有關(guān)會(huì )議期間的禮儀

　　處在一個(gè)陌生場(chǎng)合時(shí)，時(shí)常需要我們進(jìn)行一個(gè)自我介紹，通過(guò)自我介紹可以讓他人了解我們。如何寫(xiě)出一個(gè)與眾不同的自我介紹？以下是小編為大家收集的有關(guān)會(huì )議期間的禮儀，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　會(huì )議期間的禮儀

　�、倮�行服務(wù)。較大型的會(huì )議，應安排專(zhuān)人負責迎送、引導、陪同與會(huì )人員；對于與會(huì )貴賓和身體不便、身份特殊的重點(diǎn)人員 ，還要重點(diǎn)照顧；對于與會(huì )者的正當要求，應有求必應。

　�、跁�(huì )議簽到。

　�、倮�行服務(wù)。較大型的會(huì )議，應安排專(zhuān)人負責迎送、引導、陪同與會(huì )人員；對于與會(huì )貴賓和身體不便、身份特殊的重點(diǎn)人員 ，還要重點(diǎn)照顧；對于與會(huì )者的正當要求，應有求必應。

　�、跁�(huì )議簽到。一般在與會(huì )者入場(chǎng)時(shí)進(jìn)行，簽到結果應及時(shí)匯總，并向會(huì )議負責人通報。

　�、凼乘薨才�。會(huì )期較長(cháng)的會(huì )議，一般由會(huì )議安排食宿。食宿安排應在《會(huì )議須知》中寫(xiě)明。安排會(huì )餐等活動(dòng)，屆時(shí)應有專(zhuān)門(mén) 人員進(jìn)行組織。對于外來(lái)與會(huì )者在食、宿、交通等方面的其他要求，在符合規定，力所能及的前提下，應盡力予以解決。

　�、墁F場(chǎng)記錄。重要會(huì )議，應以筆記、錄音、錄像等方式進(jìn)行現場(chǎng)記錄。手寫(xiě)筆記時(shí)，對會(huì )議名稱(chēng)、出席人數、時(shí)間地點(diǎn)、發(fā) 言?xún)热�、討論事項、臨時(shí)動(dòng)議、表決結果等基本內容，要力求完整、準確、清晰。

　�、菥帉�(xiě)簡(jiǎn)報。會(huì )議簡(jiǎn)報的要求是快、準、簡(jiǎn)�？旒粗v求時(shí)效，準即準確無(wú)誤，簡(jiǎn)即文字精練。

　　會(huì )議禮儀

　　是召開(kāi)會(huì )議前、會(huì )議中、會(huì )議后及參會(huì )人應注意的事項，懂得會(huì )議禮儀對會(huì )議精神的執行有較大的促進(jìn)作用。

　　會(huì )議準備

　　1、確定會(huì )議主題與議題(要有切實(shí)的依據;必須要結合本單位的實(shí)際;要有明確的目的)

　　2、確定會(huì )議時(shí)間(會(huì )議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導是否能出席)

　　3、確定會(huì )議所需用品和設備(必備用品是指各類(lèi)會(huì )議都需要的用品和設備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設備、照明設備、空調設備、投影和音像設備等。)

　　4、確定與會(huì )人員名單(包括出席會(huì )議和列席會(huì )議的有關(guān)人員。應根據會(huì )議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì )人員。)

　　5、確定會(huì )議地點(diǎn)(要根據會(huì )議的規模、規格和內容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。)

　　6、擬發(fā)好會(huì )議通知(會(huì )議通知必須寫(xiě)明開(kāi)會(huì )時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議主題及參加者等內容。要提前一定的時(shí)間發(fā)通知，以便使參加者有所準備。)

　　會(huì )議前

　　現代化的會(huì )議離不開(kāi)各種輔助器材，在召開(kāi)會(huì )議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。會(huì )議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。

　　會(huì )議中的注意事項

　　1、做好會(huì )議記錄安排好專(zhuān)職的會(huì )議記錄員，對參會(huì )人員的發(fā)言進(jìn)行記錄(特別是討論性質(zhì)的會(huì )議)，記錄內容會(huì )后留底。安排專(zhuān)人攝影(攝像、錄音)，會(huì )后留底。

　　2、會(huì )議秩序參會(huì )人員入座后會(huì )議正式開(kāi)始，這時(shí)非參會(huì )人員應全部離開(kāi)會(huì )議室;在會(huì )議進(jìn)行中，雙方要關(guān)閉所有的通訊工具(或調到靜音)，人員也不要隨便進(jìn)出。

　　3、會(huì )議服務(wù)

　　(1)參會(huì )人員就坐后提醒全部參會(huì )人員關(guān)閉手機或調成靜音。

　　(2)除講話(huà)人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著(zhù)裝。如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響;動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重!

