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項目檔案的管理制度
在學(xué)習、工作、生活中，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編幫大家整理的項目檔案的管理制度，歡迎閱讀與收藏。
項目檔案的管理制度1
為了做好工程及設備檔案資料的管理工作,參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關(guān)要求結合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設備檔案資料
1、工程檔案是指各類(lèi)報批文件(對政府各行政部門(mén)的各類(lèi)報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類(lèi)合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應商(服務(wù))單位的報價(jià)資質(zhì)資料、報價(jià)商務(wù)資料及報價(jià)匯總表說(shuō)明文件,比價(jià)的考察調研報告,考察調研的影像、照片資料)、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會(huì )議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說(shuō)明書(shū)、施工圖、財產(chǎn)移交手續及其他需要存檔的文件等。
2、設備檔案是鑒定評價(jià)(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設備正常運轉并處于良好狀態(tài)的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類(lèi)設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買(mǎi)申請單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文;開(kāi)箱驗收階段的裝箱單、開(kāi)箱驗收單、出廠(chǎng)合格證書(shū)、出廠(chǎng)精度檢
3、驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說(shuō)明書(shū)、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開(kāi)箱檢驗記錄;安裝調試階段的試車(chē)、試驗記錄、安裝驗收單、存在問(wèn)題及處理意見(jiàn);運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門(mén)的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術(shù)操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設備儀器報廢技術(shù)鑒定書(shū)、請示及批復文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類(lèi)文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹(shù)立高度的保密觀(guān)念,遵守公司的各項保密制度。
2、凡涉及不宜公開(kāi)的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導批準。
3、凡作秘密和內部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續,嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規定,不得泄露公司秘密。
4、對確已無(wú)保存價(jià)值的建設工程和設備檔案,列出銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由銷(xiāo)毀人、監銷(xiāo)人銷(xiāo)毀,并簽名注銷(xiāo)。
三、檔案工作人員崗位職責
1、熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職守,遵紀守法,勤奮學(xué)習,具備檔案專(zhuān)業(yè)知識。
2、負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務(wù)。
3、按規定向當地檔案館移交應進(jìn)館的檔案。
4、積極主動(dòng)地向上級主管部門(mén)匯報檔案工作情況,接受其監督、檢查和指導。
5、辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導批準同意后方可查閱。
2、檔案柜內的檔案要進(jìn)行系統排列存放,不準堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內'六防'(防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲(chóng)蛀)工作,平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。
4、對檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設備說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份,應留一份存檔;只有一份的',將原件存檔,復印件隨機使用。
6、檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料,要按時(shí)間先后排列好,用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號,凡有文字的頁(yè)面,都要編號,正面編在右上角,背面寫(xiě)在左上角,然后填寫(xiě)好卷內目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴格執行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專(zhuān)人負責,鑰匙應妥善保管,如有丟失應及時(shí)匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長(cháng)假前應對檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間,不得超過(guò)半個(gè)月,確需繼續借閱,必須辦理續借手續。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導批準,辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導同意后方可進(jìn)行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應填交接單方可交付。
4、查閱檔案時(shí),嚴禁吸煙,嚴禁在文件材料上劃線(xiàn)、打勾、作記號、折角等,嚴禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當事人行政、法律責任。
5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結檔案利用工作規律,更好地為各項工作服務(wù)。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應及時(shí)登記。
