采購控制管理制度
在我們平凡的日常里，我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家整理的采購控制管理制度，歡迎閱讀與收藏。
采購控制管理制度1
物業(yè)管理處采購控制程序
1.目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過(guò)程制定相應程序,確保采購物資符合規定要求。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理處提供服務(wù)所需物資的采購,其他物資(如辦公用品)的采購可參照執行。
3.術(shù)語(yǔ)(略)
4.職責
4.1提出采購的部門(mén)制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門(mén)負責人審核報公司批準。
4.2經(jīng)批準后的《采購計劃》發(fā)至財務(wù)部,由財務(wù)部負責實(shí)施采購。
5.工作程序
5.1物資的采購
5.1.1計劃性采購
a.財務(wù)部庫管員根據物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。
b.各部門(mén)主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計劃,說(shuō)明物資的名稱(chēng)、型號、規格、數量等(如有特殊要求,須說(shuō)明)。
c.采購計劃經(jīng)部門(mén)負責人審核后,報經(jīng)理批準,各部門(mén)將批準后的《采購計劃》交給財務(wù)部,由財務(wù)部采購人員在合格供方處進(jìn)行采購。
5.1.2零星采購
a.公司零星采購是指在物業(yè)管理活動(dòng)中少量隨時(shí)采購的物品。
b.各部門(mén)需要零星物資和計劃外的物資時(shí),先填寫(xiě)《申購單》,說(shuō)明物品的名稱(chēng)、型號、規格、數量、用途等(如有特殊要求,須注明)�！渡曩弳巍方�(jīng)部門(mén)負責人審核,經(jīng)理批準。
c.申請部門(mén)將批準后的《申購單》交財務(wù)部,財務(wù)部安排采購人員進(jìn)行采購。
d.采購人員一般在合格供方處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理批準后也可在其它供應商處對實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗證后購買(mǎi)。
5.2供方的選擇按《供方評價(jià)和選擇程序》執行。
5.3采購物資的驗證。
5.3.1財務(wù)部庫管員依據審批后的《申購單》或《采購計劃》對所采購回來(lái)的物資進(jìn)行入庫檢驗。工程部專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員參與工程設備.材料及工具的質(zhì)量驗收。
5.3.2驗證根據情況采用核對數量、外觀(guān)檢查和合格證檢查等方式進(jìn)行。對涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類(lèi)、水絕緣材料類(lèi)、標準件類(lèi)暖器材、消防用具類(lèi)、化工原料類(lèi)必須要有合格證;對小五金類(lèi)、其他雜項類(lèi)應核對規格、型號和數量與采購文件是否一致,外觀(guān)和包裝有無(wú)破損等。
5.3.3由庫管員對物資驗證結果進(jìn)行記錄,《物品驗證記錄表》驗證欄簽名確認并保存,參與驗收的工程部專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員也應簽名。對驗證中發(fā)現的不合格品按《不合格控制程序》執行。
5.4采購人員在進(jìn)行采購時(shí),將采購物資的時(shí)間、供方登記在計劃表或《申購單》相應欄目?jì)取?/p>
5.5采購回來(lái)的物資交倉管員辦理入庫手續并作記錄。
6.相關(guān)文件和記錄
6.1《供方評價(jià)和選擇程序》
6.2《采購計劃》
6.3《申購單》
6.4《物品驗證記錄表》
采購控制管理制度2
購物中心物質(zhì)采購控制管理規程
1.目的和適用范圍
1.1目的
通過(guò)對原材料、輔助材料、外購、外協(xié)物資的采購進(jìn)行控制,以確保所采購的物資符合采購文件規定的要求。
2適用范圍
本程序適用于本公司物業(yè)管理服務(wù)所用的原輔材料、外購、外協(xié)產(chǎn)品的采購管理工作。其它物資(如辦公用品)的采購可參照執行。
3.職責
3.1請購部門(mén)提出采購標準及技術(shù)要求,各職能部門(mén)負責對采購文件的技術(shù)要求審核,并負責對采購物資進(jìn)行驗證。
3.2總經(jīng)辦負責采購物資的談判、簽約、實(shí)施、組織對供方進(jìn)行評價(jià)和控制。
3.3管理處協(xié)助對供方的評定。
3.4總經(jīng)理負責采購文件的審批。
4.工作程序
4.1本公司根據所采購物資對物業(yè)管理活動(dòng)及加工的產(chǎn)品質(zhì)量影響程度,將所采購的物資分為三類(lèi):即a類(lèi),關(guān)鍵物資;b類(lèi),重要物資;c類(lèi),一般物資。因此,根據供方的重要程度,對供方進(jìn)行管理。
4.2供方的評價(jià)和控制(執行g(shù)epm/qr07-01-20xx)
4.2.1a類(lèi)物資供方的評價(jià)采用以下條款之一進(jìn)行。
4.2.1.1供方須具有產(chǎn)品質(zhì)量認證證書(shū)或質(zhì)量體系認證證書(shū)、列入生產(chǎn)許可