　　(3)講師的行李包(或筆記本包)注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出服務(wù)細節的水平。

　　(4)會(huì )議時(shí)間較長(cháng)時(shí)，可適當安排中途休息時(shí)間。

　　會(huì )議后

　　整理會(huì )議記錄

　　(1)整理好會(huì )議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄，進(jìn)行備案。

　　(2)完成會(huì )議總結材料，材料內容應包括：會(huì )議議程各項內容、主要人員發(fā)言材料、會(huì )議討論內容和總結性結論。

　　(3)整理完成會(huì )議總結材料后報領(lǐng)導審批，將審批通過(guò)的材料分發(fā)至各參會(huì )人員遵照執行。

　　(4)重要會(huì )議結束后可考慮在網(wǎng)上發(fā)布會(huì )議相關(guān)新聞。

　　會(huì )議結束后，主方人員應將客方人員送至電梯口或送到大樓門(mén)口上車(chē)，握手告別，目送客人汽車(chē)開(kāi)動(dòng)后再離開(kāi)。

　　如果安排了與會(huì )議內容密切相關(guān)的參觀(guān)考察活動(dòng)，則應在參觀(guān)點(diǎn)安排專(zhuān)門(mén)的接待人員，并懸掛歡迎性的標語(yǔ)橫幅。

　　商務(wù)會(huì )議概述

　　會(huì )議，又稱(chēng)集會(huì )或聚會(huì )。在現代社會(huì )里，它是人們從事各類(lèi)有組織的活動(dòng)的一種重要方式。在一般情況下，會(huì )議是指有領(lǐng)導、有組織地使人們聚集在一起，對某些議題進(jìn)行商議或討論的集會(huì )。

　　在商界之中，由于會(huì )議發(fā)揮著(zhù)不同的作用，因此便有著(zhù)多種類(lèi)型的劃分。依照會(huì )議的具體性質(zhì)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，商界的會(huì )議大致可以分為如下四種類(lèi)型：

　　第一，業(yè)務(wù)型會(huì )議。

　　第二，行政型會(huì )議。

　　第三，社交型會(huì )議。

　　第四，群體型會(huì )議。

　　一般而論，以上四種類(lèi)型常見(jiàn)于商界的會(huì )議，除群體型會(huì )議之外，均與商界各單位的經(jīng)營(yíng)、管理直接相關(guān)，因此世人稱(chēng)之為商務(wù)會(huì )議。在商務(wù)交往中，商務(wù)會(huì )議通常發(fā)揮著(zhù)極其重要的作用。

　　在許多情況下，商務(wù)人員往往需要親自辦會(huì )。所謂辦會(huì )，指的是從事會(huì )務(wù)工作，即負責從會(huì )議的籌備直至其結束、善后的一系列具體事項。

　　商務(wù)人員在負責辦會(huì )時(shí)，必須注意兩點(diǎn)：一是辦會(huì )要認真。奉命辦會(huì )，就要全力投人，審慎對待，精心安排，務(wù)必開(kāi)好會(huì )議，并為此而處處一絲不茍；二是辦會(huì )要務(wù)實(shí)。召開(kāi)會(huì )議，重在解決實(shí)際問(wèn)題，在這一前提下，要爭取少開(kāi)會(huì )、開(kāi)短會(huì )，嚴格控制會(huì )議的數量與規模，徹底改善會(huì )風(fēng)。

