文件收發(fā)管理制度（通用10篇）

　　在不斷進(jìn)步的社會(huì )中，各種制度頻頻出現，制度是指一定的規格或法令禮俗。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編整理的文件收發(fā)管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　文件收發(fā)管理制度 篇1

　　文件管理內容主要包括外部來(lái)函、電郵、資料和本公司內部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類(lèi)文件外來(lái)和內發(fā)統一由總經(jīng)辦歸口管理

　　一、收文的管理與公文的簽收

　　1.公司所有文件(除董事長(cháng)、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專(zhuān)人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí)，需注意檢查封口，對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門(mén)并登記差錯文件的文號。

　　二、公文的編號保管

　　1.文件拆封和簽收后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”作分類(lèi)登記編號、保管。

　　2.本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　三、公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據文件內容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領(lǐng)導或分管領(lǐng)導閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據等可由總經(jīng)辦直接分轉處理。如涉及幾個(gè)部門(mén)會(huì )辦的文件應同各部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉收發(fā)員應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門(mén)如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)應按批示次序依次傳閱最遲不得超過(guò)兩天特殊情況例外。

　　四、文件的傳閱與督辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時(shí)間當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”總經(jīng)辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后應交收發(fā)員切忌橫傳。

　　5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復印或摘抄原件應及時(shí)歸檔保存。

　　6.按照閱文范圍。一線(xiàn)員工。一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習相關(guān)文件�；蛴煽偨�(jīng)辦通知到單位閱文。

　　五、發(fā)文的規定

　　1.公司上報下發(fā)正式文件的權力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2.各下屬公司、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核。

　　3.對公司影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　六、發(fā)文的范圍

　　1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：

　　(1)公布公司規章制度

　　(2)轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的文件

　　(3)公布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項

　　(4)公布單位重大建設、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

　　(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報

　　(6)其他相關(guān)重大事項

　　3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：

　　(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定

　　(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常工程、技術(shù)、管理、建設工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執行一般不用發(fā)文。

　　5.各部門(mén)如會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以部門(mén)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　七、發(fā)文程序規定

　　1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門(mén)應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

　　2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。

　　3.文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿部門(mén)與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級。

　　4.總經(jīng)辦應根據董事長(cháng)和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿。

　　5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導核稿對文稿內容、質(zhì)量負責。

　　6.對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚。

　　7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權限的規定分別呈送董事長(cháng)、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)。

　　8.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統一編號送打字室打印。

　　9.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名。

　　10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專(zhuān)人按數印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

　　八、文件的借閱和清退

　　各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

　　借閱文件應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。

　　文件的立卷與歸檔范圍

　　凡下列文件統一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責歸檔

　　(1)上級部門(mén)來(lái)文包括上級對本部門(mén)報告、申請的批復

　　(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等

　　(3)高層會(huì )議、行政辦公會(huì )議、中層干部會(huì )議、全體職工大會(huì )以及各種例會(huì )記錄

　　(4)總經(jīng)理辦公會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等

　　(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果

　　(6)參加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本單位在會(huì )上匯報表言材料等

　　(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料

　　(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品

　　(9)單位日志和大事記

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。

　　九、立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2.立卷時(shí)要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料要及時(shí)立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　十、文件的銷(xiāo)毀

　　1、對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，總經(jīng)辦應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應在總經(jīng)辦收發(fā)員文書(shū)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監督下銷(xiāo)毀。

　　文件收發(fā)管理制度 篇2

　　一、編制目的

　　為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規范性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

　　三、相關(guān)職責

　　1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發(fā)和輪閱文件。

　　2.綜合辦公室負責文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

　　四、文件收發(fā)程序

　　1.凡上級和有關(guān)部門(mén)發(fā)、送本公司的文件，均應由綜合辦公室專(zhuān)人負責開(kāi)拆、登記。

　　2.收到文件要及時(shí)拆封，及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次，對需送閱的文件應登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強的會(huì )議通知和文件等，應立即交總經(jīng)理閱簽。

　　3.各類(lèi)文件送閱前由綜合辦公室負責人擬辦，并提出擬辦意見(jiàn)。

　　4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件，由綜合辦公室專(zhuān)人負責及時(shí)轉交有關(guān)職能部門(mén)辦理。如需復印、打印的文件，則由承辦部門(mén)按規定辦理。