2、工程檔案資料按項目收集檔案應按系統分類(lèi)統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設備檔案資料按名稱(chēng)分類(lèi)組卷,將一組內容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內文件排列,依照設備材料的自然形成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應妥善保存各類(lèi)檔案和資料,如發(fā)現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時(shí),應編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質(zhì)量標準及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
7、本公司購置的設備儀器的隨機全套資料,由拆箱負責人收集齊全,及時(shí)移交檔案員,統一積累和集中保管。
項目檔案的管理制度2
第一條：項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過(guò)程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關(guān)部門(mén)及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門(mén)提交有關(guān)設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實(shí)行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關(guān)專(zhuān)項報告、驗證材料及其他監理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務(wù)管理單位或部門(mén)應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務(wù)管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應收集齊全，規入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見(jiàn)附表1
第四條、收集時(shí)間
各類(lèi)文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時(shí)收集：引進(jìn)技術(shù)、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。
2、需永久、長(cháng)期保存的文件不應用易褪色的書(shū)材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫(xiě)紙、鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線(xiàn)條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長(cháng)期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤(pán)。
項目文件的整理與歸檔標準
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關(guān)規定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關(guān)建設項目的前期文件、設備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質(zhì)
、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專(zhuān)業(yè)整理。
4、施工技術(shù)文件應按單項工程的專(zhuān)業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監理文件按單位工程整理。
5、設備、技術(shù)、工藝、專(zhuān)利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場(chǎng)使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點(diǎn)，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類(lèi)科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專(zhuān)業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專(zhuān)業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長(cháng)。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據性、開(kāi)箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見(jiàn)綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應附文字說(shuō)明。對事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內容進(jìn)行著(zhù)錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據基本建設程序和項目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準確反應項目建設過(guò)程和竣工的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數據可靠、簽字手續完備；文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的'文件，應按國家有關(guān)檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監部門(mén)、監理部門(mén)對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì )審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時(shí)間
1、除受委托進(jìn)行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實(shí)體完成后三個(gè)月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時(shí)歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個(gè)月內歸檔，周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱設備驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔（任務(wù)結束后一周內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應在工作結束后及時(shí)歸檔（一周內）。
5、下列文件材料應隨時(shí)歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料；
