OA管理規定
1.目的
為適應公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，更好地保證公司文件的傳遞，在方便工作實(shí)現無(wú)紙化傳輸、搭建交流和共享平臺，著(zhù)力提升辦公效率和公文質(zhì)量，厲行節約的原則。
2.適用范圍
本規定適用于公司所有電腦及部門(mén)員工。
3.職責
3.1網(wǎng)絡(luò )管理員負責對公司所有OA辦公系統用戶(hù)信息進(jìn)行統籌管理，對所有使用人員進(jìn)行登記、造冊備案，并進(jìn)行系統維護、升級、改造、更新。
3.2OA辦公自動(dòng)化系統登錄密碼由使用者妥善保管，密碼不得告訴他人。
3.3在使用中發(fā)現OA辦公自動(dòng)化系統漏洞與故障及時(shí)報網(wǎng)絡(luò )管理員由網(wǎng)絡(luò )管理員及時(shí)維修。對于發(fā)現系統漏洞未報網(wǎng)絡(luò )管理員，私自利用漏洞修改OA辦公自動(dòng)化系統造成系統無(wú)法運行者追究其法律責任。
3.4公司各級領(lǐng)導及全體員工必須愛(ài)護和正確使用OA辦公自動(dòng)化系統，保證OA辦公自動(dòng)化系統和正常運行。(注：本規定適用于本公司所有OA辦公自動(dòng)化系統的使用者)。
4.定義
5.程序
5.1 OA系統不能100%保證數據安全，公司員工在OA辦公系統上的數據必須在本機上留有備份。網(wǎng)絡(luò )管理員每周五對OA辦公系統進(jìn)行備份。
5.2公司員工根據其工作性質(zhì)允許申請管理權限，統一報行政部經(jīng)理批準后由網(wǎng)絡(luò )管理員統一更改，私自修改、破壞、破解OA辦公系統權限追究其法律責任。
5.3 OA辦公軟件各部門(mén)必須每天早上8點(diǎn)前上線(xiàn)，網(wǎng)絡(luò )管理員不定期檢查，如發(fā)現沒(méi)有上線(xiàn)考核1-2分。
5.4 OA辦公系統具體管理要求
5.4.1"我的辦公桌與桌面"是把菜單中幾項比較常用的功能，醒目地列在操作區內，方便用戶(hù)操作。桌面上的所有模塊由網(wǎng)絡(luò )管理員統一設定，公司所有使用人員均可查看使用。
5.4.2桌面網(wǎng)絡(luò )硬盤(pán)代替原有共享文件夾內容，其主要內容包括制度、工作流程、表格、會(huì )議紀要、證書(shū)、工程通報共計六個(gè)文件。
5.5權限
5.5.1行政部網(wǎng)絡(luò )管理員統一管理，制度、工作流程、表格、會(huì )議紀要、證書(shū)上傳時(shí)必須經(jīng)行政部經(jīng)理審核后方可上傳。遇下發(fā)新文件時(shí)，半日內更新完畢。文件名稱(chēng)統一規范為：序號+文件名全稱(chēng)+年月日(例：01關(guān)于借款及各項費用報銷(xiāo)管理規定090515)。
5.5.2工程通報由銷(xiāo)售公司文員直接上傳，由銷(xiāo)售公司建立月份文件夾，按月上傳通報，文件名稱(chēng)規范例：0905092(20xx年5月份第92號文件)，如有附件加-1分。銷(xiāo)售公司將簽字后通報20分鐘之內上傳OA辦公系統。，
5.6便簽
便簽為公共部分，所有使用者均可使用，目的是為了避免忘記或漏辦事宜。
5.7公告通知
5.7.1公告通知指公司內部及各部門(mén)下發(fā)各類(lèi)通知，分為兩大類(lèi)：一類(lèi)為全體員工都可查看的，一類(lèi)為指定人員查看。
�、偃w員工都可查看的，由行政部統一發(fā)布，由行政部經(jīng)理審批后方可上傳。
�、谥付ㄈ藛T查看的，由各部門(mén)經(jīng)理提出申請，經(jīng)行政部經(jīng)理審核批準后，共享查看權限后上傳，其文件方可顯示指定用戶(hù)和全體用戶(hù)公告通知欄中。
5.7.2內部郵件
�、賰炔苦]件全體使用人均可發(fā)布，接收人只能查看，不能復制、修改。
�、谠诎l(fā)布郵件時(shí)，針對發(fā)件人進(jìn)行發(fā)布，可添加一個(gè)收件人或多個(gè)收件人，依據實(shí)際需求選擇。郵件主題必須寫(xiě)明郵件名稱(chēng)，郵件內容一欄中要簡(jiǎn)明扼要，內容清晰。
5.7.3由行政部網(wǎng)絡(luò )管理員統一管理企業(yè)、國內、外重大新聞，每天上午9：00前更新添加，其添加內容必須經(jīng)行政部經(jīng)理審批后方可發(fā)布。文件名稱(chēng)與標題相符。
