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商務(wù)禮儀的接待流程
議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會(huì )務(wù)時(shí)的作業(yè)程序和禮儀規范。商務(wù)會(huì )議接待、服務(wù)工作是辦公室一項重要工作。下面就是小編整理的商務(wù)禮儀的接待流程，一起來(lái)看一下吧。
會(huì )議是領(lǐng)導組織商討處理重要事務(wù)的組織，領(lǐng)導以及員工要在會(huì )議上商討重要的事情，做出重大決定，往往一個(gè)會(huì )議長(cháng)達幾個(gè)小時(shí)，參會(huì )人員要高度集中精神，所以做好服務(wù)工作尤為重要。
商務(wù)會(huì )議時(shí)間一般要持續好幾個(gè)小時(shí)，特別是領(lǐng)導要長(cháng)時(shí)間的作工作報告及總結工作、布置工作，所以按時(shí)給參會(huì )人員倒茶添水等接待服務(wù)的工作顯得十分重要。
一、商務(wù)會(huì )議服務(wù)的籌備
1.與會(huì )議承辦單位負責人溝通協(xié)商,詳細了解會(huì )議的性質(zhì)、會(huì )議內容、規格檔次、舉辦的具體時(shí)間、人數、場(chǎng)地大小、用餐標準、有無(wú)旅游安排、會(huì )議付款人和付款方式等。
2.會(huì )議服務(wù)負責人根據承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會(huì )議的活動(dòng)安排、時(shí)間進(jìn)程、會(huì )場(chǎng)布置、會(huì )議宣傳等內容。
方案確定后,提前2周送遞會(huì )議承辦單位負責人及內部有關(guān)部門(mén)和人員,然后填寫(xiě)會(huì )議通知。
二、商務(wù)會(huì )議服務(wù)前的準備
1.會(huì )場(chǎng)布置
1）會(huì )場(chǎng)環(huán)境布置
會(huì )場(chǎng)應給人莊重、協(xié)調、整潔、舒適的感覺(jué),環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據會(huì )議內容,還應通過(guò)一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2）會(huì )議臺型布置
根據參加會(huì )議的人數選擇會(huì )場(chǎng)大小及臺型布置。小型會(huì )議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會(huì )議可采用禮堂型或教室型。
2.會(huì )議用品準備
1)茶杯
須經(jīng)過(guò)消毒,消毒時(shí)間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無(wú)黃斑、無(wú)缺口;茶杯無(wú)水跡且光亮。
2)玻璃杯
不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無(wú)指印,并列放在杯墊上。
3)礦泉水
礦泉水瓶無(wú)灰塵,密封完好,瓶?jì)葻o(wú)沉淀物,并在保質(zhì)期內。
4)小毛巾
無(wú)斑點(diǎn)和異味,須經(jīng)過(guò)消毒,消毒時(shí)間在20分鐘左右。重要會(huì )議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍
不得有破損,每次使用結束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。
6)簽到臺
臺布無(wú)污跡,無(wú)破損。
7)鮮花
新鮮,無(wú)枯枝、敗葉。
8)熱水瓶
表面清潔光亮,無(wú)水跡,水溫控制在90度以上。
9)掛衣架
清潔完好,無(wú)損壞,無(wú)缺少。
10)文具
筆,油墨飽滿(mǎn),書(shū)寫(xiě)通暢;紙本,干凈整潔。
3.設備設施準備
1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線(xiàn)。
2)調整投影設備,亮度、大小適當。
3)調試話(huà)筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,并在會(huì )前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。
三、商務(wù)會(huì )議服務(wù)程
1.會(huì )議迎賓服務(wù)
1)會(huì )議開(kāi)始前1小時(shí),迎賓員應在會(huì )議室門(mén)口立崗迎候參加會(huì )議的客人到達。來(lái)賓到達時(shí)應引領(lǐng)到簽到處簽到。
2)簽到時(shí),服務(wù)人員應主動(dòng)微笑問(wèn)候,詢(xún)問(wèn)來(lái)賓工作單位,并示意來(lái)賓在簽到簿適當位置簽到,然后引領(lǐng)至會(huì )場(chǎng)或休息室。
3)迎接來(lái)賓入座時(shí),要面帶微笑,用語(yǔ)禮貌,舉止大方,手、語(yǔ)并用。
4)冬季,對進(jìn)入會(huì )場(chǎng)的來(lái)賓脫下的衣帽,服務(wù)人員及時(shí)伸手去接,并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人,然后按順時(shí)針?lè )较蛱峁┓⻊?wù)。在客人較多的情況下,1人或多人同時(shí)服務(wù)時(shí),分正反2個(gè)方向,但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時(shí),倒至七分滿(mǎn),并注意客人的動(dòng)態(tài),以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過(guò)程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時(shí),聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時(shí)杯柄朝后45度,并說(shuō):"請用茶"。
用礦泉水,必須先開(kāi)瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時(shí),礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿(mǎn)即可。
2.會(huì )場(chǎng)服務(wù)
1)會(huì )議開(kāi)始后,在會(huì )議室門(mén)口掛上"請勿打擾"牌子。
2)會(huì )議開(kāi)始后,會(huì )議服務(wù)員應站立在會(huì )場(chǎng)周?chē)?觀(guān)察所負責區域賓客是否需要服務(wù)。
3)服務(wù)員一般不得隨意出入會(huì )議室,確有緊急事項,服務(wù)員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時(shí),應對客人說(shuō):"請用茶!" 每隔20分鐘加茶水。
5)會(huì )議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專(zhuān)門(mén)禮儀小姐引領(lǐng)。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會(huì )議結束時(shí),服務(wù)員應立即開(kāi)啟會(huì )議室大門(mén),并在門(mén)口立崗送客,面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來(lái)賓,注意不可出錯。檢查會(huì )議室是否有來(lái)賓遺忘的物品,如有發(fā)現應立即交還來(lái)賓或交領(lǐng)班處理。
3.會(huì )議結束
1)檢查會(huì )議室內是否有電器設備損壞,發(fā)現損壞及時(shí)通知設備部進(jìn)行修復。
2)清理會(huì )議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進(jìn)行清洗。
3)擺放桌椅,恢復原樣,進(jìn)行保潔清掃。
4)關(guān)閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會(huì )議使用。
5)關(guān)閉會(huì )議室。
四、會(huì )場(chǎng)服務(wù)的注意事項
1)絕不能因為服務(wù)站立時(shí)間過(guò)長(cháng),而倚靠會(huì )場(chǎng)墻壁或柱子。
2)在會(huì )場(chǎng)服務(wù)時(shí)應盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。
3)會(huì )場(chǎng)服務(wù)過(guò)程,語(yǔ)言、動(dòng)作要輕,避免影響發(fā)言者。
4)遵守會(huì )場(chǎng)規定,不得隨意翻閱會(huì )議文件或打聽(tīng)會(huì )議內容。對于所聽(tīng)到的會(huì )議內容應保密。
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