文秘專(zhuān)業(yè)知識能力訓練
文秘是隨著(zhù)科學(xué)經(jīng)濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會(huì )競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門(mén)新興現代科學(xué)管理專(zhuān)業(yè)。小編整理的專(zhuān)業(yè)知識能力訓練，供參考！
專(zhuān)業(yè)素質(zhì)
基本要求
1.身體素質(zhì)：健康的身體應該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。
2.心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著(zhù)心理障礙的人，一個(gè)對社會(huì )充滿(mǎn)仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。
3.思想素質(zhì)：這是更高的一項要求，作為現代社會(huì )的高級管理人員，在一個(gè)國際知名的機構里工作，應當具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng )新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì )責任感。
在現代社會(huì )里，人們的工作生活的節奏加快，社會(huì )的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會(huì )經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢(qián)；你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；你的哥們當了大官，你的一個(gè)熟人因腐敗問(wèn)題露餡，進(jìn)去了……這些都會(huì )令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好！
業(yè)務(wù)能力
1.理論知識：必須認識到理論學(xué)習的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎知識，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿以及對業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2.實(shí)踐經(jīng)驗：要注意總結工作中好的經(jīng)驗，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗交流，要多向有經(jīng)驗的人學(xué)習。
3.辦事能力：秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì )，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見(jiàn)“四”）
文化素養
1.社會(huì )科學(xué)：學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識應是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫(xiě)詩(shī)做對皆不行。后皇帝派了一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對之： 塞北一天一地一圣人。 語(yǔ)出驚人。江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉 吾鄉文章屬吾弟 吾為吾弟改文章。由此，一句對聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。
2.自然科學(xué)：仲裁、調解案件五花八門(mén)，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識，如機械設備，建筑工程，醫藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識。
3.外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國當事人，對外交往中，無(wú)論是書(shū)面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。
其他方面
學(xué)會(huì )一些有益的技能，如電腦、開(kāi)車(chē)，琴棋書(shū)畫(huà)等，也是很有好處的。
俗話(huà)說(shuō)，“藝不壓身”，如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會(huì )有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì )有你無(wú)地自容的那一刻。
但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。
秘書(shū)人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)工作原則：在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。 工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過(guò)河：你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。 工作藝術(shù)：通過(guò)運用高超的、巧妙的、具有創(chuàng )造性的工作方法，順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)和享受。
作為現代社會(huì )的秘書(shū)人員或管理人員，我們應該學(xué)會(huì )：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術(shù)。為此，我們要做到以下幾點(diǎn)：
1、要協(xié)調好各種關(guān)系：包括與本部門(mén)的領(lǐng)導之間，同事之間；與仲裁員/調解員之間的關(guān)系；與當事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系；與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系等。
在協(xié)調與本部門(mén)領(lǐng)導的關(guān)系時(shí)，要作到尊重領(lǐng)導，維護領(lǐng)導的威信，適應領(lǐng)導的工作習慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。比如，有的領(lǐng)導邏輯性較強，凡是愛(ài)有個(gè)前因后果，對這樣的領(lǐng)導就要在談工作時(shí)要講事實(shí)，擺觀(guān)點(diǎn)，有分析有推理；而有的領(lǐng)導喜歡單刀直入、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，對此就要言簡(jiǎn)意賅，直中問(wèn)題的要害；而有的領(lǐng)導幽默風(fēng)趣，你也不妨與他（她）開(kāi)開(kāi)玩笑。了解領(lǐng)導的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領(lǐng)導的前提下，要敢于提出自己的觀(guān)點(diǎn)，要有維護真理的精神。那種對領(lǐng)導一味迎合，無(wú)原則地服從，則是不足取的。那樣，會(huì )使別人懷疑你的'人格、人品，領(lǐng)導也不一定會(huì )欣賞這種人。
對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹(shù)立良好的部門(mén)形象。不要擺出官僚衙門(mén)的作風(fēng)，也不要沾染市儈奸猾的習氣。
掌握的電腦技巧
一、紅頭文件的制作及標準
1、進(jìn)行頁(yè)面設置