證發(fā)證目錄的應有生產(chǎn)許可證,并對其歷史業(yè)績(jì)和市場(chǎng)信譽(yù)進(jìn)行評價(jià)。市政公用部門(mén)的專(zhuān)營(yíng)(專(zhuān)供)物資在簽署'供用協(xié)議'后視為評價(jià)合格。
4.2.1.2對長(cháng)期合作的供方由總經(jīng)辦會(huì )同各職能部門(mén)及管理處對其產(chǎn)品在本公司的歷史使用情況及驗證實(shí)績(jì)進(jìn)行評價(jià)。
4.1.2.3應適當評價(jià)供方的財務(wù)狀況及技術(shù)支持能力。
4.2.2b類(lèi)物資供方的評價(jià)
4.2.2.1產(chǎn)品必須有質(zhì)保書(shū)或合格證,產(chǎn)品實(shí)行三包。
4.2.2.2各部門(mén)通過(guò)對其產(chǎn)品的檢驗結果,統計近期3個(gè)月的質(zhì)量記錄,依據
合格率情況進(jìn)行評價(jià)。
4.2.3c類(lèi)物資采用同類(lèi)產(chǎn)品比較。供方統計近期的產(chǎn)品質(zhì)量記錄,依據合格率進(jìn)行評價(jià)。
4.2.4供方評審后,由總經(jīng)辦填寫(xiě)《供方評審記錄》并附上相應的資料,對符合要求的,由總經(jīng)辦經(jīng)理填寫(xiě)結論,將其編入《合格供方一覽表》,經(jīng)總經(jīng)理批準后,定為合格供方,作為本公司的采購點(diǎn),同時(shí)通知到各職能部門(mén)及管理處。
對本公司貫標之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同,由總經(jīng)辦負責對供貨方進(jìn)行一次補充評審,符合要求并經(jīng)批準的,可列為合格供方。合同期滿(mǎn)后,需重新進(jìn)行新一輪的評審。
4.2.5對供方的控制
4.2.5.1總經(jīng)辦負責建立供方質(zhì)量檔案,包括供方調查評價(jià)表,質(zhì)量歷史實(shí)績(jì),生產(chǎn)能力,交貨能力和信譽(yù)記錄。
4.2.5.2由管理者代表會(huì )同財務(wù)部及各職能部門(mén)組成考核小組,每年一次(不超過(guò)12個(gè)月)對供方進(jìn)行重新審核,并填寫(xiě)《公司供方質(zhì)量保證能力(現場(chǎng))調查表》、《供方歷次信譽(yù)記錄表》。
4.3本公司委外發(fā)包文件包括維保合同、委外服務(wù)合同及附件、圖紙等。
4.3.1委外發(fā)包文件必須注明委外項目名稱(chēng)、內容、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、數量等內容。特殊情況要附實(shí)物、圖樣、規范、等級和有關(guān)標準等。
4.3.2委外發(fā)包文件由各部門(mén)填寫(xiě),部門(mén)經(jīng)理簽字,分管副總審批,總經(jīng)理批準。
4.3.4委外發(fā)包文件應由接受服務(wù)的職能部門(mén)登記、保管、存檔。
4.4采購信息及文件
本公司采購文件包括采購計劃、采購合同、采購申請單、實(shí)物樣品及圖紙等。
4.4.1采購計劃應注明所采購物品名稱(chēng)、型號規格、數量、技術(shù)要求等內容,規范、類(lèi)別、等級和有關(guān)標準等內容,特殊情況的要附實(shí)物、圖樣、標識、類(lèi)別、等級和有關(guān)標準等項目。適當時(shí)應包括:產(chǎn)品采購批準的要求;對產(chǎn)品的驗收要求;適當的質(zhì)量管理體系要求和其它要求等。
4.4.2對臨時(shí)性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規定無(wú)法購到的以及可用代用品的物資,必須由申購部門(mén)填寫(xiě)《應急(代用)材料采購審批單》,注明應急代用品的名稱(chēng)和技術(shù)質(zhì)量規定等,經(jīng)申購部門(mén)經(jīng)理簽字并報總經(jīng)理批準后可由各申購部門(mén)采購(一次有效)。緊急c類(lèi)物資允許申購部門(mén)直接采購,補辦手續。每月底將本月本部門(mén)應急(代用)采購的物資清單交總經(jīng)辦分析適當調整計劃并存檔。
4.4.3采購申請應由申報部門(mén)填寫(xiě),部門(mén)經(jīng)理簽字,職能部門(mén)對采購要求是否適宜和充分進(jìn)行審核,分管領(lǐng)導審批,總經(jīng)理批準。
4.4.4采購文件應由財務(wù)部登記、保管、存檔。
4.5采購程序
4.5.1計劃性采購
4.5.1.1倉管員根據物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。
4.5.1.2各部門(mén)主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計劃,說(shuō)明物資的名稱(chēng)、型號、規格、數量等(如有特殊要求需說(shuō)明)。
4.5.1.3各部門(mén)(處)將月份物資采購計劃交相關(guān)部門(mén)經(jīng)理審核后,分管領(lǐng)導審批后,于每月的25日前報總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦經(jīng)理審核后匯總填寫(xiě)《采購計劃審批單》同意報總經(jīng)理批準。
4.5.1.4總經(jīng)辦根據批準后的采購計劃組織采購。(在規定的供方內采購)
4.5.1.5零星采購
4.5.2.1各部門(mén)需要零星物資和計劃外的物資時(shí),先填寫(xiě)《月物資采購計劃清單》壽命物資的名稱(chēng)、型號、規格、數量、用途等。(如有特殊需求需說(shuō)明)
