工程資料管理制度
在現實(shí)社會(huì )中，很多情況下我們都會(huì )接觸到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的工程資料管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
工程資料管理制度1
第一節、技術(shù)往來(lái)文件的管理
一般技術(shù)往來(lái)文件是指裝飾工程準備階段和工程實(shí)施工程中,建設單位(業(yè)主)、施工單位(承包商)、設計單位和其他有關(guān)單位及人員針對某個(gè)特定工程的往來(lái)函件,包括各種指示、通知、報告、請示、申請、邀請等文件。
一般技術(shù)往來(lái)文件是施工管理和施工索賠的原始依據之一,由專(zhuān)人統一分類(lèi)編號后保存,以便于今后核查。
1.技術(shù)往來(lái)文件的管理
一般技術(shù)往來(lái)文件的種類(lèi)很多,可按不同的分類(lèi)方式設立管理系統。
一般技術(shù)往來(lái)文件的分類(lèi)及管理方法
分類(lèi)管理方法
業(yè)主按日期保存來(lái)自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件副本
裝飾工程施工單位按日期保存來(lái)自裝飾工程施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本
設計單位按類(lèi)保存,并按時(shí)間登記,作好分發(fā)記錄
監理單位按時(shí)間保存監理單位和函件及致監理單位的函件,報告,請示,申請等副本
分包商分類(lèi),按時(shí)間登記保存
供應商分類(lèi),按時(shí)間登記保存
其他包括專(zhuān)家顧問(wèn)、外來(lái)檢查官員、參觀(guān)人士、工地服務(wù)機構、新聞媒體的評論、觀(guān)感、報道及其他資料,按時(shí)間順序登記、排列
2.裝飾工程公司在實(shí)施過(guò)程中應提交的書(shū)面通知和文件
一般技術(shù)往來(lái)文件的分類(lèi)及管理方法
分類(lèi)管理方法
業(yè)主按日期保存來(lái)自業(yè)主的函件,以及致業(yè)主的函件的副本
裝飾工程施工單位按日期保存來(lái)自裝飾工種施工單位的函件以及致裝飾工程施工單位的函件副本
設計單位按類(lèi)保存,并按時(shí)間登記,作好分發(fā)記錄
監理單位按時(shí)間保存監理單位和函件及致監理單位的函件、報告、請示、申請等的副本
分包商分類(lèi),按時(shí)間登記保存
供應商分類(lèi),按時(shí)間登記分類(lèi)保存
職員關(guān)于職員任命及其他職員時(shí)間的函件,應分類(lèi)保存,但應同時(shí)按時(shí)間、筆畫(huà)或漢語(yǔ)拼音編制人員一覽表
其他包括專(zhuān)家顧問(wèn)、外來(lái)檢查官、參觀(guān)人士、工地服務(wù)機構、新聞媒體等的評論、觀(guān)感、報導及其他資料,按時(shí)間順序登記、排列
第二節、工地會(huì )議
一.認真參加業(yè)主及監理工程師組織和主持的第一次工地會(huì )議及經(jīng)常性工地會(huì )議。了解會(huì )議主要內容作好充分的準備。第一次工地會(huì )議基本上是工程師和施工單位的第一次正式接觸,要確定許多影響以后工作的制度和原則,并且是決定工程何時(shí)或能否開(kāi)工的關(guān)鍵環(huán)節。因此,第一次工地會(huì )議具有極其重要的作用必須認真對待并作好會(huì )議記錄。
(1).經(jīng)常工地會(huì )議
1).經(jīng)常工地會(huì )議的目的
a.討論施工的問(wèn)題;
b.就有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論結果作出決定;
c.記錄有關(guān)事宜。
經(jīng)常工地會(huì )議是雙方互相通知重要情況的場(chǎng)所,也是定期檢查計劃與實(shí)行計劃情況偏差并著(zhù)手糾正的良好機會(huì ),有助于避免誤會(huì )和分歧。
2).會(huì )議主要內容
a.對上次會(huì )議記錄的確認;
b.工程進(jìn)展情況;
c.對下一個(gè)報告期的進(jìn)度預測;
d.施工單位投入的人力情況;
e.技術(shù)事宜;
f.財務(wù)事宜;
g.與其他施工單位、配套工程的協(xié)調問(wèn)題;
h.材料質(zhì)量、供應及保管情況及施工現場(chǎng)的管理情況;
i.對施工單位的通知和指令及對業(yè)主及監理單的請示和要求;
j.索賠。
3).會(huì )議記錄
經(jīng)常工地會(huì )議的記錄是正式記錄,其重性不僅在于指導和控制裝飾工程施工的管理,而且在發(fā)生爭議和索賠時(shí)會(huì )議記錄往往是主要判斷依據。因此會(huì )議記錄必須由甲、乙雙方都表示同意才有效。
會(huì )議記錄必須忠于事實(shí)及公平,應準確記錄在會(huì )議中發(fā)表的全部?jì)热荨?/p>
會(huì )議記錄必須清楚列出:會(huì )議地點(diǎn)及時(shí)間、出席者姓名及他們所代表的單位、會(huì )議中發(fā)言者的姓名及所發(fā)表的內容、決議事項、行動(dòng)由何人執行等內容。
經(jīng)常工地會(huì )議通常由總監理工程師主持,裝飾工程施工單位負責記錄、整理,并在整理好的正式經(jīng)常工地會(huì )議文件上簽署完畢,然后交予總監理工程師審閱,簽署認可,最后分發(fā)各有關(guān)單位存檔。
當經(jīng)常工地會(huì )議記錄需進(jìn)行修改,或出現某些爭議時(shí),應在下次工地會(huì )議上討論與澄清并取得共識。若要對會(huì )議的某個(gè)事項做進(jìn)一步的解釋和說(shuō)明時(shí),應采取書(shū)面的形式通知對方。
二.在日常施工生產(chǎn)中,如落實(shí)工作安排,督促施工生產(chǎn),總結工作情況,幫助和教育后進(jìn),都需要通過(guò)會(huì )議的形式來(lái)解決。主要會(huì )議形式有:
1.各工種和班組的班前會(huì )
這一種制度性會(huì )議,在上班前15~30min,由工長(cháng)主持,項目經(jīng)理和施工負責人應有選擇地參加一些關(guān)鍵工種班組的班前會(huì )。一般要督促落實(shí)兩個(gè)問(wèn)題:
第一.總結前一天的工作。包括完成工作量、進(jìn)度效率、施工質(zhì)量、勞動(dòng)安全、用料及文明施工;
第二.安排當天的工。將當天施工內容、部位、數量、質(zhì)量、安全、文明施工、技術(shù)要點(diǎn)的重點(diǎn)、相關(guān)施工規范等注意事項落實(shí)到人。
2.月、旬、周生產(chǎn)狀況總結會(huì )
主要是總結一段時(shí)間內,全工地范圍在施工進(jìn)度、安全、質(zhì)量、文明、效率、紀律等方面的情況,表?yè)P先進(jìn),糾正錯誤行為。此類(lèi)會(huì )議通常由項目副經(jīng)理主持。
3.一般質(zhì)量安全事故調查和分析會(huì )
4.優(yōu)劣時(shí)間現場(chǎng)會(huì )
裝飾工程施工工藝較為繁雜,當出現了先進(jìn)施工工藝、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品、合理化建議時(shí),應及時(shí)組織有關(guān)施工班組學(xué)習和推廣。當發(fā)生典型的違章和冒險作業(yè),以及野蠻施工時(shí),無(wú)論是否已造成損失,均應及時(shí)糾正并召開(kāi)現場(chǎng)會(huì ),對違章班組或個(gè)人進(jìn)行批評處理。
5.勞動(dòng)競賽動(dòng)員和評比會(huì )。
第三節、竣工資料
一.竣工資料的主要內容內容及要求
1.竣工工程項目一覽表:包括竣工工程名稱(chēng)、位置、結構、層次、面積和附有設備、裝置等。
2.圖紙會(huì )審記錄;
3.材料代用核定單;
4.施工組織方案及技術(shù)交底資料;
裝飾工程施工組織方案應內容齊全,審批手續完備。如有較大的施工措施和工藝變動(dòng),要編入交工驗收資料。
技術(shù)交底包括設計交底、施工組織設計交底、主要分項工程施工技術(shù)交底、合同要點(diǎn)交
底等。各項交底要有正式書(shū)面文字記錄和雙方簽認手續。
5.材料、購配件、成品出廠(chǎng)證明和檢驗報告。
裝飾材料、材料半成品、成品均有出廠(chǎng)質(zhì)量合格證明,標明出廠(chǎng)日期。
合格證和檢驗報告的抄件或復印件應注明原件存放單位,并附抄件人簽字和抄件(復印件)單位印章。
石材、瓷磚除要有出廠(chǎng)合格證外,還應附有現場(chǎng)檢驗報告。防火材料要有國家標準的合格證書(shū)和消防部門(mén)的使用許可證。
