業(yè)主檔案管理制度（精選15篇）

　　隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編幫大家整理的業(yè)主檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　業(yè)主檔案管理制度 1

　　第一條所有檔案資料，由業(yè)主委員會(huì )指定專(zhuān)人負責保管。

　　第二條各種檔案資料應分類(lèi)進(jìn)行登記、編號，妥善保管。

　　第三條檔案室設在物業(yè)樓二層。

　　第四條檔案資料主要包括:

　　(一)各類(lèi)會(huì )議記錄、紀要;

　　(二)業(yè)主大會(huì )、業(yè)主委員會(huì )作出的決議、決定等書(shū)面材料;

　　(三)各屆業(yè)主委員會(huì )產(chǎn)生、備案的材料;

　　(四)山莊內所有建筑物產(chǎn)權清冊及業(yè)主聯(lián)系方式;

　　(五)訂立的物業(yè)管理服務(wù)合同;

　　(六)山莊標識，有關(guān)法律、法規和業(yè)務(wù)往來(lái)文件;

　　(七)業(yè)主和使用人的書(shū)面意見(jiàn)、建議書(shū);

　　(八)維修資金收支情況清冊;

　　(九)會(huì )議錄音、錄像、照片等;

　　(十)竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料;

　　(十一)設施設備的'安裝、使用和維護保養等技術(shù)資料;

　　(十二)物業(yè)工程驗收和質(zhì)量保修文件，物業(yè)使用說(shuō)明文件;

　　(十三)物業(yè)管理所必需的其他資料，包括物業(yè)交費統計表、物業(yè)經(jīng)營(yíng)開(kāi)支統計表、物業(yè)服務(wù)人員花名冊等;

　　(十四)其它有關(guān)材料。

　　第五條委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫(xiě)檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。

　　第六條業(yè)主查閱檔案資料，須經(jīng)兩名業(yè)委會(huì )委員簽字同意，并辦理查閱手續，不得將資料帶出檔案室。

　　第七條查閱檔案的委員和業(yè)主應尊重業(yè)主的隱私權，依法保守秘密，若泄密依法承擔全部責任。

　　第八條因管理不當，發(fā)生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產(chǎn)生的損失。

　　第九條本制度經(jīng)業(yè)主委員會(huì )會(huì )議通過(guò)，按照《議事規則》第二十六條公示后生效。

　　業(yè)主檔案管理制度 2

　　管理處的服務(wù)過(guò)程是小區運營(yíng)的最基本的組成部分。負責公共區域各地點(diǎn)的各項服務(wù)場(chǎng)地管理，也是面對業(yè)主各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理處的`工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì )影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

　　1、管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):

　　管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內容，才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

　　2、管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

　　及時(shí)上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調與業(yè)主之間的關(guān)系，加強橫向溝通;

　　做好與業(yè)主有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);

　　接聽(tīng)業(yè)主投訴，解決業(yè)主投訴;

　　接聽(tīng)業(yè)主工程報修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復;

　　3、業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料:

　　收集業(yè)主單位資料

　　業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金

　　業(yè)主裝修工程文件

　　業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

　　業(yè)主資料補充

　　業(yè)主聯(lián)絡(luò )資料

　　緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料

　　管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

　　業(yè)主與管理處往來(lái)文件

　　業(yè)主違規事項與欠費記錄

　　業(yè)主請修記錄

　　業(yè)主投訴記錄

　　10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

　　業(yè)主檔案管理制度 3

　　一、目的

　　規范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　三、職責

　　1、服務(wù)中心主管負責監控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

　　2、服務(wù)中心負責依照本規程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書(shū)》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、檔案盒(夾)的制作

　　(1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。

　　(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，其格式一般是由組織機構、名稱(chēng)組成，如:xxx-xx-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司xx管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

　　(3)將制作好的`檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關(guān)內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內，內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數、備注等欄目。

　　5、業(yè)主檔案的跟蹤:

　　(1)當發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

　　a、通訊電話(huà)聯(lián)絡(luò )方式發(fā)生變化時(shí);

　　b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　6、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續后方可查閱。

　　7、業(yè)主檔案應永久保存。

　　8、具備電腦辦公系統的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

　　9、本規程執行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jì)效考評的依據之一。

　　五、記錄

　　《業(yè)主檔案目錄》

　　六、相關(guān)支持文件

　　《檔案管理標準作業(yè)規程》

　　業(yè)主檔案管理制度 4

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的`檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

　　業(yè)主檔案管理制度 5

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等

　　7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的`內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等

　　9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等

　　10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案，包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

　　業(yè)主檔案管理制度 6

　　1、物業(yè)檔案建立的內容

　　業(yè)主入伙資料

　　業(yè)戶(hù)家庭資料

　　業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)

　　包括:正常情況下的聯(lián)系電話(huà)和緊急情況下的聯(lián)系電話(huà)，如家庭電話(huà)、單位電話(huà)、手機、呼機、E-mail地址等。

　　業(yè)戶(hù)室內裝修管理資料

　　包括:裝修申請表、裝修過(guò)程情況記錄、管線(xiàn)變動(dòng)情況等。

　　業(yè)戶(hù)日常維修資料

　　包括:維修、維修回訪(fǎng)等記錄情況。

　　業(yè)戶(hù)反饋資料

　　包括:服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、業(yè)戶(hù)投訴及處理記錄、業(yè)戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統計記錄等。

　　2、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　業(yè)戶(hù)檔案資料是在業(yè)戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的，其內容包括業(yè)戶(hù)的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理::資料及物業(yè)獨用部分使用及保養維修情況等。

　　業(yè)戶(hù)檔案的`收集

　　xx物業(yè)設立檔案室，建立相應規章制度，對業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴大資料來(lái)源，從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔，實(shí)行業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔。

　　業(yè)戶(hù)權籍資料管理

　　從業(yè)戶(hù)入伙開(kāi)始，應著(zhù)手權籍資料的收集工作，權籍資料的收集、整理、歸檔，應做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權籍資料，動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶(hù)權籍狀況，為業(yè)戶(hù)需求提供服務(wù)。