5.3、礦產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。
項目檔案的整理與移交標準
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進(jìn)行或組織，其內容包括：
1、根據專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的建設項目檔案分類(lèi)編號規則以及項目的實(shí)際情況，設計、制定統一的項目檔案分類(lèi)編號體系。小型項目直接按項目、結構或專(zhuān)業(yè)分類(lèi)；大中型項目按工程或專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，下設屬類(lèi)。
2、依據項目檔案分類(lèi)編號體系對全部項目檔案進(jìn)行統一的分類(lèi)和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統一進(jìn)行分類(lèi)和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時(shí)填寫(xiě)檔案號。
3、對全部項目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說(shuō)明。
4、負責貫徹實(shí)行國家及本行業(yè)的技術(shù)規范及各種技術(shù)文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過(guò)竣工驗收后三個(gè)月內，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過(guò)竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續：建設單位轉為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個(gè)月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關(guān)的項目檔案。
項目檔案的管理制度3
一、制度目的本制度的目的是規范企業(yè)項目檔案的收集、整理、保存、利用、處置和管理，提高檔案管理的科學(xué)性和規范性，保護企業(yè)的合法權益，保障企業(yè)正常運營(yíng)。
二、范圍本制度適用于本企業(yè)內的所有項目檔案管理工作。
三、制度制定程序企業(yè)管理人員組織項目檔案管理工作小組，對項目檔案管理的需求、法規、政策等進(jìn)行調研和分析，制定草案，通過(guò)內部審批，最終提交企業(yè)領(lǐng)導審批并正式發(fā)布并施行。
四、相關(guān)法律法規
1、《中華人民共和國檔案法》
2、《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》
3、《中華人民共和國勞動(dòng)法》
4、《中華人民共和國勞動(dòng)保障監察條例》
5、《行政管理法》
6、《企業(yè)檔案管理規定》
五、制度內容
1、項目檔案的范圍：包括項目申請、立項、實(shí)施、驗收以及存檔等全過(guò)程所涉及的文件和資料。
2、收集和整理：各部門(mén)需及時(shí)提供相關(guān)文件和資料，并按照規定進(jìn)行匯總和整理。項目檔案的分級保存原則為按照保管期限和重要性進(jìn)行分類(lèi)。
3、檔案的保存：項目檔案應按照檔案管理規定進(jìn)行嚴格保管、保存和整理，同時(shí)分級保存和備份，以避免信息丟失或損壞。
4、檔案的利用：項目檔案按照規定可以向公司內部和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行借閱，但需要先準確審核借閱人員的身份，保證文件資料的安全性。
5、檔案的處置：項目檔案應根據相關(guān)規定進(jìn)行定期清理，對于保管期限已經(jīng)到期的文件應及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。對于項目檔案的檔案資料備份必須及時(shí)保存，以便于萬(wàn)一出現意外情況，備份資料可以保障企業(yè)的.利益不受損失。
6、責任追究：對于無(wú)故丟失、泄露、損毀等行為，相關(guān)責任人將承擔相應的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。
六、責任主體1、項目檔案管理工作小組負責指導項目檔案管理工作。
2、各部門(mén)負責項目檔案的整理和收集工作，并按時(shí)上報項目檔案管理工作小組。
3、保管人員負責對項目檔案的保管、保存、借閱和處置工作，并遵守相關(guān)規定。
4、項目負責人負責保證項目檔案的真實(shí)性和完整性，并負責項目檔案借閱的審核工作。
七、執行程序
1、項目檔案管理工作小組將制度及有關(guān)規定向各部門(mén)宣傳和落實(shí)。
2、各部門(mén)收到文件和資料后，應當及時(shí)匯總和整理。
3、項目檔案保管人員按照規定進(jìn)行保管、保存、借閱和處置。
4、項目檔案借閱需做好借閱登記手續，特定檔案的借閱需審核和批準。
5、對于失誤行為的責任人員需承擔相應的法律責任。
八、責任追究對于違反本制度的行為，相關(guān)責任人員將受到警告、紀律處分，甚至可能涉及到法律責任和經(jīng)濟賠償責任。
項目檔案的管理制度4
一、目的
為了規范企業(yè)項目檔案的管理，保證項目檔案的安全性、完整性和可追溯性，提高企業(yè)管理水平和競爭力，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于企業(yè)所有項目的檔案管理。三、制度制定程序
由公司相關(guān)部門(mén)起草制度—企業(yè)法律顧問(wèn)進(jìn)行審查修改—征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)—董事會(huì )審批—簽字頒布。
四、制度內容
1、項目檔案的定義
項目檔案指的是項目立項后的所有文書(shū)材料、合同協(xié)議、工程圖紙、開(kāi)工報告、竣工驗收報告、質(zhì)量驗收報告、工程圖紙、質(zhì)量檢驗單、項目工作日志、會(huì )議記錄等歷史檔案材料的統稱(chēng)。
2、項目檔案的保存
�。�1）項目檔案按照項目工期和項目結束時(shí)間計算，交由檔案管理部門(mén)負責收集、整理、歸檔、保管和借閱。
�。�2）計劃立項的項目，需要提前做好檔案歸檔準備工作。
�。�3）已完成的項目檔案必須在項目竣工驗收后3個(gè)工作日內歸檔。
�。�4）項目檔案按照檔案保管期限進(jìn)行管理，保存時(shí)間不少于30年，檔案保管期滿(mǎn)后，按照《檔案保管期限終止規定》確定處理方式。
3、項目檔案的責任
�。�1）項目部門(mén)負責項目檔案的有序收集、整理和歸檔，并且保證檔案的準確性和完整性。
�。�2）檔案管理部門(mén)負責對所收集、整理、歸檔的項目檔案進(jìn)行保管，確保數據的安全性和完整性，并保證檔案在第一時(shí)間內提供給有關(guān)部門(mén)借閱使用。
4、項目檔案管理制度的執行程序
�。�1）項目部門(mén)在項目完成后，將所需的檔案交給檔案管理部門(mén)，并且在交檔前對所收集的資料進(jìn)行核對，以確保檔案的.完整性和準確性。
�。�2）檔案管理部門(mén)負責對每一個(gè)收到的檔案進(jìn)行統計和歸檔，并且對檔案進(jìn)行標記、檢索、借閱和保護。
�。�3）在需要使用檔案時(shí)，申請人需要向檔案管理部門(mén)提交申請表，經(jīng)過(guò)項目部門(mén)和檔案管理部門(mén)的審批后，由檔案管理部門(mén)提供檔案的借閱服務(wù)。