5.7.4公共通迅簿是便于員工查詢(xún)的工具，直接輸入姓名便可查詢(xún)，財務(wù)、總經(jīng)辦人員電話(huà)不顯示在公共通迅簿中。公共通迅簿由通迅管理員負責管理，及時(shí)更新、添加或刪除。
5.7.5今日計劃包含日、周工作計劃。
�、儆筛鞑块T(mén)經(jīng)理審核后上傳。簡(jiǎn)明扼要寫(xiě)清計劃名稱(chēng)、發(fā)布范圍、日周工作計劃參與人員、負責人及批注人員，明確計劃開(kāi)始與結束時(shí)間，在計劃類(lèi)型中選擇正確計劃類(lèi)型。在計劃內容中詳細填寫(xiě)計劃參與人、參與時(shí)間、以及工作內容、時(shí)效等。并通過(guò)內部短息提醒工作計劃參與人員與批注人員。
�、谌展ぷ饔媱澤蟼鲿r(shí)間為：每天上午9：00
�、酃ぷ饔媱澆榭礄嘞�，權限為可查看公司各部門(mén)工作計劃及工作計劃批注。
5.7.6內部短消息
內部短消息便于內部溝通的平臺，所有使用者均可發(fā)布，接收人可依據需求選擇一個(gè)或多個(gè)。
5.8辦公用品
辦公用品由行政部倉庫保管員統一管理，所有使用者隨時(shí)可查詢(xún)相關(guān)辦公用品現有種類(lèi)、數量，每周二由倉庫保管員統一發(fā)放所需物品，辦公用品信息錄入由行政部倉庫保管員統一錄入，倉庫保管員及時(shí)更新信息。
5.9圖書(shū)管理
圖書(shū)管理由行政部統一管理，所有使用者隨時(shí)可查詢(xún)相關(guān)圖書(shū)信息，如需借用，可直接到相關(guān)部門(mén)直接辦理借閱手續。各類(lèi)書(shū)籍錄入信息由行政部統一錄入，隨時(shí)更新，分類(lèi)錄入。
5.10車(chē)輛
車(chē)輛管理由行政部經(jīng)理統一管理，所有使用者均可查看車(chē)輛使用申請情況，如需申請使用車(chē)輛可提前半日在車(chē)輛申請欄填寫(xiě)準備使用車(chē)輛車(chē)號、用車(chē)部門(mén)、用車(chē)人、起止時(shí)間、目的地、部門(mén)審批人以及車(chē)輛使用事由，先交給部門(mén)審批人審批，再由行政部經(jīng)理審批。行政部經(jīng)理根據車(chē)輛情況審批后發(fā)內部消息通知。部門(mén)經(jīng)理用車(chē)可不填寫(xiě)部門(mén)審批人一欄，直接交與行政部經(jīng)理審批。公差外出用車(chē)5天以上者，部門(mén)審批人一欄填寫(xiě)總經(jīng)理由總經(jīng)理審批后車(chē)輛管理員方可派車(chē)。
5.11人事(培訓、在線(xiàn)考試、人事檔案)
5.11.1人事檔案為公司員工電子備檔資料，包含員工入職、轉正、離職等重要人事資料由人力資源專(zhuān)員專(zhuān)人管理。其他人員均無(wú)權查看。
5.11.2培訓信息管理由人事專(zhuān)員統一管理錄入培訓信息，所有使用者均可查看學(xué)習培訓信息。
5.11.3在線(xiàn)考試試題由人事專(zhuān)員統一管理錄入，可實(shí)現在線(xiàn)考試。所有使用者均可在制定時(shí)間參加在線(xiàn)考試。
5.12信息交流內部討論區為公司OA辦公系統公共使用討論區由網(wǎng)絡(luò )管理員統一管理供所有員工討論、學(xué)習、交流的平臺。
5.13簽字印章
由網(wǎng)絡(luò )管理員統一制作，簽章密碼由使用人自己設定，可實(shí)現日常辦公審批、簽字。簽章密碼由使用人自行保管泄露由簽章使用人自行負責。
5.14銷(xiāo)售管理
銷(xiāo)售管理為銷(xiāo)售公司專(zhuān)用欄目包含客戶(hù)信息管理、銷(xiāo)售信息管理�？蛻�(hù)信息由銷(xiāo)售內勤錄入管理。銷(xiāo)售信息由銷(xiāo)售主管錄入管理。
5.14.1權限
�、倏蛻�(hù)信息、銷(xiāo)售信息可查看人員(銷(xiāo)售內勤、銷(xiāo)售主管、銷(xiāo)售經(jīng)理)，可查看人員如需對外公布需經(jīng)銷(xiāo)售公司經(jīng)理批準后方可對外公布。
�、诔陨瞎灿袡嘞尥獬�(wù)副總、總經(jīng)理?yè)碛袡嘞蕖?/p>
�、廴耸聶n案查看權限。權限為可查看公司全體員工人事檔案。
5.15工作日志查看權限，權限為可查看公司各部門(mén)日常工作日志及工作日志點(diǎn)評。
OA的五大特性：