　　業(yè)戶(hù)檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料，統一交檔案員集中整理，整理的重點(diǎn)根據資料內容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，做到條理清晰、便于查閱。

　　3、業(yè)戶(hù)檔案的歸檔

　　xx廣場(chǎng)xx號樓項目管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。xx物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規律和聯(lián)系，將資料分類(lèi)有序地保存，并輸入計算機存檔，運用計算機的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　4、檔案的利用

　　為業(yè)戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)戶(hù)管理服務(wù)，從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　5、業(yè)戶(hù)檔案的管理

　　業(yè)戶(hù)檔案的使用應有嚴格的規定，借閱必須由具備規定條件::的人員經(jīng)登記后方可借出，歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復，嚴重時(shí)追究有關(guān)人員的責任。業(yè)戶(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作，計算機使用時(shí)應防止電腦病毒侵入。

　　業(yè)主檔案管理制度 7

　　1.項目的檔案資料規定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負責監督保管，由管理處行政人事助理專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可，他人不得動(dòng)用。

　　3.物業(yè)檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調職、離任時(shí)應向公司或接任者辦理移交手續，經(jīng)確認后方可離任。

　　6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要傳閱、復印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書(shū)面確認，如有違反的做泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實(shí)情況，對不符合要求的保管責任人將做適當處分。

　　9.物業(yè)檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的'，管理處將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　業(yè)主檔案管理制度 8

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類(lèi)：

　　1、一般保密文件：公司的規劃文件、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件：專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、資料、文件、書(shū)籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專(zhuān)人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類(lèi)情況，將文件資料分類(lèi)存檔保管。

　�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復印一份存檔。

　�。�2）凡涉及經(jīng)濟利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應長(cháng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。

　�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　�。�4）文件的電腦存檔。

　�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤(pán)處理，將重要的信息資料轉存軟盤(pán)或光盤(pán)，并存放于磁盤(pán)盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門(mén)主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門(mén)主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請主管副經(jīng)理批準。

　　3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門(mén)主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時(shí)公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料的管理

　　1、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料除另有規定外，公司指定技術(shù)部門(mén)專(zhuān)人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門(mén)的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負責”的.管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書(shū)面通知行政部。

　　3、長(cháng)期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現有丟失，必須書(shū)面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷(xiāo)毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權私自銷(xiāo)毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒(méi)有保存價(jià)值的文件銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專(zhuān)人負責辦理。銷(xiāo)毀清單應作為檔案資料長(cháng)期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁(yè)號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時(shí)，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

　　業(yè)主檔案管理制度 9

　　一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的文件資料進(jìn)行分類(lèi)，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類(lèi)檔案資料設專(zhuān)柜存放保管，分類(lèi)編號、編注目錄，以便查閱。

　　三、經(jīng)領(lǐng)導批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經(jīng)批準不提抄摘或復印。

　　五、業(yè)主檔案資料設專(zhuān)柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導批準（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。

　　六、定時(shí)檢查、核對檔案件數，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導匯報，查明原因。妥善處理。

　　七、對已失去作用的`檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機處理，銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導審批后指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，防止泄密。

　　業(yè)主檔案管理制度 10

　　一、業(yè)委會(huì )檔案內容

　　(一)《業(yè)主大會(huì )議事規則》、《管理規約》、《專(zhuān)項維修資金管理規約》文本;

　　(二)業(yè)主委員會(huì )、業(yè)主大會(huì )會(huì )議記錄、紀要;

　　(三)業(yè)主委員會(huì )、業(yè)主大會(huì )作出的決議、決定等書(shū)面材料、公示、公告及圖片、照片;

　　(四)各屆業(yè)主委員會(huì )備案證等材料;

　　(五)業(yè)主清冊及聯(lián)系方式;

　　(六)訂立的物業(yè)服務(wù)合同以及共有部分利用形成的協(xié)議;

　　(七)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來(lái)的'文件;

　　(八)業(yè)主和使用人的書(shū)面意見(jiàn)、建議書(shū);

　　(九)維修資金收支情況清冊、賬目公告文本及審計報告;

　　(十)公共收益收支情況清冊、帳目公告文本及審計報告;

　　(十一)經(jīng)業(yè)主大會(huì )表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設施的方案;

　　(十二)其他涉及到業(yè)主共同利益的有關(guān)材料。

　　二、業(yè)委會(huì )檔案的形成

　　檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實(shí)物;委員同意簽字的各類(lèi)原始文件和蓋章文本或復印件。

　　三、檔案使用后需及時(shí)移交

　　業(yè)委會(huì )各委員在工作當中形成的文件在使用完畢后應及時(shí)移交檔案管理人員。

　　四、檔案由專(zhuān)人管理

　　本屆業(yè)委會(huì )由業(yè)委會(huì )秘書(shū)責檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺(jué)遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。

　　五、檔案借閱實(shí)行登記制度

　　不可將檔案借離業(yè)委會(huì )辦公室，借閱完畢后要及時(shí)歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的，由借閱人承擔相應責任。

　　六、檔案分類(lèi)保管

　　檔案管理人員按照保管期限或類(lèi)別項目進(jìn)行保管，并應排列有序，柜門(mén)上鎖。

　　七、檔案的移交

　　新一屆業(yè)委會(huì )選舉產(chǎn)生后，在十日內辦理檔案移交手續，同時(shí)做好移交清單，交接雙方應當面按移交清單逐一清點(diǎn)清楚。拒不履行正常移交義務(wù)的，新一屆業(yè)主委員會(huì )可以請求街道辦事處督促移交，公安機關(guān)協(xié)助督促移交。

　　業(yè)主檔案管理制度 11

　　一、目的

　　為了規范業(yè)主檔案的管理工作，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和保密性，有效服務(wù)于物業(yè)管理工作，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于本物業(yè)管理區域內所有業(yè)主檔案的管理。