防火材料要有合格證或試驗報告;水泥出廠(chǎng)要有合格證或檢驗報告;焊接要有焊條合格證書(shū);鋼材出廠(chǎng)要有合格證及試驗報告。
6.施工記錄
貼墻紙(布)要有基層含水率記錄;
工程質(zhì)量事故的發(fā)生和處理記錄。包括事故報告、處理方案和實(shí)施記錄。
7.裝飾施工試驗報告
貼瓷磚的沙漿若在現場(chǎng)自行配制,應經(jīng)過(guò)試貼確定配比。試驗報告注明組成的材料配比,并說(shuō)明試驗結果,由業(yè)主簽字確認。
8.預檢記錄
包括現場(chǎng)基準點(diǎn)、樓層基準線(xiàn)、預留孔洞和預埋件位置的檢查記錄。
9.隱檢記錄
泛指輕質(zhì)隔斷墻、吊頂等項目的隱檢記錄情況。
10.裝飾工程質(zhì)量檢驗評定資料
包括所有分項工程應有的質(zhì)量評定表及分布工程匯總評定表。
11.交竣工驗收書(shū)
裝飾工程施工單位(承包方)、建設單位(發(fā)包方)和設計單位(設計師)三方簽認的竣工驗收單,送質(zhì)量監督部門(mén)進(jìn)行核查,合格后簽發(fā)核定書(shū)。
12.設計變更、洽商記錄
設計變更、洽商記錄應有設計單位、施工單位和建設單位三方代表簽認,經(jīng)濟洽商可由裝飾施工單位和建設單位兩方代表簽認。
分包工程有關(guān)設計變更和洽商記錄應通過(guò)裝飾總承包單位辦理;
設計變更、洽商記錄按簽證日期先后順序編號,做到齊全、完整。
13.竣工圖
凡原施工圖無(wú)變更的,可在新的原施工圖上加蓋'竣工圖'標志后作為竣工圖;
無(wú)大的變更可在原圖上改繪,有重大變更的應重新繪制竣工圖。
14.施工日記
15.其他(封面、總目錄)
四.竣工資料歸檔
凡是移交的工程檔案和技術(shù)資料,必須做到真實(shí)、完整、有代表性,能如實(shí)地反映工程和施工的情況。這些檔案資料不得擅自修改,更不得偽造。同時(shí),凡移交的檔案資料,必須按照技術(shù)管理權限,經(jīng)過(guò)技術(shù)負責人審查簽認;對曾存在的問(wèn)題,評語(yǔ)要確切,經(jīng)過(guò)認真的復查,并作出處理結論。
工程資料管理制度2
一、工程項目資料分類(lèi):
1、文字資料:
(1)工程項目合同;
(2)監理工程師大綱、規劃、條例,監理月報,指令,通知,函件;
(3)承包商報告、函件;
(4)業(yè)主指令、通知;
(5)設計圖紙和設計文件;
(6)會(huì )議紀要;
(7)工程質(zhì)量事故核查處理報告;
(8)施工組織設計;
(9)施工進(jìn)度計劃;
(10)工程報表;
(11)經(jīng)濟簽證;
(12)現場(chǎng)技術(shù)核定單;
(13)認質(zhì)單;
(14)認價(jià)單;
(15)工程款支付申請單;
(16)工程竣工資料;
(17)工程檢查驗收資料;
(18)公司內部文件資料;
(19)各種電子文檔
2、圖片圖象資料:工程項目照片、錄音帶、錄像帶;
3、電腦部份:現場(chǎng)項目管理資料;
二、工程項目資料的管理職責:
1、項目主管負責工程項目現場(chǎng)的資料管理;
2、現場(chǎng)工程項目人員應及時(shí)做好現場(chǎng)資料的收集、整理、歸檔,確保工程項目資料的完整、正確和安全;
三、工程項目資料管理規定:
1、工程現場(chǎng)每周必須進(jìn)行工程項目資料整理歸檔工作;
2、現場(chǎng)檔案資料管理員負責審查檔案資料,整理齊全后保存;
3、借閱工程資料必須履行手續,不得遺失,更換;
4、工程項目資料必須建立資料臺帳、資料目錄。
四、工程項目文件資料的簽收傳遞規定:
1、設立文件簽收本,一切文件資料必須送達時(shí)要求簽收;
2、設立文件發(fā)文本,一切文件資料必須發(fā)送時(shí)要求接收人簽收;
3、公司內部指令,通知、報告必須采取書(shū)面形式,均具實(shí)名;
4、對監理工程師、承包商所有文件資料必須采取書(shū)面形式,均具實(shí)名;
5、所有對內對外文件資料必須按職責規定權限審查簽發(fā)。
6、工程項目竣工移交后,現場(chǎng)的文件資料按公司規定和要求進(jìn)行交接。
五、工程項目管理規定表格:
管理通用表格附后,工程管理過(guò)程中必須采用相關(guān)表格。
工程資料管理制度3
1、我單位將嚴格遵守合同專(zhuān)用條款，根據業(yè)主要求對圖紙執行相應保密措施，未經(jīng)業(yè)主許可不復印圖紙，也不向第三方擴散，禁止借給與本項目無(wú)關(guān)人員。待工程竣工后交回全部圖紙及相應設計文件。
2、施工資料的管理由項目技術(shù)負責人直接負責，項目配備專(zhuān)職檔案管理員，負責施工資料的收集和整理工作。工程資料應與施工進(jìn)度保持同步，按專(zhuān)業(yè)歸類(lèi)，認真書(shū)寫(xiě)，做到字跡清楚，項目齊全、準確、真實(shí)，無(wú)未了事項。項目部對整個(gè)工程施工資料的真實(shí)性和完整性負責，完工時(shí)由項目部向業(yè)主提交完整、準確的工程資料。
3、工程資料的填寫(xiě)必須符合《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《建設工程勘察設計管理條例》及國家有關(guān)規范、標準。
4、本工程將作為我單位重點(diǎn)工程，工程資料采用計算機進(jìn)行管理，向城建檔案館移交的工程檔案采用微縮品或光盤(pán)載體。工程資料用不易褪色的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)、繪制。
5、項目質(zhì)量檢查員嚴格執行國家質(zhì)量驗評標準和施工規范，代表企業(yè)對工程質(zhì)量行使監督檢查職能。負責檢查施工記錄和試驗結果的真實(shí)性。
6、材料工作人員必須認真貫徹現行建筑工程法規、規程，應在材料進(jìn)場(chǎng)一周內提供隨行質(zhì)量文件（材質(zhì)證明、合格證、準用證等），所有材質(zhì)證明文件均應為原件，如是復印件的應加蓋原件存放單位紅章，并在材質(zhì)上注明抄件人、日期、進(jìn)場(chǎng)批量、原件存放處。
7、項目試驗人員必須嚴格按照材料檢驗標準有關(guān)取樣的規定取樣送檢，對出具的試驗報告的計算，審核及結論的正確性負責，一切原始數據不準涂改，資料不準抽撤，同時(shí)應有試驗、計算、審核和負責人簽字。
8、各責任工長(cháng)（含測量）對所負責分項分部工程形成的技術(shù)資料負責，按照資料員的要求填寫(xiě)資料，保證其內容真實(shí)、完整。
9、音像資料的收集與管理工作：音像資料是工程資料中不可缺少的部分，它是從工程開(kāi)工到工程交付使用的全過(guò)程中形成的，工程的音像資料也是優(yōu)質(zhì)工程的申報資料內容的組成部分。項目經(jīng)理部設專(zhuān)人負責音像資料的收集整理工作，配備必要的設備保證音像資料的安全。并嚴格按照國家《照片檔案管理規范》（gb/t11821—89）進(jìn)行管理。
10、竣工資料的管理：嚴格執行市有關(guān)規定、標準。
�。�1）在施工階段加強施工資料的管理工作，實(shí)行總工負責制，建立施工資料管理崗位責任制，并配備專(zhuān)職城建檔案管理員，負責施工資料的管理工作，并設專(zhuān)人負責收集和整理。在工程竣工一個(gè)月內，向建設單位提供合格的竣工資料。
�。�2）在竣工前將施工資料整理匯總完畢并移交建設單位進(jìn)行工程竣工驗收。
工程資料管理制度4
文件資料的歸檔應做到分類(lèi)保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫(xiě)應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。
1、收發(fā)文件管理制度
1)對外發(fā)文應由部門(mén)負責人或項目負責人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字。
2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內發(fā)或傳閱文件兩部分。
3)外發(fā)文件的具體要求
公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發(fā)放文件編號。
4)公司內發(fā)或傳閱文件的具體要求
(1)公司內發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。
(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發(fā)文,由辦公室統一接收,并及時(shí)上報公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見(jiàn)。
