文秘檔案管理制度

　　在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編整理的文秘檔案管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

文秘檔案管理制度1

　　文秘是隨著(zhù)科學(xué)與經(jīng)濟的高速發(fā)展,信息的傳播的急劇膨脹,社會(huì )競爭日趨激烈而同時(shí)產(chǎn)生的一門(mén)新興現代科學(xué)管理專(zhuān)業(yè)。他作為一種全球性職業(yè),文秘工作也顯得越來(lái)越趨于現代化、科學(xué)化與專(zhuān)業(yè)化。

　　它也在輔助著(zhù)各級領(lǐng)導進(jìn)行綜合管理、樹(shù)立企業(yè)形象、溝通內外關(guān)系、處理信息的交流等方面發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

　　2.管理職責

　　2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén),負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執行檢查,加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實(shí)務(wù)指導。

　　2.2各部門(mén)所負責的部門(mén)內部檔案資料,應有專(zhuān)人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

　　2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專(zhuān)管機構,在行政管理部的領(lǐng)導下,其管理的主要職責為:

　　2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規章制度。

　　2.3.2協(xié)助行政管理部長(cháng)對各職能部門(mén)文件資料歸檔管理的指導監督。

　　2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作。

　　2.3.4總結經(jīng)驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

　　3.歸檔資料的范圍、內容

　　3.1計劃性文件資料

　　包括公司戰略規劃、經(jīng)營(yíng)計劃、各職能部門(mén)的工作規劃、計劃。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各類(lèi)標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術(shù)標準等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類(lèi)命令、工作指示、調度記錄等。

　　3.3法規性文件

　　包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執行的'規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類(lèi)規章制度。

　　3.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )議及其他重要的行政辦公會(huì )議所形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。

　　3.5總結性文件

　　包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　3.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設備保養維護記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等原始記錄和文本。

　　3.7匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務(wù)報表等;公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料等

　　3.8勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進(jìn)和培訓考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

　　3.9調研性資料

　　包括市場(chǎng)調研、開(kāi)發(fā)調研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷(xiāo)商資料、公司內部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。

　　3.10聲像制品資料

　　包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

　　3.11證件性文書(shū)資料

　　包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、資產(chǎn)資料如汽車(chē)使用和房屋建筑等批文證照。

　　3.12饋贈行資料

　　包括上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　4.1檔案的收集

　　4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應歸檔統一管理,各部門(mén)應做好資料的分類(lèi)立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì )計歸檔類(lèi)在年度終結后,由財務(wù)部門(mén)編造清冊,每?jì)赡隁w檔一次。

　　4.1.2銀行票據由財務(wù)部立卷留存;各類(lèi)報表(應收帳報表、銷(xiāo)售報表等)報相關(guān)領(lǐng)導閱后由專(zhuān)人回收并即刻銷(xiāo)毀,只財務(wù)部立卷留存。

　　4.1.3業(yè)務(wù)要貨計劃、往來(lái)函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

　　4.1.4各類(lèi)外來(lái)文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門(mén)傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司員工應注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門(mén)檔案管理員,員工因公外出參觀(guān)學(xué)習考察和參加個(gè)各種會(huì )議回到公司后,應將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

　　4.2立卷歸檔的時(shí)間

　　4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

　　4.2.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng)。

　　4.3立卷歸檔的要求

　　4.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內,把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　4.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執一份。

　　4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　4.3.4立卷時(shí)應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題,把案卷內容表達出來(lái),裝訂整齊、牢固,然后還要填寫(xiě)備考表,注明保管期限。

　　4.3.5填寫(xiě)案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

　　4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主,根據文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

　　4.3.7立卷應以同類(lèi)問(wèn)題為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

　　4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

　　4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

　　4.3.10文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規律進(jìn)行排列,系統地反映問(wèn)題,做到查找方便。

　　4.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無(wú)損。

　　4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘檔案的借閱

　　5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導批準,可查閱無(wú)密級檔案。

　　5.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬于本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)得重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案得部門(mén)領(lǐng)導批準,方可借閱。

　　5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語(yǔ),不得轉借,如有違紀,酌情處罰。

　　5.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會(huì )有誤。

　　5.5必要時(shí),檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時(shí)間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

　　5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后,責令其賠償一切損失。

　　6.文秘檔案保密要求

　　6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

　　6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

　　6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。

　　6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導批準。

　　6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

　　6.6外來(lái)參觀(guān)人員,統一由負責接待人答復問(wèn)題和辦理所需材料。

　　6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

　　6.8企業(yè)在職工工作人員調離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之后,方能調離。

　　7.超期檔案的銷(xiāo)毀

　　7.1對超過(guò)保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷(xiāo)毀。

　　7.2經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。

　　7.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監銷(xiāo),嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后,監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。

文秘檔案管理制度2

　　1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。

　　2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。

　　5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級機關(guān)或交辦的.公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。

　　7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。

　　9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。

　　13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。

　　14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

　　16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。

　　17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。

　　18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。

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