�。�4）檔案管理部門(mén)負責對檔案保管的有效時(shí)間進(jìn)行記錄和監督，確保檔案的保管期限符合國家相關(guān)規定。
5、責任追究
對未按照本制度規定辦事，交辦不到位，數據泄露等違規行為，我們將根據公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，并追究相應責任人的責任。
五、參考法律法規
1、《檔案法》
2、《勞動(dòng)合同法》
3、《勞動(dòng)法》
4、《勞動(dòng)保障監察條例》
5、《行政管理法》
項目檔案的管理制度5
一、目的
為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規定所指工程項目檔案是指過(guò)去和現在，公司在工程項目的開(kāi)發(fā)、設計、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專(zhuān)業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書(shū)，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì )議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構及其職責
公司指定專(zhuān)人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷(xiāo)毀；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開(kāi)始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見(jiàn)附表一）。
4、在檔案的首頁(yè)設卷內文件目錄，并填寫(xiě)文件序號、編制單位、名稱(chēng)、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。
5、在檔案的次頁(yè)設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價(jià)金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的`保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專(zhuān)柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
4、公司檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(cháng)。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊（見(jiàn)附表三）。
2、檔案銷(xiāo)毀清冊經(jīng)核準人批準，方能銷(xiāo)毀失效檔案。
3、銷(xiāo)毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷(xiāo)毀方式另作說(shuō)明。
4、銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清冊上簽字。
5、銷(xiāo)毀人員應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫(xiě)好查閱申請單，由核準人簽字同意，方可查閱（見(jiàn)附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經(jīng)核準人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見(jiàn)附表五）。
4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管及時(shí)處理。
6、外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)核準人批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核準人同意且審核后才能帶出。
7、公司對調閱制度實(shí)行分級制度，公司可根據借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復印件借閱”“局部復印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒(méi)有及時(shí)上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。
二00九年九月十日
項目檔案的管理制度6
一、目的
為了加強對項目檔案的管理，規范項目檔案的收集、保存、利用和保密，確保項目檔案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
二、范圍
適用于本公司各項目實(shí)施過(guò)程中形成的項目檔案的管理。三、制度制定程序
1、制訂初稿由項目管理部門(mén)負責人牽頭，組織相關(guān)人員起草制度初稿。
2、征求意見(jiàn)初稿完成后，邀請公司內部部門(mén)、項目組成員和專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行討論和修改，并征求公司領(lǐng)導的意見(jiàn)。
3、審批公布經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，制度正式公布。四、制度內容
1、項目檔案的名稱(chēng)和范圍本管理制度適用于公司各項實(shí)施中形成的書(shū)面資料、圖紙、報告、計劃等項目檔案。
2、項目檔案的目的保障項目檔案的完整性和可靠性，提高管理的效率和水平。
3、項目檔案的收集各項目組應按照《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)保障監察條例》等相關(guān)法律法規要求，制定項目檔案管理計劃，明確項目檔案的收集和維護工作。
4、項目檔案的保存項目檔案應存放在公司檔案庫中，并按照項目檔案歸檔分類(lèi)、編號、注銷(xiāo)和保管期限進(jìn)行管理。
5、項目檔案的利用項目檔案的利用應遵守相關(guān)法律法規和公司內部政策規定，除法律法規規定外，項目檔案只能被授權人員查閱和使用。
6、項目檔案的保密項目檔案應保密，不得向外界泄漏項目的技術(shù)、商業(yè)和其他機密資料，任何人員不得涂改、刪改、挪用項目檔案，一旦發(fā)現，將依法追究責任。
五、責任主體
1、項目管理部門(mén)負責人負責指導和監督項目檔案的收集、保存和利用工作。
2、各項目組成員應按規定要求，嚴格按照規定程序收集和管理項目檔案。
3、項目檔案保密管理人負責項目檔案的.保密工作。六、執行程序
1、各項目組應按照《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)保障監察條例》等相關(guān)法律法規要求，制定項目檔案管理計劃。
2、項目檔案應存放在公司檔案庫中，按照檔案管理標準進(jìn)行管理。
3、項目檔案的利用要經(jīng)過(guò)授權，在授權范圍內使用。如有重要的敏感信息，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導批準才能使用。
4、項目檔案保密工作應按照公司保密管理制度執行，任何人員不得涂改、刪改、挪用項目檔案，一旦發(fā)現，將依法追究責任。
七、責任追究
任何人員有違反本管理制度規定的，將根據公司有關(guān)規定，依法追究責任，承擔相應的法律責任。
項目檔案的管理制度7