易用性——沒(méi)有全面的應用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛(ài)。如果易用性不強，這個(gè)前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過(guò)上網(wǎng)卻幾乎人人都會(huì )。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁(yè)風(fēng)格可能是個(gè)最佳選擇。
健壯性——必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性。
管理"落地"必須面向全員，所以支撐"落地"的軟件也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶(hù)、高并發(fā)應用的穩定性，否則，一旦出問(wèn)題，哪怕是小問(wèn)題，都可能影響到現實(shí)的集團業(yè)務(wù)，從而造成不可估量的損失。
堅持網(wǎng)絡(luò )風(fēng)格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來(lái)，決定應用并發(fā)數的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網(wǎng)絡(luò )速度;也就是說(shuō)，從理論上講，類(lèi)似的軟件平臺沒(méi)有嚴格的并發(fā)數限制。
開(kāi)放性—能夠與其它軟件系統完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。
管理"落地"在現實(shí)管理中滲透到管理的各個(gè)方面，而沒(méi)有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度"落地"的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統中自動(dòng)獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。從技術(shù)上看，采用整合性強的技術(shù)架構(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會(huì )有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統提供充分的技術(shù)保障。同時(shí)，現實(shí)的整合經(jīng)驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術(shù)層面，還包括對管理現實(shí)業(yè)務(wù)的理解、整合實(shí)務(wù)技巧、整合項目把控等等實(shí)際操作技能要求。
嚴密性——必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現實(shí)需求來(lái)看，一方面必須有統一的信息平臺，另一方面，又必須給各個(gè)子公司部門(mén)相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實(shí)現"用戶(hù)、角色和權限"上的三維管控，還必須同時(shí)實(shí)現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實(shí)現"用戶(hù)、角色、權限+數據"的四維管控，具備全面的門(mén)戶(hù)功能。
實(shí)用性：80%標準化+20%個(gè)性化的絕配
實(shí)用性——軟件功能必須與管理實(shí)務(wù)緊密結合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。
現實(shí)中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿(mǎn)足現有需求，另一方面，管理本身也是個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿(mǎn)足發(fā)展的需求。面對這個(gè)現實(shí)與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見(jiàn)的有三種解決模式，項目化、產(chǎn)品化和平臺化。
OA軟件設計九大特點(diǎn)：
1. "可行性和適應性"
所謂可行性，是指需求提煉時(shí)，應該吻合適合核心需要，滿(mǎn)足主要功能，而不是超越當前技術(shù)水平放衛星!