選擇“文件”——“頁(yè)面設置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設置成“奇偶頁(yè)不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設置”，“中文字體”設置為“仿宋”；“字號”設置成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設置成了以三號字為標準、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國家標準。
2、插入頁(yè)號
選擇“插入”——“頁(yè)碼”，“位置”設置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對齊方式”設置為“外側”。然后單擊“格式”按鈕，“數字格式”設置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線(xiàn)；并將頁(yè)碼字號設置成“四號”；字體任意；奇數頁(yè)的頁(yè)碼設置成右空一個(gè)漢字，偶數頁(yè)的頁(yè)碼設置成左空一個(gè)漢字。
3、發(fā)文機關(guān)標識制作
選擇“插入”——“文本框”——“橫排”菜單項，鼠標將會(huì )變成“┼”，在Word 2000版面上單擊鼠標左鍵，出現一個(gè)文本框，在該文本框內輸入發(fā)文機關(guān)標識，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標右鍵——“設置文本框格式”，在這里來(lái)設置紅頭的屬性。
選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設置成“2cm”；寬度設置成“15.5cm”。注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“居中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”；垂直對齊： “絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”， “下側”設置成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況調節尺寸。然后單擊“確定”。
選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框屬性全部設置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內的全部文字，將顏色設置成“紅色”，字體設置成“小標宋簡(jiǎn)體”，字號根據文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿(mǎn)該文本框，這樣，寬為155mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。
4、紅線(xiàn)制作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線(xiàn)工具，鼠標會(huì )變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標從左到右劃一條水平線(xiàn)，然后選中直線(xiàn)單擊鼠標右鍵，選擇“設置自選圖形格式”，紅線(xiàn)的屬性在這里進(jìn)行設置。選擇“顏色和線(xiàn)條”附簽，“顏色”設置為“紅色”；“虛實(shí)”設置為“實(shí)線(xiàn)”；“粗線(xiàn)”設置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設置為“15.5cm”。選擇“版式”附簽，單擊“高級”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設置成“中”，“度量依據”設置成“頁(yè)面”，垂直對齊：“絕對位置”設置成“頁(yè)邊距”，“下側”設置成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶(hù)可根據實(shí)際情況進(jìn)行調節。單擊確定。
5、文號制作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人——三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名——三號楷體、右空一個(gè)字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞制作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附簽，“對齊方式”設置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”窗口中將每行的下線(xiàn)選中，其它線(xiàn)取消，在表格中填寫(xiě)具體內容：主題詞用三號黑體；主題詞詞目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。
7、保存成模板文件
單擊“文件”——“保存”，“保存類(lèi)型”：選擇“文檔模板（*.dot）”；“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做，默認即可）。 至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類(lèi)型的公文都可以調用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。 要對該模板進(jìn)行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“文件”——“打開(kāi)”，找到相應的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統默認設置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調出模板即可進(jìn)行修改。
二、公文正文排版
1.依據模板建立新公文：選擇“文件”——“新建”——“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2.制作公文正文內容：正文內容根據用戶(hù)的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字體，居中顯示； 主送機關(guān)——三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；
正 文——三號仿宋字體；
成文日期——三號仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞——按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線(xiàn)、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word制作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個(gè)圓，設置為“無(wú)填充色”，線(xiàn)條寬度為2磅，顏色為紅色，“疊放次序”為“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術(shù)字，選擇環(huán)形藝術(shù)字，輸入內容后設置字體、字號，然后用藝術(shù)字周?chē)?個(gè)拖拉按鈕把文字拖成圓形，并放在已經(jīng)畫(huà)好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動(dòng)到準確的位置。并把藝術(shù)字設置成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然后在文檔中畫(huà)出一個(gè)大小適合的五角星，并設置成紅色，移動(dòng)到圓中合適的位置，然后選中圓、藝術(shù)字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個(gè)公章就制作出來(lái)了，要用時(shí)復制一個(gè)到目標處，是不是很正規��！
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