會(huì )展策劃步驟及流程方案
會(huì )展策劃步驟
1. 對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場(chǎng)調研 收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動(dòng)資料。對收集的資料分類(lèi)編排，結集歸檔。
2. 制定詳細完整的會(huì )展策劃方案，確定會(huì )展的目標市場(chǎng)、會(huì )展的規模、展品的選擇，評估觀(guān)眾數量的多少和展覽面積的大小以及參展的費用預算。
3. 實(shí)施前的培訓讓全體的實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作方法、步驟和技巧。
4. 印刷材料的設計制作利用會(huì )展的會(huì )刊、展前快訊、媒體報道等手段來(lái)進(jìn)行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶(hù)。
5. 展臺的布置及展示設備的調試安裝，展臺的人員配備。
6. 相關(guān)的會(huì )展服務(wù) 根據參加會(huì )議者的具體情況以及人數多少安排相應的車(chē)輛;根據參會(huì )人員的喜好，預定各種形式的餐會(huì )，推薦不同的用餐地點(diǎn);根據參會(huì )人員的喜好，為其設計不同的休閑方式設計專(zhuān)門(mén)的旅游線(xiàn)路，介紹下榻酒店附近的娛樂(lè )設施。
7. 做好對活動(dòng)的評估開(kāi)好總結會(huì )，做好善后公關(guān)工作。
會(huì )展策劃的基本流程：
一 成立策劃工作小組
人員 事務(wù)
策劃主管 負責協(xié)調、溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作，并全權負責策劃方案的`制定和修訂
策劃人員 負責編擬會(huì )展項目計劃
文案撰寫(xiě)人員 負責撰寫(xiě)各類(lèi)會(huì )展文案，包括會(huì )展常用文書(shū)、會(huì )展社交文書(shū)、會(huì )展推介文書(shū)、會(huì )展合同等
美術(shù)設計人員 負責各類(lèi)各種類(lèi)型視覺(jué)形象設計，如廣告設計、展示空間設計，此負責人要求能熟練運用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟件
市場(chǎng)調查人員 負責進(jìn)行市場(chǎng)調查并編寫(xiě)市場(chǎng)調查報告
媒體聯(lián)絡(luò )人員 進(jìn)行媒體宣傳推廣
二 進(jìn)行市場(chǎng)調查與分析
會(huì )展市場(chǎng)調查與分析是會(huì )展策劃的基礎。
其針對的內容也十分廣泛，主要包括五個(gè)方面：
1.產(chǎn)業(yè)環(huán)境;
2.目標市場(chǎng);
3.政策法規;
4.同類(lèi)會(huì )展;
5.自身資源。
三 制定會(huì )展項目的行動(dòng)方案
制定一個(gè)統籌兼顧的方案是會(huì )展項目順利開(kāi)展的重要前提，選擇合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內容。
會(huì )展策劃方案具體化，應形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內容：會(huì )展項目的目標、實(shí)現會(huì )展項目目標的環(huán)境、會(huì )展項目營(yíng)銷(xiāo)戰略要素、會(huì )展相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展、會(huì )展策劃方案的效果與評估、會(huì )展策劃方案實(shí)施的附加條件。
設計行動(dòng)日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會(huì )展項目的行動(dòng)日程必須精心設計，策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤，每個(gè)步驟的開(kāi)始和結束都應有時(shí)間的規定和限制，以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行，否則就會(huì )嚴重影響會(huì )展的成功舉辦。
四 制定預算方案
制定一份會(huì )展項目預算方案一般包括的內容有以下幾個(gè)方面：
1.場(chǎng)地費用;
2.行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等;
3.宣傳推廣費用;
4.招展、招商費用
5.相關(guān)活動(dòng)經(jīng)費;
6.其他。
會(huì )展項目收入來(lái)源：
1.會(huì )務(wù)費或展位費收入;
2.門(mén)票收入;
3.企業(yè)贊助收入;
4.其他。
五 撰寫(xiě)項目策劃方案
抓安歇會(huì )展項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書(shū)面材料，即策劃書(shū)，也稱(chēng)企劃案，其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術(shù)或行動(dòng)方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一。其可涵蓋內容如可行性研究報告、項目意向書(shū)、項目建議書(shū)以及廣告策劃書(shū)、宣傳手冊等圍繞某次戰前、戰中以及展后的所有策劃文案。
六 評估與修正
評估與修正的內容主要包括項目評估、階段考評、最終考評和反饋改進(jìn)等內容。
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