專(zhuān)業(yè)實(shí)訓具體情況總結
xxxx年xx月xx日至xx月xx日，文秘教育專(zhuān)業(yè)XX級全體學(xué)生在文學(xué)院領(lǐng)導和老師的精心組織下進(jìn)行了為期兩周的實(shí)訓�，F將本次實(shí)訓的具體情況總結如下。
一、 基本情況本次實(shí)訓有18人分配在校外單位，它們分別是漢中市廣電中心、漢中市統計局、漢中市衛生局、漢中市人大辦公室、漢中市人力資源與社會(huì )保障局；其余23人則分配在學(xué)校校辦、黨辦、人事處、教務(wù)處、科技處、宣傳部、保衛處、招就處和文學(xué)院院辦。文學(xué)院歷來(lái)都對文秘實(shí)訓工作高度重視，文秘教研室對本次實(shí)訓工作進(jìn)行了周密的前期準備。4月22日，文學(xué)院領(lǐng)導和老師精心組織了“實(shí)訓動(dòng)員大會(huì )”，會(huì )上提出并強調了同學(xué)們在實(shí)訓期間必須遵守的各項要求和應該注意的問(wèn)題。本次會(huì )議重點(diǎn)指出在校外實(shí)訓的同學(xué)代表著(zhù)陜西理工學(xué)院學(xué)生的整體形象，因而在外在穿著(zhù)和內在能力上都要求相對嚴格。在校內實(shí)訓的同學(xué)則代表文學(xué)院學(xué)生的整體形象，因此對分配在校辦、黨辦、招就處等“窗口”部門(mén)的同學(xué)也同樣要求較高。本次會(huì )議還強調，被分配在校外的同學(xué)要把人身安全放在首位。
二、 實(shí)訓內容秘書(shū)人員的工作范疇極為廣泛，要求也是近乎全能。本次實(shí)訓雖然同學(xué)們所做的都是些日常性的簡(jiǎn)單工作，但都是今后作為秘書(shū)人員所必須掌握的，也是作為秘書(shū)最基礎性的工作。
(一) 辦公環(huán)境辦公室需要打掃的地方有辦公桌椅、地面、窗戶(hù)等，包括辦公用品的擺放在內，除了保證辦公用品擺放整齊美觀(guān)以外，還要盡可能符合領(lǐng)導的個(gè)人習慣。保持辦公環(huán)境的安靜也是極其重要的內容，像手機鈴音、個(gè)人的言語(yǔ)、個(gè)人腳步聲等都是值得注意的地方。分配在衛生局的同學(xué)是這樣做的：每天早上會(huì )提前十分鐘左右到所在辦公室，先清理掉所有的廢紙和垃圾，包括桌上的煙灰缸也需要清洗；然后是清掃地面，掃完后噴灑少量空氣清新劑，接下來(lái)就是用抹布擦拭桌椅、窗臺、電話(huà)機等辦公用品；最后是將辦公物品擺放整齊，還要將日歷翻到當天。本次實(shí)訓絕大多數同學(xué)都能主動(dòng)打掃辦公室衛生并保持辦公室清潔。
(二) 計算機的操作計算機的操作是秘書(shū)工作的基本內容。在現實(shí)工作中，除了能熟練掌握word、excel、powerpoint等辦公軟件外，因工作的多樣性、特殊性而需要掌握的相關(guān)技能也是秘書(shū)人員所要學(xué)習的，如打印機、復印機、傳真機、裝訂機等。有一位同學(xué)恰好被分在人事局文印室，文印室每天都會(huì )接收到很多亟需打印的'文件，也經(jīng)常有人帶著(zhù)大量文件前來(lái)復印，回來(lái)后這位同學(xué)告訴大家，文件的打復印并不難，只要嚴格按照設備的操作要求并熟練掌握工作程序便可。其他地方的同學(xué)也或多或少的接觸了文件的打復印工作。因此，本次實(shí)訓許多同學(xué)也主動(dòng)學(xué)習并不同程度地掌握了辦公室日常工具的使用。
(三) 會(huì )議室布置會(huì )議室的布置和會(huì )議的主持是我們未來(lái)作為秘書(shū)人員接觸最多的工作之一。作為實(shí)訓生，會(huì )議室的布置是現階段的必修課。打掃會(huì )議室是基礎工作，打掃要保證干凈和整潔，而會(huì )議室整體布局和領(lǐng)導名簽的擺放則是不能有半點(diǎn)差錯的。例如在一次人事局籌備小型會(huì )議的過(guò)程中，兩位同學(xué)在指導老師的耐心指導下全程參與了這次會(huì )議的籌備過(guò)程，包括會(huì )議室的前期打掃、室內布置和會(huì )中服務(wù)，兩位同學(xué)都嚴格按照要求一一做好，最終完成了指導老師交代的任務(wù)。不少同學(xué)在本次實(shí)訓中也參與了會(huì )前準備工作，并都獲得指導老師的高度認可。
(四) 文件的管理文件、檔案的管理工作是秘書(shū)人員的一項重要內容，也是本次實(shí)訓同學(xué)們接觸最多的工作之一。在市人大常委會(huì )實(shí)訓的兩位同學(xué)，他們在實(shí)訓期間的主要工作就是文件的裝訂和核對。此時(shí)正值市人大會(huì )期間，他們每天都要核對好所有需要分發(fā)到每個(gè)代表團手中的會(huì )議文件，核對內容包括文件種類(lèi)、文件名稱(chēng)、發(fā)文日期等，每天的會(huì )議結束以后還要準確無(wú)誤地將大量會(huì )議文件按類(lèi)別整理裝訂好。這項工作是不能有半點(diǎn)差錯的，這需要非常認真的工作態(tài)度和保持耐心。在統計局、校招就處、校辦的同學(xué)也經(jīng)常會(huì )接觸到文件的管理工作，相信這為同學(xué)們積累了許多難得的工作經(jīng)驗。