4.5.2.2《月物資采購計劃清單》由各部門(mén)主管確認后按4.5.1.3和4.5.1.4的規定進(jìn)行采購。
4.5.2.3如有急需等特殊情況,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,總經(jīng)理批準后也可對其它供方實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗證后購買(mǎi)。
4.6采購物資的驗證見(jiàn)物資的驗證、入庫、保管、領(lǐng)用管理規程。
5.質(zhì)量記錄表格
qr/sh-01-25供方評審記錄表
qr/sh-01-26合格供方一覽表
qr/sh-01-27應急(代用)材料采購審批單
qr/sh-01-28采購計劃審批單
采購控制管理制度3
項目管理處物資的采購控制程序
1.0目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過(guò)程制定相應程序,確保采購物資符合規定要求。
2.0適用范圍
適用于管理處提供服務(wù)活動(dòng)所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照執行。
3.0職責
3.1提出采購的部門(mén)制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門(mén)負責人或分管領(lǐng)導審核后報公司批準。
3.2提出采購的部門(mén)負責實(shí)施采購。
4.0工作程序
4.1物資的采購
4.1.1計劃性采購
4.1.1.1倉管員根據物資庫存情況,作出下月補充物資采購計劃。
4.1.1.2各部門(mén)主管每月下旬制定下個(gè)月的物資采購計劃,說(shuō)明物資的名稱(chēng)、型號、規格、數量等(如有特殊要求,須說(shuō)明)。
4.1.1.3各部門(mén)將月份物資采購計劃交本部門(mén)經(jīng)理審核后,報公司總經(jīng)理批準。
4.1.1.4各部門(mén)將批準后的采購計劃交負責采購的人員由其在合格供應商處進(jìn)行采購。
4.1.2零星采購
4.1.2.1各部門(mén)需要零星物資和計劃外的物資時(shí),先填寫(xiě)《請購單》,說(shuō)明物資的名稱(chēng)、型號、規格、數量、用途等(如有特殊要求,須注明)。
4.1.2.2《請購單》由各部門(mén)主管確認后按公司的有關(guān)規定執行審批和報批手續后交負責采購的人員。
4.1.2.3采購人員一般在合格供應商處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,根據物品價(jià)值可由部門(mén)負責人或總經(jīng)理批準后也可在其他供應商處對實(shí)物質(zhì)量進(jìn)行驗證合格購買(mǎi)。
4.2供應商的選擇
見(jiàn)《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見(jiàn)《進(jìn)貨檢驗程序》。
4.4采購人員在進(jìn)行采購時(shí),將采購物資的時(shí)間、供應商登記在計劃表或《請購單》相應欄目?jì)取?/p>
4.5采購回來(lái)的物資交倉管員辦理入庫手續并作出記錄。
5.0相關(guān)文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進(jìn)貨檢驗程序》
5.3《采購計劃》
5.4《請購單》
采購控制管理制度4
公司程序文件版號: a
修改號: 0
5.1物業(yè)管理物品采購控制程序頁(yè)碼: 1/3
1.目的:
確保采購的物品符合質(zhì)量要求。
2.適用范圍:
適用于公司各部門(mén)對物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)物品的采購。
3.引用文件:
3.1質(zhì)量手冊第4.6、4.10、4.13章
3.2 is09002標準第4.6、4.10、4.13章
4.職責:
4.1公司各部門(mén)職責:
4.1.1各部門(mén)應設專(zhuān)人負責編制本部門(mén)相關(guān)物業(yè)管理項目所需物品的購置計劃。
4.1.2各部門(mén)主任負責本部門(mén)物品購置計劃的核定。
4.1.3管理者副代表負責物品購置計劃的審核,公司副總經(jīng)理負責物品購置計劃的審批。
4.1.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的物品購置計劃由綜合辦公室主任負責實(shí)施。
4.1.5綜合辦公室主任負責購置物品檢查、驗收、入庫登記。
4.2工程維修部的職責:
4.2.1工程維修部負責物業(yè)分承包商施工材料及日常維修材料采購計劃的審核。
4.2.2當住戶(hù)發(fā)現分承包商提供的日常維修材料存在質(zhì)量問(wèn)題或材料不足時(shí),工程維修部應對分承包商所購物品和庫存進(jìn)行驗證,并對其發(fā)出《整改通知書(shū)》。
5.工作程序:
5.1物品的購置計劃由各部門(mén)根據本部門(mén)相關(guān)物業(yè)管理項目實(shí)際需要,編寫(xiě)《物品采購計劃報批表》。
5.2購置計劃要明確產(chǎn)品的名稱(chēng)、規格、型號、數量、購置用途與時(shí)間要求,有特釋要求的應注明。
5.3購置計劃編寫(xiě)完成后交部門(mén)領(lǐng)導進(jìn)行核定,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導核定后,交管理者副代表審核,并由副總經(jīng)理審批。