所謂適應性，是指產(chǎn)品的實(shí)施條件和應用條件，要吻合企業(yè)當前的環(huán)境，超越環(huán)境搞畝產(chǎn)萬(wàn)斤糧是注定要失敗的。
核心需求的吻合度，是OA價(jià)值兌現的保障，用戶(hù)在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿(mǎn)足度是項目成功的基礎。
2. "前瞻性和實(shí)用性"
OA系統的開(kāi)發(fā)設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價(jià)值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統今后功能擴展、應用擴展、集成擴展多層面的延伸，實(shí)施過(guò)程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門(mén)，注重實(shí)效的方針。同時(shí)又要兼顧到成本控制、項目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實(shí)用主義。
3. "先進(jìn)性和成熟性"
先進(jìn)的管理理念、技術(shù)和方法，可以提升企業(yè)的競爭力，延長(cháng)系統的生命周期，但同時(shí)，任何創(chuàng )新都意味著(zhù)小白兔實(shí)驗，風(fēng)險較大，因此又要注意軟件系統、硬件設備、開(kāi)發(fā)工具、軟件產(chǎn)品的是否成熟，在先進(jìn)性和成熟性之間找到平衡點(diǎn)，成為價(jià)值最大化的關(guān)鍵。
4. "開(kāi)放性和標準性"
數據孤島、信息孤島、應用孤島，已經(jīng)成為多年信息化建設后的后遺癥，而解決這些孤島的關(guān)鍵因素在于開(kāi)放，解決這些孤島的效率取決于標準化。
如同我們的插座和插頭的關(guān)系、如同我們的外設和usb口的`關(guān)系，OA系統是否足夠開(kāi)放和標準化，成為架構設計時(shí)首要考慮的問(wèn)題。
在當前和未來(lái)，OA系統需要輕松與各種操作系統、中間件、數據庫、業(yè)務(wù)系統及工具軟件進(jìn)行平滑對接，當前主流的廠(chǎng)商都在這方面做了充分的考量。
5. "可靠性和穩定性"
OA系統里流轉了大量的管理數據，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問(wèn)題后能在較短的時(shí)間內恢復，而且系統的數據是完整的，不會(huì )引起數據的不一致。
我們曾對Think系統組織過(guò)壓力測試，在負載均衡的情況下，3000人同時(shí)在線(xiàn)時(shí)，系統登陸(包括整個(gè)主界面加載)不大于8秒。數據瀏覽不大于8秒;數據查詢(xún)不大于8秒;數據統計不大于15秒。
我們還對Think產(chǎn)品，運行在IBM服務(wù)器上的穩定性做過(guò)測試，基本上可以做到以下幾點(diǎn)：平均無(wú)故障運行時(shí)間：大于10000小時(shí);可用率：系統總體平均可用率在99.99%以上;穩定性：主機系統能夠保持7*24穩定的不間斷運行
6. "安全性和保密性"
OA系統的開(kāi)發(fā)設計既考慮信息資源的充分共享，更要注意信息的保護和隔離，因此系統應分別針對不同的應用、不同的網(wǎng)絡(luò )通信環(huán)境和不同的存儲設備，采取不同的措施，包括系統安全機制、數據存取的權限控制等以確保系統的安全性。
其中，采取的措施包括但不限于以下
平臺安全：架構設計考慮安全性要求，平臺軟件達到安全設計標準。
應用安全：權限控制、支持身份認證接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進(jìn)行方案組合。
數據安全：支持文檔安全軟件整合技術(shù)，從而做到數據傳輸加密、遠程安全訪(fǎng)問(wèn)、數據存儲加密，并且可以等各種安全方式進(jìn)行綁定，支持入侵檢測與防御系統、防火墻的應用。
容災備份：支持各種容災的軟硬件設備的使用等。
管理安全：提供完善的日志功能，能夠記錄系統使用人員的關(guān)鍵操作，保證系統應用的安全
密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支持USBkey接口、密碼過(guò)期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設置等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。
系統網(wǎng)卡MAC和IP的綁定;支持CA認證、數字簽名加密技術(shù);支持電子鑰匙(Ukey)技術(shù)和指紋Ukey技術(shù);支持安全套接(SSL)技術(shù);軟件系統嚴密、靈活的訪(fǎng)問(wèn)安全控制，功能授權與數據范圍授權結合;