(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發(fā)文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見(jiàn),項目負責人根據具體情況上報公司。
(4)項目發(fā)放施工隊的文件規定:
發(fā)放施工隊的文件、通知(不含技術(shù)交底),均在項目備案,同時(shí)由發(fā)放責任人保存原件和發(fā)放記錄。
2、竣工資料
1)項目經(jīng)理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。
2)竣工資料的內容應包括:工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。
3)竣工資料的整理應符合下列要求:
(1)工程技術(shù)檔案的整理應始于工程開(kāi)工,終于工程竣工,真實(shí)記錄施工全過(guò)程,可按形成規律收集,采用表格方式分類(lèi)組卷。
(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應按專(zhuān)業(yè)特點(diǎn),根據工程的內在要求,進(jìn)行分類(lèi)組卷
(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進(jìn)行分類(lèi)組卷。
(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。
4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類(lèi)組卷檔案。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí),檢查驗證手續必須完備。
3、文件、資料保密規定
1)公司全體員工要樹(shù)立愛(ài)護公司資料,保守公司秘密的觀(guān)念。
2)未經(jīng)公司領(lǐng)導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。
3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;
工程資料管理制度5
1、 資料員崗位職責資料員要按工程施工資料，圖紙歸檔的基本要求和有關(guān)規定做好工程資料、圖紙的收集，整理督促，歸檔工作。應及時(shí)采樣記錄，檢查、填寫(xiě)、整理、不準搞后補，回憶性資料，保證工程資料的真實(shí)性。
2、 凡提供資料的部門(mén)及負責人，必須按施工工序及時(shí)向項目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料，質(zhì)檢員及時(shí)按分工檢查資料，收集整理證齊全后，移交項目資料員，并向項目總工匯報。
3、 對項目發(fā)放的圖紙，設計變更，圖紙會(huì )審等有關(guān)工程技術(shù)資料，以及項目?jì)热菪纬傻臅?huì )議紀要，生產(chǎn)計劃等資料，各有關(guān)人員必須嚴格按照ISO9001要求，妥善保管，直至工程完工。
4、 施工人員因工作調離本項目，須將其簽收的有關(guān)工程資料以書(shū)面形式移交接受人，并將移交清單交項目資料審核后，方可離開(kāi)。
5、 所有資料提供者與接受者必須履行交接簽字工作，并將收發(fā)文登記表裝訂成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關(guān)負責人負責補齊資料并追究相關(guān)責任。
6、 各分包單位的資料一律按我項目的資料要求收集整理，由項目部資料員集中匯總。
工程資料管理制度6
1．總則
1.1為確保工程檔案的'齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個(gè)建設項目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動(dòng)結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
2工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過(guò)程的一部分，應納入建設全過(guò)程管理并與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2工程建設中，各種技術(shù)資料交由行政部統一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續。
2.1.3設備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由技術(shù)部對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對竣工資料簽收合格后支付。
2.1.4購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準由行政部門(mén)統一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準的報銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷(xiāo)手續。
2．2歸檔文件的質(zhì)量規定
2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。
2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。
2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書(shū)寫(xiě)規定
A）書(shū)寫(xiě)字跡工整，圖樣清晰。
B）書(shū)寫(xiě)墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。
C）文件書(shū)寫(xiě)格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關(guān)文件編寫(xiě)要求；漢字簡(jiǎn)化應符合國家頒發(fā)的有關(guān)規定。
3工程文件收發(fā)及管理規定
為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統一接收。
3.1.2技術(shù)部其它部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。
3.1.3設備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)對設備開(kāi)箱驗收后，及時(shí)將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。
3.1.4技術(shù)部對接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數量和外觀(guān)質(zhì)量檢查，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5登記完畢的工程文件，應及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數后，應按技術(shù)部領(lǐng)導審定的工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門(mén)。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由行政部統一辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導確定發(fā)放單位和數量。
3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現的錯發(fā)現象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應指定領(lǐng)取人名單，并書(shū)面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門(mén)檔案管理職責
參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實(shí)行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進(jìn)行收集、積累、整理。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進(jìn)行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設單位提交有關(guān)專(zhuān)項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍
負責提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書(shū)。負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍。
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過(guò)程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過(guò)程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍
負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。
負責按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實(shí)執行竣工圖編制的有關(guān)規定。負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質(zhì)量監督部門(mén)（質(zhì)量監督中心站與質(zhì)量監督站）監理部門(mén)歸檔范圍
負責提交監理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專(zhuān)業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質(zhì)量監督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關(guān)規定進(jìn)行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。
本公司全部文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著(zhù)既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：
6檔案、資料借閱制度
5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫(xiě)借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）。歸還時(shí)管理人員要對其檢查之后方可歸檔。
5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意即可。
5.3絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。
5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。
5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見(jiàn)檔案內容公開(kāi)出去。如遇丟失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。
5.6借閱時(shí)間在兩周以?xún)�，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長(cháng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對后重新借出。對長(cháng)期借閱檔案不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門(mén)負責人負責催還，否則對其整個(gè)部門(mén)暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執行。
5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動(dòng)、單位撤銷(xiāo)、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時(shí)行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。
工程資料管理制度7
一、對文件的管理
1、收到建設局等政府有關(guān)部門(mén)發(fā)放的文件后,工程部資料員做好《文件收文登記表》,如須發(fā)放到施工單位、監理單位的,復印后及時(shí)發(fā)放并做好《文件發(fā)文記錄》。
2、對發(fā)放到施工單位、監理單位的通知等,須保留一份在工程部,做好《文件發(fā)文登記》、《文件存檔記錄》。
3、對施工單位、監理單位提交的文件、報告等,做好《文件收文登記》,如要回復的,經(jīng)辦人應及時(shí)呈有關(guān)領(lǐng)導批閱處理回復。
4、所有文件,須經(jīng)資料員同意后方可借出,并應填寫(xiě)《借閱登記》。
二、對施工圖紙、設計變更通知的管理
1、設計院發(fā)放到本公司工程部的施工圖紙、設計變更等要做好《圖紙(設計變更)收文登記表》。
2、在收到設計院發(fā)放的圖紙(設計變更)后,應及時(shí)把圖紙(設計變更)及時(shí)放發(fā)到施工單位(或監理單位),并做好《圖紙(設計變更)發(fā)文登記表》,但須保留一份在工程部存檔。
三、對合同等管理
1、對于施工合同、監理合同、施工許可證、規劃許可證、質(zhì)量報監登記書(shū)、安全監督登記書(shū)等,原件留在公司存檔,工程部保存一份復印件并注明原件的去處。
2、如須借出施工合同、監理合同、施工許可證、規劃許可證、質(zhì)量報監登記書(shū)、安全監督登記書(shū)等原件,須經(jīng)工程部經(jīng)理同意方可外借。
四、施工技術(shù)資料的管理
1、要求施工單位在每棟樓的基礎、主體、竣工驗收前把施工技術(shù)資料交工程部檢查驗收通過(guò)后方可提交縣監督站申請驗收。
2、對于圖紙會(huì )審、開(kāi)工令,基槽、主體、竣工驗收的通知書(shū)、驗收報告,質(zhì)量保修書(shū)等需要我公司簽字、蓋章的,在領(lǐng)導簽字、蓋章后保留一份在工程部并進(jìn)行歸檔。
3、在竣工驗收后,督促施工單位提交兩套竣工資料,一套交當地建設行政主管部門(mén)備案,一套留本公司工程部存檔。對于備案資料應及時(shí)辦理,備案后把通過(guò)備案的《備案表》留一份工程部存檔。
4、工程部定期(每月一次)對工程資料管理進(jìn)行檢查發(fā)現問(wèn)題及時(shí)督促施工、監理單位進(jìn)行整改,確保工程資料完整。
五、對于施工過(guò)程中發(fā)生的工程質(zhì)量缺陷、問(wèn)題、事故資料管理
在施工過(guò)程中,若發(fā)生質(zhì)量缺陷、問(wèn)題、事故,要求施工單位提交《質(zhì)量缺陷(問(wèn)題、事故)處理方案》,處理方案經(jīng)工程部經(jīng)理同意后進(jìn)行存檔。
六、監理單位提交的工程技術(shù)資料按現行國家文檔規范收集、整理、歸檔。
七、對于工程簽證資料的管理
簽證單主要按簽證規程操作,但要求做好《簽證單(簽證申請表)收發(fā)登記表》及《簽證單存檔記錄》。
八、對工程部工程日記的管理
工程部的每一位員工須把每天工地施工現場(chǎng)情況、遇到問(wèn)題及解決方法記錄到工程日記上,每月5日前把上月的施工日記交予資料員提交工程部經(jīng)理審查并做好存檔。
九、對書(shū)籍的管理
1、對本公司工程部所購買(mǎi)的書(shū)籍,資料員須編號并做好《書(shū)籍目錄》。
2、所有的書(shū)籍,須經(jīng)資料員同意后方可借出,并應填寫(xiě)《借閱登記》。借閱人須妥善保管所借書(shū)籍資料,如有遺失應原價(jià)賠償。
十、根據實(shí)際情況,對上述工程技術(shù)資料由資料員統一進(jìn)行計算機信息管理,以便查閱。
工程資料管理制度8
1、加強日常各種工作的文字記錄和對文件資料的收集管理、保管工作，保證施工都有文字記錄和圖片資料，以便分析、發(fā)現問(wèn)題、改進(jìn)工作。
2、通過(guò)對工程的控制檢查，收集到大量統計數據和信息，然后進(jìn)行專(zhuān)題分析研究，找出工程進(jìn)度、質(zhì)量、材料消耗、機械使用和成本費用盈虧等方面問(wèn)題，迅速地將信息反饋給現場(chǎng)施工指揮和調度部門(mén)，使有關(guān)工程方面的決策更為全面，對發(fā)現的問(wèn)題及時(shí)處理，實(shí)現對現場(chǎng)的全面管理。
3、除處理好大量的日常性的繁雜事物以外，每一個(gè)施工管理人員都必須十分注意以下幾方面問(wèn)題：
�。�1）經(jīng)常收集、完善影響施工的基礎資料。
�。�2）在施工進(jìn)度計劃的執行管理中建立完整的記錄，記載施工日記。
工程資料管理制度9
