檔案管理制度15篇
隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理制度1
一、總則
為加強公司會(huì )計檔案的科學(xué)管理，特制定本辦法。
二、會(huì )計檔案的界定和主管
會(huì )計檔案是指公司會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算材料。
財務(wù)部為會(huì )計檔案主管部門(mén)。
財務(wù)部建立和健全會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷(xiāo)毀等管理制度。
公司接受上級財政機關(guān)和檔案業(yè)務(wù)機關(guān)的業(yè)務(wù)指導、監督與檢查。
三、會(huì )計檔案管理
財務(wù)部對每年形成的會(huì )計檔案，按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管1年。期滿(mǎn)后原則上編造清冊移交公司檔案部門(mén)。
檔案部門(mén)接受保管的會(huì )計檔案，原則應當保持原卷冊的封裝;個(gè)別需拆封重新整理的，會(huì )同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
會(huì )計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
公司內查閱會(huì )計檔案要按規定辦理手續。上級機關(guān)或外單位需要查閱的，要經(jīng)公司領(lǐng)導批準，且派專(zhuān)人陪同閱看;原件不得借出。
下屬單位(分、子公司)撤并，會(huì )計檔案應隨同轉移到上級控股公司或指定部門(mén)，并辦理好交接手續。
各種會(huì )計杰案的保管期限，可分人永久、定期二類(lèi)，詳見(jiàn)會(huì )計檔案保管期限表。保管期限從會(huì )計年度終了后的第一天起算。
會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀的，由公司檔案或財務(wù)部提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并嚴格審查，編造會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，報經(jīng)主管批準后銷(xiāo)毀。對尚未了結的債權、債務(wù)和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束為止。
由財務(wù)和檔案部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。會(huì )計檔案銷(xiāo)毀前，監銷(xiāo)人應認真清點(diǎn)核對：銷(xiāo)毀后在銷(xiāo)毀清冊上簽名，并將監銷(xiāo)情況上報有關(guān)領(lǐng)導。
四、附則
本辦法由財務(wù)部會(huì )同檔案部門(mén)解釋、執行，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。
檔案管理制度2
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類(lèi)造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細則。
4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
十一、附件：集團各分子公司各部門(mén)存檔及備案范圍
檔案管理制度3
酒店員工培訓檔案管理規定
1、總則
為將員工的培訓情況及時(shí)準確地記入個(gè)人培訓檔案,以便準確掌握員工培訓情況,更好地進(jìn)行監督和管理,特制定本規定。
2、適用范圍
地面服務(wù)部所有經(jīng)過(guò)各類(lèi)培訓的干部、員工。
3、職責
3.1 地面服務(wù)部市場(chǎng)業(yè)務(wù)部負責員工ⅰ級和ⅱ極培訓檔案的統一管理。
3.2 各單位負責本部門(mén)員工ⅲ級培訓檔案的統一管理。
4、培訓檔案管理
培訓檔案是證明員工接受過(guò)某種培訓的依據。
4.1 檔案記錄
4.1.1 檔案記錄的內容應包括:培訓時(shí)間、地點(diǎn)、內容、課時(shí)、考勤、考試或考核成績(jì)、證書(shū)編號及有效期、教員姓名。
4.1.2 檔案的記錄應及時(shí)準確。不需要發(fā)放證書(shū)的,應在培訓結束后5日內完成檔案的記錄工作;需要發(fā)放證書(shū)的,應在收到證書(shū)后5日內完成檔案的記錄工作。
4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內容。
4.2檔案的維護
4.2.1 檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護,維護內容包括:檔案記錄項目、內容、格式的變更情況及資料整理情況。
4.3 檔案的使用
4.3.1應妥善保管檔案材料,凡需要查詢(xún)記錄情況的應向該部門(mén)提出申請,得到其行政正職同意后,方可使用檔案。
4.3.1 檔案資料未經(jīng)管理職責部門(mén)經(jīng)理批準,不得帶出培訓檔案的保存地點(diǎn)或進(jìn)行復制。
4.3.2 各培訓檔案管理部門(mén)應對員工培訓檔案的使用情況做好記錄,并填寫(xiě)《員工培訓檔案使用記錄》。
4.4 檔案的保存
4.4.1 員工的培訓檔案應長(cháng)期保存。
檔案管理制度4
一、檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，學(xué)校所有工作部門(mén)均應按照上級教育部門(mén)和的規定進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學(xué)期的檔案，原則上由行政、德育、教學(xué)、總務(wù)、安全辦分塊建檔，每學(xué)期末，統一匯總交學(xué)校檔案室歸檔管理。學(xué)校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務(wù)處和政教處必須明確專(zhuān)人分管本部門(mén)工作。如有人員調動(dòng)，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關(guān)檔案工作的規定的業(yè)務(wù)，及時(shí)、認真、規范地做好檔案工作，并做好歸檔記錄。
四、學(xué)校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內進(jìn)行。特殊情況須經(jīng)校長(cháng)同意才能借出檔案室外，并于當天歸還。
五、借閱檔案要履行借閱登記手續。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內容需征得管理員同意。
學(xué)校印章管理辦法
一、印章是學(xué)校各項管理活動(dòng)中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關(guān)系到學(xué)校各項管理活動(dòng)的開(kāi)展，為規范和加強對各類(lèi)印章的管理，特制定本辦法。
二、凡冠有“深圳市龍崗區xxxx初級中學(xué)”字樣的各部門(mén)印章和各種業(yè)務(wù)專(zhuān)用章，以及校領(lǐng)導的簽名章，均適用本辦法。
三、印章的刻制統一由學(xué)校辦公室審核、辦理、備案、保留印模、發(fā)文啟用并監督使用。
四、學(xué)校印章是學(xué)校職權的合法代表，主要使用在學(xué)校對外出示的證明、證書(shū)、合同、公文（函）等文書(shū)上。
五、印章是行使組織權力的外在表現形式，學(xué)校任何部門(mén)必須嚴格在本部門(mén)的權限范圍內使用印章，不得越權用印。
