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檔案管理制度[集合]
在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天，制度起到的作用越來(lái)越大，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。到底應如何擬定制度呢？以下是小編收集整理的檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
![檔案管理制度[集合]](https://p.9136.com/00/l/d6c6b6c801_6136d9e1d9261.jpg)
檔案管理制度1
一、為了真實(shí)記錄駕駛員安全行車(chē)和參加的其他安全活動(dòng)正確考核和獎懲駕駛員以及年度審驗、安全教育、分析交通事故規律，采取有效防范措施，制定本制度。
二、本公司駕駛員適用本管理制度。
三、駕駛員安全技術(shù)檔案應具有如下真實(shí)記錄內容：
1、駕駛員登記資料；
2、駕駛員參加安全活動(dòng)記錄；
3、駕駛員違章、肇事記錄；
4、駕駛員安全行車(chē)里程記錄；
5、駕駛員獎勵和懲罰記錄；
6、駕駛員審驗記錄；
7、駕駛員心理、生理檢測（包括生物節律）及健康狀況檢查記錄；
8、對駕駛個(gè)人和所駕車(chē)輛安全記錄。
四、駕駛員安全技術(shù)檔案的格式由企業(yè)安全管理委員會(huì )統一印制，并裝訂成冊。
五、駕駛員安全技術(shù)檔案，由安機科資料員負責保管和填寫(xiě)，并統一保管。
六、安機科資料員在填寫(xiě)安全技術(shù)檔案時(shí)要及時(shí)，準確和連續完整，使駕駛員的安全技術(shù)檔案發(fā)揮應有的.作用。
檔案管理制度2
第一章總則
第一條為強化管理制度，規范社團建設，使活動(dòng)資料形成一定的文件，且保證文件的方便查閱、可行傳遞，保證社團人能更好的從文件中了解社團及其發(fā)展歷史，特建立此制度。
第二章檔案管理原則
第二條反映社團活動(dòng)及發(fā)展實(shí)情。
第三條分類(lèi)明確便于查閱。
第四條管理規范。
第三章存檔范圍
第五條社團重要會(huì )議資料（社長(cháng)例會(huì )、社團例會(huì )、常務(wù)會(huì )議及典型發(fā)言的會(huì )議記錄、總結及照片等）。
第六條校團委及社團聯(lián)合會(huì )發(fā)來(lái)的有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。
第七條反映社團活動(dòng)情況的策劃書(shū)、活動(dòng)總結等。
第八條各種工作計劃、統計材料及學(xué)期或學(xué)年工作展望和總結等。
第九條大學(xué)生社團聯(lián)合會(huì )任免材料以及關(guān)于社團理事和成員的獎勵、處分文件材料。
第十條關(guān)于社團成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)等文件資料。
第十一條關(guān)于社團的歷史沿革、大事記及反應社團活動(dòng)的簡(jiǎn)報、照片。
第十二條社團的財務(wù)、物資、檔案的交接憑證等。
第十三條社團指導老師及外聘指導員的`個(gè)人資料及指導意見(jiàn)等文件。
第十四條社團編輯的出版物。
第四章檔案管理方式
第十五條設立檔案管理部門(mén)，要求責任到人。
第十六條建立完善檔案管理制度。
第十七條制定科學(xué)的檔案分類(lèi)方案。
第十八條社團重要文件要求相關(guān)部門(mén)妥善并保密管理
第五章檔案收發(fā)、查閱及更新
第十九條檔案材料要整潔、完整。
第二十條按要求和分類(lèi)存檔，不能雜亂無(wú)章。
第二十一條嚴格執行歸檔及登記制度。
第二十二條在社團換屆時(shí)完成檔案移交
第六章處罰制度
第二十三條對惡意破壞損毀檔案者，嚴格處分。
第二十四條對于檔案遺失的處理，經(jīng)調查后酌情給予處罰。
檔案管理制度3
檔案資料管理是學(xué)校常規管理的一個(gè)重要主成部份。它既是學(xué)校管理和教育教學(xué)、財務(wù)工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績(jì)的客觀(guān)見(jiàn)證，是教學(xué)常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料室，由校辦負責，校辦干事(檔案資料員)具體負責，其它各職能部門(mén)相關(guān)負責人協(xié)助工作。
2、健全文書(shū)檔案，堅持專(zhuān)人收拆，及時(shí)登記、簽批、承辦，保證文
件資料齊全完整，及時(shí)辦理。
3、學(xué)校行政人事檔案包括行政會(huì )議紀錄、文書(shū)檔案、人事檔案各種
計劃與安排、各種學(xué)習記錄。群團教代會(huì )材料等分別由相關(guān)部門(mén)干事負責
采集整理交檔案室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
4、學(xué)校教務(wù)檔案包括會(huì )議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教
室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學(xué)�？倓�(wù)部檔案包括會(huì )議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校
園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等由相關(guān)負責人采集、整理交檔案
資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學(xué)校的.常規管理資料和財會(huì )檔案注重平時(shí)采集，普通每學(xué)期或者每學(xué)年整理歸檔，。由職能部門(mén)交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立
卷。
