合同的檔案管理制度

　　現如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度是指一定的規格或法令禮俗。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編精心整理的合同的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

合同的檔案管理制度1

　　建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

　　一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規。認真學(xué)習貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門(mén)領(lǐng)導搞好貫標工作。

　　二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實(shí)現建設工程合同動(dòng)態(tài)管理。分析匯總各時(shí)期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領(lǐng)導及相關(guān)部門(mén)提供及時(shí)、準確、真實(shí)的數據信息。

　　三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會(huì )簽》,及時(shí)發(fā)送建設工程合同文本到相關(guān)部門(mén),并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的.裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統一,完備、整潔、規范。

　　四、建立分包合同及各類(lèi)經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類(lèi)經(jīng)濟合同文本。

　　五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。

　　六、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。

合同的檔案管理制度2

　　為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包括業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶(hù)所簽訂的相關(guān)合同檔案)。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門(mén)的合同管理工作。

　　3、各部門(mén)應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。

　　三、合同文檔的`移交

　　1、各部門(mén)在正式簽署合同后須在一個(gè)月內將合同正本原件移交管理中心。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清冊并當面清點(diǎn)。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。

　　四、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任;對超過(guò)兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室甄別，并予以銷(xiāo)毀。

　　3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　5、各部門(mén)員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，方可在合同管理部門(mén)辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

　　8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。

合同的檔案管理制度3

　　為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。

　　1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會(huì )、股東會(huì )及重要會(huì )議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設備資料、各級報告、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門(mén)內部形成的文件、規定、資料等應主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

　　2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類(lèi)登記，分類(lèi)管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

　　3、檔案的查閱：

　�。�1）任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時(shí)間查閱可不打借條；如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長(cháng)時(shí)間不得超過(guò)五天。

　�。�2）公司各部門(mén)經(jīng)理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過(guò)檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門(mén)經(jīng)理以上管理人員書(shū)面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準證明方可查閱。

　　4、檔案的保護：

　�。�1）查閱者必須愛(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。

　�。�2）嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復制，必須由總經(jīng)理簽字的批準申請方可抄錄或復制。

　�。�3）微機室及有電腦的部門(mén)嚴禁為無(wú)總經(jīng)理簽名（復印簽名視為無(wú)簽名）的檔案資料（特別是技術(shù)、設備、標準資料）打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。

　�。�4）任何檔案嚴禁帶出公司大門(mén)。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元—XX元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時(shí)對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。

　　5、公司購買(mǎi)設備時(shí)的隨機技術(shù)資料、說(shuō)明書(shū)、裝箱單等，員工外出學(xué)習時(shí)發(fā)放的.學(xué)習資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設備資料等，申請購買(mǎi)的技術(shù)資料等，必須在到達公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時(shí)對責任人罰款50元。

　　6、需長(cháng)期借出專(zhuān)人使用的，必須由專(zhuān)用人員寫(xiě)出書(shū)面借條，報總經(jīng)理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專(zhuān)用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000—10000元，并承擔公司一切損失。

　　7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進(jìn)行微機管理，并確保查詢(xún)打印的資料完整準確無(wú)誤。

　　8、檔案管理員每年1—2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類(lèi)整理拷貝，標明名目后，存檔備查。

合同的檔案管理制度4

　　公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

　　二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。

　　2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、保存的'合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。

　　3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。

　　2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

合同的檔案管理制度5

　　為進(jìn)一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實(shí)現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件（含招標答疑、工程量清單）、投標文件、中標通知書(shū)、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認質(zhì)認價(jià)單、消防驗收意見(jiàn)書(shū)、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標文件（含招標答疑、工程量清單）、中標通知書(shū)、合同文本（正、副本）、消防驗收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理；②投標文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認質(zhì)認價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件（含招標答疑、工程量清單）、中標通知書(shū)、合同文本（正、副本）等影印件留存備查。

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借；

　　3、專(zhuān)管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時(shí)履行本職的責任和義務(wù)。