　　5.各職能部門(mén)需要發(fā)文件，先由各職能部門(mén)自行擬稿，經(jīng)部門(mén)負責人審稿，交辦公室負責人核稿，再交分管副總經(jīng)理審核，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　6.收到已簽發(fā)的文件后，辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)編好文號，確定印制份數，并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數等記入發(fā)文登記簿。同時(shí)，留二份與底稿一并歸檔。

　　7.文件材料一般由各職能部門(mén)裝訂封發(fā)，送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時(shí)需注明，由綜合辦公室按有關(guān)規定辦理。

　　五、文件輪閱程序

　　1.文件輪閱由辦公室專(zhuān)人負責。各部門(mén)輪閱文件一般不超過(guò)兩天。因故不能及時(shí)輪閱的，應將文件送回，待后補閱。

　　2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的，應經(jīng)辦公室負責人同意，辦理有關(guān)登記手續，借閱時(shí)間一般不超過(guò)五天，復印件應妥善保管。

　　3.文件輪閱完畢，辦公室專(zhuān)門(mén)人員應及時(shí)收集、整理，分類(lèi)存查，并按規定立卷歸檔。

　　六、其他

　　1.本制度自簽發(fā)之日起執行。

　　2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

　　文件收發(fā)管理制度 篇3

　　1.目的：

　　為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。

　　2.適用范圍：

　　適用于公司、分公司、項目部文件管理過(guò)程。

　　3.職責

　　3.1董事長(cháng)負責批準企業(yè)綜合管理手冊。

　　3.2總經(jīng)理負責批準各系統管理分手冊。

　　3.3公司各分管領(lǐng)導對本系統文件進(jìn)行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關(guān)內容。

　　3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來(lái)文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統一控制管理。

　　3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫(xiě)，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實(shí)施細則等管理性文件的適用性，負責山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

　　3.6公司各職能部門(mén)負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門(mén)出臺的各項管理制度、管理辦法、實(shí)施細則、作業(yè)指導書(shū)、目標指標等管理性文件的會(huì )簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實(shí)施與管理。

　　3.7各職能部門(mén)識別出適用的法律法規標準規范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò )中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監控部、安全監控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規及其他要求清單。

　　3.8公司職能部門(mén)、分公司、項目部設專(zhuān)兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理；

　　3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

　　文件收發(fā)管理制度 篇4

　　1、總經(jīng)辦設專(zhuān)人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時(shí)拆封、分類(lèi)、編號登記和傳閱。一般文件收到后應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會(huì )議通知收到后立即拆封送閱。

　　2、一般通知、便函等可由總經(jīng)辦直接送至有關(guān)部門(mén)辦理；其余文件均應交公司領(lǐng)導批示后，再由總經(jīng)辦專(zhuān)人按批示范圍進(jìn)行送閱，嚴禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。

　　3、凡本公司外發(fā)的文件，應嚴格按照上級有關(guān)公文處理的辦法及公文格式進(jìn)行草擬、批發(fā)、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規范，嚴禁多頭主送，并由總經(jīng)辦統一進(jìn)行登記編號。

　　4、部門(mén)或個(gè)人借閱文件，應辦理借閱手續，總經(jīng)辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書(shū)檔案管理有關(guān)規定分類(lèi)整理，裝訂成冊，歸檔。

　　5、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢后應立即退回，并核點(diǎn)份數，隨時(shí)存檔。絕密文件，僅限于直接有關(guān)人員經(jīng)領(lǐng)導批準后在文件保管處閱讀。

　　6、如文件丟失或違反保密制度，發(fā)生泄密的，除及時(shí)報告組織人事部外，還須向有關(guān)領(lǐng)導報告，情況嚴重的應提交領(lǐng)導給予責任人必要的處理。

　　文件收發(fā)管理制度 篇5

　　1、收文制度：

　�。�1）簽收。上級機關(guān)或外單位專(zhuān)人送來(lái)的收文，由校辦工作人員簽收：到上級機關(guān)領(lǐng)取收文，由領(lǐng)取人簽收：簽收人應將收件及時(shí)移交校辦。

　�。�2）拆封。拆封由校辦工作人員辦理，其他人員未經(jīng)同意不得私自拆封。有具體領(lǐng)導“親收”的信件，應交領(lǐng)導自己辦理。密件必須由校領(lǐng)導拆封。

