加強高校人事工作信息化管理的思考教育論文
【摘要】
高校人事工作信息化程度是人事工作管理上水平上層次的一個(gè)重要標志,隨著(zhù)信息時(shí)代的快速發(fā)展,現代化的管理模式尤為重要。本文指出了高校在加強人事工作信息化管理方面存在的諸多問(wèn)題,并提出了相應的措施及建議。
【關(guān)鍵詞】
人事工作 信息化管理 思考
1 引言
近年來(lái)高校人事工作信息化管理有力地推動(dòng)了學(xué)校管理水平的提高,更好地服務(wù)了高校的教學(xué)和科學(xué)創(chuàng )新與變革,提高了人事工作的效率。但高校人事工作在信息化建設仍存在著(zhù)很多問(wèn)題,尤其是國家人事制度改革快速發(fā)展的今天,人事工作信息化管理的滯后阻礙了人事工作的跨越式發(fā)展。
2 高校人事工作信息化管理的意義
當今時(shí)代是信息高速發(fā)展的時(shí)代,信息的作用在社會(huì )活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越重要。在高校人事管理工作中,傳統的管理模式已不能跟上時(shí)代的步伐,尤其是近年來(lái)國家人事制度改革進(jìn)入快車(chē)道以來(lái),這對高校人事工作加快信息化管理提出了更新、更高的要求,科學(xué)發(fā)展觀(guān)強調各項工作都要“以人為本”,做到“全面、協(xié)調、可持續的發(fā)展”,做好人事工作信息化管理,讓計算機更多地代替人的活動(dòng),減少人力的浪費,同時(shí)也做到信息的全面、準確和創(chuàng )新性。因此人事工作信息化管理在高校管理中的作用更為凸顯。
加強高校人事工作信息化管理,不僅可以減少資源浪費,節約成本,更能提高工作效率,緊跟時(shí)代步伐,為高校的快速發(fā)展提供保障。在傳統的人事管理模式中,大量的人事信息通過(guò)人工操作,在批量處理信息時(shí),冗長(cháng)的數據不僅加大人力投入,而且浪費物力,更會(huì )因人為因素造成錯誤。通過(guò)信息化的手段,可以把數據統一匯總、分類(lèi)處理、校對快捷,準確性高,更能適應時(shí)代的需要,彰顯社會(huì )的進(jìn)步。
3 當前人事工作信息化管理中存在的問(wèn)題
3.1 人事管理工作信息化程度不夠
目前,各高校雖然已普遍使用計算機進(jìn)行人事管理,依靠網(wǎng)絡(luò )化、辦公自動(dòng)化等信息技術(shù)手段取得了很大的進(jìn)步,較好地服務(wù)了高校教學(xué)、科研和管理工作。但是,由于人事管理工作是一個(gè)系統工程,隨著(zhù)高校的大發(fā)展,對數字和信息的精確度要求的不斷提高,僅依靠簡(jiǎn)單的幾個(gè)數據庫是不能解決問(wèn)題的。比較突出的是一些高校部分信息庫仍停留在設計的初級階段,維護不及時(shí),又無(wú)法升級緊跟發(fā)展,同時(shí)也不能共享資源,用戶(hù)權限受到影響,嚴重阻礙了工作的進(jìn)展。在新設計的軟件上又無(wú)法保證數據的安全保密性,也影響對人事工作信息化管理的擔心。有些高校人事管理部門(mén)雖然使用了計算機,仍然停留在輸入、打印的基礎上,數據庫是最基礎的辦公軟件OFFICE,各科室之間數據對接不及時(shí),更新滯后。
3.2 人事工作信息化管理不統一
高校人事部門(mén)是起著(zhù)重要的承上啟下的作用,既為上級領(lǐng)導提供準確的信息以便決策,也擔負著(zhù)本單位內部人員基本信息的收集、整理、傳遞和維護。由于信息化的發(fā)展,高校對口的主管部門(mén)也根據各自的需要,開(kāi)發(fā)出了適合自己本部門(mén)特色的專(zhuān)用性信息庫,極大地方便了本單位工作。但高校人事部門(mén)對口上級主管部門(mén)有多個(gè),因此信息庫也分門(mén)別類(lèi),種類(lèi)很多,他們之間數據也不能共享,不能相互導入導出,數據錄入方法單一,不但增加了高校人事部門(mén)工作的難處,也造成主管部門(mén)數據不一致、不準確。