　　4、各項目部應及時(shí)移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項目在中標后其招標文件（含招標答疑、工程量清單）由技術(shù)部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查；投標文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項目在正式下發(fā)中標通知書(shū)、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔；項目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項目過(guò)程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認質(zhì)認價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。

　　4、竣工報告、消防驗收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔；項目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時(shí)，必須注明文件名稱(chēng)和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。

　　6、移交的'檔案資料由專(zhuān)管員整理保存，必須注明資料類(lèi)型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。

　　四、檔案資料的管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類(lèi)匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　2、項目部或個(gè)人檔案資料查詢(xún)可在項目部查閱影印件；確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門(mén)主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續，檔案資料原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。

　　7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。

合同的檔案管理制度6

　　一、勞動(dòng)合同管理制度

　　勞動(dòng)合同：

　　1、簽訂勞動(dòng)合同的原則

　�。�1）本著(zhù)平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動(dòng)合同的內容必須公正、誠實(shí)、守信。

　�。�2）遵守國家法律、法規和政策。

　�。�3）以書(shū)面形式明確規定雙方的責任、權利和義務(wù)。

　�。�4）雙方嚴格執行。勞動(dòng)合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將

　　按規定追究違約責任。

　�。�5）以酒店經(jīng)營(yíng)目標為中心。

　　2、勞動(dòng)合同的訂立

　�。�1）原在冊的勞動(dòng)合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。

　�。�2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動(dòng)合同。

　�。�3）勞動(dòng)合同期限分為有固定期限、無(wú)固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動(dòng)合

　　同是指：簽訂一年以上有期限的勞動(dòng)合同；無(wú)固定期限的勞動(dòng)合同是指：在簽定勞動(dòng)合同時(shí)不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動(dòng)合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動(dòng)合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時(shí)間為條件的。

　�。�4）新進(jìn)員工應根據簽訂勞動(dòng)合同的年限與有關(guān)規定，確定試用期，試用期最長(cháng)不得超過(guò)2個(gè)月。

　�。�5）勞動(dòng)合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動(dòng)法》的有關(guān)規定辦理。

　　3、簽訂后的勞動(dòng)合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書(shū)按部門(mén)、按序編號歸檔保存。

　　4、合同到期不續簽的或已解除的勞動(dòng)合同書(shū)均保存2年 。

　　二、員工檔案管理制度

　　根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規的規定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí)

　　行“統一領(lǐng)導，分節管理”的原則，維持檔案的真實(shí)、完善與安全，便于將來(lái)使用。

　　1、員工檔案

　　員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類(lèi)：

　�。�1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì )經(jīng)歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：?jiǎn)T工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

　　a、 員工人事檔案的收集、整理和保管

　　員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規定的十個(gè)大類(lèi)進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價(jià)值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的'規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專(zhuān)人保管。

　　b、 員工人事檔案的查閱和借用

　　查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。

　　外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí)，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

　　c、 員工人事檔案的傳遞

　　在員工錄用和離店時(shí)，人部部及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

　�。�2）員工的工作檔案

　　從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始，記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：?jiǎn)T工求職申請、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料；教育培訓記錄、專(zhuān)業(yè)特長(cháng)與愛(ài)好的資料；工資福利資料；勞動(dòng)業(yè)績(jì)、服務(wù)工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。

　　對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類(lèi)和歸檔。

　　2、人事部工作檔案

　　人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分，分別記錄人事部的工作。

　�。�1）人力資源檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動(dòng)合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。

　�。�2）工資福利檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

　�。�3）教育培訓檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

　�。�4）行政人事檔案

　　有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

　�。�5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

　　3、檔案保存期

　　離職人員檔案保存2年。

　　檔案管理工作流程

　　酒店檔案工作的主要流程是：

　　1、 接 收：凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。

　　酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。

　　2、 整 理：

　�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

　�。�2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。

　�。�3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。

　�。�4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。

　　3、 保管及利用

　�。�1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。

　�。�2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。

　�。�3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

　　4、鑒定和移交

　�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。

　�。�2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的'檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)