　　常見(jiàn)的座次安排

　　1、自由擇座

　　即不排定具體座次，而由與會(huì )者自由選擇座位就坐。

　　2、面門(mén)設座

　　一般以面對會(huì )議室正門(mén)之位為主席之座，其他與會(huì )者可在其兩側自作而右依次就坐。

　　3、依景而建

　　所謂依景設座，是指會(huì )議主席的具體位置不必面對會(huì )議室的正門(mén)，而是背倚會(huì )議室內主要景致所在，如字畫(huà)、講臺等，其他與會(huì )者的排座則略同于前者。

　　參加者禮儀規范

　　參加者禮儀規范

　　1.主持人的禮儀

　　商務(wù)會(huì )議的主持人，一般由具有一定職位的人來(lái)?yè)�任，其禮儀表現對會(huì )議能否圓滿(mǎn)成功有著(zhù)重要的影響。

　�。�1）主持人應衣著(zhù)整潔，大方莊重，精神飽滿(mǎn)，切忌不修邊幅，邋里邋遢。

　�。�2）走上主席臺應步伐穩健有力，行走的速度因會(huì )議的性質(zhì)而定，一般地說(shuō)，對快、熱烈的會(huì )議步頻應較快。

　�。�3）入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時(shí)，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時(shí)，應與胸齊高。坐姿主持時(shí)，應身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動(dòng)作。

　�。�4）主持人對會(huì )場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì )議開(kāi)始前，或會(huì )議休息時(shí)間可點(diǎn)頭、微笑致意。

　　2.會(huì )議發(fā)言人的禮儀

　　會(huì )議發(fā)言有正式發(fā)言和自由發(fā)言?xún)煞N，前者一般是領(lǐng)導報告，后者一般是討論發(fā)言。正式發(fā)言者，應衣冠整齊，走上主席臺應步態(tài)自然，剛勁有力，體現一種成竹在胸、自信自強的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時(shí)應口齒清晰，講究邏輯，簡(jiǎn)明扼要。如果是書(shū)面發(fā)言，要時(shí)常拾頭掃視一下會(huì )場(chǎng)，不能低頭讀稿。旁若無(wú)人。發(fā)言完畢，應對聽(tīng)眾的傾聽(tīng)表示謝意。

　　自由發(fā)言則較隨意。應注意，發(fā)言要講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；發(fā)言應簡(jiǎn)短，觀(guān)點(diǎn)應明確；與他人有分歧，應以理服人，態(tài)度平和，聽(tīng)從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會(huì )議參加者對發(fā)言人提問(wèn)，應禮貌作答，對不能回答的問(wèn)題，應機智而禮貌地說(shuō)明理由，對提問(wèn)人的批評和意見(jiàn)應認真聽(tīng)取，即使提問(wèn)者的批評是錯誤的，也不應失態(tài)。

　　3.會(huì )議參加者禮儀

　　會(huì )議參加者應衣著(zhù)整潔，儀表大方，準時(shí)人場(chǎng)，進(jìn)出有序，依會(huì )議安排落座，開(kāi)會(huì )時(shí)應認真聽(tīng)講，不要私下小聲說(shuō)話(huà)或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結束時(shí)，應鼓掌致意，中途退場(chǎng)應輕手輕腳，不影響他人。

　　常見(jiàn)的商務(wù)會(huì )議禮儀

　　一、展覽會(huì )禮儀

　　展覽會(huì )，簡(jiǎn)稱(chēng)為展覽，或稱(chēng)之為展示、展示會(huì )。對商界而言，主要是指有關(guān)單位和行業(yè)組織，甚至是政府所組織的推廣介紹商業(yè)產(chǎn)品和技術(shù)、促進(jìn)商品宣傳和流通的商業(yè)性聚會(huì )。

　　展覽會(huì )禮儀，通常是指商界單位在組織、參加展覽會(huì )時(shí)，所應當遵循的規范與慣例。舉辦展覽會(huì )要注意以下禮儀：

　　(1)在展位上工作的人員應當統一著(zhù)裝，最佳的選擇是身穿本單位的制服，或者是穿深色的西裝、套裙。參展單位若安排專(zhuān)人迎接賓客時(shí)，則最好請其身穿色彩鮮艷的單色旗袍，并胸披寫(xiě)有參展單位或其主打展品名稱(chēng)的大紅色緞帶。全體工作人員除禮儀小姐外，都應佩戴標明本人單位、職務(wù)、姓名和有本人彩照的胸卡。