1.總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》(GBT/50328-20xx)的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個(gè)建設項目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產(chǎn)準備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動(dòng)結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。
2.工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過(guò)程的一部分，應納入建設全過(guò)程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監督、檢查，并負責工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個(gè)管理環(huán)節的銜接，檔案資料室配備專(zhuān)職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
2.1.3工程建設中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統一管理發(fā)放，各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦進(jìn)領(lǐng)用手續。
2.1.4設備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗收后，設備資料(歸檔的發(fā)給施工單位的)統交檔案資料室統一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。
2.1.5購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準由檔案部門(mén)統一申請，經(jīng)批準后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門(mén)自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書(shū)、標準的報銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷(xiāo)手續。
2.2歸檔文件的質(zhì)量規定
2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本(即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔)。
2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通知單(含工程聯(lián)系單)等表格和數據均應用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件(如表式為復印件，數據雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名)歸檔。
2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件(不能用復印件)歸檔。
2.2.5書(shū)寫(xiě)規定
A)書(shū)寫(xiě)字跡工整，圖樣清晰。
B)書(shū)寫(xiě)墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。
C)文件書(shū)寫(xiě)格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關(guān)文件編寫(xiě)要求；漢字簡(jiǎn)化應符合國家頒發(fā)的有關(guān)規定。
2.2.6書(shū)寫(xiě)材料的大小尺寸應規范，裝訂邊空白間距應為25mm，裝訂邊空白間隙內不能進(jìn)行書(shū)寫(xiě)和留有信息。
3.工程文件收發(fā)及管理規定
為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給工程部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由檔案資料室統一接收；上級黨政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件由辦公室統一接收。
3.1.2工程部其它部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交檔案資料室。
3.1.3設備文件，物資組匯同有關(guān)部門(mén)對設備開(kāi)箱驗收后，及時(shí)將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由檔案資料室統一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。
3.1.4檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數量和外觀(guān)質(zhì)量檢查，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)通知寄發(fā)單位補發(fā)。
3.1.5檔案資料室對接工程文件應及時(shí)建立工程文件接收總登記帳和分類(lèi)帳(簿式臺帳和電子臺帳)，并能利用計算機進(jìn)行各類(lèi)工程文件的查詢(xún)檢索。
3.1.6登記完畢的工程文件，應及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數后，應按工程部領(lǐng)導審定的工程文件分發(fā)表及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門(mén)。
3.1.7對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。
3.1.8檔案資料室僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登記帳和分類(lèi)登記帳；對分發(fā)各部門(mén)的工程文件資料不進(jìn)行整編作業(yè)。
3.2工程文件資料發(fā)放
3.2.1分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由檔案資料室統一歸口辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由工程部領(lǐng)導確定發(fā)放單位和數量。
3.2.3檔案資料室按工程部領(lǐng)導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程文件資料(當工程施工圖、設備資料份數有限時(shí))，檔案資料室僅提供施工單位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯(lián)系復制，復制的設備資料應加蓋“復制件”印章。
3.2.4分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留存備查。
3.2.5為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現的錯發(fā)現象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應指定領(lǐng)取人名單，并書(shū)面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工程文件資料。
3.3設計修改通知單、工程聯(lián)系單、傳遞及管理規定
3.3.1設計修改通知單、工程聯(lián)系單統一由檔案資料室按設計修改通知單、工程聯(lián)系單中所指定的部門(mén)及時(shí)傳遞并建立簽收記錄。
3.3.2設計修改通知單、工程聯(lián)系單原件一律及時(shí)交檔案資料室歸檔保存，工程結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯(lián)系單的復印件供設計院編制竣工圖。
3.3.3凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時(shí)在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖紙目錄上加蓋設計修改印章，并將變更單復印件及時(shí)放入卷冊?xún)取?/p>
4.檔案部門(mén)職責
