地產(chǎn)信息管理制度
在快速變化和不斷變革的今天，很多地方都會(huì )使用到制度，制度就是在人類(lèi)社會(huì )當中人們行為的準則。那么制度的格式，你掌握了嗎？以下是小編精心整理的地產(chǎn)信息管理制度，希望對大家有所幫助。
一、應用信息系統管理
1、應用信息系統包括目前集團使用的協(xié)同辦公系統、項目管理系統、財務(wù)系統、供應鏈系統等以及今后集團所上的所有信息系統。在集團本部固定辦公場(chǎng)所工作的員工,可通過(guò)局域網(wǎng)直接訪(fǎng)問(wèn)系統。各地區公司和外出辦公員工,在條件允許的情況下,可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)系統。
使用應用信息系統處理各項事務(wù)的效力即辦公事務(wù)的過(guò)程和所產(chǎn)生的結果,與原工作流程所產(chǎn)生的結果具有同樣的效力。
2、系統使用管理
2.1帳號和密碼:集團公司員工擁有的獨立的賬號和密碼,是登錄信息系統的唯一憑證,也是登錄后證明員工身份、確定操作權限的唯一依據。對于賬號和密碼,需要遵循如下使用原則:
�、�?lài)栏癖Ｃ?不對任何人泄漏自己的密碼,關(guān)閉電腦操作系統中的自動(dòng)保存密碼的功能。
�、谒邢到y成員均需設置登錄帳戶(hù)及密碼,密碼長(cháng)度應為6位以上,至少每三個(gè)月更改一次密碼。
�、畚兴舜鸀樘幚碜约旱墓ぷ�,要采用授權的形式。
�、苊课粏T工均要對系統中記錄的所有以其名義處理的事務(wù)和結果承擔責任。
2.2為了不影響各應用信息系統的使用,并提高辦公效率,請盡量減少在系統中存放個(gè)人音頻、視頻、照片等大量消耗系統資源的信息。
2.3對于存儲空間明顯異常的賬號,總裁辦將向所在中心、各部門(mén)發(fā)出警告通知,并在本人在場(chǎng)的情況下,登錄系統做內容檢查。
2.4全體員工的計算機建議設置相關(guān)系統的開(kāi)機自動(dòng)運行程序,以免遺漏工作信息,例如協(xié)同辦公系統可以利用a6系統精靈實(shí)現自動(dòng)登錄功能。使用各相關(guān)信息系統的員工,均應在工作時(shí)間內使系統處于正常運行狀態(tài),以便及時(shí)處理各種工作。
3、信息發(fā)布要求
3.1對公司制度、報告、考核、檔案等有價(jià)值的內容、信息,在發(fā)布的同時(shí),發(fā)布人還應進(jìn)行備份,以避免信息丟失。
3.2為實(shí)現信息的暢通,發(fā)布人需按職責和權限及要求,發(fā)布相關(guān)信息;員工參加討論及溝通、交流時(shí),嚴禁在信息系統上發(fā)布不健康的內容;凡是涉密的內容未經(jīng)許可不得在信息系統上發(fā)布。
3.3公司總裁辦有權對網(wǎng)上輸入輸出信息進(jìn)行監控、修改和刪除,或要求用戶(hù)修改和刪除。
3.4集團各中心、各部門(mén)在內部網(wǎng)上傳的電子公文、數據報表、各類(lèi)電子文檔,應嚴格設置安全保密權限,各類(lèi)人員要按保密級別上傳,不能以公告、調查、請示、報告方式上傳。
4、信息安全管理
4.1全體員工在使用信息系統的過(guò)程中,禁止上傳帶有病毒的文件,以避免資料中毒、損壞或丟失。對所有外來(lái)的磁盤(pán)、電子郵件等均需進(jìn)行病毒檢測后方可使用。
4.2發(fā)生急辦或重大信息,除在信息系統上發(fā)布外,還應及時(shí)采用有效的通訊方式進(jìn)行溝通,傳遞。重要的信息應該在本地電腦上或數據光盤(pán)中進(jìn)行備份。
4.3系統使用過(guò)程中發(fā)現的異常情況,例如:密碼被盜等,應及時(shí)與信息系統管理員聯(lián)系,減少損失。
4.4公司所有人員不得將公司及各系統數據庫、網(wǎng)絡(luò )文檔、公司光盤(pán)內容提
供給第三方,否則將按照有關(guān)規定追究其責任,特殊需要須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