　�。�3）批辦。由校長(cháng)根據收文的內容和要求作出批示。

　�。�4）傳閱。傳閱范圍由校長(cháng)確定，再由校辦工作人員調度傳閱工作。

　�。�5）歸卷。文件閱辦完畢后分類(lèi)歸檔。

　　2、發(fā)文制度：

　�。�1）擬稿。學(xué)校的文件由辦公室負責起草和審核，各部門(mén)的文件由各部門(mén)負責起草，并送分管領(lǐng)導審核。

　�。�2）簽發(fā)。各部門(mén)的文件及時(shí)送交校長(cháng)審核簽發(fā)。

　�。�3）發(fā)文。文件經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后，由校辦進(jìn)行統一編號發(fā)文。

　�。�4）歸卷。所有發(fā)文的底稿及正式文件進(jìn)行歸檔。

　　文件收發(fā)管理制度 篇6

　　一、一般

　　1、技術(shù)文件是我們公司的核心秘密，是我們公司持續發(fā)展和在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保證，公司的技術(shù)文件歸公司所有。

　　2、為規范公司技術(shù)文件管理，明確文件編制的準確性、完整性、技術(shù)文件編制、簽名、變更、保存等相關(guān)資料，確保技術(shù)文件的準確性和有效管理，特制定本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)技術(shù)文件管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)文件和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段：計劃設計、質(zhì)量保證概述、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢查要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段3360原理圖、打印布局、產(chǎn)品編程手冊、機械原理圖、編程設備刻錄文件、可編程設備源代碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計審查記錄表。

　　3)產(chǎn)品調試階段3360產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊接明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段3360設計開(kāi)發(fā)摘要、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須遵守國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相關(guān)部門(mén)編制，各部門(mén)要對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、提交技術(shù)文件

　　1.在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期內，設計師應根據技術(shù)文檔規范認真完成各文檔的編寫(xiě)工作，以確保技術(shù)文檔的完整性。

　　2.在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的每個(gè)階段，設計師都必須及時(shí)提交設計文件并保存在公司的服務(wù)器上。每當設計文件發(fā)生重大更改時(shí)，設計師都必須重新提交文件，更新服務(wù)器上的文件，確保開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3.設計文件的提交以starteam為準，設計師應根據提交的文件類(lèi)別提交到starteam的相應目錄。

　　4.對于提交的文件，任何人都不能故意從服務(wù)器中刪除。

　　四、技術(shù)文件的保管

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審查和批準。技術(shù)文件編制必須嚴格執行編制、校對、審查三級把關(guān)制度。明確各級責任、權利、利益。

　　2、技術(shù)文檔必須在標題欄的編號、名稱(chēng)、日期、設計、校對、審計、批準等欄中簽名完備，簽名不完善的技術(shù)文檔不能用于存檔。

　　3、文件簽名分為紙質(zhì)文件簽名、電子文件簽名、光盤(pán)簽名。其中紙質(zhì)文檔簽名必須用手寫(xiě)在紙質(zhì)文檔上，電子文檔簽名必須作為注釋簽署starteam，光盤(pán)簽名必須作為一個(gè)整體簽署光盤(pán)封面上的標簽。

　　4、各種存檔文件確認后，簽名完成后才能進(jìn)行存檔工作。歸檔文件應在公司服務(wù)器上保留1套2套3360套以供審閱。把一套烤成光盤(pán)保管。

　　5、應在用于存儲歸檔文件的光盤(pán)或其盒子上粘貼標簽，標簽上應顯示光盤(pán)的大致信息(如名稱(chēng)、編號、簽名信息等)。

　　6、歸檔文件時(shí)要填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，對歸檔文件進(jìn)行實(shí)際完整的規范性檢查，合格后才能歸檔。

　　五、技術(shù)文件貸款

　　1.任何職員不得個(gè)人傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持未經(jīng)授權的文件。

　　2.如果工作需要，需要借用技術(shù)文件，請要求相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》。然后，您可以獲得相應的批準，從公司服務(wù)器下載該文件并進(jìn)行審閱。

　　3.對借來(lái)的文件不能私自印刷、傳閱，不能泄露借來(lái)的文件的秘密。

　　4.如果有特殊情況，需要將文件轉交他人或攜帶，必須得到相關(guān)領(lǐng)導的批準。

　　5.查閱文件后，應在相關(guān)人員監督下徹底刪除貸款文件，并補充整個(gè)《借閱文件記錄表》。

　　六、追究責任

　　各部門(mén)要嚴格遵守上述規定，如果因不遵守上述規定而丟失或泄露公司技術(shù)文件，公司將根據相關(guān)秘密規定受到罰款處罰和公司內部處罰，情節嚴重的人將保留追究法律責任的權利。

　　文件收發(fā)管理制度 篇7

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍：適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括：