　　三、檔案內容

　　1.業(yè)主基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系電話(huà)、電子郵箱、工作單位等。

　　2.房產(chǎn)信息：房屋坐落位置、房號、建筑面積、戶(hù)型結構、購房合同編號、產(chǎn)權證書(shū)編號等。

　　3.入住信息：入住時(shí)間、入住手續辦理情況、鑰匙領(lǐng)取記錄等。

　　4.繳費信息：物業(yè)費、水電費、燃氣費等各類(lèi)費用的繳費記錄，包括繳費時(shí)間、金額、繳費方式等。

　　5.維修記錄：房屋及附屬設施設備的維修申請、維修內容、維修時(shí)間、維修人員、維修費用等信息。

　　6.投訴與建議記錄：業(yè)主提出的各類(lèi)投訴與建議的內容、處理時(shí)間、處理結果、反饋情況等。

　　四、檔案收集

　　1.業(yè)主辦理入住手續時(shí)，由客服人員負責收集業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)信息等資料，并填寫(xiě)《業(yè)主檔案信息登記表》。

　　2.在日常物業(yè)管理過(guò)程中，各部門(mén)應及時(shí)將與業(yè)主相關(guān)的繳費信息、維修記錄、投訴與建議記錄等資料報送至檔案管理部門(mén)。

　　3.檔案管理人員應定期對各部門(mén)報送的資料進(jìn)行審核，確保資料的完整性和準確性。對于不完整或不準確的資料，應及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補充和修正。

　　五、檔案整理與歸檔

　　1.檔案管理人員應按照一戶(hù)一檔的原則，對業(yè)主檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。將業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)信息等作為主檔案，將繳費信息、維修記錄、投訴與建議記錄等分別整理成冊，作為附屬檔案。

　　2.對整理好的`檔案進(jìn)行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的查詢(xún)和管理。

　　3.將編號后的檔案按照編號順序依次存入檔案柜中，并建立檔案目錄索引，以便快速查找檔案。

　　六、檔案保管

　　1.業(yè)主檔案應存放在專(zhuān)門(mén)的檔案室內，檔案室內應配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設施設備，確保檔案的安全。

　　2.檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，如發(fā)現檔案有破損、霉變、遺失等情況，應及時(shí)采取措施進(jìn)行修復和補充。

　　3.未經(jīng)授權，任何人不得擅自查閱、借閱、復制、修改或銷(xiāo)毀業(yè)主檔案。

　　七、檔案借閱

　　1.內部員工因工作需要借閱業(yè)主檔案時(shí)，應填寫(xiě)《業(yè)主檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等信息，并經(jīng)部門(mén)負責人簽字批準后，方可借閱。

　　2.借閱人員應在規定的期限內歸還檔案，如需續借，應重新辦理借閱手續。

　　3.借閱人員在借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或抽取、拆散檔案材料。

　　4.外部單位或人員如需查閱業(yè)主檔案，應持單位介紹信或個(gè)人身份證明，并經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理簽字批準后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，不得將檔案帶出檔案室。

　　八、檔案銷(xiāo)毀

　　1.對于超過(guò)保存期限或無(wú)保存價(jià)值的業(yè)主檔案，檔案管理人員應提出銷(xiāo)毀申請，經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導班子集體研究決定后，方可銷(xiāo)毀。

　　2.檔案銷(xiāo)毀應在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員和監督人員共同在場(chǎng)。銷(xiāo)毀時(shí)，應采取安全、環(huán)保的方式，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。

　　3.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理人員應及時(shí)在檔案目錄索引中注明檔案的銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀原因等信息，并將銷(xiāo)毀記錄存檔備查。

　　九、附則

　　1.本制度由物業(yè)管理公司負責解釋和修訂。

　　2.本制度自發(fā)布之日起施行。

　　業(yè)主檔案管理制度 12

　　一、總則

　　1.為加強業(yè)主檔案管理，提高檔案利用效率，保障業(yè)主合法權益，根據國家有關(guān)法律法規，結合本物業(yè)管理實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2.業(yè)主檔案是指在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，反映業(yè)主及其物業(yè)基本情況、相關(guān)權益和管理服務(wù)過(guò)程的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　二、檔案管理職責

　　1.物業(yè)管理公司設立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負責業(yè)主檔案的全面管理工作。

　　2.客服部、工程部、財務(wù)部等部門(mén)負責收集、整理與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的'業(yè)主檔案資料，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。

　　3.檔案管理人員應具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉物業(yè)管理業(yè)務(wù)流程，嚴格遵守檔案管理法規和本制度的規定。

　　三、檔案資料分類(lèi)

　　1.業(yè)主個(gè)人資料：包括業(yè)主及家庭成員的身份證明文件、戶(hù)籍信息、聯(lián)系方式、職業(yè)信息等。

　　2.物業(yè)產(chǎn)權資料：房屋所有權證、土地使用權證、購房合同、抵押合同等相關(guān)產(chǎn)權證明文件。

　　3.物業(yè)交付資料：房屋交付驗收記錄、裝修申請及審批文件、入住通知書(shū)、鑰匙交接記錄等。

　　4.物業(yè)服務(wù)資料：物業(yè)服務(wù)合同、繳費通知、繳費憑證、投訴處理記錄、滿(mǎn)意度調查結果、維修保養計劃及記錄等。

　　四、檔案收集與整理

　　1.檔案收集

　　業(yè)主檔案資料應在業(yè)主入住前開(kāi)始收集，在業(yè)主辦理入住手續時(shí)，客服人員應一次性收集齊全業(yè)主的個(gè)人資料、產(chǎn)權資料和交付資料，并填寫(xiě)《業(yè)主檔案資料收集清單》。

　　在物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程中，各部門(mén)應隨時(shí)收集與業(yè)主相關(guān)的各類(lèi)資料，如維修記錄、投訴記錄等，并按照規定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。