　�。�3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。

　�。�4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。

　�。�5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。

合同的檔案管理制度7

　　1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。

　　3.職責：

　　3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調閱、銷(xiāo)毀等事項的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內容分類(lèi)：

　　4.1.1采購內部文件的歸檔。

　　采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門(mén)相關(guān)管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。

　　公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

　　4.1.3外來(lái)或外放文件的'歸檔。

　　供應商資料、采購合同、報價(jià)單、對賬單聯(lián)絡(luò )函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。

　　4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

　　采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內部往來(lái)文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

　　4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。

　　4.2.5采購部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續，得到采購領(lǐng)導簽字批準。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。

　　4.3.4采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷(xiāo)毀

　　4.4.1采購檔案保管期限已滿(mǎn)或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷(xiāo)毀。

　　4.4.3采購檔案保管期已滿(mǎn)，但其中未了結的債權債務(wù)和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務(wù)和合同改造完畢為止。

合同的檔案管理制度8

　　為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規定：

　　一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發(fā)資格證書(shū)者，方能上崗。

　　二、企業(yè)合同管理人員應懂各種法律、法規，熟悉合同業(yè)務(wù)。

　　三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排，嚴格執行上級的有關(guān)規定，做好自己的本職工作。

　　四、企業(yè)合同管理人員，按時(shí)參加主管部門(mén)組織的合同管理工作業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　企業(yè)合同管理負責人工作職責

　　一、負責企業(yè)合同管理的領(lǐng)導工作。

　　二、組織指揮各有關(guān)部門(mén)全面履行合同義務(wù)。

　　三、負責企業(yè)合同簽訂的審批。

　　四、定期聽(tīng)取企業(yè)有關(guān)部門(mén)在合同管理和履行中的情況匯報，研究討論合同管理和履行中存在的問(wèn)題，并做出正確決策。

　　五、依據法律、法規和政策，結合本企業(yè)實(shí)際情況，負責組織制定合同管理制度，以及各種專(zhuān)項合同管理制度。

　　六、監督檢查企業(yè)各項合同管理制度的實(shí)施。

　　七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。

　　八、組織學(xué)習《合同法》，開(kāi)展“重合同、守信用”活動(dòng)。

　　合同管理工作人員職責

　　一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責，統一管理負責企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同，對公司負責。

　　二、對企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。

　　三、按有關(guān)規定及時(shí)、準確、全面填報合同統計表，并做出統計分析，定期向公司領(lǐng)導作出匯報。

　　四、做好對合同統一文本、合同專(zhuān)用章、《法人授權委托證明書(shū)》的發(fā)放和管理工作。

　　五、定期召開(kāi)例會(huì )，組織學(xué)習有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規，依據法律、法規和政策開(kāi)展合同管理工作。

　　合同訂立程序和審批制度

　　一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表，所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書(shū)面授權者簽訂的合同方能生效。

　　二、公司各部門(mén)、各工程處無(wú)權對外訂立合同，但可會(huì )同公司管理委員會(huì )、預算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對方就合同的細則進(jìn)行磋商后，報公司經(jīng)理審閱簽署。

　　三、公司與其他經(jīng)濟組織訂立的.施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關(guān)規定為準，做到內容具體、責任明確、文字準確、數據清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。

　　四、公司機具對外租借合同同公司后勤科負責填寫(xiě)后報經(jīng)理簽字，交租借方、公司財會(huì )科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。

　　五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財會(huì )科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。

　　六、建設工程施工合同簽訂之后，由公司管委會(huì )員、公司各科對公司內項目經(jīng)理進(jìn)行全面考查，分析后作出選擇，報經(jīng)理決定。

　　七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對外轉包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準后由公司管理委員會(huì )對外選擇施工隊伍并負責監督施工情況直至竣工驗收。

