高職院校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設初探論文
【摘要】21世紀是信息化的時(shí)代，信息技術(shù)逐步影響到人們日常工作和生活的各個(gè)方面。同樣，信息化技術(shù)在教育領(lǐng)域中所發(fā)揮的重要作用也越來(lái)越顯著(zhù)。利用現代信息技術(shù)服務(wù)于高校學(xué)生工作，特別是為高等職業(yè)院校這一職業(yè)培養比較強的學(xué)校服務(wù)，是學(xué)生工作適應時(shí)代發(fā)展的必然選擇，也是學(xué)生工作內在規律的必然要求。因此將信息化管理技術(shù)引入到學(xué)校來(lái)進(jìn)行學(xué)生管理工作，減輕管理人員工作量，提高工作效率，強化高校管理水平勢在必行。
【關(guān)鍵詞】高職院校學(xué)生事務(wù)管理信息技術(shù)
近年來(lái)，隨著(zhù)信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化管理系統在各行各業(yè)及各種領(lǐng)域中都得到了不同程度的應用。作為先進(jìn)科學(xué)技術(shù)創(chuàng )造前沿地的高校，更是對這一應用表現出了極大的熱情和依賴(lài)，尤其顯著(zhù)的便是學(xué)生工作的全面信息化管理，但是對于高等職業(yè)學(xué)校實(shí)現信息化管理這一先進(jìn)技術(shù)的研究比較少。如何基于網(wǎng)絡(luò )建立應用于高職院校的學(xué)生事務(wù)管理信息化平臺，為提高高職院校學(xué)生工作管理水平，學(xué)生整體素質(zhì)和學(xué)風(fēng)建設、學(xué)生活動(dòng)，有很多問(wèn)題是值得探討的。
一、高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理信息化建設的重要性和必然性
現在我國高職院校的學(xué)生信息管理水平普遍不高，有的還停留在紙質(zhì)基礎上，這種管理方式存在著(zhù)許多缺點(diǎn)，例如效率低、保密性差，而且時(shí)間一長(cháng)，將產(chǎn)生大量的文件和數據，這給查找、更新和維護帶來(lái)了不少困難。這種管理手段已不能適應時(shí)代的發(fā)展，浪費了許多人力和物力。在當今信息時(shí)代這種傳統的管理方法必然被以計算機為基礎的信息管理系統所代替。作為資源的一種，網(wǎng)絡(luò )信息資源具有與其他信息資源相同的共性，即它是一種客觀(guān)存在的形態(tài)，具有一定量的積累，通過(guò)它也可以作為一種生產(chǎn)和生活資源為社會(huì )創(chuàng )造財富。但是網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的信息資源不同于以往任何環(huán)境下的信息資源。在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，信息以計算機可識別的方式存儲于網(wǎng)絡(luò )的某一節點(diǎn)上，并且可以在任何需要的時(shí)候快速地查找到相應信息。因此加快學(xué)生事務(wù)管理信息化建設已經(jīng)逐步成為各高校的共識，更成為各高職院校學(xué)生工作的重點(diǎn)。
高職院校學(xué)生工作的主要任務(wù)除了與各高等學(xué)校有相同之處外，還有其獨特的工作特點(diǎn)，即引領(lǐng)學(xué)生學(xué)以致用，培養應用型人才。所以傳統的學(xué)生工作中，依靠原始方法人工完成這些信息的收集、統計、傳遞，一個(gè)通知要反復地通知輔導員、班主任，再告知學(xué)生，重復勞動(dòng)多，效率低，時(shí)效性差，而借助計算機、網(wǎng)絡(luò )等現代信息技術(shù)為基礎的學(xué)生事務(wù)管理系統正好能克服傳統方式下存在的不足。利用學(xué)生事務(wù)管理信息系統，對于各類(lèi)學(xué)生管理信息進(jìn)行自動(dòng)處理，把結果置于網(wǎng)絡(luò )上，全校師生可以根據自己的權限進(jìn)行查詢(xún)和處理各種信息。這樣可以大大提高學(xué)生管理的工作效率，顯著(zhù)改善學(xué)生的管理水平。
二、高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理系統構建模式及內涵