5.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的購置計劃,由綜合辦公室主任負責實(shí)施。
5.5綜合辦公室主任對審批后的購置計劃應委托辦事員負責實(shí)施。
5.6辦事員根據各部門(mén)的購置計劃,要進(jìn)行分類(lèi)匯總,制定采購計劃,采購計劃應結合實(shí)際,以免造成資金的浪費。
5.7對物品采購的要求:
5.7.1辦事員在進(jìn)行采購時(shí),應從《合格供應商名單》中選擇供應商,并根據各部門(mén)提供購置計劃的時(shí)間要求,分輕重緩急,有計劃地進(jìn)行,以確保物品的及時(shí)供應。
5.7.2工程維修部應建議物業(yè)分承包商對用量較大、數量較多且長(cháng)年經(jīng)常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要采用國家定點(diǎn)生產(chǎn)廠(chǎng)家或專(zhuān)業(yè)生產(chǎn)廠(chǎng)家生產(chǎn)的產(chǎn)品,以確保產(chǎn)品的使用壽命和使用安全。
5.7.3對各專(zhuān)業(yè)有特殊要求的物品,辦事員要會(huì )同專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員共同去選購,以避免使用的困難。
5.8對物品的驗收:
5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據采購計劃逐一進(jìn)行清點(diǎn)檢查、驗收入庫,并登記《入庫登記表》中。
5.8.2物業(yè)分承包商購置的與物業(yè)管理相關(guān)的所需品,應與工程維修部共同驗收,并將驗收結果報工程維修部歸檔。
5.8.3對各專(zhuān)業(yè)有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應會(huì )同專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員共同驗收,并在《入庫登記表》中注明驗收結果。
5.9對不合格產(chǎn)品的處理:
5.9.1經(jīng)辦事員采購的物品,在進(jìn)行檢查驗收時(shí),發(fā)現產(chǎn)品質(zhì)量或規格型號不符合要求,或產(chǎn)品質(zhì)量有問(wèn)題,放到指定區域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進(jìn)行更換,已更換仍不符合要求或質(zhì)量的產(chǎn)品,要提出退貨,以避免造成經(jīng)濟損失。
5.9.2物業(yè)分承包商采購的物品,工程維修部主任負責審查材料月計
劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質(zhì)量要求。
5.9.3對提供不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)廠(chǎng)家或物品供應商,要進(jìn)行調整,好中選優(yōu),以確定長(cháng)期合作供應商。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《合格供應商名單》 ej-qr-qp5.2-01
6.2《物品采購計劃報批表》 ej-qr-qp5.1-01
6.3《入庫登記表》&n
采購控制管理制度5
物業(yè)管理手冊:采購控制程序
1、目的
對采購過(guò)程和供方進(jìn)行控制,確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規定要求。
2、適用范圍
適用于對服務(wù)所需的物資采購和對供方的選擇、評價(jià)和控制。
3、職責
3.1各部門(mén)負責本部門(mén)所需采購計劃的編制及對供方提供的產(chǎn)品進(jìn)行監督、反饋。
3.2管理部負責采購計劃的審核、落實(shí),采購物資的驗證、管理及供方的評價(jià),建立供方檔案。
3.3工程部負責服務(wù)設施、設備采購計劃的審核工作。
3.4總經(jīng)理負責采購計劃的審批工作。
4、程序
4.1評價(jià)范圍
4.1.1對價(jià)值高、用量多、對服務(wù)質(zhì)量影響大的維修配件、物資的供方需進(jìn)行評價(jià)。
4.1.2對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛生潔具、電料等的供方需進(jìn)行評價(jià)。
4.1.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進(jìn)行現場(chǎng)、簡(jiǎn)單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進(jìn)行評價(jià)。
4.2評價(jià)方式
4.2.1對產(chǎn)品資料的獲取
4.2.1.1生產(chǎn)廠(chǎng)家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專(zhuān)賣(mài)店,調查物資的生產(chǎn)廠(chǎng)家、營(yíng)業(yè)執照、規格型號、合格證、質(zhì)量標準及認證情況等。
4.2.1.2生產(chǎn)廠(chǎng)家在本地的,可直接到廠(chǎng)家所在地收集資料,內容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進(jìn)行控制。
4.2.2對供方的評價(jià)方法