　　八、公司內部基本建設和維修業(yè)務(wù)一律不對外承包由經(jīng)理辦公室負責工程造價(jià)控制和施工隊選擇、監督，直至驗收后交付使用。

　　九、公司內部各部門(mén)之間的合同，單項工程承包合同如發(fā)生糾紛，由經(jīng)理、公司管理委員會(huì )負責仲裁，經(jīng)理辦公室監督履行。

　　十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約，經(jīng)理交涉無(wú)效時(shí)，抓住有利時(shí)機，由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題由公司管理委員會(huì )協(xié)同解決。

　　十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經(jīng)理辦公室全面調查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關(guān)處理。

合同的檔案管理制度9

　　一、檔案資料

　　招標過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷(xiāo)時(shí)，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷(xiāo)手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的.要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

　　二、歸檔及備案時(shí)間

　　總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書(shū)前必須完成除中標通知書(shū)外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項目資料歸檔前將該項目的中標通知書(shū)歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時(shí)將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。

　　監管機構資料備案時(shí)間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱(chēng)”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書(shū) 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見(jiàn)《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。

　　2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應注意按過(guò)程順序整理，特別是招標過(guò)程比較復雜的項目。

　　2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專(zhuān)用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁(yè)設冊目錄，標注冊?xún)染幋a（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標文件

　　2.2.4投標文件正本

　　2.2.5中標通知書(shū)

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶(hù)反饋意見(jiàn)表

　　2.2.8其它資料

　　成冊的資料要求膠裝（中標通知書(shū)、資料移交登記表、客戶(hù)反饋意見(jiàn)表不裝訂）。

　　公開(kāi)招標采購歸檔盒內目錄：

　　邀請招標采購歸檔盒內目錄：

　　項目負責人： ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

合同的檔案管理制度10

　　為進(jìn)一步規范合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本辦法。

　　一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動(dòng)合同）。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室應指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門(mén)的合同管理工作。

　　3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門(mén)，為合同承辦部門(mén)，承辦部門(mén)應根據合同項目需要指定承辦人，試用期內員工不得作承辦人。

　　三、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以部門(mén)名稱(chēng)結合簽署日期年月份進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、合同編號規則：承辦部門(mén)名稱(chēng)首字母—合同簽署年、月份（六位）—順序號（三位）。示例：jykfb—202206—001（經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)部20xx年6月份第1號合同）

　　3、合同管理實(shí)行承辦部門(mén)負責制度，承辦部門(mén)對合同訂立、履行全過(guò)程負全部責任。承辦部門(mén)負責人為第一責任人，承辦人為直接責任人。

　　4、公司分管領(lǐng)導對合同訂立、履行、變更、解除全過(guò)程進(jìn)行監督。

　　5、公司內各職能部門(mén)一律不得以個(gè)人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書(shū)面文件。

　　6、合同承辦部門(mén)和財務(wù)部應分別建立合同臺賬，實(shí)行履行跟蹤報告責任制，合同履行及原始資料必須由辦公室保管，承辦部門(mén)只留存復印件。

　　7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任；對超過(guò)兩年以上（包含本數）的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室、財務(wù)部甄別并予以歸案。

　　8、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單，以有效開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　9、各部門(mén)員工可到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進(jìn)行登記，由辦公室辦理相關(guān)借閱手續，以復印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。

　　12、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。

　　13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時(shí)間，并交予財務(wù)部及時(shí)催、付款。

　　四、合同文檔的移交

　　1、各部門(mén)在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予改變。

　　3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當面清點(diǎn)。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。

　　五、合同臺賬管理

　　1、凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同經(jīng)辦部門(mén)建立合同臺賬，并同時(shí)向辦公室備案，涉及到款項收付的還應同時(shí)向財務(wù)部備案。

　　備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認無(wú)誤的合同提交相關(guān)部門(mén)。

　　2、合同經(jīng)辦人員及部門(mén)應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規定履行備案、移交手續。