參建單位(總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監理、承辦單位)應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。
項目實(shí)行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監督、檢查與指導。并負責組織、協(xié)調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
建設單位各機構：負責對形成或收到的有關(guān)建設項目的前期、設備技術(shù)、工藝、涉外、專(zhuān)利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進(jìn)行收集、積累、整理。
施工單位：整理現場(chǎng)的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、(竣工圖)、設計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進(jìn)行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時(shí)向建設單位提交有關(guān)專(zhuān)項報告。驗證材料及其他監理文件。
試運行單位：負責收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準備和試運行中形成的文件。
施工單位歸檔范圍
負責提交施工，安裝全部技術(shù)記錄(含隱蔽工程的各種資料)。
負責提交分部試運記錄及驗收簽證書(shū)。
負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。
負責提交全部機組建設期間的工程聯(lián)系單及總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
調試單位歸檔范圍
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。
負責提交調試過(guò)程中設備缺陷處理記錄。
負責提交調整試運質(zhì)量驗評表。
負責提交調試過(guò)程中變更設計資料及調試工作總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
設計單位歸檔范圍
負責提交項目(工程)各設計階段的設計文件。
負責提交全部設計修改通知單。
負責按時(shí)提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實(shí)執行竣工圖編制的有關(guān)規定。
負責按時(shí)提交符合國家檔案局相關(guān)制度的全套完整的竣工圖光盤(pán)一套
負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)
質(zhì)量監督部門(mén)(質(zhì)量監督中心站與質(zhì)量監督站)
監理部門(mén)歸檔范圍
負責提交監理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。
監理各專(zhuān)業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質(zhì)量監督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。
負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。
對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回立卷歸檔單位，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關(guān)規定進(jìn)行整改，直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。
凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關(guān)歸檔規定者，不能進(jìn)行工程決算，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。
工程檔案的鑒定和銷(xiāo)毀
1.對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門(mén)使用后回收的圖紙資料，先由申請銷(xiāo)毀的部門(mén)登記造冊，再由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報公司總工及經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。
2.對各單位修改替代后的檔案，檔案部門(mén)應列出銷(xiāo)毀檔案清冊，提出銷(xiāo)毀報告，經(jīng)公司總工及經(jīng)理批準后實(shí)施，并對被銷(xiāo)毀檔案目錄進(jìn)行清除。
3.檔案銷(xiāo)毀必須嚴格執行保密規定，由保安部門(mén)確定銷(xiāo)毀地點(diǎn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，檔案部門(mén)、保安部門(mén)均應指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人必須在銷(xiāo)毀清冊一簽字，檔案銷(xiāo)毀清冊應存檔。
4.在鑒定銷(xiāo)毀檔案時(shí)，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長(cháng)處理。
其它
工程檔案的分類(lèi)、編目、按本工程檔案分類(lèi)編號辦法及規定執行。
檔案、資料、圖書(shū)的提供利用，按本工程檔案、資料、圖書(shū)借閱規定執行。
工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。
檔案庫房管理按本工程檔案庫房管理規定執行。
公司各職能部門(mén)工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門(mén)基建文件材料立卷歸檔范圍、歸檔時(shí)間的規定執行
5.聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光盤(pán)及磁性載體，以聲像為主，輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
5.2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的照片檔案、錄像檔案和相應的文字說(shuō)明。
5.3照片檔案應符合以下要求：
(1)主體明確、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁；
(2)能體現工程竣工后的外觀(guān)、設計特色、地理位置；
(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；
(4)使用數碼相機拍攝，其影像不能進(jìn)行后期加工，光學(xué)分辨率不得小于400萬(wàn)有效像素(不允許插值)。
5.4錄像檔案應符合以下要求：
(1)主題明確、內容連貫簡(jiǎn)潔、影像清晰、鏡頭平穩；
(2)需注明工程項目所在的地理位置、外觀(guān)、周?chē)h(huán)境、人防設施、消防設施、水電設施、保安設施、標準房、標準層、設計特色、建筑特色等；
(3)報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤(pán)(DVD或以上素質(zhì)的格式)。
文字說(shuō)明包括：工程名稱(chēng)、建設單位名稱(chēng)、設計單位、施工單位、地點(diǎn)、開(kāi)工日期、竣工日期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數、攝影日期、攝影者等。
6.檔案、資料、圖書(shū)借閱制度
本公司全部文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著(zhù)既能保守檔案機密，又能充分發(fā)揮檔案、資料為水利建設發(fā)展服務(wù)的效益，凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：
6.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫(xiě)借閱登記即可(注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間)。歸還時(shí)管理人員要對其檢查之后方可歸檔。