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段：方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段：原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調試階段：產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段：設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套：一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的.文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

　　文件收發(fā)管理制度 篇8

　　1、目的

　　為規范本公司文件分類(lèi)、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門(mén)的文件管理工作。

　　2、職責

　　2.1總經(jīng)理負責公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責管理中心文件的審批。物業(yè)部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門(mén)主管負責本部門(mén)文件的擬制與審核，及負責本部門(mén)對公司內部發(fā)文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類(lèi)

　　3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；

　　3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

　　3.3平行文：信函，會(huì )議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發(fā)文統一使用以上文件類(lèi)別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來(lái)確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來(lái)處理或答復文件中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據，講述什么事情，解決什么問(wèn)題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開(kāi)頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標點(diǎn)符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀(guān)為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說(shuō)明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側，專(zhuān)行空兩格注明"附件：xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無(wú)附件的，無(wú)須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名：落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關(guān)于書(shū)信中具名的位置；如果正文恰好占滿(mǎn)全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁(yè)無(wú)正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期：

　　4.9.1一般應寫(xiě)發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會(huì )議經(jīng)過(guò)的文件應寫(xiě)經(jīng)過(guò)的日期；

　　4.9.3重要的文件寫(xiě)簽發(fā)的日期；

　　5、文號

　　5.1根據文件類(lèi)別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序對文件進(jìn)行統一編號；具體文號編制規則見(jiàn)附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業(yè)部統一管理；

　　5.3發(fā)文部門(mén)需到以上部門(mén)登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發(fā)文或內部重要文件都應加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；

　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作：

　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責，應本著(zhù)負責精神，仔細閱讀文稿，實(shí)事求是地擬寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還擬文人重新撰寫(xiě)；

　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門(mén)填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫(xiě)《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門(mén)辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標題、文件編號、發(fā)文日期、份數、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門(mén)人員進(jìn)行保管。

　　7.9歸檔。各部門(mén)定期將本部門(mén)已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。

　　文件收發(fā)管理制度 篇9

　　局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規范化，特規定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負責人、分管領(lǐng)導初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導審核，主管區領(lǐng)導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導會(huì )簽，方可發(fā)出。

　　(二)經(jīng)局領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交辦公室統一登記、分類(lèi)編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。

　　(三)行文規則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進(jìn)行。

　　二、收文處理

　　(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門(mén)轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導閱示或送有關(guān)科室辦理。

　　(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送局領(lǐng)導批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導后辦理，辦公室根據文件內容、領(lǐng)導批示予以催辦。

　　(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時(shí)，辦公室應根據文件內容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。

　　(四)一般公文通過(guò)局內網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專(zhuān)人傳送。

　　(五)凡外出開(kāi)會(huì )、學(xué)習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　三、保密文件收發(fā)管理

　　(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷(xiāo)毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。

　　(二)制發(fā)文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，送局領(lǐng)導審批后印發(fā)。

　　(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導批準，并要妥善保管。

　　(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì )上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。

　　(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時(shí)歸還。

　　(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

　　(七)銷(xiāo)毀保密文件、保密資料時(shí)，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導批準，送區保密局指定的地點(diǎn)處理，嚴禁將文件出賣(mài)給廢品收購站。

　　文件收發(fā)管理制度 篇10

　　1、學(xué)校各部門(mén)對學(xué)校以上文件的收發(fā)，傳遞，閱辦，保管，存檔要有專(zhuān)人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。各部門(mén)、年組取的文件要有專(zhuān)人保管，并按要求定期交回。

　　2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后，由專(zhuān)人拆封，認真核對份數，統一編號，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí)，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記（簽字）手續。

　　3、傳閱文件有專(zhuān)夾。做到及時(shí)，準確，去向清楚；達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。

　　4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批，本人（借閱者）簽字手續，閱后及時(shí)歸還。

　　5、繳毀文件有清單。對清繳上來(lái)的文件，按規定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷(xiāo)毀的銷(xiāo)毀，無(wú)論是存檔，上交或是銷(xiāo)毀，都必須分類(lèi)列出清單備查。

　　6、存放文件有專(zhuān)柜。需要繼續保存的文件，要設專(zhuān)柜專(zhuān)人分類(lèi)保管，存放文件的室內要有晝夜值班人員，確保文件管理安全。

　　7、秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。

　　8、上級召開(kāi)會(huì )議由領(lǐng)導帶回的文件，一律交文秘人員登記，保管干部調動(dòng)工作，事先要把文件交清。

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