程報總經(jīng)理審定，發(fā)出書(shū)面會(huì )議通知。會(huì )議開(kāi)支預算由辦公室專(zhuān)題簽報批準。辦公室負責會(huì )議記錄和整理會(huì )議紀要，會(huì )后7天內發(fā)布。
7、監理協(xié)調會(huì )
監理協(xié)調會(huì )是項目工作站與監理代表處針對工程施工管理問(wèn)題進(jìn)行交流的會(huì )議，由項目工作站負責主持，每月下旬在各監理代表處分別定期召開(kāi)。要求監理代表處總監、駐地高監及專(zhuān)業(yè)監理工程師參加，工程管理部門(mén)負責人及有關(guān)主管參加，公司領(lǐng)導酌情參加。
主要議程：
�。�1）各合同段駐地高監匯報各自職責范圍內的工作情況和存在問(wèn)題，提出有關(guān)工作方面的建議和意見(jiàn)；
�。�2）總監總結本月監理代表處工作，對公司管理工作提出建議和改進(jìn)意見(jiàn)；
�。�3）項目工作站和公司各工程管理有關(guān)部門(mén)負責人對監理代表處轄區內的監理工作提出建議和改進(jìn)意見(jiàn)，并交流工作體會(huì )；
�。�4）項目工作站及公司各工程管理有關(guān)部門(mén)負責人對監理代表處提出的問(wèn)題和意見(jiàn)進(jìn)行答復。
8、工地會(huì )議
工地會(huì )議分第一次工地會(huì )議和常規工地會(huì )議（一下簡(jiǎn)稱(chēng)工地例會(huì )），由監理代表處組織召開(kāi)。
第一次工地會(huì )議是在各合同段正式開(kāi)工前必須召開(kāi)的會(huì )議，會(huì )議由監理代表處總監主持，參加人員包括公司領(lǐng)導、公司各工程相關(guān)管理部門(mén)負責人、質(zhì)量監督站代表、設計代表、監理代表處專(zhuān)業(yè)工程師、相關(guān)駐地監理辦駐地高監和駐地監理工程師及合同段承包人授權代表、合同段項目經(jīng)理、技術(shù)負責人及當地政府代表等。會(huì )議主要議程如下：
�。�1）介紹各方人員及組織機構（包括地址及通訊）
�、俟緫虮O理工程師授權，并聲明自己仍保留哪些權利；宣布公司職能機構、主要人員及職責范圍。監理工程師將授權書(shū)、監理組織機構框圖、職責范圍及全體監理工程師名單提交承包人。
�、诔邪藨獣�(shū)面提交工地代表（項目經(jīng)理）授權書(shū)、主要人員名單、項目經(jīng)理部職能機構框圖、職責范圍及有關(guān)人員的資料材料，以取得監理工程師的批準；監理工程師應在本次會(huì )議中進(jìn)行審查并口頭予以批準（或有保留的'批準），會(huì )后正式予以書(shū)面確認。
�。�2）宣布承包人的施工進(jìn)度計劃
在第一次工地會(huì )議上，監理工程師應就施工進(jìn)度計劃作出如下說(shuō)明：
�、偈┕みM(jìn)度計劃可于何日批準或哪些分項已獲得批準；
�、诟鶕鷾驶驅⒁鷾实氖┕みM(jìn)度計劃，承包人何時(shí)可以開(kāi)始哪些工程施工準備，有無(wú)其他條件限制；
�、塾心男┲匾驈碗s的分項工程還應單獨編制進(jìn)度計劃提交批準。
�。�3）檢查承包人的施工準備
承包人應就施工準備情況按如下主要內容提出陳述報告，監理工程師應逐項予以澄清、檢查和評述。
�、僦饕┕す芾砣藛T和施工人員（含項目經(jīng)理、技術(shù)負責人、部門(mén)負責人、主要技術(shù)人員及主要機械操作人員）是否進(jìn)場(chǎng)或將何日進(jìn)場(chǎng)，并應提交進(jìn)場(chǎng)人員計劃及名單；
�、谟糜诠こ痰倪M(jìn)場(chǎng)材料、機械、儀器和設備是否進(jìn)場(chǎng)或將于何日進(jìn)場(chǎng)，是否將會(huì )影響施工，并應提交進(jìn)場(chǎng)計劃及進(jìn)場(chǎng)清單；
�、塾糜诠こ痰谋镜夭牧蟻�(lái)源是否落實(shí)，并應提交料源分布圖、供料計劃清單及向甲方提供的供材計劃；