　　(2)要努力維護整體形象。工作人員不應佩戴首飾，男士應當剃須，女士則最好化淡妝。站立迎客，不遲到、早退，不無(wú)故脫崗、東游西逛，時(shí)時(shí)注意禮貌待人。

　　(3)當觀(guān)眾走近自己的展位時(shí)，工作人員應面向對方，稍許欠身，面帶微笑，伸出左手，掌心向上，指尖直指展臺，并告知對方“請您參觀(guān)”。

　　(4)當觀(guān)眾在本單位的展位上進(jìn)行參觀(guān)時(shí)，工作人員可隨行于其后，以備對方向自己進(jìn)行咨詢(xún)；對于觀(guān)眾所提出的問(wèn)題，工作人員要認真做出回答。不允許置之不理，或以不禮貌的言行對待對方。

　　(5)當觀(guān)眾離去時(shí)，工作人員應當真誠地向對方欠身施禮，并道以“謝謝光臨”，或是“再見(jiàn)!”。

　　(6)在任何情況下，工作人員均不得對觀(guān)眾惡語(yǔ)相加或譏諷嘲弄。對于個(gè)別不守展覽會(huì )規則而亂摸亂動(dòng)、亂拿展品的觀(guān)眾，仍需以禮相勸，必要時(shí)可請保安人員協(xié)助，但不允許對觀(guān)眾擅自動(dòng)粗，進(jìn)行打罵、扣留或者非法捜身。

　　二、展銷(xiāo)會(huì )禮儀

　　展銷(xiāo)會(huì )是邊展覽、邊銷(xiāo)售的一種商業(yè)活動(dòng)形式，它兼有展覽和銷(xiāo)售兩種功能，用于集中宣傳某類(lèi)產(chǎn)品或突出宣傳企業(yè)的各種產(chǎn)品。舉辦展銷(xiāo)會(huì )要注意以下禮儀：

　　首先，展銷(xiāo)會(huì )的環(huán)境布置要隆重、典雅，體現出一種文化氛圍。展區布置得要具有鮮明的特色和富有感染力，展銷(xiāo)產(chǎn)品的擺放要講究藝術(shù)性和技巧性，既要突出產(chǎn)品特點(diǎn)，又要方便顧客購買(mǎi)。

　　其次，展銷(xiāo)會(huì )的營(yíng)業(yè)員和工作人員要給來(lái)賓留下良好的印象，服飾要整潔劃一，儀容要修整，佩戴有關(guān)標志，面帶微笑迎送每一位來(lái)賓。在展銷(xiāo)廳的各個(gè)商品展區，都要有禮儀小姐或禮儀先生，為顧客提供禮貌的服務(wù)，主動(dòng)為顧客介紹商品，并耐心回答顧客的咨詢(xún)。

　　最后，展銷(xiāo)會(huì )的目的是擴大業(yè)務(wù)聯(lián)系，擴大宣傳，增加營(yíng)業(yè)額，因而對所有客戶(hù)，無(wú)論是新客戶(hù)或老客戶(hù)，大客戶(hù)或小客戶(hù)，都要給予同樣的禮遇。

　　在有許多競爭產(chǎn)品參展時(shí)切不可為推銷(xiāo)自己的產(chǎn)品而貶低別人的產(chǎn)品，這是失禮的行為，可以著(zhù)重介紹自己的產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)，不可以進(jìn)行比較性介紹。

　　三、洽談會(huì )禮儀

　　洽談會(huì )也是重要的商務(wù)活動(dòng)。一個(gè)成功的洽談會(huì )，是既要講謀略，更要講禮儀的。

　　1.洽談會(huì )的禮儀性準備

　　洽談會(huì )是單位和單位之間的交往，所以應該表現的是敬業(yè)、職業(yè)、干練、效率的形象。在儀表上，要有嚴格的要求。如男士不準蓬頭垢面，不準留胡子或留大鬢角。女士應選擇端莊、素雅的發(fā)型，化淡妝。摩登或超前的發(fā)型、染彩色頭發(fā)、化艷妝或使用香氣濃烈的化妝品，都不可以。在服飾上，應該穿著(zhù)正統、簡(jiǎn)約、高雅、規范的最正式的禮儀服裝。男士應穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領(lǐng)帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士要穿深色西裝套裙和白襯衫，配肉色長(cháng)統或連褲式絲襪和黑色高跟、半高跟皮鞋。

