會(huì )議餐飲服務(wù)策劃步驟范例

　　好的餐飲安排是會(huì )議的一大亮點(diǎn)。

　　細則：將下列的核對清單交給我們能幫助活動(dòng)圓滿(mǎn)順利：

　　1．預計多少人?

　　2．選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?

　　3．主桌和其他桌要如何擺飾?

　　4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?

　　5．主桌是否需要講臺和麥克風(fēng)?

　　6．講臺位置在哪里?需要哪種麥克風(fēng)?

　　7．主桌是否也要供餐，還是哪些名流在餐后才來(lái)?

　　8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務(wù)人員先給他們盤(pán)子?

　　9．是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門(mén)口迎接)?

　　10．是否要收取餐券?事先告訴宴會(huì )經(jīng)理并提供"餐券樣本"。

　　11．如果來(lái)的人沒(méi)有餐券應如何處理?

　　12．是否在主桌的人也要求給餐券?

　　13．是否在宴會(huì )廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?

　　14．晚宴的菜單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)?

　　15．是否另外需要一個(gè)房間讓貴賓們在晚餐前休息?

　　16.有人節食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。

　　17．是否要掛banner?

　　18．是否需要衣帽間?

　　19．受獎人坐在主桌還是臺下，如果是后者，是否要替他們預留位子?他們如何上臺?

　　20．當受獎人上臺時(shí)是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀?

　　21．是否要演奏國歌?如果需要，可能要國旗。

　　22．是否要安置視聽(tīng)設備?

　　23．是否需要背景音樂(lè )或跳舞音樂(lè )?是否演奏者坐在舞臺上?

　　24．是否有表演節目，舞臺大小是否足夠，如果有表演，舞臺尺寸和高度多少?

　　25．舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時(shí)?

　　27．什么時(shí)候開(kāi)門(mén)讓客人進(jìn)來(lái)?

　　28．每一程序的時(shí)間安排、前奏音樂(lè )或表演、用餐時(shí)間、正式節目和演講、跳舞等。

　　29．洗手間在哪里，如果門(mén)口仍有人看守時(shí)，如何讓上洗手間的人回來(lái)?

　　主題節目：主題節目可以很簡(jiǎn)單只有一個(gè)樂(lè )隊表演，或盡心安排特別節目。如果預算允許，就可以特別設計，有時(shí)常以會(huì )議當地特色作主題，飯店或會(huì )議中心宴會(huì )人員可能留存一些當地主題的東西，如果你需要可借用。

　　與宴會(huì )經(jīng)理討論"主題"，他們有各種不同主題的活動(dòng)，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創(chuàng )新概念，如果你對布置或娛樂(lè )節目沒(méi)有概念，宴會(huì )人員可以一起包辦。如果由自己負責，通知宴會(huì )人員所有安排都是外包，如節目、背景、特殊家具、燈光、視聽(tīng)設備，并告訴他們什么時(shí)候會(huì )來(lái)布置、舞臺放在哪里、什么時(shí)候拆除。

　　主題活動(dòng)的位置圖(1ayout)特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫(huà)一份平面圖，顯示每個(gè)位置需要多少空間。以主題來(lái)設計通知、邀請函和指示牌。

　　最先要考慮的`是會(huì )議中心廚房的位置，供菜的路線(xiàn)如何?在大型活動(dòng)時(shí)廚房與宴會(huì )地點(diǎn)距離很遠可能是一個(gè)重大的錯誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點(diǎn)心怎么安排，大型會(huì )議在短時(shí)間要提供上千人食物，詳細與會(huì )議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。

　　也要了解會(huì )議中心是否可供酒，有時(shí)只允許在某一時(shí)間內使用。有些會(huì )議中心主辦單位還要申請臨時(shí)許可證提供啤酒和酒類(lèi)。

　　會(huì )場(chǎng)以外地方的餐飲：有時(shí)會(huì )議籌辦人會(huì )選擇會(huì )議中心或飯店以外的地方舉辦活動(dòng)--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專(zhuān)門(mén)的餐飲服務(wù)，如果沒(méi)有，詢(xún)問(wèn)以前曾經(jīng)辦過(guò)的餐飲服務(wù)，再從他們那里獲取資訊，慎選適合的餐飲服務(wù)相當重要，因為那些地方原本不用來(lái)作餐會(huì )的場(chǎng)地，大部分的場(chǎng)地沒(méi)有廚房與設備，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運過(guò)來(lái)。在這種地方舉行活動(dòng)不僅費時(shí)、復雜，價(jià)格也可能較高。舉辦會(huì )場(chǎng)以外地方的活動(dòng)要考慮以下需求：

　　1．安排交通運輸(如果需要)、租車(chē)費用、活動(dòng)結束后在哪里上車(chē)?

　　2．要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?

　　3．洗手間是否足夠?位置在哪里?

　　4．是否有冷暖空調設備?

　　5．如果在戶(hù)外，天氣惡劣時(shí)有什么備用方案?

　　6．是否允許供應酒?

　　7．是否有足夠的準備食物區?

　　8．是否要額外支付清潔費用?

　　9．通常要支付餐飲承包商和場(chǎng)地訂金，要彼此簽約，將條款內容詳細閱讀，最好選擇一家有經(jīng)驗的飯店承辦外燴，他們擁有全套設備與訓練有素的服務(wù)人員，如此餐飲的質(zhì)量才能無(wú)慮。

　　成本控制：餐飲成本除了食物外還包括采購、會(huì )場(chǎng)座位布置、服務(wù)、清潔和燈光、視聽(tīng)設備等，所以議價(jià)空間很校要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內容。如果在同時(shí)間還有其他活動(dòng)，使用相同菜單是否較便宜，在茶點(diǎn)時(shí)間(coffeebreak)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?

　　重要的是內部控制，如果報名費中包括餐飲，最好使用餐券，因為有些人并不一定參加所有活動(dòng)，以餐券比較準確。如果你能確認出席人數，將會(huì )減少浪費，這是一個(gè)慣例，如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算，預算通常在餐飲決定前編列，詢(xún)問(wèn)宴會(huì )經(jīng)理這樣會(huì )比編列預算增加多少百分比。

　　很多沒(méi)有經(jīng)驗的人做預算時(shí)忘了包含稅金和小費，如果你是請大會(huì )重要人士來(lái)負責選擇菜單，最好價(jià)格已包括稅金和小費。

　　保證數量：宴會(huì )經(jīng)理通常要求你在活動(dòng)前48小時(shí)給予保證數量，雖然有時(shí)活動(dòng)在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數量，如果需要較多時(shí)間決定名單或在現場(chǎng)售票，可能同意在48小時(shí)前提出保證數量，而在24小時(shí)前給最后確定數量，但是絕對不能少于24小時(shí)。慣例來(lái)說(shuō)有個(gè)伸縮性，比例約3％-5％，基本上來(lái)說(shuō)通常會(huì )多準備5%的分量，例如保證200人會(huì )準備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。

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