系統有整體的用戶(hù)/權限管理體系，可統一進(jìn)行用戶(hù)/權限的管理，實(shí)現到字段級的查詢(xún)、修改、管理權限控制;系統提供用戶(hù)認證、數據傳輸、數據存儲、數字簽名等安全手段接口，可在各個(gè)環(huán)節提供對第三方安全認證系統的支持。
7. "可擴展性和易維護性"
為了適應未來(lái)的業(yè)務(wù)拓展和項目的功能擴展，必須充分考慮以最簡(jiǎn)便的方法、最低的投資，實(shí)現軟件系統的擴展和維護擴展。
因此，在OA軟件系統的開(kāi)發(fā)設計中，需要考慮到應用及系統不斷擴展的要求，以形成一個(gè)易于管理、可持續發(fā)展的體系結構。未來(lái)業(yè)務(wù)的擴展只須在現有機制的基礎上，增加新的應用與服務(wù)模塊。一方面當應用量增加，用戶(hù)數增加時(shí)系統可以平滑增加服務(wù)器的方式來(lái)支撐新的壓力要求發(fā);一方面，當新的技術(shù)和產(chǎn)品出現進(jìn)行升級時(shí)，系統能夠平滑過(guò)渡而不影響用戶(hù)的使用;另一方面，產(chǎn)品有新的功能增加時(shí)，可以通過(guò)插件和模塊定制平臺的方式，輕松實(shí)現業(yè)務(wù)的擴展。
在設備選擇及網(wǎng)絡(luò )方案上堅持開(kāi)放性原則，使系統對各種硬件設備的互連互通;在軟件上支持跨平臺和開(kāi)放數據接口，便于與其它系統軟件互相集成，未來(lái)支持與業(yè)務(wù)系統、門(mén)戶(hù)等系統的單點(diǎn)登錄集成，在可獲得相應系統的數據結構情況下，實(shí)現與這些系統的應用、門(mén)戶(hù)、數據等各層面上無(wú)縫連接。
系統的管理和維護，應該采用集權和分權相平衡的思想，如Think產(chǎn)品設置了系統管理、應用管理和個(gè)人管理對系統進(jìn)行分層授權和分層維護。
利用系統提供的工具，無(wú)須編寫(xiě)代碼，方便用戶(hù)自行進(jìn)行客戶(hù)化功能改造，方便用戶(hù)自行定制界面數據項的顯示;同時(shí)在網(wǎng)絡(luò )或系統出現問(wèn)題時(shí)能及時(shí)、快速地恢復系統的正常運行，保證系統的可恢復性，具有較高網(wǎng)絡(luò )系統的抗干擾能力。
8.八思："美觀(guān)性和易用性"
系統用戶(hù)界面的設計采用Web2.0用戶(hù)界面設計技術(shù)，界面根據用戶(hù)需求靈活更改(增強標簽分類(lèi)特性)，注重用戶(hù)體驗，使系統各項功能易見(jiàn)、易學(xué)、易用、易維護、易管理。
作為全員應用系統，易用性和用戶(hù)體驗是項目成敗的關(guān)鍵要素。所提供的產(chǎn)品采用B/S的登錄方式、可以采用電腦、手機等各種方式下登錄，采用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術(shù)，并且易讀、易理解、易操作，用戶(hù)界面簡(jiǎn)潔、美觀(guān)、友好，易于用戶(hù)掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡(jiǎn)便、易于操作、方便實(shí)用為準則。
嚴格遵循易用性六原則，實(shí)現從產(chǎn)品的部署、登錄、使用、維護、升級、擴展的全方位易用，從而提升系統的黏著(zhù)度; 提供統一的訪(fǎng)問(wèn)地址，便于用戶(hù)使用。在登錄頁(yè)為用戶(hù)提供加入收藏、設為首頁(yè)等操作，方便用戶(hù)以后快速訪(fǎng)問(wèn)系統;具備風(fēng)格一致的友好的用戶(hù)界面，圖形顯示直觀(guān)，工作流程從設計到使用全程圖形化;
美觀(guān)性，相比易用性來(lái)講并不是很重要，這如同一個(gè)美麗的姑娘，第一眼打動(dòng)你的可能是表象，然后持續感動(dòng)你的往往是她的內在。
9. "大并發(fā)能力支撐"
作為集團化、多組織、大用戶(hù)的單位，OA軟件系統的開(kāi)發(fā)設計，應該支持應用和數據庫等多重負載均衡能力，支持附件服務(wù)器和數據庫服務(wù)器分離技術(shù)，從而支持數萬(wàn)用戶(hù)同時(shí)在線(xiàn)和同時(shí)操作的能力，不會(huì )因為用戶(hù)數的增長(cháng)或者信息量的增長(cháng)，而導致系統響應能力下降。
系統并發(fā)能力：通過(guò)集群方式，在技術(shù)上沒(méi)有并發(fā)上限，因此能完全保障用戶(hù)未來(lái)的人員擴張需要。
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