4.2.2.1對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調查供方的營(yíng)業(yè)執照、
產(chǎn)品認證、供貨能力、產(chǎn)品規格型號等,對其供方進(jìn)行評價(jià),填寫(xiě)《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調查其營(yíng)業(yè)執照、企業(yè)簡(jiǎn)介、信譽(yù)等級及質(zhì)量保證能力等進(jìn)行評價(jià)。
4.2.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門(mén)、采購人員在采購現場(chǎng)對質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行目測、比較等方法進(jìn)行評價(jià)。
4.2.4對評價(jià)合格的產(chǎn)品和供方,報總經(jīng)理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據使用情況進(jìn)行評審。
4.3.1此類(lèi)物資的采購應根據實(shí)際使用量進(jìn)行最小采購,發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題隨時(shí)退貨、退款。
4.3.2管理部根據此類(lèi)物資的使用特性確定其試用期(1-3個(gè)月),試用期內各使用部門(mén)根據使用批次填寫(xiě)《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結束后,管理部依據《物資質(zhì)量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規定進(jìn)行評審。評審合格,由總經(jīng)理簽署意見(jiàn),列入《采購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業(yè)績(jì)考核,其依據為雙方的供貨協(xié)議及國家有關(guān)技術(shù)標準�？己朔椒�:物資使用部門(mén),對物資質(zhì)量情況隨時(shí)填寫(xiě)《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價(jià)�？己藰藴蕿�:對同一類(lèi)物資連續兩次發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的`,由管理部報總經(jīng)理審批取消供方資格。
4.5采購計劃的編制、審批與落實(shí)
4.5.1各部門(mén)于每月26日前編制下月采購計劃,通過(guò)辦公平臺以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤(pán)點(diǎn)表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類(lèi)的數量和價(jià)格審核,報總經(jīng)理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據總經(jīng)理批示,通過(guò)辦公平臺以公文形式發(fā)至財務(wù)部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實(shí)工作,并通報采購情況。
4.6管理部應保存有關(guān)采購產(chǎn)品的規格、型號、等級及相應的國家標準、行業(yè)標準或企
業(yè)標準等資料。各部門(mén)在編制采購計劃時(shí),應列出采購產(chǎn)品的規格、型號、技術(shù)參數。管理部負責有關(guān)資料的收集,對采購中發(fā)生的合同,在采購結束后,由管理部統一保存。
4.7采購產(chǎn)品的驗證
4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠(chǎng)家、型號等要求購買(mǎi),在購買(mǎi)時(shí)目測質(zhì)量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由采購人員在現場(chǎng)進(jìn)行驗證;如不需要,則在產(chǎn)品使用過(guò)程中由使用部門(mén)進(jìn)行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心按照委托合同的約定進(jìn)行監督、考核。
5、相關(guān)文件
5.1《相關(guān)記錄控制程序》
5.2《綠化服務(wù)委托合同》
5.3《垃圾清運服務(wù)合同》
6、相關(guān)記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《采購計劃》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質(zhì)量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤(pán)點(diǎn)表》jw/jl-7.4-006
采購控制管理制度6
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:采購控制程序
1.0目的
確保采購的物資符合規定的要求,以保證公司利益。
2.0適用范圍
2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動(dòng)。
2.2內部管理用、辦公室用的采購活動(dòng)也可參照實(shí)行。
3.0職責
3.1提出采購要求的部門(mén)負責制定采購計劃。