六、學(xué)校各部門(mén)印章使用，應經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導審批同意后方可用印。
七、經(jīng)學(xué)校研究決定撤銷(xiāo)的部門(mén)，應將原有印章交由學(xué)校辦公室統一歸檔。
八、“深圳市龍崗區xxxx初級中學(xué)”印章和校領(lǐng)導簽名章統一由學(xué)校辦公室負責管理，學(xué)校各部門(mén)的印章由本部門(mén)負責管理。
九、各部門(mén)領(lǐng)導對印章的管理負責，并指定政治上可靠，有高度組織性、紀律性的人作為部門(mén)的監印人，負責管理本部門(mén)印章。
十、監印人必須親自用印，用印前必須按各級用印負責人的審批意見(jiàn)，審查用印文件的內容、格式，確認無(wú)誤后方可用印。蓋印時(shí)要求圖章清晰、端正，位置適當（一般應蓋在文件的落款與日期之間，跨年壓月處），蓋印后要保存好用印依據材料，并做好詳細登記，以備查考。
十一、監印人對印章必須妥善保管，不準隨便將印章放在桌子上，監印人不在時(shí)必須把印章鎖好，以防丟失，如有丟失要立即報失。
十二、各部門(mén)越權用印，監印人不按規定用印及因監印人管理不善造成印章丟失的，屬工作失職行為并追究當事人責任；嚴重越權用印行為或造成學(xué)校重大損失的，按嚴重失職和重大責任事故處理，追究當事人的行政責任和經(jīng)濟責任。
對于未經(jīng)、公章的，學(xué)校將追究部門(mén)領(lǐng)導的行政責任，對因此造成損失的，學(xué)校還將追究其經(jīng)濟責任或法律責任。
檔案管理制度5
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門(mén)和工作人員，務(wù)必遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，務(wù)必經(jīng)檔案人員帶給，任何人不得直接動(dòng)用。
三、借閱檔案務(wù)必嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng )造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續，未經(jīng)批準的，嚴禁帶給利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導和主管部門(mén)批準。復制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續帶給，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權外供。對于擅自向外轉借、帶給圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，務(wù)必追查職責，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事職責。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷(xiāo)毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權處理或自行銷(xiāo)毀。
七、發(fā)現有關(guān)泄密事件，應立即報告，及時(shí)追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀(guān)、探親、訪(fǎng)友，出入公共場(chǎng)所。
十、單位領(lǐng)導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。
檔案復制制度
1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負責人同意；復制機密檔案材料（局會(huì )議記錄等）須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導審批后方可復制。
2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復制。
3、復制后要及時(shí)進(jìn)行登記。
檔案管理制度6
1.總則
1.1為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；2.2公司股東會(huì )、董事會(huì )形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度體系、內部發(fā)文；2.4公司有效證照、證件、印章；2.5公司獲得的榮譽(yù)資料；2.6公司年度工作計劃及資金計劃；2.7會(huì )計憑證、報表、財務(wù)分析；2.8各項計劃、檢查、總結；
2.9公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄、相關(guān)照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料；2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個(gè)內容：部門(mén)代碼、檔案編號、文件名稱(chēng)、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁(yè)碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 3.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務(wù)部、技術(shù)部、市場(chǎng)部的名稱(chēng)代碼可分別設置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門(mén)下屬的各項分類(lèi)可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的中文名稱(chēng)的首寫(xiě)字母或漢字來(lái)代替，具體代碼可列表說(shuō)明。 3.3.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應統一在文件首頁(yè)正面的右上角標明檔案編號。如漏頁(yè)等有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備注欄內。在每頁(yè)目錄下注明立卷人姓名和日期。 3.4.立卷的質(zhì)量標準：a)歸檔文件完整齊全；b)分類(lèi)清楚；c)標題確切易查找；d)卷內排列系統、條理；e)保管期限準確；f)卷皮書(shū)寫(xiě)工整；g)裝訂整理結實(shí)、美觀(guān)。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門(mén)代碼、撰寫(xiě)人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20xx年1月1日，將市場(chǎng)部商務(wù)李四交管的20xx年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四20xx年6-12月下單統計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專(zhuān)用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時(shí)應該用移動(dòng)硬盤(pán)或者光盤(pán)進(jìn)行備份。 3.7.文件類(lèi)以電子文檔形式存檔時(shí)，應盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì )、董事會(huì )形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽(yù)資料；