一、制度編制的目的項目檔案管理制度的編制，是為了規范和統一一切與項目檔案有關(guān)的工作，強化檔案管理，保障企業(yè)法制經(jīng)營(yíng)和項目落地運營(yíng)的有序進(jìn)行。
二、制度范圍適用于企業(yè)內所有項目檔案管理工作。三、制度制定程序1、制定立項審批程序和文件：由企業(yè)管理者組織項目決策、立項審批過(guò)程，確定項目檔案管理計劃、政策和程序。
2、制定草案：由企業(yè)相關(guān)部門(mén)和人員按照審批程序，進(jìn)行項目檔案管理制度的'起草和修改。
3、部門(mén)意見(jiàn)征詢(xún)：由立項審批機構對起草的制度草案進(jìn)行審查，征求相關(guān)部門(mén)、人員和專(zhuān)家評審意見(jiàn)。
4、實(shí)施監督評估：由負責人對制度的實(shí)行情況進(jìn)行監督評估，以供下一次修改參考。
四、制度內容1、制度名稱(chēng)：項目檔案管理制度。
2、目的：規范項目檔案管理工作，保障企業(yè)法制經(jīng)營(yíng)和項目落地運營(yíng)的有序進(jìn)行。
3、范圍：適用于企業(yè)內所有項目檔案管理工作。
4、內容：
�。�1）立項審批程序和文件；
�。�2）檔案管理的組織管理體制；
�。�3）檔案的評審、歸檔和保管；
�。�4）檔案的利用和報送；
�。�5）檔案的保密和安全措施；
�。�6）檔案的處置和清理。
5、責任主體：
�。�1）企業(yè)管理者對檔案管理工作負總責；
�。�2）相關(guān)部門(mén)負責制訂和實(shí)施檔案管理制度；
�。�3）項目負責人負責檔案管理工作的執行；
�。�4）所有員工都有責任遵守檔案管理制度。
6、執行程序：
�。�1）制定檔案管理工作計劃；
�。�2）檔案的歸檔、存儲和報送工作；
�。�3）檔案的利用和保密；
�。�4）檔案的處置和清理。
7、責任追究：對檔案管理中出現的失誤、疏漏等問(wèn)題，要追究相應責任人的責任。
五、法律法規要求在制訂項目檔案管理制度時(shí)，應充分考慮符合中國法律要求，涉及的法律法規有：《勞動(dòng)合同法》《勞動(dòng)法》《勞動(dòng)保障監察條例》《行政管理法》等相關(guān)法律法規。對于違反法律法規的行為，應及時(shí)進(jìn)行處理并落實(shí)責任。
項目檔案的管理制度8
一、制度目的
為了規范公司項目檔案管理工作，確保項目檔案完整、真實(shí)、準確、可靠、便于查閱和使用，提高公司管理效率和服務(wù)質(zhì)量，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有項目檔案管理工作。
三、制度制定程序
本制度的制定、修改和廢止應經(jīng)公司相關(guān)職能部門(mén)討論，由公司領(lǐng)導層審批后實(shí)施，并在全公司范圍內發(fā)布和實(shí)施。
四、制度內容
�。ㄒ唬╉椖繖n案的定義及分類(lèi)
1、項目檔案是指在工程建設和運行維護中生成的全部文件、資料和資產(chǎn)，包括項目建議書(shū)、招標文件、合同書(shū)、設計文件、施工圖、變更記錄、質(zhì)量檢驗記錄、驗收報告、竣工圖、保護方案、運行維護手冊、費用結算單據等。
2、項目檔案按照檔案性質(zhì)可分為基本檔案、管理檔案和業(yè)務(wù)檔案。
�。ǘn案管理要求
1、公司各部門(mén)應加強內部檔案管理，對于文件管理不規范、擅自銷(xiāo)毀檔案等行為要依法追究責任。
2、檔案室應建立檔案登記、借閱、歸還制度，嚴格遵循《檔案法》和《檔案管理條例》的有關(guān)規定。
3、每個(gè)項目的檔案應建立完整的項目檔案，包括基本檔案、管理檔案和業(yè)務(wù)檔案。所有檔案應按照年度順序編檔號、封存標識和存儲編制等管理標準進(jìn)行管理。
4、檔案應按照存儲標準進(jìn)行分類(lèi)、編目、整理和保管，確保檔案資料的完整性和可靠性。
5、檔案館應建立技術(shù)咨詢(xún)平臺，為公司和相關(guān)單位提供服務(wù)和咨詢(xún)。
�。ㄈn案保存期限
1、基本檔案保存期限為永久。
2、管理檔案保存期限為10年。
3、業(yè)務(wù)檔案保存期限為5年。
�。ㄋ模n案借閱和使用
1、借閱需出示有效證件，填寫(xiě)借閱登記表。
2、借閱和使用檔案應遵循安全、保密、規范的原則。
3、檔案室應對借閱和使用檔案的.人員進(jìn)行管理和監督。
�。ㄎ澹n案的保密和歸檔
1、保密檔案應按照《保密法》和有關(guān)規定進(jìn)行管理和歸檔。
2、因檔案丟失或被損毀，檔案室應在5個(gè)工作日內作出說(shuō)明并報公司安全保衛部門(mén)備案。
�。n案的銷(xiāo)毀
1、檔案室應對已經(jīng)過(guò)了保存期限、已被電子檔案取代或已無(wú)文件價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、銷(xiāo)毀檔案應按照《檔案法》和有關(guān)規定進(jìn)行，并由檔案管理員簽字確認。
五、責任主體及責任追究
1、本制度施行后，各部門(mén)和相關(guān)人員均應嚴格遵守管理制度，確保項目檔案管理工作的順利開(kāi)展。
2、對于違反本制度的行為，公司將依據有關(guān)法律法規和公司內部規定嚴肅處理，給予相應的紀律處分或法律責任追究。
六、附則
1、本制度自頒布之日起生效。
2、本制度的解釋權歸公司領(lǐng)導層所有。法律法規及公司內部政策規定
1、《檔案法》（國家檔案局）
2、《檔案管理條例》（國家檔案局）3、《保密法》（國家保密局）
4、《勞動(dòng)合同法》（中華人民共和國國務(wù)院）
5、《勞動(dòng)法》（中華人民共和國全國人民代表大會(huì )常務(wù)委員會(huì )）
6、《勞動(dòng)保障監察條例》（中華人民共和國勞動(dòng)和社會(huì )保障部）
7、《行政管理法》（中華人民共和國國務(wù)院）項目檔案管理制度
項目檔案的管理制度9
第一章總則
第一條目的
為加強公司項目檔案的管理，規范項目檔案管理行為，保護公司利益，提高工作效率和檔案管理水平，特制定本制度。
第二條適用范圍
本制度適用于公司所有涉及項目的檔案管理工作，包括但不限于工程項目、市場(chǎng)拓展項目、技術(shù)研發(fā)項目等。
第三條制度依據
本制度制定依據《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)保障監察條例》、《行政管理法》等相關(guān)法律法規和公司內部政策規定。
第四條主要內容
本制度主要包括項目檔案管理的目的'、范圍、責任主體、執行程序、管理要求、責任追究等方面。
第二章目的與管理要求
第五條目的
項目檔案管理的目的是規范檔案管理行為，保障公司利益，提高工作效率和檔案管理水平。
第六條管理要求
1、嚴格按照公司相關(guān)制度規定，規范項目檔案管理行為。
2、確保項目檔案保密安全可靠，避免遺失、損毀或泄漏。
3、做好歸檔、整理、檢索等工作，確保檔案信息及時(shí)、準確、完整。
4、發(fā)生案件等應急事件時(shí)，要做好相關(guān)檔案保管和處理工作，并及時(shí)向上級匯報。
第三章范圍與責任主體
第七條范圍
公司項目檔案管理包括但不限于以下內容：
1、招標文件、方案設計文件、施工圖等工程項目檔案。
2、市場(chǎng)調研報告、營(yíng)銷(xiāo)方案、推廣方案等市場(chǎng)拓展項目檔案。
3、科研報告、技術(shù)方案、產(chǎn)品設計方案等技術(shù)研發(fā)項目檔案。
第八條責任主體
1、指定專(zhuān)人負責檔案管理工作，制定具體管理方案。
2、項目管理人員要協(xié)助檔案管理人員做好檔案整理和歸檔工作。
3、公司內部審計部門(mén)要定期對項目檔案進(jìn)行檢查和審計。
第四章執行程序
第九條立卷建檔
1、建檔前，需審查文件、資料，分別歸類(lèi)處理。
2、建檔須注明檔案代碼、檔案名稱(chēng)、文號、年度、保管期限等項目，建立檔案目錄并編號。