7、積極做好檔案資料的(采集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立
卷的原則和要求做好分類(lèi)、組卷、編目、裝訂工作。
8 、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，查閱檔案不患上隨意借出、不患上涂改、抽換和拆散，不患上損壞。
9 、加強檔案的嚴禁保密，不患上泄露。
檔案管理制度4
為了加強對社團檔案資料的管理，規范社團的建設，提高工作水平，根據檔案管理實(shí)際情況，制定本制度。
第一條校社團聯(lián)合會(huì )檔案的管理工作由秘書(shū)處具體負責、專(zhuān)人管理，保證檔案管理的科學(xué)性、合理性。各社團應根據本制度制訂相應的檔案管理條例。
第二條檔案的分類(lèi)管理：對校社團聯(lián)合會(huì )所有資料包括各社團上交的資料，進(jìn)行統一整理和分類(lèi)，校社團聯(lián)合會(huì )自身的'各種資料按類(lèi)別、性質(zhì)分檔，各社團上交的資料按社團類(lèi)別分檔。
第三條資料的存檔：按資料的性質(zhì)、類(lèi)別存檔、編號，統一入檔，每周對新資料進(jìn)行一些清點(diǎn)，由專(zhuān)人負責分類(lèi)存檔在年底統一上交校團委：
(1)每學(xué)期開(kāi)學(xué)初：各社團負責人存以下資料：社團注冊表、社團成員登記表、社團負責人登記表、社團學(xué)期工作計劃、社團會(huì )費收費情況及使用范圍。(合指導老師和掛靠單位意見(jiàn))
(2)學(xué)期末存如下材料：社團工作總結、社團材料匯編、社團成員、個(gè)人小結、社團負責人總結及建議;社團活動(dòng)申請登記表、社團的活動(dòng)圖片及社團其他主要成果、財務(wù)帳目報表;
(3)以上材料應以打印稿留存，所有材料應客觀(guān)、公正、真實(shí)。
第四條檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進(jìn)行：
(1)校社團聯(lián)合會(huì )所有成員都有權查看資料，辦公室成員可自由查閱，其它成員需查閱的，要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責人的許可。
(2)各級社團成員，如需查閱相關(guān)資料的，應說(shuō)明理由報請校社團聯(lián)合會(huì )組委會(huì )批準。
(3)任何查閱人員，必須保證檔案的完整性，查閱后要恢復原狀，不得亂扔亂放，同時(shí)未經(jīng)特別許可不得在其上涂改，或帶出，或復印，或其它非法形式使用，若有任何失誤，將按有關(guān)規定予以追究當事人責任。
第五條檔案的更新：每學(xué)期期未對全部檔案清點(diǎn)整理一次，根據實(shí)際情況或需要作以調查、更新，使之日趨合理化、科學(xué)化
附：本制度自公布之日起實(shí)行，解釋權東華理工南昌校區社團聯(lián)合會(huì )。
東華理工大學(xué)南昌校區社團聯(lián)合會(huì )
xxxx年7月23日
檔案管理制度5
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。
1.2公司各部門(mén)負責本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(cháng)審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實(shí)際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。
■在'無(wú)紙化'計算機辦公或事物系統中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。
■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對設備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。
■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的'載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫(xiě)編號、日期、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長(cháng)期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。
3.2文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:
■基本內容應包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應放在專(zhuān)用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門(mén)領(lǐng)導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
檔案管理制度6
安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要組成部分。學(xué)校應根據實(shí)際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點(diǎn)部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的管理工作，由保衛部門(mén)負責。安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括以下內容：
�。ㄒ唬┠甓劝踩ぷ饔媱�、部署，各種安全文件資料。
�。ǘ﹩挝换靖艣r，重點(diǎn)部位情況。
�。ㄈ┌踩熑稳�、管理人、安全員崗位職責。
�。ㄋ模└鞣N安全制度。
�。ㄎ澹└鞣N安全設施、器材情況。
�。┢渌c安全有關(guān)的情況。
安全管理情況應包括以下內容：
�。ㄒ唬┌踩O施、器材定期檢查記錄，維修保養的記錄。
�。ǘ┌踩[患及其整改情況的記錄。