學(xué)生事務(wù)管理信息系統是一個(gè)龐大而復雜的系統工程，在這個(gè)復雜而龐大的系統內，應該有一個(gè)總攬全局的核心系統，這個(gè)核心系統應該位于中心服務(wù)器，擁有一個(gè)集合全部與學(xué)生管理有關(guān)的數據和信息資源數據中心，其他各子系統都是在這個(gè)核心系統的框架下進(jìn)行建設，并且根據不同子系統的權限，可以調用數據中心的有關(guān)信息資源。
1．系統構建模式定位：網(wǎng)站模式，構建在校園Intranet/Internet之上的管理平臺
信息技術(shù)的深入應用，正在逐漸改變人們的工作方式和生活方式，基于信息化的現代管理思想，不僅要把管理者從以往繁重的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，提供大量的、有效的、實(shí)用的`信息咨詢(xún)和統計信息，而且還應讓管理者在運用信息化工具的同時(shí)，獲得愉快而有價(jià)值的工作體驗，在工作中得到自我價(jià)值的實(shí)現與提升，從而實(shí)現信息化“以人為本”的根本出發(fā)點(diǎn)。近年來(lái)，基于WEB的應用系統支持技術(shù)已經(jīng)很完善，基于Internet的辦公模式也得到了一定程度的實(shí)現。因此，我們依據當今信息技術(shù)的發(fā)展趨勢和高校、高職院校學(xué)生工作管理特性，將高校學(xué)生事務(wù)管理信息系統進(jìn)一步改革，使高職院校也實(shí)現網(wǎng)站模式的學(xué)生事務(wù)管理信息系統，并且此系統是構建在校園Internet之上。
2．建設內涵：數字化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò )化、交互化
依據各高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理所面臨的環(huán)境、對象等需要，高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理信息化系統平臺的內涵可以概括為四個(gè)方面：
�。�1）信息數字化，即將學(xué)生工作的信息以數字化形式加以整理、歸納、運用和共享。這些信息包括學(xué)生個(gè)體的信息、學(xué)生集體的信息、學(xué)生家長(cháng)的信息、與學(xué)生工作高度相關(guān)者的信息；
�。�2）流程網(wǎng)絡(luò )化，即以信息技術(shù)來(lái)改造學(xué)生工作的傳統流程和教育引導方式，實(shí)現基于信息化管理平臺的學(xué)生工作運行機制；
�。�3）辦公自動(dòng)化，即依托信息技術(shù)實(shí)現學(xué)生工作的無(wú)紙（筆）化辦公，同時(shí)突破傳統辦公形式的時(shí)空局限，使管理者在可伸縮的時(shí)空中愉快地處理學(xué)生工作事務(wù)；
�。�4）溝通交互化，即依托信息技術(shù)實(shí)現學(xué)院管理者、系部管理者、學(xué)生、教師等各主體之間的交互性溝通模式，增強溝通的實(shí)時(shí)性和有效度。
三、高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理系統功能模塊
圍繞著(zhù)高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理平臺的建設內涵，此系統的功能模塊包含了我們前面所涉及的全部核心系統和子系統（功能系統），現就部分模塊的基本功能，主要管理者及其主要權限作一個(gè)簡(jiǎn)要的分析。
1．核心系統
整個(gè)管理系統以核心系統為中心，建立一個(gè)數據中心，其主要作用是提供全部學(xué)生管理工作中的信息收集、處理、存儲、交換以及用戶(hù)管理等功能。數據中心中所存儲的數據不僅包含學(xué)生自身的詳細信息，而且還包括各種與學(xué)生有關(guān)的文件資料，它沒(méi)有直接用戶(hù)，但又同時(shí)為所有使用本系統的用戶(hù)提供服務(wù)。
2．學(xué)生工作信息發(fā)布平臺
除了學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)上會(huì )發(fā)布最新通知和新聞之外，此平臺主要發(fā)布學(xué)生部分有關(guān)通知，保證信息的及時(shí)性和公開(kāi)性。面向所有用戶(hù)提供服務(wù)，其統一管理權限屬于學(xué)院黨委宣傳部，并負責信息發(fā)布的審核工作。
3．學(xué)生黨建管理系統