3、項目檔案應及時(shí)梳理，整理和升級管理，更新且完善檔案信息。
第十條檔案管理
1、指定專(zhuān)人負責檔案管理工作，制定具體管理方案。
2、檔案管理員要負責未完成項目的檔案管理。
3、項目結束后應及時(shí)完成歸檔，存放在指定的檔案庫內。
第十一條出入管理
1、出入檔案庫的人員，需出示有效證件并填寫(xiě)出入登記表。
2、未經(jīng)許可，禁止私自攜帶檔案出庫或帶入檔案庫。
3、檔案外借須經(jīng)過(guò)審批，外借時(shí)間限制不可超過(guò)保管期限，歸還后要及時(shí)進(jìn)行核查。
第五章責任追究
第十二條追究責任
1、檔案管理人員未履行檔案管理職責，造成重大損失或影響，應追究法律和經(jīng)濟責任。
2、違反規定，私自出入檔案庫，泄露、篡改、毀壞檔案，造成檔案丟失或毀損，應追究相應責任。
第十三條處理方式
1、如有違反規定、失誤等情形，應及時(shí)上報上級主管部門(mén)，報告處理情況，為進(jìn)一步處置提供依據。
2、根據有關(guān)法律法規和政策規定，實(shí)行從嚴處理、從重處罰原則，依照不同情形進(jìn)行處理。
第六章附則
第十四條本制度的解釋權歸公司。
第十五條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，本制度修改權歸公司所有。
項目檔案的管理制度10
目的：
為規范項目檔案管理工作，提高管理效率和透明度，確保項目檔案的正常秩序和安全。
范圍：
本制度適用于公司內部所有項目檔案的管理。制度制定程序：
1、公司領(lǐng)導確定項目檔案管理制度的編寫(xiě)任務(wù)，并指定負責人負責編寫(xiě)制度。
2、編寫(xiě)者需收集、整理相關(guān)法律法規及公司內部政策規定，結合本公司實(shí)際情況進(jìn)行制定。
3、編寫(xiě)者向公司領(lǐng)導提交初稿，經(jīng)過(guò)審批后，考慮意見(jiàn)和建議并進(jìn)行修訂。
4、修訂后，公司領(lǐng)導簽署，并進(jìn)行公告發(fā)布。
各項制度的名稱(chēng)、范圍、目的、內容、責任主體、執行程序、責任追究等方面的`內容：
項目檔案的管理制度11
一、目的：
為了進(jìn)一步加強部門(mén)檔案管理，促進(jìn)部門(mén)規范化、標準化管理體系建設，特制訂本規定。
二、規程主要內容：
�。ㄒ唬┎块T(mén)均應明確檔案管理責任人，按專(zhuān)人管理，人人參與的原則，建立和實(shí)施檔案的收集、保管、使用的.規范流程（責任人變動(dòng)時(shí)，必須進(jìn)行清點(diǎn)移交手續）。
�。ǘ┟鞔_檔案分一級、二級、三級的分類(lèi)管理。
1、一級范圍：各類(lèi)文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。
2、二級范圍：公用書(shū)籍、辦公用品、用具；制服；工具等。
3、三級范圍：日常各項記錄本；點(diǎn)檢表；巡查表；普通函件、文字資料等。
�。ㄈ┥鲜鰞热菥覆块T(mén)共享的檔案，與個(gè)人辦公用的其它資料區別分開(kāi)。
�。ㄋ模n案柜應在柜面標明部門(mén)科室、編號等分組別類(lèi)。
�。ㄎ澹└鞴駜葢接袡n案目錄，文件夾（盒）等應統一方法標明文件內容，與目錄對應。
�。n案管理責任人要按照檔案保管一覽表，每年進(jìn)行二次以上的全面清理、整理。
�。ㄆ撸n案資料管理應注意防潮、防霉、防蟲(chóng)、反腐除銹等防護工作。
�。ò耍n案的借閱、復印等必須經(jīng)理（或科長(cháng)）以上及批準方可辦理。
三、本規程自xx年一月一日起實(shí)施。
項目檔案的管理制度12
為加強本公司系統各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指：
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
第二條
(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司負責建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)的文件資料由公司總部執委會(huì )投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規定均指第二類(lèi)投資項目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類(lèi)、目劃分歸納，根據公司檔案現狀，設以下四類(lèi)檔案，并將各項目本身作為目：
(一)全資投資項目類(lèi);
(二)合資合作投資項目類(lèi);
(三)內地投資項目類(lèi);
(四)境外投資項目類(lèi)。
第四條
全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)新上項目預報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會(huì )決議;
(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執照和工商局批復;
(五)資信證明或資金來(lái)源證明;
(六)產(chǎn)權變更有關(guān)文件、材料;
(七)項目實(shí)際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)。
第五條
合資合作投資項目檔案包括的文件是：
(一)新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱(chēng)使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書(shū);
(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì )決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照和各方法定代表人證明書(shū);
(七)合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見(jiàn);
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進(jìn)口設備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執照;
(十二)產(chǎn)權、股權變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項目實(shí)際投資金額證明材料;
第六條
(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)。內地投資項目包括的必要文件是：
(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書(shū);
(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;
(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照副本的復印件;
(六)派出負責人的'法人授權委托證明書(shū);
(七)會(huì )計師事務(wù)所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務(wù)決算表復印件;
(九)銀行開(kāi)具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內地投資的經(jīng)營(yíng)效益情況;
