學(xué)院檔案管理制度

　　現如今，很多情況下我們都會(huì )接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的學(xué)院檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　第一章總則

　　第一條為了加強對學(xué)院綜合檔案的科學(xué)管理，實(shí)現檔案管理工作的標準化、規范化，更好地為學(xué)院各項工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）及有關(guān)文件精神，結合我院具體情況，制定本制度。

　　第二條本辦法所指的檔案是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、基建、財務(wù)、黨政管理及其它各項活動(dòng)中，直接形成的對學(xué)院和社會(huì )具有保存價(jià)值的各種文件、圖表、聲像和實(shí)物等不同載體的歷史記錄。

　　第三條學(xué)院檔案工作是維護學(xué)院歷史真實(shí)面貌、辦好學(xué)院的重要基礎工作之一，也是衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標志。因此，必須把學(xué)院檔案工作納入整體發(fā)展規劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導，實(shí)行集中統一管理，確保學(xué)院檔案的完整、準確、系統、安全。

　　第二章機構與任務(wù)

　　第四條綜合檔案室主管學(xué)院檔案工作，對全院的檔案實(shí)行統籌規劃、組織協(xié)調、監督和指導。

　　第五條各部門(mén)必須指定專(zhuān)人專(zhuān)職或兼職負責本部門(mén)檔案材料的管理，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、建冊以及檔案移交前的保管。

　　第六條綜合檔案室的主要任務(wù)是：

　�。ㄒ唬┴瀼貓绦袊�家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作；（二）制訂本校關(guān)于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況；

　�。ㄈ�）負責接收（征集）、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管全校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料；

　�。ㄋ模╅_(kāi)展檔案的開(kāi)放或利用工作；

　�。ㄎ澹┴撠熅庉嫏n案參考資料，編制檢索工具，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源；

　�。�六）參加檔案信息工作的整體化建設，開(kāi)展多方面協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流；

　�。ㄆ撸┴撠煂θ�校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓；

　�。ò耍╅_(kāi)展檔案宣傳工作和利用者教育活動(dòng)；

　�。ň牛╅_(kāi)展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)。

　　第三章文件材料的歸檔、移交工作

　　凡是反映本院重大工作與活動(dòng)，具有參考利用價(jià)值的文字、聲像制品、材料均屬歸檔范圍，均應按照規定向學(xué)院檔案室移交，任何單位或個(gè)人不得據為己有或拒絕歸檔。

　　第七條文件材料的歸檔范圍：

　�。ㄒ唬�黨政管理類(lèi)

　　主要包括學(xué)校黨委、工會(huì )、團委、民主黨派等組織的各種會(huì )議文件、會(huì )議記錄；各黨群部門(mén)的工作計劃、總結；上級機關(guān)與本校關(guān)于黨群管理的文件材料。

　�。ǘ�）行政類(lèi)

　　主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會(huì )議、會(huì )議記錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

　�。ㄈ�）學(xué)生類(lèi)

　　主要包括高等學(xué)校培養的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

　�。ㄋ模┙虒W(xué)類(lèi)

　　主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關(guān)規定執行。

　�。ㄎ澹┛蒲蓄�(lèi)

　　按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規定》（國檔發(fā)[1987]6號）執行。

　�。�六）基本建設類(lèi)

　　指在整個(gè)建設項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發(fā)[1988]4號）執行。

　�。ㄆ撸﹥x器設備類(lèi)

　　主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設備（價(jià)值在10萬(wàn)元以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。

　�。ò耍┊a(chǎn)品生產(chǎn)類(lèi)

　　主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件資料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　�。ň牛┏霭嫖镱�(lèi)

　　主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書(shū)及出版發(fā)行記錄等。

　�。ㄊ�）外事類(lèi)

　　主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會(huì )議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修及學(xué)校聘請的外籍、港澳專(zhuān)家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動(dòng)中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著(zhù)名社會(huì )活動(dòng)家名譽(yù)職務(wù)的有關(guān)材料等。

　�。ㄊ�一）財會(huì )類(lèi)

