關(guān)于信息時(shí)代下的科技檔案信息化論文

　　1、信息時(shí)代對科技檔案信息化管理的做法和思考

　　科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現有的通信、計算機、數據庫等先進(jìn)技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規制度和標準規范的框架下，用信息化手段來(lái)保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)、利用等提供堅實(shí)的基礎，科技檔案開(kāi)展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。

　　第一，采用信息化手段實(shí)現科技檔案的自動(dòng)編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實(shí)施自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動(dòng)編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的'檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類(lèi)目錄、案卷目錄、專(zhuān)題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動(dòng)檢索是通過(guò)查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類(lèi)號、關(guān)鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿(mǎn)足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動(dòng)檢索速度快、線(xiàn)索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿(mǎn)足利用者要求。計算機自動(dòng)立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動(dòng)對同一卷的卷內文件進(jìn)行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率�？萍紮n案自動(dòng)標引是計算機通過(guò)對科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對內容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類(lèi)號的過(guò)程，科技檔案自動(dòng)標引能夠顯著(zhù)提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。

　　第二，采用信息化手段實(shí)現科技檔案的借閱、統計、編研及保管環(huán)境的自動(dòng)控制�？萍紮n案的借閱管理和統計工作復雜而繁瑣，而通過(guò)采用信息化手段進(jìn)行自動(dòng)借閱管理和統計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進(jìn)行自動(dòng)管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內容包括以下幾個(gè)方面：用戶(hù)的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動(dòng)統計。通過(guò)利用計算機技術(shù)，還能夠有效實(shí)現對科技檔案資料的自動(dòng)編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類(lèi)，還能夠對科技檔案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實(shí)現科技檔案資料的自動(dòng)編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節中，對檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制非常重要，應用計算機技術(shù)對檔案排架進(jìn)行自動(dòng)管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實(shí)現架位的自動(dòng)分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實(shí)現對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動(dòng)監測和管理。

　　第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實(shí)現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動(dòng)能順利開(kāi)展，并實(shí)現可持續發(fā)展。

　　2、結束語(yǔ)

　　在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應用將越來(lái)越廣泛，因此科技檔案管理部門(mén)需要采取有效措施，加大投入，確�？萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開(kāi)發(fā)利用，全面推動(dòng)科技檔案管理現代化和信息化水平。

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