3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門(mén)主管可根據權限審批采購計劃。
4.0程序
4.1物資的采購
4.1.1各部門(mén)負責人根據下月的物資預計用量并結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個(gè)月的物資采購計劃,說(shuō)明物資的品種名稱(chēng)、型號、規格、數量、單價(jià)等(如有特殊要求,須說(shuō)明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
4.1.2各部門(mén)將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門(mén)主管審批,必要時(shí)應經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執行參見(jiàn)《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》。
4.1.3單項金額在20xx元以上的應簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審,參見(jiàn)《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規定》。
4.1.4各部門(mén)將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應商處進(jìn)行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開(kāi)支。
4.1.5如因特殊情況需追加計劃開(kāi)支或超計劃開(kāi)支的應由各部門(mén)提出追加申請,并詳細說(shuō)明原因,并按4.1.2各款執行,填寫(xiě)《采購申請單》。
4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應在合格供應商處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門(mén)主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買(mǎi)。
4.1.7各部門(mén)在支付費用及采購物資前需借款時(shí),由經(jīng)辦人填寫(xiě)《借款單》,財務(wù)部根據相關(guān)合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》辦理借款。
4.2供應商的選擇
在采購物資時(shí)要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進(jìn)行采購活動(dòng),按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢(xún)價(jià)制度》。
4.3采購回來(lái)的物資由提出采購計劃的部門(mén)負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續并留下記錄,入庫檢驗執行《進(jìn)貨檢驗程序》。
4.4采購資料的控制
4.4.1采購資料如有政府、地方法規關(guān)于建筑物業(yè)方面的規定用料要嚴格依照執行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規格,樣板時(shí),要經(jīng)過(guò)審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據。
4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。
4.4.4對服務(wù)項目的分承包方合同須說(shuō)明各項服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價(jià)標準等。
4.4.5服務(wù)項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實(shí)施。
4.5對提供服務(wù)方面的供應商對其過(guò)程監控參見(jiàn)《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢(xún)價(jià)制度》。
4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應由各管理處主任或部門(mén)主管指定,并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關(guān)規定。
5.0相關(guān)文件
5.1《分供方管理程序》
5.2《進(jìn)貨檢驗程序》
5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢(xún)價(jià)制度》
5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規定》
6.0 相關(guān)記錄
6.1《采購申請單》
6.2《借款單》
6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》
7.0 附錄
7.1《員工手冊》
7.2《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》
編寫(xiě): 審批:
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