�。ㄈ┌踩珯z查、巡查記錄。
�。ㄋ模┌踩麄鹘逃嘤栍涗�。
�。ㄎ澹┌踩闆r、事件、事故及處理記錄。
�。┆剳颓闆r記錄。
�。ㄆ撸┢渌嘘P(guān)安全管理的情況。
學(xué)校綜合檔案管理制度
總則
1、為加強學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規定的精神，特制定本制度。
2、學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的組成部分，是提高學(xué)校工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護學(xué)校工作歷舒貌的一項重要工作。
3、各部門(mén)重活動(dòng)和工作活動(dòng)中形成的全部檔案均由本學(xué)校檔案部門(mén)集中統一管理。
學(xué)校檔案工作職責
1、傳達貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規和地方檔案行政管理部門(mén)的規定、辦法。
2、制定本單位檔案工作計劃、管理辦法、規章制度。
3、集中統一管理本學(xué)校在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案，積極提供利用，為學(xué)校各項工作服務(wù)。
4、對本學(xué)校各部門(mén)的文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行指導。
5、辦理領(lǐng)導和上級檔案部門(mén)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
檔案工作崗位職責
一、分管領(lǐng)導職責
1、分管領(lǐng)導負責機關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導，確保學(xué)校檔案工作的宏觀(guān)建設，努力提高檔案工作科學(xué)管理水平，確立檔案為學(xué)校和部門(mén)服務(wù)思想。
2、把檔案工作列入學(xué)校議事日程，納入目標管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務(wù)。
3、根據檔案事業(yè)發(fā)展規劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。
4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學(xué)習，表?yè)P和獎勵作出貢獻的檔案人員，以促進(jìn)、提高檔案人員的、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作積極性。
二、檔案管理人員職責
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規定，熱愛(ài)檔案工作，努力學(xué)習檔案專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。
2、建立健全檔案工作制度，規劃草擬本學(xué)校檔案工作計劃和管理制度，并認真貫徹執行。
3、按規定做好文書(shū)檔案的工作和平時(shí)的歸檔工作。
4、集中統一管理本學(xué)校全部檔案，做好各類(lèi)檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統計工作。
5、熟悉本學(xué)校室藏檔案，積極開(kāi)展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規定辦理借閱手續，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認真做好庫房管理，維護檔案的完整、安全。
7、開(kāi)展檔案行政執法檢查，對違《檔案法》的行為予以制止，并及時(shí)向領(lǐng)導匯報，提出處理意見(jiàn)。
8、完成領(lǐng)導和上級檔案部門(mén)交辦的`有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
三、兼職檔案人員職責
1、嚴格遵守相關(guān)檔案法律法規，協(xié)助專(zhuān)職檔案員在學(xué)校開(kāi)展檔案法律法規學(xué)習宣傳活動(dòng)，增強全體教師歸檔意識。
2、認真參加學(xué)校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)，注意收集本部門(mén)工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類(lèi)方案隨時(shí)歸入有關(guān)卷夾（盒）內。
3、每學(xué)期末按照要求對本部門(mén)所收集的檔案進(jìn)行整理、裝訂，并向檔案室移交。
文書(shū)工作制度
文書(shū)工作是學(xué)校工作的組成部分，是保證文件質(zhì)量，提高工作效率的必要條件，也是為檔案工作打好基礎的一項重要工作。
1、文書(shū)工作必須做到及時(shí)、準確、安全。
2、外單位來(lái)文一律由文書(shū)人員拆封，做到當天來(lái)文，當天登記，由文書(shū)人員負責傳遞、用印和歸檔。
3、各種傳閱文件由文書(shū)人員負責直送，不得橫傳，凡屬規定閱文對象，閱后均應簽字，以示負責并備考。凡需外借的文件應向文書(shū)人員辦理借閱手續，并按時(shí)退還。
4、正式發(fā)出和留存檔案的文件材料，定稿和正本應一起歸檔保存。
5、各類(lèi)會(huì )議都應指定專(zhuān)人，在專(zhuān)用記錄紙上進(jìn)行記錄。通過(guò)電話(huà)發(fā)出和收到的重要通知、指示和報告等應記錄后與文件同等對待。
6、本學(xué)校工作活動(dòng)中形成的全部文件材料（包括照片、錄音、錄像、圖表、榮譽(yù)證書(shū)等），必須按照規定，及時(shí)向文書(shū)人員移交，集中管理，不得借故拖延留存。
7、文書(shū)人員應將辦完的文件按照歸檔目錄（文件分類(lèi)方案），隨時(shí)歸入有關(guān)條款的卷夾（盒）內。