(十一)政府主管部門(mén)批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當地政府的批文;
(十四)外出興辦企業(yè)當地工商局批文;
(十五)外出興辦企業(yè)工農業(yè)執照復印件;
(十六)項目實(shí)際投資金額證明材料;
第七條
(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)。境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執照及法定代表人證明書(shū);
(五)投資方資信證明、創(chuàng )匯證明、資產(chǎn)負債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì);
(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來(lái)源的書(shū)面審查材料;
(七)政府主管部門(mén)征詢(xún)我駐外使領(lǐng)館意見(jiàn)的函;
(八)政府主管部門(mén)同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實(shí)際投資金額證明材料;
第八條
項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動(dòng)、及時(shí)地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時(shí)，建檔員應及時(shí)登記文件交付日期、名稱(chēng)、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執委會(huì )主任簽字，按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條
項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時(shí)，在投資發(fā)展部辦理相應的查閱或借用手續;
(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時(shí)，須出具本單位領(lǐng)導的批準證明。經(jīng)執委會(huì )主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時(shí)，應持有單位介紹信，經(jīng)執委會(huì )主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱(chēng)及查閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時(shí)，必須經(jīng)執委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規定時(shí)，建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專(zhuān)人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。
第十一條
由于建檔員的變動(dòng)或機構的改變等，項目檔案需要移交時(shí)，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
項目檔案的管理制度13
●檔案管理規定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監督保管,內務(wù)管理員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調職時(shí),應向接任者辦理移交手續,經(jīng)認可后方可離開(kāi)。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書(shū)面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及的要求落實(shí)情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區管理有重大影響及損害小區和公司利益的,公司將視情節追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區管理保密規定
1、公司、物業(yè)內部資料,業(yè)主、住戶(hù)單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話(huà)、購/租合約及金額、小區及公司內部情況、業(yè)主/住戶(hù)個(gè)人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶(hù)及員工資料統一存放在辦公室文件柜內,由內務(wù)管理員專(zhuān)人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執行以上事務(wù)。
4、因工作所需而放置在辦公室、監控室的業(yè)主/住戶(hù)的聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類(lèi)規章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動(dòng)為公司和小區住戶(hù)保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執行保密規定不當,致使公司、業(yè)主/住戶(hù)或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個(gè)人承擔導致的全部法律責任。
●小區檔案資料
1、小區驗收檔案:
1)小區土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區各類(lèi)設備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門(mén)驗收合格文件。
3)小區機電設備保養合約。
4)小區公共區域設施設備驗收記錄。
5)小區公共區域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區二次裝修檔案:
1)住戶(hù)二次裝修圖紙及審批手續。
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料。
3、住戶(hù)資料:
1)小區住戶(hù)入伙資料。
2)小區住戶(hù)情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。
4、小區管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶(hù)手冊。
2)小區各類(lèi)管理規章制度及裝修管理規定。
3)小區各項管理分包合約。
5、小區設備維修保養資料:
1)各類(lèi)設施設備專(zhuān)門(mén)的維修保養制度和應急措施。
2)各類(lèi)設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。
4)住戶(hù)維修報修單及維修后的回訪(fǎng)記錄。
6、小區設施設備檢測:
1)電梯有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區避雷系統有定期檢測報告。
4)小區其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的'存檔。
2)小區管理費收繳情況。
3)公司管理費財務(wù)報告。