(五) 接打電話(huà)和接待工作接打電話(huà)是所有秘書(shū)的最基本工作，能使用準確的語(yǔ)言和用語(yǔ)技巧是接打電話(huà)的基本要求，包括在接待中秘書(shū)人員的外表、舉止、談吐以及傾聽(tīng)和分析能力都直接反映著(zhù)一個(gè)單位或部門(mén)的形象。從各單位指導老師所給的評分中可以看到，本次實(shí)訓同學(xué)們所表現出來(lái)的良好形象是值得認可的。例如一位分在校黨辦的同學(xué)，當辦公室電話(huà)響起兩聲，她會(huì )先用左手接起電話(huà)：“喂，你好，這里是黨辦……”，右手提筆隨時(shí)做好記錄。若遇到需要轉接的電話(huà)，則會(huì )先向所找老師示意后再進(jìn)行轉接。在統計局實(shí)訓的同學(xué)在一次接待工作中，他們先招待客人暫時(shí)在會(huì )客廳休息，然后迅速泡好茶水送至每一位客人手中，同時(shí)利用簡(jiǎn)短的時(shí)間詢(xún)問(wèn)客人的來(lái)訪(fǎng)事由，隨后將情況告知領(lǐng)導后按領(lǐng)導意圖做好具體安排。若領(lǐng)導不在，則會(huì )事先做好具體登記，等領(lǐng)導回來(lái)后再作安排。
除了上述幾項本次實(shí)訓接觸較多的工作以外，許多同學(xué)還接觸了外出接送辦公用具、文件分發(fā)、信息核對等工作�？梢哉f(shuō)，本次實(shí)訓雖然時(shí)間短，但也讓同學(xué)們積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗。
三、 心得體會(huì )(一) 以誠待人、謙虛好學(xué)一個(gè)友善的微笑、一聲真誠的問(wèn)候、一句禮貌的用語(yǔ)都能使他人對你保持良好印象，同時(shí)，這也是有效溝通的前提。而持有一個(gè)謙虛好學(xué)的態(tài)度也往往會(huì )使人更愿意接納。正如在校招就處實(shí)訓的同學(xué)，他們在面對外來(lái)人員到訪(fǎng)時(shí)，時(shí)刻注意著(zhù)使用“您好”、“請問(wèn)”、“麻煩您”等禮貌用語(yǔ)，并時(shí)刻保持著(zhù)飽滿(mǎn)的精神面貌和“不懂就問(wèn)”的謙虛態(tài)度，也因此在此項內容的評分中指導老師能給出令人驚訝的滿(mǎn)分。
(二) 善于觀(guān)察，注重細節本次實(shí)訓中許多同學(xué)都曾有過(guò)工作失誤的情況，而作為秘書(shū)人員，工作失誤是要盡量避免的。有一位同學(xué)曾接到過(guò)一次公文立卷歸檔的工作，由于文件目錄和數量繁多，這位同學(xué)在立卷完成后便沒(méi)有進(jìn)行徹底的檢查，一時(shí)疏忽導致某文件名在輸入錯誤后沒(méi)能被找出，還好指老師在最后審核時(shí)發(fā)現錯誤并及時(shí)糾正。由此可見(jiàn)，擁有一雙慧眼和始終保持認真的工作態(tài)度是我們今后必須具備的。俗語(yǔ)說(shuō)“態(tài)度決定一切，細節決定成敗”也正是如此。
(三) 努力學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，注重能力的提高很多同學(xué)感言自己所學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識還遠遠不夠，實(shí)際
工作經(jīng)驗也還相當匱乏，目前還無(wú)法獨自完成一項工作。因此，在我們所收獲的同時(shí)，依然要繼續努力學(xué)習更多的專(zhuān)業(yè)知識，掌握更多的專(zhuān)業(yè)技能，要找更多的機會(huì )去實(shí)踐，讓知識在實(shí)踐中得以應用和消化。
為期兩周的實(shí)訓雖然短暫，但同學(xué)們的收獲還是很大的。我們切身感受了秘書(shū)的工作環(huán)境，了解到秘書(shū)工作的內容。通過(guò)“看、問(wèn)、想、學(xué)、做”讓我們對秘書(shū)工作有了更全面，更深入的了解。通過(guò)實(shí)訓，我們意識到專(zhuān)業(yè)知識的重要性的同時(shí)也看到許多知識并非在課堂中可得，需要在工作實(shí)踐中獲得。通過(guò)實(shí)訓，我們看到了自己的不足和短板所在，這有助于我們在今后的學(xué)習生活中得以改正和完善，為將來(lái)成為一名合格的秘書(shū)從業(yè)者打下堅實(shí)的基矗
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