4.5為保證公司網(wǎng)絡(luò )正常運行,公司員工上班時(shí)間不允許使用迅雷、電驢等p2p下載軟件下載數據以影響正常網(wǎng)絡(luò )正常運行。若需下載與工作業(yè)務(wù)有關(guān)的數據須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導同意,報總裁辦監控備查,對于上班時(shí)間未報部門(mén)領(lǐng)導及信息部同意擅自使用迅雷、電驢等p2p軟件下載者,由總裁辦查封該主機上網(wǎng)權限,并報其上級領(lǐng)導予以行政處分。
5、系統維護管理
集團各中心、各部門(mén)在使用應用系統的過(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題,應及時(shí)向系統維護人員反饋。在經(jīng)過(guò)總裁辦軟件工程師維護后,遇到的技術(shù)問(wèn)題解決不了的,應與軟件提供商聯(lián)系,進(jìn)行維護。
二、日常使用管理
1、系統盤(pán)(默認是c盤(pán),包括'我的文檔')內請勿隨意存放重要文檔,當操作系統出問(wèn)題的時(shí),系統盤(pán)的東西很有可能會(huì )丟失。
2、計算機外部設備不使用時(shí),應關(guān)掉外部設備的電源。禁止長(cháng)期打開(kāi)不使用的外部設備電源,顯示器應設置節能模式,要求做到人走機關(guān),下班時(shí)關(guān)機。
3、不可在機器正常工作時(shí)搬動(dòng)機器,不可以頻繁開(kāi)關(guān)計算機,兩次開(kāi)機時(shí)間間隔至少應為10秒鐘。
4、應盡量保持自己使用鼠標、鍵盤(pán)、顯示器機箱表面的清潔。
5、公司的相關(guān)系統及其它正版軟件一律不外借;不得在電腦上安裝各類(lèi)游戲軟件。
6、不得隨意增加、刪改計算機主要設備的驅動(dòng)程序,不得隨意增加、刪除計算機主要設備的驅動(dòng)程序,不得自行修改計算機ip地址。
7、重要的公用程序(應用軟件)不允許任意復制,防止出現版權糾紛。
8、所有計算機必須安裝防病毒系統。
三、硬件設施管理
1、公司一切網(wǎng)線(xiàn)、網(wǎng)絡(luò )設備設專(zhuān)門(mén)機構和專(zhuān)人負責維修處理,其他人未經(jīng)許可一律不得私自拆卸、自行維修,否則一切后果由當事人承擔全部責任。
2、全體員工必須愛(ài)護網(wǎng)內所有資源,必須正常使用網(wǎng)絡(luò )資源,按操作規程操作;嚴禁異常關(guān)機,以免造成系統損壞或數據丟失。
3、禁止在計算機網(wǎng)絡(luò )中進(jìn)行任何干擾網(wǎng)絡(luò )用戶(hù),破壞網(wǎng)絡(luò )服務(wù)和網(wǎng)絡(luò )設備等行為。
4、恒大地產(chǎn)集團設備機房?jì)炔粶蕰?huì )客,嚴禁吸煙、用餐,保持機房設備、用具的整潔,保證機房應有的溫度、濕度、潔凈度。
5、無(wú)關(guān)人員未經(jīng)值班領(lǐng)導批準,不準進(jìn)入機房;外單位人員須經(jīng)主管領(lǐng)導同意,在機房工作人員的陪同下方可進(jìn)入機房。
四、獎勵與處分
對于熟練使用系統,處理事件效率高,積極組織參與,并對信息系統運行有貢獻的人員和集體,集團要進(jìn)行獎勵,并作為績(jì)效考核和先進(jìn)模范評選的條件之一。
有下列行為之一的`,將視其情節輕重,對相關(guān)責任人分別給予警告、通報批評、視其情況按損失總額的比例進(jìn)行賠償外,涉嫌犯罪的,依法移交司法機關(guān)處理:
1、禁止利用計算機玩游戲、聊天、看電影;禁止瀏覽進(jìn)入xx、色情、xx等非法網(wǎng)站、瀏覽非法信息以及利用電子信箱收發(fā)有關(guān)上述內容的郵件;不得通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)或光盤(pán)下載安裝傳播病毒以及黑客程序。
2、嚴禁任何人員利用公司網(wǎng)絡(luò )及電子郵件傳播xx、黃色、不健康及有損企業(yè)形象的信息。
3、任何人員以各種形式盜取他人口令及公司機密以及以各種方式對公司網(wǎng)絡(luò )軟硬件破壞的行為。
4、對有關(guān)的系統軟件和應用軟件進(jìn)行非法復制、傳播、或用于其它商業(yè)用途的,造成嚴重影響的。