�、苁┕みM(jìn)度及臨時(shí)工程的進(jìn)展，并應提交駐地及臨時(shí)工程建設計劃和布置圖；
�、莨さ卦囼炇�、流動(dòng)試驗室及其設備是否安裝就緒或將于何日安裝就緒，并應提交試驗室布置圖、流動(dòng)試驗室分布圖及儀器設備清單；
�、奘┕y量的基礎資料是否已經(jīng)落實(shí)并經(jīng)過(guò)復核，施工測量是否進(jìn)行或將于何日完成，并提應交施工測量計劃及有關(guān)資料；
�、咂渌c開(kāi)工條件有關(guān)的內容及事項。
�。�4）檢查業(yè)主負責的開(kāi)工條件
公司應就工程占地、拆遷以及其他與開(kāi)工條件有關(guān)的問(wèn)題進(jìn)行說(shuō)明；監理工程師應根據批準或將批準的施工進(jìn)度計劃安排，對上述事項提出建議及要求。
�。�5）明確施工監理例會(huì )程序
在第一次工地會(huì )議上，監理工程師應溝通與承包人的聯(lián)系渠道，明確工作例行程序，提出有關(guān)表格及說(shuō)明：
�、儆嬃靠刂频闹饕绦�、表格及說(shuō)明； ②計劃進(jìn)度控制的主要程序、圖表及說(shuō)明； ③計量支付的主要程序、證書(shū)、報表及說(shuō)明； ④延期與索賠的主要程序、報表及說(shuō)明； ⑤工程變更的主要程序、圖表及說(shuō)明；
�、薰こ藤|(zhì)量事故及安全事故的報告程序、表格及說(shuō)明； ⑦函件的往來(lái)傳遞交接程序、格式及說(shuō)明； ⑧確定工地例會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)及程序。 （6）檢查討論與開(kāi)工條件有關(guān)的其它事項。
第一次工地會(huì )議由監理代表處負責會(huì )議記錄和整理會(huì )議紀要，由總監簽發(fā)，在會(huì )后3天分別送各有關(guān)單位。
工地例會(huì )時(shí)根據“FIDIC”條款和合同管理要求，在建設施工中各參建方進(jìn)行協(xié)調的定期會(huì )議。它應在工程開(kāi)工后的整個(gè)施工活動(dòng)
項目會(huì )議管理制度4
1.會(huì )議服務(wù)目標
1)結合本項目的特點(diǎn),制訂并實(shí)施完整、持續、高標準的員工培訓計劃,依托日常嚴謹的督導與管理,使服務(wù)水平達到酒店會(huì )議服務(wù)標準;
2)全面深入的了解客戶(hù)需求,滿(mǎn)足客戶(hù)期望。
2.會(huì )議服務(wù)內容
1)會(huì )前服務(wù)準備
(1)接到會(huì )議通知后,根據會(huì )議名稱(chēng)、性質(zhì)、時(shí)間、與會(huì )人數、級別及布置要求確定臺形;
(2)根據會(huì )議需要擺放茶葉、開(kāi)水、面巾紙、鮮花、會(huì )議桌簽等物品;
(3)協(xié)助與會(huì )負責人復印或發(fā)放會(huì )議資料;
(4)通知工程部相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員對會(huì )議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機、電視、錄像、照明等設備進(jìn)行調試;
(5)會(huì )議開(kāi)始前60分鐘,檢查各項準備工作是否到位,物品擺放合乎標準,各種物品擺放整齊;
(6)會(huì )議開(kāi)始前30分鐘,會(huì )服人員要在會(huì )議室門(mén)口迎接等候與會(huì )人員。
2)會(huì )議期間服務(wù)
(1)與會(huì )人員入席后根據其個(gè)人需要提供茶水服務(wù)。
(2)會(huì )議期間要定時(shí)倒水,根據需要為與會(huì )人員提供小毛巾、果盤(pán),食物、飲料(咖啡、礦泉水和其它飲料等)等其它服務(wù)。
(3)會(huì )議休息期間,要盡快整理會(huì )場(chǎng),補充和更換各種物品。