8、嚴格執行保密制度，做好文件材料的保密工作。沒(méi)有歸檔價(jià)值的文件材料，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導人批準后，由文書(shū)人員負責統一集中銷(xiāo)毀處理。
文件材料整理歸檔制度
1、應當歸檔的文件材料必須由學(xué)校各部門(mén)或承辦人員收集齊全，交檔案室或檔案人員，進(jìn)行整理、歸檔、集中管理，任何個(gè)人都不得據為已有或者拒絕歸檔。
2、學(xué)校各部門(mén)辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括黨、政、工、團、少以及人事、總務(wù)、財會(huì )等工作的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料以及與本學(xué)校教育教學(xué)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的材料，均屬于歸檔范圍。
3、文書(shū)檔案由本學(xué)校檔案部門(mén)（人員）在第二年的七月底以前整理歸檔完畢；其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案按有關(guān)規定，由經(jīng)辦人員整理立卷、定期移交歸檔。
4、歸檔文件材料向檔案室移交時(shí)，須當面清點(diǎn)檢查，同時(shí)附歸檔材料移交清單，辦好一切交接手續。
5、按照學(xué)校檔案內容和載體不同，制定統一的分類(lèi)方案。同一全宗應保持分類(lèi)方案的穩定。
6、歸檔文件的整理，以每份文件為一件。原件與復制件為一件。批復與申請、請示為一件。報表、名冊、圖冊按其原來(lái)的裝訂方式、一冊（本）為一件。同一問(wèn)題的來(lái)文和復文（包括請示與批復、報告與批示等）可為一件。會(huì )議記錄、未裝訂式樣的統一的表格、可組合在一起為一件。
7、歸檔文件按件裝訂，裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；文件處理單在前，正文在后。去掉金屬釘根據件內文件的厚薄，裝訂時(shí)以文件的左側和左上角為裝訂的邊和角。
8、編號：歸檔文件應依分類(lèi)方案和排列順序逐件編制歸檔號，歸檔號是在文件整理過(guò)程中，體現歸檔文件類(lèi)別，排列順序的一組數字、字符的集合。包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁(yè)數等項目。在文件首頁(yè)上端居中的空白位置加擱檔章。
9、歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄分保管期限裝訂。
10、裝盒：將歸檔文件依保管期限按件號順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時(shí)不得混年度混保管期限。檔案盒應采用無(wú)酸紙制作。聲象材料要用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、內容和責任者。
檔案保管制度
1、根據保存檔案資料的數量，設置必要的檔案專(zhuān)用庫房和柜、櫥。
2、檔案庫房要落實(shí)各項安全保衛措施，添置溫濕度計、去濕機、吸塵器、消防等設備，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)。庫房照明必須使用白熾燈。
3、檔案人員進(jìn)出庫房應隨手關(guān)門(mén)，非檔案人員未經(jīng)許可不得隨意入內。
4、嚴格管理庫房鑰匙，不得轉借他人，不得帶出辦公室；下班前認真檢查庫房門(mén)窗、電燈是否關(guān)閉；定期檢查防火設備，經(jīng)常處于良好狀態(tài)。
5、定時(shí)做好每天一次的庫房?jì)韧鉁�、濕度記錄，及時(shí)采取措施，力爭達到規定標準（溫度14～24度，濕度50～60）。
6、照片、底片應放入影集；錄音帶、錄像帶、光盤(pán)、磁盤(pán)應放置密封盒里，放入干燥劑，有條件的應添置防磁柜。
7、庫房中檔案按不同門(mén)類(lèi)、載體和不同保管期限分別排列。庫房?jì)认涔駨淖蟮接�，從上至下編號，并編制檔案存放索引和示意圖，8、庫房?jì)葒澜鼰�，不堆放雜物，并經(jīng)常保持清潔整齊，每周一次，每季清掃一次。
9、建立全宗卷，積累和存儲本機關(guān)案卷的立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、鑒定報告、交接憑證、銷(xiāo)毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等七個(gè)方面的材料。
10、定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，對破損褪變的檔案要進(jìn)行修裱和復制。錄音帶、錄像帶根據其特點(diǎn)，每隔一段時(shí)間翻錄一次，如發(fā)現磁帶變形，斷裂等情況應及時(shí)進(jìn)行補救。發(fā)現照片、底片發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現象，及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。對檢查情況要認真做好書(shū)面記錄。
11、認真做好檔案的收進(jìn)、移出、借閱登激作，調閱完畢的檔案應及時(shí)還原，調卷時(shí)要輕取輕放，減少對檔案磨損。
12、應配備必要的專(zhuān)用的計算機、光盤(pán)刻錄機、復印機等檔案工作設施，檔案設備應專(zhuān)人負責保管，不得隨意私自外借，確保設備處于良好狀態(tài)。
13、檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續后方能離開(kāi)崗位。
檔案利用制度
1、學(xué)校檔案人員應熟悉所藏檔案情況，主動(dòng)了解學(xué)校各項工作對利用檔案的需要，積極主動(dòng)地做好提供利用工作。
2、學(xué)校檔案室對20xx年以前案卷必須編制《全引目錄》、《案卷目錄》，20xx年以后（包括20xx年）編制《文件歸檔目錄》，并根據工作的需要編制專(zhuān)題文件目錄（卡片）等。