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 4.2 10年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；
4.3 5年保存：公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、會(huì )議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀(guān)學(xué)習、考察和參加各種會(huì )議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.4 1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者；4.5財務(wù)類(lèi)檔案按照會(huì )計相關(guān)法律規定存檔。
5.歸檔
各部門(mén)檔案管理人員應本著(zhù)認真、負責、保密的態(tài)度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的'完整性、及時(shí)移交和保密負責。技術(shù)部、銷(xiāo)售部、行政部、財務(wù)部及市場(chǎng)部，各自整理保管內部檔案，除財務(wù)部外，其他部門(mén)在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門(mén)分類(lèi)，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門(mén)指定檔案管理員負責。
5.3各部門(mén)檔案管理人員的職責：應及時(shí)將應歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時(shí)由幾個(gè)部門(mén)參與辦理時(shí)，由主辦部門(mén)負責收集形成的文件資料。 5.5各部門(mén)需歸檔的文件
5.1.1 a)行政部門(mén)
公司文件：公司章程、董事會(huì )及股東會(huì )紀錄、政府機關(guān)核準文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類(lèi)文件（電子文檔）；
第4頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 b)人事類(lèi)文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培養和服務(wù)協(xié)議書(shū)、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價(jià)表、員工入職體檢表、員工簡(jiǎn)歷、員工身份證復印件、員工學(xué)歷證明復印件；
c)行政類(lèi)文件：各種會(huì )議記錄及會(huì )議紀要（電子文檔）、以行政部門(mén)名義簽訂的合同、公司各類(lèi)照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類(lèi)單據、公積金相關(guān)的各類(lèi)單據、員工保險單。
5.1銷(xiāo)售部門(mén)
標書(shū)、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單
5.2財務(wù)部門(mén)
會(huì )計憑證、財務(wù)報表、匯帳憑證、會(huì )計報表、總分類(lèi)賬、庫存商品明細賬、明細分類(lèi)賬、審計報告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷(xiāo)售卡、員工銷(xiāo)售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶(hù)報表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶(hù)升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術(shù)部門(mén)工程設計圖
5.4市場(chǎng)部
客戶(hù)資料（電子文檔）、滿(mǎn)意度調查表及結果、廠(chǎng)商活動(dòng)簽到表、廠(chǎng)商活動(dòng)申請資料（電子文檔）、廠(chǎng)商活動(dòng)資料（電子文檔）、廠(chǎng)商活動(dòng)總結資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門(mén)建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門(mén)、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。
第5頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02 6.2.借閱檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛(ài)護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線(xiàn)和涂改，閱后及時(shí)歸還。
6.4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁(yè)數，是否有遺失損壞等情況，如有問(wèn)題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門(mén)如有撤銷(xiāo)、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。
6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負責人以外任何人不準借閱。
7.復印
7.1檔案原則不準復印，若各部門(mén)因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門(mén)、人員要到各部門(mén)檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門(mén)經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。
7.2復件管理部門(mén)負責人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對復件的保密性負責。
8.銷(xiāo)毀
8.1檔案銷(xiāo)毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報部門(mén)經(jīng)理核準呈報總經(jīng)理批準銷(xiāo)毀。 8.2檔案銷(xiāo)毀一般采用碎紙機，由各部門(mén)檔案管理人員和綜合管理部負責人同時(shí)執行。
9.相關(guān)記錄
9.1 I-01-05 《公司檔案借閱登記表》 9.2 I-01-06 《公司檔案借閱申請表》 9.3 I-01-07 《公司檔案銷(xiāo)毀申請表》
檔案管理制度7
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
�。ㄒ唬┕巨k公室負責公司檔案管理工作，設置專(zhuān)門(mén)的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開(kāi)發(fā)、利用、銷(xiāo)毀等各項工作。