4)會(huì )議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤(pán)、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當的保管、儲存方法。
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專(zhuān)人按照規定設置子目錄進(jìn)行分類(lèi)管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類(lèi),并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應及時(shí)調整目錄的有關(guān)數據,以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數、保存期限、保存數量等作出決定,其他未經(jīng)授權者無(wú)權決定。
6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以?xún)热莘诸?lèi),逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。
7、檔案保管有專(zhuān)人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類(lèi)明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
項目檔案的管理制度14
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項規章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的'檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。
項目檔案的管理制度15
一、目的
為規范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程項目檔案歸檔范圍
本規定所指工程項目檔案是指過(guò)去和現在，公司在工程項目的設計、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專(zhuān)業(yè)分包合同，采購合同，工程預（結）算書(shū)，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì )議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、資料員及其職責
部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閱、交接等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、項目結束后與綜合部相關(guān)負責人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開(kāi)始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。
4、在檔案的'首頁(yè)設卷內文件目錄，并填寫(xiě)文件序號、編制單位、名稱(chēng)、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。
5、在檔案的次頁(yè)設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價(jià)金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當管理。
3、傳真件應復印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專(zhuān)柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線(xiàn)等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告項目經(jīng)理及時(shí)處理。
九、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對檔案沒(méi)有及時(shí)上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閱、外帶及越級借閱。
附件一
工程技術(shù)資料參考目錄
1、開(kāi)工報告、施工現場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄
2、圖紙會(huì )審紀要、設計變更、洽商記錄
3、施工組織設計(施工措施)
4、技術(shù)交底、技術(shù)復核
5、工程定位測量、放線(xiàn)記錄、復核記錄
6、原材料出廠(chǎng)合格證及進(jìn)場(chǎng)檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）
7、施工試驗報告及見(jiàn)證檢測報告
8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄
9、施工記錄
10、預制構件、預拌混凝土合格證
11、地基基礎、主體結構驗收記錄及抽樣檢測資料
12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄
13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
14、施工日志、地質(zhì)勘察報告
15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）
16、砂漿配合比通知單
17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
18、混凝土配合比通知單
19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定
�。ㄍ瑮l件養護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）
20、商品混凝土出廠(chǎng)合格證、復試報告
21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證
22、水池滿(mǎn)水試驗記錄
23、建筑物沉降觀(guān)測記錄
24、結構吊裝記錄
25、現場(chǎng)施工預應力記錄
26、工程質(zhì)量事故處理記錄
27、管道、配件出廠(chǎng)合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗報告
28、管道、設備強度試驗、嚴密性試驗記錄
29、系統清洗、灌水、通水、通球試驗記錄
30、進(jìn)場(chǎng)電器材料、設備出廠(chǎng)合格證及試驗報告）
31、設備調試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄
32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄
33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄
34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄
35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄
36、單位(子單位)工程觀(guān)感抽查記錄
37、竣工驗收報告
38、竣工驗收證書(shū)
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