　　2.洽談會(huì )的座次禮儀

　　在洽談會(huì )上，不僅應當布置好洽談廳的環(huán)境，預備好相關(guān)的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問(wèn)題。

　　在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員在自己一方居中而坐。其余人員則應依照職位的高低先近后遠、先右后左地分別在主談人員的兩側就座。如果有翻譯，可以安排就座在主談人員的右邊。

　　舉行雙邊洽談時(shí)，應使用長(cháng)桌或橢圓形桌子，賓主應分坐在桌子兩側。桌子橫放的話(huà)，應面對正門(mén)的一方為上，屬于客方。桌子豎放的話(huà)，以進(jìn)門(mén)的方向為準，右側為上，屬于客方。

　　舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般要以圓桌為洽談桌舉行“圓桌會(huì )議”。這樣一來(lái)，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時(shí)，仍然講究各方的與會(huì )人員盡量同時(shí)人場(chǎng)，同時(shí)就座。最起碼主方人員不要在客方人員之前就座。

　　電話(huà)會(huì )議禮儀內容

　　電話(huà)會(huì )議內容主要包括了會(huì )議準備以及會(huì )議過(guò)程兩個(gè)方面上的禮儀，其中包括了會(huì )議環(huán)境的選擇、會(huì )議電話(huà)的檢查、參加會(huì )議過(guò)程中的介紹禮儀等等。

　　1、電話(huà)會(huì )議準備禮儀

　　1）安靜的區域

　　電話(huà)通訊受環(huán)境影響比較大，不管你是在辦公室或是在家里，保持你所處的環(huán)節安靜不被打擾是基本，以免你個(gè)人的原因而影響整個(gè)會(huì )議的質(zhì)量。

　　2）話(huà)機檢查

　　參加電話(huà)會(huì )議的人員在會(huì )議開(kāi)始之前要對自己的電話(huà)進(jìn)行檢查，確保沒(méi)有任何問(wèn)題，以免影響到會(huì )議的進(jìn)行，如果使用固話(huà)進(jìn)行電話(huà)會(huì )議，請檢查自己的線(xiàn)路是否磨損；使用手機進(jìn)行通話(huà)請檢查是否信號問(wèn)題或者附近有其他電磁波之類(lèi)的干擾，如微波爐等；

　　3）制定會(huì )議基本規則

　　會(huì )議組織者需要在會(huì )議開(kāi)始之前，申明必須遵守的基本規則，包括：會(huì )議的主題、會(huì )議參加的人員、會(huì )議的時(shí)間、會(huì )議阻止人員分工、會(huì )議的紀律等，以保證會(huì )議的有效進(jìn)行。

　　2、電話(huà)會(huì )議時(shí)的禮儀

　　1）準時(shí)參加會(huì )議

　　在參加會(huì )議時(shí)必須要準時(shí)到場(chǎng)，特別是在有地區時(shí)間差的時(shí)候，參會(huì )人員更要有時(shí)間觀(guān)念。守時(shí)是一種專(zhuān)業(yè)性的標志，因為它是使參加者很難在電話(huà)會(huì )議上閑聊，同時(shí)又為后來(lái)者等待。電話(huà)會(huì )議不應該暫停，因為參與者將被迫聽(tīng)你持有的音樂(lè )，否則將無(wú)法確定何時(shí)和是否會(huì )繼續通話(huà)。

　　2）做介紹的禮儀

　　作介紹包括會(huì )議主持人做介紹和參與會(huì )議的人員做自我介紹，在所有的參與者都將抵達，主持人應引入每個(gè)人，并提供一個(gè)簡(jiǎn)短的背景或在電話(huà)會(huì )議上說(shuō)人的責任的說(shuō)明。這個(gè)介紹是必要的，因為可能有客人或在電話(huà)會(huì )議上新人。

　　個(gè)人做自我介紹也是非常有必要的，雖然大家不能見(jiàn)面，然而互相介紹是建立良好關(guān)系的過(guò)程，尤其是當您的客戶(hù)或客人參加電話(huà)會(huì )議時(shí)。