3、學(xué)校檔案室應利用檔案資源，開(kāi)展檔案的編研工作，編寫(xiě)全宗介紹，組織沿革，事記，基礎數字匯編，發(fā)文匯集，專(zhuān)題文件匯集等匯編資料。
4、凡到檔案室利用檔案，都應按規定辦理利用手續，并填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》，在檔案閱覽室或指定地點(diǎn)閱檔。查閱檔案時(shí)不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁(yè)、折卷。
5、本學(xué)校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案資料，一般不外借，如特殊情況需外借時(shí)，須分管領(lǐng)導批準，辦理登記批準手續，指定歸還日期，借閱者不得將案卷轉借他人，違者將追究責任。
6、查閱檔案應與查閱人的職責相適當，超出職責范圍時(shí)，須經(jīng)領(lǐng)導批準，查閱機密文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導批準后在指定地點(diǎn)查閱。
7、外單位查閱檔案，必須持介紹信。
8、已經(jīng)批準查閱的檔案，如需摘抄、復制（�。�，須經(jīng)檔案人員同意審核，確認無(wú)誤后加蓋證明印章才能生效。
9、做好檔案利用饋工作，由利用者如實(shí)填寫(xiě)《檔案利用效果登記簿》。
10、借閱歸還檔案時(shí)必須當面點(diǎn)清。
檔案保密制度
1、認真學(xué)習貫徹《保密法》，充分認識檔案工作的重要性、機要性，自覺(jué)保守黨和國家的機密。
2、定期開(kāi)展保密檢查，發(fā)現泄密事件及時(shí)追查，并報告有關(guān)部門(mén)。
3、嚴格借閱制度，健全借閱手續，按查閱要求和范圍提供檔案；機密檔案資料的借閱，必須履行批準手續；外借檔案及時(shí)收回，做到檔案資料不失控。
4、不私自將檔案資料帶出檔案室；不私自抄錄、復制檔案內容傳遞給他人；不得隨便泄露檔案的內容，數量及存放等情況。
5、在私自通信、通電、接待親友或公共場(chǎng)所不得談?wù)摶蛐孤秶覚C密。
6、無(wú)保存價(jià)值的檔案資料及文件材料，應通過(guò)鑒定，有關(guān)方面確認簽字，嚴格履行銷(xiāo)毀審批手續，方可辦理銷(xiāo)毀。
檔案統計、鑒定和移交制度
1、檔案統計工作的主要內容包括：檔案室人員、經(jīng)費、設備、面積情況；室藏檔案資料的種類(lèi)和數量情況；檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況，以表格形式揭示他們的過(guò)程、現狀和變化。
2、統計數據必須準確可靠，堅持實(shí)事求是，如實(shí)映情況，不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期或不定期地進(jìn)行帳物核對，作到帳物相符。
4、建立統計臺帳，及時(shí)做好平時(shí)原始數據的登激作，注意積累統計資料。
5、按統一規定的統計范圍、格式、項目、要求和計量單位逐項填寫(xiě)不得遺漏，一律用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)，字跡工整清晰，不得潦草。統計表應注明填報單位、時(shí)間、填表人、審核人。
6、根據國家檔案局《文書(shū)檔案保管期限表》，結合本學(xué)校的具體情況，制定本機關(guān)文書(shū)檔案保管期限表。定期對檔案進(jìn)行鑒定，準確地判定檔案的存毀。
7、建立檔案鑒定小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的代表組成。
8、鑒定檔案應采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況，以案卷為單位，保存從寬，銷(xiāo)毀從嚴；孤本從寬，復本從嚴。鑒定工作結束后應寫(xiě)出工作報告。
9、對鑒定后需要銷(xiāo)毀的檔案，一般應“判處銷(xiāo)毀，暫緩執行”。以減少價(jià)值預測的失誤，到確認已無(wú)利用價(jià)值時(shí)再行銷(xiāo)毀。
10、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記、造冊，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導批準后，由二人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人簽字。
11、檔案銷(xiāo)毀清冊應歸入全宗卷，以留存查。
檔案管理制度7
1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，特制定本條例。
2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作，對酒店檔案實(shí)行統籌管理，組織協(xié)調，統一高度，監督指導，并對檔案工作人員進(jìn)行培訓。
3、酒店檔案各部室及個(gè)人從事酒店公務(wù)活動(dòng)直接形成的，對酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定專(zhuān)人保管本部室的檔案，檔案工作人員應當忠于職守并具備專(zhuān)業(yè)知識。
5、各部室應按照酒店文書(shū)檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規定，收集、整理、保管歸屬本部門(mén)管理的檔案，并向有管轄權的部室轉交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個(gè)人因工作需要須查閱各類(lèi)檔案時(shí)，各部門(mén)應提供方便并按規定辦理借閱手續。
6、任何個(gè)人都不得將屬于酒店所有的檔案據為已有或者拒絕歸檔，對有下列行為之一的，根據情節輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據檔案的價(jià)值和數量，責令賠償損失。