(4)會(huì )議期間,設備出現問(wèn)題要請工程專(zhuān)業(yè)人員及時(shí)處理。
(5)會(huì )議期間,會(huì )服人員站在會(huì )議室門(mén)外等候直至會(huì )議結束。
3)會(huì )后服務(wù)
(1)會(huì )議結束時(shí),會(huì )服人員應站在會(huì )議室門(mén)口微笑向與會(huì )人員道別。
(2)客人全部退場(chǎng)后,通知保潔人員協(xié)助整理會(huì )議物品(茶杯、毛巾、果盤(pán)、鮮花等),音響設備、空調,桌椅的清潔、復位,剩余食物、水果的處理,地地毯的吸塵、清洗,物業(yè)品設備的檢查(照明、水壺、茶杯等有無(wú)破損)。
(3)仔細檢查會(huì )場(chǎng),是否有客戶(hù)遺忘的物品等。
(4)檢查設施設備是否有損壞,并認真做好記錄。
(5)清洗、消毒會(huì )議用品(茶杯、茶碟等)。
(6)會(huì )議結束后,做好清理會(huì )場(chǎng)工作。
4)重大會(huì )議接待
(1)接到客戶(hù)重大活動(dòng)的通知后,了解客戶(hù)活動(dòng)規模、時(shí)間及具體活動(dòng)要求。
(2)及時(shí)通知各部門(mén)做好協(xié)調配合工作。
a.工程部:各種設備的調試,水、電、照明等檢查,空調溫度,專(zhuān)梯服務(wù)(開(kāi)專(zhuān)梯人員需佩戴白手套,注意儀容儀表、禮貌用語(yǔ)等)。
b.保安部:車(chē)位的安排、車(chē)輛疏導,活動(dòng)重點(diǎn)區域的安防檢查,現場(chǎng)治安維護,做好安全保衛工作。
c.保潔部:重點(diǎn)部位的清潔(活動(dòng)會(huì )場(chǎng)、衛生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動(dòng)的區域)。
d.客戶(hù)服務(wù)中心:做好重要客戶(hù)接待引導工作,在明顯位置放置引導牌,相關(guān)事務(wù)的協(xié)調工作。
(3)制訂配合方案,批準后實(shí)施。
(4)配合客戶(hù)對活動(dòng)現場(chǎng)進(jìn)行協(xié)調,留存相關(guān)資料(如照相、攝像等)。
(5)活動(dòng)完成后進(jìn)行總結,并對實(shí)施效果進(jìn)行驗證。
(6)相關(guān)資料整理歸檔。
3.會(huì )議服務(wù)程序
1)了解會(huì )議信息:
(1)根據會(huì )議通知,掌握使用部門(mén)名稱(chēng)、使用時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議主題、會(huì )議人數、參會(huì )對象、會(huì )場(chǎng)布置、座位格局、聯(lián)系電話(huà)、聲光電設備及其它特殊要求等相關(guān)會(huì )議信息;
(2)了解會(huì )議負責人;
(3)了解會(huì )議客人的其它活動(dòng)及安排,以便回答客人問(wèn)詢(xún)。
2)填寫(xiě)會(huì )議登記,并做好相關(guān)記錄;
3)傳達信息:
(1)向各崗位(工程、保安、保潔)傳達信息,并通知相關(guān)部門(mén)做好準備工作;
(2)及時(shí)通知管理人員,做好現場(chǎng)督導、檢查(重要會(huì )議通知項目經(jīng)理)。
4)會(huì )議室布置
(1)根據會(huì )議類(lèi)型(如重要會(huì )議、簽約儀式、新聞發(fā)布會(huì )、展覽會(huì )、茶話(huà)會(huì )等),布置會(huì )場(chǎng)、準備會(huì )議物品;
(2)將會(huì )議室衛生打掃干凈,并檢查設備設施情況;
(3)對會(huì )議室進(jìn)行布置,并隨時(shí)與會(huì )議負責人聯(lián)系,征求對方的意見(jiàn)及臨時(shí)要求;(桌椅擺放、鮮花/綠植、話(huà)筒/音響、條幅、投影等)