5、利用公司計算機網(wǎng)絡(luò )從事
危害國家安全,泄露國家、公司機密等活動(dòng)的;利用公司計算機網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行任何干擾網(wǎng)絡(luò )用戶(hù),破壞網(wǎng)絡(luò )服務(wù)和網(wǎng)絡(luò )設備活動(dòng)的。
6、未遵守公司有關(guān)保密規定,在國際聯(lián)網(wǎng)的計算機信息系統中存儲、處理、傳遞,或在電子公告系統、聊天室、網(wǎng)絡(luò )新聞組上發(fā)布、談?wù)摵蛡鞑ス久孛苄畔⒌?泄露公司機密,嚴重影響公司形象的。
五、辦公智能化系統管理
1、電話(huà)會(huì )議的賬號和密碼由總裁辦專(zhuān)人保管,未經(jīng)總裁辦許可,嚴禁任何人隨意建立、使用電話(huà)會(huì )議,不得向無(wú)關(guān)人員泄露。確因工作需要方可告知相關(guān)會(huì )議建立人員,電話(huà)會(huì )議結束后須立即掛斷電話(huà),任何人不得將電話(huà)會(huì )議內容泄露給其他無(wú)關(guān)人員。
2、使用視頻會(huì )議須按流程提前一天進(jìn)行申請,并及時(shí)通知與會(huì )方提前做好相應的準備。在視頻會(huì )議期間除視頻工程師因工作需要對會(huì )議進(jìn)行監控外,其他人員一律不得對會(huì )議進(jìn)行監聽(tīng)。
3、視頻會(huì )議的音頻、視頻根據需要進(jìn)行錄像并保存。視頻監控錄像保存有效期為6天,視頻會(huì )議錄像保存有效期為30天。日常部門(mén)會(huì )議或培訓錄像資料的提取,須經(jīng)會(huì )議召開(kāi)部門(mén)領(lǐng)導審批同意。涉及集團營(yíng)銷(xiāo)、資金、工程、招標等敏感內容會(huì )議錄像的提取須經(jīng)集團副總裁以上領(lǐng)導批準,并提交證明材料,由總裁辦視頻工程師協(xié)助提取。
4、存有視頻會(huì )議錄像的部門(mén)或員工必須嚴密保管錄像資料,未經(jīng)集團副總裁以上領(lǐng)導批準,不得對視頻會(huì )議錄像進(jìn)行復制、分發(fā),不得外借他人,否則追究相關(guān)人員責任。
5、為保障辦公區所有自動(dòng)門(mén)機械部件的正常運作,在自動(dòng)門(mén)的開(kāi)關(guān)過(guò)程中,禁止任何人為阻擋行為�？偛棉k定期對展廳的設備維護與管理,制定相關(guān)的展廳管理辦法和使用操作指引,負責對相關(guān)使用人員進(jìn)行培訓等。
6、嚴禁隨意調整會(huì )議是桌面話(huà)筒(擰松或扳動(dòng));嚴禁會(huì )議桌面上的水源靠近電源以及話(huà)筒插孔;嚴禁將會(huì )議室設備設施私自帶出會(huì )議室;嚴禁在未知會(huì )總裁辦視頻工程師情況下擅自使用會(huì )議室電子設備。
7、會(huì )議室使用后,使用部門(mén)要及時(shí)通知總裁辦相關(guān)技術(shù)人員清點(diǎn)設施,關(guān)閉各種電器,如發(fā)現設備故障和公物損壞,追究使用部門(mén)相關(guān)人員的責任。維護人員應及時(shí)修理、補充,確保會(huì )議室設備正常使用。
8、開(kāi)通/關(guān)閉長(cháng)途電話(huà):
(一)因工作需要開(kāi)通國內、國際、港澳長(cháng)途電話(huà)的人員,須報分管總裁辦的公司領(lǐng)導批準。
(二)原則上各部門(mén)正職以上領(lǐng)導允許開(kāi)通國內長(cháng)途,每個(gè)部門(mén)根據工作需要開(kāi)通一部長(cháng)途電話(huà)作為部門(mén)公用電話(huà)。
(三)各部門(mén)長(cháng)途電話(huà)如果因人事變動(dòng)或其他原因而不再使用的,必須立即向總裁辦提出停用申請,如造成損失的,追究其部門(mén)負責人的責任。
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