　　指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。

　　以上各類(lèi)歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

　　第八條歸檔時(shí)間

　�。ㄒ唬�學(xué)校各黨政部門(mén)和能按年度歸檔的部門(mén)，應在次年4月底前歸檔；

　�。ǘ�）各教學(xué)部門(mén)和能按學(xué)年度歸檔的'部門(mén)，應在次學(xué)年10月底前歸檔；

　�。ㄈ�）科研、基建等部門(mén)，應在項目完成后兩個(gè)月內歸檔。

　　第九條歸檔要求

　�。ㄒ唬┓矊贇w檔的各種文字材料，要求字跡、圖像清楚，用簽字筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)工整。

　�。ǘ�）有關(guān)部門(mén)應自覺(jué)配合檔案室將該歸檔的材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理并做好立卷工作。

　�。ㄈ�）在教學(xué)、科研、行政后勤等職務(wù)活動(dòng)中形成的對學(xué)院有保存價(jià)值的各種載體形式的文件、材料、均應按照規定向院檔案室移交，各單位不得以任何借口不交，或將檔案據為己有。

　�。ㄋ模└鶕�檔案的保存價(jià)值和保管期限的規定，準確劃分保管期限：凡反映重大活動(dòng)和基本歷史面貌料等，有長(cháng)期利用價(jià)值的檔案列為永久保管；凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長(cháng)時(shí)間內有參考利用價(jià)值的列為長(cháng)期保管；凡是在短時(shí)間內對學(xué)院有參考利用價(jià)值的列為短暫保管。

　　第四章檔案的保管與利用

　　第十條學(xué)院檔案室應做好檔案的安全與保護工作。

　　第十一條建立健全案卷，做好立卷、鑒定報告、交接憑證、檢查記錄等。

　　第十二條積極主動(dòng)開(kāi)展檔案利用工作，建立檔案借閱、調檔制度，確定檔案利用范圍，嚴格履行檔案借閱、調檔手續；未經(jīng)院領(lǐng)導批準，任何人不得超工作范圍借閱檔案。

　　第十三條任何借閱檔案的人員不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內文字材料，不得泄密、遺失和涂改。

　　第十四條學(xué)院定期組織人員對檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)向分管理領(lǐng)導匯報，按有關(guān)規定進(jìn)行整改。

　　第十五條對已失去保存價(jià)值的檔案，在經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)鑒定和同意，并造冊報經(jīng)分管院長(cháng)批準后，予以銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷(xiāo)毀任何的檔案。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要指定專(zhuān)人監銷(xiāo)，并建立銷(xiāo)毀清冊。

　　第十六條各部門(mén)檔案管理人員都應負責本部門(mén)文件材料的齊全、完整。

　　第五章考核與獎懲

　　第十七條檔案館應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責，對檔案形成部門(mén)及專(zhuān)（兼）職檔案人員的檔案工作進(jìn)行檢查、評估。

　　第十八條有下列事跡之一的，學(xué)校給予表彰和獎勵。

　　1、對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用做出顯著(zhù)成績(jì)的。

　　2、對檔案的保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的。

　　3、將重要或珍貴檔案捐獻給學(xué)校的。

　　4、同違反檔案法律、法規的行為作斗爭且表現突出的。

　　第十九條有下列行為之一的，根據情節輕重，輕者學(xué)校給予批評并責令其改正；重者，給予行政處分；違反檔案法構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應歸檔的文件資料據為己有，或隨意處理，造成損失的。

　　2、不按規定歸檔或一拖再拖，以種種理由不按期移交檔案的。

　　3、拒絕學(xué)校檔案館督促、檢查、指導的。

　　4、損毀、丟失檔案的。

　　5、擅自提供、抄錄、公布、銷(xiāo)毀檔案的。

　　6、涂改、偽造檔案的。

　　7、出賣(mài)、轉讓檔案，或將檔案賣(mài)給、贈送外國人的。

　　8、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第六章附則

　　第二十條本辦法由綜合檔案室負責解釋。

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