　　3、合同臺賬采用表格式，一份合同填寫(xiě)一張表格，建立一份檔案。

　　4合同臺帳應包括以下內容：

　　1）、合同名稱(chēng)；

　　2）、合同主體；

　　3）、合同內容（主要包括合同總價(jià)款、付款方式、付款時(shí)間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項）；

　　4）、合同履行情況（合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時(shí)間）；

　　5）、備注（有無(wú)違約、爭議、訴訟、合同變更、無(wú)效、所附資料等情況）

　　6）、其他應當記載的`重要內容。

　　5、合同臺賬應附以下資料：

　　1）、合同文本；

　　2）、對方加蓋公章的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照等對方應提供的資料的復印件；自然人身份證復印件；

　　3）、對方委托代理人授權委托書(shū)及代理人身份證明；

　　4）、補充合同、會(huì )議紀要、往來(lái)函電；

　　5）、其他與合同有關(guān)的重要資料。

　　6、合同履行過(guò)程中發(fā)生變更、中止等情形的，合同經(jīng)辦人應及時(shí)在合同臺賬表備注欄中予以注明，并報辦公室備案。如涉及到合同價(jià)款收付條款變更（包括付款金額、付款時(shí)間、付款條件等情形）的，同時(shí)報財務(wù)部備案。

　　7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務(wù)人員，有權對備案合同及所附資料進(jìn)行審查，發(fā)現程序不符、內容有誤或資料不全等問(wèn)題時(shí)，應及時(shí)要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。

　　六、本辦法由公司辦公室負責解釋。

　　本辦法自頒布之日起執行。

合同的檔案管理制度11

　　第一條為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶(hù)合法權益，保障用戶(hù)資料及檔案信息的安全，制定本制度。

　　第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶(hù)的照付不議合同。

　　第三條用戶(hù)合同具體包括:天然氣用戶(hù)工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶(hù)供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶(hù)供氣合同及大用戶(hù)照付不議合同，可根據業(yè)務(wù)調整情況增減合同類(lèi)別。

　　第四條符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶(hù)安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶(hù)簽訂即可，對于商業(yè)用戶(hù)安裝合同、集體用戶(hù)安裝合同應由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批；供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字；照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

　　第五條合同內容要按規定填寫(xiě)，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶(hù)必須有聯(lián)系人姓名和電話(huà)，有工期要求的要經(jīng)過(guò)規劃建設部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶(hù)涉及產(chǎn)權歸屬爭議的`由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。

　　第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價(jià)部門(mén)確定的標準及預算部門(mén)測定的金額進(jìn)行收費，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。

　　第七條業(yè)務(wù)人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶(hù)送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開(kāi)戶(hù)手續，簽訂供氣合同。

　　第八條用戶(hù)開(kāi)戶(hù)后，要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶(hù)信息。

　　第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬(wàn)立方米或日用氣規模在1萬(wàn)立方米以上（含）的工業(yè)用戶(hù)、大型商業(yè)用戶(hù)（集中采暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場(chǎng)部、財務(wù)部提供相關(guān)信息和數據，由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。

　　第十條業(yè)務(wù)人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料（包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶(hù)檔案的建立要全面、及時(shí)、準確，不得將用戶(hù)檔案和信息隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。

　　第十一條各類(lèi)用戶(hù)資料的查詢(xún)要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶(hù)信息，具體規定由部門(mén)制定。

　　第十二條計算機上的用戶(hù)信息由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)備份，后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò )管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢(xún)使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三條本制度從20xx十月一日起執行。

【合同的檔案管理制度】相關(guān)文章：

合同檔案管理制度08-04

檔案的管理制度11-12

合同檔案管理制度（精選12篇）11-23

檔案安全管理制度08-08

檔案借閱管理制度09-01

檔案工作管理制度04-27

檔案管理制度05-07

檔案流程管理制度09-20

檔案培訓管理制度12-05

工程檔案的管理制度11-12