　　2.檔案整理

　　檔案管理人員接收各部門(mén)移交的檔案資料后，應按照檔案分類(lèi)標準進(jìn)行分類(lèi)整理，將同一業(yè)主的各類(lèi)資料歸入同一檔案卷宗，并編寫(xiě)檔案目錄。

　　對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應采用統一的編碼規則，以便于檔案的識別、查詢(xún)和管理。

　　五、檔案保管

　　1.業(yè)主檔案應存放在專(zhuān)用的檔案庫房或檔案柜中，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防高溫等防護設施，確保檔案的安全。

　　2.檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查和維護，發(fā)現檔案有破損、褪色、霉變等情況，應及時(shí)采取修復措施。

　　3.檔案庫房應嚴格遵守門(mén)禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。

　　六、檔案借閱與利用

　　1.內部員工借閱業(yè)主檔案應填寫(xiě)《業(yè)主檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限和借閱人姓名等信息，經(jīng)部門(mén)負責人和檔案管理部門(mén)負責人審批同意后，方可借閱。

　　2.借閱人應在借閱期限內歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或遺失，應追究借閱人的責任。

　　3.業(yè)主或其授權代理人因合法權益需要查閱或復制業(yè)主檔案的，應持有效身份證件和授權委托書(shū)，經(jīng)物業(yè)管理公司負責人審批同意后，由檔案管理人員在指定地點(diǎn)協(xié)助查閱或復制，并做好查閱記錄。

　　4.檔案管理人員應根據物業(yè)管理工作的需要，主動(dòng)為各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，如提供檔案信息查詢(xún)、統計分析等服務(wù)，為物業(yè)管理決策提供依據。

　　七、檔案保密

　　1.業(yè)主檔案涉及業(yè)主個(gè)人隱私和商業(yè)秘密，檔案管理人員和其他接觸檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。

　　2.未經(jīng)業(yè)主書(shū)面同意，不得將業(yè)主檔案提供給任何第三方查閱、復制或使用。

　　3.對違反保密制度的人員，應依法追究其法律責任，并給予相應的紀律處分。

　　八、檔案移交與銷(xiāo)毀

　　1.當物業(yè)管理公司發(fā)生變更或終止時(shí)，應將業(yè)主檔案移交給承接的物業(yè)管理公司或相關(guān)部門(mén)，并辦理檔案移交手續。

　　2.對于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的業(yè)主檔案，檔案管理人員應提出銷(xiāo)毀申請，經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導審核批準后，按照國家有關(guān)檔案銷(xiāo)毀的規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應制作銷(xiāo)毀清單，由檔案管理人員和監督人員共同簽字確認，并將銷(xiāo)毀清單存檔備查。

　　九、附則

　　1.本制度如與國家有關(guān)法律法規相抵觸，以國家法律法規為準。

　　2.本制度由物業(yè)管理公司負責制定、修改和解釋。

　　3.本制度自發(fā)布之日起施行。

　　業(yè)主檔案管理制度 13

　　一、目的

　　為確保業(yè)主檔案管理工作的規范化、科學(xué)化、制度化，有效保護業(yè)主隱私，促進(jìn)物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量的提升，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于本物業(yè)管理區域內業(yè)主檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱、更新、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。

　　三、檔案管理原則

　　1.完整性原則：確保業(yè)主檔案資料齊全，涵蓋業(yè)主及其物業(yè)相關(guān)的各個(gè)方面信息，不得有遺漏。

　　2.準確性原則：檔案資料內容應真實(shí)、準確，如實(shí)反映業(yè)主及物業(yè)的實(shí)際情況，不得虛假、錯誤。

　　3.安全性原則：采取有效措施保障業(yè)主檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案被損壞、丟失、泄露。

　　4.保密性原則：嚴格遵守保密規定，對業(yè)主檔案中的個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息予以保密，不得擅自對外披露。

　　5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、更新業(yè)主檔案資料，確保檔案信息與業(yè)主及物業(yè)的實(shí)際情況保持一致。

　　四、檔案內容

　　1.基本信息：業(yè)主姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、婚姻狀況、聯(lián)系電話(huà)、電子郵箱、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　　2.家庭信息：家庭成員姓名、與業(yè)主關(guān)系、年齡、職業(yè)、身份證號碼等。

　　3.物業(yè)信息：房屋位置、房號、建筑面積、戶(hù)型、房屋結構、產(chǎn)權性質(zhì)、產(chǎn)權證書(shū)編號、購房合同編號、交付日期、裝修情況等。

　　4.服務(wù)信息：物業(yè)服務(wù)合同簽訂情況、服務(wù)期限、服務(wù)內容、繳費記錄（物業(yè)費、水電費、燃氣費等）、維修服務(wù)記錄（維修申請時(shí)間、維修內容、維修人員、維修費用、維修結果等）、投訴建議記錄（投訴建議時(shí)間、內容、處理情況、反饋結果等）、參與社區活動(dòng)記錄等。

　　五、檔案收集

　　1.業(yè)主入住前：由銷(xiāo)售部門(mén)提供業(yè)主購房合同、身份證復印件等基礎資料給物業(yè)管理處。

　　2.業(yè)主入住時(shí)：客服人員負責收集業(yè)主填寫(xiě)的入住登記表、家庭成員信息表、緊急聯(lián)系人信息表等，并核對銷(xiāo)售部門(mén)提供的資料，確保信息準確無(wú)誤。同時(shí)，收集房屋交付驗收相關(guān)資料，如驗收單、整改記錄等。

　　3.日常管理中：各部門(mén)（客服、工程、財務(wù)等）應及時(shí)將與業(yè)主相關(guān)的服務(wù)記錄、繳費記錄、維修記錄等資料報送至檔案管理部門(mén)。

　　4.資料收集要求：所有收集的資料應字跡清晰、內容完整、格式規范，并注明資料來(lái)源和收集日期。

　　六、檔案整理與歸檔

　　1.檔案管理人員應按照業(yè)主檔案目錄分類(lèi)標準，對收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)整理，將同一業(yè)主的資料歸入同一檔案袋或文件夾。