�。ǘn案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門(mén)上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動(dòng)按時(shí)收回各部門(mén)使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規則整理、分類(lèi)、立卷，分類(lèi)規范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，并做好登記，保證檔案資料安全無(wú)損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統，實(shí)行數字化管理；
9、遵守保密制度。
�。ㄈ└鞑块T(mén)管理職責
1、按本制度規定保管好本部門(mén)暫時(shí)保存的檔案資料；
2、及時(shí)將本部門(mén)經(jīng)辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門(mén)借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
�。ㄒ唬w檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì )議紀要、批復、認定、政策法規信息、標準、信函、法律文書(shū)、公示信息等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門(mén)上報的各種申請、請示、報告、匯報、說(shuō)明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書(shū)、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來(lái)資料；
4、公司內部形成的各種文件、通知、會(huì )議資料、決議、決定、意見(jiàn)、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡(jiǎn)訊等；
5、公司制訂的各類(lèi)管理制度、規定、辦法、作業(yè)指導書(shū)、操作規程、安全規程、責任制、責任書(shū)、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書(shū)等資料；
7、公司產(chǎn)品立項、設計、開(kāi)發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說(shuō)明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；
8、公司各類(lèi)設備在設計、制作、安裝、調試、技術(shù)改造、使用過(guò)程中形成的圖紙、記錄以及使用說(shuō)明書(shū)等設備資料；
9、公司各類(lèi)基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節中的各類(lèi)報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類(lèi)財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；
12、人員招聘、培訓、調動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書(shū)、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類(lèi)報刊、期刊、文獻、圖書(shū)等資料以及參加外部會(huì )議或培訓取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說(shuō)明書(shū)等資料；
16、公司組織開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤(pán)、磁帶、電子存儲設備等資料；
18、其他具有保存價(jià)值的資料。
�。ǘw檔資料收集
1、結合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過(guò)十年的可轉入檔案室；
人事檔案由人事管理部門(mén)管理；
生產(chǎn)管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案，在部門(mén)日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門(mén)管理；
其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門(mén)應主動(dòng)上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門(mén)均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門(mén)名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門(mén)印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說(shuō)明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門(mén)形成或接收的應存檔資料,由部門(mén)負責人(或各線(xiàn)副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時(shí)由檔案管理人員在報賬單據上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷(xiāo)。部門(mén)如需使用，可從檔案室借出或復印。
5、公司人員外出參會(huì )帶回的資料,在報銷(xiāo)差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類(lèi)應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門(mén)兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門(mén)兼職檔案人員應積極配合和支持。
�。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應為原件，因故無(wú)原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應與其文字說(shuō)明一并歸檔；
具有永久長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
�。ㄋ模w檔時(shí)間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書(shū)資料和各部門(mén)日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門(mén)代為保管。
3、報刊于次月初從各部門(mén)收回歸檔；
雜志、圖書(shū)資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個(gè)月內歸檔。
�。ㄎ澹w檔移交
1、各部門(mén)的兼職檔案管理人員（部門(mén)核算員）應檢查本部門(mén)歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門(mén)或項目負責人簽字核準后向檔案部門(mén)移交。重要項目的文件資料移交時(shí)應編寫(xiě)歸檔說(shuō)明。
2、檔案管理部門(mén)接收時(shí)應全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
�。ㄒ唬┦占怯�
1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時(shí)，須逐件分類(lèi)登記，詳細記錄資料名稱(chēng)、交件日期、部門(mén)和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應按資料類(lèi)別存放到相應地點(diǎn)，將資料名稱(chēng)和頁(yè)碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱(chēng)和存放地點(diǎn)按類(lèi)別登記到檢索簿中，同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統。
�。ǘn案分類(lèi)
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類(lèi)：
A——股權類(lèi)：公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會(huì )議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類(lèi)：
01——公司內部文書(shū)資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì )議紀要、決議、決定、意見(jiàn)、簡(jiǎn)訊，公司制訂的各類(lèi)規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)形成的相關(guān)文字資料，黨團工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類(lèi)管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責任制、責任書(shū)等；
按小類(lèi)立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門(mén)上報的各種請示、申請、報告、匯報、說(shuō)明、申報資料等材料，上級部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì )議紀要、批復、政策法規信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來(lái)資料等。按小類(lèi)立卷。
04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類(lèi)立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類(lèi)別中的資料，可以暫空，以后有其他類(lèi)別資料時(shí)添加類(lèi)別編號。按時(shí)間先后順序立卷。
C——經(jīng)營(yíng)類(lèi)01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。
02——客戶(hù)資料，包括市場(chǎng)調查報告、往來(lái)客戶(hù)資料、客戶(hù)評價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開(kāi)展各項廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類(lèi)01——安全環(huán)保資料，包括安全規范、安全環(huán)保評價(jià)驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類(lèi)立卷。
02——質(zhì)量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類(lèi)立卷。
03——設備管理資料，包括操作規程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類(lèi)立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開(kāi)停車(chē)記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類(lèi)01——項目資料，包括可研報告、市場(chǎng)調研報告、研發(fā)報告、工藝包、實(shí)驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。
03——設備資料，包括圖紙、設計說(shuō)明、技術(shù)規程、使用操作說(shuō)明等。按使用部門(mén)和設備名稱(chēng)立卷。
F——人事檔案01——個(gè)人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動(dòng)合同及其他情況等）。按個(gè)人立卷。
02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動(dòng)報表等。按小類(lèi)立卷。
05——社會(huì )保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務(wù)檔案，包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規范立卷。
H——證照類(lèi)，包括公司獲得的各種證件、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、牌匾、印信等。
I——影像電子類(lèi)，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。
J——圖書(shū)類(lèi)，包括公司訂閱和購買(mǎi)的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書(shū)、工具書(shū)、重要報刊等。
2、檔案資料分類(lèi)后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類(lèi)集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數字化管理，統一按分類(lèi)規則編號，編號規范如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號（同一類(lèi)卷宗超過(guò)一本時(shí)的排序號）小類(lèi)序號，用01、02、03……代表各小類(lèi)二級分類(lèi)編號，即分類(lèi)規定中01、02、03…序號一級分類(lèi)代碼，即分類(lèi)規定中A--J 3、無(wú)具體二級及以下分類(lèi)規定的，由檔案室自行分類(lèi)編號，但必須將分類(lèi)規則明確標注于檢索簿上，以保持延續性和一致性。無(wú)須分類(lèi)的可省略二級或小類(lèi)編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時(shí)封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類(lèi)別文字說(shuō)明；
單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長(cháng)期保存和短期保存。整理時(shí)應根據情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
�。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應按類(lèi)別分柜分區存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類(lèi)別。
2、整理裝訂時(shí)，永久、長(cháng)期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結實(shí)、整齊、美觀(guān)。
3、卷宗封面標注和編號書(shū)寫(xiě)應規范，具有耐久性。
4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防霉變、防雨淋，保持室內清潔衛生。
6、部門(mén)保管的檔案資料也須按統一規則分類(lèi)編號保管。