a、損毀，丟失或者擅自銷(xiāo)毀部室應保存的檔案，
b、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應歸檔的文件、資料據為已有，拒絕向組織和檔案工作人員轉交。
c、擅自提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應當保密的檔案。
d、涂改，偽造檔案。
e、玩忽職守，造成檔案損失。
7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績(jì)顯著(zhù)的單位或個(gè)人，由酒店保密委員會(huì )和總經(jīng)理室給予獎勵。
8、本條例由總經(jīng)理室負責解釋。
附：酒店文書(shū)立卷歸檔的幾點(diǎn)說(shuō)明
1、會(huì )議及酒店、部門(mén)召開(kāi)的`專(zhuān)業(yè)會(huì )、研討會(huì )，單獨立卷歸檔。其內容包括：會(huì )議的籌備、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議文件資料、參加人員、領(lǐng)導人員講話(huà)、簡(jiǎn)報、總結等。
2、各部的專(zhuān)題報告、集體和個(gè)人的調研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙在工程結束后應專(zhuān)門(mén)立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門(mén)的聯(lián)合發(fā)文，由主管部門(mén)或會(huì )簽部門(mén)歸檔。
5、上級單位、各地方旅游部門(mén)發(fā)給酒店的文件，由有相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔。綜合性的總結、計劃，由總經(jīng)理室歸檔。
6、關(guān)于原稿，如有修改，以領(lǐng)導最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過(guò)150面，超過(guò)者可立分卷。
檔案管理制度8
1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷(xiāo)毀等管理內容�？蛻�(hù)檔案管理執行《客戶(hù)檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書(shū)結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導和監督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理現代化、科學(xué)化。
3.0檔案的種類(lèi)
3.1法規性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )及其相關(guān)行政會(huì )議等形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規劃、開(kāi)發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營(yíng)銷(xiāo)計劃、財務(wù)計劃等。
3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計劃指標、技術(shù)指標、營(yíng)銷(xiāo)指標等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。
3.6憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達標證書(shū)和證明等。
3.8匯報性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報各級主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統計表，以及公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè )活動(dòng)中，以及在外學(xué)習、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.12技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng)。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門(mén)形成的文件為主，根據文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的'歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進(jìn)行排列，系統地反映問(wèn)題，做到查找方便。
5.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無(wú)密級檔案。
6.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會(huì )有誤。
6.5必要時(shí)，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續。如延長(cháng)借閱時(shí)間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
7.6外來(lái)參觀(guān)人員，統一由負責接待人答復問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷(xiāo)毀
8.1對超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
8.2經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
8.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時(shí)修補。