　　2.對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號規則應簡(jiǎn)單明了、易于識別和管理，一般可采用房號+流水號的方式。

　　3.歸檔時(shí)，應將檔案按照編號順序存放在專(zhuān)用檔案柜中，并建立檔案索引目錄，包括業(yè)主姓名、房號、檔案編號、檔案內容摘要等信息，以便快速查詢(xún)檔案。

　　七、檔案保管

　　1.檔案保管環(huán)境應保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度適宜，避免陽(yáng)光直射和有害氣體侵蝕。

　　2.檔案柜應采用防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等功能的`專(zhuān)用檔案柜，并配備必要的消防器材和防盜設施。

　　3.檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現檔案有破損、霉變、丟失等情況，應及時(shí)采取修復、復制、補充等措施。

　　4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的出入庫時(shí)間、借閱人、借閱目的、歸還時(shí)間等信息，確保檔案流向清晰可查。

　　八、檔案查閱與借閱

　　1.內部員工查閱業(yè)主檔案：應填寫(xiě)《業(yè)主檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。

　　2.業(yè)主查閱自己的檔案：業(yè)主應持本人有效身份證件到物業(yè)管理處申請查閱，檔案管理人員應在核實(shí)業(yè)主身份后，協(xié)助業(yè)主查閱檔案。業(yè)主如需復制檔案資料，應填寫(xiě)《業(yè)主檔案復制申請表》，經(jīng)物業(yè)管理處負責人批準后，由檔案管理人員負責復制，并注明復制份數和用途。

　　3.外部單位或人員查閱業(yè)主檔案：應持單位介紹信或個(gè)人身份證明，并說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理批準后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)不得將檔案帶出物業(yè)管理處。

　　4.借閱業(yè)主檔案：內部員工因工作需要借閱業(yè)主檔案時(shí)，應填寫(xiě)《業(yè)主檔案借閱申請表》，經(jīng)部門(mén)負責人和物業(yè)管理處負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)xx天，如需續借，應重新辦理借閱手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上做任何標記或批注，歸還時(shí)檔案管理人員應檢查檔案的完整性和完好性。

　　九、檔案更新與維護

　　1.當業(yè)主的個(gè)人信息、物業(yè)信息或服務(wù)信息發(fā)生變化時(shí)，如業(yè)主姓名變更、房屋買(mǎi)賣(mài)、裝修改造、繳費情況變化等，相關(guān)部門(mén)應及時(shí)通知檔案管理部門(mén)，并提供相關(guān)證明材料。

　　2.檔案管理人員應根據收到的信息及時(shí)對業(yè)主檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的準確性和及時(shí)性。

　　3.每年應對業(yè)主檔案進(jìn)行一次全面的清理和維護，對過(guò)期、無(wú)用的資料進(jìn)行清理，對檔案進(jìn)行整理、裝訂、編號等，以保證檔案的規范性和整潔性。

　　十、檔案銷(xiāo)毀

　　1.對于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的業(yè)主檔案，檔案管理人員應提出銷(xiāo)毀申請，編制《業(yè)主檔案銷(xiāo)毀清單》，注明銷(xiāo)毀檔案的編號、名稱(chēng)、數量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導班子集體研究批準后，方可銷(xiāo)毀。

　　2.檔案銷(xiāo)毀應在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監督人員共同在場(chǎng)，采用粉碎、焚燒等安全、環(huán)保的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。

　　3.銷(xiāo)毀完成后，檔案管理人員應在檔案索引目錄中注明檔案已銷(xiāo)毀，并將銷(xiāo)毀清單存檔備查。

　　十一、培訓與考核

　　1.物業(yè)管理公司應定期組織檔案管理人員參加檔案管理知識培訓，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。

　　2.建立檔案管理工作考核機制，對檔案管理人員的工作績(jì)效進(jìn)行考核，考核內容包括檔案收集的完整性、整理的規范性、保管的安全性、查閱借閱的合規性、更新維護的及時(shí)性等方面，考核結果與績(jì)效工資掛鉤。

　　十二、附則

　　1.本制度由物業(yè)管理公司負責解釋和修訂。

　　2.本制度自發(fā)布之日起施行。

　　業(yè)主檔案管理制度 14

　　一、制度背景與目的

　　隨著(zhù)物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展，業(yè)主檔案管理的重要性日益凸顯。為了規范本物業(yè)管理項目中業(yè)主檔案的管理流程，保障業(yè)主信息的安全與完整，提高物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本業(yè)主檔案管理制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于本物業(yè)管理項目?jì)人�有業(yè)主檔案的管理工作，包括但不限于住宅、商業(yè)、寫(xiě)字樓等各類(lèi)物業(yè)形態(tài)的業(yè)主檔案。

　　三、檔案內容與分類(lèi)

　　1.業(yè)主檔案主要包含以下內容：

　　業(yè)主身份信息：身份證、護照等有效身份證明文件的復印件，業(yè)主的姓名、性別、年齡、民族、籍貫、聯(lián)系方式等。

　　物業(yè)權屬信息：房屋所有權證或購房合同的復印件，房屋面積、戶(hù)型、樓層、房號等信息，以及相關(guān)的抵押、租賃等情況記錄。

　　入住信息：入住通知書(shū)、入住手續辦理記錄、鑰匙交接記錄、業(yè)主家庭成員信息等。

　　繳費信息：物業(yè)費、水電費、燃氣費、停車(chē)費等各類(lèi)費用的繳費記錄，包括繳費時(shí)間、金額、繳費方式、欠費情況等。

　　維修保養信息：房屋及附屬設施設備的維修保養申請記錄、維修保養內容、維修保養時(shí)間、維修保養人員、維修保養費用等。

　　投訴與建議信息：業(yè)主提出的各類(lèi)投訴與建議的內容、時(shí)間、處理部門(mén)、處理結果、業(yè)主反饋等。

　　社區活動(dòng)參與信息：業(yè)主參與物業(yè)管理公司組織的.社區活動(dòng)的記錄，如活動(dòng)名稱(chēng)、參與時(shí)間、角色等。