(4)會(huì )議桌上的物品(包括茶杯、桌簽、鮮花、面巾紙、筆、紙等)擺放。
5)檢查
(1)會(huì )議服務(wù)部門(mén)負責人對會(huì )議室進(jìn)行全面檢查;
(2)請會(huì )議負責人檢查,對不符合要求處及時(shí)整改;
(3)會(huì )服人員應提前60分鐘到達會(huì )場(chǎng),整理好自己的'儀容儀表;
(4)做好各項檢查工作,包括會(huì )議室的衛生、設施設備狀況、用具用品、鮮花/綠植、茶杯、茶葉、香巾、開(kāi)水、礦泉水、
(5)會(huì )議服務(wù)部門(mén)管理人員在會(huì )議開(kāi)始前30分鐘,再次對會(huì )議室進(jìn)行檢查,確保萬(wàn)無(wú)一失。
6)迎賓
(1)會(huì )服人員應提前30分鐘在會(huì )議室門(mén)口迎賓,引領(lǐng)客人;
(2)了解與會(huì )人員抵達情況。
7)服務(wù)
(1)引客時(shí),為主要客人提供拉椅服務(wù);
(2)客人入座后,為客人上茶,按照先賓后主、先上級后下級的順序上茶,必須使用托盤(pán),從客人的右側上茶,先放杯墊,再放茶杯,杯把朝向客人的右側,司徵朝向客人,并說(shuō)'請';
(3)待會(huì )議開(kāi)始后,由主賓處順時(shí)針上香巾,要求冬熱夏涼,香巾籃放在客人的右手側;
(4)會(huì )議要求每隔10-15分鐘上一次水,續水時(shí)應左手拿開(kāi)水瓶,微側身用右手小指和無(wú)名指夾起杯蓋,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再輕輕地將茶杯放在桌上,蓋上杯蓋,杯把朝向客人右側。注意續水時(shí)不要倒得太滿(mǎn)(八分為宜)。如是礦泉水要隨時(shí)注意客人飲用情況,及時(shí)更換;
(5)續水時(shí)應慢,以免開(kāi)水濺到客人身上,如會(huì )議時(shí)間較長(cháng),中途還應為客人更換香巾;
(6)會(huì )議進(jìn)行過(guò)程中,細心觀(guān)察會(huì )議室內動(dòng)靜,如發(fā)現客人有事招呼,要隨時(shí)應承,如客人的要求暫時(shí)無(wú)法滿(mǎn)足,要及時(shí)通知上級,確實(shí)無(wú)法滿(mǎn)足的應向客人解釋清楚;
8)會(huì )議結束
(1)門(mén)口送客;
(2)對會(huì )場(chǎng)進(jìn)行檢查:有無(wú)遺留物品;設備設施有無(wú)損壞;
(3)收拾整理會(huì )場(chǎng)(通知保潔部協(xié)助)。
4.會(huì )議服務(wù)標準
1)會(huì )議桌、椅擺放要整齊,在一條直線(xiàn)上。蓋杯要放在杯墊上,擺在座位的右上方,杯把朝右側,擺放位置要求在一條直線(xiàn)上。煙缸三位共用一個(gè),擺放時(shí)與杯子成一條直線(xiàn)。
2)會(huì )議開(kāi)始前30分鐘,備好充足開(kāi)水、調試音響,開(kāi)啟照明、調節空調溫度。
3)檢查臺形是否符合要求,臺面要整潔,各種用具干凈、齊全,擺放符合標準。
4)根據客人要求,將指示牌放在特定位置。
5)服務(wù)員于開(kāi)會(huì )前30分鐘,精神飽滿(mǎn)地在門(mén)口等候。貴賓會(huì )議于會(huì )前60分鐘到崗,精神飽滿(mǎn)地在門(mén)口迎候。
6)水牌引導,迎送服務(wù)(電梯間、會(huì )議室門(mén)口由會(huì )服人員引導)。
7)當客人來(lái)到會(huì )議室時(shí),會(huì )服人員應禮貌熱情地向客人問(wèn)好:'您好,請進(jìn)!',并以手勢示意,請客人進(jìn)入會(huì )議室入座。
8)先到達的客人入座以后,服務(wù)員從客人右側提供茶水服務(wù),會(huì )議期間提供茶水服務(wù)從主席臺或領(lǐng)導開(kāi)始。
9)會(huì )議室更換煙灰杠的頻次為:每30分鐘為客人更換一次。