根據統計,河南省高校人事部門(mén)現在所面對的信息化軟件大致分為三類(lèi):第一是上級各主管部門(mén)下發(fā),且必須使用的軟件。比如,在職人員工資晉升審核系統、離退休費管理系統、人員與工資管理系統、人事統計報表數據處理系統、機構編制管理信息系統、職稱(chēng)工作信息系統、年度考核管理審核系統、教師資格認定管理信息系統、普通話(huà)考試管理系統、人事檔案管理系統。由于高校人事部門(mén)對口上級教育、財務(wù)、人事、科技、教務(wù)等多個(gè)主管部門(mén),每個(gè)部門(mén)又因工作需要分為不同的科室,每個(gè)科室都有相應的管理軟件,門(mén)類(lèi)很多,五花八門(mén),高校人事部門(mén)一對多服務(wù),尤其是人事信息的統計工作,各科室所需要的基本信息都相同;第二是本單位內各部門(mén)使用,且需要人事部門(mén)提供數據,如工資發(fā)放系統、財務(wù)預算報表系統、科研工作管理系統、教務(wù)工作管理系統等;第三是人事部門(mén)內部管理系統,各科室之間數據不能相互融合,大部分高校仍沒(méi)有建立一個(gè)完善的系統,比如各高校仍在繼續實(shí)行崗位津貼的發(fā)放就沒(méi)有可以使用的數據庫,這個(gè)發(fā)放辦法匯集了教職工教學(xué)、科研及管理等方方面面業(yè)績(jì)量的計算,再進(jìn)行綜合評價(jià)分析后計作薪酬發(fā)放等。作為教職工最基本最原始的信息(單位、姓名、性別、出生年月、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、職稱(chēng)等),上述軟件都需要錄入,雖然數據庫的建立是一勞永逸的,但這些軟件之間是不能相互通用的,在重新錄入和更新的過(guò)程中,需要每個(gè)數據庫都操作一次進(jìn)行維護,增加了人事部門(mén)工作人員的重復勞動(dòng),并且會(huì )加大出錯的'幾率。
3.3 信息反饋不及時(shí)、不到位
實(shí)施人事工作信息化管理的一個(gè)關(guān)鍵是,信息透明、反饋及時(shí)。在目前信息化管理制度還不健全的情況下,教職工看不到本人真正的電子信息,無(wú)法查詢(xún)和核對相關(guān)部門(mén)錄入的個(gè)人基本情況,信息缺失或不完整,以至于影響到教職工的評聘、獎勵、職務(wù)晉升、考核等,有些教職工因為身份證號、出生年月等基本信息往往來(lái)回奔波數個(gè)部門(mén)進(jìn)行修改,帶來(lái)不必要的麻煩。
3.4 領(lǐng)導重視程度不夠、認識有偏差
由于目前信息化管理還不成熟,個(gè)別領(lǐng)導對人事管理信息化的內涵和重要性認識不足,對人事管理信息化建設的目的不清楚、目標不明確,就事論事,沒(méi)有真正從戰略的高度認識人事工作信息化管理的重要性和緊迫性,孰不知在競爭激烈的高校人才戰場(chǎng)上,信息的競爭也亦成為重要的武器。對人事管理信息化工作的重視程度不夠,造成人事工作信息化管理成為一句空話(huà)。如果人事信息化管理發(fā)展的腳步停止,人事工作必然會(huì )受到影響。而且有些高校人事工作的老領(lǐng)導,對信息化的使用不如年輕人,因此從內心上排斥先進(jìn)的東西,他們認為只有寫(xiě)出來(lái)的東西才最可靠,有案可稽。
3.5 人事工作信息化管理人員計算機水平不高