　　2.根據檔案內容，將業(yè)主檔案分為以下幾類(lèi)：

　　基本信息類(lèi)：主要包括業(yè)主身份信息和物業(yè)權屬信息。

　　服務(wù)記錄類(lèi)：涵蓋入住信息、繳費信息、維修保養信息、投訴與建議信息等。

　　社區活動(dòng)類(lèi)：記錄業(yè)主參與社區活動(dòng)的相關(guān)信息。

　　四、檔案收集與整理

　　1.檔案收集

　　業(yè)主辦理入住手續時(shí)，由客服人員負責收集業(yè)主的基本信息類(lèi)檔案資料，要求業(yè)主提供完整、準確的信息，并填寫(xiě)相關(guān)的登記表格。同時(shí)，對業(yè)主提供的資料進(jìn)行初步審核，如發(fā)現資料不完整或有疑問(wèn)，應及時(shí)與業(yè)主溝通解決。

　　在物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程中，各部門(mén)應按照職責分工收集相應的服務(wù)記錄類(lèi)檔案資料。例如，財務(wù)部負責收集繳費信息，工程部負責收集維修保養信息，客服部負責收集投訴與建議信息等。各部門(mén)收集到的資料應在規定的時(shí)間內（如每周或每月）提交給檔案管理部門(mén)。

　　社區活動(dòng)結束后，活動(dòng)組織部門(mén)應在一周內將業(yè)主參與社區活動(dòng)的相關(guān)資料提交給檔案管理部門(mén)。

　　2.檔案整理

　　檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)提交的檔案資料后，應按照檔案分類(lèi)標準進(jìn)行分類(lèi)整理。首先，將同一業(yè)主的各類(lèi)檔案資料歸集在一起；然后，對每一類(lèi)檔案資料進(jìn)行編號，編號規則應統一、規范，便于識別和管理；最后，將整理好的檔案資料裝入檔案。

　　業(yè)主檔案管理制度 15

　　一、總則

　　1.目的

　　為了規范業(yè)主檔案管理工作，確保檔案信息的完整性、準確性、安全性與保密性，有效服務(wù)于物業(yè)管理活動(dòng)，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于本物業(yè)管理區域內所有業(yè)主檔案的管理。

　　3.基本原則

　�。�1）集中管理原則：業(yè)主檔案由物業(yè)管理處指定專(zhuān)人集中統一管理，確保檔案管理的規范性與一致性。

　�。�2）完整性原則：全面收集業(yè)主及相關(guān)物業(yè)的各類(lèi)信息，保證檔案內容完整無(wú)缺，如實(shí)反映業(yè)主與物業(yè)的全貌。

　�。�3）準確性原則：檔案信息應真實(shí)可靠，及時(shí)更新與修正，確保其與實(shí)際情況相符，為物業(yè)管理決策提供精準依據。

　�。�4）保密性原則：嚴格遵守保密法規，對涉及業(yè)主隱私、商業(yè)秘密等敏感信息予以妥善保護，防止信息泄露。

　�。�5）安全性原則：采取有效措施，防范檔案因自然災害、人為破壞、技術(shù)故障等原因導致的損壞或丟失，保障檔案實(shí)體與信息安全。

　　二、檔案內容

　　1.業(yè)主基本信息

　�。�1）個(gè)人資料：姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、婚姻狀況、聯(lián)系電話(huà)、電子郵箱、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

　�。�2）家庭信息：家庭成員姓名、與業(yè)主關(guān)系、年齡、職業(yè)、身份證號碼等詳細信息，以及家庭成員的變更情況記錄。

　　2.物業(yè)產(chǎn)權信息

　�。�1）房屋產(chǎn)權證明文件：房屋所有權證、土地使用權證、購房合同等的復印件或掃描件，明確產(chǎn)權歸屬、面積、戶(hù)型、樓層、房號等關(guān)鍵信息。

　�。�2）產(chǎn)權變更記錄：如有房屋買(mǎi)賣(mài)、繼承、贈與等產(chǎn)權變更情況，需詳細記錄變更時(shí)間、原因、涉及的相關(guān)方及變更手續辦理情況等信息。

　　3.物業(yè)交付信息

　�。�1）交付驗收記錄：房屋交付時(shí)的驗收報告、驗收清單，記錄房屋及附屬設施設備的初始狀態(tài)、是否存在質(zhì)量問(wèn)題及整改情況。

　�。�2）裝修申請與審批資料：業(yè)主的裝修申請表、裝修設計方案、裝修公司資質(zhì)信息、物業(yè)管理處的審批意見(jiàn)及裝修過(guò)程中的監管記錄等。

　�。�3）入住通知書(shū)、鑰匙交接記錄：明確業(yè)主入住時(shí)間、領(lǐng)取鑰匙的時(shí)間與數量、鑰匙托管或借用記錄等。

　　4.物業(yè)服務(wù)信息

　�。�1）物業(yè)服務(wù)合同：合同簽訂的時(shí)間、期限、服務(wù)內容、收費標準、雙方權利義務(wù)等條款。

　�。�2）繳費記錄：物業(yè)費、水電費、燃氣費、停車(chē)費等各類(lèi)費用的繳費明細，包括繳費時(shí)間、金額、繳費方式、發(fā)票號碼等，以及欠費情況與催繳記錄。

　�。�3）維修服務(wù)記錄：房屋及附屬設施設備的維修申請單、維修記錄，涵蓋維修時(shí)間、維修內容、維修人員、維修費用、維修結果及業(yè)主反饋等信息。

　�。�4）投訴建議記錄：業(yè)主提出的各類(lèi)投訴與建議的詳細內容、提交時(shí)間、處理部門(mén)、處理過(guò)程、處理結果、反饋時(shí)間及業(yè)主滿(mǎn)意度評價(jià)等。

