農業(yè)科技檔案建設實(shí)踐與構思論文
目前，臺州市農業(yè)科學(xué)研究院已經(jīng)嘗試由檔案人員與科技人員共同申報、參加“設施農業(yè)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的集成創(chuàng )新與示范”項目。在項目實(shí)施過(guò)程中，同步進(jìn)行項目資料的收集與歸檔。另一方面，合理使用有限經(jīng)費，對破損嚴重、亟需搶救保護的檔案，經(jīng)過(guò)匯編整理、深受科研人員歡迎的專(zhuān)題檔案以及與當前現代農業(yè)發(fā)展密切相關(guān)的檔案優(yōu)先進(jìn)行數字化。二是加強基礎設施建設。為適應農業(yè)科技檔案數字化的要求，必須加大檔案數字化硬件投入的力度。
在信息采集環(huán)節，要購置相關(guān)的采集設備，如照像機、錄像機、掃描儀等;在信息存儲環(huán)節，要購置必備的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)及相配套的磁盤(pán)陣列和光盤(pán)庫;在信息利用環(huán)節，要購置必備的計算機、打印機、復印機，確保檔案數字化工作順利推進(jìn)。三是加強復合型人才隊伍建設。首先，要加強教育培訓，制定切實(shí)可行的培養計劃，鼓勵檔案管理人員通過(guò)在職培訓、業(yè)余進(jìn)修等形式，熟練掌握和運用檔案專(zhuān)業(yè)理論和現代技術(shù)技能。其次，要面向社會(huì )引進(jìn)掌握信息技術(shù)、具備軟件開(kāi)發(fā)能力的專(zhuān)業(yè)人才，建立一支能夠勝任農業(yè)科技檔案數字化建設任務(wù)的檔案員隊伍。
一、建設數字資源
一是建立目錄數據庫。2004年，臺州市農科院購買(mǎi)了專(zhuān)業(yè)檔案綜合信息管理軟件，開(kāi)始建立歸檔科技檔案案卷級目錄數據庫。在建設過(guò)程中，對案卷目錄著(zhù)錄格式的標準化嚴格把關(guān)，控制好機讀目錄數據庫的質(zhì)量。目前，我院2005年以前形成的.農業(yè)科技檔案案卷級目錄已經(jīng)全部錄入計算機。二是建立全文數據庫。2011年，臺州市農科院將檔案綜合信息管理軟件升級為全文版，開(kāi)始啟動(dòng)室藏科技檔案全文掃描數字化項目。針對室藏檔案資料量大、數字化力量薄弱的情況，農科院采取“外包與自建相結合”的數字化建設方案，對2005年以前形成的保管期限為長(cháng)期和永久的農業(yè)科技檔案進(jìn)行全文數字化加工。
二、方案實(shí)施前
農科院與外包單位訂立合同，約定了承包的數量、質(zhì)量、報酬、承包方式、材料提供、履行期限、驗收標準和方法等，并將工作要求列入合同條款，如:工作期間接受委托人必要的監督檢查;完成工作后，向委托人交付工作成果、必要的技術(shù)資料和質(zhì)量證明，并接受委托人的驗收;妥善保管委托人提供的材料以及完成的工作成果;按照委托人的要求保守秘密，不得留存復制品或技術(shù)資料等。目前，已完成608卷共111566頁(yè)農業(yè)科技檔案的全文數字化加工任務(wù)，數據量計177GB。為保證數字化成果的及時(shí)應用，臺州市農科院以目錄數據庫為依據，使用SQL語(yǔ)言將掃描影像數據批量掛接到相對應的案卷級目錄中，確保圖像文件與案卷級目錄數據庫建立一一對應的關(guān)系，并在檔案管理系統中實(shí)現了“全文瀏覽、下載和打印”等諸多功能。
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