檔案管理制度9
為加強設備技術(shù)資料的管理，建立設備技術(shù)檔案，以搞好設備管理的基礎工作，特制定本制度。
第一條：全公司設備檔案統一由公司檔案室管理。
第二條：設備動(dòng)力部負責管理如下檔案：
1、申請外購設備的`報告、批復。
2、外購設備隨機文件材料（說(shuō)明書(shū)、裝箱單、備件圖冊、合格證等復印件、原件交公司檔案室）。
3、設備的安裝、試車(chē)、調試記錄。
4、大、中修計劃記錄及檢修任務(wù)書(shū)及總結材料。
5、設備三大規程。
6、設備的運行記錄。各種臺帳、滑潤無(wú)定卡、維修費用統計分析，設備管理主要經(jīng)濟指標原始資料及統計。
7、設備事故原始記錄及分析報告。
8、設備報廢申請報告、批復、重要設備報廢鑒定書(shū)。
9、外購設備及備件合同書(shū)、協(xié)議書(shū)。
10、水平衡、電平衡、熱平衡測試報告書(shū)。
11、電氣設備預防性試驗報告書(shū)。
12、設備防腐記錄。
13、水質(zhì)報告。
14、鍋爐及附件鑒測報告。
15、受壓容器鑒測報告。
16、管網(wǎng)密封檔案。
17、備品備件儲備定額、備件圖冊。
18、主要管網(wǎng)圖（供電、供排水、供氣）。
第三條：工控資料保管及借閱：
1．工控軟件光盤(pán)及用戶(hù)程序備份光盤(pán)須由公司存檔，個(gè)人不能保存。
2．現有的工控機用戶(hù)名、密碼和用戶(hù)程序的用戶(hù)名、密碼報設備動(dòng)力部備案。
3．不得隨意更改工控機用戶(hù)名、密碼和用戶(hù)程序的用戶(hù)名、密碼，如需更改，需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導批準并及時(shí)報設備動(dòng)力部備案。
4．工控資料的借閱時(shí)間為三天，超過(guò)期限需重新辦理借閱手續。
5．工控機的程序維護完畢后，需對程序更改內容作詳細記錄，報設備動(dòng)力部備案。
6．非專(zhuān)業(yè)維護人員不得退出人機監視畫(huà)面。
7．不經(jīng)部門(mén)主管領(lǐng)導批準不得擅自拷貝工控機內用戶(hù)程序。
第四條：技術(shù)檔案的借閱、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等參照公司檔案管理制度執行。
檔案管理制度10
1、本公司檔案室保存的檔案，主要供本公司使用。
2、如其它部門(mén)或個(gè)人查閱時(shí)，須經(jīng)檔案室負責人或檔案形成部門(mén)領(lǐng)導同意，并僅限于室內閱覽。
3、凡因特殊需要，經(jīng)批準同意借出的檔案，外借時(shí)間一般為三周左右，到期仍需繼續利用，須辦理續借手續。
4、借出的檔案不得轉借他人，不得隨意涂改、圈劃、眉批，不得拆卷，不得增刪檔案內容或污損檔案。
5、凡外單位或個(gè)人查閱檔案，須持單位正式介紹信，寫(xiě)明查檔目的。安全、公安部門(mén)查閱有關(guān)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導批轉。
6、凡復制、摘錄檔案，須經(jīng)檔案室負責同志。利用檔案的單位和個(gè)人未經(jīng)上級主管部門(mén)或檔案室同意，不得擅自公布檔案內容。
7、借閱檔案須辦理借閱登記手續，并確保檔案的完整與安全。
8、電話(huà)查詢(xún)檔案，只限于一般問(wèn)題的.咨詢(xún)。
9、檔案的儲存必須規范、分門(mén)別類(lèi)，標識明確，便于查詢(xún)。
檔案管理制度11
為維護正常的進(jìn)出口秩序,規范進(jìn)出口行為,根據《海關(guān)法》、《海關(guān)稽查條例》及有關(guān)規定,特制定本制度。
一、一般貿易項(包括邊境小額貿易)下出口單證管理
1、按出運批次歸檔;
2、每一套單證附上《單證船務(wù)跟蹤單》,跟蹤單必須注明:發(fā)票號、制單人、客戶(hù)名稱(chēng)、貨代單位、核銷(xiāo)單號、拖箱日期、船名航次、開(kāi)船日期(B/L日期)、交單日期及議付銀行;
3、存檔單據包括:出口合同、供貨合同、信用證、出口報關(guān)的.單據(包括發(fā)票、裝箱單、報關(guān)單、商檢單)、收匯水單、外匯核銷(xiāo)單。以上單據均為原件正本的復印件(下同);
4、按客戶(hù)分類(lèi)歸檔。
二、一般貿易項下的進(jìn)口單證的管理
1、按進(jìn)口批次歸檔;
2、存檔單據包括:進(jìn)口合同、進(jìn)口裝箱單、進(jìn)口發(fā)票、進(jìn)口報關(guān)單、進(jìn)口付匯憑證(可以就是付匯核銷(xiāo)單)、進(jìn)口商檢單;
3、按供應商分類(lèi)歸檔。
進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度
三、加工貿易項下單證的管理
所有進(jìn)出口單據先按一般貿易單據規定歸檔,且必須注明加工貿易字樣與手冊號碼。另外根據手冊號再作檔案,要求:手冊審批過(guò)程中的各種資料、手冊復印件、進(jìn)出口報關(guān)單、進(jìn)出口貨物的發(fā)票、出口成品實(shí)際用料表、核銷(xiāo)結案通知書(shū),按手冊號歸檔。
四、以上相關(guān)單證自進(jìn)出口報關(guān)日期起保管五年。
五、以上相關(guān)單證資料由有關(guān)銷(xiāo)售員整理成冊,再由銷(xiāo)售部統一歸檔保管。
六、海關(guān)查閱資料時(shí),檔案經(jīng)管人員應積極配合,人員調動(dòng)時(shí),要做好書(shū)面交接工作,不得擅自外帶。
檔案管理制度12
1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)
本部門(mén)的'主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。
2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；
3.0客戶(hù)檔案管理
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶(hù)資料