　�。�5）社區活動(dòng)參與記錄：業(yè)主參與物業(yè)管理公司組織的社區文化活動(dòng)、業(yè)主大會(huì )、業(yè)主委員會(huì )活動(dòng)等的記錄，包括活動(dòng)名稱(chēng)、參與時(shí)間、參與角色、表現情況等信息。

　　三、檔案收集

　　1.收集渠道

　�。�1）業(yè)主辦理入住手續時(shí)，由客服人員負責收集業(yè)主的基本信息、產(chǎn)權信息、交付信息等資料，并指導業(yè)主填寫(xiě)相關(guān)表格。

　�。�2）在日常物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程中，各部門(mén)（客服部、工程部、財務(wù)部等）應及時(shí)將與業(yè)主相關(guān)的服務(wù)信息、繳費信息、維修信息、投訴建議信息等資料報送至檔案管理部門(mén)。

　�。�3）通過(guò)與房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司、政府房產(chǎn)管理部門(mén)、公用事業(yè)單位（水電燃氣公司等）等外部機構的信息共享與溝通，獲取補充業(yè)主檔案所需的相關(guān)信息。

　　2.收集要求

　�。�1）及時(shí)性：在相關(guān)信息產(chǎn)生或獲取后，應盡快進(jìn)行收集，確保信息的時(shí)效性。

　�。�2）準確性：對收集的信息進(jìn)行仔細核對，確保其真實(shí)、準確、完整，避免錯誤或遺漏信息進(jìn)入檔案。

　�。�3）規范性：按照規定的格式、內容要求收集信息，確保信息的一致性與規范性，便于整理與歸檔。

　　四、檔案整理與歸檔

　　1.整理方法

　�。�1）分類(lèi)整理：按照業(yè)主檔案內容的分類(lèi)，將收集到的資料分別歸入相應的類(lèi)別，如基本信息類(lèi)、產(chǎn)權信息類(lèi)、交付信息類(lèi)、物業(yè)服務(wù)類(lèi)等。

　�。�2）編號排序：為每個(gè)業(yè)主檔案賦予唯一的編號，編號規則應簡(jiǎn)單明了、易于識別與管理。一般可采用房號 + 流水號的方式進(jìn)行編號。在同一類(lèi)別內，按照時(shí)間順序或重要程度對資料進(jìn)行排序整理。

　�。�3）裝訂成冊：將整理好的資料進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應確保資料的整齊、牢固，防止資料散落或丟失。對于紙質(zhì)較薄或較小的資料，可采用粘貼、折疊等方式進(jìn)行處理后再裝訂。

　　2.歸檔流程

　�。�1）審核驗收：檔案管理人員對整理好的檔案資料進(jìn)行審核驗收，檢查檔案資料是否齊全、分類(lèi)是否正確、編號是否規范、裝訂是否牢固等。如發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行整改。

　�。�2）歸檔入庫：審核驗收合格的檔案，按照編號順序存入專(zhuān)用的檔案柜或檔案室。檔案存放應遵循一定的規律，便于查找與管理。同時(shí)，建立檔案存放索引目錄，記錄檔案的編號、名稱(chēng)、存放位置等信息。

　　五、檔案保管

　　1.保管環(huán)境

　�。�1）檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防高溫、防強光等設施設備，確保檔案的安全保管。

　�。�2）保持庫房?jì)鹊臏囟�、濕度適宜，一般溫度控制在 14℃ - 24℃之間，相對濕度控制在 45% - 60%之間�？膳鋫錅貪穸日{節設備，并定期進(jìn)行監測與記錄。

　�。�3）庫房應保持清潔衛生，定期進(jìn)行清掃與消毒，防止有害生物滋生。

　　2.保管措施

　�。�1）定期檢查：檔案管理人員應定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內容包括檔案的實(shí)體狀況（是否有損壞、霉變、褪色等情況）、檔案的完整性（是否有資料缺失）、檔案的安全性（保管設施設備是否正常運行）等。如發(fā)現問(wèn)題，及時(shí)采取相應的修復、補充或處理措施。

　�。�2）備份與復制：對于重要的檔案資料，應定期進(jìn)行備份與復制，防止因原件損壞或丟失而導致信息缺失。備份資料可采用電子存儲介質(zhì)（如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等）或紙質(zhì)復印件的形式進(jìn)行保存，并分別存放在不同的地點(diǎn)，以提高檔案信息的安全性與可靠性。

　�。�3）安全防護：加強檔案庫房的安全管理，嚴格執行門(mén)禁制度，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫房。安裝監控設備，對庫房?jì)鹊那闆r進(jìn)行實(shí)時(shí)監控與記錄。同時(shí)，制定應急預案，應對突發(fā)的自然災害、人為災害等情況，確保檔案的安全。

　　六、檔案借閱與利用

　　1.借閱規定

　�。�1）內部員工借閱：物業(yè)管理處內部員工因工作需要借閱業(yè)主檔案時(shí)，應填寫(xiě)《業(yè)主檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限、借閱內容等信息，并經(jīng)部門(mén)負責人簽字批準后，方可借閱。借閱人應在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，查閱時(shí)不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容，如需摘抄或復制，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負責人批準，并在檔案管理人員的監督下進(jìn)行。借閱期限一般不超過(guò)xx個(gè)工作日，如需續借，應重新辦理借閱手續。

　�。�2）業(yè)主借閱：業(yè)主本人或其授權代理人因合法權益需要查閱或復制自己的業(yè)主檔案時(shí)，應持本人有效身份證件或授權委托書(shū)到物業(yè)管理處申請借閱。檔案管理人員應在核實(shí)身份后，協(xié)助業(yè)主查閱檔案。業(yè)主如需復制檔案資料，應填寫(xiě)《業(yè)主檔案復制申請表》，經(jīng)物業(yè)管理處負責人批準后，由檔案管理人員負責復制，并注明復制份數和用途。