　　3）會(huì )議發(fā)言禮儀

　　所有參加會(huì )議的人員要把電話(huà)會(huì )議看作是面對面的溝通，參會(huì )者在發(fā)言時(shí)一定要放松心情，按事先準備的內容，有條理地發(fā)表個(gè)人觀(guān)點(diǎn)或建議，參會(huì )者在表達觀(guān)點(diǎn)時(shí)一定要簡(jiǎn)單、清楚，避免重復詢(xún)問(wèn)帶來(lái)的不便，發(fā)言結束后一定要向參會(huì )者表示感謝。

　　電話(huà)會(huì )議禮儀的主要事項

　　1、避免噪音

　　在電話(huà)會(huì )議中主要不要經(jīng)常因為習慣性的清除喉嚨而發(fā)出咳嗽聲，在過(guò)程中拿著(zhù)筆敲擊桌子，或者玩弄你的手機，更有甚者玩弄手機發(fā)出聲音，這都是不應該出現的。

　　2、耐心傾聽(tīng)發(fā)言

　　耐心傾聽(tīng)，不要隨意打斷他人發(fā)言，是任何交談禮儀的基本要求。即使別人和你的觀(guān)點(diǎn)不一樣，也要等到別人把話(huà)講完你再陳述自己的觀(guān)點(diǎn)，這是風(fēng)度素養的表現。

　　會(huì )議準備

　　現代化的會(huì )議離不開(kāi)各種輔助器材，在召開(kāi)會(huì )議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。

　　桌椅、名牌、茶水

　　桌椅是最基本的設備，可以根據會(huì )議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會(huì )議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會(huì )議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì )人員方便就座。

　　會(huì )議上的茶水飲料最好用礦泉水，因為每個(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。

　　簽到簿、名冊、會(huì )議議程

　　簽到簿的作用是幫助了解到會(huì )人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì )議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì )議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會(huì )議的主席和與會(huì )人員盡快地掌握各位參加會(huì )議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。

　　黑板、白板、筆

　　在有的場(chǎng)合，與會(huì )人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，雖然現在視聽(tīng)設備發(fā)展得很快，但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛(ài)，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

　　各種視聽(tīng)器材

　　現代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì )議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會(huì )議的過(guò)程和內容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì )議的結論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

　　資料、樣品

　　如果會(huì )議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì )深刻得多。

　　作為重要會(huì )議的參會(huì )人員，要注意以下幾點(diǎn)：

　　1.準時(shí)到達，最好提前幾分鐘趕到會(huì )場(chǎng)。

　　2.會(huì )議正式開(kāi)始之前，向不認識的朋友進(jìn)行自我介紹。

　　3.認真做筆記。

　　4.關(guān)閉手機。

　　5.準備好與會(huì )議議題相關(guān)的有用文件。做到這一點(diǎn)意味著(zhù)你已經(jīng)提前做好了功課。

　　6.任何時(shí)候都不要打斷別人的發(fā)言，輪到自己時(shí)再表明觀(guān)點(diǎn)。

　　7.如果你想發(fā)言，向主席舉手示意，等他提示后再開(kāi)始發(fā)表意見(jiàn)。

　　8.注意自己的姿勢。保持挺胸抬頭，精力集中。稍微流露出心神不寧或疲勞厭倦的情緒，都會(huì )傳達出你的消極態(tài)度，從而將自己置于不利的境地。不要在筆記上亂涂亂畫(huà)，更不可以打瞌睡。事先與臨坐打好招呼，一旦打盹，讓他立即把你叫醒。

　　9.當別人發(fā)言時(shí)，不要通過(guò)語(yǔ)言、表情、動(dòng)作，或任何其他方式表達出你的不屑。

　　10.在別人發(fā)言過(guò)程中，如有任何不明白之處，可以請發(fā)言人進(jìn)行解釋?zhuān)�不要心存顧慮。(但要避免頻繁提問(wèn)!)

　　11.會(huì )議結束后，向主席致謝，向結識的新朋友友好道別。在日程表中輸入下次開(kāi)會(huì )的時(shí)間，并記下要為下次會(huì )議進(jìn)行準備的項目。

　　12.向在會(huì )議中作了精彩發(fā)言的同事表示祝賀。

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