7、重要和涉密檔案應設專(zhuān)柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱(chēng)、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門(mén)，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應填寫(xiě)《檔案借閱申請單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門(mén)負責人簽字認可，檔案室主管部門(mén)負責人批準；
重要檔案由借閱部門(mén)負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準；
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規定權限批準。
3、借出用于職能部門(mén)辦事的檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)3天；
在公司內使用的普通檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規定。
5、檔案歸還時(shí)應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時(shí)記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛(ài)護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；
注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《文件/紀錄銷(xiāo)毀呈報表》經(jīng)批準后執行。檔案銷(xiāo)毀一律由總經(jīng)理批準。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷(xiāo)毀呈報表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，由行政副總指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。
檔案管理制度8
一、學(xué)員學(xué)籍檔案是參加汽車(chē)駕駛培訓的學(xué)員信息，主要包括《教學(xué)日志》、《培訓記錄》《學(xué)員登記表》、《結業(yè)證書(shū)》復印件等。
二、公司員工檔案主要：身份證、駕駛證、教練證、 三、車(chē)輛檔案：行駛證、車(chē)輛登記證、車(chē)輛保險單、二保單、教練車(chē)標識牌、車(chē)輛綜合性能檢測評定報告等。
四、上級有關(guān)文件登記歸案。
檔案管理職責
1、檔案管理接受上級領(lǐng)導部門(mén)的監督、檢查和指導。
2、檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真貫徹黨和國家的方針政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀律、嚴守秘密，努力提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理水平，積極為公司各項工作服務(wù)。
3、負責公司各種文件材料的收集、整理，分類(lèi)、歸檔。
4、檔案工作人員調動(dòng)時(shí)，應做好檔案的移交工作，并經(jīng)領(lǐng)導同意履行交接手續。
5、檔案的保存應做到防火、防光、防高溫、防塵、防潮等，定期檢查、打掃、通風(fēng)。發(fā)現問(wèn)題及時(shí)追查處理。
6、檔案工作人員應根據《檔案法》和有關(guān)文件精神，認真做好檔案的管理工作，對超過(guò)保管期限而失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導審查批準后銷(xiāo)毀，并登記銷(xiāo)毀日期。
檔案管理制度9
第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索�。�
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
檔案管理制度10
物業(yè)公司員工培訓檔案管理
員工培訓是一項繁雜、艱巨、長(cháng)期的工作,這就要求我們負責培訓工作的各級干部員工,必須認真負責地做好員工培訓檔案的歸檔和管理工作。
1.0由各部門(mén)(各子公司、各管理處)建立員工個(gè)人《員工培訓檔案》(表格or-004),將該員工參加的所有培訓,按《員工培訓簽到表》(表格or-005)所列內容,詳細填寫(xiě),作為員工晉升、調薪、年度考評的條件之一。
2.0除非該員工離職(或被辭退、除名),否則該員工的培訓檔案將長(cháng)期保存,并隨該員工在本公司內部工作單位的調動(dòng)而調轉。
3.0無(wú)論那一種類(lèi)培訓,從培訓申請到考核結束,各部門(mén)(各子公司、各管理處)培訓負責人每次都應認真做好培訓記錄,按規要求填寫(xiě)相應記錄表格,在培訓結束后歸檔備查。
4.0培訓記錄至少保存一年(員工個(gè)人員工培訓檔案除外)。
5.0教育培訓部負責建立各部門(mén)(各子公司、各管理處)負責人的培訓檔案。
檔案管理制度11
為進(jìn)一步規范農產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程,加強農業(yè)生態(tài)環(huán)境治理和保護,大力推廣配方肥尤其是緩釋肥和農作物病蟲(chóng)害綠色防控,減少化肥、農藥使用量,建立農產(chǎn)品質(zhì)量安全可追溯制度。
一、建立農產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案,農產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案至少保存兩年,以保證農產(chǎn)品質(zhì)量安全追溯和生產(chǎn)過(guò)程問(wèn)題的追查。
二、農產(chǎn)品質(zhì)量安全生產(chǎn)記錄檔案包括三個(gè)方面:一是農業(yè)投入品采購記錄表;二是種植業(yè)農事生產(chǎn)記錄表;三是農產(chǎn)品銷(xiāo)售記錄表。
三、生產(chǎn)記錄由主要負責人填寫(xiě),并由相關(guān)人員對其記錄進(jìn)行定期檢查。
通過(guò)健全生產(chǎn)記錄檔案管理制度,全面真實(shí)地掌握農產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程投入品使用情況、質(zhì)量控制標準、產(chǎn)品生產(chǎn)數量和銷(xiāo)售去向,既有效地提高了農產(chǎn)品的質(zhì)量標準,也加強了農產(chǎn)品生產(chǎn)者的自律約束。
檔案管理制度12
（一）、要明確一位副校長(cháng)分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專(zhuān)柜。配備政治素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強、熱愛(ài)檔案工作的專(zhuān)（兼）職人員，并保持相對穩定。
（二）、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學(xué)校工作的議事日程；納入分管領(lǐng)導和檔案員工作職責；納入教職工范圍和考核獎懲制度。
（三）、檔案人員的主要任務(wù)：
1、負責單位文書(shū)、教學(xué)、教育、會(huì )計、后勤材料的收集、整理、保存、統計、利用和鑒定銷(xiāo)毀工作。
文書(shū)檔案：是指學(xué)校黨、政、工、團（隊）在實(shí)際工作中形成的文件材料。