　�。�3）外部單位或人員借閱：外部單位或人員因工作需要（如政府部門(mén)執法檢查、司法機關(guān)辦案、審計機構審計等）查閱業(yè)主檔案時(shí)，應持單位介紹信或相關(guān)法律文書(shū)，并說(shuō)明查閱目的、范圍和期限，經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理簽字批準后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱時(shí)不得將檔案帶出物業(yè)管理處，如需復制檔案資料，應按照相關(guān)規定辦理手續。

　　2.利用服務(wù)

　�。�1）檔案管理人員應根據物業(yè)管理工作的需要，主動(dòng)為各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，如提供檔案信息查詢(xún)、統計分析、資料借閱等服務(wù)，為物業(yè)管理決策、服務(wù)質(zhì)量提升、費用收繳管理等工作提供有力支持。

　�。�2）在利用檔案信息時(shí)，應注意保護業(yè)主隱私和商業(yè)秘密，不得泄露與利用目的無(wú)關(guān)的檔案內容。對于涉及敏感信息的檔案利用，應嚴格按照規定的`程序進(jìn)行審批與操作，并做好相關(guān)記錄。

　　七、檔案更新與維護

　　1.信息更新

　�。�1）當業(yè)主的個(gè)人信息、物業(yè)信息或服務(wù)信息發(fā)生變化時(shí)，如業(yè)主姓名變更、聯(lián)系方式改變、房屋買(mǎi)賣(mài)、裝修改造、繳費情況變化等，相關(guān)部門(mén)或業(yè)主本人應及時(shí)通知檔案管理部門(mén)，并提供相關(guān)證明材料。

　�。�2）檔案管理人員收到信息變更通知后，應及時(shí)對業(yè)主檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的準確性和及時(shí)性。更新時(shí)，應在檔案中注明信息變更的時(shí)間、原因、內容及提供證明材料的情況，并由檔案管理人員簽字確認。

　　2.檔案維護

　�。�1）定期清理：每年應對業(yè)主檔案進(jìn)行一次全面的清理，清理內容包括刪除過(guò)期或無(wú)用的資料、整理檔案資料的順序、修復損壞的檔案等，以保證檔案的整潔、規范與完整。

　�。�2）信息化管理：建立業(yè)主檔案信息化管理系統，將紙質(zhì)檔案資料逐步轉化為電子文檔進(jìn)行存儲與管理。通過(guò)信息化系統，實(shí)現檔案信息的快速查詢(xún)、統計分析、數據共享等功能，提高檔案管理的效率與水平。同時(shí)，應定期對信息化系統中的數據進(jìn)行備份與維護，確保電子檔案信息的安全。

　　八、檔案銷(xiāo)毀

　　1.銷(xiāo)毀條件

　�。�1）對于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的業(yè)主檔案，經(jīng)檔案管理部門(mén)鑒定后，可予以銷(xiāo)毀。保管期限可根據國家相關(guān)規定及物業(yè)管理公司的實(shí)際情況確定，一般為業(yè)主房屋產(chǎn)權期限或物業(yè)管理服務(wù)合同期限屆滿(mǎn)后一定年限。

　�。�2）在確定銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應確保檔案中的信息已無(wú)任何利用價(jià)值，且不存在法律糾紛或潛在風(fēng)險。

　　2.銷(xiāo)毀程序

　�。�1）提出申請：檔案管理人員應填寫(xiě)《業(yè)主檔案銷(xiāo)毀申請表》，說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的編號、名稱(chēng)、數量、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息，并經(jīng)物業(yè)管理公司領(lǐng)導班子集體研究批準后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　�。�2）組織銷(xiāo)毀：檔案銷(xiāo)毀應在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監督人員共同在場(chǎng)。銷(xiāo)毀方式可采用粉碎、焚燒、化學(xué)處理等安全、環(huán)保的方式，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，無(wú)法恢復。銷(xiāo)毀過(guò)程應進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。

　�。�3）備案存檔：檔案銷(xiāo)毀完成后，檔案管理人員應將銷(xiāo)毀申請表、銷(xiāo)毀記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，永久保存，以備日后查閱與審計。

　　九、培訓與考核

　　1.培訓計劃

　�。�1）物業(yè)管理公司應定期組織檔案管理人員參加檔案管理知識培訓，培訓內容包括檔案管理法規政策、檔案管理基礎知識、檔案信息化建設、檔案安全保護等方面，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與專(zhuān)業(yè)素養。

　�。�2）對物業(yè)管理處其他員工進(jìn)行檔案管理基礎知識培訓，使其了解業(yè)主檔案管理的重要性、基本流程與要求，增強員工的檔案意識與保密意識，促進(jìn)各部門(mén)在檔案收集、整理、利用等環(huán)節的協(xié)作與配合。

　　2.考核機制

　�。�1）建立檔案管理工作考核機制，對檔案管理人員的工作績(jì)效進(jìn)行考核�？己藘热莅�括檔案收集的完整性、整理的規范性、保管的安全性、借閱利用的合規性、更新維護的及時(shí)性等方面，考核結果與績(jì)效工資掛鉤，激勵檔案管理人員提高工作質(zhì)量與效率。

　�。�2）對各部門(mén)在檔案管理工作中的配合情況進(jìn)行考核，如部門(mén)是否及時(shí)報送檔案資料、報送資料的質(zhì)量是否符合要求等，考核結果納入部門(mén)年度績(jì)效考核體系，促進(jìn)各部門(mén)重視檔案管理工作，積極履行檔案管理職責。

　　十、附則

　　1.本制度由物業(yè)管理公司負責解釋與修訂。在執行過(guò)程中，如發(fā)現制度存在不完善之處或與國家相關(guān)法律法規、政策相抵觸，應及時(shí)進(jìn)行修訂與完善，確保制度的合法性、有效性與適應性。

　　2.本制度自發(fā)布之日起施行。原有業(yè)主檔案管理規定與本制度不一致的，以本制度為準。

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