6.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意即可。
6.3絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。
6.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經(jīng)理批準方能借閱。
6.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見(jiàn)檔案內容公開(kāi)出去。如遇丟失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。
6.6借閱時(shí)間在兩周以?xún)�，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長(cháng)時(shí)間利用的要經(jīng)主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對后重新借出。對長(cháng)期借閱檔案不歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續借手續的，檔案人員要通知借閱部門(mén)負責人負責催還，否則對其整個(gè)部門(mén)暫停借閱。并嚴格按經(jīng)濟責任制考核辦法執行。
6.7凡借有檔案、資料者，在工作調動(dòng)、單位撤銷(xiāo)、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回檔案室，否則不能辦理調離手續。同時(shí)檔案室如因工作需要有權將檔案、資料調回檔案室。
7.設計修改通知單、工程聯(lián)系單管理規定
7.1設計變更制度
7.1.1應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按本制度執行。
7.1.2各現場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質(zhì)量關(guān)，并努力降低工程造價(jià)。在工程開(kāi)工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會(huì )審，將施工圖中出現的問(wèn)題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時(shí)督促設計單位補充、修改圖紙。
7.1.3工程設計變更的具體經(jīng)辦人是項目部技術(shù)負責人，具體負責與公司總工及使用單位、設計單位、施工承包單位聯(lián)系，并負責分發(fā)設計變更通知單。
7.1.4所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭承諾，事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。
7.1.5設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經(jīng)理負責簽收并報送工程部備確認案后，技術(shù)負責人轉發(fā)專(zhuān)業(yè)工程師組織實(shí)施。
7.1.6各專(zhuān)業(yè)工程師在接到設計變更資料后應當天分發(fā)到施工承包單位、監理單位并監督實(shí)施。
7.1.7設計變更的內容完成后三天內由分管的專(zhuān)業(yè)工程師填寫(xiě)執行結果，并報送項目經(jīng)理審核。
7.1.8經(jīng)審核的執行結果備案登記，作為今后結算的依據。
7.2簽證管理制度
7.2.1簽證涉及到投資、工期等工程內容。為了做到有效控制工程造價(jià)和工期，所有現場(chǎng)管理人員在開(kāi)工前須熟悉合同書(shū)、招投標文件，需審核施工單位提交的施工組織設計，嚴格控制現場(chǎng)簽證。
7.2.2發(fā)生合同中約定可以變更的情況或非施工單位原因造成的工程內容及工程量的增減經(jīng)批準后，且在確保工程技術(shù)標準和質(zhì)量標準保持不變的前提下，方能實(shí)施簽證。工程施工現場(chǎng)簽證由施工單位、工程監理和項目部現場(chǎng)管理人員共同簽證，嚴禁事后補簽。
7.2.3現場(chǎng)簽證單由施工單位報送，經(jīng)現場(chǎng)監理工程師審核簽字蓋章后，由現場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師和項目經(jīng)理復核后，共同簽字并蓋章，簽證有效。
7.2.4一次性簽定金額在10萬(wàn)元以?xún)�，或工期延誤在5天以?xún)�，由現場(chǎng)專(zhuān)業(yè)工程師審核后報項目經(jīng)理審批。超出上述金額(或天數)，項目經(jīng)理需上報公司工程部經(jīng)理，經(jīng)工程部經(jīng)理批準后方可簽證。如遇緊急情況，現場(chǎng)代表可先作處理，但必須按審批程序及時(shí)補辦簽證手續。
7.2.5工程使用材料的質(zhì)量、價(jià)格如有特殊情況需簽證時(shí)，由工程監理、項目部有關(guān)人員共同簽證，必要時(shí)可進(jìn)行招標確定
7.2.6已審核同意的簽證，施工單位必須按期執行，否則，造成的損失由施工單位承擔。由于施工單位對施工圖閱讀不仔細等原因造成的返工不予認可，因此延誤工期由施工單位負責。
7.2.7凡涉及到施工單位為評定優(yōu)質(zhì)工程等需要，而增加的施工管理、技術(shù)設施和部分材料、人工的費用，應由施工單位自行承擔。
8.工程竣工圖編制管理規定
8.1編制竣工圖的形式和深度
8.1.1凡按圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，則由施工單位(包括總包和分包施工單位，下同)在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。
8.1.2凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖(必須是新藍圖)上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說(shuō)明。加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。
8.1.3凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成的，由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪圖；由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關(guān)記錄說(shuō)明，作為竣工圖。重大的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時(shí)，應將相關(guān)項目的竣工圖資料統一整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說(shuō)明。
8.1.4竣工圖一定要與實(shí)際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規格統一，圖面整潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制�？⒐D要經(jīng)承擔施工的技術(shù)負責人審核簽認。
8.2編制竣工圖的分工
8.2.1建設項目實(shí)行總包制的各分包單位應負責編制分包范圍內的竣工圖，總包單位除應編制自行施工的竣工圖外，還應負責匯總整理各分包單位編制的竣工圖�？偘鼏挝辉诮还r(shí)應向建設單位提交總包范圍內的各項完整、準確的竣工圖。
8.2.2建設項目由建設單位分別包給幾個(gè)施工單位承擔的，各施工單位應負責編制所承包工程的竣工圖，建設單位負責匯總整理。
8.2.3建設項目在簽訂承發(fā)包合同時(shí)，應明確規定竣工圖的編制、檢驗和交接等問(wèn)題。
8.2.4建設單位應組織、督促和協(xié)助各設計、施工單位檢驗各自負責的竣工圖編制工作，發(fā)現有不準確或短缺時(shí)，要及時(shí)采取措施修改和補齊。
8.3竣工圖編制的套數大中型項目、重要公用工程和其它特殊性項目的竣工圖至少應編制三套，一套送城建檔案部門(mén)歸檔，二套由生產(chǎn)或使用單位保存。一般小型項目至少編制二套，一套送城建檔案部門(mén)歸檔，一套由生產(chǎn)或使用單位保存，作為維護、改造、擴建的依據。項目竣工圖套數應該在簽訂施工合同時(shí)明確規定。
8.4竣工圖編制費用
竣工圖編制費用以第二條的分工及第三條規定的套數為基準，增加部分的費用由籌建單位負責�？⒐を炇蘸笮枰獜椭频�，復制費用由使用單位負責。
工程資料管理制度10