教學(xué)檔案：是指學(xué)校及教師個(gè)人在全部教學(xué)活動(dòng)中形成的文件材料。
教育檔案：是指學(xué)校對學(xué)生進(jìn)行教育管理中形成的文件材料。
會(huì )計檔案：是指學(xué)校的財務(wù)工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案：是指學(xué)校的基礎建設、生產(chǎn)、科研等方面形成的材料。
2、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由各部門(mén)進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自處理。
3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間：文書(shū)、會(huì )計檔案材料每年四月份進(jìn)行立卷歸檔；教學(xué)、教育檔案材料每學(xué)年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學(xué)校檔案分為永久、長(cháng)期、短期三個(gè)保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發(fā)文應有定稿、印本、附件；來(lái)往文書(shū)應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內目錄。卷內文件要編寫(xiě)張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀(guān)。標題一般應有作者、問(wèn)題、名稱(chēng)，能反映卷內文件內容，政治上無(wú)誤，文詞上簡(jiǎn)明確切。封面要用毛筆正楷字填寫(xiě)，字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后，檔案人員應本著(zhù)便于保管、方便利用的原則對案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
（四）、綜合檔案室要做到有專(zhuān)室、專(zhuān)柜、專(zhuān)（兼）職人員負責，切實(shí)做好防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
（五）、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛(ài)護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無(wú)誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時(shí)間，一般不得超過(guò)七天，超過(guò)時(shí)間另行辦理手續。
（六）、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動(dòng)地做好檔案的提供利用工作。
檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字匯集、專(zhuān)題概要及綜合檔案室簡(jiǎn)介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng )造條件。
�。ㄆ撸�、學(xué)校檔案的鑒定與銷(xiāo)毀。
學(xué)校綜合檔案室應按上級教育行政部門(mén)和檔案管理部門(mén)有關(guān)檔案鑒定的規定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過(guò)保管期限，失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊，報本單位領(lǐng)導和上一級檔案管理部門(mén)審批后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應指定二人監銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字，防止失密。
檔案管理制度13
為了切實(shí)抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。
一、工程檔案工作要與工程建設同步。
二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實(shí)，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及時(shí)性、連貫性。
三、工程項目建設過(guò)程中，建設、監理、施工單位應在各自職責范圍內做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。
四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。
五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語(yǔ)言或模棱兩可的語(yǔ)句進(jìn)行定性評定。
六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專(zhuān)人負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
七、建設單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理情況，對于各階段、各類(lèi)檔案達不到要求的，要限期整改，整改后仍不合格的，建設單位不返回工程質(zhì)量保證金。
八、按照工程檔案管理規定及相關(guān)規范、規定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
二0xx年八月十八日
檔案管理制度14
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。
6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開(kāi)始執行。
檔案管理制度15
搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是維護單位歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。
�。ㄒ唬┙逃龑W(xué)會(huì )的檔案由學(xué)會(huì )指定專(zhuān)人保管。除此之外的檔案，如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案等，由檔案室統一歸檔保存。
�。ǘ┓彩潜締挝还ぷ骰顒�(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。
�。ㄈn案室保存的主要檔案目錄：
1、單位的工作計劃、工作總結。
2、單位的重要會(huì )議記錄。
3、重點(diǎn)調研活動(dòng)的總結或調研報告。
4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗、課題研究的材料。
5、各類(lèi)培訓方案。
6、較重要的評選活動(dòng)材料。
7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結考核表。
8、各類(lèi)獲獎資料。
9、本單位人員情況資料。
10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jì)統計資料。
11、上級指導性公文。
12、本單位其它重要公文。
�。ㄋ模�、借閱檔案時(shí)，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導同意。案卷一般不得帶出查案室。
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