大部分高校人事工作人員,都是從不同專(zhuān)業(yè)的教師轉型到人事部門(mén)工作的,真正從事管理者較少,而且不是從事計算機專(zhuān)業(yè)的,還有一些工作經(jīng)驗十分豐富的老同志,即使會(huì )使用計算機,大都是一般的辦公軟件,針對自動(dòng)化程度較高、管理較為復雜的軟件,應用起來(lái)困難較大。而且高校人事部門(mén)每個(gè)人員都有具體的本職工作,缺少一名專(zhuān)門(mén)負責維護信息庫的人員。
4 加強人事工作信息化管理的對策
4.1 構建高效的網(wǎng)絡(luò )體系
實(shí)現人事工作信息化,就是要采用先進(jìn)的數字化設備和網(wǎng)絡(luò )技術(shù),建立起有效、快捷的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )體系,形成面向各個(gè)高校和面向高校內部的開(kāi)放的服務(wù)平臺,從而實(shí)現人事信息資源共享。把人事信息化管理與辦公自動(dòng)化建設結合起來(lái),應用計算機及網(wǎng)絡(luò )等現代化科學(xué)技術(shù),構建一個(gè)迅速高效、節約方便、安全可靠、容量大的數字化人事信息庫。
4.2 建立統一規范的信息平臺
實(shí)現高校人事工作信息化管理的基礎是在全省的教育系自上而下的建立起一個(gè)統一規范的信息平臺,這個(gè)平臺應具有以下功能。①把目前人事和教育所用的軟件功能都整合到這個(gè)平臺中,各部門(mén)所需的報表能夠根據需求有選擇的自動(dòng)生成。②設置多重管理權限,使各級層、各部門(mén)、各位職工在自己的權限內能夠根據需要完善信息,做到安全高效。③建立反饋機制,做到各個(gè)使用單位和個(gè)人對信息平臺的建議能夠即時(shí)反饋,并及時(shí)完善。另一方面,權限下級在查詢(xún)到信息有誤的時(shí)候,如果沒(méi)有權限更改,能夠及時(shí)反饋到權限上級。
4.3 領(lǐng)導重視,做好宏觀(guān)管理,成立專(zhuān)門(mén)的管理機構
�、俑咝Ｈ耸虏块T(mén)要高度重視信息化管理在日常工作的意義、地位和作用,人事信息管理工作不僅僅是單純的人事信息及數據的統計匯總,而是對數據的分析處理,并為學(xué)校制定發(fā)展規劃和有關(guān)政策提供科學(xué)、準確可靠的依據和背景材料。這關(guān)系到學(xué)校教學(xué)科研等戰略發(fā)展規劃,人事工作信息化程度也是人事工作上水平、上層次的標志。②省級人事部門(mén)應針對高校的特點(diǎn),建立專(zhuān)門(mén)的管理團隊維護信息平臺,使其遇到問(wèn)題及時(shí)解決,在運行中不斷的改進(jìn)完善。③高校各部門(mén)應設置專(zhuān)門(mén)的維護人員及時(shí)上報和更新信息,維持信息庫的權威性。④上級部門(mén)要對下級上報的信息進(jìn)行核對查實(shí),做到信息的真實(shí)可靠。
4.4 加強培訓,造就一支專(zhuān)業(yè)管理人才隊伍
加強對高校人事工作人員的業(yè)務(wù)培訓,塑造一支高素質(zhì)的人事管理人才隊伍。要做好高校人事工作的“全面、協(xié)調、可持續發(fā)展”,優(yōu)秀的管理人員是關(guān)鍵,這不僅需要人事工作人員要具備較強人事工作管理專(zhuān)業(yè)知識,要有不斷更新觀(guān)念、求真務(wù)實(shí)、開(kāi)拓創(chuàng )新的精神,而且也應該熟練掌握計算機相關(guān)軟件,同時(shí)要求本人思想政治素質(zhì)過(guò)硬,既要做到工作的謙虛謹慎,也要保障人事工作的安全保密性。這就需要通過(guò)各種方式加強對人事工作人員的培訓,尤其是加強信息化、網(wǎng)絡(luò )化的教育,提高他們的自動(dòng)化處理信息的能力,培訓一支既懂專(zhuān)業(yè)知識又懂現化信息技術(shù)的復合型人才。
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