3.2客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶(hù)裝修工程文件
3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶(hù)資料補充
3.5.1客戶(hù)證件資料
3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料
3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件
3.7客戶(hù)違規事項與欠費記錄
3.8客戶(hù)報修記錄
檔案管理制度13
第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。
第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規范要求，書(shū)寫(xiě)材料要適合長(cháng)期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。
第三條歸檔文件應為原件。
第四條科技成果鑒定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不系統的不能通過(guò)鑒定、驗收。
第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進(jìn)行組卷并編制移交目錄，雙方履行簽字手續
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整。結案后及時(shí)交專(zhuān)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的`正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
檔案管理制度14
一、檔案庫房實(shí)行專(zhuān)人管理，非本室人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
二、檔案進(jìn)出庫房必須堅持登記、檢查、歸位、銷(xiāo)號工作。每年檢查、清理一次庫房?jì)鹊臋n案，做到收物相符。
三、隨時(shí)檢查檔案的安全情況，做到“防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防鼠、防霉變”等，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理并報告。
四、管理人員要堅持適時(shí)開(kāi)窗、通風(fēng)、除濕、調節等措施，保證庫房?jì)冗m宜的'溫濕度。
五、嚴禁在庫房?jì)任鼰�、烤火、放置食品、雜物。
六、下班前應檢查門(mén)窗、電燈是否關(guān)閉。
七、經(jīng)常搞好庫房衛生，保持清潔。柜架檔案應排列整齊。
檔案管理制度15
1、公司的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據，必須切實(shí)加強對會(huì )計檔案的管理。
2、會(huì )計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會(huì )計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會(huì )計人員工作規則》要求，對會(huì )計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類(lèi)裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會(huì )計資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì )計檔案由主辦會(huì )計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會(huì )計檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì )計檔案管理人員應將歸檔的會(huì )計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會(huì )計檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì )計檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì )計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關(guān)手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會(huì )計檔案的`保管期限，根據其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì )計檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，報上級方管部門(mén)批準后執行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應派人監毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關(guān)規定執行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì )計檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設單位完工后，會(huì )計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。
13、公司分設新單位時(shí)，由老單位根據帳面數編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會(huì )計資料必須留在老單位。
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