工程資料是工程的重要組成部分，是項目竣工交付的必備條件，是反映結構工程質(zhì)量的重要文件，也是對工程進(jìn)行檢查、管理、維修、使用的依據，為了加強施工資料的統一管理，提高工程管理水平，真正做到規范化、標準化，確保工程檔案齊全、完整、準確、系統，按照國家規范、標準和河北省有關(guān)規定、《河北省建筑工程技術(shù)資料管理規程DB13（J）35-20xx》，結合本行業(yè)特點(diǎn)、集團的實(shí)際情況，特制訂本制度以規范資料員工作及工程資料管理工作。
1.實(shí)行范圍
本制度適用于天保建設集團有限公司所有施工現場(chǎng)。
2.資料員管理制度
2.1 資料員必須持證上崗；
2.2資料員應對資料工作認真負責，有強烈的責任心，對我單位和上級主管部門(mén)領(lǐng)導檢查發(fā)現的問(wèn)題應積極整改，全力配合資料檢查工作。集團每月月檢、不定期巡檢對各在施項目工程資料檢查時(shí)，各工程資料員必須到場(chǎng)，每月月檢集團部門(mén)都會(huì )提前通知各工程檢查時(shí)間，資料員遲到半小時(shí)或未到場(chǎng)接受資料檢查，第二天將資料報到集團相關(guān)部門(mén)備查，如同一工程同一資料員連續發(fā)生上述情況第二次進(jìn)行警告，第三次進(jìn)行經(jīng)濟處罰，罰款金額為xx元。
2.3 資料員采取優(yōu)勝劣汰方法，技術(shù)質(zhì)量部對天保集團在建工程資料員建立臺賬，每名資料員全年工作表現都會(huì )記錄在冊，對各方面表現較差資料員，集團有權禁止此人擔任天保集團工程資料員。
3.工程技術(shù)資料管理制度
3.1 為了統一和規范建筑工程資料的管理工作，實(shí)現施工單位工程資料的標準化、規范化，依據《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》以及現行施工質(zhì)量驗收標準、規范，工程技術(shù)資料軟件使用應選擇工程所在省建筑資料管理規程軟件，所做資料表格形式、報驗方式、裝訂形式等應符合國家、行業(yè)或地方有關(guān)規定。
3.2 工程各參建單位填寫(xiě)、整理的工程資料應以審批文件、承包合同、設計文件等為依據。
3.3 資料表格為打印形式。紙質(zhì)載體幅面為A4，用紙應韌力大，耐久性強。若手工書(shū)寫(xiě)必須用黑色或碳素墨水。
3.4 總承包單位負責匯總、整理各分承包單位編制的全部施工資料，分承包單位應各自負責分包工程施工資料的整理并移交總承包單位不少于三套。
3.5 應根據《建設工程文件歸檔整理規范GB/T50328-20xx》和地方建設工程項目竣工檔案資料整理規范進(jìn)行資料分類(lèi)裝訂。
3.6 工程資料工作是工程建設過(guò)程的一部分，應納入工程建設全過(guò)程管理并與工程建設同步，及時(shí)收集、整理，保證資料的及時(shí)性。
3.7 為了便于各個(gè)管理環(huán)節銜接，也便于集團公司、上級各領(lǐng)導部門(mén)對資料檢查和對資料員督導工作，施工現場(chǎng)應配備資料室、檔案柜等辦公設施，資料必須放置施工現場(chǎng)，認真做好資料收集、匯總、整理、整改、協(xié)調、歸檔工作，做好接受相關(guān)部門(mén)檢查的準備，做到資料齊全完整。
3.8 工程竣工驗收后15日內整理一套完整資料裝訂成冊提交天保集團技術(shù)質(zhì)量部。
3.9 省優(yōu)質(zhì)工程應留存影像資料，照片、影像應清晰，能體現工程施工位置、施工質(zhì)量、工程特點(diǎn)。
4.工程技術(shù)資料質(zhì)量要求
4.1做到每道工序報驗前相關(guān)資料準備齊全，認真書(shū)寫(xiě)，字跡清楚，項目齊全、準確、真實(shí)，有關(guān)責任方應簽字蓋章，并應按立卷要求歸類(lèi)。禁止出現資料后補、弄虛作假、資料填寫(xiě)不真實(shí)與圖紙設計不符等情況。
4.2 施工過(guò)程中嚴格執行方案審批制度和技術(shù)交底制度，單位工程及分部工程及各專(zhuān)項施工方案由項目技術(shù)負責人編制，公司總工審批；技術(shù)交底由項目技術(shù)員編制，項目技術(shù)負責人審批、交底；方案一經(jīng)審批后應嚴格遵照執行，不得私自更改，并交底到施工人員，嚴禁無(wú)方案、無(wú)交底施工，嚴禁代簽代批方案。按規定應需監理單位審批的需經(jīng)總監理工程師審批合格后遵照執行。施工方案必須工程開(kāi)工前15日內上報審核、審批。
4.3 嚴格按設計要求使用材料，嚴格按見(jiàn)證取樣制度取樣送檢，合格后方可用于施工生產(chǎn)，及時(shí)收集整理試驗報告。
工程資料管理制度11
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類(lèi)保存。由項目技術(shù)負責人負責施工圖、技術(shù)核定單、變更通知單的收發(fā)，負責編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時(shí)標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數，文件發(fā)放人應填寫(xiě)《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數量發(fā)放文件，并做好編號及登記。
3、文件領(lǐng)用人在收到文件和資料時(shí)，應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過(guò)程中，文件使用部門(mén)應及時(shí)撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時(shí)，應向文件發(fā)放部門(mén)辦理更換手續，交回破損文件，補發(fā)新文件、編號不變，文件發(fā)放部門(mén)應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后，應向文件發(fā)放部門(mén)辦理補領(lǐng)手續，在補領(lǐng)申請時(shí)必須作出書(shū)面說(shuō)明，文件發(fā)放部門(mén)在補發(fā)文件時(shí)應重新進(jìn)行分發(fā)編號，并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單，項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責編制技術(shù)性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時(shí)，應由文件更改人或更改部門(mén)填寫(xiě)《文件和資料更改申請表》，說(shuō)明更改的理由依據和更改內容，如更改涉及其它部門(mén)時(shí)，應重新會(huì )審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時(shí)，則該人應得到相應的授權書(shū)和文件審批所需的有關(guān)背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件，由審批人填寫(xiě)《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關(guān)部門(mén)。
d.文件持有人根據《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應處進(jìn)行更改，但應確保內容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后，文件更改部門(mén)應將更改內容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的文件應在文件的使用場(chǎng)合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領(lǐng)導報告，批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規定辦理。
c.文件管理人在調離崗位或存檔時(shí)，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時(shí)，由需要人填寫(xiě)《文件和資料復印審批表》，應經(jīng)主管部門(mén)或部門(mén)負責人批準，規定復印的份數、編號，發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時(shí)借閱文件的人員應填寫(xiě)《文件和資料借閱申請單》，經(jīng)文件管理部門(mén)負責人批準后方可借閱，借閱后必須及時(shí)歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
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