裝飾公司檔案管理制度

　　在社會(huì )一步步向前發(fā)展的今天，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編幫大家整理的裝飾公司檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執行管理部門(mén),并由專(zhuān)人負責檔案管理;

　　(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表,都必須及時(shí)歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔,并分門(mén)別類(lèi),做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;

　　(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

　　(二)政府、項目批文、合同,公司董事會(huì )形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等);

　　(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

　　(五)公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規劃、工作總結等;

　　(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門(mén)留用復印件備份等;

　　(七)公司各部門(mén)年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

　　(十)公司重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　(十二)公司獲得的各種社會(huì )榮譽(yù)資料;

　　(十三)會(huì )計統計、年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明,各種季度報表、月報表,政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓、員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓;

　　(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的'題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作;財務(wù)和物業(yè)應自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門(mén)應及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門(mén)必須嚴格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;

　　(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí),要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用;

　　(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號;

　　(六)有關(guān)卷內材料的情況說(shuō)明,都應逐填寫(xiě)在目錄備注內;

　　(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時(shí)間:

　　(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

　　(二)財務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結論情況以書(shū)面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

　　(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書(shū)面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時(shí)歸還。

　　(二)各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿,方可借閱;

　　(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準,否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo);

　　(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;

　　(六)借閱的檔案用完后,應及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規定辦理;

　　(九)會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí),應持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類(lèi)。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

　　(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內予以及時(shí)提供利用;對外按借閱手續經(jīng)辦公室主任批準辦理。

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