10)會(huì )議添加茶水頻次分別為:會(huì )議開(kāi)始階段每15分鐘添加一次茶水,會(huì )議中期階段每20分鐘添加一次茶水,會(huì )議尾期階段每20分中添加一次茶水。
11)添加茶水、更換煙灰杠時(shí)應注意:盡量不打擾客人開(kāi)會(huì ),物品須輕拿輕放;詢(xún)問(wèn)客人時(shí),音量要控制在最小,以免打斷會(huì )議的正常進(jìn)行;特殊情況可按客人要求服務(wù)。
12)會(huì )議結束時(shí),服務(wù)員應站在門(mén)口,微笑著(zhù)向客人道別:'您慢走(各位慢走),再見(jiàn)!',并請會(huì )務(wù)組人員簽單。
13)將會(huì )議用具、設備整理好,關(guān)閉空調、電燈、窗、鎖好會(huì )議室門(mén)。物品復位。
5.會(huì )議用品
準備好茶葉,茶杯,托盤(pán)、茶杯墊、小毛巾、面巾紙、水壺、玻璃杯、紙杯、桌簽、煙缸、便箋紙、鉛筆等。
6.會(huì )議預定方式
1)方式一:信息/網(wǎng)絡(luò )預定
(1)與zz電視中心建立會(huì )議服務(wù)預定網(wǎng)絡(luò )平臺;
(2)有固定的網(wǎng)絡(luò )會(huì )議申請模板(如會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、人數、會(huì )議用品、特殊服務(wù)要求等);
(3)由會(huì )服人員打電話(huà)聯(lián)系申請人進(jìn)行確認;
(4)提供相關(guān)服務(wù)。
2)方式二:電話(huà)/會(huì )議單預定
(1)接聽(tīng)會(huì )議預定電話(huà)或收到會(huì )議通知單后,了解會(huì )議要求;
(2)根據會(huì )議時(shí)間、規模及具體要求準備會(huì )議物品;
(3)接聽(tīng)會(huì )議預定電話(huà)的人員,要及時(shí)填寫(xiě)會(huì )議預定單,待會(huì )議結束前/(后),請會(huì )議申請人簽字確認。
7.會(huì )議服務(wù)保障措施
建立健全完善的管理制度,對員工實(shí)施系統全面的培訓是確保服務(wù)目標和作業(yè)標準得以實(shí)現的重要手段,制訂以下主要管理制度:
1)預訂管理制度
2)安全操作制度
3)員工儀容儀表及行為規范
4)貴賓接待程序
5)物品破損/丟失控制制度
6)鑰匙管理制度
7)視聽(tīng)設備監控室工作制度
8)洗消工作制度
9)食品質(zhì)量與安全控制制度
10)庫房管理制度
11)物料保管制度
12)部門(mén)獎懲制度
項目會(huì )議管理制度5
一、會(huì )議室由客服中心指定專(zhuān)人負責統一管理,內容包括開(kāi)門(mén)、保管室內配備的各種設施用具,操作有關(guān)設備(如空調、電燈)等。
二、會(huì )議室桌椅必須擺放整齊,設備及各種用具放置有序。
三、愛(ài)護會(huì )議室公共財物,會(huì )議室物品未經(jīng)綜合部同意不得外借。
四、會(huì )議室用于開(kāi)會(huì )、會(huì )客、培訓、閱覽,為保持室內干凈、衛生、安靜,未經(jīng)客服中心安排不得用作其它用途或長(cháng)時(shí)間占用。
五、對外來(lái)人員參加會(huì )議的由客服中心負責接待,服務(wù)應做到熱情、周到、態(tài)度和藹、有禮貌,會(huì )議期間負責茶水的準備及服務(wù)。
六、其它單位需要使用會(huì )議室的`,應提前到客服中心登記,接受客服中心安排,以免造成使用沖突。會(huì )議結束后請關(guān)閉所有電器(包括空調、投影儀、燈);桌椅擺放整齊,恢復原位;衛生清理干凈。
七、會(huì )議使用的橫幅,會(huì )后應及時(shí)拆除。
八、會(huì )議結束后應及時(shí)安排清理、打掃、發(fā)現遺忘的茶杯、筆記、書(shū)本等物,須及時(shí)交還失主或送交客服中心。
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