這一系統子模塊主要功能包括學(xué)生黨員、學(xué)生入黨積極分子的管理和培訓、統計等。由于高職院校學(xué)制比較短，不能像普通本科院校一樣有較長(cháng)的時(shí)間培養學(xué)生黨員工作，所以根據高職院校的特點(diǎn)，主要管理者為學(xué)生黨委組織部、黨校和各系部黨支部，主要權限為調用數據中心學(xué)生政治面貌為“黨員”或“預備黨員”，或者是政治面貌為團員遞交了入黨申請書(shū)的學(xué)生數據，并可以進(jìn)行錄入、修改、審核、統計等。
4．學(xué)生后勤服務(wù)管理系統
每一學(xué)年學(xué)生住宿情況的總體安排，住宿費是否繳清，校園一卡通的辦理情況，學(xué)生乘車(chē)卡的辦理情況，學(xué)生證辦理與補辦情況等。主要管理者為負責后勤服務(wù)的管理教師。 5．學(xué)生綜合測評管理系統
主要提供高職院校的學(xué)生進(jìn)行綜合測評成績(jì)的網(wǎng)上打分與成績(jì)計算，此系統中還包括每一學(xué)期對學(xué)生進(jìn)行心理測評，并形成報表形式。主要管理者為負責此工作的學(xué)校管理教師。
6．學(xué)生日常管理系統
包括學(xué)生日常行為管理、上課考勤、請假管理、校園文化活動(dòng)管理、學(xué)生處分情況管理等，其主要管理者為學(xué)生工作部門(mén)、學(xué)校團委、各系部團總支部等，負責數據的錄入、修改、統計、測評等。
7．學(xué)生資助管理系統
主要功能是為困難學(xué)生提供勤工儉學(xué)的崗位選擇、時(shí)間計時(shí)、國家獎助學(xué)金的申請與發(fā)放等。主要管理者為學(xué)校資助部門(mén)，負責信息的錄入、修改、統計等。
8．家長(cháng)互動(dòng)平臺
主要是為家長(cháng)及時(shí)了解自己的孩子在校情況，并為家長(cháng)參與學(xué)生的管理工作提供一條途徑，由學(xué)生工作部門(mén)負責維護和信息收集。
9．學(xué)生就業(yè)管理系統
源數據來(lái)自數據中心，主要由就業(yè)指導負責人和學(xué)生工作部門(mén)負責維護，在部分授權的條件下，用人單位可以在規定的時(shí)間內調閱，用人單位決定錄用畢業(yè)生，并簽訂協(xié)議書(shū)之后，可以將有關(guān)畢業(yè)生的基本信息復制到其人事管理信息系統，學(xué)校將畢業(yè)生的有關(guān)信息繼續保留在數據中心，作為檔案留存。如果出現工作改簽現象，學(xué)生可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò )向學(xué)校提出申請，根據正常手續辦理派遣證改簽事宜。
四、高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理信息化建設的應用成效和展望
通過(guò)高職院校學(xué)生工作事務(wù)管理信息化系統的建立和應用，至少可以為各高職院校帶來(lái)以下成就：
1．提高工作效率，轉變觀(guān)念，敢于創(chuàng )新
網(wǎng)絡(luò )覆蓋全球，通過(guò)信息化管理平臺可以實(shí)時(shí)查詢(xún)從學(xué)生到相關(guān)集體的各項信息，如某個(gè)學(xué)生在校期間受獎勵或處分等情況；學(xué)生參加科技競賽、文體活動(dòng)、志愿者活動(dòng)情況；在校期間的到課率、成績(jì)及格率、教師評價(jià)等等。管理軟件的運用讓學(xué)生管理部門(mén)工作得心應手，快速地掌握和了解學(xué)生、班級、教室、寢室、系部的各項動(dòng)態(tài)數據。改變了傳統的工作方式，轉變教學(xué)教育觀(guān)念，敢于創(chuàng )新，依據數據可以有針對性地開(kāi)展工作，大大提高了學(xué)校的工作效率。
2．使學(xué)生工作項目化、規范化、信息化
將學(xué)生工作作為項目進(jìn)行項目化管理，提高了學(xué)校的學(xué)生工作管理水平，強化了內部管理，這樣使高職院校的學(xué)生工作管理更加規范化，并且初步實(shí)現學(xué)生信息化管理�？傊�，軟件的運用使系統各類(lèi)用戶(hù)隨時(shí)掌握靜態(tài)和動(dòng)態(tài)的相關(guān)信息，作為學(xué)生管理部門(mén)可以依據軟件所反映的信息馬上做出反應。
3．實(shí)現信息資源共享
作為高職院校學(xué)生工作信息管理平臺，將每個(gè)用戶(hù)賦予權限，各部門(mén)都可以查詢(xún)所需要的數據，在最大程度上實(shí)現資源共享，提高工作效率，使各部門(mén)之間的溝通更加便捷，使工作更富有挑戰性。
參考文獻
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